12 exemples de stratégies de communication sur le lieu de travail

Diriger une équipe ?

Il y a de fortes chances que vous passiez beaucoup de temps à réfléchir à la manière dont vous communiquez ou même à la question de savoir si vous le faites bien. Rien d'étonnant à cela. Après tout, une communication efficace est le fondement d'une dynamique d'équipe saine.

Des études ont également mis en évidence l'importance de la communication :

• Les équipes bien connectées bénéficient d'une meilleure qualité de vieune augmentation de la productivité de 20 à 25 % Les réunions improductives résultant d'une mauvaise communication coûtent aux grandes entreprises américaines un montant supérieur à100 millions de dollars chaque année Un montant énorme de97% des employés pensent que la façon dont ils communiquent a un impact sur leur efficacité au travail

Pour créer une stratégie de communication efficace sur le lieu de travail, les dirigeants doivent comprendre et prendre en compte les types de compétences de communication qui conviennent le mieux à la situation donnée. Si certains modes de communication peuvent sembler évidents, le diable se cache dans les détails de la manière dont vous appliquez chaque approche et commencez à apprendre les astuces du langage corporel.

Pour vous aider à affiner la façon dont votre de votre équipe dans cette rubrique, vous trouverez 12 stratégies de communication qui présentent de nombreux avantages, quelle que soit la taille de votre équipe. 🚀 (en anglais)

Pourquoi les stratégies de communication sont-elles importantes ?

S'il n'est pas nécessaire d'être grand clerc pour comprendre pourquoi les stratégies de communication sur le lieu de travail sont si importantes, les avantages méritent d'être soulignés.

• **La création de canaux ouverts pour une communication efficace sur le lieu de travail, tels que les réunions régulières, les bulletins d'information de l'entreprise et les évaluations des performances, permettra aux employés d'acquérir les connaissances nécessaires pour comprendre leur rôle et gérer leurs responsabilités. Une stratégie de communication ouverte donne aux équipes de meilleures possibilités ded'atteindre leurs indicateurs clés de performance. 📈
• Encourager la résolution collaborative des problèmes: Favoriser un environnement decollaboration au sein de l'équipe et la résolution de problèmes sur le lieu de travail en encourageant les employés àfaire un remue-méninges et à trouver des solutions ensemble. 🧠
• Ne tenir que des réunions efficaces et nécessaires: L'un des formulaires les plus courants de communication au sein d'une équipe est..par le biais d'une réunion. Mais les réunions inutiles et improductives nuisent à une communication efficace. C'est pourquoi vous ne devez vous concentrer que sur les points de discussion essentiels, que vous devez définir avant l'appel ou la réunion. ⏰
• Encourager l'alignement : Un problème majeur pour les fichiersles équipes à distance est le décalage dû aux différents fuseaux horaires. Votreplan de communication du projet doit prendre en compte les moyens derenforcer les relations au sein de l'équipe-qu'elles soientdes membres d'une équipe à distance ou non, par desen alignant tout le monde. 👯
• Créer la confiance et maintenir la transparence: La transparence est la clé de toute stratégie de communication lorsquemanager d'une équipe. Instaurez un environnement d'écoute active afin d'instaurer la confiance. 🤝

12 Stratégies de communication

Sans effacées communication au sein de l'équipe les projets ne franchissent pas la ligne d'arrivée et la croissance s'essouffle. C'est pourquoi il est essentiel pour la réussite de votre équipe de connaître et de mettre en œuvre les stratégies de communication qui fonctionnent le mieux pour elle.

Plongeons dans notre top 12 des stratégies de communication que vous pouvez commencer à utiliser pour votre équipe dès maintenant :

1. Utiliser plusieurs types de communication

Votre équipe devrait disposer de plusieurs moyens de communication, notamment des discussions en personne, des e-mails, des appels téléphoniques, des visioconférences et des outils de discussion. L'utilisation de méthodes variées permet à tous les membres de l'équipe d'être sur la même page et d'avoir accès aux informations dont ils ont besoin.

Mentionne les membres de l'équipe directement dans les tâches avec la possibilité d'envoyer une notification

Par exemple, si vous utilisez des solutions de communication d'équipe comme ClickUp avec la possibilité d'étiqueter et de mentionner les membres de votre équipe dans les tâches, les documents et plus encore, vous permettez à votre équipe de communiquer pendant qu'elle travaille. Cela permet de réduire les le changement de contexte ce qui facilite le travail terminé.

