Les employés de bureau consacrent environ 42 % de leur temps à la collaboration, mais ce temps n'est pas toujours productif. Cela représente beaucoup d'énergie consacrée au travail d'équipe, mais de nombreux dirigeants affirment que leur lieu de travail n'est pas équipé pour rendre la collaboration vraiment efficace.
C'est un problème qui mérite d'être résolu. Lorsqu'elle est bien menée, la collaboration au travail stimule l'innovation, améliore la communication et rend le travail plus satisfaisant pour toutes les personnes concernées.
70 % des employés affirment qu'une meilleure collaboration pourrait considérablement améliorer la productivité et faire gagner du temps.
Cet article de blog vous aidera à comprendre pourquoi la collaboration entre employés est importante et comment favoriser un environnement de travail propice à celle-ci, sans perdre de temps ni d'énergie. 🎯
⏰Résumé en 60 secondes
- La collaboration au travail favorise l'innovation, améliore la communication et augmente la satisfaction professionnelle
- La confiance, le respect, une communication claire et des objectifs communs sont les clés d'une collaboration efficace entre les employés
- Une collaboration efficace se traduit par une efficacité accrue, une innovation renforcée, des équipes plus solides, le développement des employés, des employés plus heureux et une meilleure expérience client
- L'efficacité, la confiance, l'empathie, la positivité, la clarté, la responsabilité, l'inclusivité et l'inclusivité numérique sont essentielles à une collaboration réussie
- Développer une culture d'entreprise positive, accepter les différences, définir des objectifs clairs, encourager une communication ouverte, pratiquer l'écoute active et gérer efficacement le temps sont autant de stratégies permettant d'améliorer la collaboration
- Le groupe d'experts de Pixar, le système de tableaux de bord décentralisé de Spotify et les équipes interfonctionnelles de Netflix sont autant d'exemples de collaboration réussie
- Des outils tels que Google Workspace, Zoom, Microsoft 365 et ClickUp améliorent la collaboration
Comprendre la collaboration au travail
La collaboration au travail consiste pour deux personnes ou plus à s'associer pour atteindre un objectif spécifique, résoudre un problème ou offrir différentes perspectives afin de faire progresser l'entreprise.
Cela peut prendre la forme de réunions d'équipe, de sessions de brainstorming ou de projets impliquant différents services.
📌 Exemple : Une équipe marketing travaillant ensemble sur le lancement d'un produit est un excellent exemple de collaboration. Le rédacteur de contenu, le concepteur et le stratège s'alignent sur des objectifs communs, font confiance à l'expertise de chacun et communiquent ouvertement pour s'assurer que tout le monde est sur la même page.
Voici les éléments clés d'une collaboration efficace. 👇
- Confiance : Les membres de l'équipe doivent se sentir à l'aise pour partager leurs idées et leurs opinions
- Respect : Valoriser la diversité des points de vue favorise un environnement positif où chaque membre de l'équipe se sent écouté et apprécié
- Une communication claire : un dialogue ouvert et honnête minimise les malentendus, permet à chacun de rester sur la même longueur d'onde et aide les équipes à travailler plus efficacement
- Objectifs communs : Lorsque tout le monde travaille vers les mêmes objectifs, la collaboration au sein de l'entreprise devient plus ciblée et plus efficace
🧠 Anecdote : Le mot « collaborer » vient du latin collaborare, qui signifie « travailler ensemble ». Il est apparu pour la première fois en anglais au début du XIXe siècle.
L'importance et les avantages de la collaboration au travail
La collaboration au travail est plus qu'un simple travail d'équipe : c'est la clé de la réussite organisationnelle. Lorsque les équipes travaillent ensemble, elles combinent des compétences, des idées et des perspectives diverses pour résoudre les problèmes.
Voyons quelques avantages supplémentaires de la collaboration. 👀
Efficacité améliorée
Lorsque les équipes collaborent, les tâches sont accomplies plus rapidement. Les environnements collaboratifs permettent également de réagir plus rapidement aux défis, ce qui réduit le temps passé à attendre des commentaires.
