Qu'est-ce qu'une partie prenante d'un projet & $$$a ; comment la gérer ?

Dans cet article, nous découvrirons qui sont les parties prenantes dans la gestion de projet, les types de parties prenantes, des exemples et comment les analyser. Nous apprendrons également la manière la plus efficace de gérer les parties prenantes d'un projet.

Très bien, découvrons tout ce qu'il y a à savoir sur les parties prenantes d'un projet. 🔍

Qu'est-ce qu'une partie prenante d'un projet ?

Une partie prenante d'un projet est une personne, une organisation ou un groupe qui participe activement ou a un intérêt pour les activités du projet, qui a un impact potentiel sur les livrables et/ou l'environnement du projet, et qui est affectée par le résultat du projet ou est proche d'autres personnes susceptibles d'être affectées par le projet.

En gros, les parties prenantes sont des personnes ou des groupes qui ont quelque chose à gagner (ou à perdre) dans le projet. Le Project Management Institute définit une partie prenante d'un projet comme « les personnes et les organisations qui participent activement au projet ou dont les intérêts peuvent être affectés positivement ou négativement par l'exécution ou la réussite du projet ».

Ainsi, si les projets se déroulent bien, les parties prenantes en tireront profit.

Cependant, si le projet échoue, les parties prenantes échouent aussi... 😅

Qui sont les parties prenantes d'un projet ?

Les parties prenantes dans la gestion de projet peuvent être classées en deux catégories : les parties prenantes internes et les parties prenantes externes.

Ces deux types de parties prenantes dans la gestion de projet sont basés sur la relation entre les parties prenantes et l'organisation :

Parties prenantes internes

Comme son nom l'indique, une partie prenante interne appartient à l'organisation ou à l'entreprise. Elle se concentre sur les risques liés au projet et est directement impliquée tout au long du processus. Ces membres de l'équipe de l'entreprise possèdent généralement une connaissance approfondie de leur public, de leurs clients et de l'entreprise. Ils sont souvent considérés comme des autorités et occupent souvent des positions de direction de haut niveau qui travaillent directement avec différents niveaux opérationnels pour atteindre les résultats souhaités.

En tant que chef de projet, voici quelques-unes des parties prenantes internes courantes avec lesquelles vous pourriez être amené à traiter :

Parties prenantes externes

Les parties prenantes externes, en revanche, n'appartiennent pas à votre organisation ou à votre entreprise. Ces parties prenantes de la gestion de projet sont des personnes extérieures, comme les clients ou les utilisateurs finaux. En d'autres termes, il vous incombe de gérer ces communications avec les parties prenantes essentielles et les clients externes, tout en préservant la confidentialité des informations critiques jusqu'à ce qu'il soit indispensable de les communiquer à toutes les parties.

Répondre aux attentes des différents types de parties prenantes influentes, leur donner de la visibilité et tenir les différentes parties prenantes informées constituent la moitié d'un plan de gestion des parties prenantes. Mais en tant que chefs de projet, vous devez d'abord être en mesure de nommer ces parties prenantes et de comprendre les besoins des sponsors du projet. Le plus important est de communiquer clairement la portée du projet et de gérer les attentes des parties prenantes, ainsi que les longues listes de demandes émanant parfois de la direction.

C'est très bien. Mais qui sont les parties prenantes d'un projet ? En tant que chef de projet, il est important que vous identifiiez les parties prenantes dès le début et que vous restiez concentré sur l'exécution du projet. Les gestionnaires de ressources, les responsables fonctionnels et autres cadres supérieurs peuvent être davantage axés sur la planification des phases et du cycle de vie du projet, tandis que les parties prenantes qui apportent leur soutien traitent tous les membres de l'équipe de projet comme s'ils étaient au même niveau et aiment se tenir informés de l'avancement du projet ainsi que des commentaires des clients.

Voici quelques-unes des parties prenantes externes les plus courantes :

À faire pour réaliser une analyse des parties prenantes

L'analyse des parties prenantes, ou comme certains l'appellent, la cartographie des parties prenantes, est IMPORTANTE car elle :

La meilleure façon de garantir la réussite d'un projet consiste à définir clairement les attentes des parties prenantes concernées, à identifier les risques et à fournir un retour d'information afin de gérer les parties prenantes du projet et leurs

Constituer une équipe solide comprenant les principales parties prenantes du projet est la seule façon de mener à bien un projet.

Exemple de diagramme contextuel d'analyse des parties prenantes :

De plus, identifier les schémas dans l'implication des parties prenantes vous aidera à éviter leur influence négative à l'avenir. Les parties prenantes très intéressées et très influentes, les propriétaires et autres responsables d'autres équipes et/ou d'autres services peuvent avoir des agendas cachés ou simplement ne pas être sur la même longueur d'onde que vous et votre équipe.

