Que vous soyez un travailleur acharné ou un manager d'équipe, vous souhaitez optimiser votre temps au travail. Mais même avec la meilleure équipe, les meilleurs outils et le meilleur équipement, vous pouvez avoir l'impression que les journées ne sont pas assez longues pour achever toutes vos tâches.
C'est là que les compétences en gestion des tâches s'avèrent utiles. Contrairement à la gestion du temps, la gestion des tâches se concentre moins sur le temps consacré à une tâche et davantage sur les moyens de la rendre plus efficace, ce qui, par extension, permet également de gagner du temps ! ⏰
Grâce à une bonne gestion des tâches, vous saurez comment :
- Planifiez vos tâches
- Hiérarchisez les tâches
- Organisez vos tâches
Il n'est pas facile de cocher toutes les tâches de votre liste à faire, mais nous savons que vous êtes prêt à relever le défi. Dans ce guide, nous vous expliquons ce que sont les compétences en gestion des tâches et pourquoi elles sont importantes. Nous vous donnons même quelques exemples de compétences essentielles en gestion des tâches et partageons des conseils pour rationaliser vos flux de travail. 🙌
Qu'est-ce que les compétences en gestion des tâches ?
La gestion des tâches est une compétence que vous développez au fil du temps pour mieux gérer votre temps et vos obligations. Il s'agit de la capacité à gérer, organiser, hiérarchiser et achever vos priorités sans effort. Les pros de la gestion des tâches n'essaient pas de faire tout ce qui est à faire en même temps, mais achevent les tâches les plus importantes avec le temps dont ils disposent. 🕑
Une gestion efficace des tâches nécessite à la fois des connaissances fondées sur des données et une réflexion créative et originale. La gestion des tâches englobe de nombreuses compétences différentes et nécessite souvent un logiciel de gestion de projet adapté à vos besoins. Mais pour vous donner une meilleure idée, commencez par ces quelques exemples de compétences en gestion des tâches :
- Hiérarchisation des tâches : les personnes dotées de solides compétences en gestion des tâches savent distinguer les tâches urgentes de celles qui sont moins pressantes, mais néanmoins souhaitables.
- Fixer des objectifs : grâce à un processus efficace de gestion des tâches, vous saurez comment fixer des objectifs ambitieux à long terme et les décomposer en petites tâches réalisables. Cela facilite grandement la gestion des tâches de l'équipe.
- Gestion du temps : les compétences en gestion du temps font partie intégrante de la gestion des tâches. En optimisant l'efficacité de vos flux de travail, vous gagnerez du temps et améliorerez la qualité du travail de votre équipe. Que demander de plus ?
- Suivez des méthodologies éprouvées : n'essayez pas de réinventer la roue. Les méthodologies de gestion des tâches telles que les tableaux Kanban et les matrices d'Eisenhower offrent une assistance pour une gestion solide des tâches.
13 exemples de compétences en gestion des tâches
Les compétences en gestion des tâches sont l'ingrédient secret de la réussite dans le monde du travail actuel, où tout va très vite.
Prêt à adopter la gestion des tâches ? Voici quelques exemples de compétences en gestion des tâches à développer avec votre équipe.
1. Hiérarchisation des tâches
La hiérarchisation des tâches est l'une des compétences les plus importantes en matière de gestion des tâches. Lorsque vous savez identifier les tâches ayant la plus grande priorité, vous accordez votre attention immédiate aux questions les plus urgentes et mettez de côté le travail moins prioritaire.
Exemple de hiérarchisation des tâches au travail : un responsable du service client utilise la matrice d'Eisenhower pour classer les tâches : les tâches urgentes et importantes (telles que la résolution d'une panne critique du système) ont la priorité sur les tâches moins urgentes (par exemple, répondre à des demandes qui ne sont pas urgentes).
Mais la hiérarchisation des tâches ne vient pas naturellement à tout le monde. Si tout vous semble aussi important et que vous ne savez pas comment avancer, utilisez une technique de hiérarchisation des tâches pour y voir plus clair. Par exemple, le modèle de matrice Eisenhower de ClickUp vous aide à diviser les tâches en quatre quadrants : À faire, À planifier, À déléguer et À supprimer.
