D'une manière ou d'une autre, nous suivons tous le temps pendant la journée de travail.
Que ce soit en surveillant attentivement l'heure, en bloquant du temps dans votre emploi du temps ou en criant « Alexa ! Régle le chronomètre sur 25 minutes ! », nous le faisons tous. 🙃
Ces méthodes peuvent permettre d'accomplir le travail lorsque nous sommes dans une situation difficile, mais elles ne constituent pas la plus grande source de productivité pour votre temps et peuvent coûter plus cher à long terme ! C'est pourquoi vous avez besoin d'un modèle de suivi du temps dans votre vie. 🙌🏼
Le suivi du temps aide les équipes à savoir combien de temps prennent les tâches, ce qu'elles ont achevé, combien cela coûte, et plus encore. De plus, la plupart des modèles de suivi du temps sont également personnalisables pour s'adapter à n'importe quel cas d'utilisation !
Que vous soyez avocat, rédacteur indépendant, consultant ou mère au foyer, votre modèle de suivi du temps répondra à vos besoins spécifiques.
Poursuivez votre lecture pour en savoir plus sur la gestion du temps à l'aide de modèles, sur la manière de trouver les meilleurs modèles et sur les 10 meilleurs modèles de suivi du temps pour ClickUp, Excel et Google Sheets. 🤓
Qu'est-ce qu'un modèle de suivi du temps ?
Les modèles de suivi du temps sont des tableaux, des feuilles de calcul, des dossiers ou des listes prédéfinis qui aident les entreprises et les employés à contrôler leur temps de travail. À l'instar des emporte-pièces, les modèles s'ajoutent à différents outils de gestion du temps afin d'aider les équipes à utiliser le logiciel de manière plus efficace et optimale.
Ces modèles peuvent être déjà adaptés à un cas d'utilisation spécifique ou être facilement personnalisés pour s'aligner sur les processus existants de votre équipe.
À l'instar des modèles de relevés de temps ou d'autres modèles de planification, les modèles de suivi du temps permettent de recueillir des informations clés sur le temps que vous passez au travail, sur différentes tâches, sur des projets entiers ou avec des clients, ce qui facilite l'identification des domaines à améliorer et la visualisation de votre productivité au fil du temps.
Le suivi du temps consacré à un projet est un élément clé de la gestion de la productivité pour toute entreprise, quelle que soit sa taille ou son secteur d'activité, mais les modèles de suivi du temps offrent bien plus qu'un simple chronomètre : ils vous permettent d'ajouter facilement des notes, des libellés, des modifications en cours et des données supplémentaires à vos entrées.
Les meilleurs outils de suivi du temps comprennent même des formules d’automatisation pour calculer les salaires basés sur le temps ou les heures facturables.
10 modèles gratuits de suivi du temps consacré à un projet (avec feuilles de calcul Excel)
Votre modèle de suivi du temps servira de base de connaissances pour toutes les informations liées au temps, et le temps, c'est de l'argent ! Il s'agit donc d'une décision importante. Mais vous n'êtes pas seul, nous sommes là pour vous aider. 🙂
Nous avons passé au crible le Web à la recherche des meilleurs tableurs et ressources de suivi du temps pour différents cas d'utilisation, et nous sommes ici pour partager nos 10 favoris ! Que vous travailliez seul ou en équipe, voici les 10 meilleurs modèles de suivi du temps pour ClickUp, Excel et Google Sheets.
1. Modèle de suivi du temps ClickUp Consultant
Idéal pour : Tous les travaux liés au conseil
Les consultants suivent le temps qu'ils consacrent aux services clients afin de facturer leurs clients avec précision et de conserver une trace des tâches achevées. Effectuer cette tâche manuellement peut s'avérer fastidieux, mais heureusement, plusieurs outils sont disponibles pour vous aider à rationaliser le processus! 🛠
L'un de ces outils est le modèle de suivi du temps ClickUp Consultant, spécialement conçu pour enregistrer les tâches, les réunions et toutes les activités liées aux clients.
