Traditionnellement, les chefs de projet recherchent des approches stratégiques qu'ils peuvent adopter pour faciliter leur travail. Toute approche qui réduit le temps nécessaire à l'achevement d'un projet a toujours été considérée comme un aspect positif.
L'objectif ultime de ces approches a toujours été d'achever le projet dans les délais impartis, de réduire les coûts du projet et d'éliminer les dépenses inutiles.
Parmi ces approches de gestion de projet, la division du travail en tâches plus petites semble être une technique courante qui a toujours joué un rôle clé dans la promotion de la productivité des projets. La division du travail en tâches plus petites le rend plus facile à gérer et plus accessible.
Qu'est-ce qu'un modèle de structure de répartition du travail (WBS) ?
Une structure de répartition du travail est une représentation visuelle des éléments hiérarchiques d'un projet dont l'objectif final est de réaliser divers livrables. Ce diagramme utile permet aux chefs de projet de visualiser les aspects les plus critiques de leur projet alors qu'ils s'efforcent d'atteindre les objectifs souhaités.
La disponibilité de modèles de structure de répartition du travail est un aspect appréciable, car elle évite aux chefs de projet de passer du temps à préparer leurs propres modèles WBS. En tant que chef de projet, vous pouvez rapidement obtenir gratuitement un modèle de structure de répartition du travail qui répond aux exigences de votre projet.
Un modèle de structure de répartition du travail est une représentation hiérarchique ou visuelle de toutes les étapes nécessaires que vous devez entreprendre pour accomplir les tâches définies dans votre projet. Cela signifie que vous n'aurez pas à passer du temps à essayer de créer une liste de tous les jalons fondamentaux nécessaires à votre projet.
6 modèles gratuits de structure de répartition du travail dans Excel, Sheets et ClickUp
Il ne suffit pas de se familiariser avec les modèles de structure de répartition du travail. Vous devez en savoir plus sur les modèles possibles et les exemples que vous pouvez envisager pour votre projet. Ainsi, il vous sera plus facile de choisir les modèles à utiliser pour vos prochains projets.
Voici quelques modèles et exemples de structure de répartition du travail que vous devriez prendre en considération.
1. Modèle de Tableau blanc de structure de répartition du travail ClickUp
Les équipes produit apprécieront ce modèle de Tableau blanc ClickUp Work Breakdown Structure qui permet de visualiser facilement la portée d'un projet en divisant le travail en petits livrables. Il est ainsi plus facile de suivre les livrables de votre projet à chaque étape !
De plus, notre fonctionnalité Tableau blanc est facile à modifier, à compléter ou à supprimer afin de s'adapter aux besoins spécifiques de vos équipes. Ne perdez jamais de vue tous les éléments mobiles de votre prochain projet !
2. Modèle de structure de répartition du travail ClickUp
Le modèle de structure de répartition du travail (WBS) de ClickUp est une solution efficace pour gérer facilement des projets complexes. Grâce à ce modèle, vous pouvez diviser les tâches en sections concrètes, rationaliser la collaboration au sein de l'équipe et suivre l'avancement de votre projet grâce à des mises à jour en temps réel. Le tout dans un format intuitif et convivial qui ne nécessite aucune compétence en codage ou en logiciels spéciaux.
En utilisant le modèle WBS, vous vous assurez que votre projet sera achevé dans les délais et dans les limites du budget. Il vous aide à définir et à organiser les livrables et les objectifs du projet, à améliorer la communication au sein de l'équipe, à clarifier les rôles et à renforcer l'efficacité globale de votre projet.
3. Modèle de budget de projet ClickUp (avec structure de répartition du travail)
Grâce au modèle de structure de répartition du travail pour le budget du projet de ClickUp, vous pouvez garder un œil sur tous les éléments mobiles de votre projet et, surtout, sur votre budget. Comme vous le savez déjà, il est difficile de suivre un projet complexe.
Même les meilleurs chefs de projet perdent parfois de vue des éléments essentiels, mais lorsque les budgets sont fixés, les petites erreurs peuvent coûter très cher. Heureusement, ce modèle de budget de projet (WBS) vous aide au suivi des livrables du projet à chaque phase de manière plus facile à gérer.
