En tant que chef de projet, vous savez combien de temps, d'efforts et d'énergie il faut pour gérer un projet, de sa conception à son achèvement. Il n'y a rien de mal à adopter une approche intuitive de la gestion de projet lorsque vous n'avez que quelques projets simples à mener à bien.
Mais si vous jonglez avec plusieurs projets complexes, vous tirerez vraiment profit d'une approche organisée qui définit les phases de votre projet. 🤹
Le Project Management Institute (PMI) a créé un processus de gestion de projet en cinq étapes afin de fournir aux chefs de projet une base toute prête pour une meilleure gestion des projets. Si vous êtes confronté à des dérives de périmètre, à des retouches ou à un chaos général dans vos projets, suivre les cinq phases de la gestion de projet permettra à votre équipe de rester sur la bonne voie.
Dans ce guide, nous vous expliquons en quoi consistent ces cinq phases et pourquoi elles sont si bénéfiques. Nous partageons également des conseils pratiques et des ressources pour vous aider à maîtriser chaque phase du cycle de vie de la gestion de projet.
Quelles sont les 5 phases de la gestion de projet ?
Le PMI a créé une approche en cinq étapes afin de fournir aux chefs de projet un processus systématique pour mener à bien leurs projets de A à Z. Voici les cinq phases du cycle de la gestion de projet :
1. Phase de lancement
C'est à ce moment que vous lancez le projet et obtenez l'adhésion des parties prenantes en définissant l'objectif du projet et en fixant des objectifs.
La phase de lancement aboutit généralement à la rédaction d'une charte de projet, un document qui décrit la portée du projet, ses objectifs, la gestion des risques, les livrables et les parties prenantes. L'objectif est ici de parvenir à une compréhension commune du projet afin que tout le monde soit sur la même longueur d'onde.
2. Phase de planification
Vous entrez dans les détails lors de la phase de planification du projet. C'est là que vous créez des plans détaillés pour l'exécution, le suivi et le contrôle du projet. Il s'agit de l'une des phases les plus essentielles de la gestion de projet pour vous assurer de disposer d'un cadre complet, du début à la fin.
Vous vous réunirez avec votre équipe pour décider des délais, des ressources et du budget du projet. C'est également le moment idéal pour choisir un outil de gestion de projet qui vous aidera à planifier et à gérer vos tâches, vos discussions, vos documents, vos modèles, etc.
3. Phase d'exécution
Pendant l'exécution, votre équipe de projet s'occupe du travail à faire et vous commencez à gérer tout.
Mais ce n'est pas le moment de vous reposer sur vos lauriers : un bon chef de projet vérifie régulièrement auprès de son équipe que l'échéancier du projet est respecté et que les normes de qualité sont satisfaites. Plus vous gérez de près la phase d'exécution, moins vous aurez de changements à apporter lors de la phase suivante.
4. Phase de suivi et de contrôle
Tous les projets n'ont pas une date de début et de fin claire. Au cours de la quatrième phase, vous suivez l'avancement du projet et le comparez aux indicateurs de votre plan initial.
Si le projet est en retard, c'est le moment de corriger le tir afin de pouvoir encore atteindre vos objectifs.
5. Phase de clôture
Une fois que votre équipe a achevé toutes les tâches, vous clôturez officiellement le projet dans votre logiciel de gestion de projet. Mais ne le laissez pas simplement mourir : organisez une réunion post-mortem pour discuter du déroulement du projet et en tirer des leçons pour les projets futurs.
Ces phases du cycle de vie d'un projet sont utiles car elles vous fournissent la structure nécessaire pour construire un projet solide.
Ils sont suffisamment flexibles pour s'adapter à presque tous les projets, entreprises ou équipes, vous pouvez donc y ajouter votre touche personnelle et vous approprier cette méthodologie de gestion de projet. ✨
Avantages du suivi des phases du projet
Les projets qui ne reposent pas sur des bases solides présentent un risque accru de mauvaises performances. Au lieu d'aborder les projets avec une attitude laxiste, adoptez une approche par étapes pour constater des différences mesurables dans les performances de vos projets.