ClickUp offre aux consultants la possibilité de suivre leur temps via le web, leur ordinateur ou une application mobile. Il leur permet également de collecter des données et des informations sur la façon dont ils utilisent leur temps, ce qui leur permet d'ajuster leurs stratégies en conséquence.
Les chefs de projet bénéficieront d'une vue d'ensemble complète de toutes les tâches et tous les projets en cours. (Bonus : si votre équipe chargée des comptes fournisseurs a besoin d'une trace numérique pour vérifier les factures des consultants, elle disposera d'une vue Liste pour consulter les détails des tâches !)
📮 ClickUp Insight : Notre sondage sur l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée a révélé que 46 % des travailleurs consacrent entre 40 et 60 heures par semaine à leur travail, tandis que 17 % dépassent les 80 heures ! Mais le calvaire ne s'arrête pas là : 31 % ont du mal à trouver du temps pour eux-mêmes de manière régulière. C'est la recette parfaite pour le burn-out. 😰
Mais vous savez quoi ? L'équilibre au travail commence par la visibilité ! Les fonctionnalités intégrées de ClickUp, telles que la vue Charge de travail et le suivi du temps, facilitent la visualisation de la charge de travail, la distribution équitable des tâches et le suivi des heures réellement passées, afin que vous sachiez toujours comment optimiser votre travail et à quel moment.
💫 Résultats concrets : Lulu Press gagne 1 heure par jour et par employé grâce à ClickUp Automatisations, ce qui se traduit par une augmentation de 12 % de l'efficacité au travail.
2. Modèle de répartition du temps ClickUp
Idéal pour : établir des estimations de durée afin de respecter les délais.
La répartition du temps est essentielle, car elle aide les individus et les organisations à travailler dans un délai donné. Elle vous motivera à achever vos tâches plus rapidement et vous permettra de vous assurer que rien n'est négligé ou oublié.
Avant de commencer tout travail, fixez-vous des objectifs, estimez le temps nécessaire à chaque tâche et vérifiez vos estimations une fois le travail terminé. Cela vous aidera à éviter que les tâches restent inachevées trop longtemps, ce qui vous permettra d'être plus rapide et plus efficace. ⚡️
Le modèle de répartition du temps de ClickUp facilite ce processus stratégique. Utilisez-le comme outil d'intégration pour permettre aux responsables de définir les attentes de travail ou de proposer des recommandations en matière de temps pour les tâches quotidiennes :
- Équipes commerciales : prospection, préparation de plans de vente et participation à des réunions commerciales
- Équipes marketing : gestion des sous-traitants, création de contenu et recherche sur les concurrents
- Équipes de développement logiciel : génération de rapports, écriture de code et collecte des exigences
💡Conseil de pro : suivez votre temps, créez des tâches et affichez votre emploi du temps où que vous soyez grâce à l'application mobile ClickUp !
3. Modèle de gestion du temps personnel ClickUp
Idéal pour : le regroupement des temps afin d'atteindre les objectifs de productivité.
Utilisez le modèle de gestion du temps personnel ClickUp pour en faire plus en moins de temps et éviter de vous sentir dépassé.
Organisez les différentes catégories de votre vie (remise en forme, famille, soins personnels, travail, pauses, vie sociale et finances) en tâches individuelles. À partir de là, ajoutez des champs personnalisés pour saisir les informations les plus importantes : dates de début et d'échéance, estimations de durée, suivi du temps, et plus encore !
Ce modèle de relevé de temps sert à la fois d’outil de suivi du temps et de liste de tâches, le tout en un seul endroit. Une fois la tâche créée, passez à la vue Calendrier pour voir le détail par jour ou par semaine.