💡Conseil de pro : utilisez les priorités de tâches dans ClickUp pour que tout le monde soit sur la même longueur d'onde quant aux tâches les plus importantes.
2. Planification
Une planification efficace aide les employés à hiérarchiser leurs tâches, à répartir leur temps de manière efficiente et à respecter les délais sans se sentir dépassés.
Une bonne gestion du temps permet d'éviter les goulots d'étranglement et le surmenage, et garantit le bon déroulement du travail. C'est l'un des exemples de compétences de base que les équipes doivent maîtriser.
Exemple de planification efficace au travail : un chef de projet utilise des techniques de blocage de temps pour planifier des périodes de travail concentrées pour les tâches à haute priorité et définit des rappels dans le Calendrier pour les réunions importantes. Cela permet à son équipe de rester sur la bonne voie sans précipitation de dernière minute.
💡Conseil de pro : respectez votre planning grâce au calendrier ClickUp qui regroupe toutes vos tâches et tous vos évènements en un seul endroit.
3. Organisation
Être organisé réduit le stress, améliore l'efficacité et facilite la récupération des informations lorsque cela est nécessaire. Cela améliore également la cohérence du flux de travail, réduisant ainsi les erreurs et les délais non respectés.
Exemple de compétences organisationnelles au travail : un travailleur du savoir maintient un environnement de travail numérique bien structuré à l'aide d'outils tels que ClickUp, garantissant ainsi que les fichiers de projet, les notes de réunion et les listes de tâches sont facilement accessibles à l'équipe.
4. Délégation
La délégation des tâches est une compétence essentielle en matière de gestion des tâches que tout manager devrait maîtriser. Déléguer efficacement les tâches permet d'éviter l'épuisement professionnel, garantit que le travail est achevé par les bonnes personnes et favorise le développement de l'équipe.
Les dirigeants qui savent déléguer libèrent du temps pour se consacrer à des responsabilités de plus haut niveau. De plus, c'est le meilleur moyen de gérer les tâches de l'équipe et de renforcer la responsabilité collective.
Exemple de délégation au travail : un responsable marketing confie la tâche de rédiger un texte publicitaire à un membre de son équipe qui possède de solides compétences en rédaction, ce qui lui permet de libérer du temps pour se concentrer sur la stratégie de campagne et l'analyse des performances.
💡Conseil de pro : déléguez facilement des tâches dans ClickUp grâce aux commentaires assignés et aux multiples propriétaires de tâches.
5. Le souci du détail
De petites erreurs peuvent entraîner des problèmes plus importants, tels que des retards dans les projets ou des retouches coûteuses. Les employés qui prêtent attention aux détails garantissent un travail de haute qualité et préservent leur réputation professionnelle.
Exemple d'attention aux détails au travail : un analyste financier vérifie deux fois les rapports avant de les soumettre, détectant ainsi une erreur dans les prévisions budgétaires qui aurait pu conduire à des décisions financières erronées.
6. Gestion de la charge de travail
Une bonne gestion de la charge de travail permet d'équilibrer la répartition des tâches entre les différents membres de l'équipe. Elle prévient l'épuisement professionnel, aide à maintenir l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée et garantit que les tâches sont accomplies efficacement, sans retards inutiles.
Exemple de gestion de la charge de travail au travail : un chef d'équipe logiciel décompose un grand projet de développement en tâches plus petites, qu'il répartit sur le sprint afin d'éviter la pression de dernière minute tout en maintenant une progression régulière. Il veille également à ce que les tâches soient réparties entre les différents membres de l'équipe afin que personne ne soit surchargé ou sous-utilisé.
💡Conseil de pro : la vue Charge de travail dans ClickUp simplifie et accélère la gestion de la charge de travail.
7. Esprit critique
La pensée critique permet aux employés d'évaluer les situations de manière logique, d'identifier les problèmes et d'élaborer des solutions efficaces plutôt que de réagir de manière impulsive. Elle conduit à une meilleure prise de décision et à une meilleure résolution des problèmes.
Exemple de pensée critique au travail : un chef de projet confronté à un dépassement imprévu du périmètre du projet évalue les priorités et les contraintes, puis négocie avec les parties prenantes pour ajuster les délais au lieu de surcharger l'équipe avec des exigences irréalistes.
