Le gestionnaire de projet a la responsabilité de valider, de documenter et de hiérarchiser les exigences du projet. Ces tâches sont fondamentales pour la réussite du projet, mais elles s'accompagnent d'une série de défis.
De nombreux projets modernes font partie d'écosystèmes ou de programmes plus vastes, dont le succès dépend de la coordination de multiples projets interdépendants. La définition des exigences devient complexe parce qu'elle implique d'aligner les objectifs de différentes initiatives, gérer les dépendances et le maintien d'une architecture de projet bien coordonnée.
Dans ce guide, nous allons parcourir les stratégies, les outils et les techniques pour découvrir le véritable objectif derrière le projet demandé et comment le traduire à l'équipe de projet. 🌐
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Commencez le processus de définition des exigences du projet avec une liste ClickUp
Que sont les exigences du projet ?
Les exigences du projet sont les normes, les facteurs ou les conditions spécifiques auxquels un projet doit répondre pour être couronné de succès. Les exigences aident l'équipe de projet à comprendre quels sont ses objectifs, quelles sont ses limites et ce qu'elle veut réaliser
Elles permettent également de s'assurer que toutes les personnes impliquées dans le projet savent ce qu'on attend d'elles et que le projet reste sur la bonne voie. Les exigences couvrent des aspects tels que ce qui doit être fait, quand cela doit être fait et combien cela coûtera.
En gardant une trace des exigences et en vérifiant régulièrement que le projet est en bonne voie, on peut s'assurer que les exigences sont respectées les étapes sont respectées les gestionnaires de projet peuvent réduire les risques, faire de bons choix et rester concentrés sur le respect des délais !
Présentez les exigences de votre produit avec les membres de l'équipe assignés à l'aide d'une vue en liste intégrée dans ClickUp
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Pourquoi le recueil des exigences du projet est-il important ?
La compréhension et le recueil des exigences d'un projet est un processus essentiel de la gestion de projet. Il garantit l'alignement et la compréhension de toutes les parties impliquées dans le projet, des membres de l'équipe aux parties prenantes et aux utilisateurs finaux.
Cette vision commune, obtenue grâce à un processus transparent, définit des attentes claires et constitue un aspect fondamental d'une planification, d'une exécution et d'un contrôle efficaces du projet. Le recueil des besoins permet de créer des objectifs réalistes pour le projet réalistes, les calendriers et les budgets, et informe les décisions relatives à l'affectation des ressources, à l'attribution des tâches et à la programmation du projet.
Il sert de référence pour mesurer l'avancement du projet et fixe des objectifs tangibles et définissables que l'équipe doit s'efforcer d'atteindre. Il s'agit également d'une mesure proactive qui permet d'identifier les problèmes et les risques potentiels et de les atténuer dès le début de la phase de planification. Cette approche anticipative réduit la probabilité de mauvaises surprises ultérieures, réduire les retards des projets ou les dépassements de coûts potentiels.
Les différents types de documents relatifs aux exigences du projet
La réussite d'un projet repose sur une bonne compréhension de ses exigences. Les exigences du projet jettent les bases de la planification, de l'exécution et de la réussite finale du projet. Nous allons nous pencher sur les quatre types distincts de documents relatifs aux exigences d'un projet parties prenantes doivent s'aligner avant de commencer le travail.
Exigences fonctionnelles
Les exigences fonctionnelles décrivent les fonctionnalités, les actions et les comportements spécifiques que le produit ou le service final du projet doit présenter. Les exigences fonctionnelles sont souvent exprimées en termes clairs et mesurables. Il n'y a pas de place pour l'ambiguïté ! Ces exigences sont vitales car elles constituent la base de la conception, du développement et des tests des caractéristiques essentielles du projet.
