Documentation sur la gestion de projet sont des ressources non négociables qui influencent directement le résultat final d'un projet. Pour atteindre un taux de réussite élevé, le forfait du projet sert de feuille de route fiable et efficace sur laquelle les équipes s'appuient tout au long du cycle de vie du projet, de son lancement à son achèvement. 📍
Ce guide regorge de ressources dont vous avez besoin pour lancer un projet sur la bonne voie. Nous décomposons les étapes à suivre pour élaborer des forfaits de projet efficaces, optimiser les ressources et coordonner les efforts de communication.
Nous savons que vous êtes une entreprise très occupée, alors voici une ressource qui vous permettra de lancer dès maintenant votre processus de planification de projet : L'outil de planification de projet de l ClickUp Exemple de modèle de plan de projet . Les vues Liste et Tableau sont déjà paramétrées avec des champs d'exigences clés, il ne vous reste plus qu'à ajouter les tâches de votre projet !
Planifiez vos projets en toute confiance et assurez-vous que tout est organisé et suivi à tout moment
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Avant d'entrer dans le vif du sujet, expliquons ce qu'est un forfait de projet. Parce que cela devient chaotique avec une porte tournante de documentation de projet..
Ok, si nous sommes honnêtes, nous aimons un peu de chaos. Mais seulement si l'organisation précède le chaos 😊
Qu'est-ce qu'un forfait de projet ?
Le plan de projet est un document évolutif qui permet de comprendre clairement les objectifs du projet, afin que les parties prenantes puissent aligner leurs efforts sur un objectif collectif la portée du projet en précisant ce qui est inclus et ce qui ne l'est pas, afin d'éviter les dérives et de respecter les cibles.
Dans le meilleur des cas, il permet aux membres de l'équipe de consacrer leur temps aux bonnes tâches, notamment :
- L'évaluation des risques et les stratégies d'atténuation
- Les responsabilités individuelles et celles de l'équipe
- Les stratégies de gestion des ressources
- Les dépendances des tâches
- Jalons clés
Documenter la portée du projet, l'équipe de projet et les parties prenantes clés en élaborant un forfait personnalisé d'exécution du projet
Avantages de la rédaction d'un forfait de projet
Un forfait de projet bien préparé ne sert pas seulement de feuille de route pour l'exécution du projet mais apporte également divers avantages qui contribuent à la réussite globale d'un projet. Meilleure gestion des risques : Un forfait soigneusement rédigé pour le projet laisse de la place pour l'identification des risques et les stratégies d'atténuation dès le début du projet. En visualisant les risques plus tôt, vous pouvez encadrer des mesures proactives pour les traiter efficacement et minimiser leur impact sur le résultat du projet.
Efficacité accrue de l'équipe: Un forfait de projet définit les rôles et les responsabilités de chaque membre de l'équipe, ce qui permet de savoir exactement ce que l'on attend d'eux. Cela permet non seulement de stimuler la productivité individuelle, mais aussi de renforcer la cohésion et l'efficacité de l'équipe.
Allocation efficace des ressources et contrôle des coûts: Avec un forfait de projet concret en main, les gestionnaires de projet peuvent optimiser l'allocation des ressources en minimisant les gaspillages et en veillant à ce que les coûts restent dans les limites du budget. Il sert de point de référence pour la gestion financière, permettant aux responsables de suivre et de contrôler efficacement les dépenses.
Satisfaction élevée des clients: Un forfait de projet structure le chemin vers les résultats souhaités, améliorant ainsi la qualité des produits finaux. Lorsque les clients reçoivent des résultats de valeur dans les délais impartis, ils sont plus susceptibles d'être satisfaits, ce qui se traduit par un taux de satisfaction élevé
Comment créer un forfait de projet en 5 étapes
De l'établissement d'un projet clair à l'élaboration d'un plan de projet d'objectifs à l'établissement de l'échéancier du projet, nous aborderons des idées pratiques et des bonnes pratiques pour vous guider dans la rédaction des forfaits du projet.
En gros, voici la version sur-caféinée de la façon de créer un forfait de projet à l'épreuve de la Révision en 2023$a. 🏆
Étape 1 : Préciser les produits livrables attendus et les résultats finaux du projet
Toutes les demandes dans la file d'attente ne doivent pas être des projets à part entière. En donnant la priorité aux bons projets, les équipes peuvent maximiser leurs chances de réussite et optimiser.. l'utilisation des ressources pour obtenir les meilleurs résultats possibles.
