Imaginez un carrefour très fréquenté à l'heure de pointe. Des centaines de voitures sont alignées et tous les conducteurs sont pressés d'arriver à l'heure au travail. Sans règles de circulation appropriées, ce serait le chaos total. 🚨
La hiérarchisation des priorités aborde des problèmes similaires, mais nous parlons ici de délais imminents et de clients exigeants plutôt que d'embouteillages. Elle fournit des lignes directrices pour une organisation efficace lorsque vous devez jongler simultanément avec de nombreuses tâches présentant différents niveaux d'urgence.
Pour maîtriser votre jeu de priorisation, vous devez trouver l'outil adapté à la tâche. Consultez la liste de nos modèles de priorités ClickUp préférés et choisissez votre compagnon ! Nous allons explorer ce que chacun apporte et comment vous pouvez l'utiliser pour stimuler votre productivité.
⏰ Résumé en 60 secondes
Vous vous sentez submergé par une montagne de tâches ? Une hiérarchisation efficace des priorités peut changer la donne. ClickUp propose une variété de modèles gratuits pour vous aider, vous et votre équipe, à vous concentrer sur ce qui compte vraiment.
- ClickUp Modèle simple de matrice de priorisation : triez rapidement les tâches par urgence et priorité, afin de vous assurer de traiter en premier lieu les éléments ayant une priorité élevée.
- Modèle de matrice des priorités d'action ClickUp : évaluez les tâches en fonction de l'effort et de l'impact, ce qui vous aide à vous concentrer sur les gains rapides qui donnent des résultats significatifs.
- ClickUp Modèle de tableau blanc avec matrice de priorités 2×2 : organisez visuellement les tâches en quatre quadrants, ce qui permet d'identifier facilement celles qui nécessitent une attention immédiate.
- Modèle de matrice de priorisation de projet ClickUp : évaluez et classez les projets afin d'allouer efficacement les ressources et d'atteindre les objectifs stratégiques.
- Modèle de tableau blanc de hiérarchisation des priorités ClickUp : collaborez avec votre équipe en temps réel pour déterminer les priorités des tâches et rationaliser les flux de travail.
- ClickUp Modèle de plan d'action quotidien : planifiez votre journée avec des objectifs clairs, afin de rester sur la bonne voie et assurer votre productivité.
- Modèle de plan d'action SMART ClickUp : fixez des objectifs spécifiques, mesurables, réalisables, pertinents et limités dans le temps pour améliorer la concentration et la responsabilité.
- Modèle ClickUp Backlogs & Sprints : gérez le développement de produits en organisant efficacement les tâches dans des backlogs et en planifiant des sprints.
- Modèle ClickUp Start-Stop-Continue : réfléchissez aux processus actuels afin d'identifier ce qu'il faut commencer, arrêter ou continuer à faire pour une amélioration continue.
- ClickUp Modèle simple de tâches à faire : suivez les tâches quotidiennes à l'aide d'une liste de tâches simple, afin de vous assurer que rien ne passe entre les mailles du filet.
Qu'est-ce qu'un modèle de matrice de priorisation ?
Les modèles de priorités sont des cadres préétablis qui vous aident à organiser les tâches en fonction de leur urgence et de leur impact sur l'entreprise.
Une fois toutes vos tâches triées, vous et votre équipe pouvez travailler plus rapidement et en toute confiance. Vous savez exactement ce qui doit être fait, quand et pourquoi, de sorte que vos efforts sont ciblés et alignés sur les objectifs de l'entreprise et de l'équipe.
L'utilisation d'un modèle de hiérarchisation des projets présente de nombreux avantages, notamment :
- Concentration, efficacité et productivité accrues
- Amélioration de la prise de décision stratégique
- Allocation efficace des ressources
- Réduction du stress et meilleur équilibre entre le travail et la vie privée
- Respect des délais et réalisation des objectifs dans les temps
Tout comme les techniques de hiérarchisation des priorités, les modèles de priorités se présentent sous différentes formes avec différents critères d'évaluation des tâches et peuvent être utilisés dans divers contextes par des personnes occupant des positions spécifiques au sein d'une organisation.
Qu'est-ce qui caractérise un bon modèle de priorités ?
