Face à une liste de tâches interminable, il est difficile de savoir par où commencer. C'est là qu'interviennent les niveaux de priorité des tâches.
Lorsque vous divisez votre charge de travail en tâches gérables, en fonction de ce qui est le plus important, vous pouvez concentrer vos efforts sur ce qui compte le plus. Un plan hiérarchisé est synonyme de moins de stress, d'une meilleure productivité et d'un état d'esprit plus heureux au travail. 🧘
Apprenez-en plus sur les niveaux de priorité, notamment sur les meilleures façons de définir des niveaux de priorité pour vous-même et votre équipe. Découvrez ensuite cinq modèles de niveaux de priorité qui vous aideront à accomplir votre travail plus rapidement.
Que sont les niveaux de priorité ?
Les niveaux de priorité vous aident à structurer les tâches en fonction de divers facteurs, notamment les délais, l'importance, l'urgence et la valeur. L'échelle des priorités est généralement utilisée pour des projets spécifiques, des objectifs ou des tâches individuelles listes de tâches mais elle peut également être établie en tant que structure à l'échelle de l'entreprise.
L'objectif d'un statut de priorité est de permettre aux membres de l'équipe de diviser facilement leur temps et de se concentrer sur les tâches les plus prioritaires. Il permet également de s'assurer que les ressources sont correctement affectées aux bons projets et aux bonnes phases de travail.
Les équipes d'assistance et les services informatiques utilisent également des niveaux de priorité pour traiter les demandes de service. Ils permettent de rationaliser la gestion des incidents en permettant aux employés de travailler sur les problèmes les plus urgents. Ils peuvent répartir le travail en fonction de la priorité de l'incident, de l'effet potentiel d'un incident et de la satisfaction globale du client.
En conséquence, les membres de l'équipe sont plus productifs, plus efficaces et plus adaptables. Ils sont habilités à travailler sur les tâches les plus importantes, à faire remonter les problèmes lorsqu'ils surviennent et à automatiser les tâches moins importantes. 💪
Quels sont les avantages de la définition de niveaux de priorité pour les tâches ?
L'établissement de niveaux de priorité stimule l'efficacité et la santé globales de votre équipe. En sachant quel travail est le plus urgent ou le plus précieux, votre équipe peut surveiller les mesures et atteindre les objectifs plus rapidement qu'auparavant.
Grâce à outils de hiérarchisation ils ne s'enliseront pas dans un travail ennuyeux et ne se perdront pas dans une liste de tâches trop longue. Voici les principaux avantages de l'établissement de niveaux de priorité pour les tâches de votre équipe. ✍️
Productivité accrue
Une meilleure efficacité se traduit par une productivité accrue. En établissant des niveaux de priorité, les processus d'entreprise se déroulent sans heurts et les équipes peuvent planifier les étapes suivantes. Elles peuvent classer leur travail en fonction des tâches prioritaires et créer des listes de tâches quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles faciles à gérer.
Comme il existe un plan solide basé sur les priorités, les membres de l'équipe peuvent faire face aux obstacles et aux défis imprévus au fur et à mesure qu'ils se présentent. Ils peuvent prévoir des solutions de rechange et ajuster les horaires en fonction du problème plutôt que de s'enliser dans la boue.
Amélioration de l'efficacité
Hiérarchisez votre travail en fonction des tâches ayant le plus grand impact ou la plus grande urgence. L'efficacité s'en trouve naturellement améliorée puisque vous travaillez sur des tâches importantes au lieu de vous perdre dans le travail.
De plus, les niveaux de priorité et les logiciel de gestion des tâches soutenir mieux prise de décision compétences.
Définir des priorités dans ClickUp pour mieux distinguer ce qui doit être fait tout de suite et ce qui peut attendre
Meilleure gestion du temps
Les tâches étant triées par niveau de priorité, les équipes peuvent gérer leur temps plus efficacement. Au lieu de passer une heure ou deux le matin à fouiller dans une boîte de réception débordante, elles commencent la journée par un travail approfondi sur une tâche orientée vers un objectif.
Grâce aux niveaux de priorité, les gens peuvent configurer leur journée en fonction du travail qui doit être effectué. Ils perdent ainsi moins de temps à se demander par où commencer. 🤷
Amélioration de l'allocation des ressources
Pour les gestionnaires, il existe des différences essentielles entre la gestion de projet et la gestion des tâches . Il ne suffit pas de gérer les tâches en les attribuant à différents membres de l'équipe. Lorsque vous gérez des projets de grande envergure, vous devez également réfléchir à la manière d'allouer les ressources.
