liste de contrôle de la gestion de projet en 9 points pour les gestionnaires

Chez ClickUp, nous accordons une grande importance aux processus et à la productivité.

En tant que chefs de projet, nous savons que ce sont également deux de vos objectifs.

Pour vous aider dans la planification de vos projets, vous pouvez utiliser cette checklist pour chaque étape du processus. Utilisez-la avec vos équipes de projet ou partagez-la avec d'autres chefs de projet de votre organisation.

Vous pouvez même ajouter une checklist comme celle-ci à ClickUp (nous y reviendrons dans un instant).

En tant que chef de projet, vous avez notamment pour responsabilité d'élaborer un plan pour la réalisation du projet.

Tout d'abord, voici les éléments essentiels à toute checklist parfaite pour la gestion de projet.

Liste de contrôle pour la gestion de projet

1. Définissez la vision, les objectifs et les objectifs

L'une des bases de la gestion de projet consiste à définir les buts et objectifs de votre projet.

À partir de vos objectifs et objectifs, essayez de répondre à ces deux questions générales :

Ces questions vous aideront à définir les livrables du projet et à déterminer comment ils permettent de résoudre le problème que vous souhaitez régler.

Fixer des objectifs réalisables en tant que chef de projet en gestion de projet

La définition d'objectifs réalisables fait partie intégrante des processus de gestion de haut niveau. De nombreuses équipes utilisent les objectifs SMART.

Avec ClickUp, les chefs de projet peuvent utiliser les objectifs pour définir les buts de toute votre équipe, puis fixer des cibles sous forme de tâches à accomplir.

À partir de là, vous pouvez également établir une déclaration de vision et déterminer l'effort requis pour l'équipe afin que les parties prenantes et les travailleurs s'engagent à l'achever. Les objectifs aident également tout le monde à comprendre ce que le projet peut apporter. Incluez des points tels que :

Une checklist pour la gestion de projet peut être mise en place pour aider à franchir les jalons importants et atteindre les objectifs du projet.

En savoir plus sur Les objectifs dans ClickUp .

Bonus : gestion de projet de site web

2. Organisez une réunion avec les parties prenantes et les autres chefs de projet en gestion de projet

Ce sont les personnes qui s'investissent personnellement dans l'avancement et les résultats finaux du projet. Elles ont des attentes quant aux méthodes de planification du projet et c'est à vous, en tant que chef de projet, de les satisfaire. Une fois de plus, une checklist pour la gestion de projet vient à la rescousse !

Les parties prenantes du projet peuvent inclure :

En savoir plus sur les termes liés à la gestion de projet!

3. Rassemblez les spécifications et les exigences pour l'équipe du projet.

La prochaine étape de votre checklist pour la gestion de projet consiste à rassembler les spécifications et les exigences de votre projet. Cela dépendra du type de projet sur lequel vous travaillez.

En général, vos spécifications et vos exigences doivent inclure quelques critères axés sur les résultats :

4. Élaborez le plan du projet

Vous avez terminé vos recherches, vous comprenez les exigences et vous êtes maintenant prêt à établir un plan de travail.

Votre première réaction sera peut-être de vous lancer directement dans l'élaboration d'un échéancier et la planification des tâches.

Mais avant de créer le calendrier du projet, vous devez réfléchir aux étapes spécifiques à faire.

De l'écriture du code à la commande de pièces ou à la création de signalétique, les éléments varient en fonction de votre projet spécifique. Il n'existe pas deux checklists de gestion de projet identiques, et cette étape est cruciale pour vous et la réussite de votre projet.

N'oubliez pas la gestion des risques et la manière dont vous allez traiter les problèmes difficiles ou les demandes de modification qui pourraient survenir. Vous devrez également définir la portée du projet dans votre plan de gestion de projet afin que tout se déroule comme prévu. Il y aura toujours des surprises, mais tant que vous vous engagez à communiquer et à exécuter le projet, et que vous utilisez l'outil de gestion de projet ClickUp, vous et votre équipe de projet serez sur la voie de la réussite !

Prise en compte des dépendances lors de la planification du projet

Pour cet élément de checklist, tenez également compte des dépendances, c'est-à-dire des tâches qui doivent être achevées avant que d'autres tâches puissent commencer. Classez vos tâches et définissez leurs dépendances afin de gérer les jalons et de gagner du temps.

