Nous sommes tous passés par là. Lorsque vous avez atteint votre limite et que vous n'arrivez pas à vous souvenir des étapes suivantes que Barb vous a demandées dans votre dernier.. réunion virtuelle .
Ce sentiment vous frappe comme une tonne de briques, toujours au pire moment - à mi-parcours d'une présentation ou juste après avoir signé en se demandant ce qui vient de se passer. Heureusement, il n'y a aucune raison de paniquer car la solution est simple : vérifiez le compte-rendu de la réunion!
Les réunions sont une composante essentielle du lieu de travail et représentent environ 15 % du temps de travail d'un employé d'une organisation . Mon travail représente presque une journée entière !
En l'absence d'un logiciel de suivi des procès-verbaux de réunion les équipes peuvent perdre le fil des discussions essentielles à la résolution des problèmes majeurs de l'entreprise. En enregistrant avec précision ce qui se passe lors de ces réunions, vous investissez dans la santé, la fonction et l'efficacité futures de votre équipe.
Pourtant, la grande question demeure : comment faire pour rédiger correctement un compte rendu de réunion ? C'est là que nous intervenons ! 💪🏼
À la fin de cet article, vous saurez comment rédiger un compte rendu de réunion et vous disposerez de 10 modèles de compte rendu de réunion personnalisables pour ClickUp, Excel et Word afin de tenir votre équipe informée.
Mettez vos lunettes à lumière bleue, ouvrez votre bloc-notes numérique et abonnez-vous !
Qu'est-ce qu'un procès-verbal de réunion ?
Le procès-verbal d'une réunion (également appelé minutes de la réunion ou MOM) constitue un document écrit sur ce qui s'est passé au cours d'une réunion, de sorte que toutes les personnes concernées - qu'elles aient assisté ou non à la réunion - disposent d'un compte rendu clair.
Il s'agit d'un outil précieux pour les organisations qui se réunissent régulièrement à l'occasion d'évènements tels qu'une réunion du Conseil de l'Europe réunion de lancement d'un projet ou une mise à jour du statut. Terminés, ils permettent d'ouvrir une fenêtre sur les discussions passées, de revenir sur des idées et de faciliter la résolution des problèmes.
Ils constituent également un moyen rapide pour les supérieurs de se tenir au courant des changements importants. Si un membre a manqué l'invitation, il peut se référer au compte rendu et s'adresser à la personne concernée pour poser des questions ou faire des commentaires.
Mais notre manière personnelle préférée d'utiliser les procès-verbaux de réunion est la reconnaissance de l'équipe. Si un client vous félicite pour vos performances dans le cadre d'un projet, cela figure dans le compte rendu ! Qui n'aime pas le moral d'une équipe en bonne santé ? 👏
La version finale est ensuite relue pour détecter d'éventuelles erreurs ou fautes de frappe, puis envoyée à tous les membres de l'équipe, y compris à ceux qui ont manqué la réunion ou qui auraient intérêt à savoir ce qui s'est passé. Cela garantit que tout le monde a accès à des informations vitales en temps opportun et évite le FOMO induit par le PTO au travail. 💞
Bonus: Cadence des réunions pour les Teams à distance
Comment rédiger un compte rendu de réunion
Les comptes rendus de réunion varient en fonction des besoins, du secteur d'activité ou du produit de votre équipe, mais tous les comptes rendus doivent contenir quelques informations clés :
- Le titre et l'objet de la réunion
- La date et l'heure
- Liste des participants (nom, titre et organisation)
- Aagenda/cadence de la réunion* Un bref résumé de chaque élément de discussion
- Les principales décisions et éléments d'action
- La date de la prochaine réunion
Certaines sections seront plus longues que d'autres. Le titre, la date et l'heure ne doivent pas occuper plus d'une ligne, tandis que le résumé de l'ordre du jour peut prendre quelques paragraphes. Les participants et les éléments d'action doivent être des listes à puces succinctes.
Chaque section doit s'aligner sur le l'agenda de la réunion . Cela permet au lecteur de comprendre la commande des évènements et de sauter facilement d'un point à l'autre pour en retrouver un autre ! Considérez le compte rendu de votre réunion comme les notes d'étincelles de la réunion : il est facile à assimiler, mais il vous donnera quand même toute l'histoire !
