Les managers ont beaucoup à gérer.
Entre la pression exercée par la direction pour atteindre les objectifs et le mentorat de votre équipe, il peut être difficile de trouver le juste équilibre entre les différentes attentes. En tant que dirigeant, vous devez organiser des réunions pour déléguer des tâches, faire le point sur le statut des projets, réfléchir à des stratégies, etc.
Toute réunion, quel que soit son type, doit avoir un objectif, un objectif, un cas d'utilisation et un agenda clairs. Créer un agenda, définir les attentes et suivre la discussion sont autant d'étapes importantes pour garantir que la réunion reste sur la bonne voie et productive.
Si vous souhaitez devenir un chef d'équipe plus efficace et mettre fin aux réunions inutiles, ce blog est fait pour vous. Nous avons répertorié neuf types de réunions que vous devez connaître et expliqué comment les mener correctement.
En bonus, nous avons inclus quelques modèles gratuits pour vous aider à tirer le meilleur parti de votre prochaine réunion !
Éléments à prendre en compte avant de choisir le type de réunion
Connaître les types de réunions qu'un manager peut organiser vous aidera à mettre votre équipe sur la voie de la réussite. Une gestion efficace des réunions peut contribuer à renforcer l'engagement et la collaboration au sein de l'équipe.
Au lieu d'être une activité récurrente et épuisante, une réunion efficace peut être une occasion unique de recueillir des idées, d'apporter des contributions, de favoriser la croissance professionnelle et de faire progresser les objectifs de l'organisation.
Avant de choisir le type de réunion qui convient à votre équipe, veillez à prendre en compte les éléments suivants :
1. Objectif : quel est l'objectif de la réunion ? 2. Participants : qui doit y assister et qui la dirigera ? 3. Agenda : quels sujets doivent être abordés et dans quel ordre ? 4. Résultat : qu'espérez-vous accomplir à la fin de la réunion ? 5. Fréquence : à quelle fréquence la réunion doit-elle avoir lieu ?
Une fois que vous avez pris en compte ces éléments, il est temps de choisir le type de réunion le mieux adapté aux besoins de votre équipe.
Maintenant, plongeons-nous dans les types de réunions que vous devez connaître et comment les mener correctement avec les bons outils et les bonnes techniques !
Les 9 types de réunions les plus courants
Voici neuf types de réunions, des conseils pour les mener à bien et des modèles gratuits prêts à l'emploi pour vous aider à démarrer !
1. Réunions d'intégration
Les réunions d'intégration sont les premières réunions entre les employés et leurs responsables après leur arrivée dans l'entreprise. Ce type de réunion de lancement marque le début de leur formation et est nécessaire, car la période d'intégration des employés jette les bases de la réussite d'un nouveau membre de l'équipe, puisqu'il s'agit de sa première immersion dans les processus et les systèmes de l'entreprise.
Ces réunions devraient aider les managers à mieux connaître leurs employés et à établir des relations. Poser des questions pour briser la glace, telles que « Quels sont vos loisirs ? », « Quel est votre plat préféré ? » ou d'autres questions interpersonnelles, telles que « Comment préférez-vous recevoir des commentaires ? » ou « Qu'est-ce qui vous motive ? », sont des bonnes pratiques pour ces réunions.
Les réunions d'intégration doivent également présenter le programme de formation et les ressources pertinentes, les membres de l'équipe et une liste des tâches à achever au cours de la première semaine. Essayez la checklist d'intégration des employés de ClickUp pour fournir de l'assistance à vos nouvelles recrues et les aider à s'adapter à leurs nouveaux flux de travail.
2. Réunions individuelles
Une réunion en tête-à-tête est une réunion entre deux personnes, généralement un manager et son subordonné direct. C'est l'un des moyens les plus efficaces pour les managers d'établir des relations et une confiance avec leurs subordonnés directs.
Il existe différents types de réunions individuelles, et le type de réunion que vous organisez reflétera le contenu de l'agenda. Par exemple, la première réunion individuelle qu'un manager organise avec un subordonné direct sera très différente d'une réunion individuelle bihebdomadaire.
