Dans le monde rapide des entreprises, une gestion efficace des réunions est plus qu'une simple commodité, c'est une nécessité.
Qu'il s'agisse d'assurer la coordination avec une équipe à distance ou de planifier des réunions interdépartementales, la bonne solution de gestion des réunions peut faire toute la différence. Pour vous aider à trouver le meilleur logiciel de gestion des réunions pour vos besoins, nous avons compilé une liste des 25 meilleures options en 2024.
De l'assistance alimentée par l'IA aux fonctionnalités de planification intuitives, ces outils sont conçus pour.. optimiser vos réunions pour une productivité et un engagement maximums.
25 meilleurs logiciels de gestion des réunions
Une solution logicielle de gestion des réunions est un outil numérique qui permet aux individus et aux équipes de forfaiter, d'organiser, de mener des réunions et d'enregistrer les résultats.
Voici quelques-uns des meilleurs logiciels de gestion de réunion disponibles aujourd'hui :
1. ClickUp - Le meilleur pour la gestion des réunions par l'IA
Générer des informations précises notes de réunion sans effort grâce à la technologie alimentée par l'IA de ClickUp
ClickUp est l'un des plus grands fournisseurs de notes de réunion l'une des évaluations les plus élevées logiciel de gestion des réunions et les outils de productivité utilisés par des équipes productives dans le monde entier. Que vous souhaitiez prendre des notes de réunion, gérer la cadence d'une réunion ou définir éléments d'action vous pouvez tout faire avec un seul logiciel : ClickUp ! 😄
Voici pourquoi ClickUp devrait être votre choix #1 pour le meilleur logiciel de gestion de réunion :
Améliorer les réunions grâce à l'IA
Les outils d'IA peuvent rendre les réunions plus efficaces. Outils d'IA pour les réunions peuvent faire gagner du temps, de l'énergie et de l'argent, c'est pourquoi il vaut la peine de trouver ce qui vous convient. 🤩
ClickUp Brain peut être utilisé pour résumer des notes de réunion, créer des éléments d'action que vous pouvez transformer en Tâches en quelques instants, créer des agendas de réunion, et bien plus encore. Instantanément transformer vos notes de réunion en listes à faire vous fait gagner du temps permet de gagner du temps, de responsabiliser l'équipe et de maintenir un niveau de productivité élevé.
Voici quelques-unes des autres fonctionnalités de ClickUp :
- ClickUp Bloc-notes pour rédiger des notes de réunion etles convertir en tâches plus tard
- Tableau blanc de ClickUp pour faire du brainstorming, prendre des notes, forfaiter des projets, etcAfficher .
Les fonctionnalités clés de Microsoft Teams
- Vidéo conférence pour rendre les réunions d'équipe plus personnelles
- Tableau blanc numérique pour collaborer sur des idées
- Capacité de partage d'écran
- S'intègre à d'autres logiciels de gestion des réunions de premier plan tels queClickUp #### Prix de Microsoft Teams
Microsoft Teams est disponible gratuitement. Les forfaits payants commencent à 5 $/utilisateur par mois sous la rubrique Microsoft Office 365 abonnement.
MS Teams évaluations des clients
- Capterra : 4.4/5 (5600+ commentaires)
- G2: 4.3/5 (11200+ avis)
10. Hypercontext - Meilleur pour créer des agendas de réunion
Via Hypercontext Hypercontext est l'Accueil de tous les détails de votre réunion - au-delà de la date et de l'heure. Vous pouvez dès le départ déterminer la raison de la réunion, les points à discuter et tenir tout le monde compte des résultats.
Avec Hypercontext, les équipes peuvent collaborer sur les agendas des réunions, accéder à des centaines d'amorces de discussion personnalisées, documenter les décisions, suivre les objectifs et échanger des commentaires de manière cohérente. Ainsi, vous pouvez réduire le travail administratif et vous concentrer sur l'essentiel.