Voici quelques exemples d'exigences fonctionnelles
- Authentification de l'utilisateur : le système doit permettre aux utilisateurs de se connecter en toute sécurité à l'aide d'un nom d'utilisateur et d'un mot de passe
- Traitement des paiements : l'application doit traiter les transactions par carte de crédit et générer des reçus de paiement
- Validation des données saisies : le système doit appliquer les règles de validation des données pour garantir l'exactitude et la cohérence des informations
Exigences non fonctionnelles
Les exigences non fonctionnelles se concentrent sur les attributs et les caractéristiques de qualité du produit ou du service final du projet. Contrairement aux exigences fonctionnelles, elles ne décrivent pas d'actions ou de fonctionnalités spécifiques. Contrairement aux exigences fonctionnelles, elles ne décrivent pas d'actions ou de fonctionnalités spécifiques. Au contraire, les exigences non fonctionnelles établissent des critères d'évaluation des performances globales, de la sécurité, de la facilité d'utilisation et de l'évolutivité du projet.
Elles sont essentielles pour satisfaire aux exigences suivantes les parties prenantes du projet les exigences non fonctionnelles permettent de répondre aux attentes des parties prenantes et de garantir la réussite du projet au-delà de ses fonctionnalités de base. Voici quelques exemples d'exigences non fonctionnelles :
- Performance : l'application doit répondre aux demandes des utilisateurs dans un délai de deux secondes pour 90 % des interactions
- Sécurité : le système doit être conforme aux normes industrielles en matière de protection et de cryptage des données
- Convivialité : _L'interface utilisateur doit être intuitive et facile à utiliser : l'interface utilisateur doit être intuitive et accessible aux personnes handicapées
Gérer l'évaluation des exigences, la mesure des progrès et les actions correctives dans ClickUp
Exigences techniques
Les exigences techniques couvrent les aspects techniques du projet, englobant le matériel, les logiciels, les plates-formes et les technologies nécessaires à la bonne exécution du projet Ces exigences fournissent des orientations à l'équipe de développement, et la pile technologique choisie s'aligne sur les objectifs du projet.
Il est essentiel de comprendre les exigences techniques pour obtenir une solution bien intégrée et compatible. Voici quelques exemples d'exigences techniques :
- Compatibilité du système d'exploitation : _L'application doit être compatible avec les systèmes d'exploitation Windows, macOS et Linux
- Système de gestion de base de données : le projet utilisera Oracle comme principal système de gestion de base de données
- Langues de programmation : le système sera développé à l'aide de Python et de JavaScript
Exigences de l'entreprise
Les exigences opérationnelles définissent les objectifs et les résultats de haut niveau que le projet vise à atteindre du point de vue de l'entreprise. Elles fournissent un contexte plus large pour le projet et l'alignent sur les objectifs de l'organisation. Il est essentiel pour les gestionnaires de projet de comprendre les exigences commerciales afin de prouver que le projet apporte une valeur tangible et répond aux besoins des dirigeants.
Voici quelques exemples d'exigences professionnelles :
- Augmenter la part de marché : le projet doit contribuer à une augmentation de 10 % de la part de marché dans les six mois suivant son lancement
- Réduction des coûts : _L'application doit réduire les coûts opérationnels en automatisant les processus manuels_es
- Satisfaction du client : le produit final du projet doit améliorer la satisfaction des clients en rationalisant les services d'assistance
Ajouter les exigences des parties prenantes à la section phases du projet sur un tableau ClickUp à glisser-déposer
Comment rédiger et documenter les exigences d'un projet
Étape 1 : Définir la portée et les objectifs du projet
La première étape de la définition des besoins consiste à créer un document de projet qui décrit les objectifs du projet la portée et les objectifs de votre projet . Cela vous aidera à définir les limites de ce que le projet doit accomplir, ainsi qu'à fournir une feuille de route pour y parvenir. Veillez à inclure les noms des parties prenantes au projet pour chaque fonction ou équipe afin que tout le monde soit sur la même longueur d'onde en ce qui concerne l'appropriation du projet.