**Lorsque les parties prenantes constatent la pertinence et l'adéquation d'un projet avec les indicateurs clés de performance de l'organisation, elles sont plus enclines à participer activement, à fournir les ressources nécessaires et à plaider en faveur de la réussite du projet. (En savoir plus sur les acteurs du projet dans l'étape suivante)
**Les clients ou les utilisateurs finaux peuvent avoir des préférences, des attentes ou des niveaux d'expertise différents, et la compréhension de leurs caractéristiques permet à l'équipe de projet de créer des produits qui répondent efficacement à leurs besoins uniques.
**Cette question préalable fait gagner du temps à tout le monde en fournissant un cadre structuré ou un point de départ, de sorte que l'équipe du projet peut se concentrer sur le contenu et les aspects à valeur complémentaire des produits livrables plutôt que de consacrer des efforts inutiles à la mise en forme ou à la présentation.
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/04/Form-2-1400x970.png Envoyez un formulaire ClickUp au commanditaire du projet et rassemblez les demandes en un seul endroit /$$img/
Recueillir les objectifs et les détails du projet à l'aide d'un formulaire ClickUp
Maintenant que vous êtes prêt avec le les éléments livrables du projet et des objectifs, il est temps de commencer à rédiger le forfait du projet. 📃
En fonction de vos préférences en matière de méthodologie de gestion de projet le format du forfait du projet est variable. Les documents, les tableaux et les diagrammes de Gantt sont quelques options populaires. Tant qu'il donne une description claire de chaque élément d'un forfait de projet, vous êtes sur la bonne voie !
Voici ce que vous devriez avoir jusqu'à présent :
- Titre du projet : Énoncez clairement le nom ou le titre du projet afin d'en saisir l'essence. Si vous utilisez un acronyme, indiquez le terme complet
- Description du projet : Rédigez une description concise du but, des objets et de la portée du projet
- Manager d'équipe du projet : Identifiez le manager d'équipe responsable de la supervision du projet et dressez la liste des membres clés de l'équipe de projet (par exemple, l'équipe de gestion du projet)l'équipe marketing)
- Dates de début, de fin et de livraison du projet : Faites la distinction entre l'achèvement des activités internes du projet et la remise des résultats finaux aux parties prenantes
- Objectifs du projet : Énoncez les objectifs et les résultats spécifiques du projet. Donnez le contexte de son impact sur les objectifs de l'organisationKPI etOKRs Discover outils de planification de projet pour l'assistance à tout type de flux de travail!
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2021/08/calendar-view-sync.png Synchroniser dans les deux sens dans l'affichage du Calendrier de ClickUp /$$img/
Synchronisez vos réunions à partir d'autres outils de travail avec ClickUp pour gérer l'ensemble de votre journée dans l'affichage Calendrier
Étape 2 : Identifier les parties prenantes clés et estimer les dépenses budgétaires
Les parties prenantes d'un projet sont généralement des personnes ou des groupes directement concernés par les résultats du projet ou ayant un intérêt direct dans ceux-ci. Une partie de votre forfait de projet dans cette section devrait inclure des approches pour la communication, l'implication et la participation des parties prenantes. 🧑💻
Il peut s'agir des sponsors du projet, des utilisateurs finaux, des clients, des membres clés du projet et du partenaire comptable.
Oui, les partenaires comptables sont des parties prenantes. Voici pourquoi :
Un petit projet de conception pour une agence peut coûter quelques milliers de dollars, alors qu'un grand projet d'infrastructure pour une multinationale peut impliquer des millions de dollars.
À l'heure où les conditions du marché évoluent, il est plus important que jamais de donner aux parties prenantes une idée des dépenses liées aux ressources, aux équipements, aux matériaux et à tout autre coût pertinent. Le forfait comprend également des processus de suivi et de gestion des coûts tout au long du cycle de vie du projet.
