Les meilleurs logiciels de gestion des tâches en 2026 : comparatif de 10 outils

Selon un rapport sur la journée de travail sans fin, un salarié reçoit en moyenne 117 e-mails et 153 messages Teams par jour. Une bonne partie de ces messages contient une tâche à accomplir. Les logiciels de gestion des tâches sont là pour les repérer avant qu'ils ne passent inaperçus.

Chaque tâche a deux types d'utilisateurs. La personne qui s'en charge doit pouvoir la saisir en quelques secondes et voir ce qui est prévu pour aujourd'hui. La personne qui l'attend doit savoir qui en est responsable et quand elle sera terminée. Lorsqu'une équipe achète un outil conçu uniquement pour le deuxième type d'utilisateur, les personnes qui effectuent le travail tiennent une liste parallèle privée. Appelons-la la « liste fantôme ». Le Tableau officiel devient obsolète, et les réunions de statut comblent ce vide.

Ce guide classe 10 outils de gestion des tâches en fonction de leur public cible : les plateformes d'équipe, les applications personnelles et les rares outils qui tentent de répondre aux besoins des deux. Pour chaque outil, la question est la même : les personnes qui effectuent le travail y enregistreront-elles leurs tâches, ou continueront-elles à tenir une liste parallèle ?

❗️La fonctionnalité « Échéancier » de Planner nécessite un forfait payant. Les tarifs de monday.com augmentent à mesure que votre entreprise se développe.

Si vous essayez de contourner les limitations de l'affichage de l'échéancier dans Planner, Monday semble être la solution. Mais les équipes de plus de 15 personnes sur Monday se heurtent au même obstacle. Cette checklist de migration vous guide vers une transition durable. 👇🏼

Aperçu des logiciels de gestion des tâches

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des tâches ?

Les logiciels de gestion des tâches désignent une catégorie d’outils dont l’élément central est la tâche : une action que vous pouvez créer, vous attribuer ou attribuer à un collègue, à laquelle vous pouvez assigner une date et dont vous pouvez suivre l’avancement jusqu’à ce que la tâche soit terminée. Les rappels, les tâches récurrentes et un aperçu des prochaines échéances constituent les fonctionnalités de base. Tout le reste n’est qu’un complément.

Au sein de cette catégorie, on distingue deux types de produits. Les applications de gestion des tâches personnelles, telles que Todoist, TickTick et Things 3, sont conçues autour de la liste personnelle d’une seule personne et de la rapidité avec laquelle on peut y noter une idée. Les outils de gestion des tâches en équipe, tels qu’Asana, monday.com, Trello, Microsoft Planner, Jira et Wrike, s’articulent autour de projets partagés, de propriétaires et de statuts. La « liste fantôme » se forme dans l’écart entre ces deux types de produits. Une application personnelle permet de saisir rapidement des informations, mais l’équipe ne peut pas les voir ; à l’inverse, un outil d’équipe est visible par tous, mais la saisie des informations y est lente. Quelques plateformes, dont ClickUp, tentent d’offrir à chaque utilisateur une vue personnelle des tâches qui font partie des projets d’équipe.

C’est également au niveau des projets partagés que les outils de gestion des tâches commencent à se recouper avec les logiciels de gestion de projet au sens large, mais ils répondent à des questions différentes. Un gestionnaire de tâches répond aux questions « Que dois-je faire ensuite ? » et « Est-ce terminé ? ». Une plateforme de gestion de projet ajoute les questions qui l’entourent : quelles tâches dépendent d’autres tâches, qui dispose de la capacité nécessaire et si l’ensemble du projet sera livré dans les délais. La différence entre la gestion de projet et la gestion des tâches est importante au moment de choisir un outil, car un outil de gestion de projet peut sembler trop complexe à quelqu’un qui a simplement besoin d’une liste.

Comment nous avons sélectionné ces 10 outils : Un outil est retenu si son objet principal est de vous permettre de créer, d'attribuer, de dater et de suivre une tâche jusqu'à son achèvement. Il doit également proposer des rappels, des tâches récurrentes et des tarifs publiés ou un forfait gratuit permanent. Les outils qui n'ont pas été retenus, notamment les environnements de travail axés sur les documents tels que Notion, figurent dans la section « À surveiller » à la fin de cet article.

Pourquoi les équipes se retrouvent-elles avec des « listes fantômes » ?

Une « liste fantôme » se forme lorsque l'ajout d'une tâche dans le logiciel de gestion des tâches de l'équipe prend plus de temps que de la noter ailleurs. Les utilisateurs choisissent systématiquement l'option la plus rapide. La tâche se retrouve alors à deux endroits, dont un seul reste à jour.

