Pour certaines équipes, ce n’est pas la phase d’exécution qui pose problème, mais bien la phase de planification qui peut s’avérer particulièrement compliquée. Réfléchir aux tâches et décider lesquelles achever est souvent l’étape la plus fastidieuse de tout projet, qu’il soit personnel ou professionnel.
Heureusement, il existe une solution idéale pour vos problèmes de planification : les modèles GTD (Getting Things Done) ! Utilisez-les pour simplifier la gestion de vos tâches et vous concentrer sur ce qui compte vraiment au final : l'action.
Pour vous aider à trouver l'outil de planification des tâches le plus adapté, nous avons dressé une liste des 10 meilleurs modèles GTD gratuits. Nous allons explorer leurs fonctionnalités et vous montrer comment tirer le meilleur parti de chacun d'entre eux.
Qu'est-ce qu'un modèle GTD ?
Getting Things Done (GTD) est une méthodologie de gestion des tâches développée par David Allen, un expert renommé en productivité. L'objectif de la méthode GTD est d'aider les gens à surmonter l'anxiété liée aux tâches et à atteindre leurs objectifs en suivant cinq étapes simples :
- Regroupez vos tâches en un seul endroit
- Clarifier et déterminer si une tâche est réalisable ou peut être mise en attente
- Organiser par catégories
- Réfléchir, passer en revue et mettre à jour
- Engagement et achèvement
Un élément essentiel du système GTD est un « outil de collecte », c'est-à-dire un modèle permettant de tout regrouper. Les modèles GTD sont des structures prédéfinies qui vous permettent de rassembler, d'organiser et de hiérarchiser vos tâches tout en effectuant le suivi de chaque étape.
Grâce aux modèles GTD, vous pouvez planifier et travailler plus efficacement. Avec une feuille de route claire sous les yeux, il est plus difficile de négliger des tâches essentielles ou des échéances. Savoir ce que vous devez faire vous permet de vous concentrer sur l'obtention des meilleurs résultats, que ce soit pour votre épanouissement personnel ou professionnel.
Qu'est-ce qui fait un bon modèle GTD ?
Un modèle GTD efficace présente les caractéristiques suivantes :
- Fonctionnalités : prend en charge l'ensemble du processus GTD, de la saisie des tâches au suivi de leur avancement
- Simplicité : présente une disposition épurée et claire, et est facile à utiliser pour une revue hebdomadaire
- Flexibilité : vous permet d'adapter le modèle à différents scénarios
- Accessibilité : accessible sur plusieurs appareils, vous permettant de réaliser des modifications en cours où que vous soyez
- Intégration : effectue une connexion parfaite avec les autres outils de productivité que vous utilisez
Les 10 meilleurs modèles GTD pour améliorer votre productivité personnelle
Ne passez pas plus de temps à réfléchir à vos tâches qu'à les exécuter. Utilisez l'un de ces 10 superbes modèles GTD et épargnez-vous des soucis !
Que vous soyez un adepte chevronné de la méthode GTD ou un novice, ces modèles apportent clarté et maîtrise à votre flux de travail quotidien. Ils sont également gratuits !
1. Modèle ClickUp « Getting Things Done »
Si les modèles étaient des bâtiments, ce modèle ClickUp « Getting Things Done » serait un gratte-ciel ! Il comprend de nombreux niveaux de fonctionnalités et d'éléments personnalisés, vous permettant de gérer tous les projets et toutes les tâches que la vie vous réserve.
Cela peut sembler intimidant au premier abord, mais le modèle fournit un guide pratique pour vous aider à vous y retrouver. Il en va de même pour la plupart des autres modèles de cette liste !
En tant que modèle au niveau du dossier, il contient de nombreuses listes et vues. Commencez par saisir et décrire toutes vos tâches dans la liste « Boîte de réception ». Vous pouvez ensuite estimer leur durée, les noter de un à cinq en fonction du niveau d'effort requis et décider si elles sont réalisables, comme le recommande Allen, le créateur de la méthode GTD.
L'étape suivante consiste à classer les tâches dans des catégories appropriées. Vous pouvez leur attribuer un contexte à l'aide d'étiquettes telles que « travail », « maison » ou une catégorie personnalisée. Vous pouvez également les trier dans d'autres listes, notamment :
- Planifié : Comprend un affichage sous forme de Calendrier pour vos tâches planifiées
- Liste de projets : vous aide à décomposer et à hiérarchiser vos projets, c'est-à-dire vos tâches complexes
- Référence : concerne les ressources susceptibles de vous être utiles pour vos tâches futures
Le modèle propose quatre options d'automatisation pour vous faire gagner du temps, comme le transfert des tâches de la boîte de réception vers les listes « Planifiées » dès que leurs dates d'échéance changent. Et le meilleur dans tout ça, c'est que vous pouvez toujours les personnaliser pour les adapter à votre flux de travail GTD préféré !