Hypercontext fonctionnalités clés
- Envoi automatique de notes de réunion après chaque réunion
- Collaborez à l'agenda des réunions
- Réduisez votre charge cognitive grâce à des centaines d'amorces de discussion et de modèles d'ordre du jour
- S'intégrer à votre flux de travail existant : Google Agenda, Chrome, Slack, Zapier, Google Meet, etc
Tarifs Hypercontext
Hypercontext propose un forfait Free Forever gratuit. Les forfaits payants commencent à 5 $/utilisateur/mois pour les 5 premiers utilisateurs et à 7 $/utilisateur/mois pour les équipes plus importantes.
Évaluations des clients d'Hypercontext
- Capterra : 4.8/5 (15+ commentaires)
- G2: 4.3/5 (30+ avis)
11. NetSuite - Le meilleur pour la planification des ressources de l'entreprise
Via NetSuite
NetSuite est un Outil de forfait Enterprise (ERP) qui vous permet de gérer toutes vos opérations back-end cruciales et vos processus financiers dans le cloud.
Pourquoi figure-t-il sur cette liste ?
NetSuite permet un flux d'informations fluide entre les membres d'une équipe à distance et constitue une suite unifiée de gestion d'entreprise.
NetSuite CRM permet également de gérer les activités quotidiennes à partir d'appareils mobiles, comme la définition de rappels de calendrier pour les réunions d'équipe, l'enregistrement de notes d'appel, la soumission de feuilles de temps, etc.
Mais ce logiciel a un prix élevé.
NetSuite fonctionnalités clés
- Partage d'armoires virtuelles et liens entre les documents importants
- Application mobile pour les tâches de gestion
- Outil d'analyse et de rapports BI
- Diagramme de Gantt pour obtenir le statut du projet en temps réel
Prix NetSuite
Netsuite coûte 499,00 $/mois.
Évaluation des clients de NetSuite
- Capterra : 4.1/5 (700+ commentaires)
- G2: 3.9/5 (1200+ avis)
12. Nextiva - Meilleur système téléphonique cloud
Via Nextiva
Nextiva est un système de gestion des réunions qui vous permet de parler à n'importe qui par téléphone, texte, e-mail ou messagerie instantanée.
Il s'agit d'un excellent logiciel de gestion de réunion en ligne avec un système téléphonique en nuage pour les centres d'appels et les services clients afin de simplifier les communications d'entreprise.
Cependant, ce logiciel de réservation peut rencontrer des problèmes, tels que l'interruption des appels, la déconnexion du téléphone et la perte de paquets vocaux.
Nextiva fonctionnalités clés
- Assistance aux réunions vidéo et audio
- Partage d'écran et de fichiers cryptés
- Offre la diffusion en direct et l'hébergement de webinaires
- Gestion facile des tickets
Prix de Nextiva
Le forfait de Nextiva commence à 30,95 $/utilisateur par mois.
Évaluations des clients de Nextiva
- Capterra : 4.2/5 (180+ avis)
- G2: 4.3/5 (300+ commentaires)
13. Odoo - Meilleur pour les discussions sur les canaux publics
Via Odoo
Odoo est un autre logiciel puissant de réunion de Tableau qui vous permet d'organiser des discussions à tous les niveaux de votre organisation.
Avec cet outil de gestion des réunions, vous pouvez lancer des discussions avec des canaux publics, gérer des tâches, etc.
L'inconvénient, c'est qu'À ne fait pas bon ménage avec d'autres logiciels. L'intégrer à vos applications peut être une tâche en soi.
Les fonctionnalités clés d'Odoo
- Newsfeed pour avoir un aperçu des discussions
- Fenêtre contextuelle pour continuer à discuter dans d'autres environnements de travail
- Groupes privés pour inviter un groupe de personnes sélectionnées
- Notifications personnalisées
Prix Odoo
L'utilisation de n'importe quelle application Odoo est gratuite. Pour utiliser plus d'une application de ce logiciel de gestion de Tableau, vous devrez payer 5 $/utilisateur par mois et plus.