Cela nous amène à la prochaine ressource de productivité à avoir sur votre radar. Il existe un moyen plus rapide de s'affranchir de la construction d'une feuille de calcul de rapport budgétaire ligne par ligne tous les vendredis après-midi : Donnez de la transparence into utilisation du budget du projet où le travail se fait
Utilisez des outils gratuits tels que Champs personnalisés dans ClickUp pour classer les ressources liées aux tâches du projet, comme les entrepreneurs, les logiciels de gestion de projet et les achats ponctuels. (Par exemple, l'achat d'une licence pour une chanson dans une vidéo de marque)
Et cela ne vous demande aucun effort supplémentaire et, surtout, aucune chaîne d'e-mails. Avec ClickUp, toutes les tâches et ressources de votre projet sont enregistrées en un seul endroit. @Mentionnez une partie prenante pour l'approbation de l'achat, téléchargez une image de reçu et mettez à jour le champ personnalisé pour refléter le montant du financement restant. 💰
Lorsque les champs personnalisés sont mis à jour, les observateurs de la tâche (y compris les partenaires comptables) sont informés des changements. Ils ont ainsi la possibilité de se référer à la trace numérique chaque fois qu'ils en ont besoin !
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/05/multiple-assignees-in-clickup.png Assignés multiples dans ClickUp /$$img/
Ajoutez des assignés multiples, déléguez des commentaires et créez des calculs en utilisant des champs personnalisés à partir de vos tâches ClickUp
Maintenant que les acteurs du projet et le budget ont été ajoutés au forfait, passons à l'étape suivante !
Étape 3 : Créer une structure de répartition du travail (SRT)
A structure de répartition du travail (WBS) représente la portée du projet en la décomposant en tâches ou activités individuelles et d'équipe.
En partant du produit livrable le plus important du projet, la structure de répartition du travail le décompose progressivement en lots de travaux et sous-tâches plus petits. Chaque lot de travail représente une tâche ou une activité distincte qui doit être assignée, programmée et suivie. La décomposition hiérarchique se poursuit jusqu'à ce que les lots de travail soient à un niveau où ils peuvent être facilement compris et exécutés. 🤩
L'OTP est un processus de collaboration. Connectez-vous avec les membres clés de votre équipe de projet pour compléter ce qui manque pour les exigences et les livrables du projet. En tant que gestionnaire de projet, vous vous concentrez sur le projet dans son ensemble, et notamment sur les éléments suivants le forfait stratégique , planification du projet la budgétisation et la communication avec les parties prenantes.
Voici les grandes lignes du format WBS si vous souhaitez construire un modèle de plan de projet simple :
Un tableau décrivant les quatre niveaux d'une structure de répartition du travail_ | Niveau | Description | | ------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Niveau 1 : Objectifs du projet | L'objectif général du projet | Niveau 2 : Principaux produits livrables - Un résultat spécifique, mesurable et tangible qui est produit ou réalisé dans le cadre d'un projet | Niveau 3 : les lots de travail - Tâches distinctes, gérables et assignables à des personnes ou à des équipes. Définir la portée et les dépendances de chaque lot de travail | Niveau 4 : sous-tâches - Ce niveau fournit des tâches plus détaillées et plus spécifiques, facilitant l'estimation des efforts, l'attribution des responsabilités et le suivi de la progression
L'équipe de projet est composée d'experts en la matière dans leurs champs respectifs. Leur point de vue sur la durée d'une tâche et sur ce dont ils ont besoin de la part des autres membres de l'équipe pour achever leur travail est inestimable pour la réussite du projet.
Les tableaux blancs virtuels sont une excellente option pour une session de brainstorming à distance ou en personne. Grâce à la modification en cours, c'est un moyen non intimidant d'encourager la participation de tous. Ajoutez à votre prochaine session de planification de projet le Modèle de structure de répartition du travail ClickUp . Un outil convivial pour les débutants avec une modification de texte riche, des fonctionnalités d'intégration et des tâches réalisables ! 🎯
/$$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/12/ClickUp-Work-Breakdown-Structure-Docs-View-1400x712.png ClickUp Work Breakdown Structure Docs Vue Document pour les modèles de plans de projet /$$img/
Paramétrer les étapes de planification du projet pour organiser les tâches dans un document ClickUp
Lorsque l'Échéancier est bien avancé, il est prêt à être ajouté à l'échéancier du projet.
Bonus: Work Breakdown Structure Software_ (Structure de répartition du travail) !
Étape 4 : Ajouter les jalons clés dans un calendrier détaillé du projet
Le calendrier sera mis à jour chaque semaine ou chaque mois au fur et à mesure de la progression du projet. Pour suivre les changements et, surtout, les communiquer, l'utilisation d'outils intuitifs tels que les diagrammes de Gantt, les tableaux Kanban et les échéanciers rendra la gestion des changements continus moins fastidieuse.
