Toutes les tâches de votre pipeline sont-elles aussi urgentes les unes que les autres ?
À faites-vous un liste simple de choses à faire et de mener à bien chaque tâche du début à la fin ?
Si c'est le cas, c'est un signal d'alarme.
Pourquoi ?
Si vous n'établissez pas de priorités entre les tâches, vous ne tarderez pas à devenir un goulot d'étranglement chronique pour votre projet. Lorsque vous ne savez pas comment hiérarchiser les projets en fonction de votre productivité ou de celle de vos équipes, cela peut nuire considérablement à l'ensemble de votre travail.
Sans hiérarchie dans vos tâches, vous allez à contre-courant de votre compétences en matière de management d'équipe ce qui ne fait qu'engendrer des environnements d'équipe malsains. Si votre équipe ne peut pas vous faire confiance pour les tâches les plus urgentes, elle évitera probablement de vous demander de l'aide.
Tout ce que cela fera, c'est créer le chaos dans le projet.
Alors, peut-être devrions-nous éviter complètement ce scénario et apprendre les meilleures façons de prioriser les tâches. Voici votre guide pour mieux vous concentrer sur les tâches les plus critiques en premier, inspirer confiance à votre équipe et éviter les délais non respectés.
(en anglais)
8 étapes pour prioriser les tâches au travail
Savoir quelles tâches peuvent être traitées maintenant ou plus tard influencera la réussite de votre projet. Du désengagement et de l'absentéisme des employés à la baisse des performances et de la productivité, une hiérarchisation inefficace des tâches affecte les projets vastes et complexes.
Et au final, les résultats de votre entreprise en dépendent. C'est pourquoi vous devez comprendre comment hiérarchiser les tâches pour gérer votre temps et définir l'urgence au sein de votre équipe.
Si votre équipe croit que vous allez simplement achever les tâches parce que vous êtes leur manager, la communication au sein de l'équipe a déjà commencé à se désintégrer. La hiérarchisation des tâches est cruciale pour les équipes performantes, mais que pouvez-vous faire pour y remédier ?
1. Listez vos tâches sans hiérarchie particulière
Pour commencer, dressez une liste de toutes vos tâches. Incluez dans cette liste les tâches en cours et à venir pour tous vos projets. À ne laisser aucune d'entre elles en dehors de la liste des tâches pour quelque raison que ce soit.
Utilisez la vue Charge de travail de ClickUp pour savoir qui est en avance ou en retard et faites facilement glisser les tâches pour réaffecter les ressources
COMMENCEZ TOUJOURS PAR CRÉER VOTRE LISTE N'essayez pas de sauter l'étape de la liste des tâches à faire pour accélérer les choses ! C'est un piège. Et vous ne pourrez pas éviter tous les coûts élevés d'un manque de hiérarchisation des tâches dont nous avons déjà parlé. Décomposez les tâches les plus importantes en sous-tâches. Cela simplifie les étapes suivantes, et en logiciel de gestion des tâches comme ClickUp vous pouvez même réorganiser ou modifier les sous-tâches en masse.
Il n'est pas nécessaire de commander les tâches dans la liste pour le moment. Mais c'est un excellent moment pour les regrouper par jour, semaine, mois et année. Il en va de même pour l'ajout d'une durée et d'une date d'échéance à chaque tâche.
Attention, les tâches ne comprennent pas que des le travail sur les produits livrables du projet . Ce sont aussi des réunions, des appels téléphoniques et des visioconférences, des présentations et la réponse à des messages instantanés et à des e-mails. Mais en général, il s'agit d'étapes au sein de tâches.
Pour dresser votre liste de tâches, vous pouvez utiliser un stylo et du papier ou ClickUp. Mais laissez-nous vous dire une chose : l'utilisation d'un outil simplifie le travail interminable de mise à jour de la liste au fur et à mesure que de nouvelles tâches apparaissent. De plus, cette hiérarchisation des tâches et cette méthode de gestion du temps pourrait faire gagner beaucoup de temps. Organiser les tâches avec les alternatives de Taskade !