Qu'elles soient positives ou négatives, il est essentiel que vous fassiez tout ce que vous pouvez pour communiquer vos idées, vos grandes lignes et vos informations d'aperçu, et pour vous assurer que les investisseurs et les principales parties prenantes sont satisfaits de l'échéancier, des processus et de la coopération des membres de l'équipe.

Décomposons l'analyse des parties prenantes en trois étapes :

1. Identifiez les parties prenantes potentielles

La première étape consiste à identifier les parties prenantes.

Vous devez identifier vos parties prenantes internes et externes.

Et nous comprenons. Parfois, c'est assez évident.

Bien sûr, votre client SPOC et les membres de l'équipe du projet sont des parties prenantes clés.

Mais y a-t-il plus à dire à ce sujet ?

Pour cela, vous aurez besoin de votre charte de projet et d'autres documents importants relatifs au projet. Avant le début du projet, une charte de projet doit être créée et présentée à toutes ces parties prenantes. Vous devez informer les parties prenantes importantes de tout risque potentiel, y compris les facteurs environnementaux, susceptible d'affecter le résultat du projet.

Identifier certaines parties prenantes difficiles peut vous demander des heures de sessions de réflexion et d'examen de la documentation.

Les données que vous collectez à partir de ces éléments devraient vous aider à dresser la liste de toutes vos parties prenantes.

Vous pouvez commencer cette analyse en utilisant les outils de productivité et de gestion de projet les mieux évalués au monde ; laissez-nous vous montrer comment !

Découvrez ClickUp.

Vous pouvez utiliser ClickUp Docs pour créer votre liste de parties prenantes avec l'édition de texte enrichi, y compris les bannières, les en-têtes, les polices de caractère, etc. tout ce qui vous intéresse !

Les documents sont classés par catégorie : Tous, Attribués à moi, Partagés et Privés.

Utilisez les fonctions d’amélioration de catalogage et de wiki de Docs pour accéder à tous les documents relatifs au projet. Effectuez une recherche par mot ou expression et trouvez les noms de toutes vos parties prenantes !

Le plus intéressant, c'est que vous pouvez répartir l'ensemble du « processus d'identification des parties prenantes » entre les membres de votre équipe de projet.

Vous pouvez tous continuer à identifier les parties prenantes, les ajouter au fichier Documents en temps réel et créer un registre des parties prenantes du projet.

Le registre des parties prenantes du projet contiendra tous les noms, rôles, pouvoirs et intérêts des différentes parties prenantes.

Vive la collaboration en équipe!

2. Savoir hiérarchiser les parties prenantes en tant que chef de projet de gestion de projet

Le Project Management Institute (PMI) stipule que « pour être classée comme partie prenante, la personne ou le groupe doit avoir un intérêt ou un niveau d'influence susceptible d'avoir un impact sur le projet ».

Toutes les parties prenantes identifiées ne sont pas égales dans un projet.

Certaines sont plus importantes que d'autres en raison de leur influence.

La deuxième étape consiste donc à hiérarchiser vos parties prenantes.

Voici quelques questions qui aideront votre équipe de projet à distinguer les parties prenantes principales des parties prenantes secondaires :

Si la réponse à ces questions est « oui », alors il s'agit d'une partie prenante principale.

Votre liste des parties prenantes principales et secondaires devrait vous aider à créer une carte mentale des parties prenantes.

Pour cela, vous aurez besoin de ClickUp cartes mentales.

Créez autant de nœuds que vous le souhaitez pour vos points de référence dans ClickUp cartes mentales.

Esquissez vos parties prenantes à l'aide du mode Blank afin de visualiser toutes les personnes susceptibles d'influencer votre projet ou leurs connexions entre elles.

3. Impliquer les parties prenantes

Maintenant que vous connaissez toutes les parties prenantes importantes et celles à privilégier, il est temps de les impliquer.

Contrairement aux étapes précédentes, l'implication des parties prenantes est un processus continu tout au long de votre projet. Vous devez identifier les attentes des parties prenantes et répondre à leurs préoccupations.

Et ClickUp est là pour vous accompagner à chaque étape.

Comment gérer les parties prenantes d'un projet

Gérer les attentes des parties prenantes consiste principalement à les satisfaire.

Ils ont besoin d'informations via une communication transparente avec les parties prenantes.

Nous vous aiderons également à mettre en place un processus de gestion des parties prenantes autour de cela.

1. Présentez-leur votre plan de projet

Considérez les parties prenantes comme des invités dans votre restaurant.

Quelle est la première chose à faire ? Leur montrer ce qui est au menu aujourd'hui.

De même, la gestion des parties prenantes doit commencer par leur présenter votre plan de projet, qui comprend :

Le thème du jour ? La communication !

