Vous arrive-t-il d'avoir l'impression de ne pas en faire assez ?
À l'impression d'être toujours en retard et de ne pas en faire assez ?
Si c'est le cas, il est peut-être temps d'élaborer un forfait de productivité. Un forfait de productivité peut vous aider à vous attaquer à votre liste à faire, à vous organiser et à maintenir vos niveaux de productivité, tout cela sans créer d'épuisement supplémentaire. C'est la clé qui vous permettra d'en faire plus en moins de temps, sans sacrifier votre bien-être.
À quoi ressemble un forfait de productivité et comment en créer un ?
Dans cet article, nous allons explorer le concept de planification de la productivité et fournir sept étapes pour créer votre propre forfait de productivité qui fonctionne pour vous, de la même manière que la Technique Pomodoro a été créée en premier lieu.
À la fin de l'article, vous disposerez d'une solide carte qui vous guidera pour mieux.. efficacité du processus et moins d'épuisement.
Qu'est-ce qu'un forfait de productivité ?
Lorsque la plupart des gens sont débordés, ils s'attaquent à leur liste de choses à faire sans beaucoup de réflexion ni de forfait. Cela peut travailler pendant une courte période, mais à terme, cela conduit à l'épuisement.
Une étude menée par CNBC a constaté que 50 % des travailleurs sont épuisés et estime que la paranoïa de la productivité crée un stress supplémentaire pour les employés.
C'est là qu'un forfait de productivité peut s'avérer utile.
Un plan de productivité est un document qui décrit les étapes à suivre pour achever votre liste de choses à faire et qui comprend un forfait stratégique avec des compétences en matière de gestion du temps et d'organisation pour garantir la réalisation de toutes vos tâches quotidiennes et de vos objectifs globaux.
Vous devrez planifier tout ce sur quoi vous devez travailler, vous pencher sur les obstacles potentiels, puis élaborer une stratégie pour aborder chaque élément. Il vous permet également de hiérarchiser vos tâches et de travailler avec vos rythmes naturels de productivité pour vous assurer que vous faites les choses les plus importantes.
Bien qu'un forfait Business concentre les efforts de votre entreprise, un forfait de productivité organisationnelle aborde tous les domaines susceptibles d'affecter votre productivité globale, y compris les aspects tactiques, opérationnels et le forfait stratégique .
Tout le monde peut tirer profit de l'élaboration de forfaits de productivité. Que vous soyez un propriétaire d'entreprise, un étudiant, un parent occupé ou un professionnel, un forfait de productivité peut vous aider à améliorer vos performances, la rapidité, l'énergie et la concentration, et devenir plus efficace et productif sans sacrifier votre bien-être.
Explorons tous les avantages dont vous bénéficierez une fois que vous aurez élaboré un solide forfait de productivité.
Les avantages d'un forfait de productivité
Le forfait de productivité permet d'améliorer l'attention et la concentration, de réduire le stress et de prendre conscience de ses habitudes de travail.
En outre, l'élaboration d'un forfait de productivité vous oblige à ralentir et à réfléchir à votre travail. Cela peut conduire à des approches plus réfléchies et à de meilleures compétences en matière de résolution de problèmes.
En conséquence, vous serez non seulement en mesure d'accomplir davantage de tâches terminées, mais aussi de les faire mieux.
Examinons de plus près chacun de ces avantages.
Amélioration de la concentration et de l'attention
Lorsque vous êtes débordé et mal organisé, il est difficile de se concentrer sur une seule tâche. Votre esprit s'emballe et vous passez constamment d'une chose à l'autre. Cela peut entraîner des erreurs, un travail de mauvaise qualité et une perte de temps.
La planification de la productivité vous aide à éviter cela en vous fournissant une feuille de route pour vos tâches, en cartographiant ce qui doit être fait et le moment où vous pouvez concentrer votre attention sur une seule tâche à la fois. Cela permet d'améliorer l'attention, la concentration et la qualité générale du travail.
Moins de stress
Le chaos d'une liste de choses à faire non organisée peut être stressant et peut vous donner l'impression d'être à la traîne et de craindre d'oublier quelque chose d'important. Ce type de stress peut entraîner de l'anxiété, des insomnies et même des problèmes de santé physique.
La planification de la productivité contribue à réduire le stress en fournissant un système clair de gestion des tâches. Lorsque vous avez un forfait, vous vous sentez plus en contrôle et moins anxieux à propos de ce qui doit être fait.
Vous pouvez également éviter les bousculades de dernière minute et le stress qui en découle en procédant comme suit en regroupant les tâches similaires et de les achever en une seule fois.