2. Modèle de tableau « Getting Things Done » pour ClickUp
Le modèle de tableau « Getting Things Done » de ClickUp rend vos tâches quotidiennes moins intimidantes en les présentant de manière simple et attrayante.
Il s'agit d'un modèle simple, adapté aux débutants, qui se présente sous forme de liste et propose deux modes d'affichage. Le premier est un tableau Kanban qui affiche les tâches sous forme de cartes. Avec ses images et ses étiquettes colorées, il apporte une touche de fraîcheur à un processus qui serait autrement banal.
L'autre vue contient les mêmes informations, mais elles sont présentées sous la forme d'une liste de tâches classique.
L'utilisation du modèle est une expérience de productivité sans stress. Que ce soit en vue Liste ou vue Tableau, ajoutez de nouvelles tâches et fournissez des informations pertinentes à leur sujet, telles que :
- Estimations de durée
- Étiquettes de catégories pour différents aspects de la vie, tels que l'entreprise, la maison et le sport
- Étiquettes de contexte, telles que « personnel », « ordinateur », « appel » et « paperasse »
- Évaluation énergétique
- Étiquettes de priorité
Par défaut, les tâches sont regroupées par statut. Pour mettre à jour le statut d'une tâche, faites-la glisser et déposez-la dans le champ du groupe correspondant. Vous pouvez également personnaliser les critères de regroupement et de tri, ainsi que tout autre élément du modèle.
3. Modèle ClickUp « Getting Things Done »
Que vous soyez un expert ou un novice en matière de GTD, ce modèle ClickUp « Getting Things Done » est votre billet en première classe pour la ville de la productivité !
Il offre de nombreuses fonctions tout en restant simple et intuitif à utiliser. Il s'agit d'un modèle au niveau du dossier comprenant quatre listes :
- Idées : un espace où vous pouvez stocker des tâches potentielles et abandonnées, et laisser des notes de référence pour plus tard
- À faire : une liste de tâches avec des niveaux d'urgence et des dépendances définis
- Calendrier : une liste des tâches planifiées et une vue interactive des activités sous forme de calendrier
- Projets : une liste des tâches à plusieurs étapes à venir
Au niveau du dossier, vous trouverez la vue Liste des tâches principale, qui contient toutes les tâches de la semaine précédente et des autres semaines, quelle que soit la liste à laquelle elles appartiennent.
Le modèle comprend également un organigramme GTD en mode Tableau blanc. Ce diagramme pratique vous aide à comprendre l'ensemble du processus GTD tel qu'il se déroule dans ClickUp. Il comprend une série d'actions et de questions que vous pouvez vous poser pour décider quoi faire avec chaque tâche qui se présente à vous. N'hésitez pas à le personnaliser pour l'adapter à votre flux de travail particulier.
4. Modèle ClickUp pour la gestion simple des tâches
Parfois, la solution la plus simple est aussi la plus efficace. Le modèle ClickUp de gestion simple des tâches incarne cette philosophie grâce à son design minimaliste et ses fonctionnalités robustes.
Vous pouvez choisir entre deux affichages contenant les mêmes informations : vue Liste ou vue Tableau. Si vous êtes habitué aux tableurs, vous trouverez peut-être la vue Liste plus pratique, tandis que les personnes plus visuelles préfèrent généralement la vue Tableau.
Quelle que soit votre situation, utilisez le modèle pour rassembler toutes vos tâches et les informations qui s'y rapportent. Attribuez des tâches, fixez des échéanciers et établissez des priorités en attribuant des libellés d'urgence.
La simplicité de ce modèle vous offre également la liberté de le personnaliser. Ajoutez de nouvelles listes ou vues et adaptez le modèle à différents contextes. Par exemple, vous pouvez faire du brainstorming à l'aide de la vue carte mentale ou Tableau blanc, ou même intégrer des fichiers Google Docs et les modifier directement sur la plateforme.
5. Modèle ClickUp « Tâches à faire »
Bien qu'il ne suive pas entièrement la méthodologie GTD, ce modèle « Work To Do » de ClickUp peut tout de même booster votre productivité. Il offre un système de gestion des tâches dynamique et personnalisable adapté à toute équipe ou entreprise.
Ce modèle de liste comprend trois vues :
- Liste des tâches
- Calendrier hebdomadaire
- Calendrier mensuel
Dans la vue Liste, vous trouverez une liste complète de toutes les activités. Elles sont classées en groupes Quotidien, Hebdomadaire et Mensuel, indiquant le délai prévu pour leur réalisation. Vous pouvez fournir des informations supplémentaires dans les champs situés à droite, tels que le statut, la date d'échéance et la priorité. Dans le champ Type de tâche, indiquez le service responsable de la tâche, par exemple Marketing ou Informatique.
