Les responsables ont beaucoup à gérer.
Qu'il s'agisse de la pression exercée sur les dirigeants pour atteindre les objectifs fixés ou de l'accompagnement de votre équipe, trouver le juste équilibre entre ces différentes attentes peut s'avérer difficile. En tant que dirigeant, vous devez animer des réunions pour déléguer des tâches, faire le point sur l'avancement des projets, réfléchir à des stratégies, etc.
Toute réunion, quel que soit son type, doit avoir un objectif, un but, un cas d'utilisation et un agenda clairs. Établir un agenda, définir les attentes et suivre le fil de la discussion sont autant d'étapes importantes pour garantir que la réunion reste sur la bonne voie et soit productive.
Si vous souhaitez devenir un meilleur chef d'équipe et en finir une bonne fois pour toutes avec les réunions inutiles, cet article est fait pour vous. Nous avons répertorié neuf types de réunions que vous devez connaître et expliqué comment les mener à bien.
En bonus, nous avons inclus quelques modèles gratuits pour vous aider à tirer le meilleur parti de votre prochaine réunion !
Éléments à prendre en compte avant de choisir le type de réunion
Connaître les différents types de réunions qu'un responsable peut organiser vous aidera à mettre votre équipe sur la voie de la réussite. Une gestion efficace des réunions peut contribuer à renforcer l'engagement et la collaboration au sein de l'équipe.
Loin d’être une activité récurrente épuisante, une réunion efficace peut constituer une occasion unique de rassembler des idées, d’apporter des contributions, de favoriser l’épanouissement professionnel et de faire avancer les objectifs de l’organisation.
Avant de choisir le type de réunion le mieux adapté à votre équipe, veillez à prendre en compte les éléments suivants :
1. Objectif : quel est l'objectif de la réunion ? 2. Participants : qui doit y assister et qui va la diriger ? 3. Agenda : quels sujets doivent être abordés et dans quel ordre ? 4. Résultat : qu'espérez-vous accomplir d'ici la fin de la réunion ? 5. Fréquence : à quelle fréquence la réunion doit-elle avoir lieu ?
Une fois que vous aurez pris en compte ces éléments, il sera temps de choisir le type de réunion le mieux adapté aux besoins de votre équipe.
Découvrons maintenant les types de réunions que vous devez connaître et comment les animer correctement à l'aide des outils et des techniques adaptés !
Les 9 types de réunions les plus courants
Voici neuf types de réunions, des conseils pour mener chacune d'entre elles à la réussite, ainsi que des modèles gratuits et prêts à l'emploi pour vous aider à vous lancer !
1. Réunions d'intégration
Les réunions d’intégration constituent la première rencontre entre les collaborateurs et leurs responsables dès leur arrivée dans l’entreprise. Ce type de réunion de lancement marque le début de leur formation et est indispensable, car la période d’intégration du collaborateur jette les bases de la réussite d’un nouveau membre de l’équipe : c’est en effet sa première immersion approfondie dans les processus et les systèmes de l’entreprise.
Ces réunions devraient aider les responsables à mieux connaître leurs collaborateurs et à tisser des relations avec eux. Poser des questions pour briser la glace, telles que « Quels sont vos loisirs ? » ou « Quel est votre plat préféré ? », ou encore des questions interpersonnelles, comme « Comment préférez-vous recevoir des retours ? » ou « Qu'est-ce qui vous motive ? », constituent des bonnes pratiques pour ce type de réunions.
Les réunions d’intégration doivent également présenter le programme de formation et les ressources pertinentes, les membres de l’équipe, ainsi qu’une checklist des actions à achever au cours de la première semaine. Essayez la checklist d’intégration des employés de ClickUp pour accompagner vos nouvelles recrues et les aider à s’adapter en douceur à leurs nouveaux flux de travail.
2. Les réunions individuelles
Une réunion individuelle se déroule entre deux personnes, généralement un responsable et son subordonné direct. Il s'agit de l'un des moyens les plus efficaces pour les responsables de nouer des relations et d'instaurer un climat de confiance avec leurs subordonnés directs.