En effet, suivre ces phases du cycle de vie d'un projet présente de nombreux avantages. 🤩
Clarté et orientation
Décomposer un projet en étapes claires le rend beaucoup moins intimidant et plus accessible. Cela vous permet de définir tous les aspects du projet avant de commencer le travail, donnant à votre équipe une feuille de route claire à suivre afin de ne négliger aucun détail important.
Engagement des parties prenantes
Les gens se désintéresseront s'ils pensent qu'un projet ne les concerne pas ou s'il est trop compliqué. Les phases du cycle de vie d'un projet vous permettent d'expliquer pourquoi le projet est important avant que votre équipe ne commence à travailler. Cela ne garantit pas l'engagement, mais ce processus de gestion de projet augmente considérablement les chances que les gens comprennent leur rôle et l'importance de leur travail. 🧑🏽💼
Aborder un projet en phases claires permet également de réduire la réflexion excessive et le perfectionnisme. Si votre équipe a du mal à retravailler les phases passées ou à gérer les dérives de périmètre, une approche étape par étape est idéale pour amener les parties prenantes à prendre une décision et à s'y tenir.
Efficacité des ressources
Vous disposez de ressources limitées pour ce projet, alors tirez-en le meilleur parti. Les phases de gestion de projet permettent de tirer davantage de valeur de vos ressources existantes, qu'il s'agisse de votre budget, de vos outils ou de votre personnel.
Cela encourage une planification proactive, qui permet de faire plus de travail en moins de temps avec les ressources dont vous disposez déjà. ⚒️
Gestion des risques
Vous identifiez les risques potentiels du projet pendant la phase de lancement. Cela permet à votre équipe, y compris les membres des services juridiques et des ressources humaines, de traiter les responsabilités potentielles avant même qu'elles ne surviennent.
Les projets par étapes sont beaucoup moins susceptibles de rencontrer des obstacles évitables, ce qui vous aide à éviter les maux de tête futurs et à profiter de projets plus fluides. 🧘
Amélioration du rendement au travail
Diviser un projet en phases vous permet de disposer de points de contrôle réguliers pour évaluer le travail de l'équipe. Vous pouvez repérer tout écart entre les livrables du projet et votre plan de projet, ce qui donne à votre équipe le temps de résoudre les problèmes dès le début.
Meilleur moral et responsabilité accrue
Des phases claires du cycle de vie du projet permettent à tous les membres de votre équipe de connaître précisément les éléments à faire. Ils n'ont pas à se demander ce qu'ils doivent faire ni s'ils réussissent ou non : tout est clairement défini dans le plan du projet.
À mesure que vous achevez les jalons importants, l'équipe du projet éprouve un plus grand sentiment d'accomplissement, ce qui stimule le moral. 🙌
Une communication efficace
L'approche par étapes nécessite la création d'un plan de communication définissant la manière dont vous interagissez avec les parties prenantes et les membres de l'équipe du projet. Elle permet à tout le monde de rester informé afin de réduire la confusion et les malentendus.
De meilleures performances au fil du temps
Un projet réussi mène à d'autres projets réussis à l'avenir. Même si ce projet ne s'est pas déroulé comme vous ou le chef de projet l'aviez prévu, l'approche par étapes vous oblige à réfléchir à ce qui a bien fonctionné et à ce que vous changerez la prochaine fois.
Grâce à ce forfait, vous éviterez de répéter les mêmes erreurs et concevrez de meilleurs projets à l'avenir. 🎉
Les 5 phases de la gestion de projet tout au long du cycle de vie du projet
Êtes-vous prêt à mettre en œuvre ces phases dans vos propres projets ? Consultez le modèle de projet par phases ClickUp pour décomposer rapidement votre projet en étapes gérables.