Grâce aux niveaux de priorité, vous pouvez savoir où les ressources sont les plus utiles. Il s'agit notamment de déterminer l'étape du projet qui nécessite le plus de fonds ou de ressources extérieures. En identifiant les besoins et les priorités, les ressources sont allouées et utilisées plus efficacement.
Comprenez d'un coup d'œil qui, dans votre équipe, est sous ou surchargé de travail, afin de pouvoir facilement réaffecter vos ressources
Types de niveaux de priorité
En ce qui concerne les niveaux de priorité, il existe des nuances mineures dans le nom ou la catégorie. Les niveaux sont généralement divisés en tâches hautement prioritaires, moyennement prioritaires, faiblement prioritaires et non prioritaires. Cela dépend en grande partie de votre entreprise et du projet sur lequel vous travaillez.
Lorsque vous définissez les niveaux de priorité de vos tâches, tenez compte de l'impact, de l'urgence, de l'importance et de la valeur de chacune d'entre elles. Les tâches moins prioritaires ne seront pas aussi importantes, précieuses ou urgentes que les autres. Les tâches qui nécessitent un travail important n'ont peut-être pas autant de valeur que celles qui peuvent être accomplies plus rapidement ou avec moins de ressources.
6 façons de définir des niveaux de priorité pour votre équipe
Vous êtes prêt à utiliser les niveaux de priorité au sein de votre équipe ? Nous vous présentons ici différentes façons de définir des niveaux de priorité pour vos collègues. Une fois que vous aurez terminé, vous aurez des flux de travail plus fluides, une meilleure productivité et des employés heureux. ✨
1. Organiser les tâches en fonction de leur impact et de leur urgence
Avant de commencer à hiérarchiser le travail, il faut définir les tâches à accomplir. Réunissez l'équipe et faites un brainstorming sur le travail à accomplir pour atteindre vos objectifs. Répartissez-les en tâches gérables sur une base quotidienne, hebdomadaire et mensuelle. 🎯
Utilisez un logiciel de gestion de projet tel que ClickUp pour créer des tâches. Attribuez à chaque Tâche ClickUp à un membre de l'équipe et ajoutez des délais. Veillez à ce que les délais soient réalistes et réalisables. Il est également conseillé de prévoir une période tampon pour permettre une certaine flexibilité en cas de problème.
Passez ensuite en revue chaque tâche et déterminez les plus importantes. Répartissez les tâches en groupes en fonction de leur impact et du niveau de travail. Donnez la priorité aux tâches qui demandent le moins d'efforts et qui ont le plus d'impact. Priorités des tâches de ClickUp est simple et facile à utiliser. Il y a quatre drapeaux de couleurs différentes, de sorte que votre équipe sait exactement quelles tâches doivent être accomplies en premier et ce qui vient ensuite. Les quatre drapeaux sont les suivants : urgent, élevé, normal et faible. 🚩
Chaque membre de l'équipe peut trier sa liste de tâches par priorité ou déposer les tâches urgentes dans le bac des tâches pour toujours voir ces tâches n'importe où à partir de leur Espace de travail. Les filtres enregistrés personnalisés vous permettent d'afficher votre liste de tâches en fonction de la priorité, tandis que les dépendances mettent en évidence les tâches qui bloquent les autres.
2. Utiliser un calendrier pour fixer des échéances afin de maintenir l'équipe sur la bonne voie et s'adapter aux obstacles
Un aspect essentiel de la gestion des priorités est de fixer un calendrier et des échéances. Vous pouvez ainsi voir quelles tâches ont une incidence directe sur le calendrier du projet, en particulier celles qui sont susceptibles de faire dérailler l'ensemble. Disposer d'un calendrier qui répertorie les tâches et leur niveau de priorité est un moyen sûr d'atteindre vos objectifs. 🗓️
Organisez vos projets, planifiez vos échéances et visualisez le travail de votre équipe sur un calendrier flexible qui permet à tout le monde d'être sur la même longueur d'onde Vue du calendrier de ClickUp vous permet de garder le cap dans un espace de travail visuellement agréable. Gérez facilement plusieurs projets en une seule vue, grâce à des options de codage couleur personnalisées pour chaque statut de tâche.
Configurez le calendrier en vue quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle et partagez-le facilement avec votre équipe. Gérez votre travail en glissant et déposant les tâches dans votre liste quotidienne en fonction de leur niveau de priorité.
La fonction de synchronisation bidirectionnelle vous permet de voir vos tâches directement dans votre agenda Agenda Google . Il est ainsi facile d'organiser des réunions avec des clients pour discuter de questions cruciales ou de participer à un appel d'équipe pour résoudre des problèmes.
