En tant que gestionnaire de projet, vous savez combien de temps, d'efforts et de sueur il faut pour gérer un projet de sa conception à son achèvement. Il n'y a rien de mal à adopter une approche intuitive de la gestion de projet lorsque vous n'avez qu'une poignée de projets simples.
Mais si vous devez jongler avec plusieurs projets complexes, vous tirerez vraiment profit d'une approche organisée qui décrit vos phase du projet s. 🤹
Le Institut de gestion de projet (PMI) a créé un processus de gestion de projet en cinq étapes afin de donner aux gestionnaires de projet une base toute prête pour une meilleure gestion de projet. Si vous êtes aux prises avec des problèmes d'élargissement du champ d'application, de remaniement ou de chaos général dans votre projet, le suivi des cinq phases de la gestion de projet permettra à votre équipe de rester sur la bonne voie.
Dans ce guide, nous expliquerons ce que sont les cinq phases et pourquoi elles sont si bénéfiques. Nous partagerons également des conseils pratiques et des ressources qui vous aideront à maîtriser chaque phase du cycle de vie de la gestion de projet.
Quelles sont les 5 phases de la gestion de projet ?
Le PMI a créé l'approche en cinq étapes afin de donner aux gestionnaires de projet un processus systématique pour mener les projets de A à Z. Ce sont les cinq phases du cycle de vie de la gestion de projet :
1. Phase d'initiation
C'est le moment où vous donnez le coup d'envoi du projet et obtenez l'adhésion des parties prenantes en définissant l'objectif du projet et en fixant des paramètres.
Consignez les éléments clés et les parties prenantes de votre projet à l'aide de la Modèle de charte de projet ClickUp La phase d'initiation aboutit généralement à une charte de projet, qui est un document décrivant la portée du projet, ses objectifs, la gestion des risques, les produits à livrer et les parties prenantes. L'objectif est de parvenir à une compréhension partagée du projet afin que tout le monde soit sur la même page.
2. Le forfait
Vous devenez plus granulaire dans la phase de planification le forfait du projet la phase d'élaboration. C'est là que vous créez des forfaits détaillés pour l'exécution, le suivi et le contrôle du projet. Il s'agit de l'une des phases les plus importantes de la gestion de projet, car elle permet de mettre en place un cadre de travail du début à la fin du projet.
Améliorez votre productivité en rationalisant les tâches et en utilisant les ClickUp Views adaptables pour organiser et contrôler tous les types de travail
Vous vous réunirez avec votre équipe pour décider des délais, des ressources et du budget du projet. C'est également le bon moment pour décider d'une outil de gestion de projet pour vous aider à forfaiter et à gérer vos tâches, discussions, documents, modèles, etc.
3. Phase d'exécution
Pendant la phase d'exécution, votre équipe de projet s'attelle à faire le travail et vous commencez à tout gérer.
Mais ce n'est pas l'occasion de vous reposer sur vos lauriers.. bon gestionnaire de projet contrôle régulièrement son équipe pour s'assurer qu'elle est sur la bonne voie pour atteindre les objectifs du projet l'échéancier du projet et le respect des normes de qualité. Plus vous gérez étroitement pendant la phase d'exécution, moins vous aurez besoin de modifier les choses pendant la phase suivante.
4. Phase de suivi et de contrôle
Tous les projets n'ont pas une date de début et de fin précise. Au cours de la quatrième phase, vous suivez la progression du projet et la comparez aux indicateurs figurant dans votre forfait initial.
Décomposer les objectifs, les tâches, les points agiles et les statuts du projet dans le tableau de bord ClickUp 3.0 hautement personnalisable
Si le projet n'est pas sur la bonne voie, c'est l'occasion de rectifier le tir pour que vous puissiez encore atteindre vos objectifs.
5. Phase de clôture
Une fois que votre équipe a achevé toutes les tâches, vous clôturez officiellement le projet dans votre logiciel de gestion de projet . Mais ne vous contentez pas de le laisser mourir : organisez une réunion post-mortem pour discuter du déroulement du projet et en tirer des enseignements pour les projets futurs.
Ces phases du cycle de vie du projet sont utiles parce qu'elles vous donnent la structure nécessaire pour construire un projet solide.
Elles sont suffisamment souples pour assister presque tous les projets, toutes les entreprises et toutes les équipes, de sorte que vous pouvez y ajouter votre touche et faire de cette méthode de gestion de projet la vôtre. ✨
Avantages de suivre les phases d'un projet abonné
Les projets qui ne reposent pas sur des bases solides risquent davantage de ne pas être performants. Au lieu d'aborder les projets avec une attitude de laisser-faire, adoptez une approche par phases pour constater des différences mesurables dans la performance de votre projet.