Diagrammes de Gantt
Ils offrent une représentation visuelle du calendrier du projet et permettent aux gestionnaires de projet de suivre facilement les dépendances, les durées et les jalons des tâches. Lorsque des mises à jour sont nécessaires, ils peuvent rapidement modifier le diagramme, en réorganisant les tâches ou en ajustant les échéanciers par une simple action de glisser-déposer.
Tableaux Kanban
Ils offrent une vue simplifiée du flux de travail, permettant aux gestionnaires de projet de visualiser les tâches à différentes étapes de leur achèvement. Au fur et à mesure que des changements interviennent, ils peuvent facilement déplacer les tâches dans les différentes colonnes, reflétant ainsi la progression et les priorités mises à jour.
Échéanciers
Affichez une vue chronologique claire des évènements, des échéances et des jalons du projet. Cela permet aux parties prenantes de rester informées des dates importantes et de s'assurer que tout le monde est sur la même page en ce qui concerne la progression du projet.
Consultez notre guide pour la création d'un échéancier de projet ! Il regorge de modèles et d'exemples supplémentaires pour vous aider à créer un visuel de projet puissant. 🎨
_Bonus: Logiciel de planification de la construction* !
Nous sommes arrivés à la dernière étape du processus de planification du projet !
Étape 5 : Définir les attentes en matière de communication
Le suivi de l'état d'avancement des tâches et la réponse à des e-mails ponctuels sur l'état d'avancement prennent beaucoup de temps et d'énergie dans la semaine de travail d'un gestionnaire de projet.
Il y a de fortes chances que tout le monde travaille sur plusieurs projets en même temps. Il arrive donc que la réponse aux messages instantanés soit reportée à la toute fin de la journée. Ou se perd quelque part dans le vide pendant des jours.
Les rapports de statut sont essentiels à la prise de décision. Ils fournissent un enregistrement numérique des activités du projet, des décisions prises et des résultats, qui peut être utile pour des références futures, des audits ou des leçons tirées de l'expérience.
PRO TIP Utiliser ClickUp AI pour résumer les fils de commentaires et voir rapidement les points principaux d'un long fil ou d'un commentaire ! Une fois le contenu généré, vous avez la possibilité d'essayer une réponse légèrement différente de l'IA, de copier le texte, de fermer le modal Résumer le fil ou de dire à l'IA ce qu'elle doit faire ensuite.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/06/ClickUp-AI-Thread-Summarizing.gif Utilisez des outils de gestion de projet tels que l'assistant de rédaction ClickUp AI pour rédiger un forfait de projet /$$img/
Obtenez un résumé du fil de commentaires ou d'un seul commentaire avec ClickUp AI
Remplacez les longues chaînes d'e-mails par des tâches ClickUp pour vos rapports de statut. Avec une seule tâche ClickUp, toutes les mises à jour hebdomadaires sont stockées en un seul endroit. Ce simple passage à une communication basée sur les tâches élimine le besoin de faire des recherches dans plusieurs applications. 🔍
Toutefois, si votre équipe s'appuie sur des plateformes de messagerie comme Slack pour les mises à jour urgentes et la résolution de problèmes en temps réel, utilisez l'application de gestion des tâches Intégration de Slack avec ClickUp . Transformez les messages en tâches et commentaires depuis l'application Slack et les notifications concernant les tâches vers les canaux Slack de votre choix !
Prenez projet de communication une étape supplémentaire en fournissant une rapport sur le statut du projet modèle à suivre pour que toutes les mises à jour soient organisées et uniformes pour les parties prenantes :
- Réalisations de l'équipe : Liste des jalon clés ou des tâches achevées au cours de la semaine
- Statut actuel : Donnez un aperçu de la progression du projet et des difficultés ou goulets d'étranglement rencontrés
- Tâches et échéances à venir : Notez les échéances importantes qui approchent au cours de la semaine abonnée
- Tâches à risque : Soulignez tout problème ou goulot d'étranglementrisques identifiés et leur impact potentiel
- Mises à jour des ressources : Mentions de tout changement ou mise à jour concernant l'allocation des ressources
- Prochaines étapes : Résumez les prochaines étapes et les priorités immédiates
- Assistance nécessaire : Assistance nécessaire : Préciser l'assistance ou l'aide requise de la part des membres de l'équipe ou des parties prenantes
Bonus : Créez une tâche ClickUp "Coordination", qui servira de canal principal où les équipes pourront s'attendre à recevoir les dernières mises à jour de votre part !