📌 Exemple : l'utilisation d'un logiciel de collaboration d'équipe pour partager les mises à jour et les décisions en temps réel permet aux équipes d'avancer sans attendre les commentaires. Cette rapidité raccourcit les échéanciers des projets et augmente la productivité globale.
Plus d'innovation
La collaboration rassemble différentes compétences et idées, ce qui permet de résoudre les problèmes plus rapidement et plus efficacement. Créer un environnement où les membres de l'équipe se sentent à l'aise pour partager leurs points de vue stimule la créativité.
📌 Exemple : Lorsque les équipes marketing et développement produit travaillent ensemble sur un nouveau produit, elles apportent chacune leurs connaissances et leur expertise uniques. Les spécialistes du marketing fournissent des informations sur les tendances et les attentes des clients, tandis que les développeurs apportent leur expertise en matière de faisabilité technique et de conception produit. Ensemble, ils alignent les besoins des utilisateurs sur les capacités fonctionnelles. Ce type de collaboration interfonctionnelle aboutit souvent à des idées innovantes qui n'auraient pas vu le jour dans un environnement plus isolé.
Des équipes plus solides
Le travail en équipe favorise une communication ouverte, réduit les malentendus et permet à chacun de rester concentré sur les objectifs.
Le partage régulier d'idées aide les employés à s'approprier leur travail, ce qui améliore leur moral et leur engagement. De plus, la collaboration renforce les relations, créant ainsi une équipe plus connectée et plus soudée.
📌 Exemple : les activités qui encouragent l'interaction au sein de l'équipe, comme les sessions de brainstorming ou les projets interdépartementaux, renforcent la confiance et facilitent la résolution des problèmes ensemble.
Développement des employés
Le partage des connaissances est constant dans une équipe collaborative. Les employés apprennent les uns des autres, ce qui renforce leurs compétences et les aide à évoluer professionnellement. Cet échange améliore les performances individuelles et renforce également l'équipe dans son ensemble.
L'échange continu de connaissances renforce les compétences, que ce soit par le biais de commentaires entre pairs ou de mentorat. Les organisations peuvent soutenir cette démarche en mettant en place des programmes de mentorat ou en organisant des sessions de partage de compétences, afin que l'apprentissage fasse naturellement partie intégrante du lieu de travail.
📌 Exemple : Dans une équipe de conception, les designers plus expérimentés peuvent encadrer les nouveaux membres de l'équipe, en leur offrant des commentaires et des conseils sur les projets.
Des employés plus heureux
🔍 Le saviez-vous ? 71 % des dirigeants constatent un impact positif sur le bonheur et la satisfaction des employés grâce aux options de travail hybride et à distance.
La collaboration rassemble les gens, créant un sentiment de connexion et d'appartenance qui peut considérablement augmenter la satisfaction au travail.
Les employés plus heureux sont plus engagés et plus productifs, et moins enclins à chercher des opportunités ailleurs. Encourager le travail d'équipe, que ce soit par le biais de projets collaboratifs ou d'évènements sociaux, contribue à renforcer ces liens et montre aux employés que leur contribution est importante.
📌 Exemple : Une entreprise qui organise régulièrement des projets interdépartementaux ou des évènements de team building aide ses employés à nouer des relations au-delà de leurs tâches quotidiennes.
Meilleure expérience client
La collaboration entre les équipes améliore l'expérience client (CX).
Lorsque des services tels que le marketing, l'équipe commerciale et le service client se réunissent, ils partagent des informations et des données qui permettent de mieux cerner les besoins des clients. La collaboration sur les projets permet aux équipes de réagir plus rapidement et d'offrir un service personnalisé, ce qui améliore la satisfaction client.
📌 Exemple : lorsque l'équipe du service client partage des commentaires spécifiques, tels que des plaintes fréquentes concernant une fonctionnalité d'un produit, avec l'équipe de développement produit, cela leur permet de résoudre directement le problème, par exemple en repensant la fonctionnalité pour la rendre plus conviviale.
