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Une bonne gestion du temps n'est pas une compétence, c'est un art. ?
Un jour, vous maîtrisez parfaitement votre travail, comme personne d'autre ! Et le lendemain, vous êtes tellement submergé de tâches que vous avez juste envie de vous cacher sous une couverture et de pleurer. Oh là là, nous sommes tous passés par là.
Heureusement, pas besoin de dramatiser. Vous disposez en effet du modèle idéal pour alléger le fardeau d'un emploi du temps chargé et faire passer vos techniques de gestion du temps au niveau supérieur.
La charge de travail varie d'une personne à l'autre en fonction du secteur d'activité, de la complexité des tâches et de la profession, mais quoi qu'il en soit, il existe toujours un modèle de gestion du temps adapté à votre cas particulier. Et nous vous proposons 10 des meilleurs modèles à télécharger dès maintenant !
Poursuivez votre lecture pour découvrir les principales fonctionnalités des meilleurs modèles de gestion du temps et 10 exemples qui vous aideront à atteindre votre rendement maximal en un rien de temps.
Qu'est-ce qu'un modèle de gestion du temps ?
Les modèles de gestion du temps sont des cadres prédéfinis qui aident les membres d'une équipe et les chefs de projet à organiser leur temps de la manière la plus efficace possible grâce à des stratégies de gestion des tâches, des astuces de productivité et des structures de planification appropriées.
Il existe plusieurs façons de gérer efficacement votre temps, et les bonnes pratiques varient considérablement d'une personne à l'autre. En réalité, votre propre stratégie de gestion du temps peut également évoluer au fil du temps. Cependant, vous disposerez toujours d'un large choix de modèles de gestion du temps pour vous aider à actualiser vos processus, à améliorer votre productivité globale et à éliminer les erreurs liées au temps dans votre semaine de travail.
Vous pouvez créer votre propre modèle de gestion du temps à partir de zéro à l'aide d'applications de calendrier partagé, de feuilles de calcul ou de bloc-notes numériques. Mais nous vous suggérons d'investir votre temps plus efficacement dès le départ en utilisant un outil de productivité dédié, doté de ses propres modèles de gestion du temps personnalisables, adaptés à votre cas d'utilisation.
Fonctionnalités indispensables dans les meilleurs modèles de gestion du temps
Tous les modèles de gestion du temps varient en termes de format et de niveau de détail, mais les meilleurs modèles comprennent généralement les éléments suivants :
- Blocs de temps pour diviser votre journée en intervalles gérables. Rien de trop intimidant : essayez de vous en tenir à des intervalles de 20 à 30 minutes qui vous serviront de cadre pour organiser, hiérarchiser et répartir les tâches prioritaires de votre liste de choses à faire pendant la journée afin d'optimiser l'efficacité du processus.
- Fonctionnalités de hiérarchisation des tâches ou catégories pour donner du sens à votre travail. Essayez d'éliminer les différentes tâches qui peuvent attendre jusqu'au lendemain et attaquez-vous dès le départ aux tâches les plus importantes. Si vous souhaitez aller plus loin dans l'organisation de vos tâches, classez vos tâches quotidiennes par catégorie afin de hiérarchiser votre travail par sujet (par exemple, effectuez toutes vos courses en un seul trajet, traitez tous les besoins en matière de référencement en une seule fois ou regroupez toutes les approbations dans un seul bloc de temps).
- Des listes, des listes et encore des listes ! Un modèle simple ne comprend pas seulement les tâches de base, mais tout, jusqu'à la dernière sous-tâche ou élément de checklist. Nous vous suggérons de créer des listes distinctes pour chaque catégorie de travail afin que toutes vos tâches importantes soient instantanément organisées et classées par ordre de priorité lorsque vous ouvrez votre liste à faire pour la journée !
- Les estimations de durée vous aideront à bloquer plus efficacement votre temps et à suivre les tâches qui vous font perdre du temps au cours de la journée. Cela est utile tant pour les employés de bureau que pour les managers. Cela aide les managers à voir les estimations de durée de leur équipe pour une meilleure gestion de la charge de travail et une meilleure délégation des tâches. De plus, les collaborateurs individuels peuvent travailler à partir d'un modèle d'évaluation hebdomadaire pour voir les estimations de durée de leur projet.
