À l'ère du multitâche, toutes les de productivité qui augmentent l'efficacité au travail sont cruciales. Pour de nombreuses raisons !
À vous arrive-t-il de changer de plateforme pour achever différentes tâches tout au long de la journée ? C'est ce qu'on appelle le changement de contexte.
Les entreprises doivent évoluer et la santé mentale des travailleurs est une priorité. Il n'est pas question d'arriver à la fin de la journée de travail en se sentant productif et mentalement épuisé, sans avoir accompli aucune tâche prioritaire. Or, c'est précisément l'une des conséquences d'un changement de contexte débridé.
Le changement de contexte est un problème coûteux pour les entreprises. Il est intrinsèque au lieu de travail moderne et tue la productivité. Mais il est possible de réduire son impact négatif sur le bien-être et la qualité des résultats du travail.
Suivez-nous pour découvrir ce qu'implique le changement de tâche, ce qu'il coûte et ce que vous pouvez faire pour y remédier.
Qu'est-ce que le changement de contexte ?
Le changement de contexte est le passage successif de l'attention entre plusieurs tâches différentes et sans rapport les unes avec les autres tout au long de la journée de travail.
Par exemple, lorsque vous préparez un jeu de diapositives pour une présentation, vous consultez également vos e-mails. Ensuite, vous passez à l'analyse d'un rapport commercial hebdomadaire avant de l'interrompre pour répondre à des messages instantanés. Et nous pourrions continuer ainsi !
Les scientifiques du MIT disent
le passage d'une tâche à l'autre est l'un des blocs de notre vie quotidienne. La capacité humaine à changer de tâche est immense, et notre cerveau est câblé pour la flexibilité cognitive.
Cela signifie que nous sommes capables de passer d'un contexte à l'autre en appliquant des règles et des forfaits différents. Cela s'explique par le fait que nous gardons à l'esprit les informations relatives à un contexte lorsque nous nous trouvons dans un autre.
Malheureusement, la flexibilité cognitive a un prix : le "coût du changement de contexte" De plus, le changement de contexte fait inévitablement partie du travail en entreprise.
Quel est le coût du changement de contexte ?
Le coût réel du changement de contexte peut varier en fonction de facteurs tels que le système d'exploitation spécifique, l'architecture matérielle et le nombre de processus changés. Différentes études et expériences ont fourni des estimations des coûts de changement de contexte, allant de quelques secondes à des dizaines de microsecondes.
- D'après une revue de la littérature réalisée parStephen Monsellun passage fréquent d'une tâche à l'autre nuit aux performances et augmente le nombre d'erreurs immédiatement après chaque changement.
- Les L'Amérique an P sychological Association (APA) a résumé de nombreux résultats de recherche sur le coût du changement de contexte. Ils expliquent que le cerveau humain (la mémoire de travail) n'a pas été conçu pour un changement de tâche intensif. C'est la raison pour laquelle la productivité diminue lorsque le changement de tâche augmente, en particulier en termes de complexité.
- David Meyer a précisé que les travailleurs qui changent constamment de tâche ne se déconcentrent que pendant quelques dizaines de minutes à chaque fois. Mais le résultat est qu'ils sont 20 à 40 % moins efficaces.
- La recherche montre queQatalog et du Ellis Idea Lab de l'université de Cornell que les employés :
- Passent 36 minutes à changer d'outils et d'applications chaque jour
- Prennent, en moyenne, neuf minutes et demie pour se recentrer
- Se sentent 43 % plus fatigués
- Sont 45 % moins productifs
Bien sûr, en apparence, vous ne compromettez peut-être pas grand-chose lorsque vous passez d'une tâche simple à une autre. Mais faire cela toute la journée est d'un tout autre niveau. Et pour récupérer plus temps de concentration et le travail en profondeur, les équipes sont toujours à la recherche de moyens pour lutter contre le changement de contexte afin qu'une seule tâche ne soit pas ressentie comme un fardeau supplémentaire.