Principes pour une collaboration réussie
Les équipes ont besoin de plus qu'un objectif commun pour créer un environnement de travail productif et motivant. Une collaboration réussie repose sur certains principes fondamentaux.
Voyons cela de plus près. 📋
- Efficacité : Une collaboration efficace stimule la productivité, favorise l'innovation et maintient l'engagement des équipes tout en rendant le travail plus agréable
- Confiance : Les employés sont 12 fois plus susceptibles d'être engagés lorsqu'ils font confiance à leurs chefs d'équipe. Une confiance solide au sein des équipes permet une communication fluide, encourage le partage d'idées et aide à résoudre les conflits, ce qui conduit à une meilleure prise de décision
- Empathie : Favoriser l'empathie renforce la communication, établit des relations et crée une culture plus inclusive et plus solidaire
- Positivité : Une attitude positive stimule le travail d'équipe, transformant les défis en opportunités de croissance et d'innovation tout en encourageant une communication ouverte
- Clarté : Des attentes et des rôles clairs minimisent la confusion et permettent aux équipes de rester concentrées, alignées et responsables
- Responsabilité : Lorsque les membres d'une équipe s'approprient leurs contributions, cela renforce la confiance, favorise la concentration sur des objectifs communs et améliore la collaboration
- Inclusivité : la diversité des points de vue renforce les équipes, stimule l'engagement et crée un sentiment d'appartenance, ce qui améliore la fidélisation et la satisfaction
- Inclusion numérique : L'accès aux outils de collaboration numérique pour tous les employés, quels que soient leur emplacement ou leurs compétences techniques, facilite la gestion collaborative du travail, en particulier dans les environnements de travail hybrides
🧠 Anecdote : Jeff Bezos, fondateur d'Amazon, a introduit la « règle des deux pizzas », un concept célèbre selon lequel une équipe doit être suffisamment petite pour pouvoir être nourrie avec deux pizzas, afin de favoriser l'efficacité et une meilleure communication.
Stratégies pour améliorer la collaboration au travail
Une collaboration réfléchie au sein d'une équipe est essentielle pour créer un écosystème où les individus travaillent ensemble de manière fluide. De l'exploitation de perspectives diverses à la réalisation d'objectifs communs, découvrons quelques bonnes pratiques pour améliorer la collaboration. 📃
- Développez une culture d'entreprise : Une culture d'entreprise positive, fondée sur la sécurité psychologique, permet aux employés de partager leurs idées. Les cadres supérieurs doivent montrer l'exemple en cultivant l'inclusion et le respect mutuel
- Acceptez les différences : Les entreprises doivent reconnaître et valoriser les différentes perspectives pour résoudre les problèmes et stimuler la créativité et l'innovation
- Définissez des objectifs clairs : Les objectifs de l'équipe doivent être alignés sur la mission de l'entreprise afin que les employés restent concentrés et motivés. Vous pouvez utiliser des objectifs et des résultats clés (OKR) pour aligner les efforts et la responsabilité
- Maintenez une communication ouverte : Des points réguliers, des systèmes de feedback ouverts et des outils de communication centralisés garantissent la transparence et l'accessibilité. Encouragez les réunions formelles et les discussions informelles afin d'aborder les défis de manière proactive
- Pratiquez l'écoute active : Écouter avec attention favorise le respect et la compréhension, ce qui permet des discussions plus productives. Cela renforce également les relations et améliore la dynamique d'équipe
- Résolvez les problèmes ensemble : Des sessions régulières de brainstorming pour résoudre les défis ensemble en équipe créent un espace ouvert pour le partage d'idées, encourageant la pensée créative sans jugement
- Gérez votre temps : Limiter la durée des réunions aide les équipes à rester productives tout en leur laissant le temps nécessaire pour collaborer. Vous devez également trouver un équilibre entre le travail en groupe et les tâches individuelles, tout en hiérarchisant clairement les tâches, en déléguant de manière appropriée et en suivant la progression afin d'éviter tout effort inutile
🔍 Le saviez-vous ? Des études montrent que 68 % des employés considèrent l'inefficacité des réunions d'équipe comme le principal obstacle à leur productivité.