Imaginez une équipe marketing de cinq personnes menant des campagnes sur un tableau partagé. La graphiste reçoit trois demandes par jour sur Slack. Ouvrir le tableau, trouver le bon projet et remplir quatre champs lui prend une minute ; elle préfère donc saisir les demandes dans l'application « Notes » de son téléphone. Sa carte sur le tableau indique « En cours » pendant neuf jours. Le responsable marketing organise une réunion d'état d'avancement pour savoir où en sont les choses, et cette réunion devient alors le véritable système de suivi.

Cette tendance se retrouve également dans les avis. Sur G2, un chef de projet explique qu'il utilise TickTick comme un système personnel pour gérer les petites tâches dans le cadre de projets parallèles. Ce n'est pas un échec de TickTick, ni de l'outil collaboratif. Il s'agit simplement d'une personne qui se crée la couche de gestion dont le logiciel de son équipe ne disposait pas.

Trois solutions honnêtes s'offrent à vous :

Si votre propre liste est votre point de départ, ces exemples de listes à faire vous montrent comment d'autres personnes organisent leur vie personnelle.

Que faut-il rechercher dans un logiciel de gestion des tâches ?

Un outil adapté vous permet d’ajouter plus rapidement une tâche à votre liste. Il doit également offrir une bonne visibilité à votre équipe, sans créer de copies supplémentaires. Enfin, son forfait gratuit doit être adapté à la taille de votre équipe. Ces six critères permettent de distinguer les 10 outils de cette liste.

Les meilleurs logiciels de gestion des tâches en 2026

Le choix du meilleur logiciel de gestion des tâches dépend de votre rôle au sein du projet. Les sept premiers outils sont conçus pour les équipes, à commencer par celui qui offre également à chaque utilisateur une vue personnalisée. Les trois derniers sont des applications destinées à un usage personnel.

1. ClickUp (idéal pour afficher simultanément les vues personnelles et celles de l'équipe sur une même tâche)

ClickUp offre à chaque utilisateur une vue personnalisée de son travail, tout en la gardant en lien avec les projets de l'équipe. La page « Mes tâches » regroupe les tâches qui vous ont été attribuées, vos rappels, les commentaires qui vous sont adressés, ainsi qu'une liste personnelle pour les tâches qui n'appartiennent pas encore à un projet.

Un responsable peut ajouter des tâches au LineUp d’un collaborateur, une liste hiérarchisée des tâches à accomplir en priorité qui s’affiche sur la page de cette personne. Le Planner vous permet de glisser-déposer des tâches dans des créneaux horaires à côté de vos évènements de calendrier.

Revenons à la graphiste mentionnée plus haut. En quelques secondes, elle ajoute une demande Slack à sa liste personnelle. Lorsque le responsable marketing la déplace vers la liste « Campagnes », il s’agit toujours de la même tâche : son statut, ses commentaires et sa date d’échéance restent donc regroupés au même endroit. Grâce à la fonctionnalité « Tâches dans plusieurs listes », elle peut également figurer dans la file d’attente de l’équipe de conception sans qu’il y ait de double entrée.

ClickUp Brain répond aux questions concernant les tâches dans l'environnement de travail ClickUp et peut créer ou mettre à jour des tâches à partir d'une invite, d'instructions ou d'une mention. Les « Super Agents » de ClickUp peuvent se voir attribuer des tâches et être « @mentionnés » comme leurs coéquipiers ; ils peuvent également repérer les tâches qui n'ont pas été mises à jour depuis un certain temps.

Fonctionnalités phares

Tarifs

Évaluations

Le bémol : la flexibilité de ClickUp se traduit également par un coût d’installation. Les espaces, dossiers, listes, champs personnalisés et vues offrent à une équipe de nombreuses façons d’organiser son travail, et les équipes habituées à un outil monofonctionnel, tel qu’une simple application de gestion des tâches, ont besoin de temps pour définir la structure qui leur convient.

Ce que les utilisateurs disent réellement de ClickUp

Un avis d'utilisateur indique :

J'apprécie la cohérence, la structure et la visibilité des tâches dans ClickUp, ainsi que la facilité avec laquelle je peux identifier les responsables de chaque tâche. Je l’utilise pour structurer les fiches de tâche en y indiquant le contexte, les livrables, les ressources et les échéances, ainsi que pour suivre la répartition des responsabilités, la reddition de comptes et l’avancement du projet. J’adore les modèles, les documents, les formulaires et les automatisations qui permettent de standardiser les processus et de réduire les tâches administratives répétitives. ClickUp m’aide à suivre mon travail et les dates d’échéance, à surveiller les progrès et les obstacles, et à réduire la charge mentale liée à la gestion administrative ainsi que les risques de perte d’informations lors des transferts de tâches. L’installation initiale a été assez simple.

