Comment hiérarchiser les tâches au travail (8 étapes pour améliorer votre flux de travail)

Toutes les tâches de votre pipeline sont-elles aussi urgentes les unes que les autres ?

Faites-vous une simple liste de tâches à faire et accomplissez-vous chacune d'entre elles du début à la fin ?

Eh bien, si c'est le cas, c'est un signal d'alarme.

Pour hiérarchiser efficacement votre travail, commencez par noter toutes les tâches que vous devez accomplir, qu'elles soient importantes ou non. Une fois que vous disposez d'une liste complète, évaluez chaque tâche en vous posant deux questions clés : Est-ce urgent ? Est-ce important ? Concentrez-vous d'abord sur les tâches à la fois urgentes et importantes, car ce sont celles qui ont le plus d'impact et dont les délais sont les plus serrés. Passez ensuite aux tâches importantes qui ne sont peut-être pas urgentes, mais qui contribuent néanmoins aux objectifs à long terme. Réexaminez et réajustez régulièrement vos priorités à mesure que de nouvelles tâches apparaissent.

Si vous ne hiérarchisez pas réellement les tâches, ce n’est qu’une question de temps avant que vous ne deveniez un goulot d’étranglement chronique pour les projets. Sans une hiérarchie claire des tâches, vous risquez de manquer les délais, de gaspiller des efforts et de submerger vos collègues, qui finiront par ne plus compter sur votre assistance.

Nous devrions donc peut-être éviter ce scénario et apprendre les meilleures façons de hiérarchiser les tâches. Voici votre guide pour vous concentrer sur l'essentiel, inspirer confiance à votre équipe et éviter le chaos dans vos projets.

8 étapes pour hiérarchiser les tâches au travail

Savoir quelles tâches peuvent être traitées immédiatement ou plus tard aura une incidence sur la réussite de votre projet. Du désengagement et de l'absentéisme des employés à la baisse des performances et de la productivité, une hiérarchisation inefficace des tâches affecte les projets de grande envergure et complexes.

Au final, c'est de cela que dépendent les résultats financiers de votre entreprise. C'est pourquoi vous devez comprendre comment hiérarchiser les tâches afin de gérer votre temps et de définir le degré d'urgence au sein de votre équipe.

Si votre équipe pense que vous acheverez simplement les tâches parce que vous êtes leur responsable, la communication au sein de l'équipe a déjà commencé à se détériorer. La hiérarchisation des tâches est cruciale pour les équipes hautement performantes, mais que pouvez-vous faire pour y remédier ?

1. Dressez la liste de vos tâches sans ordre hiérarchique particulier

Pour commencer, dressez une liste de toutes vos tâches. Incluez dans cette liste les tâches en cours et celles à venir pour tous vos projets. Et ne laissez aucune d'entre elles en dehors de cette liste, quelle qu'en soit la raison.

Cela peut sembler superflu. Cependant, établir des priorités et gérer efficacement les tâches dans notre tête est une illusion. Bien sûr, c'est faisable pour les petits projets menés par une seule personne, mais ce serait une véritable épopée pour la plupart des projets.

Vous devez avoir une vue d'ensemble de toutes vos tâches en cours, planifiées et à venir, regroupées en un seul endroit, ailleurs que dans votre tête. Et pour certains, cette liste doit être non ordonnée afin que vous ne vous contentiez pas de suivre une liste ou de traiter toutes les tâches de la même manière.

Essayez plutôt de hiérarchiser les tâches et de communiquer ces priorités à votre équipe. C'est ainsi que vous facilitez la gestion de la charge de travail et que vous vous faites une idée de votre liste de priorités, ce qui vous permet de la réorganiser si nécessaire.

