Les managers gèrent beaucoup de choses.
De la pression exercée par les dirigeants pour atteindre les objectifs au mentorat de l'équipe, l'équilibre entre les différentes attentes peut s'avérer difficile à trouver. En tant que dirigeant, vous devez organiser des réunions pour déléguer des tâches et obtenir des informations sur l'état d'avancement des travaux, réfléchir à des stratégies et ainsi de suite.
Toute réunion, quel qu'en soit le type, doit avoir une finalité, un objectif, un cas d'utilisation et un ordre du jour clairs. La création d'un ordre du jour, la définition des attentes et le suivi de la conversation sont autant d'étapes importantes pour garantir que la réunion reste sur la bonne voie et productive.
Si vous souhaitez devenir un meilleur chef d'équipe et mettre définitivement fin aux réunions inutiles, ce blog est fait pour vous. Nous avons décrit neuf types de réunions que vous devez connaître et comment les mener correctement.
En prime, nous avons inclus quelques modèles gratuits pour vous aider à tirer le meilleur parti de votre prochaine réunion !
Éléments de réunion à prendre en compte avant de choisir votre type de réunion
En connaissant les types de réunions qu'un manager peut organiser, vous aiderez votre équipe à réussir. Efficace gestion des réunions peut contribuer à renforcer l'engagement et la collaboration au sein de l'équipe.
Au lieu d'être une activité récurrente épuisante, une réunion efficace peut être une occasion unique de rassembler des idées, d'apporter des contributions, d'encourager le développement professionnel et de faire avancer les objectifs de l'organisation.
Avant de choisir le type de réunion qui convient à votre équipe, veillez à prendre en compte les éléments suivants :
1. Objectif : quel est le but de la réunion ?
2. Participants : Qui doit participer et qui dirigera la réunion ?
3. L'ordre du jour : Quels sont les sujets à aborder et dans quel ordre ?
4. Résultat : Qu'espérez-vous accomplir à la fin de la réunion ?
5. Fréquence : À quelle fréquence la réunion doit-elle avoir lieu ?
Une fois ces éléments pris en compte, il est temps de choisir le type de réunion le mieux adapté aux besoins de votre équipe.
maintenant, plongeons dans les types de réunions que vous devez connaître et dans la manière de les organiser correctement avec les bons outils et les bonnes techniques !
9 des types de réunions les plus courants
Voici neuf types de réunions, des conseils pour les mener à bien et des modèles gratuits et prêts à l'emploi pour vous aider à démarrer !
1. Réunions d'intégration
Les réunions d'intégration sont les premières réunions entre les employés et leurs responsables après leur arrivée dans l'organisation. Ce type de réunion marque le début de leur formation et est nécessaire, car la période d'intégration des employés jette les bases de la réussite d'un nouveau membre de l'équipe, puisqu'il s'agit de sa première plongée dans les processus et les systèmes de l'entreprise.
Ces réunions doivent permettre aux managers de mieux connaître leurs employés et de nouer des relations. Poser des questions pour briser la glace (quels sont vos hobbies, quel est votre plat préféré) ou d'autres questions interpersonnelles (comment préférez-vous recevoir un retour d'information ou qu'est-ce qui vous motive) sont des bonnes pratiques pour ces réunions.
Les réunions d'intégration doivent également présenter le programme de formation et les ressources pertinentes, l'identité des membres de l'équipe, ainsi qu'une liste de contrôle des éléments suivants mesures à prendre à réaliser au cours de leur première semaine. Essayer Liste de contrôle pour l'intégration des employés de ClickUp pour soutenir vos nouveaux employés et les aider à s'intégrer facilement dans leurs nouveaux flux de travail.
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2. Réunions individuelles
A rencontre en tête-à-tête est une rencontre entre deux personnes, généralement un manager et son subordonné direct. Il s'agit de l'un des moyens les plus efficaces pour les managers d'établir des relations et de la confiance avec leurs subordonnés directs.
Il existe différents types de rencontres individuelles et le type d'entretien que vous organisez reflétera le contenu de l'ordre du jour. Par exemple, le premier entretien individuel d'un manager avec un collaborateur direct sera très différent d'un entretien bihebdomadaire.
Chez Fellow, les managers organisent des réunions en tête-à-tête avec leurs subordonnés directs afin de mieux les connaître et de prendre la température de leur travail. Ils posent des questions qui permettent d'établir une relation, tout en définissant les attentes et les mesures à prendre pour aider l'employé à réussir.
