Pour faire simple : prise de notes permet d'améliorer toute réunion de brainstorming, de processus ou de projet pour tout le monde.
C'est un moteur puissant pour construire une culture de travail productive pour l'avenir. Mais les humains ne sont pas des machines, et nous avons donc besoin des bons systèmes pour nous souvenir et rappeler les informations que nous avons entendues.
À saviez-vous que votre mémoire commence à décliner dans les 24 premières heures où vous avez appris quelque chose ? C'est ce qu'on appelle la courbe d'oubli . Elle mesure la vitesse à laquelle nous oublions une information au fil du temps si nous ne tentons pas de la retenir.
Il ne dépend pas seulement de notre la force de notre mémoire pour retenir les informations des réunions, mais l'approche pour saisir et communiquer les informations à nous-mêmes et aux autres.
Dans ce guide, nous vous donnons les modèles, les outils et les conseils pour transformer vos réunions virtuelles et en personne afin que vous ayez confiance en votre système de prise de notes !
Types de notes de réunion
Tout comme il existe différents types de réunions, il existe également différents types de notes de réunion. Cette section propose un guide complet pour vous aider à trouver la méthode la mieux adaptée à votre style de prise de notes.
Notes Cornell: Il s'agit d'une forme systématique de condensation et d'organisation des notes, qui permet de les consulter plus facilement. La page est divisée en trois parties : les indices (questions ou points principaux à gauche), les notes (informations détaillées de la réunion à droite) et un résumé en bas.
Notes en quadrants: Cette méthode consiste à diviser votre page en quadrants (ou Box) tels que important, moins important, déléguer et reporter. Chaque quadrant est utilisé pour différents types de notes, ce qui permet d'attribuer des priorités pour l'exécution du suivi.
Cartes mentales: Si vous préférez la représentation visuelle, la méthode des cartes mentales peut vous convenir. Partez du thème central et créez des branches pour les différents sujets, en remplissant chaque branche avec des notes pertinentes. Parfait pour les sessions de brainstorming.
**Cette méthode commence par les sujets principaux et affiche les détails de manière ordonnée. Cette méthode est idéale pour documenter les procès-verbaux, car les principaux points de l'ordre du jour sont déjà décomposés.
Diagramme: Cette méthode de division et de conquête est utile pour enregistrer plusieurs types d'informations spécifiques. Créez un diagramme et remplissez ses cellules avec les points discutés au cours de la réunion.
Notes de phrase: Cette méthode simple consiste à noter chaque point sous forme de phrase brève au fur et à mesure qu'il se présente au cours de la réunion, sans aucune mise en forme supplémentaire.
Chacune de ces méthodes offre un avantage différent. Elles sont toutes compatibles avec ClickUp Docs, de sorte que vous pouvez choisir celle qui correspond le mieux à votre style et aux besoins de la réunion. Qu'il s'agisse de la structure organique des cartes mentales ou de l'orientation vers les tâches des notes sur les éléments d'action, il existe une méthode qui vous aidera à maximiser votre productivité pendant et après chaque réunion.
Éléments clés à inclure dans les notes de réunion
Une note de réunion bien structurée et détaillée est un atout essentiel pour la productivité de l'entreprise. Elle vous aide à conserver une trace des idées, des actions et des décisions prises au cours de la réunion. Voici quelques éléments clés à inclure dans vos notes de réunion :
Détails de la réunion: Inclure la date, l'heure de début et de fin, et l'emplacement (physique ou virtuel) de la réunion.
Liste des participants: Indiquez tous les participants et leur rôle pour référence. Mentionnez si quelqu'un était absent ou s'il y avait des invités spéciaux.
Ordre du jour de la réunion: Dressez la liste des sujets qui ont été forfaités pour la réunion. Cela paramètre la structure de vos notes et vous aide à passer en revue les principaux points de discussion dans une commande logique.
Points de discussion: Ils constituent l'essentiel de vos notes. Veillez à consigner les principaux arguments, opinions, idées et questions qui ont été soulevés en rapport avec chaque élément de l'agenda.
Décisions prises: Consignez les décisions clés. Qui les a prises ? Quelles alternatives ont été envisagées ? Mentionnez la justification de la décision pour référence ultérieure.
Éléments d'action: Indiquez qui est responsable de quoi (tâches ou suivi) à la suite de la réunion. Il convient d'indiquer qui est affecté à chaque action, en quoi consiste cette action et la date d'échéance, le cas échéant.
