Dans cet article, nous verrons qui sont les parties prenantes dans les domaines suivants la gestion de projet les parties prenantes d'un projet, les types de parties prenantes, des exemples et la manière de les analyser. Nous apprendrons également la manière la plus efficace de mener à bien la gestion des parties prenantes d'un projet.
Tout est dit, découvrons tout sur les parties prenantes d'un projet. 🔍
Qu'est-ce qu'une partie prenante de projet ?
Une partie prenante d'un projet est une personne, une organisation ou un groupe qui prend une part active ou un intérêt dans les activités du projet, qui a un impact potentiel sur le projet livrables et/ou l'environnement du projet, et est affecté par les résultats du projet ou est proche d'autres personnes susceptibles d'être affectées par le projet.
Fondamentalement, les parties prenantes sont des personnes ou des groupes qui ont quelque chose à gagner (ou à perdre) dans le cadre du projet. The Project Management Institute (Institut de gestion de projet) définit les parties prenantes d'un projet comme "les individus et les organisations qui sont activement impliqués dans le projet, ou dont les intérêts peuvent être affectés positivement ou négativement par les résultats du projet" l'exécution du projet ou l'achèvement réussi du projet"
À ce titre, si les projets font bien, les parties prenantes en bénéficieront.
Toutefois, si le projet se dégrade, les parties prenantes s'en ressentent également... 😅
Qui sont les parties prenantes d'un projet ?
On peut classer les parties prenantes en la gestion de projet en deux types : les parties prenantes internes et les parties prenantes externes.
Ces deux types de parties prenantes dans la gestion de projet sont basés sur la relation de la partie prenante avec l'organisation :
Parties prenantes internes
Comme son nom l'indique, une partie prenante interne provient de l'intérieur de l'organisation ou de l'entreprise. Elle se concentre sur les risques du projet et est directement impliquée tout au long du processus du projet. Ces membres de l'équipe de l'entreprise possèdent généralement une connaissance approfondie de leur public, de leurs clients et de l'entreprise, et - sont souvent considérés comme une autorité, occupant souvent des positions de leadership de haut niveau qui travaillent directement avec différents niveaux d'opérations pour atteindre les résultats souhaités.
En tant que gestionnaire de projet, voici quelques-unes des parties prenantes internes les plus courantes avec lesquelles vous pouvez être amené à traiter :
- Sponsor du projet
- Investisseur du projet
- Gestion de projet
- Membres de l'équipe du projet
Parties prenantes externes
Les parties prenantes externes, quant à elles, n'appartiennent pas à votre organisation ou à votre entreprise. Ces parties prenantes de la gestion de projet sont des externes, comme les clients ou les utilisateurs finaux. En d'autres termes, il vous incombe de gérer la communication avec les parties prenantes essentielles et les clients externes, tout en gardant les informations critiques privées jusqu'à ce qu'il soit essentiel de les définir à toutes les parties.
La moitié d'un forfait de gestion des parties prenantes consiste à répondre aux attentes des différents types de parties prenantes influentes, à leur donner de la visibilité et à les tenir informées. Mais en tant que gestionnaires de projet, vous devez d'abord être en mesure de nommer ces parties prenantes et de comprendre les besoins des commanditaires du projet. La chose la plus importante à retenir est de communiquer clairement la portée du projet et de gérer les attentes des parties prenantes et parfois de longues listes de demandes de la part des dirigeants.
c'est très bien. Mais qui sont les parties prenantes d'un projet ? _En tant que gestionnaire de projet, il est important que vous identifiiez les parties prenantes du projet dès le début et que vous restiez concentré sur l'exécution du projet. Les gestionnaires de ressources, les gestionnaires fonctionnels et les autres membres de la direction peuvent se concentrer davantage sur la phase du projet et la planification du cycle de vie du projet, tandis que les clients d'assistance traitent tous les membres de l'équipe du projet comme s'ils étaient au même niveau et aiment se tenir au courant de la progression du projet ainsi que du retour d'information de la part des clients.