évaluations des clients Odoo
- Capterra : 4.2/5 (400+ commentaires)
- G2: 4.2/5 (160+ avis)
14. Pipedrive - Le meilleur pour les équipes commerciales
Visiter Pipedrive
Pipedrive est un outil de réunion en ligne qui vous aide à définir les étapes de votre équipe commerciale et à vous concentrer sur les actions commerciales telles que les appels téléphoniques, les réunions, les e-mails, etc.
Vous pouvez suivre vos objectifs commerciaux avec des rapports en temps réel et intégrez l'outil dans vos applications favorites pour travailler comme vous le souhaitez.
Cependant, vous ne pouvez pas passer rapidement d'un contact à l'autre dans une liste. Vous devez à chaque fois revenir à la page principale de la liste.
Vous pourriez vouloir regarder ailleurs si vous voulez conduire vos équipes commerciales plus rapidement. 🏎️
Les fonctionnalités clés de Pipedrive
- Chatbot et formulaires web personnalisés
- Suivi des appels, des e-mails et de l'historique des contacts
- Automatisation des tâches administratives répétitives
- Insights et rapports pour mesurer les performances de l'entreprise
Prix de Pipedrive
Le forfait commence à 12,50 $/utilisateur par mois.
Évaluations des clients de Pipedrive
- Capterra : 4.5/5 (2300+ commentaires)
- G2: 4.3/5 (1300+ commentaires)
15. Plutio - Le meilleur pour le suivi du temps
Via Plutio
Plutio est un logiciel de réunion tout-en-un pour gérer des projets, communiquer avec des équipes, partager des fichiers, etc.
Outre les conférences, il permet également le suivi du temps et dispose d'une boîte de réception riche en fonctionnalités pour organiser les communications.
Cependant, ce logiciel n'est pas très intuitif.
Quelqu'un cherche une $$$a$.. Alternative à Plutio ?
Les fonctionnalités clés de Plutio
- Tableaux de bord et portails clients personnalisables
- Tâches récurrentes et rappels
- Suivi du temps instantané
- Messagerie en temps réel et e-mails intégrés
Prix de Plutio
Le forfait de base de Plutio commence à 15 $/mois.
Evaluations des clients de Plutio
- Capterra : 4.6/5 (130+ commentaires)
- G2: 4.4/5 (30+ commentaires)
16. Scoro - Le meilleur pour la gestion du travail
Via Scoro
Scoro est un logiciel de gestion du travail qui permet de suivre tout ce qui concerne les projets, les ventes et la productivité de l'équipe.
Il s'intègre à d'autres applications de gestion des réunions comme Slack pour permettre la collaboration en équipe. Vous pouvez également le synchroniser avec votre calendrier pour planifier des réunions.
Cependant, Score ne marque pas beaucoup de points en ce qui concerne la personnalisation des flux de travail.
Il est peut-être temps de faire un bon score Alternative à Scoro . 👀
Principales fonctionnalités de Scoro
- Planificateur par glisser-déposer (tableau de tâches kanban)Calendriers partagés .
Zoom fonctionnalités clés
- Vidéoconférence et Messages sur n'importe quel appareil
- Évolutif jusqu'à 50 000 personnes dans un webinaire vidéo vivant
- Commandes vocales pour les salles Zoom (conférences virtuelles)
- Zoom s'intègre à une application populaire comme Slack et ClickUp
Prix de Zoom
Zoom propose un forfait gratuit. Le forfait payant commence à 14,99 $/utilisateur par mois.
Evaluations des clients de Zoom
- Capterra : 4.6/5 (9100+ avis)
- G2: 4.5/5 (39100+ avis)
22. Grain - Meilleur pour l'enregistrement vidéo
Via Grain Grain transforme les réunions vidéo en l'atout le plus précieux de votre entreprise en permettant aux équipes d'enregistrer facilement les réunions, de créer des temps forts partageables et d'enrichir les connaissances à partir de toutes les discussions.
Transcrivez les réunions en direct et préenregistrées, clipsez et partagez les moments les plus importants, et créez une bibliothèque partagée pour que toute votre équipe puisse sauvegarder, rechercher et accéder aux informations de leurs réunions enregistrées, à tout moment et en tout lieu.