2. Fixer des paramètres de communication

Établissez des paramètres concernant la manière dont les membres de l'équipe doivent communiquer et le moment où ils doivent le faire. Il peut s'agir des délais de réponse attendus, de la manière d'utiliser les différentes plateformes de communication et des personnes qui doivent être mises en copie conforme de certains e-mails. 📝

Cela s'applique également aux réunions, sans doute l'une des tâches sur le lieu de travail qui accapare une grande partie des ressources de votre équipe. Envisagez de paramétrer la communication verbale et la manière dont les membres doivent communiquer au cours des réunions (par exemple, précisez à l'avance ce que vous attendez d'un travail préparatoire).

3. Éliminer les silos de communication

Il est difficile de s'assurer que tous les membres de l'équipe sont inclus dans la boucle de communication lorsque l'on ne dispose pas des outils numériques qui facilitent cette tâche. C'est d'autant plus vrai si vous travaillez avec des des Teams hybrides -c'est-à-dire que certains membres de l'équipe travaillent à la fois à télétravail et au bureau.

La fonctionnalité de tableau de ClickUp vous permet de créer une matrice de communication sans quitter le tableau de bord

Personne ne doit être exclu de la discussion, c'est pourquoi une bonne communication élimine les silos. Votre stratégie de communication doit impliquer un petit nombre de personnes sélection d'outils de communication sur le lieu de travail pour ne pas s'éparpiller avec trop d'outils outils d'entreprise .

Téléchargez le modèle de matrice de communication de ClickUp

4. Avoir un facilitateur désigné

Désigner une personne chargée de faciliter le processus de communication et de veiller à ce que chacun puisse faire valoir son point de vue en temps utile. Il faut toujours veiller à ce que les réunions soient productives et à ce que les tâches soient accomplies.

Mais si vous voulez aller plus loin, confiez à un membre de l'équipe la responsabilité de contrôler la communication en dehors des réunions. Un facilitateur désigné aide à la propriété des tâches et à combler les lacunes.

5. Utiliser des outils de collaboration en temps réel

/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/07/Docs\_Chat-view\_List-view\_Homepage-4-1400x1055.png ClickUp Docs, Chat, et Vue Liste dans ClickUp /$$img/

Suivez les mises à jour du projet, gérez les flux de travail et collaborez avec l'équipe, le tout à partir de votre environnement ClickUp

communiquez facilement avec les nombreux outils de projet intégrés au Tableau blanc, parfaits pour le brainstorming et l'échange d'idées

Outils de collaboration en temps réel, tels que Cartes mentales ClickUp les cartes heuristiques, les tableaux blancs et les documents permettent aux équipes de communiquer entre elles et de travailler simultanément sur des projets.

Les tableaux blancs sont des bacs à sable où les équipes utilisent des types de communication visuelle et écrite pour partager et affiner leurs idées. Le plus beau, c'est que les outils du Tableau blanc sont faciles à utiliser et suffisamment personnalisables pour que les équipes puissent s'y référer et les modifier au fur et à mesure.

6. Fixer des objectifs clairs pour l'équipe

Il est essentiel pour les équipes de se fixer des objectifs clairs et mesurables afin de rester sur la bonne voie et de s'assurer que tout le monde travaille dans le même sens. Les fonctionnalités des Objectifs de ClickUp facilitent la définition, le suivi et l'évaluation des objectifs de ClickUp d'atteindre les objectifs de l'équipe avec beaucoup de visibilité.

Restez sur la bonne voie pour atteindre vos objectifs grâce à des échéanciers clairs, des cibles mesurables et un suivi automatique de la progression

Créez des objectifs suivis connectés à vos tâches de travail afin de pouvoir mesurer les cibles et visualiser les échéanciers. En termes de styles de communication, il utilise à la fois l'écrit et l'image pour que votre équipe reste connectée aux objectifs .

7. Encourager la communication dans les deux sens

Pour que la communication soit efficace, elle doit se faire dans les deux sens. Quand on dit "il faut être deux pour danser le tango", cela vaut aussi pour la communication sur le lieu de travail. 💃

Encouragez les membres de l'équipe à poser des questions et à partager leurs idées ouvertement. Cela permet de constituer une équipe plus unie qui travaille à partir des mêmes idées et du même retour d'information.