2. Asana (Idéal pour les équipes pluridisciplinaires qui fonctionnent selon des règles)

La gestion des tâches d’Asana repose sur des règles : une fois que l’équipe s’est mise d’accord sur le déroulement du travail, des déclencheurs et des actions permettent de maintenir les tâches à jour sans que personne n’ait à les relancer. Chaque forfait payant inclut un nombre illimité de règles, et chaque utilisateur dispose de « Mes tâches », une liste personnelle regroupant toutes les tâches qui lui sont attribuées, tous projets confondus. Une tâche peut également être rattachée à plusieurs projets à la fois : ainsi, une tâche de révision juridique peut figurer à la fois dans la file d’attente du lancement de produit et dans celle de l’équipe juridique, avec un seul ensemble de commentaires.

Les règles prennent toute leur importance lorsqu'un retard sur une tâche doit entraîner le report de la suivante. Une petite entreprise de rénovation, par exemple, peut définir une règle selon laquelle, en cas de retard sur une tâche en dépendance, toutes les dates d'échéance en aval sont décalées en conséquence, afin d'éviter que le peintre ne se présente sur un chantier qui n'est pas prêt. C'est le genre de processus en chaîne que les équipes opérationnelles, marketing et d'agence gèrent chaque semaine, et c'est là qu'Asana trouve parfaitement sa place, à mi-chemin entre un simple Tableau et une suite logicielle de gestion de projet plus complexe.

L'IA d'Asana se présente sous la forme d'« AI Teammates » et d'« Asana Dash », avec cinq demandes par utilisateur et par mois pour les forfaits payants, ainsi qu'un plafond mensuel par compte qui augmente en fonction du forfait choisi.

Fonctionnalités phares

Tarifs

Évaluations

Ses limites : le forfait gratuit d’Asana est conçu pour une ou deux personnes ; une équipe ne peut donc pas tester les projets partagés pendant longtemps sans payer. C’est également en passant du forfait Starter au forfait Advanced que l’on accède aux objectifs, aux portfolios et à la révision. Les équipes qui souhaitent étendre la structure d’Asana à l’ensemble d’un service devraient opter pour la formule « Advanced » dès le premier jour. Si vous hésitez entre Asana et l’outil de Microsoft, ce comparatif entre Microsoft Planner et Asana vous aidera à faire votre choix.

Ce que les utilisateurs disent réellement d'Asana

Un avis d'utilisateur indique :

Je suis développeur web indépendant et je travaille généralement avec environ trois clients à la fois. Auparavant, je passais une grande partie de ma semaine à répondre au même e-mail : « Salut, comment ça va ? » Désormais, chaque client dispose de son propre projet dans Asana et je l’ajoute en tant qu’invité, ce qui lui permet de ne voir que ses propres tâches et rien d’autre. Il peut voir ce qui est terminé et ce qui reste à faire, et il peut laisser des commentaires directement sur la tâche. Le mois dernier, une cliente m’a dit qu’elle n’avait jamais donné son accord pour une modification de la page d’accueil. J’ai ouvert la tâche et son commentaire « Ça me semble bien, vas-y » était bien là, avec la date, et la discussion s’est terminée en une minute environ.

3. monday.com (Idéal pour les équipes qui souhaitent créer leurs propres tableaux)

monday.com aborde la gestion des tâches comme quelque chose que vous construisez vous-même. Un tableau est une liste d'éléments, et c'est vous qui décidez des colonnes qu'il contient : statut, propriétaire, date, priorité, budget, lien ou fichier. Cela en fait un outil particulièrement adapté aux équipes opérationnelles, RH et de service client, dont les « tâches » diffèrent de celles d'une équipe de développement logiciel, car le tableau s'adapte au processus plutôt que l'inverse.

Chaque élément peut être divisé en sous-éléments, et les tableaux peuvent être liés entre eux : ainsi, une demande client sur un tableau peut renvoyer vers le travail de réalisation sur un autre. Lorsque le processus d’une équipe évolue, celle-ci ajoute ou modifie une colonne tout en conservant le reste du tableau tel quel. Notre avis complet sur monday.com couvre l’ensemble de la plateforme.

L'IA de monday.com est intégrée au tableau de bord. Sidekick, l'assistant contextuel, répond à vos questions liées à votre travail. Des colonnes générées par l'IA remplissent, classent ou résument les données de chaque élément, tandis qu'une équipe d'agents IA se charge de manière autonome des tâches routinières.

Fonctionnalités phares

Tarifs

Chaque forfait payant comprend un quota mensuel de crédits IA, à partir de 1 000 pour le forfait Basic. Les fonctionnalités de prise de notes pour les réunions et les colonnes IA sont disponibles à partir du forfait Standard.

