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De nos jours, les équipes utilisent le terme « livrables du projet » à tout va. Il est parfois difficile de déterminer ce que votre client ou les membres de votre équipe interne entendent par là lorsqu'ils utilisent ce terme.
Et il est encore plus difficile de se mettre d'accord si vous ne disposez pas d'un processus clairement défini pour déterminer et gérer les livrables du projet. Sans gestion de projet stratégique, le Project Management Institute estime que 67 % de projets supplémentaires échouent complètement.
Pas étonnant que votre chef de projet ait probablement mal au ventre chaque fois que quelqu'un ajoute un nouveau livrable à un projet déjà mal planifié.
N'ayez crainte ! Nous sommes là pour vous aider !
Nous vous aiderons à découvrir comment offrir une valeur ajoutée constante à vos clients, hiérarchiser les tâches pour la gestion du périmètre et rationaliser la distribution des ressources.
Ce guide explique comment aligner les équipes internes et externes sur les livrables du projet afin de satisfaire vos clients, d'améliorer l'efficacité de vos équipes et de maintenir vos marges bénéficiaires dans le vert.
Que sont les livrables d'un projet ?
Les livrables du projet sont les tâches individuelles qui remplissent la portée totale d'un projet et contribuent à ses objectifs.
Tout comme Rome ne s'est pas construite en un jour, vous ne pouvez pas achever vos projets sans y contribuer. C'est ce que sont les livrables d'un projet : les blocs constitutifs de votre plan de projet.
Types de livrables du projet
Les types de livrables sont déterminés par fonction et par l'équipe chargée de les fournir. Par exemple :
Interne ou externe
Les livrables ne sont pas uniquement destinés aux clients. Ils permettent également à vos équipes internes de rester sur la bonne voie.
Par exemple, un livrable interne peut être un brouillon de blog qu'un rédacteur de contenu soumet à votre équipe de modification en cours. Un livrable externe serait le brouillon final du blog que le rédacteur de contenu présente au client.
Processus vs produit
Les livrables process sont des tâches procédurales qui contribuent à faire avancer le projet (par exemple, une checklist pour l'audit de marque). D'autre part, les livrables produit répondent aux spécificités des services décrits dans le cahier des charges du projet (par exemple, un guide de marque achevé).
Grand vs petit
Il est essentiel de répartir les livrables en fonction de leur taille ou de leur impact sur l'avancement du projet afin d'estimer avec précision la charge de travail et de hiérarchiser l'allocation des ressources. Par exemple, un livrable important pour un projet de développement de site web serait la finalisation de la base de données du catalogue de produits.
D'autre part, un petit livrable peut consister à créer des modèles pour des pages de produits individuelles.
Tangible vs intangible
Certains éléments du projet ne nécessitent pas de transfert physique. Cependant, ces ressources restent essentielles à la réussite du projet. Il s'agit ici des livrables immatériels du projet.
Par exemple, le transfert de connaissances sous la forme d'un programme d'intégration et de formation des clients est essentiel à la réussite d'un projet. Cependant, cela n'implique pas nécessairement la remise physique de documents.
Les livrables tangibles sont les éléments d'un projet qui ont une forme et une substance. Par exemple, un livrable tangible serait un manuel de formation.
Exemples de livrables pour différentes équipes de projets
Les livrables du projet varient en fonction de votre équipe. Pour vous donner une meilleure idée des livrables du projet, voici quatre exemples de livrables de projet réalisés par différentes équipes :
Équipes marketing :
- Calendrier de contenu pour les réseaux sociaux
- Campagne de marketing par e-mail
- Directives relatives au message de la marque
Équipes de conception :
- Maquettes de refonte du site web
- Conception de logo
- Conception de l'emballage du produit
Équipes produit :
- Feuille de route du produit
- Récits d'utilisateurs
- Spécifications des fonctionnalités
Équipes RH :
- Programme d'intégration pour les nouveaux employés
- Résultats du sondage sur l'engagement des employés et plan d'action
- Manuel sur la culture d'entreprise
Qu'est-ce qui n'est pas un livrable du projet ?
Dans chaque sac de bonbons distribués lors d'un défilé, il y a probablement au moins deux ou trois bonbons qui ne sont pas vraiment des bonbons (je pense notamment aux Tootsie Rolls). De la même manière, il est parfois difficile de faire la distinction entre les livrables d'un projet et d'autres éléments du projet, tels que :
- Étapes clés du projet: il s'agit des différentes étapes d'un projet, mais pas des livrables proprement dits. Un livrable peut contribuer à la réalisation des jalons du projet. Par exemple, un guide de marque (livrable) peut marquer l'achevement de la « création d'actifs de marque » (jalon) dans le cadre d'un projet de branding et de marketing.
