Que vous soyez une abeille ouvrière ou un manager d'équipe, vous voulez maximiser votre temps au travail. Mais même avec la meilleure équipe, les meilleurs outils et le meilleur équipement, vous pouvez avoir l'impression qu'il n'y a pas assez d'heures dans la journée pour achever votre liste de tâches.
C'est là que les compétences en matière de gestion des tâches s'avèrent utiles. Contrairement à la gestion du temps, la gestion des tâches se concentre moins sur la quantité de temps consacrée à une tâche que sur les moyens de rendre la tâche plus efficace - ce qui, par extension, permet également de gagner du temps ! ⏰
Avec une bonne gestion des tâches, vous saurez :
- Planifier les tâches
- Classer les tâches par ordre de priorité
- Organiser les tâches
Il n'est pas facile de cocher tout ce qui figure sur votre liste de choses à faire, mais nous savons que vous êtes prêt à relever le défi. Dans ce guide, nous expliquerons ce que sont les compétences en matière de gestion des tâches et pourquoi elles sont importantes. Nous donnerons même quelques exemples de compétences efficaces en matière de gestion des tâches et partagerons cinq astuces de gestion des tâches pour rationaliser vos flux de travail. 🙌
Que sont les compétences en matière de gestion des tâches ?
La gestion des tâches est une compétence que vous développez au fil du temps pour mieux gérer votre temps et vos tâches. C'est la capacité de gérer, d'organiser, d'établir des priorités et d'achever vos priorités absolues sans transpirer. Les pros de la gestion des tâches n'essaient pas de tout faire en même temps, mais achèvent les tâches les plus importantes avec le temps dont ils disposent. 🕑
Les compétences en matière de gestion des tâches requièrent un mélange d'idées fondées sur des données et de réflexion créative, hors des sentiers battus. La gestion des tâches englobe tellement de compétences différentes et nécessite souvent le bon.. logiciel de gestion de projet qui s'adapte à vos besoins. Mais pour vous donner une meilleure idée de certaines des compétences les plus essentielles en matière de gestion des tâches, commencez par ces quelques unes :
- **Les personnes qui possèdent de solides compétences en gestion des tâches peuvent distinguer les tâches urgentes des tâches moins urgentes
- Fixer des objectifs: Avec des compétences en gestion des tâches, vous saurez comment fixer de grands objectifs à long terme et les diviser en petites tâches réalisables
- Gérer son temps: Les compétences en gestion du temps font partie de la gestion des tâches. En devenant plus efficace dans vos flux de travail, vous pourrezgagner du temps et améliorerez la qualité du travail de votre équipe. Qu'est-ce qu'il ne faut pas aimer ?
- Suivre des méthodologies abonnées: N'essayez pas de réinventer la roue. Les méthodologies de gestion des tâches telles que les tableaux Kanban et les matrices d'Eisenhower apportent une assistance à la gestion des tâches
Accroître la transparence des projets et améliorer l'efficacité du flux de travail avec les tableaux Kanban dans ClickUp
Pourquoi les compétences en matière de gestion des tâches sont-elles importantes ?
Vous aimez peut-être votre flux de travail tel qu'il est aujourd'hui. À moins que l'idée d'affiner la gestion des tâches ne vous semble être qu'une tâche de plus à faire sur une liste qui ne cesse de s'allonger.
Nous comprenons que tout le monde est occupé ! Mais il vaut la peine de pouvoir achever les tâches rapidement et efficacement. Prenez le temps d'améliorer la gestion des tâches et vous en tirerez plusieurs avantages.
Prévenir ou surmonter l'épuisement professionnel
Écoutez, nous savons que l'épuisement professionnel est complexe, mais devenir plus efficace au travail est un excellent moyen de ne plus se sentir débordé et démotivé. Si vous dirigez une équipe, une bonne gestion des tâches réduit l'épuisement professionnel en éliminant les étapes délicates et les processus lourds qui épuisent votre équipe.
En combinant un outil de gestion des tâches polyvalent et des compétences, tout le monde arrêtera de tourner en rond et trouvera l'énergie nécessaire pour rester motivé. 🏃
Meilleure prise de décision
Avez-vous l'impression de devoir faire tout ce qu'il y a à faire tout de suite ? Ce n'est probablement pas le cas : vous avez juste besoin d'aide pour identifier les tâches les plus importantes en premier.