Évaluations

Ses limites : l’automatisation est plafonnée selon le forfait choisi. Le forfait Standard inclut 250 actions d’automatisation et 250 actions d’intégration par mois, un quota qu’une équipe très active peut rapidement épuiser ; le forfait Pro permet de passer à 25 000 actions. Les équipes qui prévoient d’automatiser la plupart des changements de statut devraient opter pour le forfait Pro plutôt que pour le forfait Standard. Les équipes à forte composante technique qui souhaitent comparer cet outil à un outil de suivi des tickets peuvent consulter cette analyse comparative entre monday.com et Jira.

Ce que les utilisateurs disent réellement de monday.com

Un avis d'utilisateur indique :

En tant que responsable de la visibilité au niveau des programmes sur plusieurs projets en cours et en préparation, monday.com m’a grandement facilité la tâche pour décomposer le travail en tâches et centraliser les échéanciers, plutôt que de jongler entre des feuilles de calcul éparpillées ou des présentations de statut. La disposition visuelle du tableau me permet de voir d’un seul coup d’œil où en est chaque projet, et la possibilité de basculer entre les vues « Échéancier » ou « Diagramme de Gantt » et les vues au niveau des tâches est particulièrement utile, selon que je dois préparer des rapports pour la direction ou gérer l’exécution au quotidien avec l’équipe. L’outil est également suffisamment flexible pour adapter les tableaux à différents types de projets, sans que cela ne représente une courbe d’apprentissage trop raide pour les nouveaux membres de l’équipe.

4. Trello (Idéal pour les petites équipes qui souhaitent mettre en place un tableau Kanban dès aujourd'hui)

Trello est le moyen le plus rapide de réunir une équipe sur un tableau partagé. Les cartes se déplacent de gauche à droite d'une liste à l'autre, et c'est à peu près tout ce qu'un nouvel utilisateur doit savoir. Il s'agit de la forme classique de gestion visuelle des tâches, qui convient aux petites agences, aux groupes d'étudiants, aux équipes éditoriales et à toute personne dont le travail comporte trois ou quatre étapes.

Trello prend également très au sérieux la « liste fantôme ». Sa boîte de réception est un espace personnel qui recueille les tâches provenant des e-mails, de Slack et de Microsoft Teams avant que vous ne les classiez sur des tableaux, et elle est incluse dans le forfait Free. Planner, la vue calendrier de Trello, affiche les cartes planifiées à côté de vos évènements. Ainsi, un chef d’équipe peut transférer un e-mail d’un client, le placer dans la boîte de réception, puis le déposer sur le tableau approprié lors de la session de planification du lundi. Des modèles de tableaux Kanban prêts à l’emploi vous aident si vous préférez ne pas concevoir vous-même vos listes.

L'IA est intégrée dès la version Standard. La fonctionnalité « Quick Capture », optimisée par l'IA, transforme les e-mails et les messages en cartes, tandis que l'IA de Trello aide à rédiger, corriger et trouver des idées pour les descriptions et les commentaires des cartes.

Fonctionnalités phares

Tarifs

Évaluations

Ses limites : Trello ne propose pas de fonctionnalité native permettant de lier des cartes qui dépendent les unes des autres ; ainsi, une carte en retard ne fait pas avancer les cartes qui en dépendent. De plus, un grand tableau devient difficile à lire sous forme d’échéancier. Les équipes peuvent toutefois ajouter des « Power-Ups », et ce guide sur les diagrammes de Gantt dans Trello présente les solutions de contournement.

Ce que les utilisateurs disent réellement de Trello

Un avis d'utilisateur indique :

J'apprécie Trello car son interface utilisateur (UI/UX) épurée et visuelle facilite l'organisation des tâches et des projets. Ses intégrations avec d'autres outils de productivité m'aident à harmoniser mon flux de travail, et la plateforme offre des performances fiables au quotidien. La tarification offre un bon retour sur investissement pour les équipes qui ont besoin d'une gestion de projet flexible. L'intégration des nouveaux utilisateurs est simple, et les ressources d'assistance disponibles sont utiles. Les capacités d'IA de Trello facilitent également la résumation des informations, l'organisation du travail et permettent de gagner du temps.

5. Microsoft Planner (idéal pour les équipes qui utilisent déjà Microsoft 365 et Teams)

Microsoft Planner est l’outil de gestion des tâches dont disposent déjà de nombreuses équipes. Inclus dans Microsoft 365, il fonctionne au sein de Microsoft Teams et sur le Web. Ses vues personnalisées (« Ma journée », « Mes tâches » et « Attribuées à moi ») regroupent les tâches issues des plans partagés. Les tâches attribuées dans les notes de réunion et dans Microsoft Loop y apparaissent également, ce qui comble en partie le fossé lié aux « listes fantômes » pour les équipes dont le travail débute lors de réunions Teams.

