Imaginez que vous assistiez à la troisième réunion avec le client et que vous vous rendiez compte que son projet n'est pas du tout ce que vous pensiez.
Vous en êtes resté bouche bée ? Vous hurlez intérieurement ? 😱
Difficile de se remettre d'un tel incident… surtout si votre agence est réputée pour son souci du détail !
Vous pouvez éviter cette situation embarrassante (et potentiellement préjudiciable à votre carrière) grâce à une réunion de lancement de projet. Cette première rencontre est l'occasion pour toutes les parties prenantes de se mettre d'accord dès le début du projet.
Assurez la réussite de vos projets clients en découvrant les principes fondamentaux des réunions de lancement dans ce guide. Nous vous expliquerons en détail ce qu'est une réunion de lancement de projet, comment la mener à bien et vous présenterons quelques ressources utiles pour vous aider à démarrer.
Prêts ? Lançons ce guide de réunion (jeu de mots intentionnel) !
Qu'est-ce qu'une réunion de lancement de projet ?
Une réunion de lancement de projet est une réunion organisée au début de chaque nouveau projet. Dans l'étape de la gestion de projet, le lancement a lieu après la phase de planification et marque le début de la phase d'exécution.
⭐ Modèle à la une
Avec autant d'éléments à prendre en compte, réussir une réunion de lancement de projet peut sembler intimidant. Mais ce n'est pas une fatalité. Le modèle gratuit de réunion de lancement de projet de ClickUp vous aide grâce à une checklist toute prête qui permet de garder la discussion sur la bonne voie, productive et concrète.
Types de réunions de lancement de projet
Bien que cet article de blog se concentre sur les réunions de lancement avec les clients, vous pouvez également organiser des réunions de lancement pour les équipes internes, les prestataires/fournisseurs, les dirigeants et même les sprints Agile. Voici un bref aperçu des différents types de réunions de lancement de projet et de leurs applications :
| Type de réunion de lancement | Objectif | Principaux participants | Quand l'utiliser |
|---|---|---|---|
| Réunion de lancement interne | Mettez d'accord les équipes internes sur le périmètre, les rôles, les échéanciers et les attentes. | Chefs de projet, parties prenantes internes, chefs d'équipe | Avant de faire appel à des clients ou fournisseurs externes |
| Réunion de lancement avec le client | Présentez les équipes, confirmez les objectifs, passez en revue le périmètre du projet et établissez une relation de confiance avec le client. | Chef de projet, parties prenantes chez le client, responsables internes | Après l'approbation du projet et la signature du contrat |
| Réunion de lancement avec les fournisseurs | Assurez-vous que les partenaires externes comprennent bien les livrables, les échéanciers et les dépendances. | Chef de projet, achats, fournisseurs | Avant que le travail des prestataires externes ne commence sur le projet |
| Réunion de lancement interfonctionnelle | Assurez la coordination entre les services dont les rôles ou les livrables se recoupent. | Des représentants de tous les services concernés | Au début de projets complexes impliquant plusieurs divisions d’entreprises |
| Réunion de lancement avec la direction | Présentez un aperçu stratégique et obtenez l'adhésion et l'assistance de la direction. | Cadres dirigeants, commanditaires de projet, PMO | Pour les projets à enjeux élevés nécessitant l'implication ou le parrainage de la direction |
| Réunion de lancement technique | Plongez-vous dans les systèmes, les intégrations et les exigences techniques. | Développeurs, architectes, assurance qualité, informatique | Avant de développer ou de mettre en œuvre des solutions techniques |
| Lancement/démarrage d'un sprint agile | Fixez des objectifs pour le sprint, mettez-vous d'accord sur le backlog et définissez les priorités. | Équipe Scrum, Product Owner, Scrum Master | Au début de chaque sprint ou itération dans les projets Agile |
| Réunion de lancement sur la gestion du changement | Préparez-vous au changement organisationnel, à la communication et à la stratégie d'adoption. | Responsables de la gestion du changement, RH, chefs de service | Pour les projets impliquant de nouveaux processus, de nouveaux outils ou des changements culturels |
Quel est l'objectif d'une réunion de lancement de projet ?