Au fur et à mesure que vous achevez vos tâches, cochez-les sur la liste pour vous aider à rester sur la bonne voie et à rester concentré. Consultez votre liste à intervalles réguliers pour vous assurer de votre progression et ajustez votre emploi du temps si nécessaire. 🔍
💡Conseil de pro : tous les modèles ClickUp sont entièrement personnalisables. Il suffit de les configurer une seule fois, puis d'y apporter les modifications souhaitées au fur et à mesure, sans avoir à repartir de zéro !
4. Modèle de suivi du temps ClickUp diagramme de Gantt
Idéal pour : les adeptes des diagrammes de Gantt et le suivi du temps pour les calendriers de projets complexes.
Les diagrammes de Gantt permettent de suivre des projets complexes en fournissant une représentation rapide de l'échéancier, des dépendances et des jalons du projet. Il est ainsi facile d'identifier les conflits de planification potentiels, les retards et les domaines dans lesquels des ressources supplémentaires pourraient être nécessaires.
Les feuilles de calcul statiques de suivi du temps sous forme de diagrammes de Gantt omettent un élément clé du calendrier d'un projet : le suivi automatique du temps ! ⏲
Si vous êtes un adepte des diagrammes de Gantt, vous allez adorer le modèle de suivi du temps ClickUp Gantt. Ce modèle propose trois vues distinctes (hebdomadaire, mensuelle et annuelle) pour afficher un ou plusieurs calendriers de projet à tout moment. Vous pouvez démarrer le chronomètre de tâche ou enregistrer manuellement le temps suivi, sans quitter votre diagramme de Gantt !
5. Modèle de planning de gestion du temps ClickUp
Idéal pour : toutes les étapes de votre parcours de gestion du temps.
Le modèle de planning de gestion du temps ClickUp est conçu pour vous aider à prendre l'habitude d'estimer votre temps. Grâce à ces données, vous pourrez modifier votre planning et créer de l'espace pour du travail et des expériences enrichissantes. 🌱
En hiérarchisant vos tâches, vous pouvez gérer votre temps plus efficacement en vous concentrant d'abord sur les tâches les plus importantes et les plus urgentes. Les achever avant de passer à des tâches moins critiques vous aidera également à préserver votre énergie créative et votre capacité intellectuelle pour le travail qui fait vraiment avancer les choses.
Ce modèle de relevé de temps propose trois vues ClickUp différentes pour vous aider à démarrer votre parcours de gestion du temps :
- La liste des activités résume toutes vos activités par jour.
- La vue Charge de travail affiche toutes vos estimations de durée.
- La vue Tableur des activités quotidiennes regroupe vos catégories par Type d'activité.
6. Modèle de suivi du temps horaire ClickUp
Idéal pour : le suivi du temps pour les freelances, les sous-traitants et les employés rémunérés à l'heure.
Le modèle de suivi du temps ClickUp est conçu pour aider les responsables à s'assurer que les employés et les collaborateurs sont rémunérés pour leurs heures normales et supplémentaires. Grâce à un planning horaire visible dans ClickUp, les responsables et les collaborateurs bénéficient d'une visibilité totale sur les activités liées à la paie.
Dans le guide de démarrage, découvrez des astuces pour personnaliser votre modèle. Ensuite, explorez les vues Calendrier et Liste, et choisissez celle (ou celles) qui vous semble la plus utile pour une visibilité au quotidien. 🗓
💡Conseil de pro : modifiez les paramètres des cartes de tâches pour réduire l'encombrement de votre calendrier ClickUp, afin que seules les informations les plus pertinentes soient affichées en un coup d'œil !
7. Modèle d’échéancier remplissable ClickUp
Idéal pour : créer un calendrier de projet personnalisé à partir de zéro.
Un échéancier de projet est un excellent outil pour définir la séquence de votre projet, évènement, cours ou activité. Il est particulièrement utile pour les projets qui ne correspondent pas tout à fait à vos flux de travail et processus habituels.