La version de base comprend les vues « Grille », « Tableau », « Calendrier » et « Diagrammes », ainsi que des checklists, des libellés et des modèles de plan personnalisés. Lorsque le volume de travail dépasse ces limites, le forfait Planner Plan 1 ajoute des sous-tâches, des backlogs et des Sprints, des dépendances entre les tâches, des objectifs, des jalons et l’échéancier. Ces modèles Microsoft Planner illustrent la structure des plans.

L'IA de Planner, l'Agent Planner, nécessite une licence Microsoft 365 Copilot au prix de 30 $ par utilisateur et par mois. Grâce à elle, vous pouvez confier des tâches routinières à l'agent, générer des rapports d'état et transformer un objectif en liste de tâches s'inscrivant dans le plan. Les utilisateurs ne disposant pas de Copilot peuvent tout de même collaborer sur le plan, mais ne peuvent pas utiliser l'agent.

Fonctionnalités phares

Tarifs

Évaluations

Ses limites : les fonctionnalités de Planner sont réparties entre différentes licences. La vue Échéancier, la vue Personnes, les objectifs et les dépendances nécessitent la licence Plan 1, tandis que l’agent Planner nécessite la licence Copilot. Au sein d’une équipe hétérogène, les utilisateurs de la version de base ne peuvent pas voir les mêmes vues du même plan que les autres ; le plan cesse donc d’être le point de référence unique pour tous. Les équipes qui ont besoin d’une planification de type Gantt peuvent d’abord découvrir le fonctionnement des diagrammes de Gantt dans Microsoft Planner.

Ce que disent les utilisateurs de Microsoft Planner

Un avis d'utilisateur indique :

Ce que j’apprécie le plus, c’est la facilité avec laquelle on peut organiser son travail grâce à cet outil. Je l’utilise pour suivre les tâches, attribuer des missions, fixer des dates d’échéance et surveiller l’avancement sans que tout cela ne devienne compliqué. La vue « Tableau » est intuitive, ce qui me permet de voir rapidement ce qui est en attente, ce qui est en cours et ce qui est déjà achevé. Comme il fait partie de Microsoft 365, il s’intègre parfaitement à Teams et aux autres applications Microsoft que j’utilise au quotidien. C’est très pratique, car je n’ai pas besoin de passer d’un outil à l’autre simplement pour vérifier les tâches et les mises à jour. Dans l’ensemble, c’est un outil fiable pour organiser les petits projets et le travail quotidien. Il aide l’équipe à rester coordonnée et sur la même longueur d’onde sans ajouter de complexité inutile.

6. Jira (Idéal pour les équipes de développement logiciel qui traitent les problèmes selon des flux de travail rigoureux)

Jira gère les tâches sous forme de tickets qui évoluent selon un flux de travail défini par l’équipe, et peut imposer le respect de ce flux de travail. Un ticket peut être empêché de passer directement de l’état « Ouvert » à « Terminé » ; il doit donc d’abord passer par les états « Développement terminé » et « Assurance qualité ». Pour les équipes d’ingénieurs, c’est justement cette contrainte qui fait toute la différence : le Tableau reflète ce qui s’est réellement passé avec le code, et non ce que quelqu’un a pensé à mettre à jour.

Pour les ingénieurs, cela élimine également la nécessité de tenir une liste personnelle. Le tableau de sprint indique à chaque personne les tâches qui lui sont attribuées dans le sprint en cours, et un problème ne peut être considéré comme terminé tant qu'il n'a pas franchi toutes les étapes. Les équipes qui travaillent par sprints peuvent gérer le cycle complet dans Jira, et ce guide sur la gestion d'un cycle de sprint explique le fonctionnement de ce rythme.

Fonctionnalités phares

Tarifs

Les fonctionnalités Rovo Search, Chat et Agents sont incluses dans tous les forfaits payants, avec un quota mensuel de 25 crédits IA par utilisateur pour le forfait Standard et de 70 pour le forfait Premium. Le forfait Free, qui peut accueillir jusqu'à 10 utilisateurs, n'inclut pas Rovo.

Évaluations

Ses limites : Jira est conçu pour les équipes qui raisonnent en termes de tickets et de flux de travail. Les équipes marketing, RH ou opérationnelles trouvent généralement que la configuration, les permissions et les écrans de suivi des tickets sont trop lourds par rapport à leurs besoins professionnels ; elles effectuent donc le suivi de leur travail ailleurs, et le Tableau d'ingénierie n'affiche que la moitié du projet. Si vos ingénieurs l'adorent et que tous les autres l'évitent, ces alternatives à Jira méritent le coup d'œil, et l'article « Linear vs. Jira » présente l'option la plus légère pour les équipes produit.