L'objectif de la réunion de lancement de projet est de mettre d'accord tous les membres de l'équipe de l'agence et le client sur les détails essentiels du projet. Il s'agit principalement des éléments suivants :
- Plan de projet: une description du projet, passant en revue ce qui doit être réalisé et comment
- Objectif du projet: ce que le projet permettra d'accomplir, ce qui aidera votre client à réussir
- Livrables du projet : l'élément ou l'ensemble d'éléments que votre agence doit créer et livrer
- Échéancier du projet: l’échéancier du projet au cours duquel vous fournirez les livrables à votre client
- Gestion des ressources: comment vous allez affecter les membres de votre équipe de projet et les outils au projet
🔑 Point clé : Si votre projet est de petite envergure, une seule réunion de lancement suffira probablement. En revanche, un projet de grande envergure comportant plusieurs phases nécessite généralement une réunion de lancement au début de chaque étape. Un projet à long terme et en cours peut également nécessiter plusieurs réunions de lancement afin d’aligner les membres de l’équipe sur les nouvelles orientations fournies par le client.
Qui participe à une réunion de lancement de projet ?
Toutes les personnes impliquées dans le projet, y compris les membres de votre équipe et les interlocuteurs au sein de l'entreprise cliente, doivent être présentes lors de la réunion de lancement. Il s'agit généralement :
- Chef de projet: la personne qui coordonnera le projet et en assumera la responsabilité
- Managers d'équipe : les personnes qui dirigeront les équipes impliquées dans le projet
- Membres de l'équipe de projet : les personnes de votre agence qui travailleront à la production et à la gestion des livrables
- Clients et promoteurs du projet : les interlocuteurs représentant l'entreprise qui a confié son projet à votre agence
🤝 Petit rappel : Outre les participants mentionnés ci-dessus, invitez toutes les autres parties prenantes du projet, telles que les prestataires individuels et les interlocuteurs des agences partenaires.
Une réunion de lancement de projet est-elle nécessaire ?
Absolument ! Une réunion de lancement permet à votre agence et au client de se mettre d'accord sur le contexte du projet et met toutes les chances de votre côté pour assurer sa réussite.
Vous pourriez partager toutes les informations clés du projet avec les membres de votre équipe et le client via un document centralisé, et en rester là. Mais cela risquerait de laisser certains détails sujets à interprétation et de laisser des questions importantes sans réponse.
Une réunion de lancement permet de réduire les malentendus et les difficultés liées à la gestion de projet en permettant à toutes les parties prenantes de discuter en temps réel du projet. C'est l'occasion de définir les attentes concernant le projet : ce qui sera livré, quand cela sera livré et comment cela sera livré. ✅
Comment planifier et mener une réunion de lancement de projet sans accroc
L'efficacité de votre réunion de lancement est cruciale, alors faites en sorte qu'elle porte ses fruits grâce à une planification minutieuse et à un logiciel de gestion de réunions performant comme ClickUp.
Qu'est-ce qui garantit la réussite d'une réunion de lancement de projet ? Heureusement pour vous, nous avons dressé une liste d'étapes pour vous garantir un déroulement sans accroc de votre réunion de lancement !
Étape 1 : Mettez tout en place avant de réunir les parties prenantes
La préparation est la clé de la réussite du lancement du projet.
Avant d'envoyer cette invitation, préparez votre réunion de lancement idéale en suivant ces quatre étapes :
- Établissez une liste d'invités : déterminez les personnes de votre agence, les clients et tout autre intervenant clé qui devraient assister à la réunion. Obtenez leurs adresses e-mail si ce n'est pas déjà fait et assurez-vous que tout le monde a accès aux documents nécessaires
- Rassemblez les informations essentielles : collaborez avec le client et les autres parties prenantes pour rassembler tous les détails connus du projet (objectif, périmètre, livrables attendus et plan de gestion) dans une charte de projet. Ainsi, vous n'aurez pas besoin de passer d'un onglet à l'autre pendant la réunion
💡 Conseil de pro : Assurez-vous que vos clients et les parties prenantes restent sur la même longueur d'onde en centralisant les objectifs clés du projet, les échéanciers, la répartition des tâches, les budgets, etc., dans le modèle gratuit de charte de projet de ClickUp!