4. Modèle de charge de travail des employés ClickUp
La gestion de la charge de travail de votre équipe est essentielle pour déterminer si vous réussirez votre projet. Vous souhaitez que votre équipe se voie attribuer des tâches et des responsabilités à tout moment. Cela garantira une productivité maximale parmi tous vos employés, ce qui est une réussite bienvenue pour toute organisation.
Grâce au modèle de charge de travail des employés de ClickUp, vous pouvez gérer efficacement la charge de travail de votre équipe, répartir les tâches en fonction des capacités de chacun et planifier les projets à venir. Ce modèle vous permet de voir le travail attribué à chaque individu, ce qui est un aspect appréciable de toute gestion de projet.
5. Modèle de plan d'action ClickUp
L'aspect le plus critique de la gestion de chaque projet est le plan d'action. Un plan d'action est un plan détaillé décrivant toutes les étapes et actions nécessaires pour atteindre des objectifs spécifiques. Cela signifie qu'un plan d'action contient toutes les étapes ou activités nécessaires qui doivent être réalisées pour atteindre un objectif spécifique.
Le modèle de plan d'action est un moyen efficace de gérer toutes les activités et tous les rôles nécessaires que vous devez assumer dans le cadre de votre projet. Vous souhaitez rester concentré sur les objectifs de votre projet.
Grâce au modèle de plan d'action de ClickUp, il sera plus facile de comprendre les livrables de votre projet et de prendre les bonnes décisions.
6. Modèle de structure de répartition du travail Google Sheets & Excel par Vertex42
Ce modèle de structure de répartition du travail Excel de Vertex42 est un excellent moyen d'organiser des projets complexes. Il fournit un aperçu du projet, vous permettant d'identifier et de gérer plus efficacement les tâches et les dépendances.
Le modèle utilise une structure hiérarchique, avec des retraits pour les sous-tâches, afin de faciliter le suivi des tâches à faire.
3 types d'exemples de structure de répartition du travail pour la gestion de projet
C'est là qu'intervient la structure de répartition du travail, qui facilite le processus de décomposition de projets complexes en tâches simples et réalisables. Plus précisément, une structure de répartition du travail est un outil conçu pour aider à mettre en œuvre les tâches du projet en intégrant la portée, le coût et le calendrier de référence du projet.
L'objectif ultime de cet outil est de garantir la cohérence de tous les plans du projet. Il existe généralement trois types de structures de répartition du travail :
1. Structure de répartition du travail basée sur les livrables
Dans une structure de répartition du travail basée sur les livrables, il existe une relation claire entre les livrables ou les résultats du projet et la portée du projet. Cela signifie que le travail à faire joue un rôle fondamental dans l'enregistrement du résultat souhaité.
Par exemple, dans la construction d'une maison, il existe une relation directe entre les fondations et l'excavation. Le modèle de Tableau blanc « Portée du projet » de ClickUp est un excellent moyen de donner à toute l'équipe une visibilité sur la portée de l'ensemble de votre projet.
2. Structure de répartition du travail par phase
Dans une structure de répartition du travail par phases, il n'y a pas de relation directe entre un livrable et un autre. Bien que plusieurs éléments doivent être réalisés pour que le projet fonctionne comme prévu, il est essentiel de souligner que chaque élément n'affecte pas les autres livrables dans l'ensemble du processus. Un projet peut facilement être géré par phases, avec un délai important entre chaque phase.
3. Structure de répartition du travail basée sur le temps
Au fil des ans, les chefs de projet ont utilisé des structures de répartition du travail basées sur le temps dans la gestion de projet. Cependant, cette approche a été très peu prise en compte, car elle ne tient pas compte des livrables, mais uniquement du facteur temps.
Il s'agit toutefois d'une structure de répartition du travail essentielle. Une équipe de projet peut utiliser cette approche pour planifier et détailler la phase du projet à l'étude.
Qu'est-ce qui caractérise un bon modèle de structure de répartition du travail ?
