Comment choisir la bonne cadence de réunion pour votre équipe ?

Le travail télétravail et le travail hybride sont là pour rester.

Et avec ce modèle de travail, il peut être difficile de garder les équipes connectées et informées à tout moment (ajoutez les différents fuseaux horaires pour rendre les choses encore plus difficiles). 👀

Ainsi, dans un effort pour rester en phase avec nos équipes, nous nous sommes tournés vers des réunions planifiées pour faire le point sur les mises à jour, examiner les éléments d'action de donner un retour d'information, et la liste est encore longue. Mais le fait est que le temps est précieux.

C'est d'autant plus vrai lorsque vous travaillez dans un environnement qui évolue rapidement, car vous devez vous assurer que vous tirez le meilleur parti de vos réunions.

C'est pourquoi il est important de connaître l'objet de la réunion, d'avoir un plan d'action et d'avoir une vision claire de la situation agenda de la réunion et planifier la bonne cadence de réunion peut faire une différence significative pour votre équipe.

Dans cet article, vous apprendrez ce qu'est une cadence de réunion, à quelle fréquence planifier les réunions et quels outils de gestion des réunions vous pouvez utiliser pour réduire vos réunions au minimum et tenir vos équipes à distance informées à tout moment.

Nous avons également ajouté quelques conseils et suggestions pour vous aider à déterminer ce qui fonctionne le mieux pour votre équipe, ainsi que des modèles de réunion pour structurer vos appels et les rendre aussi productifs que possible.

Qu'est-ce qu'une cadence de réunion ?

Une cadence de réunion désigne simplement la fréquence à laquelle une réunion est organisée.

Par exemple, si vous et un collaborateur direct vous rencontrez tous les vendredis matin, il s'agit d'une réunion hebdomadaire. Si l'on vous demande de vous réunir tous les deux mois, il s'agit d'une cadence bimensuelle.

Pour les équipes à distance, il peut être plus difficile de s'y retrouver. Le défi pour chaque entreprise est de savoir à quelle fréquence les réunions doivent avoir lieu. Dans une main-d'œuvre de plus en plus distribuée, les appels en face-à-face de Teams semblent remplacer un grand nombre de réunions en personne et deviennent parfois la seule interaction que vous aurez avec votre équipe.

Et bien que nous aimions tous apercevoir l'animal de compagnie de quelqu'un en arrière-plan d'un appel, ces appels peuvent en fait.. nuire à la joie de vivre et à la productivité des employés car ils peuvent être perturbés si trop de réunions prennent le pas sur leur journée.

Alors, À faire pour équilibrer votre emploi du temps et trouver la bonne cadence de réunion pour vos équipes à distance ?

Découvrons-le.

Comment choisir la bonne cadence de réunion

La bonne cadence de réunion sera différente pour chaque entreprise et ses besoins. Certaines équipes auront besoin d'une fréquence de réunion plus ou moins élevée en fonction de leurs rôles, de leurs projets et du type de réunion.

En fonction du type de réunion, les cadences de réunion les plus courantes sont :

• Réunions quotidiennes
• Réunions hebdomadaires
• Réunions d'équipe bihebdomadaires
• Réunions mensuelles
• Réunions trimestrielles

Outre le fait de paramétrer une cadence de réunion et des type de réunion vous devrez également déterminer quelles réunions peuvent être faites de manière asynchrone ou synchrone. Pouvez-vous communiquer des mises à jour par l'intermédiaire d'un application de messagerie d'entreprise ou au sein d'une outil de gestion de projet avec des fonctionnalités de messagerie ?

Quoi qu'il en soit, votre objectif est de tenir vos équipes informées et sur la bonne voie pour atteindre leurs Objectifs, tout en laissant suffisamment de liberté pour que chacun puisse travailler de manière asynchrone et de manière autonome sans ajouter trop de trop de réunions à leur emploi du temps de travail .

Réunions asynchrones et synchrones

Une fois que vous avez déterminé que vous avez une cadence hebdomadaire pour un projet et une autre cadence hebdomadaire pour une réunion de tout le personnel, cela ne signifie pas que ces réunions doivent être mises en forme de la même manière.

La première étape pour mettre en forme votre réunion consiste à déterminer si la réunion est destinée à la recherche d'informations ou à la transmission d'informations. Cela a une grande importance lorsque vous déterminez la meilleure façon de procéder à l'enregistrement.