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Étape 2 : Recueillir les besoins de l'entreprise et des parties prenantes
Une fois le champ d'application et les objectifs définis, il est temps de passer à l'élicitation des besoins. Ce processus consiste à impliquer les principales parties prenantes afin de recueillir les exigences, le contexte et l'expertise sur ce qui doit être inclus dans le projet produits livrables .
Au cours de ces sessions, posez des questions qui vous aideront à déterminer les exigences fonctionnelles et non fonctionnelles de votre projet. Veillez à documenter vos conclusions, car cela vous aidera à créer un ensemble complet d'exigences claires !
Bonus: Outils de gestion des exigences !
Étape 3 : Documenter les exigences
Une fois que toutes les exigences ont été recueillies, il est important de créer un document unique qui les décrit toutes. Ce document doit inclure non seulement les exigences fonctionnelles, non fonctionnelles et celles des utilisateurs, mais aussi toutes les contraintes ou hypothèses formulées au cours du processus.
Bonus : Ajoutez une estimation du calendrier et du budget du projet en fonction des exigences recueillies. Cela vous aidera à créer un plan de mise en œuvre réaliste !
Étape 4 : Examen et validation des exigences
Une fois que les exigences du projet ont été documentées, il est important de les examiner avec les principales parties prenantes et de valider leur exactitude. Ce processus doit inclure un examen des hypothèses formulées au cours des ateliers d'élicitation des exigences, ainsi que la validation des contraintes qui ont pu être identifiées.
Utilisez ClickUp Docs pour documenter les exigences et la portée du projet en un seul endroit
C'est également l'occasion de discuter de la manière dont les modifications des exigences peuvent avoir un impact sur d'autres aspects du projet. Une fois que toutes les parties prenantes sont d'accord sur les exigences, le document peut être finalisé et partagé avec le groupe collectif !
Étape 5 : Suivre et contrôler les exigences
Le suivi et le contrôle des exigences du projet feront partie de votre charge de travail quotidienne pour soutenir l'équipe du projet. En surveillant de près les exigences, les chefs de projet peuvent évaluer la dérive de la portée du projet et procéder à des ajustements pour que le projet reste ciblé. Cela permet de minimiser l'impact sur le calendrier, les coûts et la stabilité générale du projet.
Pour contrôler efficacement les exigences du projet, la mise en œuvre d'un processus formel de contrôle des changements vous fera gagner du temps. Ce processus permet d'évaluer et d'approuver les modifications apportées aux exigences afin de les aligner sur les objectifs du projet.
L'utilisation d'un matrice de traçabilité des exigences (RTM) liens produits livrables du projet à des exigences spécifiques, ce qui permet d'avoir une bonne visibilité de l'avancement du projet. (Nous y reviendrons plus tard !)
Envoyez à l'équipe de gestion du projet une liste de contrôle de la qualité dans ClickUp
5 stratégies pour gérer les exigences du projet
Un plan détaillé et bien structuré sera la source de vérité pour gérer les exigences d'un projet et atteindre les objectifs souhaités. Voici cinq stratégies qui vous aideront à gérer efficacement les exigences de votre projet !
1. Obtenir des informations de la part des chefs de projet
La hiérarchisation des exigences recueillies est une tâche non négociable pour l'équipe de projet. Ce processus permet d'aligner toutes les parties prenantes sur les objectifs du projet buts et objectifs du projet et maintient le projet sur la bonne voie.
Comprendre les relations entre les exigences et identifier les plus critiques pour la réussite du projet sont des éléments clés d'une priorisation efficace. En établissant des priorités claires, l'équipe peut se concentrer sur la mise en œuvre des caractéristiques et des fonctionnalités les plus essentielles, maximiser l'impact du projet et apporter de la valeur aux parties prenantes.