Comme vous le savez déjà, les projets complexes nécessitent des approches stratégiques pour éviter les risques éventuels dans des environnements dynamiques. C'est pourquoi il est essentiel de formuler ou de choisir un bon modèle de structure de répartition du travail afin d'augmenter les chances de réaliser les livrables du projet. Il est difficile de trouver un bon modèle de WBS sur le marché. Cependant, certains aspects font qu'un modèle de structure de répartition du travail est bon.
Il est axé sur les résultats.
En tant que chef de projet, votre objectif ultime est d'obtenir des résultats positifs dans le cadre de votre projet. Votre réussite dépendra des résultats que vous obtiendrez dans le cadre de votre projet. Par conséquent, votre structure de répartition du travail doit être fondamentalement un système axé sur les livrables.
Cela signifie que la représentation visuelle de votre projet doit se concentrer sur les résultats du projet plutôt que sur les activités spécifiques nécessaires pour atteindre ces résultats. En général, il est essentiel de décrire les éléments à l'aide de noms plutôt que de verbes dans votre modèle de structure de répartition du travail.
Le modèle comporte des éléments mutuellement exclusifs.
C'est toujours un défi, mais vous devez vous assurer que les livrables de votre projet ne se chevauchent pas. Votre modèle de structure de répartition du travail doit garantir que chaque niveau est mutuellement exclusif.
Il est important d'éviter que les différents livrables du projet se chevauchent, car cela pourrait avoir un impact négatif sur l'ensemble du projet, en particulier en ce qui concerne la gestion des risques. Dans toute gestion de projet, il est essentiel de veiller à l'exclusivité mutuelle afin de réduire les malentendus et le travail superflu.
Il met en évidence les éléments hiérarchiques.
Chaque projet doit suivre une approche chronologique définie où la hiérarchie est essentielle. Chaque « enfant » du diagramme de flux du projet final doit avoir une relation hiérarchique avec sa tâche parente.
Cela signifie que lorsque vous ajoutez tous les éléments « enfants » nécessaires, vous avez plus de chances d'obtenir une image claire du « parent » ou du résultat final du projet.
Il suit la règle des 100 %.
Traditionnellement, les structures de répartition du travail se présentent sous toutes sortes de formes. Certaines sont personnalisées pour répondre aux exigences spécifiques d'un projet particulier, tandis que d'autres sont génériques.
Cependant, bien que chaque structure de répartition du travail semble être légèrement différente, il est essentiel de souligner qu'elles suivent toutes la règle des 100 %. Cela signifie que chaque niveau de la structure de répartition du travail doit représenter 100 % du niveau parent tout en comportant au moins deux éléments « enfants ».
Les responsabilités de l'équipe sont clairement définies.
L'attribution des tâches d'un projet est l'une des tâches les plus complexes de la gestion de projet. Les chefs de projet ont du mal à attribuer les tâches et les responsabilités aux différents membres de l'équipe.
Cela explique pourquoi certaines tâches et responsabilités se chevauchent, ce qui entraîne une baisse de productivité. Un bon modèle de structure de répartition du travail doit attribuer les tâches à une équipe ou à une personne spécifique, ce qui évitera les chevauchements et autres aspects indésirables du projet.
Il existe 3 niveaux de détail
Un modèle de structure de répartition du travail détaillé est essentiel, car il garantit que tous les aspects du projet ont été traités de manière exhaustive. Vous ne voulez pas d'une structure de répartition du travail contenant des informations insuffisantes. Vous voulez disposer de tous les détails nécessaires pour faciliter l'exécution des tâches du projet.
C'est pourquoi vous trouverez de nombreux modèles de structure de répartition du travail comportant trois niveaux de détail. Par exemple, certaines branches de la WBS seront plus subdivisées que d'autres, ce qui signifie que la portée de votre projet sera très détaillée.
Quand utiliser un modèle de structure de répartition du travail ?
Un modèle de structure de répartition du travail peut sembler superflu pour la plupart des professionnels de la gestion de projet. Ces derniers peuvent estimer qu'un projet de grande envergure peut fonctionner sans ajouter d'éléments inutiles à ses opérations. Cependant, un modèle de structure de répartition du travail est utile dans divers aspects de la gestion de projet. Voici quelques-uns des domaines fondamentaux dans lesquels le rôle d'un modèle de structure de répartition du travail est incontestable.