Si des sujets supplémentaires sont abordés alors qu'ils n'étaient pas prévus à l'agenda, vous pouvez créer une nouvelle section ou en désigner une autre comme "discussion ouverte" ou "autres éléments" pour indiquer qu'un problème s'est posé alors qu'il n'était pas prévu à l'origine.
Il est essentiel de saisir toutes ces informations pour que les notes soient complètes et approfondies. C'est pourquoi vous devez toujours commencer par un modèle de compte rendu de réunion pour vous assurer que rien n'a été oublié. 🤓
Qu'est-ce qu'un modèle de compte rendu de réunion ?
Un modèle de compte rendu de réunion est un document préformaté qui contient tout ce dont vous avez besoin pour rédiger le compte rendu d'une réunion. Le bon modèle vous permettra d'ajouter des informations clés telles que les personnes présentes, le début et la fin de la réunion, les points clés, et bien plus encore.
De plus, les modèles de procès-verbaux de réunion travaillent avec différentes logiciel de collaboration documentaire pour vous aider à les modifier, les personnaliser et les réutiliser lors de réunions ultérieures.
ClickUp Docs permet une mise en forme riche et des commandes de barre oblique dans ClickUp Docs commandes slash pour un travail plus efficace
Qu'est-ce qui fait un bon modèle de compte-rendu de réunion ?
Un modèle de compte rendu de réunion efficace vous fournira tous les outils nécessaires pour documenter suffisamment les évènements d'une réunion. Grâce à ce modèle, vous devriez être en mesure d'organiser tous les détails de la réunion dans un format présentable et accessible que tout le monde peut comprendre.
Mais avant de commencer à créer votre propre modèle à partir de zéro ou d'investir dans le premier modèle qui apparaît lors de votre recherche, il y a quelques fonctionnalités importantes à rechercher dans un modèle de compte rendu de réunion efficace :
- Des fonctionnalités de collaboration permettant de modifier, commenter etdéléguer le travail au sein de l'équipe
- Des options de partage et de permissions flexibles pour s'assurer que les bonnes personnes ont accès à vos comptes rendus
- Des options de style intuitives et riches pour mettre en forme vos réunions
- La possibilité d'intégrer d'autres fichiers, des médias, des liens et des images dans votre document
Les meilleurs modèles de compte-rendu de réunion sont compatibles avec votre logiciel préféré ou y sont intégrés modification en cours de l'outil d'édition de documents. Il est ainsi possible d'intégrer votre modèle à vos autres outils de réunion de travail ou même votre plateforme de réunion virtuelle ! Dans ce cas, s'assurer que votre modèle de procès-verbal de réunion s'aligne sur votre pile technologique est un autre atout majeur.
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Mettez en forme et collaborez facilement sur les documents Teams aux côtés de l'équipe sans chevauchement dans ClickUp
Ces éléments feront en sorte que chaque réunion en vaille la peine et que chacun reparte avec les informations dont il a besoin. Associé à d'autres documents et enregistrements de réunion, votre modèle de compte rendu de réunion sera un atout inestimable pour optimiser la productivité de chaque réunion.
10 modèles et exemples de procès-verbaux de réunion
Pour vous aider à trouver le modèle dont vous avez besoin à temps pour votre prochaine session de brainstorming, utilisez cette liste de nos 10 meilleurs modèles de compte rendu de réunion pour vos éditeurs de documents favoris. Vous trouverez des descriptions détaillées des modèles et des fonctionnalités, et vous pourrez accéder à chaque modèle directement à partir de cet article !
1. Modèle de procès-verbal de réunion par ClickUp
Modèle de procès-verbal de réunion par ClickUp
Le Modèle de procès-verbal de réunion par ClickUp rend plus facile que jamais l'inclusion de tous les détails cruciaux d'une réunion à l'aide d'un modèle de procès-verbal d'une page ClickUp Doc qui peut être modifié, partagé et copié pour les réunions à venir.
