Nous sommes nombreux à chercher des moyens de nous débarrasser du superflu et d'en faire plus en moins de temps. Entre les délais, les réunions et les notifications incessantes, il peut sembler impossible de tout gérer.
Cet article partage dix conseils pratiques qui vous aideront à travailler plus intelligemment, sans pour autant travailler plus dur. Il s'agit de stratégies simples qui feront une réelle différence dans ce que vous pouvez accomplir en une journée.
Prêt à changer votre façon de travailler ? C'est parti !
10 conseils pour augmenter votre productivité au travail
Voici le problème : il ne suffit pas de télécharger un chronomètre Pomodoro pour y parvenir.
Explorez plutôt les outils de productivité conçus pour augmenter votre efficacité. Il peut s'agir d'une application de calendrier, d'une extension Chrome, d'un logiciel de Tableau blanc ou d'un outil de suivi des habitudes pour mesurer votre productivité.
Ou si vous utilisez ClickUp, vous bénéficiez de tous ces avantages ! ⬆️
Une fois que vous avez choisi votre logiciel préféré, il est temps de vous mettre au travail, et nous sommes là pour vous aider avec 10 de nos stratégies préférées pour adopter des habitudes de productivité.
1. Tirez le meilleur parti de vos sessions de brainstorming
Peu importe le temps que vous passez à fixer une page blanche, votre prochaine grande idée ne surgira jamais comme par magie.
Cette difficulté se fait souvent sentir lors de la phase de conceptualisation d'un nouveau concept ou lors de toute session de brainstorming. Nous sommes tous engagés dans une quête péniblement longue pour briser nos barrières créatives, et c'est là que les techniques de conceptualisation entrent en jeu.
Des stratégies telles que les cartes mentales, le storyboarding et le brainwriting ont été créées pour vous aider à trouver plus rapidement vos meilleures idées. La plupart de ces pratiques sont plus efficaces lorsqu'elles sont associées à des outils de brainstorming tels que les logiciels de tableau blanc numérique, qui offrent les fonctionnalités suivantes :
- Esquissez des maquettes
- Intégrez des médias pour plus de contexte
- Créer des exemples de diagrammes
Les meilleurs outils sont également fournis avec une multitude de modèles prédéfinis et vous guident tout au long de la stratégie de conceptualisation de votre choix.
Les tableaux blancs ClickUp en sont l'exemple idéal. Avec des milliers de modèles de productivité pour stimuler votre créativité et celle de votre équipe, les tableaux blancs sont conçus pour vous aider à capturer et partager vos idées dès qu'elles vous viennent à l'esprit.
En particulier à l'étape initiale de votre projet, des ressources telles que le modèle Mood Board de ClickUp vous offrent l'espace, les fonctionnalités et la structure nécessaires pour vous plonger dans n'importe quel concept.
Vous avez également la possibilité de mettre vos idées en pratique instantanément grâce aux Tableaux blancs de ClickUp, qui offrent la fonctionnalité unique de convertir n'importe quelle note, texte ou forme sur votre tableau en une tâche réalisable ! Vous ne perdrez ainsi pas de temps à aligner vos nouvelles idées sur votre flux de travail pour une productivité maximale.
📌 Bonus : découvrez 10 modèles gratuits de tableaux d'ambiance pour organiser vos idées
2. Optimisez vos méthodes de communication
En parlant de collaboration sur le lieu de travail, il est temps de miser sur l'efficacité dans toutes les formes de communication au sein de l'équipe.
Désolé de vous l'annoncer, mais l'e-mail n'est probablement pas le meilleur moyen de contacter vos collègues de travail. 🫣
Avant d'appuyer sur « envoyer », réfléchissez au degré d'urgence de votre message, au contexte et à sa nécessité. Voici un aperçu rapide des situations dans lesquelles il convient d'utiliser différents canaux de communication et des raisons pour lesquelles il est préférable de les utiliser :
- Utilisez ClickUp Chat ou la messagerie instantanée lorsque vous avez besoin de joindre quelqu'un rapidement. C'est également une excellente option si vous devez partager des commentaires sensibles ou personnels !
- Ajoutez des commentaires aux tâches, documents ou brouillons pour partager des mises à jour détaillées sur la progression d'une tâche ou faire part de vos impressions. Cela permet d'améliorer la transparence et la responsabilité de toutes les personnes impliquées, telles que les observateurs, les autres personnes assignées et les chefs de projet !