La vue Liste de ClickUp vous permet de filtrer par statut, priorité, assigné, ou tout autre champ personnalisé afin que vous sachiez où se situe chaque tâche et ce qui doit être traité en priorité
Avec le bon paramètre, vous prenez des décisions de qualité sur le pilote automatique pour mieux achever les tâches. Pour les tâches plus complexes, vous pouvez utiliser une méthode de hiérarchisation (nous y reviendrons) pour traiter les tâches dans la bonne commande.
La gestion des tâches est importante parce qu'elle vous aide à fixer des échéanciers, à déléguer des tâches aux bons membres de l'équipe et à définir des objectifs de projet réalistes.
Mener des projets plus fluides
Exécuter un forfait de projet n'est pas pour les âmes sensibles. Quelle que soit la qualité de votre manager d'équipe des projets, la recherche de gains d'efficacité permettant à toutes les parties prenantes de gagner du temps et de s'épargner des tracas ne peut qu'être utile. La gestion des tâches assiste la gestion de projet en décomposant vos grandes idées en micro-processus exploitables. C'est la clé d'un achèvement plus rapide et plus précis des tâches à grande échelle.
Obtenir des résultats mesurables
En tant que manager, vous avez besoin de résultats quantifiables. Investir dans les compétences de votre équipe en matière de gestion des tâches stimule les performances de votre service et permet de quantifier plus facilement les contributions de chacun.
Trouvez instantanément les données dont vous avez besoin grâce aux widgets des tableaux de bord ClickUp
La gestion des tâches n'est pas possible sans données. Heureusement, logiciel de suivi des jalons vous permet de rester sur la bonne voie et de respecter les réunions. Même si une tâche échoue, les données vous indiqueront exactement où les choses ont mal tourné afin que vous puissiez décider de ce qu'il faut faire différemment la prochaine fois.
À faire plus dans votre journée de travail
Il n'y a que 24 heures dans une journée, et avec un peu de chance, vous n'en passez que huit à dix au travail. Vous n'êtes qu'un être humain, il est donc normal que vous ne puissiez pas achever toutes vos tâches dans un laps de temps limité.
Une gestion efficace des tâches ne consiste pas à trouver un moyen magique de tout faire simultanément. Elle comprend la hiérarchisation des tâches par date d'échéance, en déléguant à votre équipe et en choisissant un bloc de temps pour un travail approfondi.
Inutile de vous surmener : grâce à vos compétences en matière de gestion des tâches, vous ferez plus de choses pendant que vous êtes au travail et vous bénéficierez d'un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée.
Exemples de compétences en matière de gestion des tâches
Les compétences en matière de gestion des tâches sont l'ingrédient secret de la réussite dans le monde du travail actuel, où tout va très vite.
Prêt à adopter la gestion des tâches pour vous-même ? Voici quelques exemples de compétences en gestion des tâches à travailler avec votre équipe.
Hiérarchisation des tâches
La hiérarchisation des tâches est l'une des compétences les plus importantes en matière de gestion des tâches. Lorsque vous savez repérer les tâches prioritaires, vous accordez une attention immédiate aux questions les plus urgentes et vous mettez en veilleuse les travaux de moindre priorité.
Triez facilement des listes de tâches volumineuses avec le modèle de matrice Eisenhower de ClickUp
Mais la hiérarchisation des tâches n'est pas naturelle pour tout le monde. Si tout vous semble aussi important et que vous ne savez pas comment aller de l'avant, utilisez une technique de hiérarchisation des tâches pour y voir plus clair. Par exemple, la technique Modèle de matrice ClickUp Eisenhower vous aide à répartir les tâches en quatre catégories : À faire, Planifier, Déléguer et Supprimer.