Meilleure connaissance de soi
Un autre avantage du forfait de productivité est qu'il vous aide à prendre conscience de vos habitudes de travail. Ce processus vous obligera à suivre du temps analyser vos schémas de productivité et élaborer des stratégies pour améliorer votre efficacité. À Mon travail, vous obtiendrez des informations précieuses sur vos habitudes de travail.
Cette connaissance de soi peut vous aider à identifier les domaines à améliorer. Par instance, vous pourriez réaliser que vous passez trop de temps sur les médias sociaux ou que vous êtes plus productif le matin que le soir. Une fois que vous aurez identifié ces habitudes, vous pourrez modifier votre forfait de productivité en conséquence.
7 étapes pour créer un forfait de productivité
Maintenant que vous connaissez tous les avantages de la planification de la productivité, il est temps d'apprendre à créer votre propre forfait de productivité. Le forfait de productivité n'est pas difficile, mais il fait appel à un peu de temps et d'efforts. Suivez les six étapes suivantes pour créer un forfait de productivité qui vous convient.
Étape 1 : Dressez la liste de toutes vos tâches et obligations
La première étape consiste à dresser une liste d'actions de toutes vos tâches et obligations. De nombreuses personnes commettent l'erreur de garder leur liste de tâches dans leur tête et ne prennent pas la peine de l'écrire ou de l'organiser, ce qui les amène à oublier ou à se sentir débordées.
Il est temps de travailler plus intelligemment et de créer de meilleurs systèmes. Prenez le temps de vous asseoir et d'écrire tout ce que vous avez à faire, en veillant à inclure les petites et les grandes tâches, et en notant également les échéances ou les éléments sensibles au temps. Une fois que tout est écrit, vous pouvez commencer à vous organiser en conséquence.
L'utilisation d'un outil de gestion des tâches comme ClickUp peut vous aider à gérer et à suivre toutes vos tâches en un seul endroit. Il offre plusieurs façons de lister et d'afficher vos tâches Tâches ClickUp comme la Liste, le Tableau, le Calendrier et l'Échéancier, pour vous aider à afficher votre tâche de la manière la plus efficace possible.
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Vous pouvez également tirer parti de Modèle de liste quotidienne à faire de ClickUp -$$$a planificateur numérique tracker pour vous aider à prendre vos habitudes et à mettre vos forfaits sur les rails. Téléchargez le modèle de liste À faire quotidienne
Étape 2 : Notez vos obstacles et vos défis
Maintenant que vous disposez d'une liste de toutes vos tâches, il est temps d'examiner chacune d'entre elles de plus près. Pour chaque tâche, notez les obstacles ou les défis potentiels auxquels vous pourriez être confronté. Il peut s'agir, par exemple, d'un manque de ressources, de délais difficiles à respecter ou de collaborateurs difficiles. Même un manque de motivation doit être noté, car il peut avoir un impact considérable sur votre productivité.
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ClickUp Docs permet une mise en forme riche et des commandes de barre oblique dans ClickUp Docs commandes slash pour un travail plus efficace
En prenant le temps d'anticiper ces défis, vous pouvez développer des stratégies pour les surmonter. Par instance, si vous savez que vous serez confronté à une échéance difficile, vous pouvez prévoir de commencer le travail plus tôt. De même, si vous savez que vous manquerez de motivation, vous pouvez diviser la tâche en étapes plus petites et plus faciles à gérer.
Avant d'élaborer votre forfait de productivité, vous devez avoir une idée précise de la manière dont vous occupez actuellement votre temps. Pour ce faire, vous devez suivre votre temps pendant au moins une semaine. Suivez le temps consacré à chaque tâche essentielle que vous achevez en une journée, qu'il s'agisse de tâches professionnelles ou personnelles.
Étape 3 : Suivez votre temps
Il est également conseillé de suivre le temps consacré à toutes les activités qui vous font perdre du temps, comme l'utilisation des médias sociaux. Cela vous aidera à mieux comprendre vos schémas de productivité et vous donnera une idée de la manière d'utiliser votre temps à bon escient.
Il y a quelques façons différentes de procéder suivre du temps . Vous pouvez utiliser une simple méthode papier-crayon en notant l'heure à laquelle vous avez commencé ou utiliser un outil de productivité avec un chronomètre pour simplifier, automatiser et garder le processus cohérent à tout moment.
Suivez le temps, établissez des paramètres, ajoutez des notes et affichez des rapports sur votre temps depuis n'importe où avec le chronomètre global de ClickUp Outil de suivi du temps de ClickUp est une excellente option, car il est facile à utiliser et enregistre des rapports sur le temps suivi.