- Créez un clip ClickUp à partir de n'importe quelle fenêtre de navigateur et commentez instantanément votre message pendant que vous l'enregistrez. Une fois que vous avez terminé, vous avez la possibilité de copier l'URL du clip pour le partager dans n'importe quel commentaire ou discussion de chat. Vous pouvez même choisir de créer une tâche individuelle pour traiter votre clip ! Gardez cette fonctionnalité à l'esprit la prochaine fois que vous rencontrerez un bug ou que vous voudrez guider un membre de votre équipe à travers un processus en plusieurs étapes. 🏆
📮ClickUp Insight : Près de 20 % des personnes interrogées dans le cadre de notre sondage envoient plus de 50 messages instantanés par jour. Ce volume élevé pourrait indiquer qu'une équipe échange constamment des messages rapides, ce qui est excellent pour la rapidité, mais peut également entraîner une surcharge de communication. Grâce aux outils de collaboration intégrés de ClickUp, tels que ClickUp Chat et ClickUp Assigned Comments, vos discussions sont toujours liées aux bonnes tâches, ce qui améliore la visibilité et réduit le besoin de suivis inutiles.
3. Identifiez vos principales priorités et déléguez lorsque cela est possible.
La hiérarchisation des tâches sera probablement un défi permanent tout au long de votre parcours vers la productivité. Évitez de vous sentir submergé par votre charge de travail en identifiant des moyens de diviser vos tâches les plus chronophages en petits éléments d’action, et commencez par les activités les plus importantes de votre liste de tâches !
Vos tâches les plus urgentes peuvent sembler les plus effrayantes à accomplir, mais les réduire à leurs premières étapes ou sous-tâches vous aidera à vous intégrer dans le flux de travail à un rythme confortable.
Les priorités des tâches dans ClickUp sont là pour vous fournir de l'assistance dans cet effort grâce à des indicateurs visuels qui vous permettent de différencier vos petites tâches des tâches les plus urgentes. Une fois que vous avez fait le point sur votre liste de tâches, vous pouvez regrouper et filtrer les tâches à haute priorité dans ClickUp afin d'aller plus vite à l'essentiel dans votre travail.
Mais la hiérarchisation des tâches ne s'arrête pas là ! Lorsque vous parcourez vos tâches, recherchez les domaines dans lesquels vous pouvez réduire votre charge de travail. Posez-vous les questions suivantes :
- Certaines de ces tâches peuvent-elles être déléguées à un autre membre de l'équipe ?
- Certaines de ces tâches peuvent-elles être regroupées ou supprimées complètement ?
4. Débarrassez-vous des tâches répétitives grâce à l'automatisation
Les automatisations de flux de travail attribuent des déclencheurs et des actions définis à des éléments routiniers qui existent simplement pour faire passer vos processus d'une tâche à l'autre. Il s'agit généralement de tâches répétitives qui alourdissent votre semaine et nécessitent des actions machinales pour être accomplies. Autrement dit, du travail fastidieux.
Les automatisations vous aident à mettre ces tâches en pilote automatique, et ClickUp dispose de sa propre fonctionnalité d'automatisation pour vous aider à personnaliser ces actions comme vous le souhaitez ! Ajoutez ou modifiez automatiquement des éléments tels que le statut, l'assigné ou la priorité lorsqu'une tâche est marquée, attribuée ou mise à jour afin d'accélérer les flux de travail.
5. Trouvez une technique de gestion du temps qui vous convient
Il n'existe pas de technique de gestion du temps universelle. Le type de travail que vous effectuez peut ne pas convenir à toutes les techniques ! À l'inverse, il est possible que votre gestion du temps optimale repose sur une combinaison de plusieurs techniques.
Voici quelques-unes des techniques de gestion du temps les plus courantes à tester au cours de votre semaine de travail :
Méthode 1 : le blocage de temps
Cette stratégie de gestion du temps vous aide à traiter votre liste de tâches une par une en divisant votre journée de travail en blocs de temps désignés pour chaque élément ou catégorie. De cette façon, chaque activité recevra toute l'attention qu'elle mérite, plutôt que de passer d'une tâche à l'autre ou d'être distrait !