- Les dates de début et les échéances vous permettront de communiquer l'urgence des tâches et vous aideront à gérer votre temps au-delà de vos huit heures quotidiennes. Il est essentiel de disposer d'échéanciers et de livrables clairs, en particulier pour les projets complexes et les évènements trimestriels qui s'étendent sur plusieurs semaines, voire plusieurs mois.
- Les notes et les détails relatifs au temps sont indispensables pour les équipes qui travaillent exclusivement sur la base du temps facturable. La possibilité d'ajouter des notes et de calculer les heures consacrées à une tâche garantira à vos membres une rémunération correcte et équitable pour leur temps.
Il existe peut-être d'autres fonctionnalités de gestion du temps qui conviennent particulièrement à votre équipe. Ou peut-être recherchez-vous quelque chose de beaucoup plus simple pour que votre équipe reste sur la même longueur d'onde ! Dans tous les cas, nous avons le modèle qu'il vous faut. Utilisez ces fonctionnalités clés comme référence pour guider votre recherche de modèle de gestion du temps.
Connexes : modèles de cahiers des charges!
10 modèles de gestion du temps pour stimuler la productivité
La meilleure façon de créer le plan de productivité de vos rêves est de commencer par choisir le bon outil de gestion du temps.
ClickUp propose des milliers (oui, des milliers !) de modèles dans sa vaste bibliothèque afin d'aider les équipes de tous les secteurs à tirer le meilleur parti de la plateforme. Les 10 modèles de gestion du temps présentés dans cette liste ne sont qu'un aperçu de ce que ClickUp peut faire pour améliorer votre efficacité dans tous les domaines de votre travail !
Sans oublier qu'ils sont entièrement gratuits. ?
1. Modèle de planning de gestion du temps par ClickUp
Commencez en force avec un modèle d'agenda quotidien dont tout le monde peut tirer profit ! Le modèle de planning de gestion du temps de ClickUp est la ressource idéale pour optimiser votre emploi du temps hebdomadaire et tirer le meilleur parti de votre semaine de travail. Ce modèle applique une liste à votre environnement de travail avec trois vues de projet supplémentaires pour aborder vos tâches sous tous les angles.
Dans la vue Liste du journal des activités, vous trouverez des tâches prêtes à l'emploi à ajouter à votre liste de tâches hebdomadaires et deux champs personnalisés pour indiquer le jour et le type d'activité correspondant à chaque tâche. Au fur et à mesure que vous avancez dans votre modèle d'agenda quotidien, vous pouvez mettre à jour votre progression grâce à trois statuts de tâche personnalisés et à votre propre vue Charge de travail pour gérer tout ce que vous avez à faire pendant la semaine.
Vous ne savez toujours pas par où commencer ? Pas de problème ! Consultez le guide de démarrage ClickUp document pour commencer à utiliser ce modèle de la manière la plus productive possible.
2. Modèle de répartition du temps par ClickUp
Vous souhaitez en savoir plus sur la bonne répartition du temps pour vos clients ? Commencez par le modèle de répartition du temps de ClickUp! Ce modèle est idéal pour les membres de l'équipe commerciale qui souhaitent suivre différents prospects ou pour les équipes marketing qui souhaitent suivre leurs clients. Dans l'ensemble, il est un peu plus simple que notre premier modèle de gestion du temps, car il se concentre sur la planification des tâches et la gestion du calendrier.
Dans ce modèle de liste adapté aux débutants, vous trouverez des statuts de tâches personnalisés pour visualiser votre progression en un seul coup d'œil. De plus, une vue Calendrier prédéfinie vous permet de visualiser comment vos tâches rempliront votre emploi du temps hebdomadaire.
Le champ personnalisé « Type de tâche » est idéal pour organiser vos tâches, car il vous permet de regrouper et de filtrer votre liste de tâches par catégorie. Et si vous souhaitez encore plus de visibilité sur les éléments de votre liste de tâches à faire avec priorité, utilisez la fonctionnalité « Priorités » de ClickUp pour classer vos tâches ou projets dans une liste par ordre d'urgence !
3. Modèle de feuille de gestion du temps personnel par ClickUp
Le modèle de feuille de gestion du temps personnel de ClickUp examine en détail la manière dont vous utilisez réellement votre temps. Il ne s'agit pas seulement d'un moyen d'améliorer votre productivité au travail, mais aussi d'un outil conçu pour vous aider à apprendre des stratégies visant à optimiser votre routine quotidienne au bureau et en dehors, afin que vous puissiez atteindre vos objectifs et tout avoir.