Chez Fellow, les managers organisent des réunions individuelles avec leurs subordonnés directs afin de mieux les connaître et de prendre le pouls de leur situation. Ils posent des questions visant à établir une relation tout en définissant les attentes et les éléments à prendre pour aider l'employé à atteindre la réussite.
Les sujets abordés sont axés sur le suivi de la progression des projets et les obstacles actuels, tout en menant des discussions sur le développement de carrière. Quelle que soit la fréquence des réunions individuelles, celles-ci doivent toujours inclure les éléments suivants :
- Questions permettant d'établir un rapport afin de s'assurer du bien-être et de la vie personnelle de chacun
- Discussion sur des éléments commerciaux spécifiques ou essentiels de l'entreprise
- Définissez clairement les éléments à mener et les prochaines étapes à la fin de la réunion.
L'importance d'une réunion en tête-à-tête réside dans son pouvoir de favoriser la confiance et un lien significatif entre un employé et son responsable. Pour garantir l'efficacité de ce type de réunion, il est important de demander à votre subordonné direct de se charger de la préparation de l'agenda.
L'utilisation d'un outil de réunion individuelle pour documenter la discussion et inviter à des commentaires est également une stratégie utile pour accroître l'efficacité de la réunion. Vous pouvez également tirer parti du modèle de réunion individuelle de ClickUp pour faciliter une réunion organisée qui renforce la confiance et les relations.
3. Réunions de suivi
Les réunions de suivi, également appelées réunions d'état d'avancement, sont des discussions au cours desquelles les équipes collaborent et partagent leurs progrès sur un sujet ou un projet spécifique. L'objectif est d'assurer la cohésion de l'équipe et du projet tout en identifiant les obstacles qui freinent la progression.
Bien que les réunions de suivi ou de mise à jour ne soient pas toujours très appréciées par les équipes, elles constituent un mécanisme précieux pour résoudre les problèmes et rester informé de la progression d'un projet.
La durée d'une réunion de suivi peut varier en fonction du statut et de la taille du projet. L'équipe commerciale organise souvent des résumés rapides quotidiens debout, d'une durée de 10 à 15 minutes, afin de faire le point sur l'avancement des transactions et les dernières informations.
Une autre alternative serait un point de situation avec la direction pendant une crise, au cours duquel chaque service partage la situation. Il est également possible d'organiser des réunions de suivi de projet plus longues, au cours desquelles vous devrez discuter des dernières évolutions, passer en revue les éléments passés et évaluer la progression réalisée.
Les réunions de suivi peuvent avoir un ton informel ou formel, selon le contexte et votre lieu de travail. Dans l'ensemble, un suivi réussi doit favoriser une communication ouverte entre chaque membre de l'équipe et permettre à tous de rester informés.
Cela peut se faire dans le cadre d'une table ronde où chaque membre de l'équipe doit ajouter des points de discussion liés à ses projets. Cela vous permet également d'aborder les obstacles afin que l'équipe puisse agir rapidement et de manière appropriée.
Pour vous aider à organiser une réunion de productivité, assurez-vous d'être préparé avec une liste de questions à poser à votre équipe. Vous pouvez également les mettre sur la voie de la réussite en créant une boucle de rétroaction pour recueillir les mises à jour, les préoccupations et autres notes importantes.
Pour ce faire, vous pouvez notamment créer un document de réunion debout que votre équipe pourra remplir avant la réunion ! Utilisez le modèle de réunion debout quotidienne de ClickUp et personnalisez-le en fonction des besoins de votre équipe.
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4. Réunions de brainstorming
Une réunion de brainstorming est une réunion au cours de laquelle une équipe se réunit pour générer des idées sur un sujet spécifique. Les sessions de brainstorming peuvent se dérouler de manière synchrone ou asynchrone. Dans un contexte asynchrone, vous devrez vous assurer que les participants à la réunion disposent d'outils de communication et de collaboration à distance.