En général, un modèle de priorités efficace doit cocher les cases suivantes :
- Visualisation : structure claire et design attrayant avec des couleurs et des éléments séduisants pour donner vie à vos projets.
- Accessibilité : vous permet d'y accéder et de réaliser des modifications en cours depuis n'importe quel appareil, ce qui vous permet de planifier vos tâches où que vous soyez.
- Intuition : interface épurée et simple à utiliser pour tous les membres de l'équipe, qu'ils soient nouveaux ou expérimentés.
- Flexibilité : s'adapte à différents types de projets et d'équipes et vous permet d'évoluer au fur et à mesure que votre entreprise se développe.
- Intégration : prend en charge l'intégration avec vos outils de gestion de projet préférés, vous permettant d'optimiser le flux de travail.
- Collaboration : permet à tous les membres de votre équipe de participer à la hiérarchisation des priorités, grâce à des fonctionnalités avancées de partage, de contrôle des utilisateurs et de communication.
10 modèles gratuits pour hiérarchiser les priorités d'un projet
Un plan de hiérarchisation des tâches bien conçu peut préparer le terrain pour le travail à venir afin que plusieurs projets se déroulent sans encombre. En fournissant un effort supplémentaire au préalable, vous pouvez gagner du temps lors des étapes de production plus exigeantes, en évitant les malentendus, les retards, les erreurs et autres incidents qui érodent la confiance des clients. ⏰
Vous ne savez pas par où commencer ? Utilisez l'un de ces 10 modèles ClickUp et optimisez votre processus de hiérarchisation du travail en un clin d'œil. Ils sont gratuits, vous pouvez donc explorer différentes options sans aucune contrainte !
1. Modèle de matrice de priorisation simple ClickUp
Si vous préférez vous en tenir à la matrice de priorités Eisenhower, qui a fait ses preuves, le modèle de matrice de priorités simple de ClickUp pourrait être l'outil idéal pour hiérarchiser vos projets.
Le modèle a une structure 2×2 et comprend les variables Urgence et Importance. Comme pour le précédent ajout à notre liste, vous pouvez utiliser ce cadre en ajoutant des notes autocollantes dans ses quatre cellules.
En fonction de leur position, les tâches peuvent être classées comme suit :
- Importance élevée, urgence élevée : À faire en premier
- Faible importance, urgence élevée : À faire ensuite
- Importance élevée, urgence faible : À faire plus tard
- Faible importance, faible urgence : À faire en dernier
Saviez-vous que vous pouvez utiliser ClickUp pour gérer presque toutes vos opérations en coulisses, et pas seulement la hiérarchisation des priorités ?
Transformez les notes autocollantes en tâches en un seul clic et gérez-les toutes dans la vue Liste. Vous pouvez évaluer la capacité des employés, attribuer des tâches et suivre la progression ou ajouter des sous-tâches, des checklists, des pièces jointes et tout autre élément facilitant la réalisation des tâches.
2. Modèle de matrice des priorités d'action ClickUp
Autre matrice 2×2, le modèle de matrice des priorités d'action ClickUp permet aux chefs de projet de évaluer les tâches en fonction de l'effort requis et de leur impact potentiel.
Avant de déterminer leur priorité, répertoriez toutes les tâches dans le rectangle gris situé à droite du modèle à l'aide de notes autocollantes. N'hésitez pas à changer leurs couleurs pour ajouter des informations supplémentaires. Par exemple, la couleur peut indiquer le responsable, le service ou un autre facteur d'évaluation.
Vous pouvez organiser les tâches dans quatre cellules différentes, qui portent des noms astucieux :
- Grands projets : impact élevé + effort important
- Gains rapides : impact élevé + effort réduit
- À remplir : faible impact + effort important
- Tâches ingrates : faible impact + faible effort
Comme pour les autres modèles ClickUp Tableau blanc, vous pouvez personnaliser presque tous les éléments à la perfection. Laissez libre cours à votre imagination avec des images, des vidéos, des croquis et des diagrammes. 🎨
3. Modèle de tableau blanc ClickUp 2X2 Matrice de priorité
Comme son nom l'indique, le modèle de Tableau blanc ClickUp 2X2 Priority Matrix est une matrice 2×2 standard dans laquelle vous pouvez glisser-déposer des tâches.