Il est intéressant de noter que les développeurs de logiciels ne se sentent pas improductifs chaque fois qu'ils changent de contexte. Une étude réalisée par André N. Meyer affirme que ces professionnels changent de tâche en moyenne 13 fois par heure. Cependant, les développeurs ne se perçoivent comme moins productifs que dans quelques circonstances spécifiques. Par instance, discuter pendant une demi-heure avec un coéquipier d'un sujet qui n'a rien à voir avec le leur est l'une de ces circonstances.
En revanche, les développeurs ne se sentent pas moins productifs lorsqu'ils écrivent un message instantané en attendant qu'une version s'achève. Dans ce cas précis, ils sont moins concentrés sur la tâche en cours lorsqu'ils en commencent une nouvelle.
Pour conclure, Sophie Leroy a expliqué que les travailleurs doivent cesser de penser à une tâche pour être performants après être passés à une autre. La chercheuse a également conclu que ce scénario est peu probable si la première tâche est inachevée et qu'il n'y a pas de pression temporelle pour la terminer ou pour la tâche suivante.
Changement de contexte et multitâche
Le changement de contexte et le multitâche sont deux approches différentes de la gestion de tâches multiples. Le changement de contexte consiste à passer rapidement d'une tâche à l'autre, ce qui interrompt souvent le flux de travail et exige un effort mental pour se recentrer. Cela peut entraîner une baisse de la productivité et une augmentation des erreurs.
Le multitâche, quant à lui, consiste à gérer plusieurs tâches simultanément. Cela peut se faire en en classant les tâches par ordre de priorité et de consacrer du temps à chacune d'entre elles. Si le multitâche permet une progression parallèle, il peut aussi entraîner une division de l'attention et une diminution de l'efficacité. Le choix entre le changement de contexte et le multitâche dépend de la nature des tâches et des préférences individuelles en matière de productivité et de concentration.
Types de changements de contexte et comment les combattre
Maintenant que vous savez ce qu'est le changement de contexte, voyons à quoi il ressemble dans la vie réelle.
Interruptions fréquentes
Il y a une énorme différence entre le changement de contexte initié par vous ou par quelqu'un d'autre. Dans ce dernier cas, vous ne contrôlez pas le flux de travail, et vous n'avez pas non plus établi de stratégie de changement de contexte gestion du processus approche. Une nouvelle tâche peut représenter un sérieux défi pour une personne qui travaille sur plusieurs projets. Elle peut gravement perturber un flux de travail.
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Prenons l'exemple de l'assistance informatique. Que se passe-t-il si vous définissez que tout manager doit ouvrir un ticket d'assistance pour que l'équipe d'assistance informatique accorde l'accès à l'application aux nouveaux embauchés ? C'est exact ! Moins de managers interrompront l'équipe informatique avec ce type de demande.
Solution de changement de contexte : Créer des règles et des procédures
Ensuite, définissez une règle avec le calendrier de l'équipe informatique pour les tickets d'octroi d'accès à l'application. Dans cette règle, stipulez, par exemple, que les managers doivent créer ces demandes 30 jours avant la date d'admission de l'employé. Enfin, créez une liste à faire reprenant les étapes à suivre pour accorder l'accès à différentes applications. Et spécifiez des variantes de cette procédure pour des rôles distincts.
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Les validations inutiles
Nous sommes tous passés par là : essayer de naviguer dans un Calendrier rempli de visioconférences qui n'avaient pas lieu d'être. Notre mémoire de travail ne peut pas tout supporter et un changement de contexte inutile peut nous faire dérailler.
Réfléchissez d'abord : la réunion est-elle facultative pour votre rôle ? Si c'est le cas, passez-la. À moins que vous n'ayez besoin de l'avis d'une personne présente à cette réunion ? Et si c'est le cas, pourriez-vous poursuivre votre travail si vous n'obteniez pas cette information à ce moment-là ?