- Désignez un preneur de notes : n'oubliez pas de confier à quelqu'un la responsabilité de prendre des notes pour votre équipe. L'utilisation du bloc-notes dans ClickUp vous aide à rédiger le compte-rendu de la réunion. Et si vous préférez ne pas le faire manuellement (bonne idée !), nous vous recommandons d'utiliser le preneur de notes IA de ClickUp. Il enregistre et transcrit automatiquement vos réunions, et dresse même la liste des éléments à faire pour les rendre plus productives !
- Élaborez un agenda pour la réunion de lancement: dressez une liste de tous les points à aborder et prévoyez suffisamment de temps pour chacun d'entre eux
Psst… vous pouvez facilement créer des agendas de réunions professionnels avec Docs dans ClickUp en utilisant ces fonctionnalités :
- Modèles : Gagnez du temps en utilisant l'un de nos modèles professionnels de lancement de projet pour créer l'agenda de votre réunion
- Options de modification en cours de texte enrichi : la mise en forme de votre texte permet de clarifier votre agenda et de réduire les malentendus. Vous pouvez ajuster la taille de la police de caractère (petite, normale, grande), ajouter des titres, utiliser différentes couleurs de police de caractère, mettre en évidence les détails importants, et bien plus encore !
- Pages imbriquées : imbriquez plusieurs pages (telles que la charte du projet) dans le document parent afin de tout regrouper au même endroit
- Affichage intégré : intégrez des liens interactifs tels que des vidéos YouTube, des feuilles Google Sheets et bien plus encore provenant d'autres plateformes dans vos documents Docs
Et le meilleur dans tout ça ? Vous pouvez également réaliser l'automatisation de cette étape !
Il vous suffit de demander à ClickUp Brain, l'assistant IA natif et contextuel de ClickUp, de faire ce que vous voulez à l'aide d'invites en langage naturel !
Une fois que vous êtes prêt, partagez l'agenda directement ou ajoutez-le en pièce jointe à un e-mail à l'aide de la ClickApp E-mail pour l'envoyer aux participants.
📮ClickUp Insight : 37 % de nos répondants utilisent l'IA pour la création de contenu, notamment pour la rédaction, la modification en cours et les e-mails. Cependant, ce processus implique généralement de passer d'un outil à l'autre, par exemple entre un outil de génération de contenu et votre environnement de travail. Avec ClickUp, vous bénéficiez d'une assistance à la rédaction alimentée par l'IA dans tout l'environnement de travail, y compris pour les e-mails, les commentaires, les chats, les documents et bien plus encore, tout en conservant le contexte de l'ensemble de votre environnement de travail.
Étape 2 : Place aux présentations
Vous avez terminé tous les préparatifs nécessaires. Il est maintenant temps de passer à l'action et de commencer la réunion !
Commencez par présenter votre équipe à votre client (et à ses commanditaires, le cas échéant), en donnant un bref aperçu de leurs responsabilités respectives. Votre client aura également l'occasion de se présenter au reste de votre équipe et d'expliquer son implication dans le projet.
💡 Conseil de pro : pensez à poser une question brise-glace pour dissiper dès le début l'anxiété liée à la réunion et mettre tous les participants à l'aise. Cette question ludique aidera également votre équipe à établir un bon rapport avec le client.
Étape 3 : Revenez sur la raison d'être du projet
Un voyage sans destination claire mène tout droit au désastre. L'étape suivante consiste à clarifier pourquoi le client investit du temps et des ressources dans ce projet.
Demandez à votre client de vous faire part des principaux objectifs du projet, qui constituent un élément central de son périmètre. Il doit vous expliquer clairement ce que le projet permettra d'accomplir et en quoi il contribuera à faire avancer les choses pour lui.