Mais avant tout, vous devez créer un plan de projet.

Le diagramme de Gantt de ClickUp est parfait pour la planification de projets, et sa création ne nécessite que trois étapes simples.

Et voilà ! Vous avez maintenant un magnifique diagramme de Gantt.

Remapper les dates de début et de date d'échéance de toutes les tâches contenues

2. Mettez en place un plan de communication pour harmoniser, clarifier et créer un environnement positif et propice à la réussite, où chacun peut collaborer en équipe.

Pour les principales parties prenantes, la gestion de projet repose avant tout sur des mises à jour régulières.

Vous devez tenir informés tous les groupes et individus concernés, ce qui nécessite un plan de communication.

Cela se fera-t-il par e-mails, réunions de lancement, visioconférences et appels téléphoniques ?

Comme dans la vue Chat de ClickUp. Vous pouvez discuter de tout et de rien sans quitter votre plateforme de gestion de projet.

N'est-ce pas pratique ?

Vous n'aurez plus à perdre de temps à passer d'une application à l'autre ou même d'un onglet à l'autre pour communiquer.

Ajoutez des invités (parties prenantes externes) à vos discussions et décidez s'ils peuvent créer une vue de discussion ou non.

Discuter n'est pas votre tasse de thé ?

Organisez et rejoignez des réunions Zoom directement depuis ClickUp, grâce à l'intégration Zoom.

Lancez une réunion Zoom directement à partir d'une tâche ClickUp.

Et si vous faites partie de ces personnes qui ne peuvent se passer des e-mails, nous avons également une solution pour vous.

Vous pouvez envoyer et recevoir des e-mails directement depuis ClickUp à l'aide de l'application ClickApp E-mail.

En parlant d'e-mails, si vous devez envoyer des documents juridiques ou des contrats qui nécessitent des modifications, vous n'aurez pas besoin de chercher ailleurs.

Nos fonctionnalités de révision offrent également la possibilité d'ajouter des annotations aux fichiers PDF.

3. Partagez la distribution de votre charge de travail

Le partage de la distribution de votre charge de travail est un élément important de votre plan de gestion des parties prenantes, car il leur montre :

Montrez ensuite à vos parties prenantes sur quoi vous travaillez grâce à la vue Charge de travail.

Et voilà !

Les parties prenantes ne seront plus laissées dans l'ignorance.

De plus, vous pouvez justifier la nécessité de disposer de plus de temps, de ressources ou d'expertise en fonction de la distribution de votre charge de travail.

4. Permettez aux dirigeants et aux principales parties prenantes d'afficher les responsabilités et d'obtenir des informations

Qui n'aime pas voir l'aiguille bouger ? Les chefs de projet et les autres parties prenantes impliquées ont toujours un intérêt pour l'avancement d'un projet, et surtout pour participer à sa réussite.

Les parties prenantes de votre projet veulent savoir où en est le projet et à quelle distance il se trouve de la ligne d'arrivée. Et quoi de mieux qu'un tableau de bord de projet pour vous donner, à vous et à vos parties prenantes, un aperçu de l'avancement du projet.

La première étape consiste à essayer les tableaux de bord ClickUp à la place .

Utilisez des widgets personnalisables pour créer votre centre de contrôle de mission dans les tableaux de bord ClickUp.

Pour intégrer des informations sur vos projets à votre tableau de bord, vous pouvez ajouter des widgets tels que :

Et bien plus encore !

Les widgets Sprint de ClickUp vous fournissent des diagrammes utiles pour visualiser l'avancement de votre projet de gestion de projet:

Pour les parties prenantes internes, partagez l'accès pour afficher ou modifier à l'aide des permissions.

À vous de décider.

Pour les parties prenantes externes, vous pouvez toujours exporter les données de vos widgets de tableau de bord dans plusieurs formats, notamment PDF, JPEG, CSV, etc.

Une gestion complète des parties prenantes sous un même toit

L'influence des parties prenantes peut faire ou défaire le résultat de votre projet. Elle peut également avoir une influence positive ou négative sur les relations avec les parties prenantes.

C'est dire à quel point ils peuvent être puissants.

Vous devez répondre aux besoins des parties prenantes, les tenir informées et prendre en considération les autres acteurs clés de toutes les organisations.

Et la seule façon de faire tout cela est de mettre en place une stratégie solide de gestion des parties prenantes et d'utiliser un outil de gestion de projet performant.

C'est là que ClickUp entre en jeu.

Il s'agit d'un outil tout-en-un permettant de gérer les tâches d'un projet, de les attribuer, de suivre le temps passé et même de gérer les parties prenantes du projet !

Obtenez ClickUp gratuitement dès aujourd'hui afin que vous et vos parties prenantes puissiez réaliser tous vos projets avec succès !