COMMENCEZ TOUJOURS PAR CRÉER VOTRE LISTE N'essayez pas de sauter l'étape de la liste des tâches à faire pour aller plus vite ! C'est un piège. Et vous ne pourrez pas éviter tous les coûts élevés liés à l'absence de hiérarchisation des tâches dont nous avons déjà parlé. Décomposez les tâches plus importantes en sous-tâches. Cela simplifie les étapes suivantes, et dans un logiciel de gestion des tâches comme ClickUp, vous pouvez même réorganiser ou modifier des sous-tâches en bloc.

Il n'est pas nécessaire de classer les tâches de la liste dès maintenant. Mais c'est le moment idéal pour les regrouper par jour, semaine, mois et année. Il en va de même pour l'ajout d'une durée et d'une date d'échéance à chaque tâche.

Gardez à l'esprit que les tâches ne se limitent pas au travail sur les livrables du projet. Elles comprennent également les réunions, les appels téléphoniques et visioconférences, les présentations, ainsi que la réponse aux messages instantanés et aux e-mails. Mais en général, il s'agit d'étapes au sein des tâches.

Pour établir votre liste de tâches, utilisez un stylo et du papier ou ClickUp. Mais laissez-nous vous dire une chose : l'utilisation d'un outil simplifie la tâche fastidieuse qui consiste à mettre à jour la liste à mesure que de nouvelles tâches apparaissent. Et cette méthode de hiérarchisation des tâches et de gestion du temps pourrait vous faire gagner un temps considérable.

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2. Déterminez quelles tâches vous devez faire en premier

Nous avons tous tendance à vouloir faire en premier les tâches simples, faciles et rapides, quelle que soit leur priorité. C'est notre biais de finalisation qui entre en jeu. De plus, des études montrent que notre cerveau libère de la dopamine dans le sang chaque fois que nous achevons des tâches importantes, ce qui nous rend accros à cette sensation et nous pousse à continuer.

Mais vous devez vous défendre ! Et vous pouvez le faire en :

Distinguer les tâches importantes des tâches urgentes

Qu'est-ce qu'une tâche importante ? Et qu'est-ce qu'une tâche urgente ?

Il ne fait aucun doute qu'une tâche importante mais non urgente doit figurer sur votre liste de tâches. Vous devez la planifier, mais vous n'avez pas besoin de l'exécuter immédiatement. Vous pouvez en effet la reporter.

D'un autre côté, vous devez accomplir les tâches urgentes et importantes aujourd'hui ou dans les prochaines heures. Mais ce ne sont pas nécessairement des tâches importantes, vous pouvez donc les déléguer à quelqu'un d'autre.

Ensuite, vous avez probablement d'autres tâches importantes et urgentes. Vous devez les achever immédiatement pour éviter des conséquences négatives graves, telles que le non-respect d'une échéance client, la perte d'un contrat client, le non-lancement d'un produit ou la non-mise en service d'un service.

Enfin, certaines de vos tâches quotidiennes ne sont ni importantes ni urgentes. Cela signifie que vous pouvez les supprimer de votre liste de tâches sans que cela ait d'impact négatif sur l'équipe, le service ou l'ensemble de l'entreprise.

ClickUp, l'application tout-en-un pour le travail, vous permet d'ajouter des étiquettes personnalisées aux tâches pour les marquer comme importantes, urgentes, les deux, ou aucune. De plus, toutes les tâches peuvent être classées selon des priorités spécifiques telles que urgent, élevé, normal et faible.

Classez les tâches par leur valeur

Quelles sont les tâches qui apportent une grande valeur ajoutée à l'entreprise ? Ces tâches ont une priorité, mais elles ne sont pas toutes essentielles.

Leur priorité dépend de leur valeur. Les tâches critiques sont urgentes et ont une grande valeur. Les tâches hautement prioritaires ne sont pas urgentes, mais elles apportent une grande valeur à l'entreprise. Les tâches de priorité moyenne sont urgentes mais ont une faible valeur. Enfin, les tâches de faible priorité ne sont ni urgentes ni de grande valeur.