Utilisation d'un logiciel de gestion des tâches
Le suivi des tâches de votre équipe sur un Tableau blanc ou un note autocollante est une recette pour le chaos. La gestion moderne des tâches passe par la numérisation de vos flux de travail, de vos projets et de vos tâches pour une meilleure visibilité et une plus grande responsabilisation. 👩💻
Gérez des tâches et des projets, et collaborez efficacement avec votre équipe en utilisant ClickUp Tâches ClickUp rassemble toutes les tâches, les documents, les tableaux blancs, les discussions et les calendriers de votre équipe en une seule plateforme. Il suffit d'ouvrir le planificateur de tâches pour :
- Créer des tâches
- Assigner des sous-tâches pour des éléments d'action plus complexes
- Paramétrer des tâches récurrentes selon un calendrier personnalisé
- Ajouter des dépendances aux tâches
Personnalisez votre tableau de bord ClickUp avec les fonctionnalités de suivi et d'analyse robustes dont vous avez besoin pour votre équipe
Mieux encore, ClickUp visualise la progression des tâches de tout le monde dans un tableau de bord en temps réel . Il n'est pas nécessaire d'examiner chaque tâche, chaque employé ou chaque projet : créez un tableau de bord personnalisé et vous êtes prêt pour la course.
Tâche unique
Les gens considèrent le multitâche comme la clé de voûte de la productivité, mais ce n'est pas vrai. Le multitâche répartit votre attention sur plusieurs tâches à la fois, de sorte que vous n'accordez qu'une fraction de votre attention à chaque tâche. Votre travail mérite que vous vous y consacriez à 100 %, alors essayez plutôt de vous concentrer sur une seule tâche.
Avec la monotâche, vous vous concentrez sur une seule tâche à la fois. Cela peut sembler inefficace, mais vous seriez surpris de constater à quel point vous travaillez plus vite (et mieux) lorsque vous consacrez toute votre attention à une seule chose.
Pour faciliter encore plus les choses, classez vos tâches dans votre logiciel de gestion des tâches par priorité. Il est beaucoup plus facile de rayer les tâches de votre liste lorsque vous disposez d'une liste principale claire et exploitable.
Gestion du changement
De nombreux gestionnaires de projet dirigent leurs équipes dans le cadre de la gestion du changement, et une solide boîte à outils de gestion des tâches facilite grandement cette tâche.
Par exemple, si votre équipe utilise des produits Microsoft et Windows 10 mais souhaite passer au matériel Apple et à macOS, vous devrez guider votre équipe dans ce grand changement.
Intégrez facilement les documents, listes, cartes et autres éléments de ClickUp sur les Tableaux blancs
Au lieu de laisser votre équipe se débrouiller seule, vous pouvez tout forfaiter dans un tableau blanc ClickUp Tableau blanc ClickUp . Vous disposez ainsi d'un espace numérique flexible pour développer de nouveaux processus et peaufiner les détails. Mieux encore, les Tableaux blancs se transforment en projets et en tâches en un seul clic, de sorte que leur mise en œuvre est un jeu d'enfant.
Fixation d'objectifs
Il est beaucoup plus facile de s'attaquer à des tâches de grande valeur lorsqu'on a des objectifs. Le problème, c'est que de nombreux managers se fixent des objectifs et les invitent instructions.
Vous devez atteindre vos objectifs, alors inscrivez-les dans une application de suivi des objectifs pour le compte. Ces applications permettent de suivre les objectifs à court et à long terme, en vous aidant à mesurer la progression à chaque jalon du projet.
Décomposer les objectifs, les tâches, les points agiles et les statuts du projet dans le tableau de bord ClickUp 3.0 hautement personnalisable Objectifs ClickUp va encore plus loin en liant vos objectifs à vos tâches, montrant ainsi la corrélation directe entre vos tâches quotidiennes et vos forfaits.
Comment améliorer vos compétences en matière de gestion des tâches
Besoin de conseils en matière de gestion des tâches ? Essayez ces conseils de gestion des tâches et voyez la productivité de votre équipe monter en flèche.
1. S'inscrire à une formation
Nous pouvons parler de gestion des tâches toute la journée, mais en fin de compte, vous devez investir dans vos propres connaissances. Par exemple, si vous utilisez des produits Microsoft, vous pouvez vous inscrire à un tutoriel de webinaire sur le dépannage de PowerShell.
Plus vous connaîtrez vos tâches, vos projets, vos outils et votre secteur d'activité, mieux vous serez armé pour travailler sur votre liste à faire. Ne soyez pas timide : inscrivez-vous à des ateliers, des conférences et des séminaires sur la gestion du temps, la productivité et l'organisation.
