Pour certaines équipes, ce n'est pas la phase d'exécution qui pose problème, mais plutôt la phase de planification qui peut s'avérer très compliquée. Réfléchir aux tâches à accomplir et décider lesquelles réaliser est souvent l'étape la plus fastidieuse de tout projet, qu'il soit personnel ou professionnel.
Heureusement, il existe une solution adaptée à vos problèmes de planification : les modèles Getting Things Done (GTD) ! Utilisez-les pour faciliter la gestion des tâches et vous concentrer sur ce qui compte vraiment à la fin de la journée : l'action.
Pour vous aider à trouver l'outil de planification des tâches le plus adapté, nous avons créé une liste des 10 meilleurs modèles GTD gratuits. Nous allons explorer leurs fonctionnalités et vous montrer comment tirer le meilleur parti de chacun d'entre eux.
Qu'est-ce qu'un modèle GTD ?
Getting Things Done (GTD) est une méthodologie de gestion des tâches développée par David Allen, un expert renommé en matière de productivité. L'objectif de GTD est d'aider les gens à surmonter leur anxiété liée aux tâches et à atteindre leurs objectifs en cinq étapes simples :
- Regroupez toutes vos tâches au même endroit
- Clarifier et décider si une tâche est réalisable ou peut être mise en attente
- Organisation par catégories
- Réfléchir, revoir et mettre à jour
- Engagement et achèvement
Un élément essentiel du système GTD est un « outil de collecte », c'est-à-dire un modèle qui permet de tout regrouper. Les modèles GTD sont des cadres prédéfinis qui vous permettent de rassembler, d'organiser et de hiérarchiser les tâches tout en effectuant le suivi de chaque étape.
Grâce aux modèles GTD, vous pouvez planifier et travailler plus efficacement. Avec une feuille de route claire devant vous, il est plus difficile de négliger des tâches ou des échéances importantes. Savoir ce que vous devez faire vous permet de vous concentrer sur l'obtention des meilleurs résultats, que ce soit pour votre développement personnel ou professionnel. ?
Qu'est-ce qui fait un bon modèle GTD ?
Un modèle GTD efficace présente les caractéristiques suivantes :
- Fonctionnalité : prend en charge l'ensemble du processus GTD, de la saisie des tâches au suivi de la progression.
- Simplicité : disposition claire et épurée, facile à utiliser pour une revue hebdomadaire.
- Flexibilité : vous permet d'adapter le modèle à différents scénarios.
- Accessibilité : accessible sur plusieurs appareils, vous permettant de réaliser des modifications en cours où que vous soyez.
- Intégration : effectue une connexion transparente avec les autres outils de productivité que vous utilisez.
Les 10 meilleurs modèles GTD pour améliorer votre productivité personnelle
Ne passez pas plus de temps à réfléchir à vos tâches qu'à les exécuter. Utilisez l'un de ces 10 superbes modèles GTD et épargnez-vous des soucis !
Que vous soyez un utilisateur chevronné de GTD ou novice dans cette méthode, ces modèles apportent clarté et maîtrise à votre flux de travail quotidien. Ils sont également gratuits !
1. Modèle ClickUp Getting Things Done
Si les modèles étaient des bâtiments, ce modèle ClickUp Getting Things Done serait un gratte-ciel ! Il comprend de nombreux niveaux de fonctionnalités et d'éléments personnalisés, vous permettant de gérer tous les projets et toutes les tâches que la vie vous impose. ?
Cela peut sembler intimidant au premier abord, mais le modèle fournit un document explicatif pour vous aider à mieux vous y retrouver. Il en va de même pour la plupart des autres modèles de cette liste !
En tant que modèle au niveau du dossier, il contient de nombreuses listes et vues. Commencez par saisir et décrire toutes vos tâches dans la liste Boîte de réception. Vous pouvez ensuite estimer leur durée, les noter de un à cinq en fonction du niveau d'effort requis et décider si elles sont réalisables, comme l'indique Allen, le créateur de la méthode GTD.
L'étape suivante consiste à organiser les tâches en catégories appropriées. Vous pouvez leur attribuer un contexte à l'aide d'étiquettes telles que « travail », « maison » ou une catégorie personnalisée. Vous pouvez également les trier dans d'autres listes, notamment :
- Planifié : contient une vue Calendrier pour vos tâches à durée déterminée.
- Liste de projets : vous aide à décomposer et à hiérarchiser vos projets, c'est-à-dire les tâches complexes.
- Référence : concerne les documents qui pourraient être utiles pour de futures tâches.