Prochaines étapes et échéances: Décrivez ce qui doit être fait ensuite, qui en est responsable et à quelle date cela doit être achevé. Cela permet de s'assurer que chacun est conscient de ses responsabilités pour l'avenir.
Questions et réponses: Consignez toutes les questions soulevées et les réponses à ces questions. Si une réponse n'était pas disponible, notez qui trouvera la réponse et dans quel délai.
Faits et statistiques importants: Notez les nombres, données, faits ou statistiques importants qui ont été cités. Ceux-ci peuvent être utiles pour des références ultérieures ou pour le travail sur des tâches et des projets connexes.
Pièces jointes: Si des documents ont été partagés ou discutés au cours de la réunion, incluez-les ou un lien vers ces documents dans vos notes.
En intégrant ces éléments clés dans vos notes de réunion, vous créerez un dossier complet qui rendra les actions de suivi plus claires, renforcera la responsabilité et constituera une ressource précieuse pour ceux qui ont manqué la réunion - tout en améliorant la productivité et la communication au sein de votre équipe.
Comment prendre les meilleures notes de réunion (6 stratégies clés)
Avant la réunion
Conseil 1 : Partagez les responsabilités liées à l'ordre du jour de la réunion
ClickUp Modèle de notes de réunion Blog CTA
Dans le site de Reclaim.IA Rapport sur les tendances de la productivité les auteurs de ce rapport ont appris que les professionnels passent en moyenne 21,5 heures en réunion, soit plus de la moitié d'une semaine de travail normale !
Des réunions productives sont essentielles à la réussite d'une entreprise saine et en pleine croissance. En tant que chef d'équipe, gestionnaire de projet ou cadre, vous avez pour tâche d'alimenter les processus et les activités afin que chaque employé ait la possibilité de participer à des réunions outils de réunion et des ressources pour faire le travail terminé.
Use an Modèle d'itinéraire pour forfaiter votre prochaine réunion!
Permettez aux participants à votre réunion de contribuer à l'élaboration de l'agenda de la réunion. Cela permettra d'accomplir deux choses importantes :
- Vos participants ont une bonne idée de l'ordre du jour de la réunionla cadence de la réunion et de la façon dont leur temps sera utilisé
- Vos notes seront plus riches en informations et en auteurs parce que les différents points de vue, l'expertise en la matière et les connaissances sont organisés en un seul endroit
Conseil 2 : Utilisez l'ordre du jour de la réunion pour prendre des notes
Vos notes l'agenda de la réunion est le meilleur environnement pour prendre des notes de réunion, car vous avez déjà regroupé tous les sujets, les points clés, les questions et les objectifs en un seul endroit. En particulier lorsque vous animez la réunion et que vous prenez des notes, il est très important que vous puissiez prendre des notes de jongler avec ces deux activités .
L'agenda vous aide à passer d'un sujet à l'autre tout en surveillant la progression de la réunion. Si trop de discussions parallèles ont lieu et que les participants à la réunion s'éloignent du sujet, vous pouvez ramener tout le monde sur la bonne voie. Si vous prenez du retard, vous pouvez sauter ou accélérer les sujets les moins importants.
Plus important encore, vous devriez éviter les problèmes (et le stress inutile) de switching back and forth entre l'agenda de la réunion et une page blanche pour les notes
Si vous avez la responsabilité de prendre les procès-verbaux des réunions -Notes et décisions prises lors de réunions formelles qui doivent être approuvées par la direction. Consultez nos différents modèles gratuits de notes de réunion :
- Modèle de compte-rendu de réunion sur la construction
- Modèle de procès-verbal de réunion de l'association des parents d'élèves
- Modèle de compte rendu de réunion commerciale
- Modèles de notes de mise à jour
- Modèle de procès-verbal de réunion du comité de sécurité
- Modèle de procès-verbal de réunion des actionnaires
- Modèles de réunions individuelles
- Modèle de procès-verbal de réunion
- Logiciel de réunion en tête-à-tête
Télécharger ce modèle
Pendant la réunion
Conseil 3 : Filtrer les informations les plus importantes
Quelque part entre les um et les likes, il y a des détails importants auxquels il faut prêter attention lorsqu'une personne parle dans un flot de conscience. Mais avec un peu de contexte, de confiance et de créativité, vous deviendrez un magicien de la prise de notes en n'importe quel scénario de réunion .
Voici à quoi cela ressemble :
Écoutez les indices et les signaux que l'orateur vous donne pour le contexte
La règle de base est d'être prêt à tout. Mais écoutez l'accent mis sur ce qu'il dit, les questions posées et les explications partagées qui auront une incidence sur le projet, la tâche ou l'objectif.