Il existe différents types de réunions individuelles, et le type de réunion que vous organisez déterminera le contenu de l’agenda. Par exemple, la première réunion individuelle que mène un responsable avec un subordonné direct sera très différente d’une réunion individuelle bihebdomadaire destinée à faire le point.
Chez Fellow, les responsables organisent des réunions individuelles avec leurs subordonnés directs afin de mieux les connaître et de prendre le pouls de leur situation. Ils posent des questions visant à renforcer la relation tout en définissant des attentes et des éléments à faire pour aider l’employé à atteindre la réussite.
Les thèmes abordés visent à faire le point sur l'avancement des projets et les obstacles actuels, tout en menant des discussions axées sur le développement de carrière. Quelle que soit la fréquence des réunions individuelles, celles-ci doivent toujours inclure les éléments suivants :
- Questions permettant de créer des liens et de s'enquérir du bien-être et de la vie personnelle de chacun
- Une discussion sur des éléments spécifiques ou essentiels liés à l'activité de l'entreprise
- Définissez clairement les éléments à mener et les prochaines étapes à la fin de la réunion
L'importance d'une réunion individuelle réside dans sa capacité à instaurer la confiance et à créer un lien solide entre un collaborateur et son responsable. Pour garantir l'efficacité de ce type de réunion, il est essentiel de demander à votre subordonné direct de se charger lui-même de la préparation de l'agenda.
L'utilisation d'un outil dédié aux entretiens individuels pour consigner la discussion et inviter à des retours d'expérience est également une stratégie utile pour accroître l'efficacité de la réunion. Vous pouvez également tirer parti du modèle d'entretien individuel de ClickUp pour animer une réunion bien organisée qui renforce la confiance et crée un climat de complicité.
3. Réunions de suivi
Les réunions de point, également appelées réunions de mise à jour, sont des discussions au cours desquelles les équipes collaborent et partagent l’avancement d’un sujet ou d’un projet spécifique. L’objectif est d’assurer la cohésion au sein de l’équipe et du projet, tout en identifiant les obstacles qui freinent la progression.
Même si les réunions de point ou de suivi ne sont pas toujours les préférées des équipes, elles constituent un outil précieux pour résoudre les problèmes et se tenir informé de la progression d'un projet.
La durée d’une réunion de suivi peut varier en fonction de l’état d’avancement et de la taille du projet. L’équipe commerciale organise souvent des réunions rapides quotidiennes debout, d’une durée de 10 à 15 minutes, pour faire le point sur l’avancement des dossiers et les dernières informations.
Une autre alternative serait une réunion de point sur la gestion de crise, au cours de laquelle chaque service partage la situation. Des réunions de suivi de projet plus longues sont également envisageables, lors desquelles vous devrez discuter des dernières évolutions, passer en revue les éléments passés et la progression réalisée.
Les réunions de point peuvent revêtir un caractère informel ou formel, selon le contexte et votre environnement de travail. En somme, une réunion de point réussie doit favoriser une communication ouverte entre tous les membres de l'équipe et permettre à chacun de rester informé.
Cela peut se faire par le biais d’une table ronde de mise au point, au cours de laquelle chaque membre de l’équipe doit aborder des points liés à ses projets. Cela vous permet également de traiter les éventuels obstacles afin que l’équipe puisse agir rapidement et de manière appropriée.
Pour vous aider à animer une réunion productive, assurez-vous d’être bien préparé en dressant une liste de questions à poser à votre équipe pour faire le point. Vous pouvez également mettre toutes les chances de votre côté en mettant en place un circuit de retour d’information permettant de recueillir les mises à jour, les préoccupations et autres notes importantes.
Pour ce faire, vous pouvez notamment créer un document dédié à la réunion debout que votre équipe pourra remplir avant la réunion ! Utilisez le modèle de réunion debout quotidienne de ClickUp et personnalisez-le en fonction des besoins de votre équipe.
Bonus : des modèles d'agenda de réunion!
4. Réunions de brainstorming
Une réunion de brainstorming est une réunion au cours de laquelle une équipe se réunit pour trouver des idées sur un sujet précis. Les sessions de brainstorming peuvent se dérouler de manière synchrone ou asynchrone. Dans un contexte asynchrone, vous devrez vous assurer que les outils de communication et de collaboration à distance sont à la disposition des participants à la réunion.
