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Les chefs de projet sont les personnes vers lesquelles on se tourne pour que les choses soient faites de manière efficace et efficiente. Ils veillent à ce que les projets restent sur la bonne voie, que les équipes restent coordonnées et que les objectifs soient atteints. Mais qu'est-ce qui fait un bon chef de projet ?
Un chef de projet performant doit posséder à la fois des compétences techniques, des qualités de leadership et des aptitudes à la communication. Voici les 10 compétences indispensables que tout bon chef de projet doit posséder pour réussir :
1. Rationaliser la communication
Les bons chefs de projet sont capables de communiquer clairement et efficacement ce qui doit être fait et à quel moment, afin que toutes les personnes impliquées sachent ce qu'on attend d'elles. Cela implique notamment d'informer les membres de l'équipe de tout changement dans le projet et de leur fournir des commentaires et des conseils.
Selon le PMI, si ce niveau de communication persiste, « il existe un risque de ne pas atteindre les objectifs ou autres résultats escomptés ».
Aïe. Trop communiquer peut-il être néfaste ? Oui, lorsque la communication n'est pas systématisée ou claire, ou lorsque votre « communication » se résume à quelques e-mails sans lien entre eux. La capacité à communiquer fait toute la différence entre la réussite et l'échec d'un projet.
On pourrait penser que les chefs de projet efficaces savent comment faire avec de bons outils de gestion de projet. Cette capacité est une compétence de communication souvent négligée.
Un outil de gestion de projet puissant comme ClickUp vous aide à rationaliser la communication, fournit des mises à jour aux parties prenantes/sponsors et délimite clairement les échéances du travail et des tâches.
2. Une attitude positive au travail
Si le chef de projet estime que le travail n'est pas raisonnable ou réalisable, comment les autres membres de l'équipe vont-ils réagir ?
Un bon chef de projet est capable de comprendre les priorités de l'organisation, de transmettre ces valeurs à son équipe de projet et de faire la connexion entre celles-ci et les projets et tâches individuels. Ces chefs de projet travaillent également avec l'équipe sur les stratégies à mettre en œuvre pour concrétiser cette vision.
Pour respecter les délais, les dates d'échéance et maintenir le projet dans les temps, le chef de projet doit être positif vis-à-vis du travail à accomplir et aider toute l'équipe à atteindre ses objectifs.
Pour trouver le juste équilibre entre optimisme et réalisme face aux risques et aux problèmes, il faut faire preuve d'intuition et d'expérience, ce qui nous amène au point suivant :
3. Résoudre les problèmes
Cela peut sembler évident, mais un bon chef de projet est capable de résoudre des problèmes. Mieux encore, il a les compétences nécessaires pour relever les défis liés à la gestion de projet. La résolution de problèmes de base comprend les cinq étapes suivantes.
- Identifier le problème
- Déterminer les causes
- Générer des solutions
- Analyser les solutions
- Passez à l'action
Ces cinq étapes semblent simples, mais souvent, nous ne prenons pas le temps de les suivre clairement. Nous connaissons peut-être le problème, mais nous ne l'évaluons pas sous tous les angles et ne documentons pas les réflexions de l'équipe sur ce qu'il faut faire ensuite.
Cela peut signifier sortir un stylo et du papier pour vraiment se concentrer et réfléchir à ce qui s'est passé. Notez chaque étape du processus et notez vos idées sur ce qui a fonctionné et ce qui n'a pas fonctionné à chaque étape.
Voici un exemple d'utilisation de cette checklist de gestion de projet pour résoudre un problème rencontré par un employé :
Première étape : identifier le problème
L'employé a des difficultés à respecter ses délais.
Deuxième étape : déterminer les causes
Ils ont trop de travail et pas assez de temps pour tout achever.
Troisième étape : trouver des solutions
Parmi les solutions possibles, on peut citer la délégation de tâches à d'autres membres de l'équipe, la fixation de délais réalistes ou l'utilisation d'un outil de gestion de projet pour mieux gérer la charge de travail.