Dans les vues Calendrier, vous pouvez faire glisser les tâches pour les planifier ou les reprogrammer. Si vous utilisez déjà une application de calendrier, vous pouvez la synchroniser pour optimiser votre flux de travail.
Bien qu'ils soient destinés aux entreprises, vous pouvez facilement adapter ces modèles à un usage personnel. Il vous suffit de remplacer les catégories de tâches par les vôtres, et le tour est joué !
📮ClickUp Insight : Seuls 12 % des participants au sondage utilisent les fonctionnalités d'IA intégrées aux suites de productivité. Ce faible taux d'adoption suggère que les implémentations actuelles ne bénéficient peut-être pas de l'intégration contextuelle et transparente qui inciterait les utilisateurs à abandonner leurs plateformes conversationnelles autonomes préférées.
Par exemple, l'IA peut-elle exécuter un flux de travail d'automatisation à partir d'une simple commande textuelle de l'utilisateur ? ClickUp Brain en est capable ! L'IA est profondément intégrée à tous les aspects de ClickUp, notamment pour résumer des fils de discussion, rédiger ou peaufiner du texte, extraire des informations de l'environnement de travail, générer des images, et bien plus encore ! Rejoignez les 40 % de clients ClickUp qui ont remplacé plus de 3 applications par notre application tout-en-un pour le travail !
6. Modèle de liste de tâches pour le calendrier ClickUp
Le modèle de liste de tâches ClickUp Calendrier allie à la perfection l'organisation des tâches et la gestion du temps. C'est un outil GTD indispensable pour tous ceux qui ont du mal à respecter les délais et qui souhaitent optimiser leur planification. ⏰
Comme vous pouvez le constater dans la vue « Liste des plannings », ce modèle a été conçu pour les managers, afin de leur permettre d'organiser le travail de leurs employés. Vous pouvez toutefois l'adapter à votre usage personnel en remplaçant les noms par des activités et en apportant quelques modifications supplémentaires.
Outre les vues traditionnelles « Liste » et « Calendrier », le modèle comprend une vue « Formulaire de demande de réunion ». Personnalisez-le et envoyez-le à d'autres personnes, qu'il s'agisse de collègues ou d'amis. ClickUp créera automatiquement une tâche à partir des informations fournies, ce qui vous fera gagner du temps et vous épargnera des efforts.
Si vous prévoyez d'utiliser le modèle pour votre travail, vous apprécierez sa fonctionnalité intégrée de suivi du temps. Vous pouvez accéder à cette option en cliquant sur une tâche et en ouvrant la barre des tâches. Dans cette barre, vous pouvez également ajouter des dépendances, des sous-tâches et des commentaires.
7. Modèle ClickUp « Tâches quotidiennes à faire »
Le modèle « Tâches quotidiennes » de ClickUp est un autre outil que vous pouvez utiliser pour suivre vos obligations quotidiennes. Il est peut-être simple, mais il remplit parfaitement sa fonction. Il vous aide à rester à jour dans vos tâches quotidiennes, en veillant à ce que rien ne passe entre les mailles du filet.
Si vous n'avez jamais utilisé d'outil de gestion des tâches auparavant, ce modèle constitue un excellent point de départ.
Il s'agit d'un modèle au niveau des tâches qui dévoile toutes ses fonctions dès que vous ouvrez la barre des tâches. Il comprend trois catégories de checklists : Personnel, Travail et École. Comme d'habitude, vous pouvez les personnaliser, ainsi que presque tous les autres éléments.
Utilisez le modèle en répertoriant toutes les tâches dans leurs catégories respectives de la checklist. Évaluez la charge de travail de la journée en sélectionnant son niveau de difficulté dans le menu déroulant, ou ajoutez des fichiers et des commentaires pour fournir des informations supplémentaires. Vous pouvez également suivre le temps passé pour avoir une idée de l'effort requis par certaines tâches. Vous avez des réflexions sur un sujet particulier ? Notez-les dans les commentaires.
Au fur et à mesure que vous achevez des tâches, cochez les cases à cocher correspondantes. La barre de progression s'actualise automatiquement en fonction du nombre de tâches achevées chaque jour. Vous pouvez consulter toutes les modifications dans le journal situé à droite de la checklist.
8. Modèle de plan d'action quotidien ClickUp
Vous avez un évènement important à venir ? Utilisez le modèle de plan d'action quotidien ClickUp pour organiser et gérer toutes les tâches qui s'y rapportent. C'est un outil de gestion de projet polyvalent qui vous aide à mener à bien tous vos projets.