Si vous découvrez cette méthode, la vue Calendrier de ClickUp sera votre meilleure alliée pour bloquer votre temps.
Utilisez la fonctionnalité Accueil pour obtenir un aperçu heure par heure de votre calendrier quotidien ou ajoutez une vue Calendrier à n'importe quelle liste ou dossier pour avoir une vue d'ensemble de vos activités pour la semaine, le mois et au-delà.
Méthode 2 : la technique Pomodoro
La technique Pomodoro adopte une approche abrégée du blocage du temps. Les bases de cette technique consistent à régler un chronomètre sur 20 à 25 minutes pour effectuer du travail sans interruption sur une seule tâche. Une fois le chronomètre écoulé, vous êtes récompensé par une pause mentale de cinq minutes pour éviter le burn-out !
Il ne s'agit pas seulement d'une méthode efficace pour organiser votre temps, mais aussi d'un rappel pour faire des pauses fréquentes !
Les nombreuses fonctionnalités de suivi du temps de ClickUp peuvent vous aider à mettre en œuvre cette astuce de productivité grâce à des chronomètres intégrés qui vous permettent de surveiller le temps que vous consacrez à des tâches spécifiques, des estimations de durée pour planifier votre journée et une extension Chrome complète qui prend en compte le temps que vous passez dans d'autres fenêtres de navigateur. ⏱️
🧠 Le saviez-vous ? La « technique Pomodoro » tire son nom d'un chronomètre de cuisine en forme de tomate utilisé par son créateur pour suivre les intervalles de travail.
Méthode 3 : la règle des 80/20
Également appelée principe de Pareto, la règle des 80/20 part du principe que 80 % des résultats d'une tâche proviennent de seulement 20 % des efforts nécessaires. En définissant à quoi correspondent ces 20 %, vous pouvez maximiser votre productivité en déléguant, en minimisant, voire en éliminant les 80 % restants. Vous bénéficiez ainsi d'un environnement dégagé pour vous consacrer aux activités qui ont le plus d'impact sur votre journée.
Méthode 4 : Matrice d'Eisenhower
Créée par Dwight Eisenhower et rendue célèbre par Stephen Covey dans son ouvrage Les 7 habitudes des gens efficaces, la matrice d'Eisenhower classe les tâches par ordre d'importance et de pertinence afin de déterminer comment vous devriez organiser votre journée.
Ce diagramme de matrice 2×2 est composé de quatre quadrants :
- Le quadrant 1 représente les tâches à planifier pour l'avenir.
- Le quadrant deux représente vos tâches ayant la plus grande priorité.
- Le quadrant trois représente les tâches à éliminer complètement de votre liste.
- Le quadrant quatre représente votre opportunité de déléguer des tâches à d'autres personnes.
Mais pas besoin de créer votre matrice à partir de zéro ! Le modèle de matrice d'Eisenhower de ClickUp applique automatiquement un diagramme mis en forme à votre tableau blanc numérique. Cela vous permet d'isoler vos tâches importantes en un clin d'œil.
Associez directement les tâches à chaque quadrant pour y accéder facilement, ajoutez des cartes Doc ou Web pour justifier vos choix, puis partagez facilement votre diagramme avec l'équipe. En un clin d'œil, tout le monde aura une visibilité sur les éléments à faire d'un projet.
📌 Bonus : Et si vous avez besoin d'un coup de main pour mettre en place votre nouveau processus de gestion du temps, commencez par un modèle de suivi du temps!
6. Créez un cadre personnalisé qui correspond à vos habitudes de travail
On dit que « la comparaison est le voleur de la joie », et votre productivité maximale suit le même principe ! Au lieu de suivre la liste des tâches de quelqu'un d'autre, créez la vôtre ! Personnaliser votre emploi du temps quotidien et vos processus personnels est l'un des secrets les mieux gardés que les personnes productives utilisent pour rester efficaces.
Recherchez des fonctionnalités telles que les vues multiples des projets dans votre plateforme de productivité afin de visualiser vos tâches et votre progression de manière globale et compréhensible pour vous. Qu'il s'agisse d'une liste interactive, d'un tableau Kanban, d'un diagramme de Gantt ou d'un calendrier, il existe une multitude de méthodes pour organiser vos activités et prendre le contrôle de votre temps.