Étape 4 : analyser les solutions
L'analyse des solutions impliquera d'évaluer les avantages et les inconvénients de chacune d'entre elles et de déterminer celle qui convient le mieux à chaque membre de l'équipe.
Étape 5 : Passez à l'action
Une fois que vous avez déterminé la meilleure solution, il est temps de passer à l'action et de mettre en œuvre un plan de gestion de projet efficace.
Suivre cette simple checklist pour la résolution de problèmes peut transformer un chef de projet compétent en un chef de projet fiable.
4. Rester calme
Bien sûr, ce n'est pas comparable au métier de médecin urgentiste ou de policier. Mais le chef de projet doit trouver un équilibre entre les besoins du projet, les priorités de l'organisation, les résultats de l'équipe et les contributions personnelles qu'il doit également apporter. Sans parler des éléments frustrants qui peuvent échapper au contrôle du chef de projet, comme des systèmes ou des flux de travail obsolètes.
Cela peut être stressant.
Mais un bon chef de projet a la capacité de prendre du recul, d'analyser les options suivantes et de tirer des leçons même en cas d'échecs.
C'est au chef de projet qu'il revient de remettre de l'ordre et de reprendre le projet, éventuellement sous un angle différent. Mais dans ce cas, le chef de projet doit savoir ce qui n'a pas fonctionné et éviter de refaire la même erreur. Un bon chef de projet doit être capable d'identifier ce qui n'a pas fonctionné et de proposer des solutions alternatives (voir point n° 3).
Gardez votre sang-froid et dirigez efficacement. Collaborez avec votre équipe pour trouver la solution qui convient à tout le monde.
5. Savoir déléguer
Pourquoi est-il important de bien déléguer ? Un chef de projet peut accomplir davantage. Vous pouvez peut-être vous glisser dans ce rôle et y contribuer pendant un certain temps, mais à terme, les exigences en termes de temps vous submergeront.
En fait, vous obtiendrez de meilleurs résultats si vous responsabilisez vos collaborateurs dès le départ.
« La limite supérieure de ce qui est possible n'augmentera qu'avec chaque collaborateur que vous habiliterez à contribuer au mieux à vos priorités communes. De même, votre pouvoir diminuera avec chaque initiative à laquelle vous vous accrocherez inutilement », note Jesse Sostrin de PwC dans la Harvard Business Review.
À cette fin, les chefs de projet réussis comprennent les forces et les faiblesses des personnes qu'ils encadrent, puis exploitent et déploient leurs forces pour augmenter leur rendement.
L'utilisation d'un outil de gestion de projet tel que ClickUp vous aide à déléguer grâce à sa transparence, ses rapports, ses détails et sa fonctionnalité de commentaires. Sa hiérarchie est conviviale, suffisamment robuste pour les équipes interfonctionnelles, mais avec des partages de confidentialité qui peuvent être personnalisés pour les responsables ou uniquement pour certains collaborateurs.
6. Hiérarchiser le travail
Chaque élément ne peut pas être une priorité absolue. Par définition, certaines tâches doivent passer au second plan. Un bon chef de projet sait comment hiérarchiser le travail de son équipe et faire les bons choix.
La clé ici ? Comprendre la différence entre l'urgent et l'important et faire abstraction du bruit. Un sponsor ou une partie prenante du projet peut exiger que les choses soient faites au plus vite, mais un bon chef de projet reste calme et sait comment hiérarchiser les priorités.
Pourquoi est-ce important ? Parce que les tâches importantes apportent une valeur ajoutée. C'est la valeur de la matrice d'Eisenhower. La matrice d'Eisenhower est un système basé sur quatre quadrants dans lequel les tâches sont classées en fonction de leur importance et de leur valeur.
Après avoir compris l'importance et la valeur de chaque tâche, un bon chef de projet estimera le temps nécessaire à chacune d'entre elles, puis les classera par ordre d'importance.