Si la réponse est "non", faites-vous en sorte que les gens réagissent en direct à votre contribution ? À faites-vous face à leurs objets ? À faites-vous en sorte qu'il y ait beaucoup de débats ?
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Solution de changement de contexte : Définir les heures de rendez-vous
Notre conseil est donc de définir des créneaux de rendez-vous. Mais vous devez être sélectif avant d'accepter la prochaine demande de réunion. Et si vous devez absolument assister à plusieurs réunions, tenez compte de leur priorité et programmez chacune d'entre elles au jour et à l'heure appropriés.
À court terme, reportez ou refusez les réunions qui vous feront inutilement changer de contexte. En outre, réservez du temps pour les tâches que vous devez faire seul ou régulièrement et refusez les réunions programmées à ces moments-là. Cette planification autodiscipline vous aidera à afficher votre travail sous forme de calendrier.
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Technologies variées
Si vous consultez constamment vos e-mails, vos messages instantanés et vos notifications push sur des appareils mobiles, vous changez trop souvent de contexte. Un rapport de Adobe a révélé que les employés sont interrompus près de 14 fois par jour par des e-mails, des outils de collaboration, des outils de messagerie instantanée et des notifications sur les médias sociaux.
Solution de changement de contexte : Consacrer du temps à des outils spécifiques
Aujourd'hui, vous ne pourrez peut-être pas éradiquer le flux constant d'e-mails, de messages et de notifications. Mais vous pouvez certainement contrôler la façon dont ils influencent votre travail.
Choisissez la date de début d'une tâche afin de ne pas être distrait par des tâches ouvertes non organisées
Réservez des plages horaires pour vérifier et répondre aux demandes entrantes et évitez de faire cela en dehors de ces plages. Dédier différents créneaux à des outils, applications ou appareils mobiles spécifiques comme votre smartphone. Configurez ces créneaux de manière à réduire les coûts de changement de contexte sans compromettre la rapidité de la communication.
Tâches non sauvegardées
Si vous vous retrouvez fréquemment en train d'intercaler des tâches connexes avec d'autres tâches, vous devez commencer à la mise en lot les. C'est un moyen fantastique d'éviter les changements de contexte inutiles.
Solution de changement de contexte : Tâches connexes par lots
La mise en lot des tâches consiste à regrouper des tâches connexes afin de minimiser le coût du changement de contexte. Après tout, le changement de contexte consiste à alterner entre des tâches sans rapport entre elles, et à faire en sorte que le changement de contexte soit le moins coûteux possible outils de gestion de projet pour vous aider.
Afficher les relations entre une tâche unique et des tâches jalon dans la vue Gantt dans ClickUp
Par exemple, l'analyse des avis des clients et des rapports du service clientèle sont des tâches de développement de produits. Et si vous réfléchissez à la feuille de route de votre produit, il est logique de regrouper ces tâches importantes.
En termes simples, la mise en lots de tâches correspond au fait de faire une tâche connexe après l'autre. Et pour ce qui est des solutions d'assistance, Les applications Pomodoro sont assez efficaces pour aider les employés à définir et à maintenir le focus à travers une tâche ou plusieurs tâches similaires.
Suivez facilement votre temps et votre emploi du temps grâce au modèle de blocage de l'emploi du temps de ClickUp Blocage du temps est une autre stratégie efficace qui consiste à bloquer du temps dans votre emploi du temps pour regrouper des tâches similaires afin d'être plus productif au travail. Télécharger ce modèle ClickUp has modèles bloquant le temps pour vous aider à échapper au coût du changement de contexte en groupant les tâches!
Tâches dos à dos
À faites-vous l'impression que vous n'avez pas le temps de respirer entre les différentes tâches ? Dans ce cas, vous devez les mettre en mémoire tampon tout au long de la journée.