- Objectifs et buts du projet : ils mesurent la destination ou les résultats que vous souhaitez atteindre grâce au travail de votre équipe. Cependant, ils ne constituent pas les moyens à mettre en œuvre pour y parvenir. L'un des objectifs du projet peut être d'augmenter de 20 % le nombre de prospects entrants, tandis que le contenu SEO peut être un livrable du projet qui contribue à la réussite de cet indicateur clé de performance.
- Le produit final : il est composé d'éléments constitutifs (c'est-à-dire les livrables du produit), mais n'est pas identique à ces éléments individuels. Le produit final peut être une application entièrement développée, mais les livrables clés qui ont contribué à ce produit final étaient les maquettes fonctionnelles de l'interface utilisateur, les éléments de conception, et bien plus encore.
Ces aspects sont des éléments importants d'un projet, mais ils ne constituent pas les livrables du projet.
Comment choisir les livrables du projet pour votre équipe
Maintenant que vous savez ce qui constitue les livrables internes et externes de votre projet, vous vous demandez peut-être comment choisir les livrables pour un projet donné.
Tout d'abord, il n'y a pas de nombre défini de livrables pour un projet ; leur nombre dépend des exigences du projet, de son échéancier, de son budget et des conditions convenues. Cependant, ces éléments doivent être soumis à la hiérarchie de votre projet (également appelée structure de répartition du travail ou WBS ) avant de passer à l'identification des livrables du projet.
Cela aidera votre équipe interne à maintenir la continuité du flux de travail entre les différents projets.
Pour déterminer les livrables du projet de votre client, décomposez la mission en petites tâches. Commencez par vous demander quels sont les objectifs du projet et comment votre produit contribue à les atteindre.
Déterminez ensuite les tâches ClickUp à réaliser pour livrer ce produit ou service et atteindre l'objectif du projet. Ces tâches à réaliser constituent les livrables de votre projet.
Imaginons qu'un client fasse appel à votre équipe pour une campagne marketing sur Instagram. Après discussion avec le client, vous convenez que le périmètre du travail comprendra 10 publications statiques et des reels afin d'atteindre les objectifs de la campagne.
Pour vos rédacteurs, designers et producteurs vidéo, il y aura 10 images statiques, légendes et clips vidéo. Ces détails sur les livrables du projet vous donnent, à vous et à votre équipe, une idée claire du travail à accomplir, ce qui vous aide à allouer les ressources, à respecter le périmètre et le budget, et à livrer dans les délais.
Étapes pour gérer les livrables du projet
Si vous avez déjà travaillé avec des clients, vous savez que des tâches aléatoires surviennent tout le temps. En fait, le Rebel's Guide to Gestion de projet a révélé que 59 % des chefs de projet déclarent gérer entre deux et cinq projets à la fois.
Alors, comment vous ou votre chef de projet gérez-vous les livrables lorsque vous jonglez simultanément avec plusieurs projets clients ? Établissez dès le départ des priorités claires et désignez les responsables des tâches, puis déléguez les tâches fastidieuses à l'IA.
1. Définissez l'étendue du travail et obtenez l'accord écrit de toutes les parties prenantes.
Ne laissez pas votre projet au hasard. Commencez chaque projet en définissant ses exigences avec le client lors de votre réunion de lancement. Déterminez le type de projet, la priorité, les heures utilisables et le budget de chaque tâche.
Une fois que vous avez déterminé les livrables de votre projet, il est primordial que les parties prenantes internes et externes du projet les acceptent et signent un accord commercial écrit (également appelé charte de projet).
Ce document constitue une source d'information fiable en cas de litige et vous permet, à vous et à votre client, de vous concentrer sur un objectif commun. La charte du projet décrit les attentes et les autorisations, et délègue les responsabilités aux parties prenantes internes et externes.
La signature d'un accord ne signifie pas que vos projets ne peuvent pas évoluer ; elle vous permet simplement de revoir la portée du projet et de protéger votre équipe contre le surmenage et la sous-rémunération.
2. Déterminez la capacité de travail de votre équipe et effectuez la distribution du travail en conséquence.
Répartissez la charge de travail en fonction des compétences et des capacités individuelles de votre équipe. Surveillez les tâches sur lesquelles travaillent les équipes et les individus, les exigences de chaque livrable du projet et les priorités de l'équipe afin de répartir les tâches de manière équitable.
Plus facile à dire qu'à faire lorsque vous êtes submergé par plusieurs projets ! Mais avec la vue Charge de travail ClickUp, c'est aussi simple que d'ouvrir votre tableau de bord.
