Imaginez que vous participiez à la troisième réunion avec un client et que vous vous rendiez compte que son projet n'est pas du tout celui que vous pensiez.
Vous en avez la bouche bée ?
Êtes-vous en train de crier intérieurement ? 😱
Il est difficile de se remettre d'un tel incident... surtout si votre agence est réputée pour son souci du détail !
Vous pouvez éviter cette situation embarrassante (et potentiellement préjudiciable à votre carrière) grâce à une réunion de lancement de projet. Cette première réunion est l'occasion pour toutes les parties prenantes de se mettre d'accord dès le début du projet.
Assurez la réussite des projets de vos clients en découvrant les principes fondamentaux des réunions de lancement dans ce guide. Nous vous expliquerons en quoi consiste une réunion de lancement de projet, comment la mener à bien et vous présenterons quelques ressources utiles pour vous aider à démarrer.
Prêt ? Lançons-nous dans ce guide de réunion (jeu de mots intentionnel) !
Qu'est-ce qu'une réunion de lancement de projet ?
Une réunion de lancement de projet est une réunion avec le client qui a lieu au début de chaque nouveau projet. Dans l'étape de gestion de projet, le lancement a lieu après la phase de planification et marque le début de la phase d'exécution.
L'objectif de cette réunion est d'aligner tous les membres de l'équipe de l'agence et le client sur les détails essentiels du projet. Ceux-ci comprennent principalement :
- Plan du projet: description du projet, présentation des tâches à accomplir et de la manière de les réaliser.
- Objectif du projet: ce que le projet permettra d'accomplir et qui aidera votre client à réussir.
- Livrables : l'élément ou l'ensemble d'éléments que votre agence doit créer et fournir.
- Échéancier: l’échéancier du projet pendant lequel vous fournirez les livrables à votre client.
- Ressources: Comment allez-vous répartir les membres de votre équipe et les outils nécessaires au projet ?
Si votre projet est de petite envergure, une seule réunion de lancement suffira probablement. Cependant, les projets de grande envergure comportant plusieurs phases font généralement l'objet d'une réunion de lancement au début de chaque étape.
Un projet à long terme et continu peut également nécessiter plusieurs réunions de lancement afin d'aligner les membres de l'équipe sur les nouvelles orientations fournies par le client.
Qui participe à une réunion de lancement de projet ?
Toutes les personnes impliquées dans le projet, y compris les membres de votre équipe et les interlocuteurs au sein de l'entreprise cliente, doivent être présentes au lancement. Il s'agit généralement :
- Chef de projet: la personne qui coordonnera et sera responsable du projet.
- Managers d'équipe : les personnes qui dirigeront les équipes impliquées dans le projet.
- Membres de l'équipe de projet : les personnes de votre agence qui travailleront à la production et à la gestion des livrables.
- Clients et promoteurs du projet : les interlocuteurs représentant l'entreprise qui a confié son projet à votre agence.
Invitez également toutes les autres parties prenantes du projet, telles que les entrepreneurs individuels et les personnes de contact au sein des agences partenaires.
Est-il nécessaire d'organiser une réunion de lancement de projet ?
Absolument ! Une réunion de lancement permet à votre agence et au client de se mettre d'accord sur tous les aspects du projet en cours et vous met sur la voie de la réussite.
Vous pourriez partager tous les détails du projet avec les membres de votre équipe et le client à l'aide d'un document centralisé, et en rester là. Mais cela risquerait de laisser certains détails ouverts à l'interprétation et des questions importantes sans réponse.
Le résultat ? Une mauvaise communication et un chaos interne, qui mènent finalement à l'échec du projet !
Une réunion de lancement permet de minimiser les malentendus en permettant à toutes les parties prenantes de discuter en temps réel du projet. C'est l'occasion de définir les attentes relatives au projet : ce qui sera livré, quand et comment.
Ces échanges productifs permettent à tous les participants d'être sur la même longueur d'onde et d'éviter que des problèmes courants liés à la gestion de projet ne surviennent par la suite.
Tout le monde y gagne !
Comment organiser une réunion de lancement de projet sans accroc
L'efficacité de votre réunion de lancement est déterminante, alors mettez toutes les chances de votre côté en la planifiant soigneusement et en utilisant un logiciel de gestion de réunion performant.
Heureusement pour vous, nous avons dressé une liste d'étapes à suivre pour que votre réunion de lancement de projet se déroule sans accroc !