Encouragez-les à être aussi précis que possible en partageant également les indicateurs clés de performance (KPI) ou les repères qui permettront de définir ce que sera la réussite. La dernière chose dont votre équipe a besoin, ce sont des objectifs vagues pouvant être interprétés de multiples façons.
👉🏼 Par exemple, un objectif bien défini pour un projet de marketing par e-mail pourrait être d'augmenter les conversions de 5 % avant la fin du premier trimestre. Cela semble être un objectif ambitieux. Mais c'est un objectif clair (augmenter les conversions) et très précis (de 5 % avant le deuxième trimestre) !
Vous aurez besoin d'un moyen efficace pour enregistrer et suivre vos objectifs par la suite. Oubliez vos feuilles de calcul et saisissez simplement les données dans le logiciel de gestion de projet ClickUp. Cela facilite grandement le suivi de la progression et la réalisation des cibles une fois le projet lancé.
Comment ? Avec ClickUp Objectifs!
Vous pouvez définir des objectifs pour atteindre différentes cibles, par exemple :
- Chiffres : valeurs numériques telles que les augmentations en pourcentage
- Devise : cibles financières, comme une augmentation des bénéfices
- Vrai/Faux : terminé ou pas terminé, oui ou non
À mesure que vous achevez vos cibles, ClickUp mettra automatiquement à jour votre pourcentage de progression. Vous pouvez ainsi voir à quel point vous êtes proche d'atteindre votre objectif.
Étape 4 : Discutez des livrables attendus
À ce stade, tous les participants comprennent en quoi consiste le projet et quels objectifs il permettra d'atteindre. L'étape suivante consiste à définir clairement ce que votre agence va créer et fournir à votre client pour l'aider à réussir.
Tous les livrables du projet doivent être liés à l'objectif du projet. Si vous ne parvenez pas à établir cette connexion, la tâche ne relève probablement pas du périmètre du projet et ne doit pas être prise en compte.
Soyez clair lorsque vous décrivez les livrables et obtenez l'accord explicite du client pour chaque tâche.
Pour revenir à notre exemple d'e-mail marketing ci-dessus, voici quelques livrables possibles :
- Une présentation détaillée de la campagne, avec le calendrier et la fréquence des e-mails
- Le contenu promotionnel qui sera partagé par e-mail
- Rapports sur les performances de la campagne
Décrire les livrables aidera votre agence à éviter de fournir des prestations excessives à vos clients sans générer de bénéfices supplémentaires. Cela permettra également à votre équipe de savoir exactement ce qu'elle doit faire pour réussir.
Étape 5 : Attribuez des rôles aux membres de votre équipe
Il est maintenant temps de passer en revue les tâches à faire pour chacun.
À ce stade, certains ou tous les membres de votre agence connaissent peut-être déjà leurs responsabilités. Mais le fait de les mettre en avant lors de la réunion de lancement du projet aidera tout le monde — le client, ses commanditaires et votre équipe — à comprendre qui est responsable de quoi, et à adresser leurs requêtes aux personnes qualifiées pour y répondre.
💡 Conseil de pro : documentez facilement les rôles et les responsabilités en ajoutant les membres de l'équipe concernés comme assignés à vos tâches ClickUp et à vos commentaires assignés, pour une meilleure responsabilisation et un suivi simplifié !
Étape 6 : Définissez l’échéancier et les jalons du projet
Vous avez déjà abordé le pourquoi (objectif), le quoi (livrables) et le qui (rôles) de votre projet. Complétez le tableau en abordant également le quand, c'est-à-dire l'échéancier du projet.
Expliquez comment vous comptez mapper les livrables du projet sur un échéancier avec des échéances claires et obtenez l'accord de votre client.
🤝 Petit rappel : C'est l'occasion pour vous de résister aux demandes de délais irréalistes de vos clients. Expliquez-leur vos processus internes et informez-les des délais de référence dans le secteur.
Fournissez également un aperçu des jalons clés du projet. Ainsi, tous les participants comprendront comment évaluer la progression du projet pendant la phase d'exécution.