Exemples de collaboration au travail
Examinons des exemples concrets qui démontrent comment un travail d'équipe efficace peut améliorer la productivité, stimuler l'innovation et résoudre des problèmes complexes. L'analyse de ces instances vous aidera à mieux comprendre comment créer des équipes soudées. 👥
Pixar Animation Studios
Le « brain trust »* de Pixar est un élément clé de sa culture collaborative, qui vise à affiner les projets créatifs grâce à des commentaires francs et exploitables. Il s'agit d'un groupe soigneusement sélectionné parmi les meilleurs réalisateurs et dirigeants créatifs de Pixar, qui fournissent des avis honnêtes sur les films en cours de développement.
Contrairement aux méthodes traditionnelles de feedback, le modèle de groupe d'experts se concentre sur l'amélioration du travail sans compromettre la vision du directeur.
Cette culture de la critique ouverte et constructive a joué un rôle essentiel dans la création des films emblématiques de Pixar, tels que Toy Story et Le Monde de Nemo.
Spotify
Spotify illustre une collaboration réussie grâce à son approche innovante de la visualisation des données et de la gestion des tableaux de bord. Diverses équipes, notamment des scientifiques et des analystes de données, participent à la création d'un processus décentralisé.
Les employés de différentes équipes ont créé plus de 4 900 tableaux de bord pour produire et consommer des informations adaptées à leurs besoins. Ce « marché libre » de tableaux de bord qui visualisent les informations des équipes encourage la collaboration.
Netflix
Netflix estime qu'une équipe de rêve est composée de tous les membres qui excellent dans leur travail. Les équipes interfonctionnelles de l'entreprise travaillent en étroite collaboration tout en conservant leur indépendance.
Ils travaillent à la réalisation d'un ensemble défini d'objectifs clairs et précis que l'entreprise partage en toute transparence. Les interactions au sein de l'équipe se concentrent sur la stratégie et les objectifs généraux plutôt que sur des tactiques spécifiques.
📖 À lire également : Les 10 meilleurs outils de collaboration pour les entreprises
Outils et technologies pour améliorer la collaboration
Certains outils de collaboration jouent un rôle essentiel pour connecter les équipes, rationaliser les flux de travail et stimuler la productivité. En voici quelques-uns :
- Google Workspace : Propose des outils tels que Gmail, Docs et Drive pour la collaboration en temps réel, le partage de fichiers et la communication
- Zoom : permet d'organiser des vidéoconférences et des webinaires de haute qualité, parfaits pour les réunions virtuelles et la collaboration à distance
- Microsoft 365 : combine des applications telles que Teams, Excel et SharePoint pour rationaliser la gestion de projet, la communication et le partage de données
- ClickUp: une plateforme polyvalente pour la gestion des tâches, le suivi des objectifs et la collaboration, qui offre également la fonctionnalité Live Collaboration Detection de ClickUp pour permettre aux équipes de donner le meilleur d'elles-mêmes, ensemble
ClickUp est le premier outil de gestion de projet de ce type qui rassemble les tâches et les discussions, éliminant ainsi les changements de contexte et favorisant une collaboration productive sur le lieu de travail.
Découvrons quelques-unes de ses fonctionnalités les plus remarquables. 🤩
Documents ClickUp
ClickUp Docs permet aux utilisateurs de créer, partager et modifier des documents en temps réel. Les membres de l'équipe peuvent communiquer et contribuer de manière transparente au contenu partagé grâce au suivi du curseur en direct, aux commentaires en ligne et aux @mentions.
Par exemple, une équipe de développement produit travaillant sur une nouvelle fonctionnalité peut utiliser Docs pour définir les spécifications de cette fonctionnalité, recueillir des commentaires et affiner les idées de manière collaborative.
Ce document évolutif permet à chacun d'ajouter ses idées au fur et à mesure de la progression du projet.
Lorsque des actions spécifiques doivent être achevées, vous pouvez créer des tâches directement à partir du document et les attribuer aux membres de l'équipe concernés. Cette fonctionnalité rationalise la communication au sein de l'équipe, facilitant ainsi le suivi de tout, du prototypage à la réalisation d'études de marché.