Les réunions de recherche d'informations peuvent entrer dans l'une ou l'autre des catégories suivantes :

• Aréunion de lancementpour un nouveau projet
• Réunion de l'équipe de projet pour discuter des prochaines étapes
• Réunion de la direction pour vérifier le fonctionnement des équipes
• Aen tête-à-tête avec un collaborateur direct pour faire le point sur les objectifs et les tâches

Ce type de réunion se déroule généralement en personne ou sous la forme d'une rapide mise à jour virtuelle par le biais d'une visioconférence comme Zoom.

Voici quelques exemples de réunions donnant des informations :

• Un compte rendu quotidien
• Une mise à jour sur un projet
• Le rapport annuel d'une entreprise

En établissant la bonne cadence de réunion d'équipe pour votre entreprise, ainsi que le bon format de réunion, vous réduirez le nombre de réunions de faible valeur et permettrez à chacun de se concentrer sur la productivité et le plaisir d'être au travail.

Voici quelques cadences et types de réunions à prendre en compte, ainsi que des modèles pour vous aider à faire en sorte que vos réunions soient productives pour tous les participants.

Modèles de cadence de réunion

1. Réunions quotidiennes

**Les réunions quotidiennes sont des réunions informelles qui ont lieu tous les jours. Elles sont nécessaires et utiles pour les équipes, telles que les équipes d'ingénierie et de développement, afin d'assurer l'alignement, de partager les résultats et d'aider à identifier les facteurs de blocage.

Bien que les réunions quotidiennes semblent être un excellent moyen de se tenir au courant de la progression et des changements quotidiens, elles peuvent s'avérer contre-productives et perturbatrices si elles ne sont pas gérées correctement.

Par conséquent, pour tirer le meilleur parti de votre réunion quotidienne et garantir une session productive, il est préférable d'arriver à la réunion préparé avec un agenda et un document modèle que les membres de votre équipe peuvent facilement consulter à tout moment et remplir avant la réunion.

CONSEILS DE PRO POUR LES RÉUNIONS QUOTIDIENNES Astuce : Créez votre propre agenda ou utilisez ce modèle personnalisable Modèle de réunion debout quotidienne par ClickUp pour vous donner, à vous et à vos équipes, un système organisé, structuré et reproductible pour capturer et afficher les mises à jour quotidiennes.

Ce modèle est disponible dans les formats suivants Tableaux blancs ClickUp et personnalisé de quelque manière que ce soit pour assister vos flux de travail uniques. Il enregistre également vos données et les reflète en temps réel. Comme il est intégré à ClickUp, votre équipe peut insérer des liens vers les tâches et connecter ce document à son travail.

La réunion de compte rendu quotidienne a pour but de faciliter la coordination de l'équipe. Cette boucle de rétroaction rapide aide les équipes à s'aligner et à rester sur la bonne voie, ce qui est similaire à une réunion quotidienne au football. Si un problème surgit, vous pouvez le régler rapidement et maintenir les projets sur la bonne voie

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2. Réunions hebdomadaires

Il existe différents types de réunions qui peuvent être programmées sur une base hebdomadaire. L'une des réunions les plus importantes à organiser dans le cadre de cette cadence est la réunion en tête-à-tête.

Les réunions en tête-à-tête permettent aux cadres et aux dirigeants de s'entretenir en tête-à-tête avec leurs subordonnés directs ou leurs collègues. Ce temps est consacré à la connexion et à l'établissement d'une relation entre les deux parties et permet de s'assurer que les employés reçoivent l'assistance dont ils ont besoin pour réussir dans leur rôle.

Ces réunions sont également l'occasion de s'aligner sur les objectifs, de prendre le pouls de la charge de travail et de fournir un fournisseur prestataire pour s'assurer que les attentes sont satisfaites.

CONSEIL POUR LES RÉUNIONS HEBDOMADAIRES Rendez vos réunions hebdomadaires productives et standardisez vos réunions hebdomadaires individuelles en utilisant le Modèle de réunion individuelle par ClickUp .

Ce modèle peut être appliqué à Documents ClickUp où vous pouvez noter des détails importants tels que les priorités, les éléments d'action, etc. Conservez toutes vos notes de vos réunions hebdomadaires en un seul endroit en ajoutant une nouvelle page dans le même document. Vous avez également l'option de partager ce document avec d'autres personnes ou de le garder privé pour garantir un espace sûr à vos employés.