Les sujets abordés sont orientés vers la vérification de l'avancement des projets et des blocages actuels, tout en ayant des conversations sur l'évolution de la carrière. Quel que soit le type d'entretien cadence des réunions la réunion doit toujours comprendre les éléments suivants :
- Des questions visant à établir des rapports afin de vérifier le bien-être et la vie personnelle de chacun
- Une discussion sur des points spécifiques ou essentiels de l'activité
- Des actions claires et les prochaines étapes à la fin de la réunion
L'importance d'un entretien individuel réside dans sa capacité à favoriser la confiance et l'établissement d'un lien significatif entre un employé et son supérieur hiérarchique. Pour garantir l'efficacité de ce type d'entretien, il est important de demander à votre collaborateur direct de prendre en charge la préparation de l'ordre du jour de l'entretien.
L'utilisation d'un outil de rencontre individuelle pour documenter la conversation et susciter un retour d'information est également une stratégie utile pour accroître l'efficacité de la réunion. Vous pouvez également tirer parti de Modèle de réunion 1:1 de ClickUp pour faciliter une réunion organisée qui instaure la confiance et le rapport.
Le modèle 1:1 de ClickUp comprend des pages prédéfinies pour les rôles des employés, les attentes et les ordres du jour des réunions récurrentes pour chaque membre de l'équipe. Créez des pages imbriquées à l'intérieur de chaque page pour une meilleure organisation
Télécharger le modèle de réunion 1-1
3. Réunions d'enregistrement
Les réunions de contrôle, également appelées réunions de mise à jour, sont des discussions au cours desquelles les équipes collaborent et partagent les progrès réalisés sur un sujet ou un projet spécifique. L'objectif est d'assurer l'alignement de l'équipe et du projet tout en soulevant les obstacles qui entravent les progrès.
Bien que les réunions de contrôle ou de mise à jour ne soient pas toujours appréciées par l'équipe, elles constituent un mécanisme précieux pour résoudre les problèmes et se tenir au courant de l'avancement d'un projet.
La durée d'une réunion de contrôle peut varier en fonction de l'état d'avancement et de la taille du projet. L'équipe de vente organise souvent des réunions quotidiennes de 10 à 15 minutes pour faire le point sur l'avancement des affaires et les mises à jour.
Une autre solution consisterait à organiser une réunion des dirigeants en cas de crise, au cours de laquelle chaque service ferait le point sur la situation. Il est également possible d'organiser des réunions de suivi de projet plus longues, au cours desquelles vous devez discuter des mises à jour et passer en revue les actions passées et les progrès accomplis.
Les réunions de bilan peuvent avoir un ton décontracté ou formel, en fonction du contexte et de votre lieu de travail. Dans l'ensemble, une réunion de bilan réussie doit favoriser une communication ouverte entre chaque membre de l'équipe et de tenir toutes les personnes impliquées au courant.
Cela peut être facilité par une table ronde de mises à jour où chaque membre de l'équipe doit ajouter des points de discussion relatifs à ses projets. Cela vous permet également d'aborder les points de blocage afin que l'équipe puisse agir rapidement et en conséquence.
Pour vous aider à organiser une réunion productive, préparez une liste de questions à poser à votre équipe. Vous pouvez également les préparer à réussir en créant une boucle de retour d'information pour enregistrer les mises à jour, les préoccupations et d'autres notes importantes.
L'une des façons d'y parvenir est de créer un document de préparation à la réunion que votre équipe peut remplir avant la réunion ! Utilisez le Modèle de réunion de préparation quotidienne par ClickUp et personnalisez-le pour qu'il réponde aux besoins de votre équipe.
L'objectif de la réunion quotidienne est de faciliter la coordination de l'équipe. Cette boucle de rétroaction rapide aide les équipes à s'aligner et à rester sur la bonne voie, à l'instar d'un caucus de football. Si un problème survient, vous pouvez le résoudre rapidement et maintenir les projets sur la bonne voie
Télécharger le modèle de réunion quotidienne
Bonus: Modèles d'agenda de conférence !
4. Réunions de brainstorming
Une réunion de brainstorming est une réunion au cours de laquelle une équipe se réunit pour générer des idées sur un sujet spécifique. Les séances de brainstorming peuvent se dérouler de manière synchrone ou asynchrone. Lors d'une contexte asynchrone vous devrez vous assurer que le contexte remote la communication au sein de l'équipe et de collaboration sont à la disposition des participants à la réunion.