Discutez et attribuez des commentaires avec ClickUp
ClickUp Chat rassemble toutes vos discussions et tâches sur une plateforme unifiée, vous permettant de communiquer et de collaborer avec votre équipe en toute transparence. Il vous permet d'échanger des messages en temps réel, d'avoir des discussions liées à des tâches et même de créer et d'attribuer des tâches directement à partir des discussions.
N'oublions pas ses discussions en fil qui gardent le contexte au même endroit et facilitent grandement le suivi. C'est la solution idéale pour les équipes asynchrones qui souhaitent travailler ensemble.
La fonctionnalité « Assign Comments » (Attribuer des commentaires) de ClickUp est une autre excellente fonctionnalité pour les équipes asynchrones. Vous pouvez transformer les commentaires en tâches exploitables, garantissant ainsi que chaque demande ou contribution est prise en compte.
Par exemple, un manager qui examine un projet de rapport après les heures de travail peut laisser un commentaire suggérant des révisions, l'attribuer au membre de l'équipe responsable et définir une date d'échéance. Une notification est alors envoyée au membre de l'équipe concerné pour qu'il le termine.
Tableaux blancs ClickUp
Les tableaux blancs ClickUp offrent un espace virtuel polyvalent qui améliore la collaboration visuelle en transformant les idées en tâches concrètes. Cet outil permet aux équipes de réfléchir, d'organiser et de visualiser des concepts dans un format attrayant et flexible, comblant ainsi le fossé entre la créativité et l'exécution.
Grâce à des fonctionnalités telles que le dessin à main levée, le glisser-déposer et la prise de notes, les tableaux blancs facilitent la capture et la connexion des idées, même à distance.
Une équipe logicielle qui définit une nouvelle fonctionnalité peut mapper visuellement le parcours de l'utilisateur, établir des connexions entre différentes fonctionnalités et lier ces éléments visuels aux tâches du projet. L'intégration d'images, de formes et de liens Web enrichit encore davantage le processus de brainstorming, en fournissant un contexte et une clarté à toutes les personnes impliquées.
Cartes mentales ClickUp
Les cartes mentales ClickUp offrent aux équipes une approche dynamique et visuelle pour organiser leurs idées et leurs projets. Vous pouvez les utiliser pour des sessions de brainstorming, la planification de projets et la connexion de tâches connexes dans une disposition en cascade. Cela apporte une clarté indispensable aux flux de travail complexes.
Cette flexibilité permet aux utilisateurs de modifier, réorganiser et personnaliser les cartes mentales avec des couleurs et des styles, ce qui facilite la visualisation des priorités et des relations entre les tâches.
Par exemple, une équipe de marketing de contenu qui planifie une campagne peut mapper visuellement la stratégie. Elle peut commencer par une idée centrale telle que « Campagne de vacances » et créer des branches vers des catégories spécifiques à chaque canal, telles que « réseaux sociaux », « marketing par e-mail » et « pages de destination »
ClickUp Brain
ClickUp Brain est l'un des meilleurs outils de collaboration par IA disponibles sur le marché. Il s'agit d'un assistant alimenté par l'IA qui offre une expérience de gestion du travail unifiée dans tout votre environnement de travail ClickUp. Il consolide les données issues des discussions, des projets et des documents afin que vous puissiez vous concentrer sur ce qui est le plus important.
Il génère des rapports de progression quotidiens ou hebdomadaires pour votre équipe afin d'identifier les goulots d'étranglement.
Par exemple, les chefs de projet qui supervisent plusieurs tâches dans différents services peuvent obtenir une mise à jour instantanée sur la progression, les échéances et les communications de l'équipe sans avoir à passer au crible les discussions, les documents et les tableaux de projet.
🧠Fait amusant : 75 % des dirigeants dont les équipes utilisent l'IA affirment que leurs équipes collaborent mieux. L'IA facilite la collaboration en temps réel grâce à des fonctionnalités telles que la prise de notes automatisée lors des réunions, la traduction instantanée pour les équipes internationales et l'analyse des sentiments pour évaluer le moral de l'équipe.