Le modèle 1:1 de ClickUp comprend des pages préconstruites pour les rôles des employés, les attentes et les agendas des réunions récurrentes pour chaque membre de l'équipe. Créez des pages imbriquées dans chaque page pour encore plus d'organisation

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3. Réunions mensuelles

Les réunions mensuelles récurrentes sont importantes pour faire le point avec votre équipe. Au cours de ces réunions, vous pouvez obtenir des mises à jour sur les objectifs mensuels, examiner la progression pour vous assurer que votre équipe est sur la bonne voie pour atteindre ses objectifs trimestriels, et identifier les goulets d'étranglement et les obstacles pour préparer votre équipe à la réussite dans les mois à venir.

Les réunions d'équipe de projet, au cours desquelles les équipes de projet et les parties prenantes se réunissent pour discuter du statut de leurs projets en cours, sont un exemple de réunion pouvant être programmée à un rythme mensuel.

ASTUCE POUR LES RÉUNIONS MENSUELLES Donnez aux équipes et aux parties prenantes une représentation visuelle facile à digérer de votre plan d'action résumé du projet en utilisant le Modèle de rapport sur le statut du projet par ClickUp .

Ce modèle est disponible dans les Tableaux blancs ClickUp, où votre équipe peut collaborer, ajouter des mises à jour, apporter des modifications, et plus encore, de manière simultanée ou asynchrone. Utilisez ce modèle pour tenir toutes les parties prenantes au courant du développement, prévenir les problèmes avant qu'ils ne surviennent et garantir que le projet sera achevé dans les délais impartis.

Créer un rapport détaillé et facile à suivre rapport sur le statut du projet dans les Tableaux blancs ClickUp

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4. Réunions trimestrielles

Les réunions trimestrielles sont idéales pour partager les mises à jour des projets, discuter des résultats du dernier trimestre, célébrer les victoires et préparer le trimestre à venir avec votre équipe ou l'ensemble de l'organisation. Terminées, ces réunions peuvent contribuer à remonter le moral de l'équipe, à améliorer l'alignement interfonctionnel et à maintenir tout le monde sur la bonne voie pour atteindre ses objectifs.

Les réunions trimestrielles ont de nombreuses utilités, mais les plus courantes sont les réunions de forfait, les réunions du Tableau et les réunions générales.

CONSEILS POUR LES RÉUNIONS TRIMESTRIELLES Astuce : Préparez facilement votre prochaine réunion trimestrielle à l'échelle de l'entreprise et déléguez le travail grâce à l'outil de planification des réunions trimestrielles Modèle de réunion générale par ClickUp .

Ce modèle propose des statuts personnalisés prédéfinis, des champs personnalisés et des vues multiples pour vous donner un aperçu structuré et détaillé de vos tâches et vous permettre de de couvrir toutes les annonces importantes . Utilisez le modèle tel quel ou personnalisez-le en fonction de vos besoins. Il est également accompagné d'un guide de démarrage pour vous aider à tirer le meilleur parti de ce modèle.

Gérez facilement la logistique, le temps et le forfait de votre prochaine réunion d'entreprise avec le Réunion "All Hands Modèle par ClickUp

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Comment forfaiter une réunion Cadence

La clé de réunions productives est de s'assurer qu'elles sont nécessaires dès le départ. Voici quelques questions à vous poser ou à poser à votre équipe avant de paramétrer une réunion.

1. Quel est l'objectif de cette réunion ?

S'agit-il d'une l'objectif de la réunion d'offrir de nouvelles informations aux acteurs clés, ou s'agit-il simplement pour les participants de mettre l'équipe au courant ?

C'est toujours une bonne première question à se poser lors de la mise en place d'un nouveau paramètre.

Voici quelques exemples de la manière dont cette question peut déterminer la fréquence d'une réunion :

Nouveau projet

• Objet de la réunion: Nouvelle initiative marketing
• Cadence de la réunion : Vérification hebdomadaire pour un rapport de statut et les étapes suivantes

Résumé rapide

• Objet de la réunion: Mises à jour régulières avec le manager et/ou le chef d'équipe
• Cadence de la réunion:Réunion quotidienne pour voir sur quoi tout le monde travaille activement

Mise à jour des projets

• Objet de la réunion: Mise à jour du statut du projet
• Déroulement de la réunion: Vérification quotidienne ou hebdomadaire, en fonction de la priorité

2. Cette réunion peut-elle se dérouler de manière asynchrone ?

S'il s'agit d'une vérification ou d'une mise à jour rapide, pensez aux informations dont vous avez besoin et au temps nécessaire pour y parvenir. Et c'est plus que le temps alloué.

Pensez aux allers-retours pour la programmation, à la préparation qui doit être faite avant la réunion, puis à la réunion elle-même - tout cela prend du temps.

En tant qu'équipe distante ou distribuée, vous pouvez utiliser d'autres outils de communication pour assister la communication asynchrone.