Le modèle d’échéancier remplissable de ClickUp offre plusieurs vues ainsi que des champs personnalisés qui vous permettent de visualiser les tâches et de suivre le temps passé à les achever. Voici quelques fonctionnalités incluses dans ce modèle pour vous inspirer :
- Échéancier : une manière linéaire de visualiser et de planifier vos tâches.
- Vue Tableau : un outil agile avec une interface glisser-déposer pour déplacer facilement les cartes de tâches d'une colonne à l'autre.
- Champ personnalisé « Argent » : montant mis en forme dans n'importe quelle devise pour afficher les coûts alloués et réels.
- Champ personnalisé « Barre de progression » : une barre de progression calculée automatiquement qui suit l'avancement des sous-tâches, des checklists et des commentaires attribués.
La création d'un calendrier de projet personnalisé comporte plusieurs étapes. Tout d'abord, rassemblez autant d'informations que possible sur le projet : objectifs, tâches, ressources, budget et échéancier. Ensuite, organisez toutes les tâches à accomplir en phases et créez des tâches. Déterminez ensuite comment les tâches sont interdépendantes et quelles tâches doivent être accomplies avant que la suivante puisse être réalisée.
Dès qu'un échéancier approximatif est établi, le planning peut être affiné au fur et à mesure ! ⚡️
8. Modèle de suivi du temps ClickUp pour avocats
Idéal pour : tous les travaux liés à la profession d'avocat.
Le suivi du temps pour les avocats très occupés peut se faire à la fin de la semaine, du mois ou à la clôture d'un dossier. Mais grâce à un logiciel de suivi du temps performant, il devient plus facile de faire du suivi du temps une habitude quotidienne. 💪
Si vous en avez assez des applications, essayez le modèle de suivi du temps pour avocats de ClickUp. Cet outil permet à tout avocat de gérer facilement ses relevés de temps hebdomadaires, bihebdomadaires et mensuels dans des vues organisées.
Le modèle de dossier comprend également des champs personnalisés suggérés pour vous permettre de démarrer immédiatement :
- Jour de la semaine : champ menu déroulant avec des options, y compris les jours de la semaine.
- Nom de l'avocat : champ permettant de préciser quel avocat, assistant juridique ou assistant légal effectue le suivi des heures facturables.
- Numéro de dossier : champ de texte permettant d'indiquer le numéro du dossier sur lequel travaille un avocat ou un groupe d'avocats.
- Nom du client : champ permettant de spécifier le nom du client.
- Taux horaire : champ monétaire permettant de saisir le taux horaire.
Vous souhaitez découvrir d'autres modèles ClickUp pour le suivi du temps ? Les voici :
- Modèle d'analyse du temps de ClickUp pour analyser la productivité de l'équipe
- Modèle de relevé de temps des services ClickUp pour suivre les heures travaillées par les employés
- Modèle Time Box de ClickUp pour simplifier le blocage de temps
- Modèle d’échéancier de Gantt de ClickUp pour les amateurs de diagrammes de Gantt
- Modèle d'études de temps par ClickUp pour optimiser les processus
9. Modèle de feuille de calcul Excel pour le suivi du temps
Idéal pour : le travail en freelance et à la tâche pour les petits projets.
La gestion du temps dans Excel est une option utile si vous êtes freelance ou entrepreneur et que vous souhaitez suivre vos heures d'arrivée, de départ et vos pauses repas tous les jours de la semaine.
Cette feuille de calcul de suivi du temps est magnifiquement conçue. Elle comporte des sections organisées pour les coordonnées d'une personne, les détails du client et le résumé du suivi des tâches. Elle ne dispose pas d'un outil de suivi du temps automatisé, alors prévoyez environ trente minutes supplémentaires pour rassembler vos données et calculer le nombre total d'heures. 📈
Une fois que vous avez suivi vos heures dans le tableur Excel, vous pouvez utiliser ces informations pour créer des factures pour vos clients. Ces factures indiqueront le temps passé sur leur projet et le montant total dû.