Voici quelques-unes des parties prenantes externes les plus courantes :
- Vendeur
- Fournisseur
- Client
- Sous-traitants
Comment faire l'analyse des parties prenantes ? Analyse des parties prenantes ou, comme certains l'appellent, la cartographie des parties prenantes, est IMPORTANTE car elle permet de
- Elle permet d'instaurer un climat de confiance avec les parties prenantes
- Forme l'image de marque de l'entrepriseles forfaits du projet et maintient la transparence* Augmente les chances de réussite de votre projetréussite du projet La meilleure voie vers la réussite d'un projet consiste à définir clairement les attentes à l'égard des parties prenantes concernées, à identifier les risques et à fournir un retour d'information pour gérer les parties prenantes du projet et leurs
La constitution d'une équipe solide comprenant les parties prenantes clés du projet est le seul moyen de réussir un projet.
Exemple de diagramme de contexte d'analyse des parties prenantes :
Source : pmi.org En outre, identifier les modèles d'implication des parties prenantes vous aidera à éviter toute influence négative de la part des parties prenantes à l'avenir. Les parties prenantes à fort intérêt et à forte influence, les propriétaires et les autres managers d'autres équipes et/ou d'autres départements peuvent avoir des agendas cachés ou simplement ne pas être sur la même page que vous et votre équipe.
Qu'elles soient positives ou négatives, il est essentiel que vous fassiez tout ce qui est en votre pouvoir pour vous assurer que vous communiquez bien les idées, les grandes lignes et les informations générales, et que les investisseurs et les parties prenantes clés sont satisfaits des échéanciers et des processus du projet, ainsi que de la position des membres de l'équipe.
Analysons les parties prenantes en trois étapes :
1. Identifier les parties prenantes potentielles
La première étape est l'identification des parties prenantes.
Vous devez identifier vos parties prenantes internes et externes.
Et nous comprenons. Parfois, c'est assez évident.
Bien entendu, le SPOC de votre client et les membres de l'équipe de projet sont des parties prenantes clés.
Mais y a-t-il plus que cela ?
Pour cela, vous aurez besoin de votre charte du projet et autres documents importants relatifs au projet . Avant le début du projet, il convient de créer une charte de projet et de la présenter à toutes ces parties prenantes. Vous devez informer les parties prenantes importantes de tous les risques potentiels, y compris les facteurs environnementaux, susceptibles d'affecter le résultat du projet.
L'identification de certaines parties prenantes difficiles peut vous prendre des heures de sessions de brainstorming et d'examen de la documentation.
Les données recueillies à partir de ces éléments devraient vous aider à dresser la liste de toutes vos parties prenantes.
Vous pouvez commencer cette analyse en utilisant l'outil de productivité et d'évaluation le plus performant au monde outils de gestion de projet dans le monde ; laissez-nous vous montrer comment !
Dites bonjour à ClickUp .
Vous pouvez utiliser Documents ClickUp pour créer votre liste de parties prenantes avec modification en cours, y compris bannières, en-têtes, polices de caractères, etc...tout ce qui présente un intérêt !
/%img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2021/04/image1-4-1400x843.png documents ClickUp /%img/
Les documents sont organisés par catégorie : Tous, Attribué à moi, Partagé et Privé
Utilisez les fonctions améliorées de catalogage et de wiki des documents pour accéder à chaque élément de la documentation du projet. Effectuez une recherche par mot ou par phrase et trouvez les noms de toutes les parties prenantes !
Le plus beau, c'est que vous pouvez répartir l'ensemble du processus d'identification des parties prenantes entre les membres de votre équipe de projet.
Chacun d'entre vous peut continuer à identifier les parties prenantes, les ajouter au fichier Docs en temps réel et créer un registre des parties prenantes du projet.
Le registre des parties prenantes du projet contiendra tous les noms, rôles, pouvoirs et intérêts des différentes parties prenantes. Collaboration au sein de l'équipe , ftw !
2. Savoir hiérarchiser les parties prenantes en tant que gestionnaire de projet
Le Project Management Institute (PMI) précise que "pour être considéré comme une partie prenante, la personne ou le groupe doit avoir un intérêt ou un niveau d'influence qui peut avoir un impact sur le projet"
Toutes les parties prenantes identifiées ne sont pas égales dans un projet.