Clips ClickUp
Les clips ClickUp permettent aux utilisateurs d'enregistrer et de partager des messages vidéo en toute simplicité, qu'il s'agisse de mises à jour rapides, de présentations ou de commentaires détaillés. Grâce à l'enregistrement d'écran et à la capture audio-vidéo intégrés directement dans les tâches et les commentaires, vous pouvez remplacer les longs fils de discussion par des explications vidéo concises.
Chaque clip est automatiquement transcrit, ce qui le rend consultable pour une référence facile.
Par exemple, un chef d'équipe peut enregistrer un tutoriel rapide sur la navigation dans un nouvel outil, le partager dans le cadre d'une tâche et s'assurer que tous les membres de l'équipe peuvent accéder à une ressource complète sans avoir à planifier une réunion.
Tâches ClickUp
Les tâches ClickUp sont l'unité centrale de gestion du travail de ClickUp. Elles permettent aux équipes d'organiser, d'attribuer et de suivre tous les aspects d'un projet en le décomposant en éléments gérables.
Vous pouvez facilement joindre des fichiers, laisser des commentaires, définir des rappels et suivre les dépendances des tâches, ce qui facilite le bon déroulement des opérations. Grâce à toutes ces fonctionnalités, les équipes peuvent rester informées des dernières mises à jour, respecter les délais et garantir une communication claire sans allers-retours inutiles.
Par exemple, une équipe marketing peut assigner à un designer la tâche de créer une publicité. Le designer peut joindre des fichiers de conception à des fins de révision, définir des jalons et suivre la progression de la tâche, tandis que les autres membres de l'équipe peuvent laisser des commentaires dans la section prévue à cet effet.
Modèles
ClickUp propose également différents modèles de forfaits de communication.
Le modèle de tableau blanc « Forfait de communication ClickUp » vous aide à transmettre des informations aux parties prenantes concernées grâce à une stratégie claire.
Elle précise les éléments essentiels tels que les messages clés à communiquer, le public cible de messages spécifiques et les canaux par lesquels la communication doit passer. Cette approche structurée améliore l'efficacité de la communication et garantit que les informations critiques parviennent rapidement aux bonnes personnes.
Vous pouvez également utiliser le modèle de matrice de communication et de réunion ClickUp Team pour améliorer le partage d'informations lors des réunions ou des projets. Il organise les mises à jour clés, suit la progression et garantit que tout le monde est sur la même longueur d'onde.
ClickUp nous permet de nous transmettre RAPIDEMENT les projets, de vérifier FACILEMENT leur statut et offre à notre superviseure un aperçu de notre charge de travail à tout moment sans qu'elle ait à nous interrompre. Nous avons certainement gagné une journée par semaine grâce à ClickUp, voire plus. Le nombre d'e-mails a considérablement diminué.
ClickUp nous permet de nous transmettre RAPIDEMENT les projets, de vérifier FACILEMENT leur statut et offre à notre superviseure un aperçu de notre charge de travail à tout moment sans qu'elle ait à nous interrompre. Nous avons certainement gagné une journée par semaine grâce à ClickUp, voire plus. Le nombre d'e-mails a considérablement diminué.
Un travail d'équipe plus intelligent avec ClickUp
Favoriser la collaboration n'est plus un simple atout, c'est une nécessité pour prospérer dans l'environnement de travail numérique. Lorsque les équipes collaborent efficacement, elles débloquent la créativité, résolvent les problèmes plus rapidement et établissent des relations plus solides, autant d'éléments qui stimulent la productivité et la croissance de l'entreprise.
La création d'un environnement de travail favorable commence par la confiance, la communication et les outils adaptés pour soutenir ces efforts.
C'est là que ClickUp entre en jeu. Que vous assigniez des tâches, partagiez des commentaires ou suiviez la progression, ClickUp facilite la collaboration en regroupant tout votre travail et votre équipe au même endroit.
Inscrivez-vous à ClickUp dès aujourd'hui ! ✅