Étape 1 : Préparez-vous avant de réunir les parties prenantes
Une bonne préparation est essentielle pour assurer la réussite du lancement d'un projet.
Avant d'envoyer votre invitation, préparez votre réunion de lancement idéale en suivant ces quatre étapes :
- Créez une liste d'invités : déterminez les personnes de votre agence, les clients et toute autre partie prenante clé qui devraient assister à la réunion. Obtenez leurs adresses e-mail si vous ne les avez pas déjà et assurez-vous que tout le monde a accès aux documents nécessaires.
- Rassemblez les informations essentielles : collaborez avec le client et les autres parties prenantes pour rassembler tous les détails connus du projet (objectif, portée, résultats attendus et plan de gestion) dans une charte de projet. Ainsi, vous n'aurez pas besoin de changer d'onglet pendant la réunion.
- Choisissez un preneur de notes : n'oubliez pas de désigner une personne chargée de prendre les notes de réunion au sein de votre équipe. L'utilisation du bloc-notes dans ClickUp vous aide à consigner le compte rendu de la réunion. Il vous permet même de transformer vos notes en tâches!
- Créez un agenda pour la réunion de lancement: dressez une liste de tous les points/sujets à aborder et prévoyez suffisamment de temps pour chacun d'entre eux.
Psst... vous pouvez facilement créer des agendas de réunions professionnels avec Docs dans ClickUp en utilisant ces fonctionnalités :
- Modèle : gagnez du temps en utilisant l'un de nos modèles professionnels de lancement de projet pour créer l'agenda de votre réunion.
- Options d'édition de texte enrichi : clarifiez votre agenda et réduisez les malentendus en mettant en forme vos textes. Ajustez la taille de la police de caractère (petite, normale, grande), ajoutez des titres, utilisez différentes couleurs de police de caractère, mettez en évidence les détails importants, et plus encore !
- Pages imbriquées : imbriquez plusieurs pages (telles que la charte du projet) dans le document parent afin de tout conserver au même endroit.
- Affichage intégré : intégrez des liens interactifs tels que des vidéos YouTube, des feuilles Google Sheets et bien d'autres provenant d'autres plateformes dans vos documents.
Une fois que vous êtes prêt, partagez directement l'agenda ou joignez-le en tant que pièce jointe à un e-mail à l'aide de la ClickApp E-mail pour l'envoyer aux participants.
Étape 2 : Présentez les participants
Tous les préparatifs nécessaires sont terminés. Il est maintenant temps de passer à l'action et de commencer la réunion !
Commencez par présenter votre équipe à votre client (et à ses sponsors, le cas échéant), ainsi qu'un bref aperçu de leurs responsabilités. Votre client aura également l'occasion de se présenter au reste de votre équipe et d'expliquer son implication dans le projet.
Envisagez de poser une question brise-glace pour apaiser dès le début l'anxiété liée à la réunion et mettre tous les participants à l'aise. Cette question amusante aidera également votre équipe à établir une relation avec le client.
Étape 3 : Passez en revue le pourquoi du projet
Un voyage sans destination claire est la recette du désastre. C'est pourquoi l'étape suivante consiste à clarifier les raisons pour lesquelles le client investit du temps et des ressources dans ce projet.
Demandez à votre client de vous faire part des principaux objectifs du projet, qui constituent un élément essentiel de la portée de votre projet. Il doit vous expliquer clairement ce que le projet permettra d'accomplir et en quoi il contribuera à faire avancer les choses pour lui.
Encouragez-les à être aussi précis que possible en partageant également les indicateurs clés de performance (KPI) ou les repères commerciaux qui aideront à définir ce que sera la réussite. La dernière chose dont votre équipe a besoin, ce sont des objectifs vagues qui peuvent être interprétés de multiples façons.
Par exemple, un objectif bien défini pour un projet de marketing par e-mail pourrait être d'augmenter les conversions de 5 % avant la fin du premier trimestre.
Cela semble être un objectif ambitieux. Mais c'est un objectif clair (augmenter les conversions) et très précis (de 5 % avant le deuxième trimestre) !
Remarque : vous aurez besoin d'un moyen efficace pour enregistrer et suivre vos objectifs par la suite. Abandonnez vos feuilles de calcul et entrez simplement les données dans ClickUp. Ce logiciel de gestion de projet facilite grandement le suivi de la progression et la réalisation des cibles une fois le projet lancé.