Certaines sont plus importantes en raison de leur influence.
La deuxième étape consiste donc à classer les parties prenantes par ordre de priorité.
Voici quelques questions qui aideront votre équipe de projet à distinguer les parties prenantes principales des parties prenantes secondaires :
- À font-ils partager votre vision des objectifs fondamentaux du projet ?
- Peuvent-elles contribuer de manière significative à votre capacité sous la forme de fonds, d'informations, de portée du projet, etc
- Sont-elles très difficiles ou impossibles à remplacer ?
Si la réponse à ces questions est "oui", il s'agit d'une partie prenante principale.
Votre liste de parties prenantes primaires et secondaires devrait vous aider à créer un carte mentale des parties prenantes .
Pour cela, vous aurez besoin de Cartes mentales ClickUp .
/%img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2021/04/image12-1.gif carte mentale ClickUp /$$$img/
Créez autant de nœuds que vous le souhaitez pour les points de référence dans les cartes mentales ClickUp
Esquissez vos parties prenantes en utilisant le mode Vierge pour visualiser toutes les personnes qui peuvent influencer votre projet ou comment elles sont connectées.
3. Engager une partie prenante
Maintenant que vous connaissez toutes les parties prenantes importantes et que vous savez à qui donner la priorité, il est temps de les impliquer.
Contrairement aux étapes précédentes, l'implication des parties prenantes est un processus continu tout au long du projet. Vous devez identifier les attentes des parties prenantes et répondre à leurs préoccupations.
ClickUp est là pour vous aider à chaque étape.
Comment gérer les parties prenantes d'un projet
Gérer les attentes des parties prenantes consiste principalement à les satisfaire.
Elles ont besoin d'informations par le biais d'une communication transparente avec les parties prenantes.
Nous vous aidons à à mettre en place un processus de gestion des parties prenantes autour de cela.
1. Montrez-leur votre forfait de projet
Considérez la partie prenante comme un invité dans votre restaurant.
à quoi ressemble la première chose que vous faites ? Montrez-lui ce qui est au menu aujourd'hui.
De la même manière, la gestion des parties prenantes doit commencer par la présentation de votre forfait du projet qui contient votre :
- Objectifs du projet
- Objectifs du projet
- Échéancier du projet
- Dépendances
- Ressources
Le sujet du jour ? La communication !
Mais avant tout, vous devez élaborer un forfait de projet. Le diagramme de Gantt de ClickUp est parfait pour la planification de projets et sa création ne nécessite que trois étapes simples.
- Cliquez sur le signe + dans n'importe quel Espace, Liste ou Dossier
- Sélectionnez diagramme de Gantt
- Donnez-lui un nom
Le tour est joué. Vous avez un magnifique diagramme de Gantt.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2021/04/image3-4.gif diagramme de Gantt ClickUp /$$$img/
Remplacer les dates de début et d'échéance de toutes les tâches contenues
2. Mettre en place un forfait de communication pour aligner, clarifier et créer un environnement réussi et positif où chacun peut collaborer en tant qu'équipe.
Pour les parties prenantes clés, la gestion de projet se résume à ces mises à jour opportunes.
Vous devez tenir chaque groupe de parties prenantes et chaque individu informé, ce qui nécessite un forfait de communication.
S'agira-t-il d'e-mails ? des réunions de lancement , des vidéoconférences et des visioconférences ?
Comme en L'affiche de discussion de ClickUp . Vous pouvez parler de tout et de rien sans quitter votre plateforme de gestion de projet.
c'est pratique, non ?
Vous ne perdrez plus de temps à passer d'une application ou même d'un onglet à l'autre pour communiquer.
Ajouter Invités (parties prenantes externes) à vos discussions et décident s'ils peuvent ou non créer un affichage de discussion.
Le chat n'est pas votre truc ?
Organisez et participez à des réunions Zoom directement à partir de ClickUp, grâce à l'application Intégration de Zoom .
