Les distractions et les interruptions doivent être le fléau de tout travailleur qui souhaite être productif - c'est du moins ce que disent les statistiques.
L'employé moyen est interrompu toutes les 11 minutes . C'est un problème majeur, car la plupart des gens atteignent un pic de productivité pour seulement 2 heures et 53 minutes par jour . Imaginez l'impact sur la quantité et la qualité de votre travail. 🤔
Voici une révélation : Vous pouvez mettre fin au bombardement constant d'interruptions et récupérer votre productivitéavec une méthode qui aligne vos tâches, maximise l'efficacité et réduit le stress. Il s'agit de la mise en lots des tâches, qui consiste à achever des tâches similaires en même temps. Cette méthode est connue pour mettre un terme au multitasking irréfléchi, en redonnant de la logique à la vie quotidienne vos forfaits quotidiens .
Mais quel est le secret de son efficacité ? Découvrons-le !
Qu'est-ce que la mise en lots des tâches ?
La mise en lots des tâches est une méthode qui consiste à organiser le travail en regroupant les tâches similaires afin de s'y atteler en une seule fois. Cette approche peut grandement améliorer grandement votre productivité en réduisant le temps passé à changement de contexte c'est-à-dire le fait de passer d'une tâche à l'autre, sans rapport ou différemment, tout au long de la journée.
Imaginons un graphiste qui travaille à la création de trois éléments pour un projet : des bannières de site web, des logos et des graphiques pour les médias sociaux. Au lieu de rebondir toute la journée entre les diverses demandes de conception, il élabore méticuleusement un lot de tâches pour plonger en profondeur dans chaque élément. Au cours de ces sessions, le designer se plonge dans une concentration ininterrompue, faisant ressortir le meilleur de son processus créatif grâce à une capacité cognitive accrue. 🌸
L'impact de la mise en lots de tâches peut sembler subtil dans notre exemple, mais il est plus évident lorsqu'il s'agit de gérer des responsabilités diverses comme la communication avec les clients, les réunions d'équipe, les tâches administratives, et... la gestion des ressources humaines les sessions de brainstorming **La mise en lots des tâches devient une source de soulagement dans de tels cas, car vous avez un flux de travail concentré au lieu d'un flux de travail dispersé.
Si vous faites le parallèle entre la mise en lots des tâches et le blocages des temps, vous êtes sur la bonne voie. Cependant, les nuances entre ces deux techniques de gestion du temps deviennent évidentes lorsqu'on examine des exemples spécifiques et des applications pratiques.
Mise en lot des tâches vs. blocage du temps
La mise en lots des tâches et le blocage du temps sont tous deux des moyens judicieux d'améliorer la productivité, mais ils ont des fonctions différentes en termes d'intention :
- Task batching:Cette technique exige que les tâches connexes soient regroupées et terminées en une seule fois.L'intention est de réduire les distractions et de maintenir une ligne de pensée unique pour augmenter la productivité
- Blocage du temps :Cette approche consiste à allouer des périodes spécifiques de votre journée à certaines tâches ou types de travail. L'objectif est de s'assurer que le travail prioritaire a toujours de la place dans votre emploi du temps
Ces deux techniques peuvent être utilisées conjointement pour un ordonnancement équilibré et mon travail . Vous pouvez regrouper les tâches similaires en premier et ensuite bloquer du temps dans votre emploi du temps pour vous y atteler. De cette façon, vous optimisez votre concentration et vous vous assurez que les tâches essentielles ne sont pas négligées.
**ClickUp offre des outils pour mettre en œuvre ces deux stratégies de productivité dans votre flux de travail. Que vous souhaitiez coder par couleur et mettre en bloc des tâches similaires ou créer un bloc de temps pour des tâches spécifiques, vous pouvez lancer plusieurs chronomètres simultanément et de mieux suivre votre journée grâce à ce guichet unique application de productivité !
Enregistrez avec précision le temps passé sur les tâches et les projets dans ClickUp
Avantages de la mise en lot des tâches
Si vous n'êtes pas très enthousiaste à l'idée de grouper des tâches, ces quatre avantages vous feront réfléchir à deux fois. 😏
1. Concentration accrue
L'un des avantages les plus évidents de la mise en lots de tâches est une capacité cognitive plus aiguisée au fil du temps. Plus vous utilisez cette méthode, plus votre cerveau devient apte à faire taire les bruits extérieurs et à se concentrer sur la seule tâche qui vous attend.