Plus important encore, il couvre toutes les dépendances dont vous devez être conscient. Vous serez en mesure de créer une séquence logique d'activités de sorte qu'une tâche soit achevée avant qu'une autre ne puisse commencer. Cela permet d'éviter les inefficacités et les retards causés par des tâches effectuées dans le désordre !
2. Organiser des ateliers d'élicitation des besoins
Les ateliers d'élicitation des besoins sont essentiellement des sessions de brainstorming visant à discuter des besoins d'un projet. Ces ateliers impliquent les parties prenantes des départements concernés, tels que le développement, le marketing, les ventes et l'informatique, qui se réunissent pour faire un brainstorming et affiner les idées afin de les transformer en exigences tangibles du projet. Au cours de ces sessions, des outils tels que les cartes mentales ou les tableaux blancs numériques peuvent être utilisés pour collaborer en temps réel ou de manière asynchrone.
Transformez vos idées en tâches sur une carte mentale ClickUp Carte heuristique pour les membres de l'équipe de projet
Une fois que toutes les exigences ont été évaluées et classées par ordre de priorité, l'équipe de projet peut passer à l'élaboration du plan de projet détaillé. Ce plan comprendra un calendrier, un budget, l'affectation des ressources et toutes les autres ressources nécessaires pour mener à bien le projet.
Référez-vous à votre carte mentale ou à votre tableau blanc de l'atelier et continuez à extraire des informations si nécessaire !
3. Suivre un processus de gestion de projet Agile
Dans le paysage commercial actuel, qui évolue rapidement, la gestion de projet agile est devenue une approche essentielle à la réussite d'un projet. Les méthodologies agiles sont conçues pour s'adapter au changement, favoriser la collaboration et donner la priorité aux besoins des clients, ce qui les rend bien adaptées pour répondre aux complexités des projets modernes.
La gestion de projet agile excelle dans l'adaptation au changement, la priorisation des besoins des clients, la promotion de la collaboration, l'accélération des délais de mise sur le marché et la promotion de l'innovation l'amélioration continue .
Lors de la mise en place d'un système agile de gestion des exigences, il est important de prendre en compte les éléments suivants :
- Établir les rôles et les responsabilités de chaque partie prenante
- Créer un ensemble de critères pour déterminer quand des changements doivent ou ne doivent pas être apportés aux exigences
- Définir un processus clair pour gérer les modifications apportées aux exigences du projet
- Mettre en place des mécanismes de reporting qui permettent aux parties prenantes de suivre les progrès réalisés et d'aborder les problèmes potentiels
- Mettre en place des canaux de communication entre les parties prenantes afin que chacun soit informé de tout changement ou de toute mise à jour
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4. Appliquer un processus de contrôle du changement
Il est essentiel de mettre en place un processus solide de contrôle des changements pour gérer les modifications apportées aux exigences du projet et s'assurer qu'elles sont correctement évaluées, approuvées et mises en œuvre.
Voici un guide rapide, étape par étape, pour créer un processus de contrôle du changement efficace !
Définir les catégories de changement : Identifiez les différents types de changements qui peuvent survenir au cours du projet, tels que les changements de portée, les modifications d'exigences, les ajustements de calendrier ou les réaffectations de ressources. La catégorisation des changements permet de comprendre leur impact et de définir les niveaux d'approbation appropriés.
Formuler des procédures de demande de changement : Établir des procédures claires pour la soumission des demandes de changement. Définissez le format, la documentation et les informations que les parties prenantes doivent inclure dans leurs demandes de changement. Cela permet de vérifier que les demandes de changement sont bien structurées et qu'elles contiennent tous les détails nécessaires à l'évaluation.
Mener une évaluation des changements et une analyse d'impact : Élaborer des critères d'évaluation des demandes de changement. Déterminez qui sera responsable de l'évaluation des changements proposés et de la réalisation d'une analyse d'impact. Cette analyse doit prendre en compte des facteurs tels que le calendrier du projet le projet doit être réalisé en tenant compte de l'état d'avancement des travaux, du budget, de la disponibilité des ressources et des risques potentiels.