7. Collaborer et écouter
La collaboration consiste à travailler ensemble et, pour y parvenir avec succès, il est impératif d'écouter activement. Vous ne pouvez pas collaborer sans écouter et chercher à comprendre.
Si vous travaillez avec une équipe de développement et que le code ne fonctionne pas ou ne passe pas le contrôle qualité, vous devrez évaluer la situation avant de tirer des conclusions hâtives. Les premières questions ne vous permettront peut-être pas d'obtenir la réponse exacte dont vous avez besoin. Vous devrez peut-être utiliser différentes approches pour trouver la solution.
Travailler ensemble vous aide à essayer de nouvelles choses, à expérimenter et à trouver une solution pour aller de l'avant.
Un bon chef de projet encouragera la collaboration au sein de l'équipe et créera un environnement stimulant, plutôt que d'isoler chaque personne dans son propre silo.
De bons outils, tels que ClickUp et ces autres outils de collaboration en ligne, peuvent vous aider à accomplir ce travail.
Grâce à une liste transparente des projets et des tâches, les membres de l'équipe peuvent voir ce qu'ils doivent faire et les dates auxquelles ils doivent les accomplir. De bons outils de collaboration doivent favoriser la productivité, et non la nuire.
Bonus : modèles de CV pour les chefs de gestion de projet!
8. Gérer son temps
L'un des principaux rôles d'un chef de projet est de s'assurer que l'équipe respecte les délais et le calendrier du projet.
Cela ne signifie pas qu'il faille suivre chaque minute passée sur les tâches ou microgérer chacun de leurs gestes (ce serait un cauchemar), mais plutôt comprendre ce qui doit être fait et quand cela doit être achevé.
La gestion du temps consiste également à suivre ce qui se passe à un moment donné et à déterminer les ressources disponibles pour chaque tâche. C'est là qu'un outil de gestion de projet tel que ClickUp prend tout son sens, car il vous permet de diviser le travail en tâches gérables qui contribuent aux objectifs généraux de votre équipe.
9. Orientation vers les parties prenantes
Une partie prenante est toute personne qui a un impact sur votre projet et ses résultats ou qui est affectée par ceux-ci.
Ces personnes ont un intérêt direct dans ce que vous faites, vous devez donc vous assurer qu'elles sont tenues informées de l'avancement du projet. Un bon chef de projet tiendra les parties prenantes informées, mais leur expliquera également ce qu'il faut faire pour répondre à leurs attentes.
Voici ce que fait un bon chef de projet en gestion de projet : il établit des relations avec les parties prenantes et les membres de son équipe. Ainsi, lorsque des changements ou des défis surviennent, le chef de projet peut prendre l'initiative avant que cela ne devienne un problème plus important.
10. Motiver
Enfin, un bon chef de projet doit comprendre ce qui est possible et quelles sont les limites.
Lorsqu'ils sont confrontés à un défi, ils doivent faire preuve de suffisamment de créativité pour trouver leurs propres solutions et moyens de le relever. Ils doivent également sortir des sentiers battus en matière de gestion de projet afin de rester en phase avec leur époque. Découvrez ce que les nouvelles technologies peuvent faire pour accélérer et améliorer le projet.
Les chefs de gestion de projet innovants et créatifs sont ceux qui font avancer les projets. Ils trouvent des solutions à des problèmes dont personne ne soupçonnait l'existence et trouvent des moyens de rendre possible ce qui était auparavant impossible.
Ces conseils et techniques de gestion du temps vous aideront :
Devenez un excellent gestionnaire de projet pour votre équipe
Les chefs de projet efficaces savent ce qu'il faut pour transformer un projet banal en un projet vraiment réussi. Cela nécessite un mélange de compétences relationnelles, de gestion et de leadership, ainsi que les compétences techniques appropriées pour hiérarchiser le travail et prendre les bonnes décisions.
Inscrivez-vous dès aujourd'hui à ClickUp et utilisez un logiciel de gestion de projet pour tirer le meilleur parti de votre équipe !