Une réussite dans le brainstorming sera passionnante ! Tout le monde se réunit pour stimuler sa créativité et générer des idées. Il n'y a pas de limites et aucune idée n'est mauvaise.
Les suggestions peuvent être très simples, mais elles peuvent aussi être complexes, et il est important de souligner, en tant qu'organisateur de la réunion, qu'il n'y a pas de mauvaises idées. Tous les participants à la réunion sont censés prendre part à la discussion, vous devez donc vous assurer que le format de votre réunion convient aussi bien aux participants extravertis qu'aux participants introvertis.
Les réunions de brainstorming sont des sessions amusantes et stimulantes, mais elles peuvent être épuisantes mentalement pour l'équipe, surtout lorsqu'il n'existe pas de système permettant de suivre les idées. Il peut être utile de prévoir une réunion de suivi afin de sélectionner et de synthétiser les idées spécifiques ultérieurement, afin d'optimiser l'efficacité.
Essayez la fonctionnalité de carte mentale de ClickUp pour capturer vos idées et organiser vos sessions de brainstorming.
5. Réunions générales
Une réunion générale implique que tous les niveaux de l'organisation participent à la réunion, y compris les collaborateurs individuels, les chefs d'équipe, les chefs de service et les cadres supérieurs. L'objectif est de synchroniser l'ensemble de l'entreprise avec les mises à jour pertinentes, telles que les mises à jour spécifiques à un service ou les changements dans les politiques de l'entreprise.
Chaque entreprise a un rythme et des points de discussion différents pour ses réunions générales. Une réunion générale efficace est généralement animée par le PDG ou le dirigeant de l'entreprise, et les points de discussion comprennent les mises à jour de la direction ou des services, la présentation des nouveaux employés, etc.
Dans le podcast Supermanagers, Matt Martin, PDG de Clockwise, a expliqué que leur réunion générale comprend de nombreux aspects différents, notamment des mises à jour des services, des présentations et un moment de discussion où les moments drôles de la semaine sont partagés. Ces réunions durent généralement une heure.
Essayez le modèle de réunion générale de ClickUp pour organiser une réunion hebdomadaire générale engageante et bien structurée.
6. Réunions décisionnelles
Une réunion décisionnelle est une réunion au cours de laquelle une équipe se réunit pour officialiser une décision et définir les prochaines étapes. Ces réunions sont généralement utilisées pour prendre des décisions importantes qui nécessitent une validation et éventuellement une nouvelle orientation.
Ces réunions sont courantes dans différentes équipes : les réunions du conseil d'administration ou les réunions de projet peuvent inclure la prise de décisions. Les décisions importantes doivent être consignées dans votre outil de compte rendu de réunion afin que l'équipe puisse se souvenir des raisons qui ont motivé la décision.
Voici quelques questions auxquelles vous devrez répondre lors de ces réunions :
- Compte tenu de notre situation actuelle et de nos ressources, quelle est la meilleure option pour aller de l'avant ?
- Qui est responsable des prochaines étapes ? Pourquoi ?
Par exemple, une réunion décisionnelle pourrait être organisée avec un responsable du marketing sur les réseaux sociaux et un coordinateur du marketing sur les réseaux sociaux afin de réorienter une campagne marketing qui n'a pas donné les résultats escomptés. Si l'équipe doit évaluer si elle aborde une campagne avec la bonne perspective et le bon ton, elle pourrait se réunir pour évaluer les résultats en termes d'engagement et de conversion et choisir une nouvelle orientation.
Au cours de la réunion, ils énuméreront les raisons pour lesquelles ils doivent changer d'orientation et documenteront les avantages de cette nouvelle direction. Ce type de réunion vise donc à prendre et à documenter une décision visant à faire avancer un projet ou une initiative.
Découvrez ces modèles de matrice décisionnelle!