Comment faire ? Grâce à ClickUp Objectifs!
Vous pouvez créer des objectifs qui contiennent différentes cibles, tels que :
- Chiffres : valeurs numériques telles que les augmentations en pourcentage.
- Devise : cibles monétaires telles que l'augmentation des bénéfices
- Vrai/Faux : terminé ou non terminé, oui ou non
Au fur et à mesure que vous achevez vos cibles, ClickUp mettra automatiquement à jour votre pourcentage de progression. Vous pourrez ainsi voir où vous en êtes par rapport à votre objectif.
Étape 4 : Discutez des résultats attendus
À ce stade, tous les participants comprennent en quoi consiste le projet et quels objectifs il permettra d'atteindre. L'étape suivante consiste à définir clairement ce que votre agence va créer et fournir à votre client pour l'aider à réussir.
Tous les livrables doivent être liés à l'objectif du projet. Si vous ne parvenez pas à établir cette connexion, la tâche ne relève probablement pas du champ d'application du projet et ne doit pas être prise en considération.
Soyez clair lorsque vous décrivez les livrables et obtenez l'accord explicite du client pour chaque tâche. Pour revenir à notre exemple d'e-mail marketing ci-dessus, voici quelques livrables potentiels :
- Une analyse complète de la campagne avec la séquence et la fréquence des e-mails
- Le contenu promotionnel qui sera partagé avec les e-mails
- Rapports sur les performances des campagnes
Décrire les livrables aidera votre agence à éviter de fournir des services superflus à vos clients sans bénéfice supplémentaire. Cela permettra également à votre équipe de savoir clairement ce qu'elle doit faire pour réussir.
N'oubliez pas : mieux vaut définir les paramètres dès maintenant plutôt que de les gérer plus tard !
Étape 5 : Attribuez des rôles aux membres de votre équipe
Tous les participants ont une bonne compréhension du projet. Il est maintenant temps de déterminer qui doit faire quoi.
En d'autres termes, il est temps d'attribuer les rôles et les responsabilités clés aux membres de l'équipe du projet.
À ce stade, certains ou tous les membres de votre agence connaissent peut-être déjà leurs responsabilités. Mais les mettre en évidence lors de la réunion de lancement du projet aidera tout le monde (le client, ses sponsors et votre équipe) à comprendre qui est responsable de quoi et à adresser leurs requêtes aux personnes qualifiées pour y répondre.
Étape 6 : Définissez l’échéancier et les jalons du projet
Vous avez abordé le pourquoi (objectif/but), le quoi (livrables) et le qui (rôles) de votre projet. Complétez le tableau en abordant également le quand, c'est-à-dire l'échéancier du projet.
Expliquez comment vous comptez planifier les livrables du projet sur un échéancier avec des échéances claires, et obtenez l'accord de votre client.
C'est l'occasion pour vous de refuser toute demande irréaliste de la part de vos clients concernant les délais. Expliquez-leur vos processus internes et appuyez-vous sur les références du secteur en matière de délais d'exécution pour les informer.
Fournissez également un aperçu des jalons clés du projet. Ainsi, tous les participants comprendront comment ils vont évaluer la progression du projet pendant la phase d'exécution.
En parlant de jalons importants, vous pouvez les définir et les suivre dans le diagramme de Gantt de ClickUp. Il s'agit d'un diagramme facile à lire qui permet notamment de :
- Créer un échéancier de projet
- Planifier les tâches
- Calculez votre chemin critique
- Gérer les dépendances
Et bien plus encore !
La vue Échéancier est une autre option permettant de visualiser l’échéancier de votre projet. Considérez-la comme un diagramme de Gantt, mais sous forme linéaire.
Vous pouvez créer et réorganiser rapidement l'échéancier à l'aide de la fonctionnalité glisser-déposer. Lisez notre comparaison entre le diagramme de Gantt et l'échéancier pour voir en quoi ils diffèrent.
De plus, vous pouvez toujours fixer des dates d'échéance pour les tâches afin que les personnes assignées sachent quand elles doivent achever leur travail. Pour les évènements importants de votre échéancier, vous pouvez créer des rappels.
Vous pouvez même déléguer certaines tâches à d'autres personnes afin qu'elles n'oublient aucun élément essentiel.