7. Tirez parti de l'IA générative pour achever vos tâches
L'IA n'est pas là pour vous remplacer, mais pour augmenter votre productivité et vous faciliter la vie au travail ! Utilisez ClickUp AI pour résumer des tâches, générer du contenu et réaliser l'automatisation des tâches répétitives d'écriture ou de recherche.
ClickUp Brain utilise l'IA pour vous aider à travailler plus intelligemment en résumant instantanément les tâches et les discussions, afin que vous puissiez rapidement vous tenir au courant des mises à jour du projet. Il peut générer du contenu tel que des e-mails, des documents ou des notes de réunion, réduisant ainsi le temps consacré à la rédaction manuelle. De plus, ClickUp Brain fournit des suggestions intelligentes pour les prochaines étapes et effectue l'automatisation des tâches répétitives, rationalisant ainsi votre flux de travail.
IA Notetaker transcrit automatiquement vos réunions en temps réel, capturant tout ce qui est discuté sans prise de notes manuelle. Après la réunion, il génère un résumé clair des points clés et des décisions, ce qui facilite la révision ou le partage avec votre équipe. Il identifie également les éléments à entreprendre et peut créer des tâches directement à partir des notes de réunion, garantissant ainsi qu'aucun suivi ne soit oublié.
8. Établissez un plan et créez des listes de choses à faire
Ne pas planifier, c'est planifier l'échec ! Peu importe l'ampleur de votre projet ou de votre tâche.
Créer un plan de productivité pour votre journée de travail est la première étape pour hiérarchiser les tâches et répartir votre temps à un niveau élémentaire. En planifiant à l'avance, vous pouvez anticiper les goulots d'étranglement, les retards ou les défis qui pourraient entraver votre progression. Cela vous donne également la possibilité de prévoir du temps supplémentaire pour les activités plus importantes avant qu'il ne soit trop tard !
Vous n'avez pas besoin de créer des feuilles de route détaillées pour chaque jour, mais la définition d'objectifs de productivité vous permettra de vous aligner sur les objectifs immédiats de votre équipe et la vision à long terme de l'organisation.
La mise en place d'un plan d'action vous encourage à prendre du recul par rapport à votre charge de travail. Cela vous permet de réaliser une distribution plus efficace de votre énergie et, au final, vous évite de vous sentir dépassé ou stressé.
Des ressources telles que le modèle de plan d'action de ClickUp peuvent même être copiées et réutilisées chaque semaine pour faire l'inventaire des tâches importantes en attente, en cours ou achevées.
9. Prévoyez des pauses pour faire une pause et réfléchir
Le philosophe John Dewey a dit un jour :
Nous n'apprenons pas de l'expérience, nous apprenons en réfléchissant à l'expérience.
Nous n'apprenons pas de l'expérience, nous apprenons en réfléchissant à l'expérience.
Tirer les leçons de vos réussites comme de vos erreurs vous permettra de maintenir votre productivité à un niveau élevé à tout moment. Les revers et les défis sont inévitables, mais les personnes très productives affichent chaque contretemps comme une occasion de progresser et d'éviter de refaire les mêmes erreurs.
Sur le plan personnel, vous pouvez réserver du temps à la fin de chaque journée ou au début de chaque semaine pour réfléchir aux astuces de productivité qui ont fonctionné et celles qui n'ont pas fonctionné. Mais tout comme pour trouver la stratégie de brainstorming parfaite, il existe plusieurs pratiques simples pour une réflexion personnelle significative que vous pouvez utiliser et revoir semaine après semaine.
Voici quelques bonnes pratiques en matière d'introspection :
- Notez vos pensées sur papier ou dans une application numérique de prise de notes afin de capturer les détails et de traiter vos pensées.
- Utilisez des diagrammes « Start-Stop-Continue » pour analyser vos comportements au travail et ajuster votre stratégie si nécessaire. Considérez cela comme votre propre réunion rétrospective personnelle pour célébrer vos réussites et cibler les domaines à améliorer.
- Réalisez une analyse SWOT personnelle pour identifier vos principales forces, faiblesses, opportunités et menaces pour votre efficacité.
Et bien sûr, ne sous-estimez jamais le pouvoir du bon vieux journal intime !