2. Identifier les tâches à faire en priorité
Nous nous sentons tous obligés de faire les petites tâches faciles et rapides en premier, quelle que soit leur priorité. C'est notre tendance à l'achevé se met en place. De plus, des études montrent que notre cerveau libère dopamine dans le sang chaque fois que nous terminons une tâche importante, ce qui nous donne envie de continuer à la faire.
Mais vous devez lutter contre cela ! Et vous pouvez le faire en :
Distinguer les tâches importantes des tâches urgentes
Qu'est-ce qu'une tâche importante ? Et qu'est-ce qu'une tâche urgente ?
Une tâche importante qui n'est pas urgente doit sans aucun doute figurer sur votre liste de tâches. Vous devez programmer la tâche, mais vous n'avez pas besoin de l'exécuter tout de suite. Vous pouvez en effet reporter la tâche.
En revanche, vous devez exécuter des tâches urgentes et importantes aujourd'hui ou dans les prochaines heures. Mais comme il ne s'agit pas nécessairement de tâches importantes, vous pouvez les déléguer pour que quelqu'un d'autre les exécute.
Ensuite, vous avez probablement d'autres tâches qui sont à la fois importantes et urgentes. Vous devez les faire immédiatement pour éviter de graves conséquences négatives, telles que le non-respect d'une échéance par un client, la perte d'un contrat avec un client, le non-lancement d'un produit ou d'un service.
Enfin, certaines de vos tâches quotidiennes ne sont ni importantes ni urgentes. Cela signifie que vous pouvez les supprimer de votre liste de tâches sans que cela n'ait d'impact négatif sur l'équipe, le département ou l'entreprise tout entière.
Le menu déroulant des points de scrum dans ClickUp permet aux équipes de suivre et de contrôler la complexité du travail achevé
Avec l'aide de ClickUp, il est facile d'ajouter des champs personnalisés avec une valeur "Number" pour évaluer et déterminer le travail estimé pour chaque tâche sur la base d'un nombre (c'est-à-dire de 1 à 5 avec 5 étant le plus difficile). Ce processus est utilisé dans la gestion de projet scrum mais il peut fonctionner de la même manière pour votre équipe !
Définir les priorités de la journée
Il est probable que vous planifiez des tâches importantes pour de longues périodes, comme des semaines ou même des années. Mais cette méthode vous aide à aborder votre forfait de tâches pour la semaine jour par jour :
- Avant de vous arrêter, sélectionnez les tâches les plus importantes que vous devez faire le lendemain (six au maximum)
- Classez les tâches par ordre de priorité en fonction de leur importance
- Le lendemain, concentrez-vous sur la première tâche de la liste et ne passez pas à la tâche suivante avant de l'avoir terminée, et ainsi de suite
- À la fin de la journée, déplacez le travail inachevé sur la liste du lendemain - qu'il s'agisse d'une seule ou de plusieurs tâches - et répétez l'ensemble du processus
3. Modifiez sans cesse vos priorités
Si vous voulez apprendre à établir des priorités entre les tâches, vous devez faire preuve d'adaptabilité. En effet, on ne sait jamais quand surviendra une commande de changement ou un problème inattendu concernant l'équipe, l'entreprise ou le produit.
Mais vous pouvez vous préparer aux évènements imprévisibles qui modifient les priorités des tâches. Prenez l'habitude de revoir l'ordre de priorité des tâches et mettez en place un paramètre pour ne pas oublier de le faire assez fréquemment.
Glisser-déposer des tâches sur une vue ClickUp Tableur pour une organisation simple
Passez en revue les priorités des tâches tous les jours en début ou en fin de journée. Mais si vous préférez, faites-le le vendredi après-midi pour la semaine suivante et revoyez les priorités à la fin de chaque journée.