ClickUp vous facilite la vie en suivant la charge de travail de votre équipe à l'aide d'indicateurs de production spécifiques, plutôt que de mesures de productivité génériques. Les fonctionnalités de gestion de la charge de travail entièrement personnalisables de ClickUp comprennent des champs personnalisés qui vous permettent de suivre la charge de travail de votre équipe de la manière qui correspond le mieux à sa dynamique et à ses processus.
Certaines équipes préfèrent mesurer la charge de travail en points de sprint, tandis que d'autres la mesurent en volume de tâches ou en estimations de durée. L'utilisation d'un outil de gestion de projet centralisé est fondamentale pour une gestion efficace de l'équipe, quelle que soit la manière dont votre organisation mesure la charge de travail de l'équipe.
Par exemple, 93 % des employés de STANLEY Security ont déclaré que le passage à ClickUp les avait aidés à mieux organiser et hiérarchiser leur travail. De plus, 72 % des employés ont déclaré avoir réduit leur surcharge de travail et leur stress.
3. Automatisez le travail fastidieux afin de vous concentrer davantage sur les activités essentielles.
Il est facile de compromettre la qualité d'un projet lorsque vous êtes submergé par le travail administratif lié aux clients et la communication avec votre équipe. La bonne nouvelle, c'est que l'automatisation peut vous débarrasser de ce travail fastidieux.
Dans ClickUp, les équipes peuvent utiliser des étiquettes pour informer automatiquement les autres lorsque les livrables internes ou externes sont prêts et faire avancer les objectifs du projet. Les étiquettes d'automatisation laissent également une piste d'audit claire avec des liens directs vers les livrables, ce qui réduit le besoin de demander constamment des mises à jour sur le projet.
Les entreprises qui utilisent ClickUp nous disent qu'elles ont plus d'espace pour se concentrer sur des tâches de haut niveau grâce à notre outil. En fait, la même étude de STANLEY Security a révélé que 86 % des employés consacraient plus de temps à des activités critiques de haut niveau grâce à l'automatisation de ClickUp et que 80 % constataient une amélioration du travail d'équipe.
L'impact de l'automatisation ne se limite pas non plus aux anecdotes des employés. Un rapport de McKinsey a révélé que deux tiers des entreprises voient de multiples avantages à l'automatisation des flux de travail, notamment l'amélioration de la qualité des produits, la réduction des coûts et l'augmentation de la satisfaction des clients.
4. Atténuez les problèmes liés au projet avant qu'ils n'aient un impact sur les livrables du projet.
Une gestion de projet efficace anticipe et atténue les problèmes avant qu'ils n'aient un impact sur les livrables du projet. Mais cette approche proactive est pratiquement impossible sans les outils adéquats.
ClickUp résout ce problème en offrant une vue d'ensemble du statut du projet en temps réel en un seul clic. Un chef de projet peut suivre de près l'avancement du projet à l'aide de plusieurs indicateurs afin d'atténuer les retards avant que son équipe ne manque les jalons du calendrier du projet ou ne dépasse le budget.
Lorsque vous pouvez voir d'un seul coup d'œil si un projet prend une mauvaise direction, ClickUp vous permet d'intervenir facilement avec un plan de médiation pour la portée du projet avant qu'il ne devienne incontrôlable. En fait, vous pouvez même vérifier l'état d'avancement des projets en fonction du budget restant, des heures restantes, du statut et bien plus encore.
7 modèles de livrables de projet pour vous aider à démarrer
Vous souhaitez gérer plus rapidement toutes les tâches de votre projet ? Nous couvrons l'ensemble de votre projet.
Utilisez l'un (ou plusieurs !) de nos sept modèles de livrables clés pour découvrir ClickUp en action. Vous utilisez déjà une autre plateforme ?
Ce n'est pas grave !
Nous avons simplifié l'importation de vos projets et tâches dans ClickUp. Choisissez le ou les modèles qui correspondent le mieux à vos besoins et préparez-vous à ne plus jamais regarder en arrière !
1. Modèle de gestion de projet budgétisé ClickUp
Vous avez besoin d'une vue d'ensemble de vos tâches par type de projet, statut, responsable, taux d'achèvement ou budget restant ? Vous allez adorer le modèle de gestion de projet budgétisé ClickUp, facile à utiliser.
Commencez avec quelques tâches et sous-tâches prédéfinies pour voir comment votre budget de projet pourrait être géré par tâches dans ClickUp.
2. Modèle ClickUp « Getting Things Done » (Réaliser ses tâches)
Quels sont les livrables de projet en attente, prêts à être réalisés, planifiés ou délégués ? Le modèle ClickUp Getting Things Done (GTD), basé sur le système GTD de David Allen, vous permet d'organiser tous vos projets et tâches en les enregistrant et en les décomposant en éléments de travail exploitables.