Ce modèle est convivial pour tous les niveaux de maîtrise de ClickUp, mais il se concentre beaucoup plus sur les échéances importantes et le suivi de la progression que les modèles que nous avons vus jusqu'à présent.
L'une des plus grandes différences ?
Ce modèle introduit un nouveau type d'affichage dans votre arsenal d'outils de gestion du temps : la vue Tableau! La vue Tableau prédéfini vous permet de suivre le temps passé sur chaque tâche au fur et à mesure de leur avancement, vous offrant ainsi un journal visuel des activités pour le temps que vous avez passé et qu'il vous reste pour atteindre vos objectifs clés.
De plus, pour garder votre liste de tâches à faire à l'esprit, vous trouverez un champ personnalisé « Output Needed » (Résultats attendus) qui vous permettra d'anticiper les tâches les plus chronophages de la semaine afin de gérer efficacement votre temps.
4. Modèle de planning de cours et d'étude du temps par ClickUp
Ne vous inquiétez pas, nous n'avons pas oublié nos utilisateurs étudiants ! Que vous entamiez votre premier semestre universitaire ou que vous poursuiviez vos études en plus de votre emploi du temps professionnel à temps plein, le modèle « Class Schedule & Time Study » (Emploi du temps et étude du temps) de ClickUp est là pour vous aider.
Ce modèle d'outil de suivi du temps vous aide à tout organiser, de la gestion de votre emploi du temps quotidien aux dates d'échéance importantes en passant par vos heures de travail, afin que vous restiez concentré. Ce modèle propose pas moins de 11 champs personnalisés pour visualiser les échéanciers des projets, les notes globales et le temps libre dont vous disposez entre les cours. Parmi les autres mentions honorables, citons :
- Informations sur le semestre
- Code couleur par classe
- Année scolaire (pour suivre votre travail au fur et à mesure)
- Notes et options d'agenda quotidien pour vos petites tâches
Et bien plus encore !
La vue Calendrier préconfigurée avec l'emploi du temps des cours deviendra votre nouvelle meilleure amie lorsque vous aurez une charge de cours plus importante. Sans oublier les quatre vues supplémentaires sur la charge de travail qui vous permettront de classer vos tâches par cours, par priorité et par délai de réalisation.
Bonus : modèles d'étude du temps!
5. Modèle de calendrier de développement par ClickUp
Si vous suivez cet article depuis le premier modèle, vous commencez probablement à vous familiariser avec certaines des meilleures fonctionnalités de gestion du temps de haut niveau de ClickUp, telles que les statuts de tâches personnalisés, les champs personnalisés et les vues Charge de travail dynamiques.
Et c'est formidable !
En effet, les prochains modèles seront un peu plus complexes. Fort de ces connaissances, vous êtes prêt à vous plonger dans le modèle de calendrier de développement de ClickUp. Cet outil de suivi du temps fonctionne comme un diagramme de Gantt pour planifier et allouer du temps à des projets spécifiques.
Nous savons que le développement de produits peut être une tâche intimidante à entreprendre sans stratégie solide. Ce modèle de diagramme de Gantt intuitif est conçu pour atténuer certaines de ces difficultés en rationalisant vos processus afin d'éviter toute perte de temps dans le flux de travail de votre équipe.
Grâce à cinq statuts personnalisés, des champs personnalisés et des vues comprenant un diagramme de Gantt prédéfini, un échéancier, une liste et un tableau Kanban, vous pouvez naviguer à chaque étape de votre croissance, anticiper les goulots d'étranglement, enregistrer le nombre total d'heures consacrées à chaque tâche et faciliter la réalisation de vos objectifs.
6. Modèle de planning des employés par ClickUp
Une gestion efficace du temps ne consiste pas seulement à savoir comment structurer votre propre emploi du temps, mais aussi à aider les membres de votre équipe à exceller ! Le modèle d'emploi du temps des employés de ClickUp est la ressource dont vous avez besoin pour assurer le bon fonctionnement de votre équipe et de votre entreprise.
Gérer une équipe n'est pas une mince affaire. C'est pourquoi ce modèle de planning hebdomadaire comprend six champs personnalisés qui vous permettent de superviser d'un seul coup d'œil les coûts de main-d'œuvre, les taux horaires, les problèmes, les heures supplémentaires, les cibles et les rôles. De plus, sept types d'affichage dynamiques vous permettent de gérer les charges de travail, de surmonter les obstacles et de planifier à l'avance grâce à un calendrier hebdomadaire basé sur des intervalles de temps.