Ce modèle est mis en forme avec des sections distinctes pour les informations générales, l'agenda de la réunion, les mises à jour, les annonces, etc. Il est également très visuel, avec des fonctionnalités de style personnalisables pour ajouter des checklists, des tableaux, des médias, des données, et plus encore pour aider les membres à assimiler rapidement le procès-verbal.
Spécialement conçu pour les réunions de routine avec l'équipe, ce modèle convivial pour les débutants couvre toutes vos bases et constitue un excellent point de départ pour ceux qui n'ont pas l'habitude de rédiger des comptes rendus de réunion en général ! Si vous êtes à la recherche d'une structure simple mais complète qui rende l'organisation efficace - quel que soit le type de réunion -ce modèle de document devrait être le vôtre.
2. Procès-verbal de réunion Modèle de document par ClickUp
Modèle de cadre de compte rendu de réunion par ClickUp
Non seulement le Modèle de cadre de compte rendu de réunion par ClickUp convivial pour les débutants, facile à personnaliser et complet - il existe également au sein de la fonctionnalité puissante et collaborative Teams de ClickUp qui vous permet de travailler aux côtés de votre équipe avec une modification en cours.
Résumez les détails importants de vos réunions, y compris les participants, les éléments d'action et les liens vers des ressources supplémentaires, que vous pouvez organiser de manière pratique en tant que sous-pages distinctes dans votre document de compte rendu de réunion.
Vous pouvez également utiliser ce modèle de cadre pour suivre les éléments clés appris, les résultats pour les parties prenantes et les tâches que les coéquipiers désignés doivent achever sur la base des éléments d'action énumérés. La profondeur de ce modèle en fait la ressource parfaite pour garder tout le monde informé, engagé et sur la même page, littéralement.
Ajoutez des emojis, des images, des options de mise en forme et de stylisme pour structurer instantanément vos notes et de faire ressortir vos écrits. De plus, vous pouvez partager votre document instantanément par URL ou le joindre à votre tâche pour y accéder facilement à tout moment. À ne pas mentionner que les documents ClickUp sont directement connectés à vos flux de travail ?
3. Modèle de procès-verbal de réunion (MoM) par ClickUp
Procès-verbal de réunion (MoM) Modèle de ClickUp
En adoptant une approche organisationnelle légèrement différente pour vos procès-verbaux, le modèle de procès-verbal de réunion (MoM) de ClickUp vous permet d'avoir une vue d'ensemble de la situation Modèle de procès-verbal de réunion (MoM) par ClickUp applique une tâche pré-construite à votre environnement de travail. Cela simplifie et standardise le processus traditionnel de prise de notes en structurant vos détails récurrents et vos éléments d'action dans un Liste .
Dans cette tâche, vous trouverez un guide de démarrage dans la description de la tâche, qui explique étape par étape comment utiliser le modèle de la manière la plus productive possible. Vous aurez également accès à plusieurs Documents d'aide pour tirer le meilleur parti des autres fonctionnalités clés de ClickUp, notamment sous-tâches , Champs personnalisés , Checklists et bien d'autres choses encore.
Outre la description de la tâche, ce modèle remplit automatiquement quatre sous-tâches pour suivre les présences, les éléments de la prochaine réunion, les problèmes en cours et afficher l'ordre du jour de la réunion de cette semaine. Et pour vérifier que tous les éléments ont été abordés, votre rédacteur de compte rendu peut utiliser la checklist d'évaluation post-réunion pour déterminer si la réunion a été une réussite au regard de ses objectifs.
4. Modèle de procès-verbal de réunion du Conseil d'administration par ClickUp
Modèle de procès-verbal de réunion du Conseil d'administration par ClickUp
Les exigences de vos procès-verbaux de réunion peuvent différer lorsqu'il s'agit d'équipes à travers différents secteurs et cas d'utilisation. Heureusement, ClickUp propose des tonnes de modèles pour remédier à ce même défi ! En commençant par le Modèle de procès-verbal de réunion du Conseil d'administration par ClickUp .