Étape 7 : Convenez d'un plan de communication et de rapports avec votre client
Votre client souhaite savoir comment votre agence va le tenir informé de la progression et des performances du projet. Il est essentiel de clarifier ce point dès maintenant ou lors du processus d'intégration du client. Cela implique de répondre à des questions telles que :
- À quelle fréquence la progression sera-t-elle communiquée au client ? Sera-ce hebdomadaire, deux fois par mois ou une fois par mois ?
- Où la communication aura-t-elle lieu ? Votre client est-il disposé à rejoindre la plateforme utilisée par votre agence ?
- Qui seront les interlocuteurs représentant votre agence ? Et du côté du client ?
Convenez d'un plan qui convient le mieux à votre équipe et à votre client. Avec ClickUp, vous pouvez utiliser la vue Calendrier pour planifier des réunions régulières. Les équipes à distance peuvent tirer parti de notre intégration Zoom pour participer facilement aux réunions depuis la tâche.
Découvrez ces outils d'intégration des clients!
Vous n'avez pas toujours le temps d'organiser des réunions synchronisées ? Pas de problème !
Grâce au partage public, vous pouvez partager toutes les vues, y compris le Calendrier, le diagramme de Gantt et la liste, en lecture seule à l'aide d'un simple lien ou d'un code d'intégration. Cependant, vous pouvez toujours modifier les niveaux d'accès afin que les utilisateurs puissent même les modifier.
De cette façon, même si vous ne pouvez pas organiser de réunion, les mises à jour du projet restent visibles pour tout le monde.
Étape 8 : Lancez la séance de questions-réponses
Veillez à laisser du temps pour les questions.
C'est l'occasion pour tous les participants de clarifier tout ce qui a été discuté lors de vos réunions de lancement de projet. Encouragez tout le monde à en tirer le meilleur parti, en particulier le client.
Une fois que vous avez répondu à une question, demandez si cela clarifie les choses. Vous ne voulez pas que quelqu'un quitte la réunion avec des doutes !
Étape 9 : Créez des éléments et attribuez-les aux membres de votre équipe
Avant de remercier tout le monde pour leur temps et de conclure la réunion, rappelez à chacun la première tâche à accomplir dans la phase d'exécution. Une fois la réunion terminée, attribuez les tâches à vos membres de l'équipe dans votre logiciel de gestion de projet afin de lancer le processus.
ClickUp facilite l'attribution de n'importe quelle tâche à une seule personne ou même à plusieurs personnes. Vous avez une équipe qui doit travailler sur un projet ? Pas de problème. Il vous suffit d'attribuer des tâches à toute une équipe dans ClickUp.
Cela dit, le suivi de tous les éléments à mener peut s'avérer fastidieux pour toutes les personnes impliquées. Heureusement, les vues dans ClickUp sont d'une grande aide.
Cela vous permet de visualiser non seulement les tâches et les projets actifs, mais aussi l'ensemble des flux de travail.
Sélectionnez la vue qui correspond à vos besoins :
- Vues des tâches principales : aperçu rapide des tâches
- Vues avancées : une vue d'ensemble plus approfondie et de haut niveau, contextualisée avec des échéanciers, la progression et plus encore.
- Pages vues : collaboration en temps réel sur Docs qui vous permet de transformer du texte en tâches actives.
Il ne vous reste plus qu'à vous mettre au travail et à mener à bien un projet fantastique.
Bonne chance !
À lire également : Plus de 130 questions à poser lors des réunions d'équipe
5 modèles de réunion de lancement de projet pour couvrir toutes les bases
Planifier et mener une réunion de lancement de projet peut sembler fastidieux, mais cela n'a pas à l'être. Faites-le comme un pro (mais avec deux fois moins d'efforts) grâce à nos modèles gratuits de réunion de lancement de projet !
1. Modèle de réunion de lancement de projet ClickUp
Créer une checklist avant une réunion de lancement de projet externe ou interne vous permet de rester sur la bonne voie et vous aide à couvrir tous les points essentiels à aborder. Mais la créer prend du temps.
Heureusement, vous pouvez utiliser le modèle de réunion de lancement de projet de ClickUp pour vous lancer immédiatement.
Elle est accompagnée d'une checklist préétablie couvrant les points importants qui sont généralement abordés lors d'une réunion de lancement, tels que :
- Déléguer les tâches essentielles à tous les membres de l'équipe et aux clients avant la réunion
- Présenter les membres de l'équipe au client et vice versa
- Présentation générale du projet
- Mettre en avant les clés des résultats attendus
Et bien plus encore !