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2021/04/image7-3.gif intégration du zoom ClickUp /$$img/
Démarrer une réunion Zoom directement à partir d'une tâche ClickUp
Et si vous êtes de ceux qui ne peuvent pas se passer des e-mails, nous avons une solution pour vous aussi.
Vous pouvez envoyer et recevoir des e-mails directement depuis ClickUp en utilisant la fonction ClickApp E-mail .
En parlant d'e-mails, si vous devez envoyer des documents juridiques ou des contrats nécessitant quelques modifications, vous n'aurez pas à chercher ailleurs.
Nos fonctionnalités de Révision offrent Annotation PDF également.
3. Partagez la distribution de votre charge de travail
Le partage de la distribution de votre charge de travail est un élément important de votre forfait de gestion des parties prenantes, car il leur montre :
- Que les objectifs de votre projet peuvent être atteints
- Vous savez ce que vous faites
- Vous disposez des bonnes ressources
Alors montrez à vos parties prenantes ce que vous travaillez avec les Vue Charge de travail .
Et voilà !
Les parties prenantes ne seront plus laissées dans l'ignorance.
En outre, vous pouvez demander plus de temps, de ressources ou d'expertise en fonction de la distribution de votre charge de travail.
4. Permettre à la direction et aux parties prenantes clés d'afficher les responsabilités et d'obtenir des informations
il n'est pas rare de voir l'aiguille bouger.. Chefs de projet et les autres acteurs concernés seront toujours intéressés par la progression d'un projet, et surtout pour participer à son achèvement avec succès.
Les parties prenantes de votre projet veulent savoir si le projet se fait bien et s'il est loin de la ligne d'arrivée. Et quoi de mieux qu'un tableau de bord de projet pour vous donner, à vous et à vos parties prenantes, un aperçu de la progression du projet.
La première étape consiste à essayer Tableaux de bord ClickUp à la place.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2021/04/image6-2.gif tableau de bord ClickUp /$$$img/
Utilisez des widgets personnalisables pour construire votre centre de contrôle de mission dans les tableaux de bord ClickUp
Pour intégrer des informations sur les projets dans votre tableau de bord, vous pouvez ajouter des widgets tels que :
- Sprints
- Suivi du temps
- Priorités
- Personnalisé
- Statuts
Et bien d'autres choses encore !
Les Widgets Sprint de ClickUp vous offrent les avantages suivants diagrammes de gestion de projet pour visualiser la progression de votre projet :
- Diagramme de vélocité : permet de visualiser le taux d'achèvement des tâches du projet et de déterminer la capacité de travail pour les sprints à venir
- Diagramme de flux cumulatif : affiche la progression du statut de vos tâches au fil du temps et détecte les goulets d'étranglement
- Diagramme de combustion : visualisez votre travail achevé et le travail total du projet
- Diagramme d'épuisement : suivi de la quantité de travail restant et du temps restant pour faire le travail
Pour les parties prenantes internes, partagez l'accès pour afficher ou modifier à l'aide de Permissions .
Vous prenez l'appel.
Pour les parties prenantes externes, vous pouvez toujours exporter les données de votre Tableaux de bord Widgets en plusieurs formes, y compris PDF, JPEG, CSV, etc.
Une gestion achevée des parties prenantes sous un même toit
L'influence des parties prenantes peut faire ou défaire le résultat de votre projet. Elle peut également avoir une influence positive ou négative sur les relations avec les parties prenantes.
C'est dire à quel point elles peuvent être puissantes.
Vous devez répondre aux besoins des parties prenantes, les tenir informées et prendre en compte les autres acteurs clés de toutes les organisations.
Et le seul moyen de faire tout cela est de disposer d'une solide stratégie de gestion des parties prenantes et d'un puissant outil de gestion de projet.
C'est là que ClickUp entre en jeu.
Il s'agit d'un outil tout-en-un pour la gestion des tâches du projet, leur attribution, le suivi du temps et même la gestion des parties prenantes du projet ! Obtenez ClickUp gratuitement dès aujourd'hui pour que vous et vos parties prenantes puissiez réaliser un projet réussi après l'autre !