Malgré son aspect familier, ce modèle présente une approche unique par rapport aux recommandations précédentes de notre liste. Outre l'importance, il inclut la priorité comme l'une des variables. Ce type de structure est utile lorsque la priorité de la tâche a été déterminée, mais qu'elle ne correspond pas à son importance globale.
Même si une tâche est libellée comme ayant une haute priorité, cela ne signifie pas pour autant qu'elle doit être votre principale préoccupation. Utilisez ce modèle pour déterminer où vous devez consacrer votre temps, en tenant compte du contexte global.
4. Modèle de matrice de priorisation de projet ClickUp
Le modèle de matrice de priorisation ClickUp est un excellent moyen de visualiser la hiérarchie complexe des tâches à venir.
Il s'agit d'une matrice 3×3 avec deux axes représentant les variables Impact et Effort. Une tâche peut obtenir un score faible, moyen ou élevé pour ces variables. Les cellules sont stratégiquement codées par couleur pour vous aider à évaluer d'un seul coup d'œil la priorité globale des tâches :
- Rouge : À faire immédiatement
- Orange : À faire ensuite
- Vert : À faire en dernier
Pour ajouter du contenu à un Tableau blanc ClickUp, créez une nouvelle note autocollante quelque part sur le tableau et décrivez brièvement la tâche. Après avoir évalué son impact et son niveau d'effort, faites-la glisser et déposez-la dans la cellule qui représente le mieux son statut de priorité. Vous pouvez utiliser le positionnement exact de la note dans la cellule pour introduire un niveau de classement supplémentaire.
En mode Tableau blanc, le modèle offre liberté et créativité. Vous pouvez ajouter des images et des vidéos, créer des liens vers des tâches et des documents, et griffonner pour exprimer vos idées à votre équipe de manière ludique. 💥
5. Modèle de tableau blanc de hiérarchisation des priorités ClickUp
Le modèle de Tableau blanc de priorisation de ClickUp offre un moyen coloré et innovant de gérer les tâches, les idées et les propositions au sein de votre organisation. 🌈
Bien que similaire à une matrice avec ses deux axes, le modèle s'éloigne des catégories strictes et introduit un système de couches plus flexible. Selon leur position dans le diagramme, les tâches peuvent avoir les statuts suivants :
- À faire impérativement/Faisable : hautement réalisable et très important
- Souhaitable/À revoir : hautement réalisable ou très important
- Ne fonctionnera pas/Impossible : Peu significatif ou difficilement réalisable
Commencez par répertorier toutes vos tâches sous forme de notes autocollantes dans la section « Idea Pool » (Réservoir d'idées) à droite. Ce modèle de hiérarchisation des priorités vous permet d'impliquer les employés de manière transversale en attribuant une couleur de note à chaque service. Après avoir créé la liste, évaluez l'importance et la faisabilité des tâches, puis déplacez-les vers leurs positions respectives.
N'oubliez pas de mettre à jour la légende à gauche pour aider les autres à comprendre plus facilement le diagramme! 🧭
6. Modèle de plan d'action quotidien ClickUp
Nous nous éloignons de la structure simple du modèle de matrice de priorisation de projet pour passer à une structure plus complète et interactive. Le modèle de plan d'action quotidien ClickUp fournit tous les outils dont vous avez besoin pour augmenter votre productivité et atteindre efficacement vos objectifs quotidiens en équipe. 📅
Avec ce modèle, vous pouvez :
- Centralisez toutes les données afin de les rendre facilement accessibles à tous.
- Organisez les tâches et suivez leur progression
- Planifiez et attribuez des tâches et obtenez une vue d'ensemble de l'échéancier du projet.
La première chose à faire est de définir l'objectif global. Vous pouvez le faire dans le petit tableau en haut de la vue Liste du modèle. Ensuite, définissez les tâches et sous-tâches pour chaque service. Utilisez les colonnes à droite pour fixer la date limite, indiquer la complexité de la tâche ou ajouter un champ personnalisé avec d'autres informations pertinentes.