Une séance de brainstorming réussie sera passionnante ! Tout le monde se réunit pour laisser libre cours à sa créativité et générer des idées. Il n'y a pas de mauvaises idées.
Les suggestions générées peuvent être très simples, mais aussi complexes, et il est important d'insister, en tant qu'organisateur de la réunion, sur le fait qu'il n'y a pas de mauvaises idées. Tous les participants à la réunion sont censés participer à la conversation. Vous devez donc veiller à ce que le format de la réunion convienne aux participants extravertis et introvertis.
Les réunions de brainstorming sont des sessions amusantes et engageantes, mais elles peuvent être mentalement épuisantes pour l'équipe, en particulier lorsqu'il n'y a pas de système de suivi des idées. Il peut être utile de prévoir une réunion de suivi pour affiner et distiller ultérieurement des idées spécifiques afin de maximiser l'efficacité.
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Planifiez et organisez les ordres du jour des réunions, les projets, les idées ou les tâches existantes dans ClickUp pour obtenir le meilleur aperçu visuel
5. Réunions tous azimuts
Une réunion générale implique que tous les niveaux de l'organisation participent à la réunion, y compris les collaborateurs individuels, les chefs d'équipe, les chefs de service et les cadres supérieurs. L'objectif est de synchroniser l'ensemble de l'entreprise avec les mises à jour pertinentes, telles que les mises à jour spécifiques aux départements ou les changements dans les politiques de l'entreprise.
Chaque entreprise a une cadence et des sujets de discussion différents pour ses réunions. Une réunion efficace est généralement organisée par le PDG ou le dirigeant de l'entreprise, et les sujets de discussion portent sur les mises à jour de la direction ou des services, la présentation des nouveaux employés et bien d'autres choses encore.
Sur le site Podcast de Supermanagers matt Martin, le PDG de Clockwise, a expliqué que la réunion de l'ensemble du personnel comportait de nombreux aspects différents, notamment des mises à jour sur les départements, des présentations et un point de discussion où l'on partage les moments les plus drôles de la semaine. Ces réunions durent généralement une heure.
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6. Réunions de prise de décision
Une réunion de prise de décision est une réunion au cours de laquelle une équipe se réunit pour formaliser une décision et itérer les étapes suivantes. Ces réunions sont généralement utilisées pour des prises de décision importantes qui nécessitent un engagement et éventuellement une nouvelle orientation.
Ces réunions sont courantes dans les différentes équipes : les réunions du conseil d'administration ou les réunions de projet peuvent inclure une prise de décision. Les décisions importantes doivent être documentées dans votre outil de compte-rendu de réunion afin que l'équipe puisse se souvenir des raisons qui ont motivé la décision.
Les questions auxquelles il faut répondre au cours de ces réunions sont les suivantes
- Compte tenu des circonstances et des ressources actuelles, quelle est la meilleure option pour aller de l'avant ?
- Qui est responsable des prochaines étapes ? Pourquoi ?
Par exemple, une réunion de prise de décision pourrait être organisée avec un responsable du marketing des médias sociaux et un coordinateur du marketing des médias sociaux afin de réorienter une campagne de marketing qui n'a pas été couronnée de succès. Si l'équipe doit évaluer si elle aborde une campagne dans la bonne perspective et sur le bon ton, elle pourrait se réunir pour évaluer l'engagement et l'efficacité de la campagne les résultats de la conversion et choisir une nouvelle direction.
Au cours de la réunion, ils dresseront la liste des raisons pour lesquelles ils doivent changer d'orientation et documenteront les raisons pour lesquelles la nouvelle orientation semble bénéfique. Ce type de réunion vise donc à prendre et à documenter une décision pour faire avancer un projet ou une initiative.
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7. Réunions de résolution de problèmes
Les réunions de résolution de problèmes sont généralement organisées entre une personne confrontée à un problème et un responsable ou un dirigeant. En fonction de la nature du problème, cette réunion peut inclure un représentant de différents services, comme un représentant des ressources humaines ou de l'équipe juridique. L'objectif d'une réunion de résolution de problèmes est de trouver une solution à un obstacle ou d'explorer les possibilités d'étape suivante.