Certaines réunions, par nature, comme les grands projets et les décisions d'entreprise importantes, exigent que les différentes parties prenantes pèsent en temps réel, ce qui est toujours plus facile à faire en personne ou lors d'un appel Zoom.

Mais pour les réunions largement motivées par des paramètres, il n'est pas nécessaire de prévoir du temps pour une rencontre en personne. En fait, celles-ci sont mieux adaptées pour être terminées de manière asynchrone et, dans ce cas, peuvent être faites plus fréquemment.

3. S'agit-il d'une tâche hautement prioritaire ou urgente ?

Certains projets auront la priorité sur d'autres, avec des délais serrés. Seuls les chefs d'équipe connaîtront ces projets et seront en mesure de déterminer la fréquence de ces contrôles.

Si la tâche est urgente, déterminez le meilleur moyen de communiquer avec votre équipe, qu'il s'agisse d'un appel Zoom, d'une visioconférence ou d'une note sur les priorités de la tâche.

4. Est-ce que ce type de réunion se prolonge régulièrement au-delà du temps imparti ?

Le fait que les réunions soient souvent écourtées peut être une raison de prévoir des réunions plus fréquentes plutôt que plus longues, mais tout dépend de l'équipe. Pour d'autres, rester assis en réunion pendant plus d'une heure n'est peut-être pas aussi productif. Dans ce cas, des réunions plus courtes et plus régulières pourraient permettre de couvrir plus de terrain et de concentrer les discussions. L'utilisation de ClickUp en tant qu'outil de logiciel de compte rendu de réunion peut vous aider à respecter votre agenda.

5. Fait-on l'impasse sur les éléments à discuter dans ce type de réunion ?

À l'inverse, si vous faites une réunion quotidienne au cours de laquelle il n'y a pas grand-chose à dire, envisagez de regrouper ces réunions en une réunion hebdomadaire et de transférer les mises à jour quotidiennes à des réunions asynchrones plutôt qu'à des réunions en personne ou à des conférences téléphoniques.

Comment optimiser la fréquence des réunions de votre équipe ?

Les environnements de travail télétravail et hybrides peuvent être un peu délicats en matière de collaboration d'équipe.

Gardez vos équipes connectées où qu'elles se trouvent dans le monde en leur offrant un outil de gestion d'un projet doté de fonctionnalités de collaboration d'équipe telles que ClickUp .

ClickUp est un logiciel tout-en-un de gestion de projet et d'aide à la décision de productivité conçu pour les équipes. C'est un outil de gestion de projet qui vous permet, ainsi qu'à votre équipe et à l'ensemble de l'organisation, de faire le forfait de vos priorités, de simplifier votre flux de travail et de suivre votre progression et vos échéanciers, le tout en un seul endroit.

Quant à la collaboration au sein de l'équipe il offre des centaines de fonctionnalités, dont une fonctionnalité collaborative Docs et Tableau blanc qui permet aux équipes de faire du brainstorming, de documenter des stratégies, etc. Rationalisez la communication avec l'outil l'affichage intégré de la fonction de discussion (Chat) qui offre à votre équipe un espace réservé pour discuter des projets, des questions et des mises à jour.

Accédez facilement à vos e-mails et conservez vos discussions en un seul endroit grâce à l'option Fonctionnalité de l'e-mail dans ClickUp qui vous permet d'envoyer et de recevoir des e-mails sans quitter ClickUp 🔥

Il fournit également une fonction de fonctionnalité de commentaires qui permet à votre équipe de faire des commentaires dans les tâches, les documents et les pièces jointes pour la Révision et de les attribuer à une personne spécifique. Il est ainsi plus facile que jamais de collaborer les uns avec les autres, de travailler de manière asynchrone et de fournir un retour d'information, sans avoir à planifier une réunion. ☝️

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/03/Chat-view-Attachment-3-1400x926.png L'affichage des discussions affiche tous vos commentaires dans ClickUp /$$img/

Échangez des commentaires en temps réel, joignez des pièces jointes et rationalisez la communication grâce à l'affichage Chat intégré à ClickUp

Et si vous êtes un apprenant visuel ou si certains membres de votre équipe le sont, il vous suffit d'utiliser Clip, l'outil de visualisation de ClickUp /%%g l'enregistreur d'écran in-app de ClickUp , pour enregistrer des vidéos de haute qualité et les envoyer à votre équipe avec un commentaire. Ceci est particulièrement utile pour expliquer des sujets complexes lorsque vous devez montrer un tutoriel étape par étape, ou présenter une mise à jour avec des visuels.