En fait, le respect de ces phases du cycle de vie du projet présente de nombreux avantages. 🤩
Clarté et orientation
Le fait de diviser un projet en étapes claires le rend beaucoup moins intimidant et plus accessible. Vous vous assurez ainsi de définir chaque aspect du projet avant de commencer tout travail, ce qui donne à votre équipe une feuille de route claire à suivre pour ne négliger aucun détail important.
Engagement des parties prenantes
Les gens se désintéresseront d'un projet s'ils pensent qu'il ne s'applique pas à eux ou qu'il est trop compliqué. Les phases du cycle de vie du projet vous permettent d'expliquer pourquoi le projet est important avant que votre équipe ne fasse le moindre travail. Cela ne garantit pas l'engagement, mais ce processus de gestion de projet rend beaucoup plus probable la participation des parties prenantes les gens comprennent leur rôle et pourquoi leur travail est important. 🧑🏽💼
Utilisez ClickUp Tableaux blancs pour assigner des tâches, étiqueter les assignés, et tout ce qui est nécessaire pour lancer votre prochaine collaboration
Le fait d'aborder un projet par phases claires permet également de réduire les excès de réflexion et le perfectionnisme. Si votre équipe a du mal à retravailler les phases précédentes ou à s'étendre, une approche par étapes est idéale pour amener les parties prenantes à prendre une décision et à s'y tenir.
Efficacité des ressources
Vous disposez de ressources limitées pour ce projet, alors tirez-en le meilleur parti. Les phases de gestion de projet permettent de tirer une plus grande valeur de vos ressources existantes, qu'il s'agisse de votre budget, de vos outils ou de votre personnel.
ClickUp 3.0 offre une vue Équipe simplifiée permettant de visualiser la charge de travail de l'ensemble de votre équipe ou d'un individu afin d'assurer la continuité du travail
Il encourage la planification proactive, ce qui permet de faire un meilleur travail en moins de temps avec les ressources dont vous disposez déjà. ⚒️
Gestion des risques
Vous identifiez les risques potentiels du projet au cours de la l'initiation du projet la phase de lancement du projet. Cela permet à votre équipe - y compris les personnes compétentes en matière de droit et de ressources humaines - de se pencher sur les responsabilités potentielles avant même qu'elles ne surviennent.
Les projets échelonnés sont beaucoup moins susceptibles de rencontrer des obstacles évitables, ce qui vous permet d'éviter les maux de tête futurs et de profiter de projets plus fluides. 🧘
Amélioration du rendement du travail
En divisant un projet en plusieurs phases, vous disposez de points de contrôle réguliers pour évaluer le travail de l'équipe. Vous pouvez repérer les divergences entre l'état d'avancement du projet et l'état d'avancement de l'équipe les produits livrables du projet et votre forfait de projet, ce qui donne à votre équipe le temps de résoudre les problèmes dès le début.
Un meilleur moral et un meilleur compte rendu
Les phases effacées du cycle de vie du projet donnent à tous les membres de votre équipe des éléments d'action clairs. Ils n'ont pas à se demander ce qu'ils doivent faire ou s'ils sont en situation de réussite ou non : tout est indiqué dans le forfait du projet.
À mesure que vous achevez les jalons, l'équipe du projet a un plus grand sentiment d'accomplissement, ce qui stimule le moral. 🙌
Communication efficace
L'approche par étapes nécessite la création d'un forfait de communication définissant la manière dont vous interagissez avec les parties prenantes et les membres de l'équipe du projet. Ce plan permet de tenir tout le monde au courant afin de réduire la confusion et les malentendus.
Une meilleure performance au fil du temps
Un projet réussi entraîne d'autres projets réussis à l'avenir. Même si ce projet ne s'est pas déroulé comme vous ou le chef de projet l'aviez prévu, l'approche par étapes vous oblige à réfléchir à ce qui s'est bien passé et à ce que vous changerez la prochaine fois.
Grâce à ce forfait, vous évitez de répéter les mêmes erreurs et concevez de meilleurs projets à l'avenir. 🎉
5 Phases de la gestion de projet à travers le cycle de vie du projet
Êtes-vous prêt à mettre en œuvre des phases dans vos propres projets ? Consultez la page Modèle de projet par étapes ClickUp pour décomposer rapidement votre projet en étapes gérables.