1. Établir les dépendances du projet
En gestion de projet, il est essentiel de comprendre les dépendances du projet, ce qui permet aux chefs de projet de prendre plus facilement les bonnes décisions. En général, chaque projet comporte de très nombreuses dépendances.
C'est pourquoi la gestion d'un projet complexe est difficile, en particulier lorsque le chef de projet a du mal à comprendre les différentes dépendances et leurs relations mutuelles.
Une structure de répartition du travail établit une relation entre les différentes dépendances du projet. En tant que chef de projet, vous souhaitez comprendre clairement chaque élément de votre projet, et la WBS vous aide à atteindre cet objectif.
2. Estimation du coût du projet
Le coût est un aspect fondamental de tout projet. En tant que chef de projet, vous devez disposer d'un budget précis pour ce que le projet est susceptible de consommer.
Des difficultés apparaissent lorsque le coût estimé du projet dépasse ce que vous aviez prévu. C'est un problème que tous les chefs de projet chevronnés veulent éviter. Cependant, grâce à un modèle de structure de répartition du travail, vous obtenez des informations détaillées sur le coût de divers projets.
Vous pouvez facilement estimer tous les coûts que votre projet nécessitera pour atteindre ses objectifs. Les estimations de coûts réels vous permettent d’achever votre projet du début à la fin sans les difficultés financières auxquelles les chefs de projet sont généralement confrontés.
3. Détermination de l’échéancier et des échéanciers du projet
Outre les coûts du projet, l'établissement d'un échéancier de gestion de projet a toujours été un défi important pour les chefs de projet. Chaque chef de projet souhaite disposer de suffisamment de temps pour mener à bien ses projets. Cependant, ce n'est pas toujours le cas. Chaque projet doit être achevé dans un délai précis afin d'aider les différentes parties prenantes.
En tant que chef de projet, un modèle de structure de répartition du travail est votre outil de référence pour déterminer les échéanciers et les délais du projet. Grâce à ce modèle, il sera plus facile d'établir le temps nécessaire à la réalisation de chaque tâche du projet.
Cela permet de garantir que le projet sera achevé dans les délais impartis, dans l'intérêt des différentes parties prenantes.
4. Identification des risques liés au projet
Chaque projet est mené dans un environnement dynamique, de sorte que divers éléments fondamentaux sont susceptibles de changer, ce qui aura une incidence sur les livrables du projet. En tant que chef de projet, vous devez être conscient des risques et des incertitudes potentiels du projet afin de relever ces défis dès qu'ils se présentent.
Un modèle de structure de répartition du travail ne se limite pas à présenter les éléments du projet et leurs relations entre eux. Il met également en évidence les risques et incertitudes auxquels les chefs de projet peuvent être confrontés. Ce modèle de base est indispensable, car il vous aidera à détecter les risques potentiels du projet et à les traiter avant qu'ils ne nuisent aux résultats attendus.
5. Suivi de l'avancement de votre projet
En tant que chef de projet, vous souhaitez comprendre la progression quotidienne de votre projet. Il est essentiel de comprendre la progression de votre projet, en particulier pour analyser si celui-ci respecte l'échéancier et le budget prévus. Grâce à un modèle de structure de répartition du travail, vous comprendrez rapidement chaque étape de votre projet et pourrez vous adapter pour respecter l'échéancier et le budget si nécessaire.
Organisez vos projets dans un modèle de structure de répartition du travail
En tant que chef de projet, vous souhaitez prendre les bonnes décisions pour votre prochain projet. Vous devez donc vous assurer de disposer d'une structure de répartition des tâches claire et concise qui vous aidera à gérer le temps, à contrôler le projet et à attribuer les tâches.
Chez ClickUp, vous pouvez obtenir des modèles de structure de répartition du travail conçus pour répondre aux besoins de votre projet. Inscrivez-vous gratuitement à ClickUp dès aujourd'hui et commencez à gérer efficacement votre projet.