Soyez confiant et demandez à l'orateur de clarifier ce qu'il dit
Résumer un point et ne pas entendre les détails clés du suivant est une expérience que nous vivons tous lorsque nous prenons des notes ! Si vous êtes perdu dans ce que dit l'orateur, il y a de fortes chances que les autres participants le soient aussi ! La dernière chose que vous voulez faire est de partager des informations erronées. Ces notes de réunion seront consultées plus tard, il vous faut donc la vérité et rien que la vérité ! (Les membres de votre équipe vous remercieront plus tard)
Soyez créatif et observez ceux qui vous entourent
Y a-t-il quelqu'un sur votre lieu de travail qui réussit à chaque fois à améliorer la productivité des réunions ? Qui fait en sorte que les bonnes notes de réunion et les bonnes discussions semblent ne pas nécessiter d'effort ? Prenez une page mentale de leur livre et observez comment ils font en sorte que les personnes présentes dans la salle soient engagées et motivées. La qualité de ses réunions se traduit par des notes de réunion effacées qui incitent à l'action.
Si aucune personne ne vous vient à l'esprit, nous sommes là pour vous ! Chez ClickUp, nous sommes obsédés par l'efficacité et le rendement.
Télécharger le guide ClickUp Docs
La clé de notre réussite en matière de productivité des réunions est l'organisation vers l'action. Notre Documents ClickUp sont toujours mobilisés pour que les équipes, quel que soit leur fuseau horaire, obtiennent immédiatement les informations dont elles ont besoin.
Voici un aperçu des quatre sections standard de nos notes de réunion : Éléments d'action, Ressources nécessaires, Suivi et Récapitulation de la discussion.
Rédiger des notes de réunion dans ClickUp Docs
Étiquette 4 : Marquez les membres de l'équipe dans le document pour le suivi
Travailler avec des équipes interfonctionnelles et multi-fuseaux horaires appelle à un compte aide main courante. Les gens passent d'une réunion à l'autre et peuvent oublier d'achever leurs éléments d'action ou leurs abonnements.
Vous vous souvenez de la courbe des oublis ?
Les équipes de ClickUp utilisent régulièrement les fonctionnalités @mention et commentaire dans Teams pour suivre, mettre à jour et collaborer sur le travail. C'est parfait pour garder ensemble nos discussions annexes et les pensées du type "Je viens de me rappeler !".
Lorsque des personnes sont étiquetées dans un commentaire, leur nom apparaît en surbrillance dans leur flux de notifications.
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Identifiez les rappels importants et les éléments d'action lorsque vous parcourez vos notifications
Après la réunion
Conseil 5 : Maintenez l'élan grâce à une récapitulation de la réunion
Abordez ce conseil en gardant à l'esprit que personne n'a le temps de lire les notes de la réunion. En particulier si la direction a besoin d'un statut rapide ou d'un récapitulatif de ce qui s'est passé, vous voudrez fournir ce bref aperçu dans un emplacement sans friction.
Chaque réunion doit faire l'objet d'une tâche récurrente dédiée permettant de faire le lien entre les membres de l'équipe concernés, les documents et même d'autres tâches pour les réunions passées, présentes et futures.
Mon travail : Affichez un récapitulatif des points clés dans la tâche ainsi que les notes liées à la réunion. Vous gagnerez du temps et les autres n'auront plus besoin de chercher des informations à l'avenir. Cette fonction permet de connecter tout le travail dans un environnement de travail central et d'éviter les boîtes de réception
Si vous êtes curieux de découvrir ClickUp et souhaitez commencer par une organisation de base, créez des tâches pour organiser toutes vos notes de réunion.. les lancements de projets les cérémonies agiles, et l'intégration des nouveaux employés -démarrer avec le Modèle de réunion !
Télécharger le modèle de dossier de réunion
Ce dossier est également un outil précieux pour les chefs d'équipe qui peuvent ainsi contrôler le nombre et la qualité des réunions auxquelles chacun passe du temps à participer !
Créez une liste ClickUp pour centraliser les réunions récurrentes afin que tout le monde puisse les afficher
Conseil 5 : Utiliser l'IA pour résumer, paraphraser et mettre en forme les notes
Dans un monde axé sur le numérique, l'intelligence artificielle (IA) joue un rôle important dans l'optimisation de la productivité. Cela est particulièrement pertinent lorsqu'il s'agit de notes de réunion. Plutôt que de résumer, paraphraser et mettre en forme manuellement le contenu, vous pouvez désormais utiliser les capacités de l'IA pour effectuer ces tâches rapidement et avec précision. ClickUp Brain , un outil alimenté par l'IA, s'avère changer la donne à cet égard. ClickUp Brain est conçu pour vous aider à naviguer plus efficacement dans vos gros volumes de données de réunion. Il peut lire les notes de réunion, en extraire les points clés et fournir des résumés concis. Générer des conclusions rapides à partir de longues discussions devient plus facile, ce qui vous permet de gagner un temps précieux pour d'autres tâches importantes.