8. Utiliser des applications de partage d'écran

Partagez des enregistrements d'écran pour transmettre votre message avec précision sans avoir recours à une chaîne d'e-mails ou à une réunion en personne

Les applications de partage d'écran telles que L'outil Clip de ClickUp sont extrêmement utiles pour les équipes à distance. Ils permettent aux membres de l'équipe de partager leur travail en temps réel tout en veillant à ce que chacun soit alignés et qu'ils peuvent collaborer .

Bien sûr, il existe aussi des outils comme Zoom qui permettent aux équipes de partager leur écran en temps réel également. 💻

Il s'agit de trouver la combinaison d'outils qui permet d'aplanir les difficultés du flux de travail d'une équipe. De cette façon, le transfert d'informations devient un jeu d'enfant et la gestion du changement se fait de manière efficace.

9. Décomposer les sujets complexes

Décomposez les sujets complexes en petits morceaux pour les rendre plus faciles à comprendre. Il s'agit notamment de diviser les problèmes en tâches plus petites et plus faciles à gérer afin de pouvoir se concentrer sur un aspect à la fois.

Visualisez et gérez la feuille de route de votre produit dans ClickUp Échéancier

Présentations, documents, modèles les matrices et les outils tels que les Tableaux blancs sont tous utiles pour décomposer les tâches complexes et pour les mettre en œuvre les échéanciers des projets afin que rien ne passe à travers les mailles du filet.

L'avantage de ces outils est qu'ils permettent de référencer les efforts de ventilation, de sorte que les équipes soient toujours au courant de la situation.

10. Centralisez vos efforts de communication

Centraliser, centraliser, centraliser. Souvent, les efforts de communication de l'équipe sont gâchés à cause de quelques erreurs dans la gestion de l'équipe. Cela peut provenir d'une variété de choses comme :

• Une pile technologique décousue
• L'absence d'un cadre de référence pour l'approche des projets
• Des documents déconnectés vivant sur un trop grand nombre de plateformes distinctes

Lorsque la communication est centralisée, les équipes suivent mieux leurs discussions, leurs tâches et leurs projets dans un seul espace. Cela réduit les changements de tâche et de contexte et permet à votre équipe de se concentrer sur ce qui est important.

Il est important de garder à l'esprit que les stratégies de communication, lorsqu'elles sont bien utilisées, aident les équipes à progresser sur le travail lui-même plutôt que de se perdre dans des tâches de gestion. Une étape importante dans cette direction consiste à centraliser la manière dont vous communiquez et partagez les informations.

11. Organiser régulièrement des réunions d'équipe

Organiser des réunions d'équipe régulières est un excellent moyen de s'assurer que tout le monde est au courant de ses tâches et de son travail synchronisés les uns avec les autres . Les réunions d'équipe sont également une excellente occasion de discuter ouvertement et de collaborer.

Tout ce qui n'est pas évident est clarifié et les équipes sont autorisées à soulever tous les problèmes potentiels. Les réunions d'équipe ordinaires sont essentiellement verbales, mais il ne faut pas oublier d'y ajouter la communication visuelle et écrite pour faire passer vos idées.

12. Donner la priorité à la communication individuelle

Les chefs d'équipe ne doivent pas oublier de de donner la priorité à la communication individuelle . Pour récolter les fruits de ces réunions, vous devez posséder de solides compétences en matière de communication sur votre lieu de travail.

Commencez par programmer des réunions régulières avec les membres de l'équipe pour discuter de sujets spécifiques. Profitez de ce moment pour donner régulièrement des commentaires positifs afin que les membres de l'équipe se sentent en sécurité et appréciés. C'est là que vous commencerez à apprendre les indices du langage corporel et d'autres formes de communication non verbale.

Réunions individuelles donnent aux membres de l'équipe la possibilité de poser des questions de partager des idées et de faire le point sur les problèmes. Organisez régulièrement ces réunions et veillez à fixer des paramètres de communication clairs.

Définissez clairement les rôles et les attentes lors de vos réunions 1 contre 1 grâce à ce modèle ClickUp

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Types de stratégies de communication

En règle générale, il existe quatre stratégies de communication principales à prendre en compte dans le cadre du travail avec votre équipe. Détaillons chaque stratégie de communication afin que vous sachiez quelle est la plus adaptée à votre situation ou à votre rôle :

Communication verbale

Lorsque les employés utilisent le langage verbal pour échanger des informations, ils utilisent la communication verbale. Qu'il s'agisse d'une discussion en face à face, d'une présentation ou d'une réunion Zoom, votre objectif est de communiquer efficacement par le biais d'interactions verbales.