Comme les autres modèles de ce guide, ce modèle de document de compte rendu de réunion vous permet d'enregistrer et d'étiqueter tous les participants, ainsi que l'ordre du jour et les éléments d'action. Mais votre conseil d'administration peut avoir des attentes spécifiques qui diffèrent de celles d'une réunion classique, et ce modèle comprend cela. Vous avez donc également la possibilité d'enregistrer les résultats du vote pour chaque élément de l'action et de fournir des notes de haut niveau sur la réunion.
Vous pouvez également partager rapidement le document avec tous les autres acteurs clés en utilisant le bouton "Partager le document" dans ClickUp !
5. Modèle de compte rendu de réunion de gestion de projet par ClickUp
Modèle de compte rendu de réunion de gestion de projet par ClickUp
Le Modèle de compte rendu de réunion de gestion de projet par ClickUp vous aidera à tirer le meilleur parti de votre réunions de gestion de projet avec une liste achevée d'éléments dans une tâche ClickUp personnalisable.
Vous pouvez commencer à utiliser ce modèle avant la réunion de lancement du projet grâce à des sections désignées pour les liens utiles, les détails de la réunion, l'agenda et les membres de l'équipe du projet, le tout à partir de la description complète de la tâche.
Une autre section détaille l'examen du calendrier du projet, qui indiquera le travail achevé, le travail forfaitaire et d'autres notes diverses. En outre, vous pouvez dresser la liste des différents risques et problèmes susceptibles d'avoir un impact négatif sur chaque projet à l'aide de l'un des six champs personnalisés proposés dans ce modèle.
À partir de là, vous pouvez superviser la progression de votre projet après la réunion grâce à cinq sous-tâches prédéfinies pour :
- S'assurer que tous les membres ont accès aux outils appropriés
- Les coûts sont ventilés pour l'équipe de gestion de la qualité
- Les tableaux de bord des indicateurs clés de performance sont en place
Et bien d'autres choses encore ! Si vous avez besoin d'un modèle complet de compte rendu de réunion pour la gestion de projet, vous aurez du mal à trouver un meilleur modèle que celui-ci.
6. Modèle de notes de réunion par ClickUp
Modèle de notes de réunion par ClickUp
Vous n'êtes pas encore prêt à rédiger le compte rendu d'une réunion ? Commencez par prendre des notes détaillées ! Le modèle Modèle de notes de réunion par ClickUp est le modèle parfait pour les réunions modèle de notes pour organiser les détails de votre réunion et faire en sorte que les membres de l'équipe restent en phase.
Les sections de ce modèle comprennent :
- Date de la réunion, heure, agenda
- Lien vers l'enregistrement de la réunion
- Les points clés à retenir et le résumé
- Éléments d'action.
Ensemble, ces modèle de one-pager vous aidera à prendre des notes de base qui pourront compléter d'autres documents de la réunion - y compris le procès-verbal de la réunion !
7. Notes de réunion récurrentes par ClickUp
Notes de réunions récurrentes par ClickUp
Un autre modèle qui peut aider à la prise de notes pendant les réunions est le suivant Notes de réunion récurrentes par ClickUp . Ce modèle est idéal si vous organisez des réunions régulières et souhaitez suivre la progression de chaque réunion récurrente.
Vous pouvez utiliser ce document pour gérer tous les éléments de l'agenda, dresser la liste des tâches à accomplir, vous rafraîchir la mémoire sur les réunions précédentes grâce à un aperçu de haut niveau, et attribuer différentes actions aux membres de l'équipe. Bien entendu, vous pouvez également inclure des détails tels que la date des réunions passées, présentes et futures, l'objet spécifique de la réunion, les participants et les absents. En outre, indiquez si le nombre de participants atteint le quorum pour chaque réunion.
8. Modèle de suivi de réunion par ClickUp
Modèle de suivi de réunion par ClickUp
Vous souhaitez une solution pour suivre les réunions du début à la fin ? Ajoutez le Modèle de suivi de réunion par ClickUp à votre environnement de travail ! Ce modèle détaillé comprend toutes les informations dans une Liste complète et exploitable pour planifier, préparer et gérer les éléments d'action au fur et à mesure.
Vous pouvez utiliser ce modèle pour suivre tous les types de réunions et de projets, qu'il s'agisse de tête-à-tête et les revues d'entreprise trimestrielles aux célébrations d'anniversaires et autres évènements qui sortent du cadre des réunions d'affaires traditionnelles.