Une séance de brainstorming réussie, c'est passionnant ! Tout le monde se réunit pour laisser libre cours à sa créativité et trouver des idées. Il n'y a pas de limites, et toutes les idées sont les bienvenues.
Les suggestions formulées peuvent être très simples, mais elles peuvent aussi être complexes, et il est important, en tant qu'organisateur de la réunion, d'insister sur le fait qu'il n'y a pas de mauvaises idées. Tous les participants sont censés prendre part à la discussion ; vous devez donc vous assurer que le format de votre réunion convient aussi bien aux participants extravertis qu'aux introvertis.
Les réunions de brainstorming sont des sessions ludiques et stimulantes, mais elles peuvent s’avérer épuisantes mentalement pour l’équipe, surtout lorsqu’il n’existe pas de système permettant le suivi des idées. Il peut être utile de programmer une réunion de suivi afin de sélectionner et de synthétiser certaines idées par la suite, pour optimiser l’efficacité.
Essayez la fonctionnalité de carte mentale de ClickUp pour consigner vos idées et structurer votre session de brainstorming.
5. Réunions générales
Une réunion générale implique que tous les niveaux de l'organisation y participent, y compris les collaborateurs individuels, les chefs d'équipe, les responsables de service et les cadres dirigeants. L'objectif est de synchroniser l'ensemble de l'entreprise en communiquant les informations pertinentes, telles que les actualités spécifiques à chaque service ou les changements apportés aux politiques de l'entreprise.
Chaque entreprise a son propre rythme et ses propres points à aborder lors de ses réunions générales. Une réunion générale efficace est généralement animée par le PDG ou le dirigeant de l’entreprise, et les points abordés comprennent notamment les actualités concernant la direction ou les services, la présentation des nouveaux collaborateurs, et bien plus encore.
Dans le podcast « Supermanagers », Matt Martin, PDG de Clockwise, a expliqué que leur réunion générale abordait de nombreux sujets, notamment les actualités des services, des présentations et un moment dédié au partage d’anecdotes amusantes de la semaine. Ces réunions durent généralement une heure.
Essayez le modèle de réunion générale de ClickUp pour organiser une réunion hebdomadaire engageante et bien structurée.
6. Réunions de prise de décision
Une réunion de prise de décision est une réunion au cours de laquelle une équipe se réunit pour formaliser une décision et définir les prochaines étapes. Ces réunions sont généralement organisées pour prendre des décisions importantes qui nécessitent une validation et peuvent impliquer une nouvelle orientation.
Ces réunions sont courantes dans différentes équipes : les réunions de conseil d'administration ou de projet peuvent donner lieu à la prise de décisions. Les décisions importantes doivent être consignées dans votre outil de compte-rendu de réunion afin que l'équipe puisse se rappeler les raisons qui ont motivé ces décisions.
Voici quelques questions auxquelles il convient de répondre lors de ces réunions :
- Compte tenu de notre situation actuelle et de nos ressources, quelle est la meilleure option pour aller de l'avant ?
- Qui est chargé des prochaines étapes ? Pourquoi ?
Par exemple, une réunion de prise de décision pourrait être organisée entre un responsable du marketing sur les réseaux sociaux et un coordinateur du marketing sur les réseaux sociaux afin de réorienter une campagne marketing infructueuse. Si l'équipe a besoin de déterminer si elle aborde une campagne sous le bon angle et avec le ton approprié, elle pourrait se réunir pour analyser les résultats en matière d'engagement et de conversion, puis choisir une nouvelle orientation.
Au cours de la réunion, les participants dresseront une liste des raisons pour lesquelles il est nécessaire de réorienter le projet et expliqueront en quoi cette nouvelle orientation semble bénéfique. Ce type de réunion a donc pour objectif de prendre et de consigner une décision visant à faire avancer un projet ou une initiative.