Si vous êtes fan des tableaux Kanban, vous trouverez peut-être plus pratique d'organiser les tâches dans la vue Tableau. Quelle que soit la disposition, n'hésitez pas à personnaliser le regroupement, les filtres et d'autres éléments afin d'adapter le modèle aux besoins de votre équipe.
Grâce à la vue de l'échéancier, vous pouvez gérer efficacement votre temps. En définissant les dépendances entre les tâches, vous vous assurez qu'elles suivent toujours l'ordre le plus logique et le plus efficace, même en cas de reprogrammation fréquente.
7. Modèle de plan d'action SMART ClickUp
Le modèle de plan d'action SMART de ClickUp vous offre la possibilité d'analyser vos objectifs en profondeur. Vous pouvez préciser les moyens de les atteindre et de mesurer votre réussite. 📐
Comme vous avez probablement déjà travaillé avec Word, Google Docs ou un programme similaire, ce modèle devrait vous sembler familier ! 🔔
Notez vos idées dans les champs de texte prévus à cet effet, supprimez les bannières, et le tour est joué.
Commencez par définir votre objectif final. Dans la section suivante, abordez les aspects spécifiques de votre plan d'action, en suivant le principe SMART :
- Spécifique : que devez-vous faire pour atteindre l'objectif ? Qui sont les autres personnes responsables et quelles sont leurs fonctions ?
- Mesurable : quels indicateurs utiliserez-vous pour suivre la progression et déterminer la réussite de vos efforts ? Y a-t-il des jalons importants que vous devez franchir ?
- Réalisable : comment comptez-vous atteindre cet objectif ? De quels outils avez-vous besoin ? Quelles compétences ou connaissances devez-vous perfectionner ?
- Pertinent : pourquoi cet objectif est-il important ? Comment s'inscrit-il dans le contexte général et les objectifs de l'entreprise ?
- Délai : y a-t-il des délais prédéfinis que vous devez respecter ? Si ce n'est pas le cas, combien de temps pensez-vous avoir besoin pour atteindre votre cible ?
Dans le tableau de suivi à la fin, rendez compte de votre progression après des intervalles de temps prédéfinis. Décrivez les principales réalisations, les lacunes et les domaines qui nécessitent une assistance supplémentaire.
8. Modèle ClickUp Backlogs & Sprints
Chefs d'équipe de développement logiciel, écoutez bien : ce modèle est fait pour vous ! Le modèle ClickUp Backlogs & Sprints est un outil de productivité complet basé sur les méthodologies Scrum et Agile.
Il occupe tout un espace ClickUp et offre différentes vues et fonctionnalités, vous permettant de gérer l'ensemble du processus à partir d'une seule application. Cela peut être difficile pour les débutants, mais le document d'instructions inclus devrait fournir suffisamment d'indications.
Le modèle comprend plusieurs vues, notamment :
- Liste épique pour un aperçu de toutes les histoires utilisateur
- Liste de priorisation des retards pour vous aider à organiser les récits d'utilisateurs et les bugs
- Liste de sprint et tableau quotidien pour la planification à long terme
- Nouveau formulaire de demande épique pour recueillir les commentaires des utilisateurs
- Vues Calendrier, Échéancier et Charge de travail pour la planification
- Documents rétrospectifs pour résumer et recueillir les commentaires des équipes
En matière de gestion des priorités, la liste de priorisation des retards offre de nombreuses colonnes personnalisées pour vous aider à évaluer les tâches. Vous pouvez attribuer des points de sprint, utiliser la méthode de tri MoSCoW, attribuer une étiquette de priorité ou introduire vos propres critères de projet.
9. Modèle « Démarrer-Arrêter-Continuer » de ClickUp
De temps à autre, vous devriez réévaluer vos flux de travail afin d'identifier les domaines à améliorer. Après tout, l'ordre des tâches n'a pas beaucoup d'importance si vos processus sont obsolètes et inefficaces dans leur essence même.
Le modèle ClickUp Start-Stop-Continue fournit un cadre pour optimiser les processus au sein de votre équipe ou de votre organisation. Il s'agit d'un autre modèle de Tableau blanc, qui offre donc de nombreuses options de personnalisation.
Commencez par définir l'objectif principal, c'est-à-dire ce que vous souhaitez accomplir. Il peut s'agir, par exemple, d'améliorer le service client ou de rationaliser le processus d'intégration.