D'après l'étude feu le neuroscientifique Clifford Nass le cerveau humain est câblé pour résister à la de l'appel des sirènes du multitâche . Si vous sentez votre concentration et votre créativité s'amenuiser, accueillez à bras ouverts le pouvoir du single-tasking. 🤗
2. Meilleure gestion du temps
Souvent, gérer efficacement son temps peut être un aspect difficile du travail, surtout si vous changez souvent de contexte. Mais avec les tâches groupées, vous trouverez probablement qu'il est beaucoup plus facile de réduire le temps perdu à changer de tâche en regroupant les tâches apparentées. ⏰
Le processus de mise en lots donne une structure claire à votre journée, de sorte que vous ne vous demandez jamais à quoi vous attaquer ensuite - vous avez un paramètre établi, et vous vous y tenez. Pensez au temps que vous gagneriez si vous répondiez à tous les e-mails que vous recevez en une seule fois au lieu de le faire sporadiquement tout au long de la journée.
Cette amélioration la gestion du temps libère des heures que vous pouvez allouer à des tâches plus innovantes, voire à des temps morts.
3. Réduction de la procrastination et de l'indécision
La procrastination, saboteur silencieux de la productivité, prospère dans l'ombre de l'indécision et des délais non respectés. Nous sommes tous passés par là, pris dans sa toile, observant notre liste de tâches inachevées s'allonger tandis que nous retardons l'inévitable. Pourtant, il y a de l'espoir à l'horizon. 🌅
En regroupant les tâches par lots, vous rationalisez votre routine, en minimisant les prise de décision de la prise de décision. C'est une bénédiction pour la gestion de grands projets où les managers se sentent souvent épuisés en raison de la la fatigue de la décision .
4. Réduction du stress
La mise en lots des tâches est un symbole d'organisation dans le chaos du travail moderne et apporte un baume apaisant aux personnes dont les niveaux de stress et d'énergie sont faibles. Si vous souffrez de maux physiques et mentaux au travail, tels que des maux de tête et de l'irritabilité, vous trouverez un répit dans l'harmonie structurée que cette méthode vous procure. 😌
De plus, la transformation d'une liste de choses à faire écrasante en lots de tâches gérables fait naître une vague de confiance. Au fur et à mesure que vous parcourez ces segments de travail, le plaisir d'achever les tâches devient une source de motivation naturelle, qui vous permet de respecter votre emploi du temps et d'améliorer votre expérience de travail en général.
How to Task-Batch : 5 étapes pour concevoir un flux de travail concentré
Maintenant que vous connaissez bien l'essence de la mise en lots des tâches et que vous avez une compréhension claire de ses avantages remarquables, l'étape suivante consiste à pratiquer la mise en lots. Nous avons compilé les cinq étapes standard du processus de mise en lots des tâches. Nous allons également vous montrer comment mettre en œuvre chaque étape en utilisant les outils suivants ClickUp .
Étape 1 : Créer une liste complète des choses à faire
Vous avez donc une semaine remplie de tâches, petites et grandes. Grâce à la mise en lots des tâches, vous pouvez concevoir un calendrier flexible couvrant tout, du travail approfondi à fort enjeu au travail quotidien de faible valeur. Mais le hic, c'est que vous devez d'abord créer votre liste de tâches. ✅
Pour commencer la mise en lots, vous devez trouver du temps gratuit pour mettre les choses en ordre. Visualisez la séquence de vos produits à livrer et le noter sans trop y penser pour étoffer votre liste de choses à faire.
Il faut être super méticuleux pour ne pas passer à côté des petites tâches. Bonne nouvelle.. Tâches sont disponibles sur tous les forfaits ClickUp pour vous faciliter la tâche. Voici comment créer une liste de tâches principale sur la plateforme :
- Naviguez vers la barre latérale de votre environnement de travail ClickUp et survolez l'Espace ou le Dossier dans lequel vous souhaitez créer votre Liste
- Cliquez sur le signe plus
- Choisissez Liste dans les options
- Donnez un nom à votre liste
- Cliquez sur Créer une liste
Et comme ça, vous avez une nouvelle liste prête à fonctionner !