8. Communication
Une communication claire garantit l'alignement, réduit les malentendus et améliore la collaboration. Elle est essentielle pour transmettre les attentes des parties prenantes, donner du feedback et maintenir les projets sur la bonne voie.
📮Insight : environ 41 % des professionnels préfèrent la messagerie instantanée pour communiquer au sein de leur équipe. Bien qu'elle permette des échanges rapides et efficaces, les messages sont souvent dispersés entre plusieurs canaux, fils de discussion ou messages directs, ce qui rend plus difficile la récupération des informations par la suite. Avec une solution intégrée telle que ClickUp Chat, vos fils de discussion sont mappés sur des projets et des tâches spécifiques, ce qui permet de conserver le contexte de vos discussions et de les rendre facilement accessibles.
Exemple de communication au travail : un chef d'équipe rédige des e-mails concis pour faire le point sur l'avancement du projet et organise des réunions hebdomadaires afin de s'assurer que toutes les parties prenantes sont informées de la progression réalisée et des obstacles potentiels.
💡Conseil de pro : vous ne savez pas comment formuler au mieux votre message ? Il vous suffit d'entrer une invite dans ClickUp Brain pour rédiger un texte dans le ton et avec le niveau de créativité de votre choix. Cet outil peut même créer des formats et des modèles pour vos besoins de communication récurrents.
9. Collaboration
Les lieux de travail modernes reposent sur le travail d'équipe, ce qui fait de la collaboration une compétence essentielle en matière de gestion des tâches aujourd'hui. Les employés qui collaborent efficacement contribuent à fluidifier les flux de travail, le partage des connaissances et l'innovation. Les organisations peuvent adopter des outils spécialisés de productivité et de gestion du travail tels que ClickUp pour améliorer la collaboration au sein des équipes.
Exemple de collaboration au travail : un concepteur UX travaille en étroite collaboration avec les développeurs et les spécialistes du marketing pour affiner la stratégie de lancement d'un site web, en intégrant les commentaires de chaque service afin de garantir une expérience conviviale.
💡Conseil de pro : aidez vos équipes à travailler en collaboration grâce aux fonctionnalités de ClickUp conçues pour le travail d'équipe, telles que ClickUp Docs pour la documentation et ClickUp Tableaux blancs pour le brainstorming.
10. Utilisation d'un logiciel de gestion des tâches
Suivre les tâches de votre équipe sur papier ou sur des post-it est la recette idéale pour créer le chaos. La gestion moderne des tâches nécessite la numérisation de vos flux de travail, projets et tâches pour une meilleure visibilité et une plus grande responsabilité. 👩💻
ClickUp Tasks rassemble toutes les tâches, documents, Tableaux blancs, chats et calendriers de votre équipe sur une seule plateforme. Il vous suffit d'ouvrir le planificateur de tâches pour :
- Créer des tâches
- Attribuez des sous-tâches pour les éléments plus complexes.
- Configurez des tâches récurrentes selon un calendrier personnalisé.
- Ajoutez des dépendances entre les tâches
Mieux encore, ClickUp permet de visualiser la progression des tâches de chacun dans un tableau de bord en temps réel. Inutile de consulter chaque tâche, chaque employé ou chaque projet : créez un tableau de bord personnalisé et vous êtes prêt à vous lancer.
11. Concentration sur une seule tâche
Les gens considèrent le multitâche comme la panacée en matière de productivité, mais ce n'est pas vrai. Le multitâche disperse votre attention sur plusieurs tâches à la fois, de sorte que vous n'accordez qu'une fraction de votre attention à chacune d'elles. Votre travail mérite que vous vous y consacriez à 100 %, alors essayez plutôt de vous concentrer sur une seule tâche à la fois.
Le multitâche consiste à se concentrer sur une seule tâche à la fois. Cela peut sembler inefficace, mais vous serez surpris de voir à quel point vous travaillez plus rapidement (et mieux) lorsque vous consacrez toute votre attention à une seule chose.
Pour vous faciliter encore plus la tâche, classez vos tâches par priorité dans votre logiciel de gestion des tâches. Il est beaucoup plus facile de cocher les tâches à faire sur votre liste lorsque vous disposez d'une liste principale claire et exploitable.