Créez une liste des tâches impliquées dans ledit processus à l'aide de notes autocollantes. Après en avoir discuté avec vos coéquipiers ou les parties prenantes, déterminez à quelle catégorie appartient chaque tâche :
- Commencer : tâches que vous ne faites pas mais que vous devriez faire
- Arrêtez : les tâches inefficaces qui prennent beaucoup de temps mais apportent peu de valeur ajoutée à l'entreprise.
- Continuer : tâches qui se sont avérées efficaces et qui doivent rester dans le processus.
Glissez-déposez les notes symbolisant les tâches à leur position appropriée. Vous pouvez transformer les plans en actions en créant des tâches dans la vue Liste, ce qui vous permet de débloquer de nombreuses autres fonctions. Veillez à réévaluer et à améliorer le processus après une période donnée afin de garantir sa pertinence.
10. Modèle simple de tâches à faire ClickUp
Dans certains cas, la solution la plus simple est la plus efficace. Le modèle Simple To-Dos de ClickUp en est un parfait exemple. Il offre un moyen simple de gérer les tâches sans complexité ni distraction inutiles.
Utilisez la vue Liste comme liste de tâches principale. Par défaut, les colonnes affichent le responsable, la date d'échéance, le tag de priorité, les commentaires, etc. La colonne Statut comporte une fonctionnalité de menu déroulant avec des catégories personnalisables.
Vous pouvez également personnaliser les colonnes en choisissant parmi 20 options de champs, notamment :
- Texte
- Date
- Barre de progression
- Case à cocher
- Évaluation
- Formule
Développez les informations en ajoutant des sous-tâches, des checklists et des pièces jointes. N'hésitez pas à explorer d'autres vues, telles que Tableau et diagramme de Gantt, et à jouer avec les filtres pour trouver la variante d'affichage optimale.
Modèles de priorités principales : aperçu général
Vous ne savez pas quel modèle essayer ? Consultez le tableau suivant pour obtenir un résumé de toutes les options :
| Modèle | Avantages |
| Modèle de matrice de priorisation ClickUp | Offre une structure unique 3×3 vous permettant d'évaluer précisément la priorité d'une tâche. |
| Modèle de matrice de priorités simple ClickUp | Suivez le format traditionnel de la matrice d'Eisenhower avec l'importance et l'urgence comme variables. |
| Modèle de matrice des priorités d'action ClickUp | Vous aide à hiérarchiser facilement les tâches en fonction de leur impact et de leur niveau d'effort à l'aide d'une structure 2×2. |
| Modèle de tableau blanc ClickUp 2X2 Matrice de priorité | Assurez-vous que vos efforts se concentrent sur les tâches les plus pertinentes afin de gagner du temps. |
| Modèle de tableau blanc ClickUp pour la hiérarchisation des priorités | Vous permet de hiérarchiser les tâches impliquant différents services au sein de votre organisation. |
| Modèle de plan d'action quotidien ClickUp | Rationalisez votre planification quotidienne et centralisez toutes les données liées aux tâches. |
| Modèle de plan d'action SMART ClickUp | Offre un cadre simple pour vous aider à définir vos objectifs et à les atteindre. |
| Modèle ClickUp Backlogs & Sprints | Préparez votre équipe de développement à la réussite grâce à un système complet de gestion des tâches. |
| Modèle ClickUp « Commencer-Arrêter-Continuer » | Vous aide à identifier les domaines à améliorer et à créer des plans d'optimisation. |
| Modèle ClickUp Simple To-Dos | Simplifiez la hiérarchisation et la délégation des tâches grâce à une structure classique de liste de tâches. |
Boostez votre productivité grâce aux modèles de priorités
Un système de hiérarchisation des priorités solide stimule les performances de votre équipe, ce qui se traduit par des résultats plus rapides et de meilleure qualité. Il jette également les bases du travail futur, permettant une planification efficace à moyen et long terme. Tâche après tâche, projet après projet, votre équipe peut devenir l'une des plus performantes de l'entreprise.
En utilisant l'un de ces superbes modèles de priorités, vous pouvez prendre une longueur d'avance et atteindre vos cibles de productivité en un rien de temps ! 🏁