Essayez ClickUp Brain
La paraphrase n'est plus une tâche qui nécessite une charge cognitive considérable. Avec ClickUp Brain, la réécriture des idées dans des mots différents est automatisée afin d'éviter toute instance de plagiat et de garantir une représentation unique de la pensée.
Au-delà du fait de résumer et de paraphraser, la mise en forme des notes est cruciale pour améliorer la lisibilité et faciliter un référencement rapide. ClickUp Brain vous aide à structurer clairement vos notes à l'aide d'en-têtes, de puces et de différents styles de texte pour mettre en valeur les informations clés.
ClickUp Brain vous permet de générer automatiquement des informations à partir de vos notes de réunion, en capturant tout le tableau des pensées, des idées, des décisions et des éléments d'action dans une forme facilement assimilable. Non seulement vous augmentez votre productivité pendant la réunion, mais vous assurez également un suivi efficace en fournissant immédiatement les points importants à retenir et les actions requises.
Adoptez la puissance de l'IA dans la prise de notes avec ClickUp Brain, et transformez vos réunions de routine en viviers stratégiques d'intelligence exploitable.
Qui bénéficie de la prise de notes de réunion ?
- Les entrepreneurs: Les notes de réunion sont essentielles pour les entrepreneurs afin de garder une trace de toutes les décisions qui ont été prises ou des changements qui doivent être mis en œuvre. Prendre des notes pendant une réunion leur permet de rester organisés et de s'assurer qu'ils disposent des bons détails de la discussion.
- **La prise de notes lors des réunions permet aux entreprises de garder une trace des discussions et des décisions importantes qui ont été prises. Cela permet de s'assurer que toutes les personnes impliquées dans la réunion sont sur la même page et que tous les membres de l'équipe sont au courant des changements ou des mises à jour.
Astuce bonus : capturer instantanément de courtes notes de réunion
Votre Google Drive fait-il penser à ceci ?
Exemple de faire les choses à la dure dans Google Drive
Cela arrive aux meilleurs d'entre nous !
Il arrive que vous souhaitiez prendre des notes rapides pour vos seuls yeux ou faire un brainstorming lors d'un appel téléphonique ou d'une réunion Zoom. Le problème, c'est qu'il devient presque impossible de retrouver cette information que vous savez que vous avez consignée.
Pour ces scénarios, n'utilisez pas de Google Docs. Utilisez plutôt le bloc-notes ClickUp, le compagnon numérique de poche idéal pour la prise de notes .
Créer des tâches à partir du bloc-notes ClickUp
En savoir plus sur le bloc-notes
Accédez au bloc-notes depuis votre navigateur ou votre appareil mobile pour constituer un référentiel de pensées, de checklists et de tâches presque prêtes en un seul endroit ! Le bloc-notes ClickUp comprend également :
- /Commandes slash : Mettez en forme votre note avec des en-têtes, des polices en gras, des listes, et bien plus encore
- Glisser-déposer : Ajoutez des images, des gifs, des vidéos et d'autres fichiers directement dans vos notes
- Recherche : Recherchez vos notes par mots-clés trouvés dans le titre ou la description d'une note
- Archiver/désarchiver : Archivez ou désarchivez votre note
- Convertir : Convertissez votre note en tâche - ou en document !
Un dernier point à prendre en compte pour une expérience optimale des notes de réunion : Vos stratégies de prise de notes et vos préférences évolueront au fil du temps. Lorsque vous examinez les options qui s'offrent à vous pour trouver l'outil de prise de notes idéal, privilégiez la personnalisation et la flexibilité.
L'outil de votre choix doit vous permettre de gagner du temps, et non de dépenser votre énergie. Le fait de consacrer votre énergie à des choses comme la maintenance des notes vous éloigne du travail qui permet de faire avancer vos tâches et vos projets.
Nous savons que vous allez adorer le bloc-notes et les documents ClickUp pour créer votre meilleur système de prise de notes à ce jour. Si vous avez besoin de travailler sur des problèmes de productivité en réunion, n'hésitez pas à nous contacter ! Signez pour ClickUp aujourd'hui !