Dans une tâche ClickUp, créez et organisez facilement des Checklists détaillées avec des groupes d'éléments à faire qui peuvent même être assignés à d'autres utilisateurs
Que vous soyez un planificateur noctambule ou un organisateur lève-tôt, gardez cette liste à jour quotidiennement. Le moyen le plus rapide de construire une liste de craquage est d'utiliser la fonction Modèle de liste quotidienne à faire de ClickUp . Il est conçu pour la simplicité, vous équipant de tous les outils nécessaires pour identifier rapidement les tâches à accomplir. Associé aux intégrations et notifications intégrées, vous ne manquerez rien. 🎼
Étape 2 : Catégoriser et trier les tâches connexes
Après avoir créé votre liste de tâches, il est temps de plonger au cœur de la mise en lots des tâches en catégorisant et en triant vos tâches. 🫀
La première étape consiste à regrouper les tâches similaires. Il peut s'agir de tâches simples ou complexes qui :
- Requièrent les mêmes ressources
- Font partie du même projet
- Ont un processus de livraison ou une nature similaire
Par exemple, mettez en lot toutes vos tâches d'e-mailing pour éviter les interruptions constantes ou classez les tâches liées au brainstorming et triez-les en un seul lot. Vous pouvez également tirer parti de la fonctionnalité de ClickUp Générateur de liste de tâches IA pour organiser efficacement votre liste.
Améliorez la clarté de vos projets grâce aux types de tâches personnalisables et améliorez l'organisation de vos efforts de gestion de tâches
La mise en lot des tâches fonctionne mieux lorsque vous pouvez examiner vos lots en un seul endroit. La vue Liste de ClickUp est un outil pratique pour surveiller vos tâches en lots. Il vous permet de trier votre liste selon :
- Date de début : Se préparer aux tâches à venir
- Date d'échéance : Affichez clairement les dates d'échéance
- Estimation de durée : Jauger les tâches en fonction de leur poids
- Durée enregistrée : Identifier les tâches consommant le plus de temps
- Assignés : Trier par le nombre ou le nom des assignés
- Champs personnalisés : Créez des champs de tâches uniques pour les valeurs, les budgets, les numéros de contact, etc
À ce stade, vous pouvez également identifier les champs de tâches répétitifs qui peuvent être automatisées avec Automatisations ClickUp .
Étape 3 : Définir les priorités des tâches
Il se peut que vous souhaitiez trier les lots de tâches en fonction de leur priorité ou du moment de la journée où vous êtes le plus productif.
La solution ? Quatre codes de couleur au sein de Priorités des tâches ClickUp -c'est tout ce dont vous avez besoin pour communiquer sans effort les niveaux d'urgence et d'importance des tâches à vous ou à votre équipe. Regroupez vos tâches en fonction des étiquettes suivantes :
- Urgent : Identifiez les tâches de grande valeur qui sont les plus critiques pour votre travail ou votre projet. Il s'agit de tâches qui se situent au sommet de la chaîne de priorité et qui exigent une attention immédiate
- Élevée : Considérez les tâches qui, sans être urgentes, sont tout de même importantes pour vos Objectifs à long terme, et qui doivent donc être Terminées le plus tôt possible 🟡
- Normal : Allouez du temps dans votre journée de travail pour d'autres tâches avec une priorité normale, mais ne les abordez pas immédiatement. À faire à votre convenance 🔵
- Low : Les tâches de faible valeur ne sont ni urgentes ni particulièrement importantes et peuvent être traitées pendant votre temps libre ou déléguées ⚪ Faible* : Les tâches de faible valeur ne sont ni urgentes ni particulièrement importantes et peuvent être traitées pendant votre temps libre ou déléguées ⚪ Faible* : Les tâches de faible valeur ne sont ni urgentes ni particulièrement importantes
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/11/ClickUp-3.0-Setting-Task-Priority.png ClickUp 3.0 Paramétrage de la priorité des tâches /$$$img/
Définir rapidement la priorité des tâches au sein d'une tâche afin de communiquer ce qui doit être traité en premier
Prenez le contrôle en plaçant les éléments de travail à priorité élevée dans vos Barre des tâches pour qu'ils soient toujours au premier plan lorsque vous en avez besoin.
Étape 4 : Bloquer du temps
Souvent, après avoir défini vos priorités, il est essentiel de bloquer des périodes spécifiques sur votre calendrier - de regrouper plusieurs paramètres de tâches dans une semaine ou un mois et d'assigner des dates d'échéance réalistes afin d'éviter de manquer des échéances. Oui, nous revenons sur le blocage du temps, et oui, ClickUp peut vous aider à cet égard.
