Saviez-vous que les employés démotivés coûtent à l'économie américaine 1,9 billion de dollars par an en perte de productivité?
Les employés productifs sont un atout pour toute entreprise. Ils font plus en moins de temps, augmentant ainsi le chiffre d'affaires sans augmenter les effectifs.
Les organisations investissent beaucoup de temps, d'outils et de ressources dans la mesure de la productivité de leurs employés. Cet effort ne sert pas seulement à identifier les employés les plus performants et à planifier les primes et les incitations. Il permet également aux entreprises de repérer les goulots d'étranglement et les processus inefficaces qui ont un impact sur le niveau de productivité collectif des employés.
Mais tout d'abord, qu'est-ce que la productivité ? S'agit-il du nombre de tâches achevées, des heures travaillées ou des cibles atteintes ? Pour la plupart des entreprises, c'est un mélange de tous ces éléments et bien plus encore.
Dans cet article, nous explorerons divers indicateurs de productivité que les entreprises peuvent utiliser pour évaluer les niveaux de productivité individuels et collectifs de leurs employés.
Comprendre la productivité
La productivité consiste à tirer le meilleur parti des ressources que vous investissez. La productivité et la croissance économique sont donc étroitement liées. Les cycles économiques, les récessions et les taux d'inflation ont un impact considérable sur la productivité. Par exemple, les récessions peuvent entraîner des licenciements, ce qui peut réduire la productivité de la main-d'œuvre.
De même, un environnement macroéconomique stable renforce la confiance des employés et leur sécurité professionnelle. Votre personnel est alors plus susceptible de se concentrer sur ses tâches avec un engagement et un dévouement accrus. De plus, comme un « environnement macroéconomique stable » signifie généralement « des conditions commerciales stables », les entreprises maintiennent des opérations cohérentes et évitent les mesures de réduction des coûts.
Le résidu de Solow, également appelé productivité totale des facteurs (PTF), est un cadre qui analyse l'impact des conditions économiques sur la productivité de la main-d'œuvre.
Dans le cadre du modèle résiduel de Solow, la « productivité » fait référence au facteur inexpliqué dans la comparaison entre la production et les intrants. Cette croissance inexpliquée de la production est attribuée aux gains d'efficacité résultant des progrès technologiques et de la productivité des employés.
Quels sont les facteurs qui influent sur la productivité ?
Voici quelques facteurs courants qui ont une incidence sur la productivité des employés :
- Dynamique d'équipe : des relations tendues entre collègues et responsables peuvent entraîner des conflits et une baisse du moral, ce qui finit par nuire à la productivité de l'équipe.
- Processus organisationnels : des flux de travail inefficaces et des processus fastidieux peuvent également entraîner des erreurs et des retards, ce qui frustre les employés et réduit leur productivité.
- Communication : un autre facteur pouvant nuire à la productivité est une mauvaise communication, comme des directives peu claires, une microgestion ou des réunions fréquentes qui empiètent sur le temps de travail.
- Infrastructure technologique : ne pas disposer du matériel et des logiciels adéquats peut également faire une grande différence. Des ordinateurs obsolètes, une connexion Internet lente ou des logiciels inadéquats peuvent avoir un impact négatif sur l'efficacité.
- Charge de travail : des délais irréalistes et des ressources insuffisantes sont d'autres éléments importants qui ont un impact non seulement sur le niveau de productivité des employés, mais aussi sur leur bien-être général.
La productivité est une fonction de nombreux facteurs interdépendants. Il est donc important de mesurer le niveau de productivité adéquat pour une organisation qui souhaite sérieusement améliorer ses processus et maintenir la santé et le bien-être de son personnel.
Comment mesurer la productivité
Il existe différentes méthodes et différents cadres pour quantifier la productivité. Ces mesures de la productivité prennent en compte plusieurs éléments, indicateurs et formules fondamentales afin d'évaluer la productivité de chaque employé, service et fonction au sein de l'organisation (et de déterminer s'il est possible d'améliorer le nombre de ces chiffres).