Exemple de monotâche au travail : un spécialiste du marketing de contenu désactive ses notifications et consacre une session de travail intensif de 90 minutes à la rédaction d'un article de blog, qu'il acheve en deux fois moins de temps que lorsqu'il essayait de jongler simultanément entre ses e-mails et ses messages Slack.
12. Gestion du changement
De nombreux chefs de projet accompagnent leurs équipes dans la gestion du changement, et un ensemble d'outils de gestion des tâches performants facilite grandement cette tâche.
Par exemple, si votre équipe utilise des produits Microsoft et Windows 10, mais souhaite passer au matériel Apple et à MacOS, vous devrez accompagner votre équipe dans ce grand changement.
💡Conseil de pro : planifiez tout dans un tableau blanc ClickUp. Vous disposerez ainsi d'un espace numérique flexible et doté d'une IA pour développer de nouveaux processus et finaliser les détails. Mieux encore, les tableaux blancs se transforment en projets et en tâches en un seul clic, ce qui facilite grandement leur mise en œuvre.
Exemple de gestion du changement au travail : un chef de projet chargé d'une migration logicielle aide l'équipe à s'adapter en organisant des sessions de formation, en répondant aux préoccupations et en déployant progressivement de nouveaux outils au lieu de mettre en œuvre des changements brusques.
13. Fixation d'objectifs
Il est beaucoup plus facile de s'attaquer à des tâches importantes lorsque l'on a des objectifs. Le problème, c'est que de nombreux managers fixent des objectifs et les oublient aussitôt.
Vous devez atteindre vos objectifs, alors enregistrez-les dans une application de suivi des objectifs pour vous responsabiliser. Ces applications suivent les objectifs à court et à long terme, vous aidant à mesurer la progression à chaque jalon du projet.
💡Conseil de pro : ClickUp Objectifs va encore plus loin en liant vos objectifs à vos tâches, montrant ainsi la corrélation directe entre vos tâches quotidiennes et vos projets à long terme.
Exemple de définition d'objectifs au travail : un représentant commercial se fixe un objectif SMART visant à augmenter la fidélisation des clients de 15 % en six mois en améliorant les stratégies de suivi et l'engagement personnalisé.
Pourquoi les compétences en gestion des tâches sont-elles importantes ?
Peut-être appréciez-vous votre flux de travail tel qu'il est actuellement. Ou peut-être que l'idée d'affiner la gestion des tâches vous semble être une tâche supplémentaire à ajouter à votre liste déjà bien remplie.
Nous comprenons que tout le monde est occupé ! Mais il est important de savoir achever vos tâches rapidement et efficacement. Prenez le temps d'améliorer votre gestion des tâches et vous en tirerez de nombreux avantages.
Prévenez ou surmontez l'épuisement professionnel
Nous savons que le burnout est un phénomène complexe, mais gagner en efficacité au travail est un excellent moyen de ne plus se sentir dépassé et démotivé. Si vous dirigez une équipe, une bonne gestion des tâches réduit le burnout en supprimant les étapes fastidieuses et les processus lourds qui épuisent votre équipe.
Grâce à la combinaison idéale d'un outil de gestion des tâches polyvalent et de compétences, chacun cessera de tourner en rond et trouvera l'énergie nécessaire pour rester motivé. 🏃
Une meilleure prise de décision
Avez-vous l'impression que vous devez faire tout ce qui est à faire immédiatement ? Ce n'est probablement pas le cas : vous avez simplement besoin d'aide pour identifier les tâches les plus importantes en premier lieu.
Avec les bonnes compétences, vous prenez automatiquement des décisions de qualité pour mieux achever vos tâches. Pour les tâches plus complexes, vous pouvez utiliser une méthode de hiérarchisation (nous y reviendrons dans un instant) afin de traiter les tâches dans le bon ordre.
La gestion des tâches est importante car elle vous aide à établir des échéanciers, à déléguer les tâches aux bons membres de l'équipe et à fixer des objectifs réalistes pour vos projets.
Menez vos projets à bien plus facilement
La mise en œuvre d'un plan de projet n'est pas pour les âmes sensibles. Quelle que soit votre capacité à gérer les projets d'équipe, trouver des moyens efficaces d'aider toutes les parties prenantes à gagner du temps et à éviter les tracas ne peut être que bénéfique. La gestion des tâches facilite la bonne gestion de projet en décomposant vos grandes idées en micro-processus réalisables. C'est la clé pour accomplir des tâches plus rapidement et avec plus de précision à grande échelle.