Voici quelques exemples de tâches à forte valeur ajoutée pour toute entreprise :

Créez des relations entre vos tâches et votre équipe dans ClickUp pour naviguer facilement d'une tâche à l'autre et vérifier leur statut. De plus, vous pouvez utiliser ClickUp pour définir des dépendances entre les tâches et, au final, établir l'ordre dans lequel elles doivent être exécutées.

Classez les tâches importantes par effort

Si vous souhaitez organiser votre journée de manière à assurer sa productivité, fiez-vous aux estimations d'effort. Cela signifie que vous devez achever chaque jour la tâche la plus exigeante avant toute autre chose.

Les tâches les plus exigeantes sont souvent les plus complexes de la journée ou celles qui sont étroitement liées aux OKR de l'entreprise. S'y attaquer dès le début de la journée réduit considérablement votre niveau de stress tout en créant une dynamique et en stimulant la motivation.

Grâce à ClickUp, il est facile d'ajouter des champs personnalisés avec une valeur « Nombre » pour évaluer et déterminer le volume de travail estimé pour chaque tâche sur une échelle numérique (par exemple, de 1 à 5, 5 correspondant à la tâche la plus difficile). Ce processus est utilisé dans la gestion de projet Scrum, mais il peut également fonctionner de la même manière pour votre équipe !

Définissez les priorités de la journée

Vous planifiez probablement les tâches importantes sur de longues périodes, telles que des semaines, voire des années. Mais cette méthode vous aide à aborder votre plan de travail hebdomadaire jour après jour :

3. Adaptez régulièrement vos priorités

Si vous souhaitez apprendre à gérer la hiérarchisation des tâches, vous devez absolument maîtriser la capacité d'adaptation. En effet, on ne sait jamais quand un changement de commande ou un problème imprévu concernant l'équipe, l'entreprise ou le produit va survenir.

Mais vous pouvez vous préparer à faire face à des évènements imprévisibles qui modifient les priorités des tâches. Prenez l'habitude de revoir régulièrement la hiérarchisation des tâches et mettez en place un système pour ne pas oublier de le faire assez souvent.

Passez en revue les priorités des tâches chaque jour, en début ou en fin de journée. Mais si vous préférez, faites-le le vendredi après-midi pour la semaine suivante et revoyez les priorités à la fin de chaque journée.

ÉVITEZ LES PERTES DE TEMPS RÉPÉTITIVESLes compétences en gestion du temps sont une clé essentielle pour hiérarchiser vos tâches. Abandonnez une tâche qui a soudainement cessé d’être une priorité, même si vous avez envie de la terminer et que vous y avez déjà consacré beaucoup de temps et d’efforts. Continuer à travailler sur une tâche qui n’est pas une priorité serait une perte de temps et pourrait compromettre le respect d’une échéance, surtout lorsqu’une autre tâche est devenue une priorité.

4. Évaluez de manière réaliste l'effort nécessaire à l'achevement d'une tâche

Vos estimations de l'effort nécessaire s'appuient-elles sur des données historiques concernant les délais nécessaires pour achever les tâches ? Si ce n'est pas le cas, vous devez commencer à suivre ces délais, car vous en aurez besoin même si vous n'avez pas hiérarchisé les tâches en fonction de l'effort requis.

Suivez le temps nécessaire à l'achevement de vos tâches grâce au logiciel de suivi du temps du projet de ClickUp. Ensuite, affinez vos estimations d'effort en fonction de ces données.

Vous devez allouer les ressources en fonction de différents critères et, très probablement, l'un de ces critères sera le temps consacré aux tâches.

La dernière chose à faire est de fournir à votre équipe des estimations irréalistes en termes d'efforts et de durée. Vous finirez par vous précipiter dans l'exécution du projet, ce qui entraînera des erreurs.