En parlant de jalons, vous pouvez les définir et les suivre dans la vue Gantt de ClickUp. Il s'agit d'un diagramme facile à lire qui vous aide à :
- Établissez un échéancier de projet
- Planifier les tâches
- Calculez votre chemin critique
- Gérer les dépendances entre les tâches
La vue Échéancier est une autre option pour visualiser l'échéancier de votre projet. Considérez-la comme un diagramme de Gantt, mais sous forme linéaire. Vous pouvez créer et réorganiser rapidement l'échéancier à l'aide de la fonctionnalité glisser-déposer.
De plus, vous pouvez toujours définir des dates d'échéance pour les tâches afin que les personnes assignées sachent quand elles doivent achever leur travail. Pour les évènements importants de votre échéancier, vous pouvez créer des rappels dans ClickUp.
📚 À lire également : Diagramme de Gantt ou Échéancier ?
Étape 7 : Convenez d'un plan de communication et de rapports avec votre client
Votre client souhaite savoir comment votre agence va le tenir informé de la progression et des performances du projet. Il est essentiel de clarifier ce point dès maintenant ou lors du processus d'intégration du client. Cela implique de répondre à des questions telles que :
- À quelle fréquence les progrès seront-ils communiqués au client ? Sera-ce chaque semaine, deux fois par mois ou une fois par mois ?
- Où la réunion aura-t-elle lieu ? Votre client est-il disposé à rejoindre la plateforme utilisée par votre agence ?
- Qui seront les interlocuteurs représentant votre agence ? Et du côté du client ?
Mettez-vous d'accord sur un plan qui convient le mieux à votre équipe et à votre client. Grâce au calendrier IA de ClickUp, la planification devient plus intelligente et plus rapide. Il suggère des horaires de réunion optimaux en fonction de la disponibilité de chacun et s'adapte automatiquement aux fuseaux horaires pour que personne ne rate une miette.
De plus, vous pouvez rejoindre des appels Zoom ou Google Meet directement depuis les tâches ClickUp et les évènements de calendrier, ce qui vous évite de passer d'une application à l'autre et garantit un flux de travail fluide.
Vous manquez de temps ou vos emplois du temps ne coïncident pas ? Pas de problème !
ClickUp Chat offre un hub de communication asynchrone puissant où vous pouvez créer des canaux thématiques, envoyer des messages privés à vos collègues, partager des fichiers et même lancer des discussions en fil de discussion.
💡 Conseil de pro : Utilisez ClickUp Clips lorsque les messages texte ne suffisent pas. Enregistrez votre écran et votre voix off pour clarifier les détails du projet, partager des mises à jour rapides ou réfléchir à des idées sans avoir besoin d'une réunion.
De plus, vous pouvez partager un accès en lecture seule ou modifiable à n'importe quelle vue ClickUp, y compris les vues Calendrier IA, Diagramme de Gantt ou vue Liste, afin que tout le monde reste synchronisé sur les échéances et l'avancement en temps réel. Ainsi, même si vous ne pouvez pas vous réunir en temps réel, toute votre équipe et vos clients restent informés, productifs et impliqués.
📮ClickUp Insight : Les données du sondage de ClickUp sur l'efficacité des réunions indiquent que près de la moitié de toutes les réunions (46 %) ne comptent qu'un à trois participants. Bien que ces réunions en petit comité puissent être plus ciblées, elles pourraient être remplacées par des méthodes de communication plus efficaces, telles qu'une meilleure documentation, des mises à jour asynchrones enregistrées ou des solutions de gestion des connaissances.
Les commentaires attribués aux tâches ClickUp vous permettent d'ajouter du contexte directement dans les tâches, de partager des messages audio rapides ou d'enregistrer des mises à jour vidéo avec ClickUp Clips. Cela aide les équipes à gagner un temps précieux tout en garantissant que les discussions importantes aient bien lieu, sans perte de temps !