Les entreprises utilisent Grain comme source de vérité pour augmenter leur chiffre d'affaires grâce à de meilleures ventes, capturer la voix du client, recruter de meilleurs talents et obtenir des informations précieuses pour les équipes de recherche et de produits.
Caractéristiques clés de Grain
- Clipsez et partagez des informations issues de réunions - avec vos annotations, en temps réel.
- Effectuez des recherches dans les discussions à l'aide de mots-clés.
- Enregistrez automatiquement vos réunions, même si vous n'en êtes pas l'hôte.
- Compression d'une réunion de 60 minutes en un résumé vidéo de 3 minutes que les autres peuvent regarder.
- Créez une vidéothèque pour organiser et découvrir les moments forts, les histoires et les enregistrements publiés par votre équipe.
Prix de Grain
Grain propose un forfait gratuit permettant d'enregistrer, de sauvegarder et de transcrire jusqu'à 5 heures de réunions vidéo. Le forfait payant commence à 19 $/utilisateur par mois et offre un stockage vidéo et une transcription illimités, ainsi que d'autres fonctionnalités.
Evaluations des clients de Grain
- ProductHunt : 5/5 (20 commentaires)
- G2 : 4.6/5 (4 commentaires)
23. Fellow.app - Le meilleur pour les notes de réunion
Via Fellow.app Fellow.app est l'endroit où les équipes se réunissent pour tenir des réunions d'équipe productives et des entretiens individuels constructifs, enregistrer les décisions et se tenir mutuellement pour responsables.
En s'intégrant dans des dizaines d'applications, telles que Zoom, Slack et Google Calendrier, jusqu'aux plateformes RH, Fellow remplace votre carnet de notes papier par des agendas et des notes de réunions collaboratives.
Vous pouvez assigner des éléments d'action et des demander un retour d'information qui résulte de vos réunions afin de créer de bonnes habitudes en matière de réunions.
Fonctionnalités clés de Fellow
- Suivez les éléments d'action pour que votre équipe soit organisée et tienne ses comptes.
- Créez de bonnes habitudes de réunion grâce à des agendas collaboratifs et à la prise de notes en temps réel.
- Utilisez la galerie de modèles de réunion pour tous les formulaires de réunion.
- Demandez ou recueillez des commentaires en temps réel auprès de votre équipe.
Prix Fellow
Fellow est gratuit pour un maximum de 10 utilisateurs. Le forfait Pro est de 5 $ par utilisateur et par mois, et des forfaits personnalisés sont également disponibles.
Evaluations des clients de Fellow
- Capterra : 4.9/5 (25+ commentaires)
- G2 : 4.7/5 (500+ commentaires)
24. Podcastle - Le meilleur pour le podcasting
Via Podcastle
Podcastle est une plateforme de création audio avec une fonctionnalité de l'interview podcast à distance qui vous permet de démarrer une réunion avec un maximum de dix participants et d'enregistrer chacun d'entre eux localement avec une qualité audio optimale.
La meilleure partie est que Podcastle dispose d'un enregistrement multipiste et d'une modification en cours, ce qui signifie que si vous, plus tard, décidez d'éditer votre réunion, ce sera super facile.
Les fonctionnalités clés de Podcastle
- Enregistrement local de haute qualité pour vos invités
- Technologie basée sur le cloud
- Enregistrement multipiste et modification en cours
- Interface simple et intuitive
Prix de Podcastle
Podcastle propose un forfait Free. Les forfaits payants commencent à 14,99 $ par mois.
Evaluations des clients de Podcastle
- Capterra : $$$A
- G2: N/A
25. nTask - Meilleur pour prioriser les tâches
via nTask
nTask est un outil de gestion des tâches qui vous aide à vous concentrer sur les tâches importantes, à les hiérarchiser et à en faire plus.
nTask facilite la gestion des réunions en vous donnant un aperçu des réunions et des tâches à venir, ce qui vous permet d'anticiper et de ne pas perdre de vue tous vos engagements. Vous pouvez également définir des rappels, assigner des tâches aux membres de l'équipe ou suivre le temps avec le chronomètre de nTask afin que rien ne passe à travers les mailles du filet.