Dans ClickUp, créez un dossier pour votre projet, puis commencez une liste des différentes parties. Vous pouvez avoir différentes listes en fonction des langages de programmation utilisés. Vous pouvez en avoir une pour le front-end et une autre pour le back-end. La conception et la rédaction fonctionnent aussi ! Quel que soit le groupe de tâches que vous avez, une liste peut vous aider à les regrouper.

Ensuite, créez des tâches individuelles pour chacun des éléments à réaliser. Ne fixez pas de date d'échéance ! Mais vous pouvez ajouter tous les détails ou fichiers pertinents. ClickUp fournit un éditeur de texte enrichi pour vous aider à mettre en évidence certains points, copier du code ou même citer des sections en italique.

5. Établissez le budget du projet

Une fois le plan du projet terminé, il est temps de passer aux détails pratiques : le budget.

Il s'agit d'une estimation basée sur le temps nécessaire à la réalisation du projet.

Espérons que vos parties prenantes vous ont fourni un nombre sur lequel vous baser.

Mais voici un conseil : ne la regardez pas.

Réfléchissez à ce qu'il faudrait pour terminer le projet au mieux de vos capacités et dans les limites du cahier des charges, puis réfléchissez au nombre.

Vous saurez alors ce qu'il faut supprimer et ce qu'il faut conserver. Commencez par une estimation globale, puis effectuez un travail d'affinage progressif.

Coûts directs et indirects

Chaque budget comportera des coûts directs et indirects.

Les coûts directs comprennent la main-d'œuvre, le matériel, les logiciels de gestion de projet et tous les coûts liés à la recherche (tels que les déplacements ou les groupes de discussion).

Les coûts indirects ne doivent pas nécessairement être pris en compte (selon le projet). Ceux-ci ont des répercussions au-delà de votre projet, comme la location d'espaces de bureau ou les fournitures de bureau. Ils peuvent également être utilisés pour d'autres projets et leur être bénéfiques.

Grâce à la fonctionnalité Champs personnalisés de ClickUp, vous pouvez créer des colonnes de tâches uniques pour gérer votre budget ou toute autre valeur numérique.

Vous pouvez même déterminer tous les coûts, calculer vos champs budgétaires dans des rapports afin d'en trouver la somme, la moyenne ou l'intervalle. C'est le moyen idéal pour gérer les coûts et avoir une vue d'ensemble de l'efficacité générale de votre projet, afin de pouvoir créer un plan de ressources pour celui-ci.

6. Allouez vos ressources

Qui fera le travail sur quoi ?

C'est à ce stade que vous commencez à attribuer le travail ou les tâches à des membres spécifiques de l'équipe. Réfléchissez aux compétences de chacun, à leur expérience antérieure et à leurs rôles et responsabilités au sein de l'entreprise.

Souvent, il est évident qu'un certain membre de l'équipe travaillera sur un projet. D'autres fois, vous pouvez créer une équipe spécialisée où chacun de ces facteurs sera plus important.

Allocation des ressources et des équipements

Outre le personnel, vous devrez peut-être réfléchir aux calendriers et à l'équipement. Avez-vous besoin de passer des commandes pour des pièces supplémentaires ? Quel est votre stock actuel et est-il suffisant pour terminer le projet ? De quels logiciels supplémentaires avez-vous besoin ?

Ces considérations font partie de l'allocation des ressources. Vous êtes chargé d'aligner les calendriers sur le nombre de personnes dont vous disposez.

Cela peut impliquer de demander du personnel supplémentaire ou de passer des contrats avec d'autres fournisseurs pour terminer le projet dans les délais impartis.

7. Créez un calendrier

Après avoir déterminé les tâches à faire et les ressources nécessaires pour les réaliser, vous pouvez créer un calendrier et un échéancier pour vos projets.

Il s'agit d'estimer le temps nécessaire à chaque tâche, puis de les répertorier afin d'obtenir une date d'achèvement raisonnable du projet.

Vous pouvez demander à certains collaborateurs d'estimer la durée nécessaire pour vous, ou réviser le calendrier de votre projet une fois que vous disposez de quelques estimations de durée.

Dans ClickUp, vous disposez de nombreuses options pour gérer votre temps et vos plannings :

8. Définissez votre plan de communication

Dans ce plan, vous créerez des jalons pour les vérifications et les mises à jour. Cela peut se faire par le biais de réunions quotidiennes, comme dans la gestion de projet agile, de réunions hebdomadaires ou de réunions de lancement de projet.