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7. Réunions de résolution de problèmes
Les réunions de résolution de problèmes se tiennent généralement entre une personne confrontée à un défi et un responsable ou un dirigeant. En fonction de la nature du problème, cette réunion peut inclure un représentant de différents services, comme un représentant des ressources humaines ou de l'équipe juridique. L'objectif d'une réunion de résolution de problèmes est soit de trouver une solution à un obstacle, soit d'explorer les possibilités pour la suite.
Les réunions consacrées à la résolution de problèmes peuvent être bénéfiques pour tous les collaborateurs, quelle que soit la nature du problème. Au cours de ces réunions, vous devez d'abord analyser la situation et ses causes, déterminer la marche à suivre, puis élaborer un plan d'action pour résoudre le problème.
N'oubliez pas que chaque étape doit être consignée dans le compte-rendu de la réunion et partagée avec les personnes ayant participé à la discussion.
8. Réunions de planification trimestrielles
La planification trimestrielle consiste à mettre en œuvre de manière stratégique un plan annuel divisé en quatre trimestres. Chaque trimestre, un objectif révisé est fixé pour les trois mois à venir. Ces objectifs actualisés peuvent être communiqués lors d’une réunion de planification trimestrielle, au cours de laquelle on discute des plans stratégiques et on célèbre les réalisations des 90 derniers jours.
Ces réunions sont l’occasion de faire le point, de donner ou de recevoir des retours d’expérience et de préparer les mois à venir. Chaque session de planification trimestrielle devrait également inclure un temps consacré à la réflexion sur les 90 derniers jours, au bilan des tâches achevées et en cours, ainsi qu’à la préparation du trimestre à venir.
L'objectif de la réunion est d'aider votre équipe à mettre toutes les chances de son côté pour atteindre ses objectifs à court terme et ceux de l'entreprise à long terme. 💪
La clé d’une réunion de planification trimestrielle efficace réside dans une bonne organisation. Les points à aborder doivent être clairs et des objectifs à atteindre à l’issue de la réunion doivent être fixés. De plus, revenir sur les enseignements tirés des trimestres précédents lors de la discussion de planification permet de déterminer quels objectifs sont appropriés et pertinents.
N'oubliez pas de suivre vos objectifs dans ClickUp Objectifs afin de vous assurer que vous disposez d'un échéancier clair et de cibles mesurables.
9. Réunions du conseil d'administration
Une réunion du conseil d'administration est une réunion formelle réunissant l'ensemble des membres du conseil d'administration d'une organisation donnée. Ces réunions formelles ont lieu à des intervalles variables, par exemple tous les trimestres ou une fois par an, afin de discuter de problèmes récurrents et importants, telles que les questions de politique générale, les aspects juridiques ou les rapports sur les indicateurs clés de performance (KPI), ou encore diverses autres questions.
Le président du conseil d'administration, également appelé « animateur de la réunion », préside la réunion. Plus précisément, l'objectif d'une réunion du conseil d'administration est de définir la politique et la stratégie, d'examiner les plans stratégiques et de parvenir à un accord sur un problème donné.
Au cours de cette réunion, un procès-verbal est rédigé afin de constituer un document juridique qui sera ensuite publié conformément aux règles de fonctionnement du conseil d'administration. La publication du procès-verbal est essentielle, car elle constitue un outil de communication entre l'organisation, le conseil d'administration et diverses parties prenantes externes.
Rendez vos réunions plus productives grâce à un agenda et aux bons outils
Il existe de nombreux types de réunions, chacune ayant un objectif différent. Savoir quelle réunion choisir en fonction de la situation peut s'avérer difficile pour les responsables.
En mettant en œuvre des stratégies efficaces de gestion des réunions et en tirant parti des bons outils de réunion en ligne, tels que ClickUp, pour vous aider à gérer votre travail, vos plannings, votre équipe et bien plus encore, vous pouvez éviter les réunions improductives et commencer à organiser des sessions collaboratives qui dynamisent et motivent votre équipe à atteindre ses objectifs.
Auteur invité :
Fellow.app est l'application de gestion de réunions la mieux évaluée qui aide les responsables et leurs équipes à adopter des habitudes de réunion efficaces grâce à des agendas collaboratifs, au suivi des éléments à mener et à une bibliothèque de modèles de réunion approuvés par des experts.