👍Essayez ceci : Utilisez des notes vocales pour réfléchir si l'écriture vous semble trop chronophage : il vous suffit d'exprimer vos pensées à voix haute pendant 3 à 5 minutes.
10. Déconnectez-vous de vos distractions et faites une pause
Enfin, n'oubliez pas de vous déconnecter de votre écran et de faire régulièrement des pauses ! Prendre consciemment le temps de faire des pauses aura un impact extrêmement positif sur votre productivité au travail.
Pour aborder votre travail avec un regard neuf, stimulez différentes parties de votre esprit ou voyez simplement comment vous vous sentez après avoir bougé votre corps pendant quelques minutes. Sérieusement, vous êtes-vous levé de votre chaise de bureau aujourd'hui ?
Si vous êtes quelqu'un qui oublie souvent de s'éloigner de son bureau, programmez des pauses en définissant un rappel quotidien dans ClickUp pour vous ressourcer mentalement !
🔎 Point clé : des études montrent que prendre régulièrement des pauses de 5 minutes peut augmenter la productivité jusqu'à 30 % par rapport à un travail ininterrompu.
Pourquoi la productivité est-elle importante ?
L'importance de la productivité dans votre vie est sans limite.
Et nous ne parlons pas ici de cette productivité toxique qui vous pousse à travailler 12 heures par jour et qui détermine votre valeur en fonction du nombre d'appels commerciaux que vous passez.
Attention, spoiler : ce n'est pas de la vraie productivité !
La véritable productivité met l'accent sur la valeur de l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée, la définition d'objectifs SMART et la création de limites saines avec votre travail. Ainsi, lorsque vous êtes au travail, vous consacrez tout votre temps à vos tâches professionnelles. Et lorsque la journée de travail est terminée, vous pouvez fermer votre ordinateur portable (sans aucune pression pour vous reconnecter après le dîner) et vraiment décompresser.
Une productivité saine vous aide également à accomplir vos tâches efficacement. Elle vous apporte les connaissances nécessaires pour tirer parti des ressources professionnelles, minimiser les efforts inutiles et prendre rapidement des décisions concernant votre flux de travail.
L'objectif est que vos nouvelles astuces de productivité deviennent une seconde nature et qu'avec le temps, des concepts tels que la hiérarchisation des tâches, la gestion du temps et la gestion du stress ne vous freinent plus pendant la semaine.
L'impact collectif de cette démarche serait pour le moins significatif ! En effet, l'American Institute of Stress a constaté que 41 % des travailleurs se sentent moins productifs lorsqu'ils sont stressés, ce qui contribue à des milliards de dollars de pertes de revenus pour l'économie américaine. 😳
Le bon côté des choses, c'est qu'il est prouvé que les habitudes de productivité significatives améliorent la santé mentale et vous aident à mieux contrôler votre charge de travail. Elles sont également liées à l'épanouissement personnel, à une plus grande satisfaction professionnelle et à une innovation accrue !
Sérieusement, n'importe quelle astuce de productivité vaut mieux que aucune astuce de productivité. Vous n'avez donc rien à perdre à faire quelques essais pour trouver les stratégies qui correspondent à votre style de travail.
💡Conseil de pro : utilisez la règle des 2 minutes : si une tâche prend moins de 2 minutes, faites-la immédiatement plutôt que de la programmer pour plus tard.
Boostez votre productivité au travail
Si vous cherchez à apporter des changements positifs et durables à vos habitudes de travail en améliorant votre productivité, il ne suffit pas d'éliminer les distractions pour rester concentré.
De plus, toutes les stratégies de productivité n'auront pas le même impact sur les personnes productives au sein des équipes ou entre collègues ! Il faut du temps, des essais et des erreurs, ainsi qu'une réflexion approfondie pour identifier les conseils qui vous conviennent. Sans oublier que vous ne pouvez pas améliorer votre productivité sans l'aide d'un logiciel dédié pour suivre votre progression !
ClickUp est la seule plateforme de productivité suffisamment puissante pour regrouper tout votre travail dans différentes applications au sein d'un seul environnement de travail collaboratif. Son ensemble complet d'outils intégrés vous aide à prendre le contrôle de votre productivité grâce à des fonctionnalités qui vous permettent de développer vos meilleures idées, de suivre votre liste de tâches, de personnaliser vos processus, d'automatiser vos tâches routinières, et bien plus encore.
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