ÉVITER LES PERTES DE TEMPS CONTINUELLES Les compétences en matière de gestion du temps sont une clé majeure de la hiérarchisation de vos tâches. Laissez tomber une tâche qui a soudainement cessé d'être une priorité, même si vous avez envie de la terminer et que vous y avez déjà consacré beaucoup de temps et d'efforts. Ce serait une perte de temps et risquerait de compromettre une échéance que de continuer à faire une tâche qui n'est pas prioritaire, surtout lorsqu'une autre tâche l'est devenue.
4. Estimer de manière réaliste l'effort à fournir pour achever une tâche
Vos estimations d'effort sont-elles achevées par un suivi des durées d'achèvement des tâches ? Si ce n'est pas le cas, vous devez commencer à suivre ces temps, car vous en aurez besoin même si vous n'avez pas hiérarchisé les tâches en fonction de l'effort.
Suivez le temps nécessaire pour achever vos tâches avec le logiciel ClickUp's logiciel de suivi du temps des projets de ClickUp . Par la suite, affinez vos estimations de l'effort sur la base de cet enregistrement.
Enregistrez le temps au fur et à mesure ou saisissez-le manuellement grâce au suivi du temps dans ClickUp
Vous devez allouer des ressources en fonction de différents critères et, le plus souvent, l'un d'entre eux sera le temps consacré aux tâches.
La dernière chose que vous voulez faire est d'établir des estimations d'efforts et de durée irréalistes pour votre équipe. Vous finirez par à vous précipiter vers l'exécution du projet ce qui entraînera des erreurs.
5. Reconnaître ses limites en matière de productivité et garder à l'esprit l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée
Il y a des limites à ce que l'on peut faire en une journée ou dans un certain état d'esprit. Une journée de travail typique dure généralement huit heures. Et nous sommes tous confrontés à des blocs de créativité de temps à autre. De plus, la plupart d'entre nous ne peuvent pas être très performants lorsqu'ils sont stressés.
Parfois il est plus productif de remettre une tâche à plus tard au lendemain ou tout simplement de l'abandonner. Mais, bien sûr, cela n'est possible que s'il ne s'agit pas d'une tâche critique ou importante et urgente que vous ne pouvez pas déléguer ou réaffecter.
Utilisez le journal des risques de ClickUp pour voir quelles tâches ou sous-tâches risquent d'être en retard ou incomplètes
L'utilisation d'un journal des risques pourrait vous aider sérieusement à comprendre l'impact et la probabilité des tâches de vos équipes (ou de vos tâches personnelles) si elles étaient incomplètes. Comprendre vos risques potentiels pourrait vous aider à mieux appréhender la productivité globale de vos équipes.
Interview Question Pro Tip: Une question d'entretien courante est la suivante : "Comment faites-vous pour établir des priorités dans votre travail ? Faites tomber cette question à chaque fois en montrant au responsable de l'embauche votre capacité à penser de manière critique et stratégique. Expliquez comment vous évaluez l'importance et l'urgence de chaque tâche et comment vous hiérarchisez votre charge de travail en fonction de ces facteurs. Démontrez votre sens de l'organisation et votre capacité à gérer des priorités multiples simultanément sans se laisser déborder.
6. Planifiez toutes vos tâches et tous vos travaux
La planification des tâches doit être un élément de votre checklist de gestion de projet . Elle commence par la définition d'une date de début et d'une date de fin pour chaque tâche de votre liste de tâches classées par ordre de priorité. Elle répond à plusieurs objectifs, de l'ajout des tâches à votre calendrier à la gestion de la charge de travail.
Si vous avez déjà ajouté une date d'échéance à chaque tâche, pas de problème ! Vous en avez en effet besoin comme référence pour définir les dates de début et de fin.
Il se peut que vous souhaitiez terminer une tâche avant la date d'échéance pour tenir compte des retards imprévus. Mais considérons que votre objectif est de terminer les tâches au moins à leur date d'échéance.
Achever chaque tâche à la date d'échéance dépend de votre capacité. Elle dépend également de l'existence ou non de priorités concurrentes. Mais vous ne pourrez tirer des conclusions solides sur votre capacité et vos priorités qu'après avoir planifié vos tâches dans votre Calendrier.