Étape 4 : Analyser où va votre temps
Combien de temps consacrez-vous à ces activités ? Y a-t-il un moyen de les limiter ou de les éliminer de votre journée ?
Une fois que vous avez suivi votre temps pendant une semaine, il est temps d'analyser les informations. Regardez combien de temps vous consacrez à chaque tâche et comment ce temps est distribué tout au long de la journée. Vous aurez ainsi une bonne idée de vos schémas de productivité actuels, y compris des activités et des comportements qui vous font perdre du temps.
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Restez sur la bonne voie pour atteindre vos objectifs grâce à des échéanciers clairs, des cibles mesurables et un suivi automatique de la progression
Vous devez également repérer les périodes d'accalmie de la productivité que vous avez au cours de la journée. À faites-vous preuve de déconcentration dans l'après-midi ? Si c'est le cas, pouvez-vous déplacer les tâches à achever pendant cette période à un autre moment de la journée ?
Étape 5 : Élaborer une stratégie
Maintenant que vous avez une bonne compréhension de vos schémas de productivité, il est temps de commencer à élaborer une stratégie pour améliorer votre productivité. Il existe de nombreuses méthodes pour faire cela, il est donc important de trouver celle qui fonctionne le mieux pour vous.
Pour certains, la stratégie consiste simplement à se concentrer sur une tâche à la fois ou à faire tout leur travail à un moment précis de la journée. Pour d'autres, il s'agit d'incorporer une technique de gestion du temps ou une outil de gestion de projet .
Technique Pomodoro
L'une des méthodes de gestion du temps les plus populaires est la technique Pomodoro Technique Pomodoro . Cette technique consiste à travailler sur une tâche pendant 25 minutes, puis à faire une pause de cinq minutes. Après quatre sessions Pomodoro, vous faites une pause plus longue de 20 à 30 minutes. L'idée derrière cette technique est qu'en faisant des pauses régulières, vous pouvez rester concentré et éviter l'épuisement.
Pour utiliser cette technique, vous aurez besoin d'un chronomètre pour suivre vos périodes de travail et de pause. Il existe de nombreux chronomètres Pomodoro disponibles en ligne, ou vous pouvez utiliser un simple minuteur de cuisine.
Matrice EisenhowerLa matrice d'Eisenhower
est une technique de productivité qui vous aide à hiérarchiser vos tâches en fonction de leur niveau d'importance et d'urgence. Cette technique a été développée par l'ancien président Dwight D. Eisenhower et est également connue sous le nom de matrice Urgent-Important. Elle a été popularisée par l'expert en productivité Stephen Covey dans son livre, The 7 Habits of Highly Effective People, et a été utilisée par des millions de personnes depuis.
Pour utiliser cette technique, vous devez d'abord identifier vos tâches. Une fois que vous avez fait cela, vous pouvez les classer dans l'un des quadrants suivants :
Créez votre propre matrice d'Eisenhower et catégorisez vos tâches dans les Tableaux blancs ClickUp
🟢 Quadrant 1 : Urgent et important (À faire)
Ces tâches doivent être achevées immédiatement et sont de la plus haute importance. Des exemples de tâches entrant dans cette catégorie sont la réunion de délais, l'extinction d'incendies, etc.
Quadrant 2 : Important mais pas urgent (Décider)
Ces tâches sont importantes mais n'ont pas besoin d'être achevées immédiatement. Ce sont les types de tâches sur lesquelles vous devriez vous concentrer, car elles peuvent vous aider à éviter des crises à l'avenir. Des exemples de tâches entrant dans cette catégorie sont la planification, l'élaboration de stratégies, etc.
🟡 Quadrant 3 : Urgent mais pas important (Délégué)
Il s'agit de tâches qui doivent être achevées immédiatement mais qui ne sont pas importantes. Il s'agit généralement de distractions qui peuvent attendre et qui ne devraient pas prendre beaucoup de votre temps. Des exemples de tâches entrant dans cette catégorie sont la consultation des e-mails, la prise d'appels téléphoniques, etc.
Quadrant 4 : Pas urgent et pas important (Supprimer)
Il s'agit des tâches qui ne sont ni urgentes ni importantes. Elles peuvent généralement être éliminées de votre liste de choses à faire. Des exemples de tâches entrant dans cette catégorie sont la navigation sur Internet, regarder la télévision, etc.
Méthode Ivy Lee La méthode Ivy Lee est une technique de productivité qui a été mise au point au début du XXe siècle par l'expert en efficacité Ivy Lee. Il s'agit d'une technique très simple mais efficace qui consiste à noter vos six tâches les plus importantes de la journée, puis à vous concentrer sur une tâche à la fois jusqu'à ce qu'elle soit achevée.