Ce modèle est un excellent point de départ, mais savoir comment l'exécuter vous aidera à tirer encore plus de valeur de chaque phase du cycle de vie du projet. Suivez ces conseils pour rationaliser les projets, de leur lancement à leur Fermé.
1. Lancement du projet
Vous avez décidé de lancer un projet. C'est formidable ! Au cours de la phase d'initiation du projet, vous allez :
- Identifier l'entreprise qui justifie le projet
- Réaliser une étude de faisabilité pour vous assurer de la viabilité du projet
- Dresser une liste de l'équipe de projet, des parties prenantes et des membres de l'équipe qui doivent être informés
Planifier une réunion de l'équipe de projet réunion de lancement pour lancer le projet. Cette réunion doit rassembler tous les membres de l'équipe du projet, ainsi que les parties prenantes concernées, comme votre patron ou le directeur général.
Au cours de cette réunion, vous créerez la charte du projet, qui décrit la vision et l'orientation de votre projet. Il n'est pas nécessaire de passer des heures à forfaiter cette réunion.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/09/ClickUps-Process-Improvement-Project-Charter-Template.jpg Phases du projet : capture d'écran du modèle de charte de projet de ClickUp /$$img/
Organisez votre projet, définissez les indicateurs de réussite et identifiez les problèmes potentiels avec le modèle de charte de projet hyper-organisé de ClickUp
La charte de projet Modèle de charte de projet ClickUp contient tout ce dont vous avez besoin pour démarrer. Définissez les objectifs du projet, déléguez les tâches et clarifiez la communication dans ce document avant de forfaiter le projet pour de bon - cela vous épargnera beaucoup de travail par la suite. ⏲️
Conseils rapides:
- Effectuez une analyse des parties prenantes afin d'impliquer les acteurs clés dès le début de votre équipe de projet
- Choisissez des objectifs clairs et réalisablesobjectifs du projet qui s'alignent sur les objectifs de votre organisation
- Avoir une vague idée du calendrier et du budget de votre projet afin de rationaliser la phase suivante
2. Le forfait du projet
La planification du projet peut sembler similaire à l'initiation, mais ce n'est pas la même chose. Dans la phase d'initiation, vous justifiez le projet et réunissez une équipe d'experts. Dans la phase de planification du projet, vous créez un forfait de projet, qui comprend :
- Le choix d'un échéancier pour le projet
- Établir un ordre de priorité pour les produits livrables
- Déterminer la portée du projet
- ParamètresDes objectifs SMART* Créer une structure de répartition du travail, qui divise les tâches en éléments plus petits et plus faciles à gérer
Cette partie du processus de gestion de projet peut s'avérer un peu écrasante, c'est pourquoi il est préférable de tout intégrer dans un logiciel de gestion de projet tel que ClickUp. Faites un remue-méninges de vos grandes idées dans un Tableau blanc ClickUp et les convertir en Projets et tâches en un seul clic.
Mettez en œuvre vos forfaits en convertissant vos notes autocollantes directement en tâches à l'aide du modèle de plan d'action pour ClickUp Tableaux blancs
Visualisez les feuilles de route de vos projets dans Vue Tableau (Kanban) ou Vue Gantt diagramme pour visualiser le forfait du projet à un niveau élevé et ajuster tout en conséquence.
En tant que gestionnaire de projet, vous fondez l'ensemble du projet sur ce forfait (pas de pression !), alors prenez votre temps pour élaborer un plan de projet réfléchi qui facilite l'exécution. 💃
Conseils rapides :
- Fixez des jalons clairs, avec des dates et des résultats quantifiables
- Attribuer des membres de l'équipe, des outils et un budget à chaque tâche
- Élaborer un forfait de communication afin de déterminer qui a besoin de savoir quoi, quand et comment il obtiendra ces informations
3. Exécution du projet
Une fois le forfait Business en main, le gestionnaire de projet doit s'atteler à la création des produits livrables dans le cadre de la phase d'exécution . À plus de deux parties prenantes (et c'est probablement le cas), il est préférable de suivre l'ensemble du travail dans votre logiciel de gestion de projet.
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/10/ClickUp-3.0-Dashboard-Simplified-1400x934.png Tableau de bord de ClickUp /$$img/
Obtenez une vue d'ensemble des statuts des projets et des tâches restantes au sein de votre équipe ou de votre département grâce aux tableaux de bord de ClickUp 3.0
Suivez la progression de votre équipe en temps réel Tableaux de bord ClickUp . Créez des tableaux de bord pour chaque projet ou affichez l'ensemble de vos projets à un niveau élevé. Le modèle des produits livrables du projet ClickUp permet également de gagner énormément de temps. Prenez ce modèle, ajoutez les tâches de votre projet et surveillez automatiquement tous les statuts à partir du même endroit en quelques minutes seulement.