7. Réunions de résolution de problèmes
Les réunions de résolution de problèmes se tiennent généralement entre une personne confrontée à un défi et un responsable ou un dirigeant. Selon la nature du problème, cette réunion peut inclure un représentant de différents services, tel qu'un représentant des ressources humaines ou de l'équipe juridique. L'objectif d'une réunion de résolution de problèmes est soit de trouver une solution à un obstacle, soit d'explorer les possibilités pour la suite.
Les réunions de résolution de problèmes peuvent être bénéfiques pour tous les employés, quelle que soit la nature du problème. Au cours de ces réunions, vous devez d'abord analyser la situation et ses causes, évaluer la direction à prendre, puis élaborer un plan d'action pour résoudre le problème.
N'oubliez pas que chaque étape doit être consignée dans vos notes de réunion et partagée avec les personnes impliquées dans la discussion.
8. Réunions de planification trimestrielles
La planification trimestrielle consiste à mettre en œuvre de manière stratégique un plan annuel divisé en quatre trimestres. Chaque trimestre, un objectif révisé est fixé pour les trois mois suivants. Ces objectifs actualisés peuvent être communiqués lors d'une réunion de planification trimestrielle au cours de laquelle les plans stratégiques sont discutés et les réalisations des 90 derniers jours sont célébrées.
Ces réunions sont l'occasion de faire pression, de donner ou de recevoir des commentaires et de se préparer pour les mois à venir. Chaque session de planification trimestrielle doit également inclure un temps de réflexion sur les 90 derniers jours, d'examen des tâches achevées et en cours, et de préparation pour le trimestre suivant.
L'objectif de la réunion est d'aider votre équipe à atteindre ses objectifs à court terme et les objectifs à long terme de l'entreprise pour assurer sa réussite. 💪
La clé d'une réunion de planification trimestrielle efficace réside dans son organisation. Les points à aborder doivent être clairs et les objectifs à atteindre à l'issue de la réunion doivent être attribués. De plus, le fait de revenir sur les enseignements tirés des trimestres précédents lors de la discussion de planification aide à déterminer quels objectifs sont appropriés et pertinents.
N'oubliez pas de suivre vos objectifs dans ClickUp Goals afin de vous assurer que vous disposez d'échéanciers clairs et de cibles mesurables.
9. Réunions du conseil d'administration
Une réunion du conseil d'administration est une réunion formelle qui rassemble l'ensemble des membres du conseil d'administration d'une organisation donnée. Ces réunions formelles ont lieu à intervalles réguliers, par exemple tous les trimestres ou tous les ans, afin de discuter de problèmes récurrents et importants, telles que les questions politiques, les affaires juridiques ou les rapports sur les indicateurs clés de performance, ou encore diverses autres questions.
Le président du conseil d'administration, également appelé « animateur de réunion », préside la réunion. Plus précisément, l'objectif d'une réunion du conseil d'administration est de définir la politique et la stratégie, d'examiner les plans stratégiques et de parvenir à un accord sur un problème donné.
Au cours de cette réunion, le procès-verbal est rédigé afin de constituer un document juridique qui sera ensuite publié conformément aux règles de fonctionnement du conseil d'administration. La publication du procès-verbal est essentielle, car il s'agit d'un outil de communication entre l'organisation, le conseil d'administration et diverses parties prenantes externes.
Rendez vos réunions plus productives grâce à un agenda et aux outils appropriés
Il existe de nombreux types de réunions ayant des objectifs différents. Il peut être difficile pour les managers de déterminer quelle réunion utiliser dans quelle circonstance.
En mettant en œuvre des stratégies efficaces de gestion des réunions et en tirant parti des bons outils de réunion en ligne tels que ClickUp pour vous aider à gérer votre travail, vos horaires, votre équipe et plus encore, vous pouvez éviter les réunions improductives et commencer à organiser des sessions collaboratives qui dynamisent et motivent votre équipe à atteindre ses objectifs.
Auteur invité :
Fellow.app est l'application de gestion de réunions la mieux évaluée qui aide les managers et leurs équipes à adopter des habitudes de réunion efficaces grâce à des agendas collaboratifs, au suivi des éléments à mener et à une bibliothèque de modèles de réunions approuvés par des experts.