Utilisez la sélection d'outils gratuits de la plateforme gestion des tâches et les modèles de blocage de temps . Par exemple, le modèle Modèle d'horaire ClickUp 24 heures est idéal pour bloquer du temps chaque jour. Vous disposez également d'options pour la planification hebdomadaire et mensuelle.
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/12/ClickUp-24-Hours-Schedule-Template-1400x793.png Modèle d'emploi du temps 24 heures de ClickUp /$$img/
Utilisez ce modèle pour donner à toutes vos tâches un créneau horaire dédié dans votre Calendrier ClickUp
Pour commencer à bloquer du temps sur ClickUp, choisissez les dates de début et d'échéance des tâches jusqu'à la dernière minute. Cela signifie que vous pouvez jeter ces tâches sur le Affichage du Calendrier et regardez-les apparaître dans votre Accueil et notifications écrans.
Vous souhaitez lancer une tâche un jour donné à une heure précise ? Rien de plus simple ! Vous pouvez le taper comme une discussion informelle - $$$a à 17 heures
Utilisez la vue Calendrier pour suivre les dates d'échéance, activer les rappels pour ne jamais manquer une échéance, et gérer les projets facilement avec ClickUp
Si votre travail est très sensible au temps, nous vous recommandons d'utiliser l'option de calendrier de ClickUp Modèle de délais ClickUp pour organiser, prioriser et visualiser les échéances avec plus de contrôle.
Étape 5 : Assurer le suivi des tâches similaires
Nous avons déjà mentionné l'affichage du Calendrier, et ce n'est qu'une seule façon d'afficher les tâches similaires suivre vos tâches . Vous pouvez profiter de d'autres affichages sur ClickUp comme :
- Vue Gantt : Imaginez-la comme une carte de projet. Vous pouvez établir des forfaits, gérer les ressources et repérer les jalons et les obstacles
- Affichage de l'échéancier : Échéancier de vos tâches avec une disposition soignée pour la mise en lots de tâches similaires
Vous avez des flux de tâches complexes ? Essayez de paramétrer l'option Dépendances des tâches au sein de ClickUp pour s'assurer que les tâches plus ou moins importantes sont faites dans la bonne commande.
Affichez les charges de travail de l'équipe avec la vue Échéancier pour suivre la progression et ajuster les échéances des tâches
À la fin de chaque lot, prenez le temps de passer en revue votre travail suivi. Cela vous permet d'évaluer votre efficacité et de procéder aux ajustements nécessaires pour les lots suivants.
Conseils pour respecter votre routine de mise en lots de tâches
La constance est clé lorsque la gestion des tâches . Même si cela peut sembler difficile au début, il faut s'en tenir à la routine et cela deviendra vite une seconde nature. Voici quelques conseils pour continuer à avancer :
- Désignez des moments spécifiques pour la mise en lots : La mise en lots des tâches nécessite en soi un forfait intensif. Le fait de fixer des paramètres pour créer une routine vous empêchera de remettre les choses à plus tard
- Limitez les distractions : Minimiser les interruptions et les distractions pendant vos sessions de mise en lot. Désactivez les notifications inutiles et créez un environnement de travail concentré où peu de chosesvous ralentissent3. Faites des pauses : Prévoyez de courtes pauses entre les sessions de mise en lots. Cela permet de réaligner votre cerveau et d'éviter l'épuisement
- Utilisez des rappels : Attribuez des estimations de durée à l'ensemble des tâches d'un lot et définissez des rappels et des délais pour rester sur la bonne voie
- Réfléchissez et ajustez : Évaluez régulièrement votre routine de mise en lots de tâches. Si certaines tâches ou certains moments ne fonctionnent pas bien, soyez prêt à ajuster et à affiner votre approche
Lecture bonus : Découvrez la technique Pomodoro pour la gestion du temps ici !
La mise en lot avec ClickUp
Devenir plus productif est une aventure permanente. Même lorsque vous avez essayé de nombreuses façons de faire les choses, il est normal d'avoir envie d'abandonner. Mais il faut savoir que chaque nouvelle méthode que vous essayez est comme un petit coup de pouce qui vous aide, vous et votre cerveau, à vous habituer à de nouveaux terrains.
Lorsqu'il s'agit de faire les choses, avoir le bon logiciel est la clé. Envisagez de s'inscrire à des outils gratuits tels que ClickUp . Son lot de fonctionnalités de productivité vous aidera à pratiquer religieusement la mise en lots des tâches.
Après tout, le temps est le bien le plus précieux que vous possédiez. Ne le gaspillez pas, mettez-le en lots ! ✊