Mieux encore, ce logiciel de gestion de cycle de vie de projet vous alertera, vous ou un chef de projet dédié, en cas de dérapage d'une tâche ou d'un projet. Cela permet d'intervenir rapidement, ce qui fait la différence entre l'échec et la réussite. 🏅
Conseils rapides :
- Favoriser un environnement où les membres de l'équipe collaborent entre eux et partagent librement leurs idées
- Planifiez des réunions régulières pour faire le point sur le statut du projet
- Vérifier deux fois la qualité des produits livrables afin d'éviter des révisions majeures par la suite
4. Suivi et contrôle du projet
Une fois l'exécution initiale en cours, il est temps de suivre la progression du projet. À cette étape, vous devrez surveiller les contrôles du projet comme :
- Coût
- Risques
- Le temps
- Le champ d'application
- Les ressources
- Qualité
Créer des tableaux de bord KPI détaillés dans ClickUp pour analyser, visualiser et prioriser votre travail
Paramétrage d'un tableau de bord ClickUp personnalisable pour rassembler les données du projet en temps réel dans un seul et même tableau. Vous verrez tous les indicateurs et les indicateurs clés de performance (KPI) en un seul endroit et prendrez des décisions en un temps record.
Mais la performance du projet n'est qu'une pièce du puzzle. 🧩
Vous gérez également des humains, ce qui nécessite de garder un œil sur la charge de travail de votre équipe. Le logiciel de suivi des employés de ClickUp vous affiche instantanément la charge de travail de votre équipe afin que vous puissiez répartir le travail en conséquence. Si vous gérez un grand nombre de personnes, jetez un coup d'œil à Vue Activité pour voir l'activité agrégée par employé, activité ou département.
Conseils rapides :
- Comparez vos paramètres clés de performance actuels aux objectifs fixés dans votre forfait de projet
- N'hésitez pas à ajuster votre forfait en fonction des performances et des changements externes
- Créez une boucle de rétroaction dans laquelle vous recueillez, analysez et agissez sur le retour d'information afin de créer un produit encore meilleur
5. Fermé le projet
Toutes les bonnes choses ont une fin, il est donc temps pour le gestionnaire de projet de régler les derniers détails du projet clôture du projet phase. Bien sûr, il est indispensable de fermer les projets dans votre logiciel de gestion de projet, mais prévoyez une analyse rétrospective avec votre équipe avant de le faire.
Les réunions post-mortem permettent d'examiner ce qui a bien fonctionné et ce qui aurait pu être amélioré. Si vous avez échoué ou si quelque chose ne s'est pas déroulé comme vous l'aviez prévu, prenez-en note pour le prochain projet. Si le projet a réussi, détaillez les raisons de ce succès dans vos notes post-mortem afin de pouvoir le reproduire pour d'autres projets.
Ouvrir une vue Tableau pour visualiser les tâches avec le modèle post-mortem du projet ClickUp Le modèle ClickUp Post-Mortem vous fournit un document post-mortem prêt à l'emploi pour repérer les tendances du projet. Rassemblez les données de votre projet dans le document, examinez-le avec votre équipe et partagez-le avec tout le monde par la suite. Veillez à examiner les documents post-mortem précédents avant votre prochain projet afin de créer un travail encore plus solide à l'avenir. 💪
Conseils rapides :
- Organisez tous les documents post-mortem dans un espace partagé où les acteurs du projet peuvent y accéder - accélérer le processus en utilisant les bons outilsmodèles post-mortem* Libérez toutes les ressources du projet, y compris le manager d'équipe, les membres de l'équipe et les logiciels, afin qu'elles puissent travailler sur d'autres projets
- Remerciez votre équipe pour son travail acharné
Construire de meilleurs flux de travail de projet dans ClickUp
Les phases de projet rationalisent votre travail, améliorent la qualité du travail de votre équipe et conduisent à de meilleures performances. 🏆
Un logiciel de gestion de projet est indispensable pour la gestion de projet par phases. Non seulement ClickUp rassemble tous vos projets, tâches, tableaux blancs, discussions et documents sous un même toit, mais il assiste également une approche plus structurée de la gestion de projet.
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