Ce modèle est un excellent point de départ, mais savoir comment le mettre en œuvre vous aidera à tirer encore plus de valeur de chaque phase du cycle de vie du projet. Suivez ces conseils pour rationaliser vos projets, du lancement à la clôture.
1. Lancement du projet
Vous avez décidé de lancer un projet. Excellent ! Au cours de la phase de lancement du projet, vous allez :
- Identifiez l'intérêt commercial du projet
- Réalisez une étude de faisabilité pour vous assurer que le projet est viable.
- Dressez la liste des membres de l'équipe de projet, des parties prenantes et des membres de l'équipe qui doivent être informés.
Organisez une réunion de lancement pour démarrer le projet. Cette réunion doit rassembler tous les membres de l'équipe chargée du projet, ainsi que les parties prenantes concernées, telles que votre supérieur hiérarchique ou le PDG.
Au cours de la réunion, vous créerez la charte du projet, qui décrit la vision et l'orientation de votre projet. Inutile de passer des heures à planifier cette réunion.
Le modèle de charte de projet ClickUp contient tout ce dont vous avez besoin pour vous lancer. Définissez les objectifs du projet, déléguez les tâches et clarifiez la communication dans ce document avant de planifier le projet en bonne et due forme. Cela vous évitera beaucoup de travail par la suite. ⏲️
Conseils rapides :
- Réalisez une analyse des parties prenantes afin de vous engager auprès des principales parties prenantes dès le début de votre équipe de projet.
- Choisissez des objectifs de projet clairs et réalisables, en adéquation avec les objectifs de votre organisation.
- Ayez une idée approximative du calendrier et du budget de votre projet afin de rationaliser la phase suivante.
2. Planification de projet
La planification de projet peut sembler similaire au lancement, mais ce n'est pas la même chose. Lors de la phase de lancement, vous justifiez le projet et réunissez une équipe d'experts. Lors de la phase de planification du projet, vous créez un plan de projet qui comprend :
- Déterminer l'échéancier d'un projet
- Hiérarchiser les livrables
- Déterminer la portée du projet
- Définir des objectifs SMART
- Créer une structure de répartition du travail, qui divise les tâches en éléments plus petits et plus faciles à gérer.
Cette partie du processus de gestion de projet peut s'avérer un peu fastidieuse, il est donc préférable de tout intégrer dans un logiciel de gestion de projet tel que ClickUp. Réfléchissez à vos grandes idées dans un Tableau blanc ClickUp et convertissez-les en projets et tâches en un seul clic.
Visualisez vos feuilles de route de projet dans la vue Tableau (Kanban) ou la vue Diagramme de Gantt pour avoir une vue d'ensemble du plan du projet et ajuster chaque élément en conséquence.
En tant que chef de projet, vous basez l'ensemble du projet sur ce plan (pas de pression !), alors prenez le temps d'élaborer un plan de projet réfléchi qui facilitera grandement son exécution. 💃
Conseils rapides :
- Définissez des jalons clairs avec des dates et des résultats quantifiables.
- Affectez des membres de l'équipe, des outils et un budget à chaque tâche.
- Élaborez un plan de communication pour déterminer qui a besoin de savoir quoi, quand et comment obtenir ces informations.
3. Exécution du projet
Une fois le plan de projet en main, le chef de projet doit s'atteler à la création des livrables dans la phase d'exécution. Si vous avez plus de deux parties prenantes (ce qui est probablement le cas), il est préférable de suivre l'ensemble du travail dans votre logiciel de gestion de projet.
Suivez la progression de votre équipe grâce aux tableaux de bord ClickUp en temps réel. Créez des tableaux de bord pour chaque projet ou visualisez tous vos projets à une vue d'ensemble. Le modèle ClickUp Project Deliverables Template vous fera également gagner un temps considérable. Utilisez ce modèle, ajoutez vos tâches de projet et surveillez automatiquement tous les statuts à partir du même endroit en quelques minutes seulement.