Les différents niveaux de mesure de la productivité
Pour mesurer la productivité d'une entreprise, vous devez prendre en compte différents niveaux, depuis les employés individuels jusqu'à l'ensemble de l'organisation. Chaque niveau vous offre une vision différente des opérations de l'entreprise, comme le rendement d'une personne, les résultats d'une équipe ou les performances globales de l'entreprise.
Individus
Les rapports de productivité personnelle sont un excellent moyen d'analyser l'efficacité individuelle. Heureusement, la plupart des outils de gestion de projet ou de productivité fournissent des rapports intégrés sur les performances et la productivité de chaque individu.
Par exemple, le modèle de rapport de productivité personnelle ClickUp permet aux employés de suivre le temps qu'ils consacrent à diverses tâches hebdomadaires et mensuelles.
Le modèle affiche des données telles que :
- Combien de temps un employé consacre-t-il à des tâches de différents niveaux de priorité ?
- Comment ils peuvent améliorer leurs performances et travailler plus rapidement
- La progression globale qu'ils ont réalisée par rapport à leurs objectifs ou cibles
Les utilisateurs peuvent également utiliser des attributs personnalisés tels que Facturation, Type de tâche, Progression et Délai de production pour enregistrer les détails importants des tâches et visualiser leurs données de productivité de manière plus précise.
Teams
La mesure de la productivité des équipes commence par l'alignement des efforts individuels sur des objectifs communs. Cela implique de fixer des objectifs clairs et mesurables pour l'équipe et de suivre la progression accomplie pour les atteindre. Cela garantit que les membres de l'équipe travaillent vers des objectifs communs et permet d'évaluer les performances en fonction de la réalisation des objectifs collectifs.
Cela peut se traduire par des objectifs tels que le nombre de prospects qualifiés pour les équipes marketing et le revenu par utilisateur pour les équipes commerciales. Ici aussi, vous pouvez tirer parti des fonctionnalités de suivi des objectifs de votre outil de gestion de projet.
Avec ClickUp Objectifs, par exemple, vous pouvez définir différents types d'objectifs pour mesurer la progression et la productivité, tels que :
- Cibles chiffrées : suivre le nombre de prospects qualifiés générés au cours d'un mois.
- Cibles oui/non : pour vérifier si une fonctionnalité ou un correctif de bogue a été mis en ligne comme prévu.
- Cibles de la tâche : compter le nombre de tickets d'assistance traités chaque semaine par un agent du service clientèle.
En fixant des objectifs SMART (spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et limités dans le temps) et en suivant régulièrement la progression accomplie, vous pouvez évaluer efficacement la productivité collective de votre équipe et vous assurer d'atteindre vos cibles chaque semaine, chaque mois et chaque trimestre.
Organisations
La plupart des organisations déterminent leur index de productivité en examinant des nombres tels que les taux de croissance du chiffre d'affaires, les marges bénéficiaires et le retour sur investissement (ROI).
Dans ce cas, différents services, tels que le marketing, l'équipe commerciale et la réussite client, s'alignent et travaillent à la réalisation de quelques objectifs stratégiques, tels que la génération de prospects, l'engagement client et le revenu annuel récurrent (ARR).
Voici deux façons de mesurer le taux de productivité de votre organisation :
- Chiffre d'affaires par employé : il suffit de diviser votre chiffre d'affaires total par le nombre total d'employés pour obtenir votre chiffre d'affaires par employé. Ainsi, si vous avez 20 employés et que votre chiffre d'affaires est de 100 000 dollars pour une semaine, chaque employé génère en moyenne 5 000 dollars.