Les réunions de résolution de problèmes peuvent bénéficier à tout employé, quelle que soit la nature du problème. Au cours de ces réunions, vous devez d'abord analyser une situation et ses causes, évaluer la direction à prendre, puis élaborer un plan d'action pour résoudre le problème.
N'oubliez pas que chaque étape doit être documentée dans votre notes de réunion et partagées avec les personnes impliquées dans la conversation.
Créez votre propre modèle de réunion et présentez l'ordre du jour, les points d'action, les résumés de réunion et bien plus encore dans ClickUp Docs Télécharger le guide ClickUp Docs
Réunions trimestrielles de planification Planification trimestrielle est la mise en œuvre stratégique d'un plan annuel divisé en quatre trimestres. Chaque trimestre, un objectif révisé est fixé pour les trois mois suivants. Ces objectifs actualisés peuvent être communiqués lors d'une réunion de planification trimestrielle au cours de laquelle les plans stratégiques sont discutés et les réalisations des 90 derniers jours sont célébrées.
Ces réunions sont l'occasion de faire pression, de donner ou de recevoir un retour d'information et de prévoir les mois suivants. Chaque réunion de planification trimestrielle doit également permettre de réfléchir aux 90 jours écoulés, de passer en revue les tâches achevées et en cours de réalisation et de préparer ce qui se passera au cours du trimestre suivant.
L'objectif de cette réunion est d'aider votre équipe à réussir à atteindre ses objectifs objectifs à court terme et les objectifs à long terme de l'entreprise. 💪
La clé d'une réunion de planification trimestrielle efficace est d'être organisé. Les points à aborder doivent être clairs et les objectifs à atteindre à l'issue de la réunion doivent être définis. En outre, le fait de rappeler les enseignements tirés des trimestres précédents au cours de la conversation de planification permet de déterminer quels sont les objectifs appropriés et pertinents.
N'oubliez pas de suivre vos objectifs dans Objectifs ClickUp pour vous assurer que vous disposez de délais clairs et d'objectifs mesurables.
Restez sur la bonne voie pour atteindre vos objectifs grâce à des calendriers clairs, des cibles mesurables et un suivi automatique des progrès
9. Réunions du conseil d'administration
Une réunion du conseil d'administration est une réunion formelle de l'ensemble du conseil d'administration d'une organisation donnée. Ces réunions formelles se tiennent à différents intervalles, par exemple tous les trimestres ou tous les ans, pour discuter de questions récurrentes et importantes, telles que des questions de politique, des questions juridiques ou des rapports sur les indicateurs clés de performance, ou encore des questions diverses.
Le président d'un conseil d'administration, également connu sous le nom d'animateur de réunion, préside la réunion. Plus précisément, l'objectif d'un réunion du conseil est de définir la politique et la stratégie, d'examiner les plans stratégiques et de parvenir à un accord sur une question donnée.
Au cours de cette réunion, le procès-verbal de la réunion est enregistré pour former un document juridique qui sera ensuite publié conformément au fonctionnement du conseil d'administration. La publication du procès-verbal de la réunion est essentielle car il s'agit d'un document légal stratégie de communication entre l'organisation, le conseil d'administration et les différentes parties prenantes externes.
Ce conseil Agenda de la réunion Ce modèle permet de se concentrer sur les questions clés et de les aborder rapidement, tout en veillant à ce que tout le monde soit d'accord sur ce qu'il faut faire
Télécharger le modèle d'ordre du jour de la réunion du conseil d'administration
Rendez vos réunions plus productives grâce à un ordre du jour et aux bons outils
Il existe de nombreux types de réunions ayant des objectifs différents. Il peut être difficile pour les managers de déterminer quelle réunion doit être utilisée dans quelle circonstance.
En mettant en œuvre des stratégies efficaces de gestion des réunions et en tirant parti des bons outils de gestion des réunions, il est possible d'améliorer la productivité des réunions outils de réunion en ligne comme Cliquez sur pour vous aider à gérer votre travail, vos horaires, votre équipe et bien plus encore, vous pouvez éviter les réunions improductives et commencer à organiser des sessions de collaboration qui dynamisent et motiver votre équipe à atteindre leurs objectifs.
Rédacteur invité:
Fellow.app
le logiciel de gestion des réunions le mieux noté aide les managers et leurs équipes à développer des habitudes de réunion efficaces grâce à des agendas collaboratifs, au suivi des actions et à une bibliothèque de modèles de réunion approuvés par des experts