Le modèle propose quatre options d'automatisation pour vous faire gagner du temps, comme le transfert des tâches de la boîte de réception vers les listes planifiées dès que leur date d'échéance change. Et le meilleur dans tout ça, c'est que vous pouvez toujours les personnaliser pour les adapter à votre flux de travail GTD préféré !
2. Modèle de tableau « Getting Things Done » (GTD) de ClickUp
Le modèle du Tableau Getting Things Done de ClickUp rend vos obligations quotidiennes moins intimidantes en les présentant de manière simple et attrayante.
Il s'agit d'un modèle convivial pour les débutants, au niveau de la liste, avec deux modes d'affichage, c'est-à-dire deux vues. La première est un tableau Kanban qui affiche les tâches sous forme de cartes. Avec des images et des étiquettes colorées, il ajoute une touche rafraîchissante à un processus autrement banal. ?
L'autre vue contient les mêmes informations, mais elles sont présentées sous la forme d'une liste de tâches traditionnelle.
L'utilisation du modèle est une expérience de productivité sans stress. Que ce soit dans la vue Liste ou Tableau, ajoutez de nouvelles tâches et fournissez des informations pertinentes à leur sujet, telles que :
- Estimations de durée
- Étiquettes de catégorie pour différents aspects de la vie, tels que l'entreprise, la maison et la forme physique.
- Étiquettes de contexte, telles que personnel, ordinateur, appel et paperasse
- Évaluations énergétiques
- Étiquettes de priorité
Par défaut, les tâches sont regroupées par statut. Pour mettre à jour le statut d'une tâche, faites-la glisser vers le champ du groupe désigné. Vous pouvez également personnaliser les critères de regroupement et de tri, ainsi que tout autre élément du modèle.
3. Modèle ClickUp Getting Things Done Framework
Que vous soyez un vétéran ou un novice du GTD, ce modèle ClickUp Getting Things Done Framework est votre billet en première classe pour Productivity Town ! ?
Il offre de nombreuses fonctions, mais reste facile et intuitif à utiliser. Il s'agit d'un modèle au niveau du dossier comprenant quatre listes :
- Idées : un endroit où vous pouvez stocker des tâches potentielles et abandonnées et laisser des références pour plus tard.
- À faire : une liste de tâches avec des niveaux d'urgence et des dépendances définis
- Calendrier : liste des tâches planifiées et vue interactive du calendrier des activités.
- Projets : une liste des tâches à plusieurs étapes à venir.
Au niveau du dossier, vous trouverez la vue Liste principale de la liste des tâches, qui contient toutes les tâches de la semaine précédente et d'autres, quelle que soit la liste à laquelle elles appartiennent.
Le modèle comprend également un organigramme GTD en mode Tableau blanc. Ce diagramme pratique vous aide à comprendre l'ensemble du processus GTD tel qu'il se déroule dans ClickUp. Il comprend une série d'actions et de questions que vous pouvez vous poser pour décider quoi faire avec chaque tâche qui vous est confiée. N'hésitez pas à le personnaliser en fonction de votre flux de travail particulier.
4. Modèle simple de gestion des tâches ClickUp
Parfois, la solution la plus simple est la plus efficace. Le modèle de gestion de tâches simple ClickUp incarne cette philosophie avec son design minimaliste et ses fonctionnalités robustes.
Vous pouvez choisir entre deux affichages contenant les mêmes informations : vue Liste ou Tableau. Si vous êtes habitué aux feuilles de calcul, vous trouverez peut-être la vue Liste plus pratique, tandis que les personnes visuelles préfèrent généralement la vue Tableau.
Quel que soit votre profil, utilisez le modèle pour rassembler toutes vos tâches et les informations qui les accompagnent. Attribuez des tâches, fixez des échéanciers et établissez des priorités en attribuant des libellés d'urgence.
La simplicité de ce modèle vous offre également la liberté de le personnaliser. Ajoutez de nouvelles listes ou vues et adaptez le modèle à différents contextes. Par exemple, vous pouvez faire un brainstorming à l'aide de cartes mentales ou de Tableau blanc, ou même intégrer des fichiers Google Docs et les modifier dans la plateforme.
5. Modèle ClickUp « Work To Do » (Tâches à faire)
Bien qu'il ne respecte pas entièrement la méthodologie GTD, ce modèle Work To Do de ClickUp peut tout de même améliorer votre productivité. Il offre un système de gestion des tâches dynamique et personnalisable qui s'adapte à toutes les équipes et toutes les entreprises.