Solution de changement de contexte : Faire des pauses
Aussi contre-intuitif que cela puisse paraître, prendre de courtes pauses entre différentes tâches (réunions comprises) augmente la concentration et la productivité. Un excellent moyen de ne pas l'oublier est de configurer votre Calendrier de manière à ce que la durée par défaut de l'évènement exclue le temps de pause.
10 autres façons d'éviter le changement de contexte
- Identifiez vos changements de contexte: Reconnaissez les moments où vous passez d'une tâche à l'autre et établissez vos priorités en conséquence.
- Paramétrez vos priorités: Déterminez les tâches les plus importantes et concentrez-vous sur elles en premier.
- Bloquez du temps pour vos tâches: Allouez des blocs de temps dédiés à des tâches spécifiques afin de maintenir votre concentration.
- Créez un environnement sans distraction : Minimisez le bruit, l'encombrement et les interruptions dans votre espace de travail.
- Gérez votre e-mail de manière proactive: Ne consultez votre e-mail qu'à des heures précises afin d'éviter les interruptions constantes.
- Utilisez des techniques de gestion du temps: Essayez des méthodes comme la technique Pomodoro pour rester concentré sur une tâche à la fois.
- Minimisez les interruptions de vos collègues: Établissez des limites et communiquez votre besoin d'un temps de travail ininterrompu.
- Consolidez les réunions récurrentes: Planifiez des réunions ensemble pour minimiser les perturbations du travail en profondeur.
- Déterminez un horaire pour les messages non urgents: Fixez des heures précises pour répondre aux notifications et aux messages.
- **Identifiez et éliminez les distractions, enregistrez des vidéos de processus et mettez en place des systèmes pour minimiser le changement de contexte.
Exemple de changement de contexte
Laissez-nous vous raconter l'histoire de Pharmacy Mentor et comment nous les avons aidés à réduire le changement de contexte grâce à ClickUp. Pharmacie Mentor étaient surchargés d'e-mails et appliquaient des pratiques incohérentes en matière de gestion de projet. Par conséquent, la gestion des opérations de leurs clients était une tâche ardue.
Comme si cela ne suffisait pas, l'armure d'applications qu'ils utilisaient générait des changements de contexte constants. Inévitablement, le coût de chaque changement de contexte était élevé et la productivité s'en ressentait.
La consolidation des outils de gestion de projet de Pharmacy Mentor a permis d'améliorer le niveau de collaboration au sein de l'entreprise. Au lieu d'utiliser séparément le Tableau blanc, Trello, Google Docs et un outil de tableau blanc, ils ont adopté ClickUp. Désormais, ils collaborent au sein des tickets au lieu d'avoir des réunions interminables, des e-mails et des messages instantanés, afin de lutter activement contre le changement de contexte.
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Et ainsi de suite, ClickUp est devenue la plateforme unique de Pharmacy Mentor pour la collaboration avec les comptes clients, la communication et la gestion de projet. Cela leur a permis de gérer les clients plus efficacement et d'offrir une meilleure expérience client, sans avoir recours à toutes les applications différentes.
Avec Intégrations ClickUp grâce aux intégrations ClickUp, Pharmacy Mentor a doublé sa productivité. Ils ont également diminué le travail en double grâce aux automatisations et aux rappels de ClickUp.
Jetez un coup d'œil à notre blog si vous êtes curieux d'en savoir plus sur l'utilisation de ClickUp meilleures intégrations ClickUp !
Gérer des tâches multiples et réduire les changements de contexte avec ClickUp
Si vous êtes Terminé de payer le prix du changement de contexte, vous devez vous pencher sur la consolidation des outils. ClickUp dispose d'une liste complète d'intégrations natives à cet effet. La gestion de tâches multiples peut s'avérer difficile, mais il n'est pas nécessaire qu'il en soit ainsi.
Réduisez le changement de contexte avec l'aide des outils de gestion de projet et de consolidation de ClickUp gestion des tâches fonctionnalités. Vous voulez voir comment ClickUp peut encore réduire les changements de contexte inutiles et faire gagner un temps fou à votre équipe ?
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