Utilisez cette fonctionnalité pour ne plus avoir à sauter sur une autre réunion ou à créer de longs fils d'e-mails, ce que tous les membres de votre équipe peuvent (et vont) apprécier. 👌

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/01/Clip-by-ClickUp-.gif Partagez des enregistrements d'écran pour transmettre votre message avec précision sans avoir besoin d'une chaîne d'e-mails ou d'une réunion en personne avec Clip by ClickUp /$$img/

Partagez des enregistrements d'écran pour faire passer votre message avec précision sans avoir besoin d'une chaîne d'e-mails ou d'une réunion en personne avec Clip by ClickUp

Et si vous devez organiser une réunion à distance, ne vous inquiétez pas. ClickUp peut vous aider à vous préparer, à rendre votre réunion productive et à tirer le meilleur parti du temps que vous passez avec votre équipe.

Comment faire ? Il vous suffit de suivre les étapes suivantes :

1. Agenda de la réunion : Créez vous-même un agenda de réunion structuré ou utilisez les modèles de réunion préconstruits par ClickUp et personnalisez-les en fonction de vos besoins
2. Construisez un affichage de votre choix : Arrivez à votre réunion préparé et prêt à présenter. Créez une vue de votre choix : venez à votre réunion préparé et prêt à présenteréchéancier du projet dans l'Échéancier ouVue Gantt Diagramme, de planifier des stratégies dans des Tableaux blancs ou des documents, de créer untableau de bord personnalisé pour afficher toutes les informations importantes et obtenir des rapports, et bien plus encore
3. Tâches récurrentes et dates d'échéance : Configurez une tâche dans ClickUp spécifiquement pour la réunion ou définissez-la comme une tâche récurrentetâche récurrente pour vous rappeler, ainsi qu'aux participants, la date de la prochaine réunion. Vous pouvez également consulter vos tâches et votre emploi du temps dans la sectionAffichage du Calendrier4. Identifiez et invitez vos participants : Ajouter un ou plusieurs assignés à la tâche pour indiquer qui est impliqué dans la réunion
4. Partagez votre tâche, l'agenda de la réunion et d'autres éléments visuels : Joignez votre agenda de réunion, vos vues de travail et autres à la tâche dans les commentaires ou la description de la tâche, et partagez-les avec votre équipe, une personne en particulier ou un groupe de personnes
5. Connectez ClickUp à Zoom : Intégrer Zoom à ClickUp pour accéder à tout moment à l'application Zoom au sein de ClickUp, et utiliser l'option de partage d'écran dans Zoom pour présenter l'agenda de votre réunion, les échéanciers, les rapports dans les tableaux de bord dans ClickUp, etc
6. Passez un appel productif et prenez des notes : Participez à l'appel, prenez des notesnotes de réunionet dressez la liste des éléments d'action dans ClickUp Docs, Tableau blanc, Bloc-notes ou dans le cadre d'une tâche

Ce n'est là qu'une des façons d'utiliser ClickUp pour améliorer vos réunions. Apprenez à connaître toutes les fonctionnalités de ClickUp pour savoir comment vous pouvez optimiser la plate-forme pour assister tous vos besoins en matière d'entreprise, de projet et de communication.

Démarrez et rejoignez des réunions directement à partir de vos tâches grâce à l'intégration de Zoom de ClickUp

Améliorez la cadence de vos réunions avec ClickUp

La clé pour des réunions et des journées de travail productives est de trouver une cadence de réunion efficace pour vous et votre équipe, puis d'utiliser ClickUp pour gérer vos projets, améliorer la communication au sein de l'équipe et suivre les objectifs et la progression.

La plateforme étant entièrement personnalisable et offrant des centaines de fonctionnalités pour la gestion de projet et la collaboration d'équipe, vous pouvez absolument configurer ClickUp de manière à assister votre flux de travail et à améliorer la communication interfonctionnelle.

Utilisez ClickUp en tant que logiciel de gestion des réunions et ses fonctionnalités de collaboration pour communiquer des mises à jour, des commentaires, des questions et plus encore afin d'éliminer les réunions inutiles de votre emploi du temps chargé et de donner à vos équipes une ligne de communication ouverte, quel que soit le fuseau horaire ou le lieu et l'heure de leur travail. 🌎

Il s'intègre également à plus de 1 000 outils de travail, y compris des applications de vidéoconférence, Slack , et bien d'autres, pour vous aider à rationaliser la communication de votre équipe et à rassembler tout votre travail en un seul endroit.

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