À lire également : Comment calculer le temps dans Excel (tutoriel complet et formules utiles)
10. Modèle de feuille de calcul Google Sheets pour le suivi du temps
Idéal pour : une expérience conviviale supérieure à Excel.
Si votre client a besoin d'informations supplémentaires telles que la description des tâches et les livrables du projet, un tableur de suivi du temps dans Excel peut sembler encombré. Le modèle de relevé de temps quotidien de Google est parfait pour obtenir une vue détaillée de toutes les heures travaillées sur les tâches et les projets. 🔎
Le modèle de suivi du temps peut aider les particuliers et les organisations à comprendre comment ils utilisent leur temps.
Outre les sections consacrées aux coûts fixes, aux heures estimées et aux heures réelles, ce modèle d'outil de suivi du temps Google Sheets comprend également une section dédiée qui peut être utilisée pour identifier les domaines dans lesquels l'efficacité, les ressources et la productivité peuvent être améliorées.
À lire également : Découvrez les alternatives à Google pour la gestion de projet !
Qu'est-ce qui caractérise un bon modèle de suivi du temps consacré à un projet ?
Même si vous êtes l'expert en gestion du temps de votre équipe, la gestion efficace du temps d'un projet comporte de nombreux aspects supplémentaires, et votre modèle est là pour vous aider ! Voici les fonctionnalités indispensables à rechercher dans votre prochain outil de suivi du temps :
- Plusieurs vues pour consulter votre Calendrier, vos tâches, vos projets et votre temps sous tous les angles.
- Suivi flexible du temps qui vous permet de gérer le temps que vous passez dans différentes applications, tâches et fenêtres.
- Champs personnalisés pour garder à portée de main les informations clés relatives au temps et calculer les factures avec précision.
- Rapports de temps pour une vue d'ensemble de votre productivité sur une base quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle.
- Intégrations pour étendre les fonctions de votre modèle et regrouper vos prochains rendez-vous, évènements et réunions.
Cela peut sembler beaucoup, mais ces cinq fonctionnalités ne sont qu'une infime partie du nombre d'options de suivi du temps disponibles aujourd'hui pour les managers ! L'astuce consiste à trouver un modèle qui les regroupe toutes et qui est conçu pour vous aider à les utiliser de la manière la plus efficace possible.
À lire également : Alternatives à Excel pour augmenter la productivité personnelle et celle de votre équipe !
Inconvénients de l'utilisation de feuilles de calcul pour le suivi du temps
Si vous devez suivre votre temps de manière régulière et cohérente, les outils de suivi du temps ne sont pas la meilleure solution pour vous en raison des inconvénients suivants :
- Risque d'inexactitude : le suivi du temps dans un tableur implique la saisie manuelle des données, ce qui augmente le risque d'erreurs. Si vous oubliez d'enregistrer certaines activités, par exemple, le résultat sera faussé.
- Effort requis : la saisie et le suivi manuels du temps dans un tableur peuvent demander beaucoup d'efforts et de temps, réduire votre productivité et vous distraire de votre travail. Cela peut même vous amener à abandonner votre activité de suivi du temps.
- Fonctionnalités limitées : utiliser Excel pour la gestion du temps signifie que vous ne bénéficiez pas des avantages d'un outil spécialisé dans le suivi du temps. Les tableurs ne disposent pas de fonctionnalités avancées telles que le suivi automatique du temps, les rappels, la visualisation des données, la validation des données ou l'intégration avec d'autres outils (par exemple, la gestion des tâches ou les Calendriers).
- Difficulté à obtenir des informations : si les tableurs permettent de traiter des données, l'analyse des tendances ou la génération d'informations nécessite une maîtrise des formules et des compétences en visualisation des données. Si vous ne disposez pas de cette expertise, un tel tableur pourrait créer une surcharge de données.