- Ratio d'efficacité de l'équipe : commencez par calculer votre marge brute (chiffre d'affaires moins toutes vos dépenses). Divisez ensuite le bénéfice par le coût salarial de vos employés. Si votre marge brute est de 50 000 $ et que l'investissement total dans vos employés est de 5 000 $, votre ratio d'efficacité d'équipe est de 10:1.
L'avantage du ratio d'efficacité de l'équipe est que vous n'êtes pas obligé de vous limiter au chiffre d'affaires ou aux bénéfices. Vous pouvez également utiliser d'autres indicateurs de performance tels que le Net Promoter Score (NPS) et le taux d'achèvement des sprints.
Les trois formules pour mesurer la productivité
Voici quelques formules courantes permettant de mesurer l'index de productivité dans différents secteurs.
1. Productivité du travail
C'est la formule la plus simple qui soit : il vous suffit de diviser votre production par vos ressources.
Si une entreprise manufacturière produit 1 000 unités d'un produit en une semaine, il faut 100 heures de travail pour les produire. La productivité serait alors de 1 000/100, soit 10 unités par heure.
2. Calcul basé sur les objectifs
Cette approche consiste à évaluer les performances par rapport à des objectifs ou des cibles prédéfinis. Elle indique clairement si un objectif particulier a été atteint, dépassé ou manqué. Vous pouvez ensuite réévaluer votre stratégie et planifier votre réussite future.
Par exemple, si votre objectif est d'augmenter votre chiffre d'affaires mensuel de 20 %, votre taux de productivité se mesure en fonction des critères suivants :
- Cet objectif a été atteint et votre chiffre d'affaires a augmenté de 20 % (taux de productivité de 100 %).
- Dépassez cet objectif et augmentez votre chiffre d'affaires de 25 % (taux de productivité de 125 %).
- Vous avez atteint votre objectif et augmenté votre chiffre d'affaires de 15 % (taux de productivité de 75 %).
3. Feedback à 360 degrés
Dans cette méthode, vous recueillez des commentaires provenant de diverses sources, telles que les collègues, les superviseurs, les clients et les employés, afin d'évaluer de manière exhaustive les performances d'un individu ou d'une équipe.
Vous pouvez recueillir des commentaires par le biais de sondages et d'entretiens, ou en évaluant un individu ou une équipe selon des critères prédéfinis. Contrairement aux deux autres méthodes, le feedback à 360 degrés est plus qualitatif que quantitatif et peut vous fournir des informations plus nuancées sur les performances d'un individu ou d'une équipe.
Calculer la productivité et l'efficacité
Les termes « productivité » et « efficacité » sont souvent utilisés de manière interchangeable, mais ils ont une signification différente selon le contexte.
- La productivité analyse la relation entre le rendement et l'apport, c'est-à-dire la quantité ou la qualité du rendement généré par unité d'apport. La formule serait donc une mesure du rendement / apport .
- L'efficacité, quant à elle, évalue dans quelle mesure les ressources sont utilisées pour atteindre les résultats souhaités. La formule serait donc une mesure de (Production / Investissement) x 100 %.
Bien que ces deux indicateurs soient importants pour la performance organisationnelle, ils offrent des perspectives différentes sur l'efficacité opérationnelle.
Mesurer la productivité : exemples concrets
Voici comment mesurer la productivité dans différents secteurs :
- Fabrication : suivi des unités produites par heure sur une chaîne de montage
- Service : comptage des appels clients traités par agent et par jour dans un centre d'appels
- Commerce de détail : calcul du chiffre d'affaires par employé dans un magasin de détail
- Technologie : mesurer les nouvelles fonctionnalités livrées à chaque cycle de sprint
- Hôtellerie : mesurer le taux d'occupation des chambres ou le revenu par chambre disponible dans un hôtel
Voici quelques indicateurs clés de performance que vous pouvez utiliser pour différentes équipes ou différents rôles :
- Marketing : prospects entrants, visites sur le site web, conversions publicitaires
- Équipe commerciale : nouveaux comptes, chiffre d'affaires généré, taux de conversion
- Produit et ingénierie : nouvelles fonctionnalités, correctifs, délai de mise sur le marché
- Réussite client : score NPS, nombre de réponses, avis clients
Enfin, lorsque vous mesurez la productivité, veillez à ne pas accorder trop d'importance à un facteur particulier, qu'il s'agisse de l'individu plutôt que de l'équipe ou du nombre plutôt que de la qualité. Il ne s'agit pas seulement du nombre ; vous devez tenir compte de la qualité, du contexte et d'autres nuances.