Obtenez des résultats mesurables
En tant que manager, vous avez besoin de résultats quantifiables. Investir dans les compétences de gestion des tâches de votre équipe améliore les performances de votre service et facilite la quantification des contributions de chacun.
La gestion des tâches n'est pas possible sans données. Heureusement, les logiciels de suivi des jalons permettent de rester sur la bonne voie et de respecter les délais. Même si une tâche échoue, les données vous indiqueront exactement où le problème s'est produit afin que vous puissiez décider comment faire autrement la prochaine fois.
Faites plus au travail
Une journée ne compte que 24 heures, et avec un peu de chance, vous n'en passez que huit à dix au travail. Vous n'êtes qu'un être humain, il est donc naturel que vous ne puissiez pas achever toutes vos tâches dans un laps de temps limité.
Une gestion efficace des tâches ne consiste pas à trouver une méthode magique pour tout faire simultanément. Elle consiste à hiérarchiser les tâches en fonction de leur date d'échéance, à déléguer à votre équipe et à choisir un bloc de temps pour vous concentrer pleinement sur votre travail.
Inutile de vous surmener : grâce à ces compétences en gestion des tâches, vous serez plus efficace au travail et profiterez d'un meilleur équilibre entre travail et vie privée.
Comment améliorer vos compétences en gestion des tâches
Vous avez besoin de conseils pour la gestion des tâches en équipe ? Essayez ces méthodes pour améliorer vos compétences en gestion des tâches et voyez la productivité de votre équipe monter en flèche.
1. Inscrivez-vous à une formation
Nous pouvons parler de gestion des tâches toute la journée, mais en fin de compte, vous devez investir dans vos propres connaissances. Une formation peut vous montrer comment gérer plus efficacement vos tâches au travail. Par exemple, si vous utilisez des produits Microsoft, vous pouvez vous inscrire à un webinaire tutoriel sur le dépannage de PowerShell.
Plus vous en saurez sur vos tâches, vos projets, vos outils et votre secteur d'activité, mieux vous serez armé pour mener à bien votre liste de tâches à faire. N'hésitez pas : inscrivez-vous à des ateliers, des conférences et des séminaires sur la gestion du temps, la productivité et l'organisation.
2. Utilisez des cadres de productivité
L'adoption de méthodes structurées peut vous aider à gérer vos tâches plus efficacement. Voici quelques cadres et bonnes pratiques populaires en matière de gestion des tâches :
- Technique « Eat the frog » : cette approche vous invite à identifier la tâche la plus difficile de la journée et à vous y attaquer en premier.
- Matrice d'Eisenhower: gérez vos tâches de travail en les classant par ordre de priorité en fonction de leur urgence et de leur importance.
- Technique Pomodoro: utilise des sessions de travail concentrées de 25 minutes suivies de courtes pauses.
- Getting things done (GTD): encourage la saisie, l'organisation et l'exécution systématiques des tâches.
- Règle des deux minutes: cette règle simple stipule que si une tâche vous prend deux minutes pour l'achever, faites-la immédiatement. Elle vous aide à accomplir vos tâches et à lutter contre la procrastination.
3. Améliorez vos compétences en gestion du temps
La gestion du temps est une compétence essentielle qui peut améliorer votre productivité et vous aider à accomplir plus de travail dans le même laps de temps. 📅
Vous pouvez essayer différentes techniques de gestion du temps, telles que le blocage de temps, le regroupement de tâches ou la technique Pomodoro que nous avons mentionnée précédemment.
Si vous craignez que votre équipe vous interrompe, bloquez ce créneau dans votre calendrier afin d'être indisponible pour les réunions. En achevant vos tâches à l'heure prévue, vous serez libre de vous concentrer sur votre travail pendant les six autres heures de votre journée.
Essayez de planifier vos tâches et utilisez un logiciel de suivi du temps pour voir comment vous passez votre temps. Par exemple, si vous avez l'impression d'être submergé par les e-mails, essayez de ne les consulter que deux fois par jour, de 8 h à 9 h et de 16 h à 17 h.