Le modèle comprend de nombreux composants pour faciliter tous les aspects du suivi des réunions, notamment trois statuts, huit champs personnalisés et quatre types d'affichage.
9. Modèle de procès-verbal de réunion pour Excel
Modèle de procès-verbal de réunion pour Excel via WPS Templates
Bien que ClickUp soit une excellente solution pour conserver tous les documents de réunion dans un emplacement unique avec une partageabilité optimale et d'autres fonctionnalités, vous pouvez vouloir utiliser un procès-verbal de réunion pour Excel si votre organisation investit déjà dans les produits Microsoft. Cette liste de suivi des procès-verbaux de réunions est un modèle de feuille de calcul de base permettant de noter les détails des réunions de cadres.
Ce modèle de compte rendu de réunion au format XLS utilise une disposition de feuille simple avec plusieurs colonnes pour suivre tous les détails de la réunion. Incluez des informations telles que la description des tâches, les assignés, les dates d'échéance, les ressources nécessaires et les statuts des cadres.
10. Modèle de procès-verbal de réunion pour Microsoft Word
Modèle de procès-verbal de réunion via Microsoft 365
Si vous utilisez régulièrement Microsoft Word, vous pourriez bénéficier d'un Modèle de compte-rendu de réunion pour Word, Microsoft proposant un certain nombre de modèles de compte-rendu de réunion. Vous trouverez de nombreux modèles de documents personnalisables pour tous les types de réunions, y compris les réunions d'administrateurs, les réunions de parents d'élèves, et ce modèle de compte rendu de réunion classique pour les réunions générales d'équipe.
Vous ne trouvez pas de modèle approprié pour Word ? Microsoft vous permet également de créer des documents à partir de zéro.
Procès-verbal de réunion Bonnes pratiques
La façon dont vous rédigez le compte rendu d'une réunion dépend de votre style d'écriture et de votre capacité à prendre des notes rapidement. Avec un peu de temps et d'expérience, vous développerez un rythme qui vous permettra de saisir les bonnes informations.
Cela dit, voici quelques rappels qui vous aideront à rédiger le meilleur compte rendu de réunion qui soit :
Votre preneur de notes n'est pas votre rédacteur de compte rendu
Les notes et les comptes rendus sont différents - et il faut les traiter comme tels ! Alors que les notes et les procès-verbaux sont différents, ils doivent être traités de la même manière ! les notes de réunion qu'ils soient formels ou informels, les comptes rendus de réunion comportent un ensemble standard de paramètres et d'informations.
Il arrive que les organisateurs de réunions chargent des animateurs de prendre des notes sur une réunion et demandent ensuite à cette même personne de rédiger un compte rendu de réunion à partir de ces notes. Dans d'autres cas, le planificateur de la réunion peut même utiliser ces conditions d'utilisation comme des synonymes ! En faisant cela, vous risquez de sacrifier la cohérence et la qualité de vos procès-verbaux.
En confiant trop de responsabilités à la personne chargée de prendre les notes, vous risquez d'avoir des notes moins complètes ou des lacunes dans certaines parties du compte rendu de la réunion. En confiant les deux tâches à une seule personne, vous risquez de compromettre sa capacité à faire l'une ou l'autre avec succès.
Par conséquent, si vous êtes responsable du compte rendu, concentrez-vous à 100 % sur cette tâche.
$$$a Raconter l'histoire aussi efficacement que possible
Concentrez-vous sur les points importants.
Au lieu de vous attarder sur chaque petit détail, concentrez-vous sur les éléments importants et laissez au lecteur le soin de poser des questions. Votre compte-rendu les orientera vers la bonne personne à qui s'adresser pour un suivi 🙂
Si un problème est soulevé au cours de la réunion, veillez à le documenter :
- Le problème ou le défi abordé
- Les idées envisagées comme solutions
- La voie à suivre convenue
- La date à laquelle vous pouvez vous attendre à ce que le problème soit résolu
L'ajout d'informations supplémentaires peut gêner le lecteur et rendre le compte rendu plus difficile à suivre. Il est préférable de n'inclure que les points les plus importants.