💫 Résultats concrets : Des équipes comme Trinetrix ont réduit de 50 % les discussions et réunions inutiles grâce à ClickUp
Avant ClickUp, les réunions et les échanges incessants par e-mail conduisaient à un véritable trou noir où les éléments passaient inaperçus et restaient en suspens. De ce fait, les tâches n’étaient pas examinées à temps et personne ne savait où en était le développement créatif. Désormais, tous les membres de l’équipe peuvent voir clairement quand les actions doivent être réalisées, discuter et collaborer au sein même des tâches.
Avant ClickUp, les réunions et les échanges incessants par e-mail conduisaient à un véritable trou noir où les éléments passaient inaperçus et restaient en suspens. De ce fait, les tâches n’étaient pas examinées à temps et personne ne savait où en était le développement créatif. Désormais, tous les membres de l’équipe peuvent voir clairement quand les actions doivent être réalisées, discuter et collaborer au sein même des tâches.
📚 À lire également : Outils d'intégration des clients
Étape 8 : Place aux questions-réponses
Prévoyez du temps pour les questions.
C'est l'occasion pour tous les participants de clarifier tout ce qui a été abordé lors de vos réunions de lancement de projet. Encouragez tout le monde à en tirer le meilleur parti, en particulier le client.
Une fois que vous avez répondu à une question, demandez si cela clarifie les choses. Vous ne voulez pas que quiconque quitte la réunion avec des doutes !
Étape 9 : Créez des éléments à mener et attribuez-les aux membres de votre équipe
Avant de remercier tout le monde pour son temps et de clore la réunion, rappelez à chacun la première tâche de la phase d'exécution. Une fois la réunion terminée, attribuez les éléments à accomplir aux membres de votre équipe dans votre logiciel de gestion de projet pour lancer le processus.
Avec ClickUp, il est facile d'attribuer n'importe quelle tâche à une seule personne ou même à plusieurs personnes. Vous avez une équipe qui doit travailler sur un projet ? Pas de problème. Il suffit d'attribuer les tâches à toute une équipe dans ClickUp.
Cela dit, suivre toutes les actions à mener peut s'avérer fastidieux pour toutes les personnes impliquées. Heureusement, les différentes vues de ClickUp sont d'une grande aide. Visualisez non seulement les tâches et les projets en cours, mais aussi l'ensemble des flux de travail à l'aide des listes, des tableaux Kanban, de la vue Activité, et bien plus encore.
Il ne vous reste plus qu'à vous mettre au travail et à mener à bien un projet exceptionnel.
Bonne chance !
📖 À lire également : Plus de 130 questions pour les réunions d'équipe
5 modèles de réunion de lancement de projet pour ne rien laisser au hasard
Planifier et animer une réunion de lancement de projet peut sembler fastidieux, mais ce n'est pas une fatalité. Faites-le comme un pro (mais en y mettant deux fois moins d'efforts) grâce à nos modèles gratuits de réunion de lancement de projet !
1. Modèle de réunion de lancement de projet ClickUp
Créer une checklist avant une réunion de lancement de projet, qu'elle soit externe ou interne, peut vous aider à rester sur la bonne voie et à aborder tous les points essentiels. Mais en créer une prend du temps.
Heureusement, vous pouvez utiliser le modèle de réunion de lancement de projet de ClickUp pour vous lancer immédiatement.
Elle est accompagnée d'une checklist toute prête couvrant les points importants à aborder, tels que :
- Déléguer les tâches essentielles à tous les membres de l'équipe et aux clients avant la réunion
- Présenter les membres de l'équipe au client et vice versa
- Présentation générale du projet
- Mettre en avant les livrables clés
Vous pouvez personnaliser la checklist en fonction du flux souhaité de la réunion et des sujets supplémentaires que vous souhaitez aborder.
2. Modèle de compte-rendu de réunion ClickUp
Soyons honnêtes : les applications de calendrier traditionnelles sont nulles !
Ils ne fournissent pas suffisamment d'informations sur vos prochaines réunions en un coup d'œil. Vous devez soit cliquer sur une carte, soit bugger l'organisateur de la réunion pour obtenir plus de détails.