Ce modèle de liste propose trois vues personnalisées :
- Étapes à suivre : une vue Liste contenant toutes les étapes d'un projet et les informations associées, telles que le service assigné, les dates d'échéance, la priorité et la complexité
- Objectifs : une vue Tableau des tâches et sous-tâches, classées par service
- Échéancier : une vue horizontale d'échéancier qui affiche la séquence des actions pour chaque service, telle que définie par les dates d'échéance, les dépendances et d'autres informations issues de la vue Liste
Grâce à la flexibilité de ClickUp, vous pouvez adapter le modèle à toutes sortes d'évènements et de projets.
9. Modèle de liste à faire Excel par Vertex42
Si Excel est votre outil de prédilection, vous apprécierez ce modèle de liste de tâches Excel proposé par Vertex42. Il vous permet de rassembler, d'évaluer et de suivre la progression de vos tâches quotidiennes, à la manière d'un tableur !
Commencez par lister toutes vos tâches ou tous vos projets dans la première colonne. Dans les colonnes suivantes, vous pouvez définir les dates d'échéance, mettre à jour le statut, indiquer la priorité et ajouter des notes. Vous pouvez également évaluer les tâches selon le modèle PICK :
- Possible : Facile, faible valeur
- Mise en œuvre : simple, avec une valeur élevée
- Défi : Difficile, grande valeur
- À éliminer : difficile, faible valeur
Dans l'onglet Liste, vous pouvez personnaliser les catégories du menu déroulant pour les colonnes PICK, statut et priorité.
Ce qui distingue ce modèle, ce sont ses règles de mise en forme conditionnelle prédéfinies. Par exemple, dès qu'une tâche passe au statut « achevée », toutes les informations s'affichent en gris, ce qui les rend moins visibles parmi les tâches en cours.
10. Modèle de base Getting Things Done pour Google Sheets par Template.net
Malgré son nom, ce modèle Google Sheets « Basic Getting Things Done » de Template.net est tout sauf basique ! Il contient tout ce dont vous avez besoin pour mettre en œuvre votre stratégie GTD et planifier vos projets à la perfection.
Le modèle comporte plusieurs onglets. L'onglet principal, intitulé « Résumé », vous donne un aperçu des informations les plus importantes et de la progression globale. Vous pouvez utiliser les autres onglets pour différentes catégories de tâches GTD, telles que :
- boîte de réception
- Liste d'attente
- Liste des projets
- Liste « Un jour / Peut-être »
Chaque onglet présente une disposition unique adaptée à la catégorie de tâches. Par exemple, l'onglet Boîte de réception comporte différentes colonnes dédiées à l'évaluation des tâches, ce qui est essentiel pour l'étape initiale de tri.
Sous forme de document Google Sheets, ce modèle enregistre automatiquement votre progression dans le cloud et permet une collaboration en temps réel avec vos collègues ou vos amis.
Les 10 meilleurs modèles GTD : un aperçu
Nous passons brièvement en revue les avantages de chaque modèle dans le tableau suivant :
| Modèle | À quoi cela sert-il ? |
| Modèle ClickUp « Getting Things Done » | Un modèle GTD classique regorgeant de fonctionnalités et d'options d'automatisation |
| Modèle de tableau « Getting Things Done » pour ClickUp | Un modèle GTD plus simple avec une vue Tableau des tâches visuellement attrayante |
| Modèle ClickUp « Getting Things Done » | Un modèle contenant tous les éléments GTD dont vous avez besoin, y compris un organigramme expliquant le processus |
| Modèle ClickUp pour la gestion simple des tâches | Un outil de planification simple qui vous offre une grande liberté pour personnaliser votre expérience |
| Modèle ClickUp « Tâches à faire » | Un modèle de planification axé sur les entreprises avec deux vues Calendrier |
| Modèle de liste de tâches pour le calendrier ClickUp | Un modèle idéal pour la gestion du temps, complété par un formulaire de demande de réunion |
| Modèle ClickUp « Tâches quotidiennes à faire » | Un modèle sous forme de checklist pour la planification quotidienne et le suivi de la progression |
| Modèle de plan d'action quotidien ClickUp | Un modèle de planification de projet GTD polyvalent qui vous aide à suivre et à gérer toutes les étapes |
| Modèle de liste à faire Excel par Vertex42 | Un modèle de planification qui vous permet de définir et d'évaluer vos tâches selon le modèle PICK |
| Modèle de base « Getting Things Done » pour Google Sheets par Template.net | Un modèle GTD complet comprenant plusieurs onglets, dont un résumé de la progression |
Boostez votre productivité grâce aux modèles GTD et à ClickUp
Il n'est pas facile d'être productif, surtout dans le monde d'aujourd'hui, où les distractions sont légion.
Grâce aux modèles GTD, vous pouvez mieux organiser vos tâches et vous concentrer davantage sur vos objectifs. Ils vous permettent de rester fidèle à vos objectifs, de faire preuve d'autodiscipline et d'obtenir une meilleure réussite tant sur le plan personnel que professionnel.