Réfléchissez également à la manière dont vous allez tenir informés les parties prenantes, les sponsors du projet et les autres intervenants de manière claire, car ils travaillent probablement sur plusieurs projets à la fois.

Bonus : découvrez notre top 10 des modèles de lancement de projet pour les réunions

Une partie du plan de communication consistera à documenter chacune des phases du projet.

ClickUp vous permet de joindre des pièces jointes, de réaliser une connexion avec Google Drive/Dropbox et même d'intégrer des feuilles de calcul ou d'autres documents directement dans ClickUp. ClickUp peut remplacer toutes les autres applications de gestion de documents, éliminant ainsi les frictions liées à l'utilisation d'autres outils.

Communiquer grâce aux discussions dans ClickUp

Les discussions dans ClickUp améliorent votre capacité à communiquer. Ajoutez une discussion à un dossier ou à une liste, et mentionnez votre collègue ou membre de l'équipe du projet. Une notification apparaîtra dans leur section de notifications, et ils pourront y répondre directement. Les discussions sont idéales pour les questions rapides.

Vous pouvez également envisager d'utiliser des présentations formelles pour faire le point sur l'avancement des projets.

Assurez-vous de bien planifier vos projets, utilisez ces modèles de planification de projet comme point de départ et veillez à mettre en place un plan de communication et un registre des risques avant de commencer votre checklist de projet.

N'oubliez pas : une réussite du projet commence par une vision du projet à laquelle toutes les parties prenantes adhèrent fermement et comprennent la structure de répartition du travail ( WBS ), les indicateurs clés de performance ( KPI ) et l’échéancier du projet.

En savoir plus sur les outils efficaces pour le projet de communication au sein de l'équipe et de structure de répartition du travail .

9. Suivez votre progression

Êtes-vous en suivi ?

Avez-vous respecté les délais ?

Ce sont des questions importantes à se poser au début de votre projet. Réfléchissez aux livrables dont vous avez besoin et appliquez-les à votre calendrier de projet. Tenez également compte des enseignements tirés des projets précédents que vous avez gérés et assurez-vous que toutes les informations pertinentes sur le projet sont à la disposition de votre équipe. Plus vous fournirez de détails dès le départ, mieux ce sera !

Il existe plusieurs façons de suivre la progression de votre projet dans ClickUp.

Les diagrammes de Gantt dans ClickUp vous donneront un aperçu des projets qui sont en bonne voie, de ceux qui sont en retard et du chemin critique pour vous montrer les éléments les plus importants à accomplir.

Les rapports dans ClickUp vous indiqueront également qui travaille sur quoi, combien de tâches ont été achevées, et bien plus encore.

Vous pouvez également utiliser les objectifs dans ClickUp pour suivre l'avancement de votre projet. Définissez un objectif, puis ajoutez un dossier, une liste ou des tâches comme cibles. Vous pouvez ainsi voir la progression que vous avez réalisée.

Une autre fonctionnalité qui peut vous aider à suivre les progrès est celle des Portfolios. Cette fonctionnalité vous permet d'obtenir une vue d'ensemble de ce qui se passe dans votre équipe en vous permettant de lier certaines listes en un seul endroit cohérent. Vous pouvez personnaliser vos vues de Portfolio et même les partager avec d'autres afin que tout le monde soit sur la même longueur d'onde à mesure que votre projet avance.

Bonus : exemples de gestion de projet

Conclusion

Maintenant que nous avons passé en revue les neuf étapes essentielles d'une checklist pour la gestion de projet, il existe encore une autre fonctionnalité de gestion de projet très pratique qui peut vous aider.

Oui, nous vous avons montré comment ClickUp peut vous aider, des dates d'échéance aux rapports sur l'avancement et les performances des projets, mais il y a aussi une autre partie du processus.

Vous pouvez créer une checklist des tâches dans ClickUp qui inclut chaque étape de ce processus. Chaque fois que vous souhaitez démarrer un projet, vous pouvez utiliser une checklist enregistrée pour vous aider à suivre chaque étape.

Il s'agit d'un plan de projet pour démarrer des projets.

En voici une que j'ai créée à cet effet :

Pour vous faciliter encore plus la tâche, vous pouvez enregistrer des modèles de checklists en tant que modèles de gestion de projet, puis les recharger lorsque vous êtes prêt à les utiliser pour votre prochain projet.

ClickUp simplifie la planification de projet et la rend plus productive pour les chefs de projet.

Regroupez tout votre travail au même endroit et commencez à gagner une journée par semaine grâce à ClickUp!