Mieux encore, ce logiciel de gestion de projet vous alertera, vous ou un chef de projet dédié, si des tâches ou des projets déraillent. Cela permet une intervention précoce, qui fait la différence entre l'échec et la réussite. 🏅
Conseils rapides :
- Favorisez un environnement où les membres de l'équipe collaborent entre eux et partagent librement leurs idées.
- Planifiez des réunions régulières pour faire le point sur le statut du projet.
- Vérifiez la qualité des livrables afin d'éviter des révisions importantes par la suite.
4. Suivi et contrôle des projets
Une fois la mise en œuvre initiale lancée, il est temps de suivre la progression du projet. À cette étape, vous surveillerez les contrôles du projet tels que :
- Coût
- Risques
- Temps
- Portée
- Ressources
- Qualité
Configurez un tableau de bord ClickUp personnalisable pour regrouper les données du projet en temps réel dans un visuel clair. Vous verrez toutes les mesures et tous les indicateurs clés de performance (KPI) au même endroit et pourrez prendre des décisions en un temps record.
Mais la performance du projet n'est qu'une pièce du puzzle. 🧩
Vous gérez également des personnes, ce qui nécessite de garder un œil sur la charge de travail de votre équipe. Le logiciel de suivi des employés de ClickUp vous offre une vue instantanée de la charge de travail de votre équipe afin que vous puissiez répartir le travail en conséquence. Si vous gérez beaucoup de personnes, consultez la vue Activité pour voir l'activité agrégée par employé, activité ou service.
Conseils rapides :
- Comparez vos indicateurs de performance clés actuels aux objectifs fixés dans votre plan de projet.
- N'hésitez pas à ajuster votre plan de projet en fonction des performances et des changements externes.
- Créez une boucle de rétroaction dans laquelle vous collectez, analysez et exploitez les commentaires afin d'améliorer encore davantage votre produit.
5. Clôture du projet
Toutes les bonnes choses ont une fin, il est donc temps pour le chef de projet de régler les derniers détails lors de la phase de clôture du projet. Bien sûr, il est indispensable de clôturer les projets dans votre logiciel de gestion de projet, mais avant cela, prévoyez une réunion post-mortem avec votre équipe.
Les réunions post-mortem permettent d'examiner ce qui a bien fonctionné et ce qui aurait pu être amélioré. Si vous avez échoué ou si quelque chose ne s'est pas déroulé comme prévu, prenez-en note pour le prochain projet. Si le projet a été couronné de succès, expliquez en détail pourquoi dans vos notes post-mortem afin de pouvoir reproduire cette réussite dans de futurs projets.
Le modèle ClickUp Post-Mortem vous fournit un document post-mortem prêt à l'emploi pour repérer les tendances du projet. Rassemblez les données de votre projet dans le document, examinez-les avec votre équipe, puis partagez-les avec tout le monde. N'oubliez pas de consulter les documents post-mortem précédents avant votre prochain projet afin de créer un travail encore plus solide à l'avenir. 💪
Conseils rapides :
- Organisez tous les documents post-mortem dans un espace partagé où les parties prenantes du projet peuvent y accéder. Accélérez le processus grâce à des modèles post-mortem adaptés.
- Libérez toutes les ressources, y compris le chef de projet, les membres de l'équipe et les logiciels, afin qu'ils puissent travailler sur d'autres projets.
- Reconnaissez le travail acharné de votre équipe
Créez de meilleurs flux de travail pour vos projets dans ClickUp
Les phases du projet rationalisent votre journée de travail, améliorent la qualité du travail de votre équipe et conduisent à une meilleure performance globale. 🏆
Les logiciels de gestion de projet sont indispensables pour la gestion de projet par phases. Non seulement ClickUp regroupe tous vos projets, tâches, Tableaux blancs, chats et documents sous un même toit, mais il favorise également une approche plus structurée de la gestion de projet.
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