Ce que les utilisateurs disent réellement de Jira

Un avis d'utilisateur indique :

Jira est très flexible. Je peux configurer des tableaux Scrum ou Kanban, diviser le travail en épopées et en tâches, et personnaliser les flux de travail pour les adapter au mode de fonctionnement de notre équipe. Les tableaux de bord et les rapports de sprint facilitent le suivi de l'avancement, et les intégrations avec Confluence, Slack et GitHub permettent de regrouper toutes les informations liées aux tickets en un seul endroit.

7. Wrike (Idéal pour les équipes traitant un flux constant de demandes et de révisions)

Wrike est conçu pour les équipes qui utilisent des tâches pour suivre les demandes : studios de création, services marketing et groupes de services professionnels. Le travail est divisé en tâches avec des personnes assignées, des fichiers et des calendriers, et les équipes peuvent le visualiser sur un tableau Kanban, un tableau de type feuille de calcul ou un diagramme de Gantt interactif. C'est dans la boucle de rétroaction que Wrike excelle : les éditeurs et les relecteurs peuvent adresser leurs questions à un collègue spécifique directement dans le projet, plutôt que dans un fil de discussion séparé.

Imaginez une équipe de conception interne composée de 12 personnes. Les demandes arrivent, sont transformées en un modèle standard de tâches dans la formule Business, passent par un flux de validation, puis sont regroupées dans un tableau de bord partagé que le directeur marketing consulte le vendredi. C'est exactement la forme que Wrike gère très bien, et la solution est évolutive : le forfait Business couvre de 5 à 200 utilisateurs. Un avis détaillé sur Wrike présente l'ensemble complet de ses fonctionnalités.

L'IA de Wrike est proposée en plusieurs niveaux. Le forfait « Team » comprend les fonctionnalités « AI Essentials » : modification du contenu, résumés de commentaires, IA pour les tableaux, hiérarchisation des messages dans la boîte de réception mobile et règles d'automatisation rédigées en langage clair. Wrike Copilot et les agents IA sont disponibles à partir du forfait « Business », qui inclut un pack de démarrage d'actions « AI Elite », et les formules supérieures en proposent davantage.

Fonctionnalités phares

Tarifs

Évaluations

Ses limites : Wrike vend des places par lots plutôt qu'à l'unité : des lots de 5 à 30 places, des lots de 10 places pour 30 à 100 utilisateurs, et des lots de 25 places au-delà. La formule « Team » est limitée à 15 utilisateurs ; une équipe en pleine croissance devra donc changer de forfait et opter pour un pack de licences plus important à peu près au même moment. Les équipes qui souhaitent comparer ce logiciel à un outil axé sur la planification peuvent consulter l'article « Microsoft Project vs Wrike ».

Ce que les utilisateurs disent réellement de Wrike

Un avis d'utilisateur indique :

Wrike est particulièrement utile pour structurer et rendre visible le travail sur un projet. J'utilise régulièrement l'attribution des tâches, les dates d'échéance, les mises à jour de statut et les vues de projet pour comprendre les priorités et suivre l'avancement. Le fait de disposer de toutes ces informations au même endroit facilite la coordination, en particulier lorsque plusieurs personnes contribuent au même projet.

8. Todoist (Idéal pour les personnes qui saisissent leurs tâches en tapant une phrase)

Todoist est la solution la plus performante de cette liste pour résoudre le problème de la saisie des tâches. Sa fonctionnalité « Ajout rapide » analyse une phrase et en extrait la date, l'heure, la périodicité, le projet et la priorité. C'est grâce à cette rapidité que cette application est souvent utilisée en complément d'un outil d'équipe, et qu'elle apparaît si souvent comme la partie « personnelle » d'une installation à deux outils.

Le forfait gratuit « Débutant » comprend cinq projets personnels, trois filtres d’affichage, des dispositions sous forme de tableau ou de liste, ainsi que des rappels automatiques pour les tâches associées à une date et une heure. La formule « Pro » ajoute 300 projets personnels, une disposition sous forme de calendrier, la durée des tâches, le « time blocking », des échéances, des rappels personnalisés et l’historique complet des activités. Un freelance, par exemple, peut gérer son travail pour ses clients et ses tâches administratives personnelles dans des projets distincts, et réserver des plages horaires dédiées à la concentration dans son calendrier. Ce guide sur le « time blocking » s’accorde parfaitement avec cette installation, tandis que l’article « Notion vs Todoist » présente l’alternative axée sur la gestion de documents.