Ce modèle de liste comprend trois vues :
- Liste de tâches
- Calendrier hebdomadaire
- Calendrier mensuel
Dans la vue Liste, vous trouverez une liste complète de toutes les activités. Elles sont organisées en groupes quotidiens, hebdomadaires et mensuels, indiquant le délai alloué pour leur réalisation. Vous pouvez fournir plus d'informations dans les champs à droite, tels que le statut, la date d'échéance et la priorité. Dans le champ Type de tâche, indiquez le service responsable de la tâche, tel que Marketing ou Informatique.
Dans les vues Calendrier, vous pouvez faire glisser les tâches pour les planifier ou les reprogrammer. Si vous utilisez déjà une application de calendrier, vous pouvez la synchroniser pour optimiser votre flux de travail. ?️
Bien qu'il soit destiné aux entreprises, vous pouvez facilement adapter ce modèle à votre usage personnel. Il vous suffit de remplacer les catégories de tâches par les vôtres, et le tour est joué !
6. Modèle de liste de tâches ClickUp Calendrier
Le modèle de liste de tâches du calendrier ClickUp combine de manière transparente l'organisation des tâches et la gestion du temps. C'est un outil GTD indispensable pour tous ceux qui ont du mal à respecter les délais et qui aspirent à optimiser leur planification. ⏰
Comme vous pouvez le constater dans la vue Liste des plannings, le modèle est conçu pour les managers, afin de leur permettre d'organiser le travail de leurs employés. Vous pouvez toutefois l'adapter à votre usage personnel en remplaçant les noms par des activités et en apportant quelques autres modifications.
Outre les vues traditionnelles Liste et Calendrier, le modèle comprend une vue Formulaire de demande de réunion. Personnalisez-le et envoyez-le à d'autres personnes, qu'il s'agisse de collègues ou d'amis. ClickUp créera automatiquement une tâche à partir des informations fournies, vous permettant ainsi de gagner du temps et d'économiser vos efforts.
Si vous prévoyez d'utiliser le modèle pour votre travail, vous apprécierez sa fonction de suivi du temps intégrée. Vous pouvez trouver cette option en cliquant sur une tâche et en ouvrant la barre des tâches. Dans la barre, vous pouvez également ajouter des dépendances, des sous-tâches et des commentaires.
7. Modèle ClickUp « Tâches quotidiennes à faire »
Le modèle ClickUp Daily Things To Do Template est un autre outil que vous pouvez utiliser pour suivre vos obligations quotidiennes. Il est peut-être simple, mais il remplit très bien sa fonction. Il vous aide à garder le contrôle sur vos tâches quotidiennes, en veillant à ce que rien ne passe entre les mailles du filet.
Si vous n'avez jamais utilisé d'outil de gestion des tâches auparavant, ce modèle est un excellent point de départ.
Il s'agit d'un modèle au niveau des tâches qui révèle toutes ses fonctions dès que vous ouvrez la barre des tâches. Il comprend trois catégories de checklists : Personnel, Travail et École. Comme d'habitude, vous pouvez les personnaliser, ainsi que presque tous les autres éléments.
Utilisez le modèle en répertoriant toutes les tâches dans leurs catégories respectives. Évaluez la charge de travail quotidienne en sélectionnant son niveau de difficulté dans le menu déroulant, ou ajoutez des fichiers et des commentaires pour fournir de l'information supplémentaire. Vous pouvez également suivre le temps passé afin d'avoir une idée de l'effort nécessaire pour accomplir certaines tâches. Vous avez des réflexions sur un sujet particulier ? Notez-les dans les commentaires. ?
Au fur et à mesure que vous achevez vos tâches, cochez les cases à cocher correspondantes. La barre de progression se mettra automatiquement à jour en fonction du nombre de tâches achevées chaque jour. Vous pouvez consulter toutes les modifications dans le journal situé à droite de la checklist.
8. Modèle de plan d'action quotidien ClickUp
Vous avez un évènement important à venir ? Utilisez le modèle de plan d'action quotidien ClickUp pour organiser et gérer toutes les tâches qui s'y rapportent. Il s'agit d'un outil de gestion de projet polyvalent qui vous aide à mener à bien toutes vos entreprises.
Ce modèle de liste comprend trois vues personnalisées :
- Mesures à prendre : une vue Liste contenant toutes les étapes d'un projet et les informations qui les accompagnent, telles que le service assigné, les dates d'échéance, la priorité et la complexité.
- Objectifs : vue Tableau des tâches et sous-tâches, organisées par service
- Échéancier : une vue chronologique horizontale qui affiche la séquence des actions pour chaque service, telle que définie par les dates d'échéance, les dépendances et d'autres informations provenant de la vue Liste.