nTask fonctionnalités clés
- Programmation de réunions
- Fonctionnalités d'enregistrement et de transcription
- Intégrations permettant de gérer facilement des projets et de collaborer avec des coéquipiers
Prix de nTask
- Premium : $$$a par mois facturé annuellement
- Business : $$$a : 8$ par mois facturé annuellement
- Enterprise : Contacter l'équipe
nTask évaluations des clients
- G2 : 4.5/5 (17+ avis)
- Capterra : 4.2/5 (100+ avis)
Les bases de l'outil de gestion des réunions
1. Qu'est-ce que la gestion des réunions ?
La gestion des réunions consiste à faciliter des discussions productives et à gérer efficacement le temps de chacun pour atteindre les objectifs de l'équipe. Cela comprend la gestion des activités avant, pendant et après la réunion.
Aujourd'hui, chaque organisation peut organiser des réunions à des fins de forfait ou de résolution de problèmes. De même, elle peut organiser une réunion du Tableau pour prendre des décisions importantes pour l'entreprise.
Dans les grandes organisations, la gestion des réunions est plus complexe.
C'est là qu'intervient la gestion des réunions d'entreprise.
La gestion des réunions d'entreprise couvre toutes les activités liées aux réunions, telles que l'établissement d'un paramètre, la planification d'un horaire, l'établissement d'un budget, gestion du travail , la diffusion des procès-verbaux des réunions et l'établissement de rapports.
Si vous souhaitez que vos réunions soient productives, il y a quelques étapes de base à suivre.
2. Quelles sont les 6 étapes pour une gestion efficace des réunions ?
Voici les six étapes à suivre avant, pendant et après une réunion pour une gestion efficace de celle-ci :
A. Avant la réunion
Avant une réunion, vous devez préparer un agenda, déterminer les participants et envoyer les invitations. Voici comment procéder :
Étape 1 : Forcer l'ordre du jour de la réunion
Un ordre du jour est une liste d'activités et de discussions à aborder au cours de la réunion. C'est le point de départ et l'élément le plus crucial de toute interaction au sein d'une équipe.
Les chefs d'équipe sont généralement chargés de planifier et de paramétrer l'ordre du jour de la réunion.
À partir de là, une question se pose : comment faire pour établir l'ordre du jour d'une réunion ?
Que vous soyez une PME ou une entreprise, voici comment rédiger un ordre du jour de réunion :
- Identifiez l' objectif de la réunion : ayez un objectif clair et réalisable pour que la réunion reste concentrée. Par exemple, "créer une politique de travail à domicile" peut être l'agenda de votre réunion des ressources humaines
- Demandez des contributions : votre équipe peut suggérer des sujets de discussion. Vous pouvez ensuite choisir les points à inclure dans l'ordre du jour de votre réunion. Pour la politique de travail à domicile, il pourrait s'agir des "jours où vous pouvez travailler à domicile", des "horaires", etc.
- Dressez la liste des questions: une fois que vous avez quelques sujets en main, dressez la liste des questions qui inviteront à la discussion. Pour les RH, les questions relatives au travail à domicile pourraient être les suivantes : "Qui peut bénéficier de la politique de travail à domicile ?" ou "Comment allons-nous mesurer le temps de travail ?"
- Identifier le but de chaque tâche: une réunion comporte plusieurs tâches comme le partage d'informations, la recherche de contributions ou la prise de décision. Dans l'exemple des RH, la première tâche pourrait être le partage d'informations sur une politique de travail à domicile. Le dernier élément de l'agenda sera la prise de décision sur les modalités de mise en œuvre de la politique de travail à domicile
- Créez un budget temps: estimez la durée à consacrer à chaque sujet ou élément de l'action. Pour la réunion des ressources humaines, vous pourriez faire en sorte que l'introduction à la politique de travail à domicile soit brève et consacrer plus de temps à la recherche d'informations. Cela permettra à la réunion d'équipe de rester sur la bonne voie et de ne pas dépasser le temps imparti
- **Si vous organisez une réunion du Tableau avec plusieurs responsables de réunion, identifiez les personnes responsables de leurs sujets respectifs. Dans notre exemple, les responsables des ressources humaines présenteront la politique. Mais la décision sera prise par les PDG et les directeurs de l'exploitation de l'entreprise.