L'IA de Todoist se concentre sur la saisie. Ramble transforme la parole en tâches et Task Capture Assist lit les textes, les images et les documents, avec 10 sessions par mois pour la formule Débutant et une utilisation illimitée pour les forfaits payants. La formule Pro inclut Todoist Assist pour l'automatisation des tâches répétitives et Email Assist, qui transforme les e-mails transférés en tâches.

Fonctionnalités phares

Tarifs

Évaluations

Ses limites : les fonctionnalités de collaboration de Todoist sont limitées tant que vous ne passez pas à la formule Business. Tous les forfaits permettent de partager un projet personnel avec jusqu’à cinq personnes, et une équipe gratuite dispose de cinq projets d’équipe maximum, mais l’environnement de travail complet pour les équipes, avec jusqu’à 500 projets d’équipe, des rôles et des dossiers, nécessite la version Business. Un service ayant besoin de responsables, d’un statut partagé et de rapports sur l’ensemble des projets finira par dépasser ces limites. Pour découvrir une approche de la gestion des tâches personnelles basée sur l’IA, consultez l’article Motion vs Todoist.

Ce que les utilisateurs disent réellement de Todoist

Un avis d'utilisateur indique :

J'apprécie particulièrement la simplicité et la facilité d'utilisation de Todoist. Créer des tâches, définir des dates d'échéance et organiser ma liste de tâches quotidiennes se fait rapidement et sans difficulté. Cela m'aide à rester organisé et à tenir le cap sans que la gestion des tâches ne me semble compliquée ou insurmontable.

9. TickTick (Idéal pour l'organisation personnelle grâce à son Calendrier et à son chronomètre de concentration intégrés)

TickTick regroupe les outils que les utilisateurs répartissent généralement entre trois applications distinctes : une liste de tâches, un Calendrier et un chronomètre de concentration. Les tâches peuvent être classées selon la matrice d'Eisenhower en quadrants « urgents » et « importants », planifiées dans un Calendrier et réalisées à l'aide d'un chronomètre Pomodoro qui mesure le temps de concentration consacré à chaque tâche.

Cet ensemble de fonctionnalités fait de TickTick un outil idéal pour créer une « liste fantôme » réfléchie : une couche de planification privée qui vient s’ajouter à l’outil de l’équipe sans le remplacer. Un responsable peut conserver les notes de réunion au sein de chaque tâche et vérifier le Calendrier pour repérer les jours où le travail s’accumule, tandis que le statut de l’équipe reste visible sur le Tableau partagé.

La page des tarifs de TickTick mentionne les fonctionnalités d'IA dans son comparatif des forfaits, mais ne les décrit pas ; considérez donc l'IA comme un critère secondaire dans votre prise de décision.

Fonctionnalités phares

Tarifs

Le forfait Free comprend neuf listes de 99 tâches chacune, des vues Liste et Kanban, la saisie des dates en langage naturel, des rappels et cinq habitudes. Le forfait Premium porte ce nombre à 299 listes de 999 tâches chacune et ajoute plusieurs vues de calendrier, un échéancier, la durée des tâches, des rappels par e-mail et des statistiques complètes.

Évaluations

Ses limites : la fonctionnalité de partage de TickTick est conçue pour un petit nombre de personnes, et non pour une équipe. Une liste partagée peut accueillir deux membres avec le forfait Free et 29 avec le forfait Premium, ce qui convient à un foyer ou à un petit projet, mais pas à un service. Utilisez-le comme système personnel et gérez le statut de votre équipe via un outil spécialement conçu pour cela.

Ce que les utilisateurs disent réellement de TickTick

Un avis d'utilisateur indique :

Il est facile à utiliser et à prendre en main : vous pouvez vous lancer directement et commencer à créer des tâches sans attendre. J'apprécie particulièrement la fonctionnalité des sous-tâches, et tout semble rapide et fluide lorsque je clique et que j'ouvre des éléments. En plus, c'est gratuit !

10. Things 3 (Idéal pour les utilisateurs Apple qui souhaitent disposer d'une liste qu'ils peuvent acheter une seule fois)

Things 3, développé par Cultured Code, est un gestionnaire de tâches personnel pour Mac, iPhone, Apple Watch, iPad et Vision Pro. Conçu pour aider une seule personne à planifier sa journée, à gérer ses projets et à atteindre ses objectifs, il a remporté deux fois l'Apple Design Award. Dans une catégorie où les abonnements mensuels sont légion, Things s'achète en une seule fois par plateforme.

L'application s'articule autour d'une liste quotidienne épurée. Vous rassemblez vos tâches dans la boîte de réception, choisissez celles qui doivent figurer dans la section « Aujourd'hui » et classez les autres dans des projets et des domaines. Les tâches peuvent provenir d'autres applications via la feuille de partage, des Rappels Apple ou par commande vocale via Siri ; vous pouvez ainsi les enregistrer dès qu'elles apparaissent, où que ce soit. L'application ne dispose pas d'IA intégrée, ce qui convient parfaitement à tous ceux qui souhaitent une liste qui reste discrète.