Démarrez et rejoignez des réunions directement à partir de vos tâches grâce à l'intégration de Zoom de ClickUp

Pour une communication optimale en tête-à-tête, vous devez tenir compte de vos compétences verbales, comme expliquer efficacement vos idées, aller droit au but et maintenir l'attention de vos interlocuteurs.

Communication non verbale

On parle de communication non verbale lorsque les employés transmettent des messages sans utiliser de mots. Cela inclut le langage corporel, les expressions faciales, les gestes ou même le contact visuel. De toutes les stratégies de communication, c'est souvent celle qu'il est le plus important de comprendre.

La communication non verbale fournit un contexte au message verbal. Enfin, elle vous aide à capter les signaux non verbaux des employés. Tout le monde ne souhaite pas communiquer directement par le biais d'une discussion.

Avec l'essor des communication virtuelle il peut être beaucoup plus difficile de saisir le langage corporel, le style de la voix et d'autres indices non verbaux qui sont plus faciles à percevoir en personne.

C'est la raison pour laquelle il est recommandé d'utiliser des caméras lorsque vous participez à un appel Zoom de l'équipe. Il est important de comprendre la communication non verbale pour communiquer à distance parce qu'elle permet de situer le contexte et de minimiser les risques de malentendus.

Communication écrite

Les e-mails, les mémos, les bulletins d'information, les notes et même les symboles sont autant d'exemples parfaits de communication écrite. Les stratégies de communication efficaces passent par l'écriture : tout, depuis les mots que vous choisissez, la structure de vos phrases et la façon dont vous organisez vos écrits, compte dans ce type de communication.

ClickUp Docs permet une mise en forme riche et des commandes slash dans ClickUp Docs commandes slash pour un travail plus efficace

Sur le lieu de travail, les employés échangent des informations par le biais de documents écrits qui se présentent sous différents formulaires. Ce type de communication est bénéfique parce qu'il permet de conserver une trace permanente de la discussion, de sorte que chacun peut facilement s'y référer et l'examiner.

Le fait de disposer d'un seul et même base de connaissances le fait de travailler à partir d'un système de gestion des connaissances facilite le partage avec plusieurs collègues et élimine les risques d'erreurs d'interprétation. Cette stratégie de communication est également un excellent moyen pour les managers de déléguer des tâches et des responsabilités .

Bonus: Logiciel de communication interne !

Communication visuelle

Les éléments visuels tels que les diagrammes, les graphiques, les vidéos, les photographies et autres sont utilisés pour transmettre des messages par le biais de la communication visuelle. Parmi les stratégies de communication les plus efficaces, celle-ci est bénéfique car elle permet de décomposer des concepts complexes et de les rendre plus faciles à comprendre.

Utiliser les Tableaux blancs ClickUp comme outil de collaboration visuelle pour tous les besoins

Visuel Tableaux blancs ClickUp -aident à ajouter un contexte au message, ce qui le rend plus facile à comprendre. C'est la raison d'être des livres d'images. De plus, ce type de stratégie de communication vous permet d'expliquer des concepts complexes, de prendre des décisions plus rapidement, d'augmenter l'engagement dans les réunions et est facilement référençable.

Utilisez les stratégies de communication avec votre équipe dans ClickUp

L'utilisation des bons outils, stratégies et méthodes de communication permettra d'améliorer la communication et la collaboration au sein de l'équipe. L'objectif est de s'assurer que tout le monde travaille pour atteindre les mêmes objectifs, et c'est ce qui est le mieux fait grâce à une solide stratégie de communication.

Mieux encore, l'utilisation d'outils de collaboration en temps réel pour centraliser la communication au sein de l'équipe permettra à chacun d'accéder aux informations dont il a besoin. ClickUp offre un large intervalle de fonctionnalités pour faire exactement cela !

Utilisez les outils de collaboration en temps réel de ClickUp, la fonctionnalité de suivi des objectifs, l'extension d'enregistrement d'écran et les modèles de réunion pour aider les équipes à rester alignées et à rester productives.

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