Pour utiliser cette technique, il vous suffit de noter vos six tâches les plus importantes de la journée avant d'aller vous coucher. Ensuite, au réveil, commencez à travailler sur la première tâche et ne passez pas à la suivante tant que la première n'est pas achevée.
Cette technique peut sembler simple, mais elle est en fait très efficace pour vous aider à vous concentrer et à faire les choses terminées. Vous pouvez pratiquer cette méthode dans ClickUp ; utilisez Le modèle ClickUp pour faire les choses Terminé pour vous donner un cadre de départ et le personnaliser en fonction de votre style de travail et de vos préférences personnelles.
Le Faire Terminé (GTD) Le modèle, basé sur le système GTD de David Allen, vous aide à organiser les tâches et les projets en les enregistrant et en les divisant en éléments de travail exploitables. En savoir plus Modèles GTD ! Téléchargez le modèle "Faites les choses" (Get Things Terminé)
Étape 6 : Expérimenter et réviser si nécessaire
Quelle que soit la technique que vous essayez, il est important d'expérimenter et de réviser au besoin jusqu'à ce que vous trouviez celle qui fonctionne le mieux pour vous. Vous ne trouverez probablement pas la stratégie parfaite immédiatement, il est donc important d'être patient et de continuer à essayer de nouvelles choses jusqu'à ce que vous trouviez le forfait de productivité qui fonctionne le mieux pour vous.
Soyez patient, persévérant et continuez à expérimenter jusqu'à ce que vous trouviez une stratégie qui stimule votre efficacité et apporte plus d'équilibre à votre vie.
Étape 7 : Utilisez des outils de gestion de projet pour que vos tâches restent visibles et organisées à tout moment
Heureusement, de nos jours, nous pouvons utiliser des outils de gestion de projet pour améliorer notre productivité. L'un des meilleurs outils de productivité est ClickUp, qui peut vous aider à réaliser les six étapes précédentes, de l'organisation de la liste d'actions à la gestion des tâches le suivi du temps .
Les outils de gestion de projet sont essentiels pour assurer le suivi de vos tâches et veiller à ce que vous restiez au courant de tout. En utilisant un outil comme ClickUp, vous pouvez vous assurer que vos tâches sont toujours visibles et organisées, ce qui vous permettra de rester plus facilement productif. Maintenant que vous savez comment être plus productif il est temps de mettre vos connaissances en pratique.
Par exemple, vous pouvez créer une matrice de productivité 2×2 dans ClickUp pour vous aider à hiérarchiser et organiser les tâches. Si vous avez du mal à élaborer votre forfait de productivité ou à vous y tenir, pensez à utiliser les outils de productivité de ClickUp pour vous aider.
Utilisez le Tableau blanc de la matrice des priorités 2×2 pour vous aider à organiser vos tâches en fonction de leur importance et de leur niveau de priorité Téléchargez le modèle de matrice des priorités 2×2
Créez un forfait de productivité dès aujourd'hui
La création d'un forfait de productivité est un excellent moyen d'accroître votre efficacité et de faire plus de choses en moins de temps. En prenant le temps d'élaborer un forfait de productivité, vous pouvez accroître votre concentration, réduire votre niveau de stress et en savoir plus sur qui vous êtes en tant que travailleur.
Il faut parfois un peu de temps et d'expérimentation pour trouver un système de liste de tâches qui vous convienne, mais une fois que vous aurez trouvé et appliqué la technique de productivité qui fonctionne le mieux, vous vous sentirez mieux préparé, plus équilibré et plus maître de vos journées.
À l'aide d'outils de gestion des tâches et d'un logiciel de liste de tâches comme ClickUp vous aurez accès à des services gratuits de pour vous aider à démarrer et à améliorer votre productivité ainsi que des centaines de fonctionnalités personnalisables qui vous permettent de configurer la plateforme de manière à ce qu'elle assiste au mieux votre travail. Des outils comme ClickUp peuvent vous aider à créer des forfaits de productivité efficaces, à gérer les tâches quotidiennes et à améliorer la planification opérationnelle - la liste est longue.
N'abandonnez pas, continuez à essayer de nouvelles choses et vous finirez par trouver le forfait de productivité qui vous convient le mieux. Essayez ClickUp gratuitement dès aujourd'hui Rédacteur invité:
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/11/Dave-Lavinsky.jpeg Dave Lavinsky de Growthink /$$img/ dave Lavinsky est le président et cofondateur de Growthink. Au cours des 20 dernières années,
il n'y a pas eu de changement dans la façon de travailler de l'entreprise https://www.growthink.com/ la croissance de l'entreprise est une question d'argent /%href/
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