Mesurer la productivité implique d'utiliser un mélange d'indicateurs quantitatifs et qualitatifs, de fixer des objectifs réalistes et de favoriser une culture d'amélioration continue.
Il est tout aussi important de mesurer la productivité de vos équipes à distance.
Mesurer la productivité dans le cadre du télétravail
La quatrième révolution industrielle, caractérisée par des avancées technologiques telles que l'intelligence artificielle (IA), la blockchain, la réalité virtuelle (RV) et l'automatisation, a profondément bouleversé notre façon de travailler au niveau du travail.
Non seulement les entreprises se lancent dans le travail hybride et le télétravail, mais elles s'associent également en permanence à des sous-traitants, des agences et des freelances. Cette main-d'œuvre dispersée à l'échelle mondiale rend très difficile la mise en place de mesures de productivité adéquates.
C'est là que les outils de gestion de l'environnement de travail et de suivi de la productivité tels que ClickUp entrent en jeu. Grâce à une suite complète d'outils (gestion de projet, communication interne, documents et même automatisations), ClickUp aide les organisations à suivre la productivité individuelle et collective.
De plus, ses outils de communication asynchrones et en temps réel, ses capacités d'automatisation et bien d'autres fonctionnalités peuvent vous aider à rationaliser les communications et à réduire le travail. Voici comment :
Restez sur la bonne voie avec vos projets
Avec ClickUp, vous pouvez créer des projets distincts (avec des tâches, des sous-tâches et des actions à mener), les attribuer aux membres de votre équipe et discuter des mises à jour de statut en un seul endroit. De plus, vous pouvez utiliser la vue Tableau de ClickUp pour organiser (et glisser-déposer des tâches) afin de mettre à jour rapidement leur statut.
Mesurez la productivité en attribuant des points de sprint et des niveaux de priorité à chaque tâche ou élément dans ClickUp. Cela peut vous aider à quantifier le travail achevé par chaque employé (et chaque équipe) au cours de chaque cycle de sprint.
En outre, les points de sprint peuvent également vous aider à estimer le temps et les efforts nécessaires pour achever chaque tâche, ce qui vous permet de répartir efficacement les tâches sans surcharger votre équipe.
Mesurez la progression à l'aide de diagrammes de performance
Une autre excellente façon de mesurer votre productivité consiste à fixer des objectifs pour chaque sprint ou projet. ClickUp vous donne accès à de nombreux rapports de performance qui vous permettent d'analyser les progrès de votre équipe, d'identifier les goulots d'étranglement et de modifier vos plans de productivité. Voici quelques exemples de diagrammes :
- Diagrammes Burnup et Burndown : ils vous indiquent la quantité de travail achevée et celle qui reste à accomplir.
- Flux cumulatif : ces diagrammes vous aident à visualiser la progression de vos tâches à travers différentes étapes, telles que le retard, les tâches en cours et les tests, afin que vous puissiez identifier le temps passé par les tâches à chaque étape.
- Vitesse : cet indicateur vous indique le temps moyen nécessaire à vos employés pour achever une tâche, ce qui vous permet de mieux planifier vos futurs sprints.
Calculez la productivité grâce au suivi du temps
Nous avons constaté que la manière la plus simple de suivre la productivité consiste à comparer les entrées et les sorties. Pour les travailleurs du savoir, il s'agit du temps consacré à une tâche par rapport aux tâches achevées.