Les intégrations ClickUp facilitent l'intégration de votre calendrier Outlook, Apple ou Google Agenda dans la même plateforme où vous gérez vos tâches.
4. Adoptez les technologies de gestion des tâches
La gestion des tâches d'équipe est beaucoup plus facile avec les bons outils. Une liste de tâches numérique permet à votre équipe de rester sur la même longueur d'onde et offre un degré de responsabilité que vous ne pouvez pas obtenir avec des post-it ou des agendas papier.
Recherchez des solutions de gestion des tâches telles que ClickUp avec une application mobile afin de rester au fait de vos tâches lors de vos déplacements. Les intégrations API sont également utiles pour regrouper l'ensemble de votre travail et de vos outils sur une seule plateforme.
Vous n'avez pas besoin de faire tout manuellement. Recherchez les fonctionnalités d'automatisation des tâches, que vous trouverez dans la plupart des applications de productivité fiables.
💡Conseil de pro : ClickUp Automations propose plus de 100 règles prêtes à l'emploi pour gagner du temps lors de l'attribution de tâches, du changement de statut, etc. Vous pouvez également créer votre propre automatisation personnalisée !
5. Utilisez des modèles
Accomplissez vos tâches en un temps record grâce aux modèles de gestion des tâches. Que vous ayez besoin d'un rapport quotidien avec code couleur ou d'un formatage prêt à l'emploi pour un appel d'offres, les modèles vous feront gagner un temps considérable.
Un modèle est également idéal pour organiser et hiérarchiser les tâches. Le modèle de gestion des tâches ClickUp permet de visualiser toutes les tâches, tous les statuts, tous les membres de l'équipe et tous les niveaux de priorité afin de suivre l'avancement de votre projet.
6. Entraînez-vous à déléguer des tâches
Le principe de Pareto stipule que 80 % de vos résultats proviennent de 20 % de vos efforts. En d'autres termes, la plupart de vos résultats proviennent probablement d'un seul projet ou d'une seule tâche.
Il est difficile de concentrer votre énergie sur les efforts qui font le plus avancer les choses si vous vous dispersez trop. Appliquez la règle des 80/20 en déléguant les tâches de moindre valeur à votre équipe. Par exemple, vous pouvez confier à un employé la prise de notes ou la recherche d'une application de liste de tâches pour l'équipe.
7. Fixez des délais réalistes
Avez-vous déjà entendu parler du biais de planification? Il s'agit d'un biais cognitif qui nous pousse à sous-estimer le temps nécessaire à la réalisation d'une tâche et à surestimer notre capacité à la mener à bien. Méfiez-vous de ce biais lorsque vous fixez des échéanciers pour vos tâches. Fixez un échéancier réaliste et réalisable pour chaque tâche, et prévoyez une marge de manœuvre en cas de dépendances.
8. Suivez vos tâches
Si vous ne pouvez pas le suivre, vous ne pouvez pas l'améliorer. Le suivi de toutes vos tâches et du temps que vous consacrez à chacune d'elles vous aidera à identifier les inefficacités de vos processus. Vous n'avez pas besoin de technologies sophistiquées pour cela, même de simples tableurs ou relevés de temps peuvent être utiles pour commencer.
ClickUp intègre une fonctionnalité native de suivi du temps qui vous permet de suivre le temps que vous consacrez à vos tâches et d'analyser les données de productivité pour vous-même et votre équipe.
À lire également : Des livres sur la productivité qui peuvent transformer votre travail
Accomplissez davantage de travail avec ClickUp
Les tâches ne devraient pas être intimidantes. Si votre équipe est débordée ou aux prises avec des processus fastidieux, investissez dans des outils de gestion des tâches afin de rendre votre service plus efficace et de faire plus en moins de temps. ✨
Les compétences en gestion des tâches sont essentielles, mais vous avez également besoin d'un logiciel de gestion de projet pour gérer vos tâches. ClickUp est l'application tout-en-un pour le travail qui rassemble toutes vos tâches, documents, objectifs, discussions, calendriers et bien plus encore sur une plateforme unifiée.
Réalisez plusieurs tâches à la fois et améliorez votre productivité grâce à une gestion efficace des tâches et à un logiciel de gestion des tâches personnalisable. Créez dès maintenant votre environnement de travail ClickUp gratuit.