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/09/image5.gif Widget du tableau de bord ClickUp Portfolio /$$img/
Obtenez un aperçu de haut niveau de la progression des initiatives alignées avec le widget Portfolio dans ClickUp
En distribuant les tâches tout au long de la journée, vous pouvez suivre votre progression par rapport aux échéances. Par "progression", nous entendons la durée (nombre ou pourcentage de jours) restant à courir jusqu'à la date de fin. Toutefois, si vous enregistrez le travail effectué pour chacune de vos tâches, vous pouvez également suivre la progression par rapport à l'effort (estimé en heures-personnes).
La visualisation de votre calendrier est très efficace pour déterminer si vous pouvez accepter davantage de tâches. Et si vous avez déjà atteint votre charge de travail maximale, vous aurez besoin d'une aide supplémentaire (il n'y a qu'un nombre limité d'heures dans une journée).
Pour gérer les tâches et établir des priorités de manière efficace, planifiez tout, y compris vos tâches personnelles et les tâches liées aux projets internes et externes.
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/02/image4-3-e1644959553412.png Affichage du Calendrier dans ClickUp /$$$img/
Organisez les projets, planifiez les échéanciers et visualisez le travail de votre équipe sur un Calendrier flexible qui permet à tout le monde d'être sur la même page
Si vous choisissez ClickUp, vous pourrez programmer des réunions hebdomadaires (et des rappels quotidiens) avec des tâches récurrentes. Mais vous pouvez aller encore plus loin en utilisant L'affichage du Calendrier de ClickUp pour planifier vos tâches quotidiennes (ou hebdomadaires ou mensuelles). Et si vous préférez un échéancier ou une vue Tableau (ou feuille de calcul), ClickUp en dispose également.
Enfin, ClickUp affiche la charge de travail afin de l'équilibrer au mieux. Repérez les jours où vous êtes déjà surchargé, sur le point de l'être ou à des kilomètres de l'être. Agissez alors en conséquence : Planifiez davantage de tâches dans le dernier cas et déplacez des tâches dans le premier cas.
7. Bloquez votre temps pour faire plus de travail terminé
Prévoyez des blocs de temps pour faire vos tâches sans interruption. Cela vous empêche de faire du multitâche, ce qui est le pôle opposé des stratégies de hiérarchisation des tâches.
Exécutez une tâche liée à un projet dans chacun de ces blocs de temps ou même une tâche qui n'appartient à aucun projet. Vous pouvez également travailler sur plusieurs tâches au cours d'un même bloc de temps, mais il doit s'agir de petites tâches sans rapport les unes avec les autres.
Suivez facilement votre temps et votre emploi du temps avec le modèle de blocage d'emploi du temps de ClickUp
Blocs de signal de temps en votre Calendrier partagé comme "temps de concentration" et désactivez les notifications pendant cette période. C'est un moyen pour vos pairs et votre supérieur de ne pas vous déranger pendant que vous vous concentrez sur l'achèvement de vos tâches, en particulier celles qui sont hautement prioritaires.
Si vous choisissez ClickUp pour gérer vos tâches, pensez à utiliser nos modèles de blocage de temps .
8. Communiquer avec votre équipe si nécessaire
Savoir hiérarchiser les tâches est l'une des pierres angulaires d'un travail efficace au sein d'une équipe. Sinon, comment faire le tour de l'équipe lorsqu'elle attend que votre travail commence ou que le sien se termine ?
Et comment se sentiraient-ils si vous les faisiez attendre indéfiniment l'achèvement de vos tâches ? Vous devez avertir vos coéquipiers chaque fois que vous constatez un retard dans la progression de vos tâches. Et dites-leur quand vous avez l'intention d'achever ces tâches.
Vous devez également informer votre supérieur hiérarchique de tout obstacle que vous rencontrez dans l'accomplissement de vos tâches. C'est à lui de vous aider à surmonter ces obstacles.