- Manque de flexibilité : les feuilles Excel et les feuilles de calcul Google ne sont pas la meilleure solution lorsque vous souhaitez travailler en collaboration avec votre équipe. Leur mise à jour en temps réel peut créer des problèmes de contrôle des versions.
Vous pouvez surmonter ces inconvénients des tableurs en utilisant un logiciel spécialisé dans le suivi du temps et la productivité, tel que ClickUp.
Gérez et suivez votre temps avec ClickUp
ClickUp est le seul logiciel de productivité tout-en-un suffisamment puissant pour regrouper votre travail sur différentes applications au sein d'une seule et même plateforme. Au lieu de vous débattre avec un modèle de relevé de temps Excel, optez pour l'optimisation de votre gestion du temps grâce aux fonctionnalités de suivi du temps de projet de ClickUp !
- Enregistrez le temps passé depuis votre ordinateur de bureau, votre mobile ou votre navigateur web grâce à l'extension de navigateur ClickUp.
- Affichez votre temps suivi par jour, semaine, mois ou tout autre intervalle personnalisé grâce à des relevés de temps détaillés.
- Ajoutez du temps rétroactivement ou créez des entrées par intervalle de dates grâce au suivi manuel du temps.
- Associez facilement le suivi du temps à n'importe quelle tâche sur laquelle vous travaillez dans ClickUp.
- Connectez votre application de suivi du temps préférée à ClickUp pour synchroniser le temps suivi directement dans ClickUp.
- Créez et appliquez des libellés pour classer et filtrer facilement le temps passé sur les tâches.
- Ajoutez des notes à vos entrées de temps pour indiquer précisément à quoi vous avez consacré votre temps.
- Triez les tâches en fonction du temps passé pour identifier les goulots d'étranglement potentiels ou les domaines où une aide supplémentaire est nécessaire.
- Filtrez le temps suivi par date, statut, priorité, étiquettes, etc.
- Ajustez manuellement votre suivi en ajoutant ou en soustrayant du temps chaque fois que nécessaire.
- Consultez le total combiné de tout le temps passé sur les tâches et sous-tâches.
- Obtenez une vue d'ensemble du suivi du temps de votre équipe et comparez-le à l'estimation de durée.
Le suivi du temps dans ClickUp a permis aux équipes de mieux gérer les ressources et de réorienter leurs priorités selon les besoins, tant en interne qu'au sein de l'entreprise dans son ensemble.
Le suivi du temps dans ClickUp a permis aux équipes de mieux gérer les ressources et de réorienter leurs priorités selon les besoins, tant en interne qu'au sein de l'entreprise dans son ensemble.
Récupérez votre temps grâce au suivi du temps dans ClickUp
Le suivi du temps consacré à un projet ne se limite pas à un simple chronomètre. C'est pourquoi vous avez besoin d'une solution de suivi du temps pour suivre l'avancement de vos projets !
Mais tous les modèles de suivi du temps n'offrent pas les mêmes fonctionnalités. Si les feuilles de calcul de gestion du temps sont utiles, elles présentent toutefois de nombreux inconvénients qui peuvent nuire à la productivité.
Il existe de nombreuses ressources de gestion du temps sur le marché, alors assurez-vous de choisir celle qui répond à vos besoins. Bien sûr, vous ne pouvez pas vous tromper avec une plateforme de productivité tout-en-un : ClickUp. 🙂
Avec des centaines de fonctionnalités permettant de gagner du temps, une vaste bibliothèque de modèles et plus de 1 000 intégrations, ClickUp est le seul logiciel de suivi du temps suffisamment puissant pour établir la connexion entre votre temps, vos projets, vos discussions et votre équipe dans un hub de travail centralisé.
Inscrivez-vous à ClickUp et laissez-le vous débarrasser des tracas liés au suivi du temps. 🙌🏼