2. Essayez de bloquer le temps
Le bloc de temps est une compétence de gestion des tâches qui consiste à consacrer une heure ou un jour de la semaine à une certaine tâche. 📅
Suivez le temps, définissez des estimations, ajoutez des notes et affichez des rapports sur votre temps depuis n'importe où avec le chronomètre global de ClickUp
Si vous n'êtes pas sûr de savoir quelles tâches nécessitent leur propre bloc de temps, utilisez un logiciel de suivi du temps pour voir comment vous occupez votre temps. Par exemple, si vous avez l'impression d'être submergé d'e-mails, essayez de ne consulter vos e-mails que deux fois par jour, de 8 à 9 heures et de 16 à 17 heures.
Achever des tâches à une heure précise vous permet de vous concentrer sur le travail proprement dit pendant les six autres heures de votre journée de travail.
Essayez le Technique Pomodoro pour plus de productivité. Avec cette technique, vous réglez un chronomètre pour 25 minutes de travail en profondeur avec une pause de cinq minutes, puis vous répétez le processus jusqu'à ce que le bloc de temps soit terminé.
Connectez ClickUp à d'autres outils de suivi du temps pour un flux de travail plus rationnel
Si vous craignez que votre équipe ne vous interrompe, bloquez cette période dans votre Calendrier afin de ne pas être disponible pour les réunions. Intégrations ClickUp facilitent l'intégration de votre Calendrier Outlook, Apple ou Google dans la même plateforme que celle où vous gérez vos tâches.
3. Adopter la technologie de gestion des tâches
Nous l'avons déjà dit et nous le répétons : vous ne pouvez pas gérer les tâches si vous ne les suivez pas. Une liste de tâches numérique permet à votre équipe d'être sur la même longueur d'onde et offre un degré de compte que vous ne pouvez pas obtenir avec des notes Post-It ou des agendas papier.
Recherchez des solutions de gestion des tâches comme ClickUp dotées d'une application mobile afin de garder le contrôle de vos tâches en déplacement. Les intégrations API sont également utiles pour regrouper l'ensemble de votre travail et de vos outils sur une seule et même plateforme.
Créer des Automatisations personnalisées qui déclenchent des actions basées sur des Déclencheurs et des Conditions de votre choix dans ClickUp
Vous n'avez pas non plus besoin de tout faire manuellement. Recherchez les fonctionnalités d'automatisation des tâches que l'on retrouve dans la plupart des applications de productivité. Automatisations ClickUp offrent plus de 100 règles prêtes à l'emploi pour gagner du temps lors de l'attribution de tâches, de la modification de statuts, etc. ou pour créer vos propres règles.
4. Utiliser des modèles
Faites les choses en un temps record grâce à modèles de gestion des tâches . Que vous ayez besoin d'un code de couleur rapports quotidiens ou une mise en forme prête à l'emploi pour un appel d'offres, les modèles permettent de gagner énormément de temps.
Le modèle de gestion des tâches de ClickUp dispose de tous les outils intégrés pour vous permettre de rester organisé et sur la bonne voie
Un modèle est également parfait pour organiser et hiérarchiser les tâches. Le modèle Modèle de gestion des tâches ClickUp permet de visualiser toutes les tâches, les statuts, les membres de l'équipe et les niveaux de priorité pour suivre la progression de votre projet.
5. Délégué
Le Principe de Pareto stipule que 80 % de vos résultats proviennent de 20 % de vos apports. En d'autres termes, la plupart de vos résultats proviennent probablement d'un seul projet ou d'une seule tâche.
Il est difficile de concentrer votre énergie sur les efforts qui font le plus bouger l'aiguille si vous êtes trop dispersé. Appliquez la règle des 80/20 en déléguant à votre équipe les tâches de moindre valeur. Par exemple, vous pouvez confier à un employé la tâche de prendre des notes ou de trouver une application de liste de tâches pour l'équipe.
Terminer plus de travail avec ClickUp
Les tâches ne devraient pas être intimidantes. Si votre équipe est débordée ou lutte contre des processus pointilleux, investissez dans des compétences en gestion des tâches pour diriger un service plus efficace qui en fait plus en moins de temps. ✨
Les compétences en gestion des tâches sont clés, mais vous avez également besoin d'un système pour gérer vos tâches. ClickUp rationalise votre flux de travail en rassemblant toutes les tâches, les documents, les objectifs, les discussions, les calendriers et bien plus encore dans une plateforme unifiée.
Prenez vos tâches à bras le corps et augmentez votre productivité grâce à un logiciel de gestion des tâches efficace et personnalisable. Créez gratuitement votre environnement de travail ClickUp dès maintenant.