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/03/Assign-Comments\_Task\_2021.gif Transformez les commentaires en tâches ClickUp ou confiez-les à l'équipe /$$$img/
Convertir les commentaires en tâches ClickUp ou les assigner pour transformer instantanément les pensées en éléments d'action
ClickUp est excellent pour partager des mises à jour et assurer un suivi en commentant des tâches spécifiques. Ces commentaires peuvent inclure des enregistrements d'écran que vous pouvez capturer dans l'outil. Vous pouvez également attribuer des commentaires à des coéquipiers pour leur faire savoir que vous attendez qu'ils terminent une tâche.
3 modèles de hiérarchisation du travail permettant de gagner du temps
Les modèles ClickUp suivants permettent d'exploiter la théorie qui sous-tend les méthodes de hiérarchisation que vous venez d'apprendre :
1. Modèle ClickUp "Faire Terminé"
Le modèle "Getting Things Terminé" (GTD), basé sur le système GTD de David Allen, vous aide à organiser les tâches et les projets en les enregistrant et en les divisant en éléments de travail réalisables
Le Modèle ClickUp pour faire les choses Terminé est un modèle complet qui permet de hiérarchiser et de suivre les tâches en un seul endroit. Il est hautement personnalisable avec des champs personnalisés et vous permet même de collaborer sur des documents avec d'autres membres de l'équipe.
Check out these GTD apps and GTD Templates !
Vous pouvez utiliser cette tâche modèle de hiérarchisation pour :
- Répartir les tâches dans des catégories - ou contextes, selon le modèle - que vous pouvez construire à partir de champs personnalisés
- Rester discipliné et classer les tâches par ordre de priorité en fonction du contexte, de la date d'échéance, de la durée estimée et du niveau d'effort
- Planifier les tâches dans une affiche de calendrier
- Organiser les tâches dans un Tableau Kanban personnalisable par priorité
2. Modèle de matrice des efforts de ClickUp Impact
L'utilisation d'une matrice d'impact sur l'effort vous permet de créer une représentation visuelle de l'effort requis pour chaque fonctionnalité afin de mieux hiérarchiser les tâches et les ressources
Si vous manquez de temps pour bien évaluer la priorité de vos tâches, ce modèle est parfait ! Le modèle Modèle de matrice des efforts de ClickUp Impact vous aide à hiérarchiser les tâches en fonction de l'effort nécessaire pour les achever.
Pour ceux qui ont besoin d'évaluer rapidement l'impact ou le coût d'un projet, ce modèle vous aide à déterminer ce qui doit être prioritaire. Ce modèle visuel permet à votre équipe de comprendre ce qui est le plus important pour sa réussite collective.
3. Modèle de matrice de priorisation ClickUp
Favorisez l'efficacité de l'équipe et gérez vos ressources pour mieux déterminer les idées, les concepts et les tâches qui nécessitent le plus d'attention
Nous avons conçu Le modèle de matrice de priorisation de ClickUp pour classer votre liste de tâches par ordre de priorité selon les deux critères de votre choix. Par exemple, classez vos tâches en fonction de leur importance et de leur degré d'accessibilité, de faible à élevé. Ensuite, vos tâches de haute priorité seront celles dont l'importance et la faisabilité sont élevées.
Utilisez également des couleurs pour classer les tâches. Par exemple, donnez une couleur différente aux tâches des différents projets. C'est une façon de classer par ordre de priorité toutes les tâches de plusieurs projets en un seul endroit.
Commencez à hiérarchiser les tâches pour optimiser votre flux de travail
Voici notre conseil : Suivez les la hiérarchisation des tâches étapes et méthodes de ce guide. Ensuite, passez à l'étape suivante et essayez ClickUp, notre outil d'aide à la décision de logiciel d'automatisation des tâches solution. Inscrivez-vous à ClickUp dès aujourd'hui ! Parce que savoir prioriser les tâches est essentiel pour réduire le stress et cesser de travailler sous pression. Mais seulement lorsque vous automatisation des tâches à faites-vous la valeur d'une liste de tâches classées par ordre de priorité et de Tâches ClickUp !