Concevoir un processus d'approbation et de révision : Désigner une autorité d'approbation ou un comité de contrôle des changements chargé d'examiner et d'approuver ou de rejeter les demandes de changement. Établissez un calendrier d'examen régulier afin d'évaluer rapidement les demandes de modification et d'éviter ainsi les retards dans l'exécution du projet.
Mettre en œuvre un plan de communication : Informer toutes les parties prenantes concernées des demandes de changement, des évaluations et des décisions. Conserver une documentation détaillée de chaque demande de modification, du processus d'évaluation et de la décision finale afin d'assurer une transparence et une responsabilité totales.
Ajouter les changements approuvés : Une fois qu'une demande de modification est approuvée, intégrez les changements dans le plan du projet et communiquez les mises à jour à l'équipe du projet et aux autres parties prenantes. Suivez l'évolution de la mise en œuvre pour voir si les changements sont correctement exécutés.
Contrôler et mesurer l'impact : Contrôler en permanence l'impact des modifications approuvées sur l'avancement, le budget et la portée du projet. Examiner régulièrement l'efficacité du processus de contrôle des changements lui-même afin d'identifier les domaines susceptibles d'être améliorés.
5. Utiliser une matrice de traçabilité des exigences (RTM)
Une matrice de traçabilité des exigences (MTE) rassemble toutes les stratégies que nous avons couvertes sous un même toit numérique. Son objectif est d'établir et de maintenir un lien clair entre les exigences et les produits livrables du projet. Voici comment utiliser une matrice de traçabilité des exigences :
- Identification des exigences : Commencez par dresser la liste de toutes les exigences du projet dans la première colonne de la matrice
- Mise en correspondance des livrables : Dans les colonnes suivantes, mettez en correspondance chaque exigence avec les produits livrables correspondants du projet, tels que les documents de conception, les modules de code, les cas de test et les manuels d'utilisation. Cela permet d'établir une relation directe entre ce qui doit être livré et les exigences à l'origine de ces livrables
- Vérification et validation : Au cours de l'exécution du projet, le RTM permet de s'assurer que chaque exigence est prise en compte. Au fur et à mesure que chaque produit livrable est achevé, vérifiez et validez qu'il répond aux exigences associées énumérées dans la RTM
- Analyse d'impact : En cas de modification des exigences ou de l'étendue du projet, utilisez la RTM pour effectuer une analyse d'impact. Déterminez quels sont les produits livrables concernés par les changements et évaluez leurs implications sur le calendrier et les ressources du projet
- Contrôle de l'étendue du projet : La RTM aide à contrôler l'étendue du projet en fournissant une compréhension claire de la couverture des exigences. Toute nouvelle exigence doit être ajoutée à la matrice et l'équipe doit vérifier que tous les produits livrables pertinents sont identifiés et pris en compte
- Canal de communication : La RTM favorisela transparence entre les parties prenantes du projet. Il fournit une vue d'ensemble de la manière dont chaque exigence contribue aux produits livrables du projet, ce qui facilite la communication des progrès et de l'état aux parties prenantes
- Documentation du projet : La RTM est un élément essentiel de la documentation du projet. Elle contribue aux audits de conformité et de réglementation en démontrant l'alignement entre les exigences et le produit livré
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Gérer les exigences de votre projet à l'ère numérique
La rédaction des exigences du projet est un pilier fondamental de la mise en place de l'ensemble de l'organe de gestion du projet pour la réussite de tout projet. Des exigences bien définies et structurées servent de plan directeur pour l'ensemble du cycle de vie du projet, de la planification à l'exécution, en passant par le suivi et le contrôle.
En investissant du temps et des efforts dans le processus de collecte des exigences, les gestionnaires de projet et les parties prenantes peuvent définir des attentes claires, atténuer les risques et aligner tous les membres de l'équipe sur un objectif commun !