ClickUp vous aide à comparer le temps réel et l’estimation de durée pour chaque tâche et chaque projet, ce qui vous permet de bénéficier d’une visibilité claire sur les zones où le travail a tendance à s’allonger ou à ralentir. Mais si vous manquez de temps ou ne savez pas par où commencer, il existe une option encore plus intelligente.

ClickUp Brain peut analyser les descriptions de vos tâches et vos données historiques pour vous proposer des délais réalistes, des niveaux d'effort et des priorités de tâches.

Il identifie les obstacles, les échéanciers serrés et les déséquilibres dans la charge de travail, ce qui vous permet de prendre des décisions éclairées sans avoir à deviner.

💡 Conseil de pro : Laissez Brain s'occuper des calculs complexes pendant que vous vous concentrez sur l'exécution. Une planification intelligente des efforts commence par des informations pertinentes.

5. Reconnaissez vos limites en matière de productivité et veillez à maintenir un équilibre entre le travail et la vie privée

On ne peut pas tout faire en une journée ou dans un certain état d'esprit. Une journée de travail type dure généralement huit heures. Et nous connaissons tous des blocages créatifs de temps à autre. De plus, la plupart d'entre nous ne peuvent pas être très performants lorsqu'ils se sentent stressés.

Il est parfois plus productif de reporter une tâche au lendemain ou tout simplement de l'abandonner. Mais, bien sûr, cela n'est possible que s'il ne s'agit pas d'une tâche critique, importante ou urgente que vous ne pouvez ni déléguer ni réattribuer.

L'utilisation d'un registre des risques pourrait grandement vous aider à comprendre l'impact et la probabilité des tâches de vos équipes (ou de vos tâches personnelles) si elles n'étaient pas menées à bien. Comprendre vos risques potentiels pourrait vous aider à mieux appréhender la productivité globale de vos équipes.

6. Planifiez toutes vos tâches et missions de travail

Planifier les tâches ne consiste pas seulement à remplir votre calendrier, mais à tracer une voie claire vers vos objectifs. Commencez par définir des dates de début et de fin réalistes pour chaque tâche de votre liste hiérarchisée. Ces dates facilitent la planification, la distribution de la charge de travail et la visibilité des échéances.

Même si vous avez déjà défini des dates d'échéance, planifier les tâches sur un calendrier permet de tenir compte des variables imprévisibles telles que les réunions, les dépendances et les imprévus. Vous pouvez prévoir de terminer une tâche en avance pour vous ménager une marge de manœuvre, ou répartir le travail sur plusieurs jours afin de rester dans les limites des capacités de votre équipe.

📆 ClickUp Calendrier rend l'ensemble de ce processus visuel, flexible et collaboratif. Utilisez-le pour glisser-déposer des tâches dans votre planning quotidien, hebdomadaire ou mensuel. Vous pouvez ajuster les échéanciers, définir des rappels récurrents et relier les dates des tâches aux jalons du projet. Que vous gériez des sprints internes ou des livrables pour vos clients, ClickUp Calendrier permet à tout le monde d'être sur la même longueur d'onde.

Obtenez une vue d'ensemble de la capacité de votre équipe grâce à Vue Charge de travail, puis affinez le planning pour éviter toute surcharge. Associez-le au widget Portfolio de ClickUp pour suivre la progression dans tous les services ou initiatives, le tout depuis un seul tableau de bord.

7. Réservez-vous du temps pour faire plus de travail

Réservez-vous des blocs d'heures pour faire vos tâches sans être interrompu. Cela vous évite de faire plusieurs choses à la fois, ce qui est à l'opposé des stratégies de hiérarchisation des tâches.

Réalisez une tâche liée à un projet au cours de chacun de ces blocs d'horaire, ou même une tâche qui n'appartient à aucun projet. Vous pouvez également travailler sur plusieurs tâches au cours d'un même bloc d'horaire, mais celles-ci doivent être courtes et sans rapport les unes avec les autres.