3. Établissez des blocs de temps pour diviser votre travail en morceaux faciles à gérer
Dans le monde d'aujourd'hui, les distractions sont toujours à votre porte - ou sur votre bureau. Il est facile de s'écarter du droit chemin, qu'il s'agisse de l'envie de consulter les médias sociaux, des collègues qui s'arrêtent pour bavarder ou des enfants qui entrent et sortent de votre bureau à domicile. ⌛️
Soyez proactif et évitez ces distractions en utilisant le blocage du temps. Cette technique consiste à diviser votre journée en sections ou "blocs" de temps. Chaque bloc de temps est consacré à un projet spécifique, à une liste de choses à faire ou à un groupe de tâches.
De cette manière, vous pouvez vous concentrer sur un travail approfondi et accomplir les tâches dans le temps imparti. Les tâches restantes ou incomplètes sont ajoutées au bloc de temps suivant pour ce type de travail.
Améliorez l'organisation de vos tâches en ajoutant des balises personnalisées et en utilisant les options de filtrage de ClickUp
Dans ClickUp, créez des tâches et attribuez des niveaux de priorité à chacune d'entre elles. Remplissez les détails tels que les estimations de temps, les dates d'échéance, les listes de contrôle des tâches et les étiquettes. ✅
Ensuite, utilisez la vue en liste pour créer un bloc de temps quotidien pour votre travail. Ajoutez des tâches à différents blocs pour le travail du matin et de l'après-midi. Commencez votre journée en ouvrant cette feuille de bloc de temps et en réalisant vos tâches les plus urgentes.
4. Créer des flux de travail à l'aide de cartes heuristiques qui établissent des liens entre les tâches et mettent en évidence les dépendances
Pour établir des priorités, il ne suffit pas d'identifier ce qui est le plus important ou le plus utile à la réalisation de vos objectifs. Vous devez planifier et établir des liens entre les différentes tâches au sein des équipes. C'est là que les Les cartes heuristiques de ClickUp sont disponibles. 🗺️
Commencez par établir un projet ou un objectif principal et ajoutez des branches pour les tâches qui doivent être accomplies pour réussir. Établissez des liens et des relations entre les tâches pour mettre l'accent sur le travail qui bloque d'autres tâches.
Créez instantanément des tâches et déplacez-les directement dans le carte mentale sans avoir à changer de vue. La fonction logiciel d'automatisation des tâches vous permet d'attribuer rapidement des tâches aux membres de l'équipe concernés et d'ajouter des dates d'échéance.
5. Organisez les tâches sur un tableau Kanban pour une visualisation rapide de votre flux de travail Gestion des tâches peut être déroutante et intimidante. Pour beaucoup d'entre nous, il est difficile de considérer l'ensemble de nos tâches comme faisant partie d'un tout.
Tableaux Kanban aident à visualiser les flux de travail et les processus, ce qui permet de mieux comprendre comment les tâches sont liées. Vues du tableau ClickUp facilitent la visualisation du flux de travail, des tâches les plus anodines aux travaux critiques. Les colonnes vous permettent d'organiser des groupes de tâches connexes, tandis que les fiches de tâches individuelles offrent un aperçu plus approfondi du travail. 🔍
Répartissez les tâches dans les colonnes "À faire", "En cours" et "Terminé" pour savoir facilement où en est chaque membre de l'équipe. Ajoutez des drapeaux de priorité aux travaux qui doivent être traités rapidement et mettez en évidence les problèmes au fur et à mesure qu'ils surviennent.
Regrouper des tâches par importance relative ou par niveau de gravité sur un tableau ClickUp
6. Rationaliser les communications pour définir les attentes et consacrer du temps à l'examen régulier des processus
Qu'il s'agisse de créer des accords de niveau de service (SLA) pour les clients ou des plans de communication pour votre équipe interne, il est important de transmettre des informations vitales. Définissez des notifications dans ClickUp pour alerter l'équipe lorsque des priorités sont modifiées ou ajoutées aux tâches.
Planifiez une tâche pour revoir régulièrement les niveaux de priorité. Après tout, les échéances, les obstacles inattendus et les changements dans l'organisation du travail sont autant d'éléments qui peuvent avoir une incidence sur le niveau de priorité exigences du projet peuvent affecter la priorité des différentes tâches.