Grâce à la flexibilité de ClickUp, vous pouvez adapter le modèle à toutes sortes d'évènements et de projets.
9. Modèle de liste de tâches Excel par Vertex42
Si Excel est votre outil de prédilection, vous apprécierez ce modèle de liste de tâches Excel proposé par Vertex42. Il vous permet de collecter, d'évaluer et de suivre la progression des tâches quotidiennes, à la manière d'un tableur !
Commencez par répertorier toutes vos tâches ou tous vos projets dans la première colonne. Dans les colonnes suivantes, vous pouvez définir les dates d'échéance, mettre à jour le statut, indiquer la priorité et ajouter des notes. Vous pouvez également évaluer les tâches à l'aide du modèle PICK :
- Possible : facile, faible valeur
- Mise en œuvre : facile, grande valeur ajoutée
- Défi : difficile, grande valeur ajoutée
- Supprimer : difficile, faible valeur
Dans l'onglet Liste, vous pouvez personnaliser les menus déroulants pour les colonnes PICK, statut et priorité.
Ce qui rend ce modèle unique, ce sont ses règles de mise en forme conditionnelle prédéfinies. Par exemple, dès qu'une tâche passe au statut « achevée », toutes les informations s'affichent en gris, ce qui la rend moins visible parmi les tâches actives.
10. Modèle Google Sheets Basic Getting Things Done par Template. net
Malgré son nom, ce modèle Google Sheets Basic Getting Things Done Template de Template.net est loin d'être basique ! Il contient tout ce dont vous avez besoin pour mettre en œuvre votre stratégie GTD et planifier vos projets à la perfection.
Le modèle comporte plusieurs onglets. Le principal est « Résumé », qui vous donne un aperçu des informations les plus importantes et de la progression globale. Vous pouvez utiliser les autres onglets pour différentes catégories de tâches GTD, telles que :
- boîte de réception
- Liste d'attente
- Liste de projets
- Liste « Un jour/Peut-être »
Chaque onglet présente une disposition unique adaptée à la catégorie de tâches. Par exemple, l'onglet Boîte de réception comporte différentes colonnes dédiées à l'évaluation des tâches, ce qui est essentiel pour l'étape initiale de tri.
Sous forme de document Google Sheets, ce modèle enregistre automatiquement votre progression dans le cloud et permet une collaboration en temps réel avec vos collègues ou vos amis. ??
Les 10 meilleurs modèles GTD : aperçu général
Nous passerons brièvement en revue les avantages de chaque modèle dans le tableau suivant :
| Modèle | À quoi cela sert-il ? |
| Modèle ClickUp Getting Things Done | Un modèle GTD classique regorgeant de fonctionnalités et d'options d'automatisation. |
| Modèle de tableau « Getting Things Done » (GTD) de ClickUp | Un modèle GTD plus simple avec une vue Tableau visuellement attrayante des tâches. |
| Modèle ClickUp « Getting Things Done Framework » (Cadre pour accomplir ses tâches) | Un modèle contenant tous les éléments GTD dont vous avez besoin, y compris un organigramme expliquant le processus. |
| Modèle ClickUp pour une gestion simple des tâches | Un outil de planification basique qui vous offre une grande liberté de personnalisation. |
| Modèle ClickUp « Work To Do » (Tâches à faire) | Un modèle de planification orienté vers les entreprises avec deux vues Calendrier |
| Modèle de liste de tâches ClickUp Calendrier | Un modèle idéal pour la gestion du temps, complété par un formulaire de demande de réunion. |
| Modèle ClickUp « Tâches quotidiennes à faire » | Un modèle sous forme de checklist pour la planification quotidienne et le suivi des progrès |
| Modèle de plan d'action quotidien ClickUp | Un modèle GTD polyvalent pour la planification de projets qui vous aide au suivi et à la gestion de toutes les étapes. |
| Modèle de liste de tâches Excel par Vertex42 | Un modèle de planification qui vous permet de définir et d'évaluer les tâches selon le modèle PICK. |
| Modèle de base Google Sheets Getting Things Done par Template. net | Un modèle GTD complet avec différents onglets, y compris un résumé des progrès réalisés. |
Boostez votre productivité grâce aux modèles GTD et à ClickUp
Il n'est pas facile d'être productif, surtout dans le monde actuel où les distractions sont nombreuses. ??️
Grâce aux modèles GTD, vous pouvez mieux organiser vos tâches et vous concentrer davantage sur vos objectifs. Ils vous permettent de rester fidèle à vos objectifs, de maintenir votre autodiscipline et d'obtenir davantage de réussites dans vos projets personnels et professionnels.