Vous pouvez personnaliser la checklist en fonction du flux souhaité de la réunion et des sujets supplémentaires que vous souhaitez aborder.
2. Modèle de compte rendu de réunion ClickUp
Soyons honnêtes : les applications de calendrier traditionnelles sont nulles !
Ils ne fournissent pas suffisamment d'informations sur vos prochaines réunions en un coup d'œil. Vous devez soit cliquer sur une carte, soit bugger l'organisateur de la réunion pour obtenir plus de contexte.
Le modèle de compte rendu de réunion de ClickUp vous affiche une vue d'ensemble de toutes vos réunions à venir avec les participants. Ceux-ci peuvent consulter tous les détails importants de manière très organisée.
De plus, ce modèle de compte rendu de réunion vous permet d'attribuer des éléments clés aux membres de l'équipe avec des délais précis.
3. Modèle de compte rendu de réunion de gestion de projet ClickUp
Vos notes de réunion de lancement doivent fournir les informations essentielles de manière très concise et organisée. Mais il est difficile de les structurer pendant la réunion de lancement, surtout si la personne qui prend les notes doit suivre le rythme d'un présentateur rapide !
Utilisez le modèle de compte rendu de réunion de gestion de projet de ClickUp pour relever ce défi. Il comprend des tableaux prédéfinis pour noter les tâches, les problèmes et autres informations importantes pour les éléments de l'agenda. Personnalisez-les facilement pour votre réunion de lancement.
De plus, attribuez des éléments directement dans vos notes en identifiant la personne concernée, au lieu de les créer à partir de zéro dans une autre vue. Si vous êtes chef de projet, nous pensons que vous allez adorer cette fonctionnalité.
Découvrez ces outils pour rédiger les comptes rendus de réunion!
4. Modèle ClickUp pour les services professionnels
Bravo pour le lancement réussi de votre projet. Il est maintenant temps de le mener à bien jusqu'à la fin afin de vous assurer que vos clients sont non seulement satisfaits, mais qu'ils collaborent également efficacement avec vous.
Cependant, cela est plus facile à dire qu'à faire lorsque votre agence a une multitude de projets en cours qui requièrent votre attention. Tous ces changements de contexte lorsque vous passez d'un client à l'autre ont certainement un impact négatif, c'est pourquoi vous avez besoin d'une vue d'ensemble organisée de vos projets.
Le modèle ClickUp Professional Services vous facilite la tâche en un seul clic ! Il vous suffit de créer une liste personnalisable et d'organiser tous les éléments du projet de votre client tout en effectuant le suivi de sa progression en temps réel.
Et le meilleur dans tout ça ? Vous pouvez facilement réutiliser le format que vous avez personnalisé pour d'autres clients.
5. Modèle de document de découverte ClickUp pour agences/clients
Les réunions de lancement sont essentielles pour rencontrer vos clients avant même de commencer à discuter des modalités de communication et de collaboration. C'est pourquoi il est important de tout consigner lors de votre premier appel, afin d'avoir suffisamment d'informations pour travailler, qu'il s'agisse de proposer un contrat ou de définir les prochaines étapes.
Le modèle de document de découverte ClickUp vous aidera à consigner et à suivre tout ce dont vous avez besoin pour démarrer une réunion avec un nouveau client ou un client potentiel. Personnalisez ce document afin d'y inclure les processus, les questions et les arguments de vente les plus importants de votre agence, afin de ne pas être pris au dépourvu lorsque vos clients vous poseront des questions sur votre retour sur investissement, vos coûts ou vos taux de réussite.
Ce document est idéal pour une réunion de lancement de projet interne ou pour un chef de projet dédié en gestion de projet.
Lancez-vous avec ClickUp
Il n'y a aucune garantie que votre projet se déroulera sans encombre après la réunion de lancement. Mais avoir un plan augmentera vos chances de réussir votre réunion de lancement et réduira considérablement les malentendus et les blocages.
Et avec un outil de réunion tel que ClickUp, ce processus devient un jeu d'enfant.
Et ce n'est pas tout...
Imaginez ce que ClickUp peut apporter à l'ensemble de votre projet grâce à ses fonctionnalités de gestion des tâches, des flux de travail, des ressources, du temps et des documents. C'est l'outil de gestion de projet idéal pour les agences de marketing!
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