5 modèles pour définir les niveaux de priorité
Voici cinq de nos modèles préférés modèles de hiérarchisation pour commencer à gérer de meilleurs horaires de travail et à atteindre vos objectifs. 🛠️
1. Modèle de matrice des priorités ClickUp
Utilisez ce modèle de matrice des priorités de ClickUp pour identifier les tâches critiques en fonction de leur urgence, de leur impact et de leur importance Modèle de matrice des priorités de ClickUp permet d'identifier facilement le travail le plus important. La matrice comporte quatre blocs codés par couleur en fonction de l'importance et de l'urgence. Réunissez l'équipe et discutez des tâches à accomplir dans le cadre du projet.
Représentez chaque tâche en fonction de son importance et de son degré d'urgence. Une fois que vous avez terminé, attribuez des drapeaux de priorité à chaque tâche en fonction de votre discussion. Utilisez les filtres et les vues pour voir rapidement les tâches les plus urgentes de votre liste de tâches.
2. Modèle de matrice de priorisation ClickUp
Utilisez le modèle de matrice de priorisation 3×3 de ClickUp pour évaluer les tâches en fonction de leur impact et de leur niveau d'effort
Pour des niveaux de priorité plus approfondis, utilisez le modèle de matrice de priorisation 3×3 de ClickUp Modèle de matrice de priorisation de ClickUp . Elle décompose les tâches en neuf blocs différents. L'axe des abscisses concerne l'effort, divisant le travail en catégories faible, moyenne et élevée. Sur l'axe des ordonnées, vous trouverez une répartition du travail basée sur l'impact.
Cette matrice permet à votre équipe d'avoir une vision rapide des tâches qui ont le plus d'impact sur vos objectifs et de celles qui demandent le plus d'efforts. Ainsi, vous pouvez vous attaquer aux fruits les plus faciles à cueillir en vous attaquant d'abord aux tâches qui demandent peu d'efforts et qui ont un impact important. 🍇
3. Modèle de matrice des priorités ClickUp 2×2
Utilisez le tableau blanc de la matrice des priorités 2×2 pour vous aider à organiser vos tâches en temps voulu
Le tableau blanc modèle de matrice des priorités 2×2 de ClickUp est une autre grille à quatre blocs qui vous aide à voir quel travail est le plus prioritaire. Décomposée par importance et par priorité, elle permet de visualiser rapidement les tâches et d'améliorer la communication au sein de l'équipe.
Glissez-déposez des tâches dans le modèle et ajoutez des champs personnalisés pour décomposer davantage le travail. Utilisez des filtres et des vues pour accéder aux informations dont vous avez besoin pour hiérarchiser les tâches.
4. Modèle de matrice des priorités d'action ClickUp
Le modèle de matrice des priorités d'action de ClickUp permet de clarifier ce qui est le plus prioritaire pour aller de l'avant Modèle de matrice des priorités d'action de ClickUp vous permet d'évaluer la charge de travail de votre équipe et de la canaliser dans une liste de tâches qui aborde en premier lieu le travail le plus important. Commencez par participer à un appel de collaboration avec votre équipe. Dressez la liste de toutes vos tâches et placez-les dans les quatre blocs en fonction de l'impact et de l'effort.
Ensuite, ajoutez des drapeaux de priorité aux tâches urgentes ou hautement prioritaires. Ajoutez-les à votre plateau de tâches afin d'ouvrir et de visualiser rapidement les tâches les plus prioritaires ou les plus importantes.
5. Modèle de gestion des tâches ClickUp
Regrouper les tâches par niveau de priorité des incidents sur une liste ClickUp
Utiliser Modèle de gestion des tâches de ClickUp pour visualiser les flux de travail et améliorer la collaboration au sein de l'équipe. Le modèle propose six vues afin que vous puissiez visualiser le travail de la manière qui vous semble la plus logique.
Ajoutez des champs personnalisés pour voir qui est affecté à la tâche, les estimations de temps, les budgets et les fichiers pertinents. Attribuez des statuts personnalisés pour suivre la progression et voir où en est chaque tâche dans le flux de travail. Les drapeaux de priorité vous permettent de répartir le travail en fonction de son importance afin que l'équipe sache ce qu'il faut faire en premier.
Prioriser les tâches efficacement avec ClickUp
Grâce aux niveaux de priorité, votre équipe saura toujours sur quel travail se concentrer, dressera de meilleures listes de choses à faire et restera sur la bonne voie. Utilisez ces modèles et ces conseils pour attribuer des niveaux de priorité au travail de projet afin d'atteindre vos objectifs plus rapidement et plus efficacement qu'auparavant. 🙌 S'inscrire à ClickUp dès aujourd'hui et commencez à créer de meilleurs flux de travail. Avec différentes vues, des indicateurs de priorité et des modèles, vous disposerez des outils nécessaires pour rationaliser les processus de travail et identifier où les membres de l'équipe doivent allouer leurs efforts.