Le modèle de compte-rendu de réunion de ClickUp affiche toutes vos réunions à venir avec les participants. Ceux-ci peuvent consulter tous les détails importants de manière très structurée.
De plus, ce modèle de compte-rendu de réunion vous permet d'attribuer des éléments clés aux membres de l'équipe en fixant des délais.
3. Modèle de compte-rendu de réunion de gestion de projet ClickUp
Vos notes de réunion de lancement doivent fournir les informations essentielles de manière très concise et structurée. Mais il est difficile de les structurer pendant la réunion de lancement, surtout si la personne chargée de prendre des notes doit suivre le rythme d'un intervenant qui parle vite !
Utilisez le modèle de compte-rendu de réunion de gestion de projet de ClickUp pour relever ce défi. Il comprend des tableaux prédéfinis pour noter les tâches, les problèmes et d'autres informations importantes relatives aux éléments de l'agenda. Personnalisez-les facilement pour votre réunion de lancement.
De plus, attribuez des éléments directement dans vos notes en identifiant la personne concernée, au lieu de les créer à partir de zéro dans une autre vue. Si vous êtes responsable de la gestion de projet, nous pensons que vous allez adorer cette fonctionnalité.
📚 À lire également : Les meilleurs logiciels de compte-rendu de réunion
4. Modèle ClickUp pour les services professionnels
Bravo pour ce lancement de projet réussi. Il est maintenant temps de mener le projet à bien afin de vous assurer que vos clients sont non seulement satisfaits, mais qu'ils collaborent également efficacement avec vous.
Cependant, c'est plus facile à dire qu'à faire lorsque votre agence a une multitude de projets en cours qui requièrent votre attention. Tous ces changements de contexte, en passant d'un client à l'autre, ont certainement un impact négatif — c'est pourquoi vous avez besoin d'une vue d'ensemble organisée de vos projets.
Le modèle ClickUp Professional Services vous facilite la tâche en un seul clic ! Il vous suffit de créer une liste personnalisable et d'organiser tous les éléments du projet de votre client tout en suivant sa progression en temps réel.
Et le meilleur dans tout ça ? Vous pouvez facilement réutiliser le format que vous avez personnalisé pour d'autres clients.
5. Modèle de document de découverte agence/client ClickUp
Les réunions de lancement sont essentielles pour faire connaissance avec vos clients avant même de commencer à discuter des modalités de communication et de collaboration. C'est pourquoi il est important de tout noter lors de votre premier appel, afin de disposer de suffisamment d'éléments pour proposer un contrat ou définir les prochaines étapes.
Le modèle de document ClickUp « Agency/Client Discovery » vous aidera à consigner et à suivre tout ce dont vous avez besoin pour démarrer une réunion avec un nouveau client ou un client potentiel. Personnalisez ce document pour y intégrer les processus les plus importants de votre agence, les questions à poser et les arguments de vente clés à présenter aux clients, afin de ne pas être pris au dépourvu lorsqu'ils vous interrogent sur votre retour sur investissement, vos coûts ou vos taux de réussite.
Ce document est idéal pour une réunion de lancement de projet en interne ou pour un chef de projet dédié en gestion de projet.
Lancez-vous avec ClickUp
Il n'y a aucune garantie que votre projet se déroulera sans encombre après la réunion de lancement. Mais le fait d'avoir un plan augmentera vos chances de parvenir à une réussite pour cette réunion, ce qui réduira sans aucun doute les malentendus et les goulots d'étranglement.
Et avec un outil de réunion comme ClickUp, ce processus devient un jeu d'enfant.
Et ce n'est pas tout…
Imaginez ce que ClickUp peut apporter à l'ensemble de votre projet en tant qu'application tout-en-un pour le travail. Avec ses fonctionnalités de gestion des tâches, des flux de travail, des ressources, du temps et des documents, c'est l'outil de productivité idéal pour les agences de marketing!
Marquez des points avec votre réunion de lancement en obtenant ClickUp gratuitement dès aujourd'hui!