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/09/leave-feedback-in-clickup-tasks-for-release-notes-updates.png laissez des commentaires dans les tâches ClickUp pour les mises à jour des notes de version /$$img/
Basculer entre l'envoi d'un commentaire aux coéquipiers internes et l'envoi d'un e-mail à toute personne extérieure à ClickUp
Exemples de forfaits de projet
Les différents départements peuvent avoir des flux de travail et des exigences uniques, d'où la nécessité de différents types de plans de projet. Voici quelques exemples de forfaits de projet pour vous aider à démarrer :
1. Exemple de forfait pour une équipe de marketing
Objectif: Augmenter le trafic du site Web de 30 % au cours du premier trimestre.
Rôles et responsabilités: Le responsable du référencement dirige la recherche de mots clés et l'optimisation du contenu ; le responsable des médias sociaux s'occupe de la promotion ; le responsable du marketing par e-mail paramètre les campagnes d'e-mailing ; l'analyste marketing suit et établit des rapports sur la progression.
Budget: 10 000 $ pour le logiciel, la création de contenu, la promotion et l'analyse.
Produits livrables: Articles de blog optimisés pour le référencement, campagnes sur les médias sociaux, bulletins d'information par e-mail et rapport d'analyse détaillé.
Calendrier: 3 mois, avec des vérifications hebdomadaires.
Plan de communication: Réunions hebdomadaires pour les mises à jour et les rapports de fin de mois ; réunions ad-hoc si nécessaire ; toutes les communications sont documentées dans ClickUp.
2. Exemple de plan de projet pour une équipe de productivité
Objectif: Développer une nouvelle fonctionnalité pour l'application dans les six mois.
Rôles et responsabilités: Le chef de produit définit les exigences de la fonctionnalité ; le concepteur rédige l'interface ; le développeur construit la fonctionnalité ; le testeur AQ vérifie les défauts ; le feedback est suivi par les analystes de produit.
Budget: 50 000 dollars pour la recherche, la conception, le développement, les tests et le lancement.
Produits livrables: Une nouvelle fonctionnalité d'application, testée et entièrement fonctionnelle.
Calendrier: 6 mois, avec des sprint bihebdomadaires.
Plan de communication: Résumés rapides quotidiens pour les mises à jour ; réunions de revue de sprint bi-hebdomadaires ; Réunions ad hoc si nécessaire ; Toutes les communications sont documentées dans ClickUp.
3. Exemple de plan de projet pour une équipe de conception
Objectif: Redesigner le site web de l'entreprise pour améliorer l'expérience utilisateur et augmenter les discussions en quatre mois.
Rôles et responsabilités: Le chercheur UX mène des recherches sur les utilisateurs ; le concepteur UI crée des maquettes ; le développeur Front-end code le design ; l'analyste qualité effectue des tests UX ; le gestionnaire de projet supervise toutes les opérations.
Budget: 20 000 $ pour la recherche, la conception, le développement, les tests et la mise en œuvre.
Livrables: Un site web entièrement réactif, testé et en ligne offrant une expérience utilisateur de qualité supérieure.
Calendrier: 4 mois, avec des itérations mensuelles.
Plan de communication: Réunions hebdomadaires de rattrapage pour les mises à jour ; Réunions mensuelles de révision ; Réunions ad hoc si nécessaire ; toutes les communications sont documentées dans ClickUp.
N'oubliez pas qu'il ne s'agit que d'exemples et que votre forfait réel peut varier en fonction de nombreux facteurs tels que la portée du projet, la taille de l'équipe et d'autres besoins spécifiques.
Gestion d'équipe avec des plans de projet
ClickUp vous décharge des tâches administratives pour que vous puissiez faire ce que vous faites le mieux. Vous êtes capable de répondre à toutes les demandes et questions qui vous parviennent, mais vous ne devriez pas avoir à le faire. Votre équipe a besoin que vous vous montriez sous votre meilleur jour et que vous conduisiez le projet vers la réussite. Créer un environnement travail ClickUp gratuit et invitez les membres de votre équipe à faire l'expérience d'une meilleure planification de projet. Si vous avez besoin d'assistance pour créer des flux de travail pour vos projets, n'hésitez pas à nous contacter. Bon forfait ! ✍️