Découvrez ces applications de planification du travail!
7. Modèle d'emploi du temps sur 24 heures par ClickUp
Nous avons tendance à mettre l'accent sur les huit heures de notre journée de travail, mais qu'en est-il des 16 autres ? Le modèle de planning 24 heures de ClickUp est l'outil idéal pour organiser votre journée heure par heure et vous aider à vous sentir prêt pour toutes vos activités et réunions à tout moment.
Ce modèle de liste comprend quatre statuts personnalisés et trois champs personnalisés pour une meilleure visibilité de toutes vos tâches et informations clés. Mais le véritable avantage de ce modèle réside dans ses vues ! C'est particulièrement vrai avec la vue détaillée du calendrier quotidien qui permet de visualiser, hiérarchiser et organiser toutes les tâches à faire au cours de la journée.
8. Modèle de planning mensuel par ClickUp
Le modèle de planning mensuel de ClickUp est le complément idéal du modèle 24 heures présenté ci-dessus. Si vous souhaitez afficher vos tâches et le temps dont vous disposez (à un niveau plus élevé), ce modèle deviendra votre nouveau meilleur ami.
Les champs personnalisés permettant de calculer le coût réel, le taux horaire, le budget alloué et la progression font de ce modèle une excellente ressource pour les responsables et les chefs d'entreprise qui supervisent plusieurs membres d'équipe ou des heures facturables.
La vue Calendrier mensuel de ce modèle organise les tâches par service ou par catégorie afin de vous aider à identifier vos priorités et à visualiser votre charge de travail. De plus, vous trouverez des vues pré-structurées (Échéancier, Liste, Diagramme de Gantt et Vue Équipe) pour superviser les paiements, les calendriers, les membres de l'équipe, etc.
9. Modèle d'emploi du temps quotidien par ClickUp
Légèrement différent du modèle 24 heures, ce modèle d'emploi du temps quotidien de ClickUp est la ressource idéale pour tous ceux qui souhaitent s'initier au time blocking. Grâce aux intervalles de temps bloqués sur un calendrier quotidien préétabli, vous pouvez facilement organiser vos tâches heure par heure.
Mais ce n'est pas tout ! Vous trouverez également une vue « Liste des tâches quotidiennes » pour regrouper les tâches à faire ou les activités par statut, champ personnalisé, personne assignée, etc. Avec un tableau Kanban interactif pour suivre le temps ou les absences, ce modèle de budget temps est parfait pour les enseignants qui planifient leurs cours quotidiens tout au long de la semaine ou du mois.
10. Modèle de calendrier de projet par ClickUp
Le modèle de calendrier de projet de ClickUp est la ressource idéale pour les gestionnaires qui souhaitent gérer efficacement et facilement leur temps sur plusieurs projets. Ce modèle de liste est conçu pour suivre et gérer les projets entrants et les flux de travail existants afin d'optimiser le temps dont vous disposez dans votre planning hebdomadaire grâce à quatre vues personnalisables, notamment :
- Vue Tableau pour superviser les phases du projet sur un tableau Kanban tout au long de la semaine.
- Échéancier pour gérer le calendrier des projets de grande envergure et relever les défis les plus importants de votre projet.
- Vue Liste pour résumer les tâches impliquées dans un projet ou une période spécifique.
De plus, l'aperçu de haut niveau est parfait pour visualiser l'ensemble de votre portefeuille de projets et votre budget temps afin de les présenter aux parties prenantes et de mettre en œuvre une meilleure gestion globale du travail.
Planifiez des journées de productivité grâce au modèle de gestion du temps
Quelle que soit la complexité de votre liste de choses à faire, nous avons le modèle qui vous aidera à tirer le meilleur parti de votre temps, quoi qu'il arrive.
ClickUp est le seul logiciel de productivité suffisamment puissant pour regrouper l'ensemble de votre travail, de votre temps et de votre progression sur une plateforme centralisée. Avec des centaines de fonctionnalités conçues pour vous aider à gagner du temps et plus de 1 000 intégrations pour rationaliser vos processus, ClickUp est le seul outil dont vous avez besoin pour vous lancer dans la gestion du temps.
Sans oublier que vous pouvez accéder gratuitement à chacun de ces modèles grâce au forfait Free Forever de ClickUp. Alors n'hésitez plus ! Essayez ClickUp dès aujourd'hui et voyez votre productivité décoller. ✈️