Si vous avez des freelances ou des employés à temps partiel rémunérés à l'heure, vous pouvez utiliser un logiciel de suivi du temps pour avoir une idée de leurs heures facturables.
ClickUp, par exemple, propose une fonctionnalité intégrée de suivi du temps qui permet à chaque employé d'ajouter des entrées de temps pour chaque tâche, accompagnées d'une note décrivant ce qu'il a fait.
Les responsables peuvent accéder aux relevés de temps individuels des employés et évaluer leur productivité et leur niveau de performance. Ils peuvent également utiliser le suivi cumulatif du temps pour comprendre combien de temps chaque membre de l'équipe consacre à différents groupes de tâches.
À lire également : 8 objectifs pour augmenter la productivité en 2024
Mesurez la productivité de votre équipe avec ClickUp
Il est important d'améliorer la productivité de votre équipe pour atteindre vos cibles et augmenter le chiffre d'affaires et la rentabilité de votre entreprise. Il est essentiel de donner la priorité à la mesure de la productivité pour stimuler la croissance, l'innovation et la réussite.
Si vous faites partie de la quatrième révolution industrielle, nous vous recommandons d'essayer ClickUp. Non seulement cet outil vous aide au suivi des niveaux de productivité individuels et collectifs au sein de votre organisation, mais il comprend également un ensemble d'outils qui peuvent améliorer la productivité de votre équipe.
Vous ne nous croyez pas ? Voici ce qu'en dit un client de ClickUp :
Votre agence passe à côté d'une énorme augmentation de la productivité si vous n'utilisez pas ClickUp ! Sans ClickUp, je devrais embaucher 3 personnes supplémentaires pour accomplir les mêmes tâches.
Votre agence passe à côté d'une énorme augmentation de la productivité si vous n'utilisez pas ClickUp ! Sans ClickUp, je devrais embaucher 3 personnes supplémentaires pour accomplir les mêmes tâches.
Votre équipe peut réduire les tâches répétitives grâce aux automatisations de flux de travail de ClickUp, trouver rapidement des informations avec ClickUp Brain (son assistant genAI) et rationaliser la communication à l'aide de clips vidéo, de discussions et de tableaux blancs.
En bref, vous disposez d'un outil tout-en-un qui augmente la productivité et la mesure afin que vous puissiez vous améliorer en permanence.
Inscrivez-vous gratuitement à ClickUp dès aujourd'hui et découvrez comment cet outil peut vous aider à suivre les tendances de la productivité de votre entreprise.
Foire aux questions (FAQ)
1. Quelle est la meilleure mesure de la productivité ?
Bien qu'il n'existe pas de méthode unique pour mesurer la productivité, les indicateurs clés de performance (KPI) spécifiques à chaque projet peuvent s'avérer utiles. Ils fournissent des données claires qui permettent de suivre la progression réalisée par rapport à des objectifs spécifiques. De plus, ils peuvent être personnalisés pour différents services, tels que le développement, le marketing et l'équipe commerciale.
2. Comment calculer la productivité ?
La manière la plus simple de calculer la productivité consiste à diviser la production totale par l'ensemble des ressources utilisées.
Par exemple, si un commercial passe 20 appels clients en 5 heures, sa productivité est de :
20 appels / 5 heures = 2 appels par heure
3. Quelles sont les trois mesures de la productivité ?
Les trois mesures courantes de la productivité sont les suivantes :
- Production par intrant : calculez la production totale (biens ou services produits) divisée par l'intrant total (ressources utilisées, telles que les heures de travail ou le capital investi).
- Objectifs : suivez la progression réalisée par rapport à des objectifs de productivité spécifiques afin de vérifier si les ressources sont utilisées efficacement.
- Temps : mesurez la durée des tâches (par exemple, la durée du cycle) afin d'identifier les goulots d'étranglement dans le flux de travail.