Ce modèle vous permet de :
- Utilisez des champs personnalisés prédéfinis pour organiser les tâches.
- Hiérarchisez les tâches en fonction de la date d'échéance, de l'effort requis, du budget, du temps, etc.
- Fournissez l'accès à des documents collaboratifs à l'ensemble de votre équipe.
3. Modèle de matrice d'impact et d'effort ClickUp
Collaborez entre les équipes et assurez-vous que tout le monde est sur la même longueur d'onde avant de démarrer un projet en évaluant la valeur et les risques de la tâche dans ce modèle de liste ClickUp. Le modèle ClickUp Impact Effort Matrix sert de liste visuelle pour montrer le niveau de « compétence » nécessaire pour avancer dans l'activité avant de pouvoir achever un projet.
La vue Liste de ClickUp permet aux équipes de collaborer en créant des champs personnalisés et des paramètres de priorisation afin de simplifier votre flux de travail, que vous gériez des livrables externes ou internes.
4. Modèle de charte de projet ClickUp
Le modèle de charte de projet ClickUp est une solution simple pour documenter tout ce dont vous avez besoin pour votre projet, du début à la fin. Dans ce document ClickUp, vous pouvez facilement gérer la portée du projet grâce aux fonctionnalités suivantes :
- Ajoutez des commentaires dans le document à l'intention des parties prenantes internes.
- Travaillez simultanément ensemble sur le même document.
- Fournissez un lien d'accès privé ou public aux parties prenantes externes.
5. Modèle ClickUp PMO Teams
Vous recherchez une introduction simple à la gestion de projets dans une plateforme de gestion des tâches? Utilisez le modèle d'équipe PMO de ClickUp pour visualiser vos tâches par phases, avec leurs dates d'échéance, leurs niveaux de priorité, les équipes et collaborateurs assignés, ainsi que le budget du projet.
Grâce à ce modèle, vous pouvez avancer rapidement dans votre processus de gestion de projet grâce à :
- Afficher rapidement les sous-tâches
- Plusieurs personnes assignées à une tâche
- Vue d'ensemble des phases du projet (personnalisable selon vos besoins)
- Fonctionnalités simples de glisser-déposer pour ajuster et planifier les tâches
6. Modèle de charge de travail des employés ClickUp
Si vous souhaitez accélérer le processus de suivi de la charge de travail des employés, le modèle de charge de travail des employés de ClickUp est le point de départ idéal. Ce modèle vous aidera à ajouter des membres à votre équipe, à attribuer des projets, à ajouter des estimations de durée, à utiliser le volume de tâches ou à effectuer un suivi par points de sprint afin de savoir qui travaille sur quoi.
Nos fonctionnalités de gestion de la charge de travail permettent aux responsables de gérer les ressources et la charge de travail de leur équipe afin que vous puissiez facilement planifier de nouveaux projets et attribuer des tâches ou des projets en fonction des capacités de l'équipe. Vous disposez désormais d'une vue d'ensemble de vos collaborateurs individuels, ce qui vous permet de savoir combien de travail leur a été attribué.
7. Modèle de tableau blanc ClickUp pour la répartition du travail
Obtenez une vue d'ensemble grâce à ce modèle ClickUp Tableau blanc afin de vous assurer que tout se déroule rapidement. L'utilisation du modèle de répartition des tâches de ClickUp vous aide au suivi des livrables externes ou internes pour chaque étape et phase de l'équipe impliquée.
L'une des meilleures premières étapes à suivre pour élaborer un projet de grande envergure dans ClickUp consiste à décomposer la portée globale en livrables de projet plus petits.
Bonus : logiciel WBS
Gérez efficacement les livrables de vos projets avec ClickUp
ClickUp est l'application qui remplace toutes les autres. Les tâches, les documents, la discussion et bien plus encore sont regroupés dans un seul logiciel de gestion de projet avec plus de 1 000 intégrations, afin que vous puissiez gérer efficacement les livrables de vos projets.
La possibilité pour chaque équipe de collaborer au sein d'un même système crée une transparence inégalée au sein de l'organisation, ce qui permet une exécution plus efficace des projets. Permettez à votre équipe d'identifier rapidement les capacités, de planifier les projets globaux avec plus de précision et, en fin de compte, de piloter les livrables du projet plutôt que de se contenter de les suivre.
Vous n'avez plus à redouter les rapports d'avancement destinés à vos clients. Découvrez ce que cela fait de gérer les livrables d'un projet plutôt que de vous laisser gérer par eux.
Choisissez parmi une multitude de modèles de gestion de projet dans notre bibliothèque et commencez dès aujourd'hui à utiliser ClickUp pour gérer les livrables de votre projet !