Faites le ménage
Croyez-moi, vous ne voudrez pas partager le compte rendu brut de votre réunion sans y apporter une modification en cours. Au lieu de cela, utilisez votre première version comme base pour structurer votre projet final. Au cours du processus de modification, vous transformerez les notes en un récit cohérent qui suivra la structure des comptes rendus de votre équipe.
Pendant la réunion, concentrez-vous sur les informations. Ne vous préoccupez de l'organisation de vos notes qu'au moment de la modification en cours : c'est alors que le compte rendu prend forme !
En relisant et en réécrivant vos notes, vous vous souviendrez mieux de la discussion et vous aurez une nouvelle perspective sur chaque sujet.
Conseil professionnel:_ Plutôt que de faire confiance à votre bon vieux papier et crayon pour ce travail, essayez de prendre des notes structurées dans un bloc-notes numérique !
Des outils comme Le bloc-notes de ClickUp et Extension Chrome constituent une solution rapide et intuitive pour une prise de notes rapide. Mettez instantanément en forme et donnez du style grâce à la modification en cours du texte riche pour rendre vos notes plus approfondies, même en milieu de réunion.
utilisez l'édition de texte enrichi pour mettre en forme et donner du style à vos notes dans ClickUp, même au milieu d'une réunion
Toujours, toujours, toujours poser des questions
Ne laissez rien au hasard ! Si des notes ou des commentaires ne semblent pas clairs, demandez des éclaircissements à la personne concernée. Le plus important est que les faits soient exacts pour ceux qui n'ont pas pu assister à l'événement ou qui ont besoin d'une mise à jour. La précision prime sur la rapidité !
La responsabilité commence par les éléments d'action
Vos éléments d'action seront l'un des éléments les plus courts du procès-verbal de votre réunion, mais peut-être le plus important !
C'est dans cette section que vous consignez les étapes à suivre pour résoudre les problèmes abordés au cours de la réunion. C'est pourquoi chaque élément d'action doit comporter quelques détails précis :
- La décision ou l'action qui doit être prise
- La personne chargée d'achever la tâche
- La date à laquelle la tâche doit être achevée
C'est ainsi que les comptes rendus de réunion favorisent la responsabilisation et aident les participants à suivre les tâches de manière plus efficace. Notre suggestion ? Rédigez votre compte rendu de réunion dans un outil documentaire dynamique qui vous permet de d'ajouter et d'assigner des commentaires à vos écrits.
ajoutez des commentaires à l'équipe, attribuez des éléments d'action et convertissez le texte en tâches ClickUp Docs_
(AP) Le style compte
C'est toujours une bonne idée de suivre le AP Stylebook lors de la finalisation de votre résumé. Le compte rendu de la réunion doit être modifié, relu et exempt d'erreurs. Les fautes de frappe détournent l'attention du lecteur du sujet traité et, honnêtement, elles ne sont tout simplement pas professionnelles.
Vérifiez, revérifiez et faites vérifier votre travail par quelqu'un d'autre. Éliminez les erreurs et permettez au lecteur de se concentrer sur le contenu.
Rectifiez les faits
L'objectif premier d'un procès-verbal de réunion est d'expliquer ce qui s'est passé.
Consultez vos notes ou les l'enregistrement de la réunion pour vous assurer que vous partagez les bonnes informations. Et au lieu de deviner, parlez à vos pairs ! Faites tout ce qui est en votre pouvoir pour vérifier la fiabilité du procès-verbal.
Préparez vos réunions avec le bon modèle de compte rendu de réunion
Si les modèles peuvent vous faire gagner un temps fou, ils deviennent encore plus précieux lorsque vous pouvez les modifier, y accéder et les gérer en même temps que votre autre travail. Logiciel de gestion de projet gratuit comme ClickUp est conçu pour résoudre ce problème et bien plus encore.
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Et avons-nous fait mention du fait que ClickUp s'intègre avec plus de 1 000 autres outils de travail ? Même Zoom ! Tout cela pour faciliter le processus de rédaction de votre compte-rendu de réunion. 😇
Et le meilleur : ces fonctionnalités sont achevées et gratuites .
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