Télécharger ce modèle

Réservez des blocs d'horaire dans votre calendrier partagé en les indiquant comme « temps de concentration » et désactivez les notifications pendant ces périodes. Cela permet à vos collègues et à votre responsable de ne pas vous déranger lorsque vous vous concentrez sur l'achevement de vos tâches, en particulier celles ayant une priorité élevée.

Si vous choisissez ClickUp pour gérer vos tâches, pensez à utiliser nos modèles de gestion du temps.

8. Communiquez avec votre équipe selon les besoins

Savoir hiérarchiser les tâches est l'un des piliers d'un travail efficace au sein d'une équipe. Sinon, comment pourriez-vous coordonner l'équipe alors que ses membres attendent que vous commenciez votre travail ou que vous terminiez le vôtre ?

Et comment se sentiraient-ils si vous les faisiez attendre indéfiniment que vos tâches soient achevées ? Vous devez prévenir vos collègues dès que vous constatez un retard dans la progression de vos tâches. Et leur indiquer quand vous prévoyez d'achever ces tâches.

Vous devez également informer votre responsable de tout obstacle que vous rencontrez dans l'exécution de vos tâches. C'est son rôle de vous aider à surmonter ces obstacles.

ClickUp est idéal pour partager des mises à jour et assurer le suivi en commentant des tâches spécifiques. Ces commentaires peuvent inclure des enregistrements d'écran que vous pouvez réaliser directement dans l'outil. Vous pouvez également attribuer des commentaires à des collègues pour leur faire savoir que vous attendez qu'ils terminent une tâche.

Aperçu des cadres de hiérarchisation des priorités

Toutes les stratégies de hiérarchisation ne se valent pas. Voici un bref aperçu des cadres de référence les plus courants pour vous aider à choisir celui qui vous convient le mieux :

Exemples concrets : la hiérarchisation en action

Passons de la théorie à la pratique. Voici comment différents professionnels peuvent établir des priorités avec ClickUp :

💡 Conseil de pro : utilisez la vue Charge de travail dans ClickUp pour gérer la capacité de l'équipe et ajuster les attributions en fonction de la disponibilité en temps réel.

3 modèles de hiérarchisation du travail pour gagner du temps

Les modèles ClickUp suivants vous permettront de mettre en pratique la théorie qui sous-tend les méthodes de hiérarchisation que vous venez d'apprendre :

1. Modèle « Getting Things Done » de ClickUp

Télécharger ce modèle

Le modèle « Getting Things Done » de ClickUp est un modèle complet qui permet de hiérarchiser et de suivre les tâches en un seul endroit. Il est hautement personnalisable grâce à des champs personnalisés et vous permet même de collaborer sur des documents avec d'autres membres de l'équipe.

Découvrez ces applications GTD et ces modèles GTD!

Vous pouvez utiliser ce modèle de hiérarchisation des tâches pour :

2. Modèle de matrice d'impact et d'effort ClickUp

Télécharger ce modèle

Si vous manquez de temps pour évaluer en détail la priorité de vos tâches, ce modèle est exactement ce qu'il vous faut ! Le modèle de matrice d'impact et d'effort ClickUp vous aide à hiérarchiser vos tâches en fonction de l'effort nécessaire pour les achever.

Pour ceux qui doivent évaluer rapidement l'impact ou le coût d'un projet, ce modèle de matrice d'impact et d'effort vous aide à déterminer ce qui doit avoir la priorité. Alignez votre équipe pour comprendre ce qui est le plus important pour la réussite collective de votre équipe grâce à ce modèle visuel.

3. Modèle de matrice de hiérarchisation ClickUp

Télécharger ce modèle

Nous avons conçu le modèle de matrice de hiérarchisation de ClickUp pour vous permettre de classer votre liste de tâches selon deux critères de votre choix. Par exemple, classez vos tâches par niveau d'importance et de faisabilité, de faible à élevé. Ainsi, vos tâches hautement prioritaires seront celles qui présentent à la fois un niveau d'importance et de faisabilité élevé.