- Prévoyez un temps d'examen : prévoyez dans l'agenda de votre réunion un temps pour examiner les informations partagées ou les décisions prises. Cela permet de résumer la réunion et d'établir l'ordre du jour de la prochaine réunion.
Étape 2 : Déterminer les participants à la réunion
Décidez qui doit participer à la réunion d'équipe.
L'idéal est de limiter le nombre de participants à la réunion afin de maintenir les discussions sur la bonne voie.
Par exemple, vous n'avez pas besoin d'employés du service informatique pour une réunion portant sur les politiques de ressources humaines. Toutefois, vous pouvez partager le compte rendu de la réunion avec tous les participants afin de les tenir informés.
Étape 3 : Définir les rôles et les responsabilités
Définissez clairement les rôles et mentionnez si des mises à jour sont nécessaires de la part des participants au cours de la réunion. Ainsi, chaque participant sait ce qu'il a à faire.
Étape 4 : Créer et envoyer l'invitation à la réunion
Votre invitation doit mentionner l'agenda, la durée de la réunion, la date, l'heure et l'emplacement. Planifiez une réunion à une date et une heure qui conviennent à tous les participants.
En outre, si les participants à la réunion sont physiquement présents, mentionnez la salle de conférence.
S'il s'agit d'une évènement virtuel ou un réunion d'équipe à distance ajoutez le lien vers la salle de réunion et d'autres détails pertinents.
B. Pendant la réunion
Pendant la réunion, désignez un preneur de notes pour rédiger le procès-verbal de la réunion.
Étape 5 : Créer le compte rendu de la réunion et l'archiver
Le preneur de notes doit commencer à documenter la réunion dès le début de la discussion.
Il peut soit prendre des notes écrites, soit utiliser un logiciel de gestion des réunions d'entreprise pour transcrire les discussions et les éléments d'action.
Le procès-verbal de la réunion mentionnera également le membre responsable de chaque élément d'action et la date d'échéance prévue.
Une fois que tout le monde a pris connaissance du compte rendu de la réunion, vous pouvez l'archiver dans un dossier partagé afin qu'il reste accessible à tous à tout moment.
C. Après la réunion
Une fois les discussions terminées et les décisions prises, voici ce qu'il vous reste à faire :
Étape 6 : Programmer des réunions de suivi
Vérifiez si vous devez prévoir une réunion de suivi. Cela dépendra uniquement des éléments d'action et de leurs étapes suivantes décidés lors de la réunion.
Vous connaissez maintenant les étapes de la gestion d'une réunion. C'est très bien !
Mais la conduite de réunions à l'échelle d'une entreprise est une autre paire de manches.
3. Comment organiser des réunions au niveau de l'entreprise ?
La planification des réunions au niveau de l'entreprise doit être rendue rentable et productive grâce à un logiciel de gestion des réunions !
Il peut vous aider à automatiser les activités préalables aux réunions, à gérer les horaires, à envoyer des invitations, à rédiger des ordres du jour, à rédiger les procès-verbaux des réunions, etc.
En outre, il peut vous aider à gérer le flux de travail.
Les logiciels de gestion des réunions sont également essentiels pour les entreprises qui doivent coordonner leurs activités avec des équipes distantes dispersées dans le monde entier
Gérer les réunions d'équipe avec un logiciel de gestion des réunions
Dans le monde rapide des entreprises d'aujourd'hui, une gestion efficace des réunions est plus importante que jamais.
Que vous dirigiez une petite équipe ou une entreprise entière, l'intégration d'une approche structurée avec un logiciel de gestion des réunions adapté peut rationaliser vos processus, rendre les réunions plus utiles et conduire votre organisation vers une plus grande réussite. Mettez en œuvre ces outils et stratégies pour transformer vos réunions d'obligations chronophages en puissants catalyseurs de la croissance et de l'innovation de l'entreprise.
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