Utilisez également des couleurs pour classer les tâches. Par exemple, attribuez une couleur différente aux tâches issues de divers projets. C'est un moyen de hiérarchiser toutes vos tâches provenant de plusieurs projets en un seul endroit.

Commencez à hiérarchiser les tâches pour optimiser votre flux de travail

Notre conseil : suivez les étapes et les méthodes de hiérarchisation des tâches décrites dans ce guide. Passez ensuite à l'étape suivante et essayez ClickUp, notre solution logicielle d'automatisation des tâches.

Inscrivez-vous dès aujourd'hui sur ClickUp! Savoir hiérarchiser les tâches est essentiel pour réduire le stress et ne plus travailler sous pression. Mais ce n'est qu'en effectuant l'automatisation de vos tâches que vous pourrez pleinement apprécier la valeur d'une liste de tâches hiérarchisées et des tâches ClickUp!

Foire aux questions

Quelle est la meilleure façon de hiérarchiser les tâches au travail ?

La meilleure approche dépend de votre charge de travail et de vos objectifs. Commencez par identifier les tâches en fonction de leur urgence et de leur importance. Des cadres de référence tels que la matrice d'Eisenhower vous aident à vous concentrer sur les tâches à fort impact, tandis que les méthodes RICE ou MoSCoW sont idéales pour les équipes produit et projet qui doivent prendre des décisions avec des ressources limitées. Quelle que soit la méthode choisie, l'essentiel est de veiller à ce que vos priorités restent visibles, réalisables et régulièrement mises à jour.

Comment faire la distinction entre ce qui est urgent et ce qui est important ?

Les tâches urgentes requièrent une attention immédiate, souvent en raison de délais ou de dépendances. Les tâches importantes contribuent aux objectifs à long terme ou à la réussite globale, mais ne sont pas nécessairement urgentes. Une bonne règle générale : Urgent = réactif, Important = stratégique. Utilisez un cadre visuel (comme une matrice 2×2) pour classer vos tâches quotidiennes ou hebdomadaires dans ces catégories.

Que dois-je faire lorsque tout me semble avoir une priorité ?

Si tout est une priorité, rien ne l'est vraiment. Prenez du recul et posez-vous la question suivante :

Ensuite, limitez votre attention à 1 à 3 priorités clés par jour. Envisagez le « time blocking » ou la méthode Ivy Lee pour éviter le surmenage et rester concentré.

Comment gérer les tâches imprévues ou de dernière minute ?

Commencez par vous demander si la tâche est à la fois urgente et importante. Si c'est le cas, adaptez votre planning de la journée et communiquez les changements aux parties prenantes. Sinon, reportez-la à plus tard. Des outils tels que la planification par glisser-déposer, les indicateurs de priorité ou même le réordonnancement suggéré par l'IA peuvent vous faciliter la tâche si vous utilisez un gestionnaire de tâches comme ClickUp.

À quelle fréquence dois-je revoir mes priorités ?

Idéalement, tous les jours. Un rapide bilan de 5 minutes le matin (ou la veille au soir) peut vous aider à recentrer votre attention. Pour les projets plus importants, effectuez des bilans hebdomadaires afin de réévaluer les échéanciers, la disponibilité des ressources et l'évolution des objectifs. Programmez un rappel récurrent dans votre Calendrier ou utilisez des checklists pour rester cohérent.

Quels outils facilitent la hiérarchisation des priorités ?

Vous pouvez commencer avec un stylo et du papier, mais les outils numériques offrent davantage de flexibilité. Recherchez des applications qui permettent :

ClickUp, par exemple, propose des modèles de hiérarchisation, des matrices effort-impact, la gestion des plages horaires et une planification intelligente pour vous aider à rester concentré et flexible.