Fonctionnalités phares

Tarifs

Évaluations

Ses limites : Things 3 ne fonctionne que sur les appareils Apple et est conçu pour une seule personne. Il n'existe pas de version Windows, Android ou d'application web, et il ne permet pas de partager des projets ; il ne peut donc pas servir de système de travail à une équipe utilisant différents types d'appareils. Tout ce qu'un collègue doit consulter doit être copié manuellement dans l'outil de l'équipe.

Ce que les utilisateurs disent réellement de Things 3

Un avis d'utilisateur indique :

Comme je l'ai mentionné, j'utilise Things pour mes besoins personnels, en l'intégrant à Notes et au Calendrier d'Apple (à l'aide de Raccourcis). Pour l'entreprise, Todoist est plus adapté au partage de tâches, aux commentaires et aux pièces jointes. De plus, il s'intègre déjà au calendrier de Google Workspace. Mais Things est parfait pour un usage personnel ou pour une entreprise indépendante (les freelances, par exemple).

D'autres outils de gestion des tâches à découvrir

Notion (à partir de 12 $ par utilisateur et par mois) gère les tâches sous forme de lignes de base de données au sein de pages, ce qui convient aux équipes souhaitant regrouper leurs documents et leurs tâches au même endroit. Son objet central étant la page, il n'a pas satisfait aux critères de sélection de cette liste, et les équipes ayant de nombreuses tâches finissent par créer elles-mêmes leur propre système de gestion des tâches.

Basecamp (à partir de 15 $ par utilisateur et par mois) regroupe les tâches, les forums de discussion et le partage avec les clients au sein d’un même espace de projet, ce que les agences apprécient pour la visibilité offerte aux clients. Le bémol concerne la personnalisation : les utilisateurs soulignent qu’il est moins configurable que la plupart des outils présentés ici.

Any.do (à partir de 4,99 $ par utilisateur et par mois) est un agenda personnel intégrant un Calendrier et des rappels intelligents sur tous les appareils. Son point faible réside dans sa profondeur : il gère bien la planification quotidienne, mais offre bien moins de fonctionnalités de gestion d'équipe que les outils mentionnés ci-dessus.

Comment choisir le logiciel de gestion des tâches qui vous convient ?

Commencez par examiner la liste parallèle dont dispose déjà votre équipe. Demandez à la personne qui gère le plus de tâches en dehors de l'outil officiel d'où proviennent ces tâches et pourquoi elles n'y sont pas enregistrées. Sa réponse vous indiquera laquelle des trois installations présentées précédemment correspond le mieux à votre équipe.

La rapidité fait généralement partie de la réponse. L'analyse réalisée par Capterra sur une année d'avis concernant la gestion des tâches place les performances médiocres du système en tête de la liste des difficultés courantes, et un outil lent est le moyen le plus rapide de reléguer les tâches dans une application de prise de notes.

Avant de changer de solution, menez un projet concret avec le nouvel outil pendant deux semaines, en impliquant toute l'équipe, y compris la personne qui tient actuellement la liste parallèle. Si, à la fin de la deuxième semaine, cette personne continue à noter des tâches ailleurs, c'est que le processus de saisie est trop lent, quelles que soient les fonctionnalités annoncées.

Affichez chaque tâche à la vue de toute l'équipe

Une erreur coûteuse consiste à acheter un outil conçu pour le suivi et à s'attendre à ce que la saisie des tâches se fasse toute seule. Lorsque l'ajout d'une tâche prend plus de temps que de la noter à la main, la liste fantôme refait surface, le tableau devient obsolète et les réunions de suivi reprennent le dessus.

Quel que soit l'outil que vous choisissez, évaluez-le à l'aune de ce qui se passe lors de ces réunions. Lorsque le Tableau est à jour, la personne en attente d'une tâche peut voir, sans avoir à demander, qui en est responsable et quand elle sera terminée. Lorsque les réunions ne cessent de s'allonger, c'est que les tâches se trouvent ailleurs.

ClickUp a été conçu pour résoudre précisément ce problème. La liste personnelle, le bloc-notes et les tâches issues du chat offrent à chacun un espace rapide où noter son travail, et chacune de ces tâches correspond exactement à celles que l'équipe suit dans ses projets. La page « Mes tâches » et LineUp indiquent à chacun ce qu'il doit terminer en priorité, et les « Super Agents » peuvent signaler les tâches qui n'ont pas été mises à jour depuis un certain temps, avant même que quiconque ait besoin d'une réunion pour s'en rendre compte.

Foire aux questions sur les meilleurs logiciels de gestion des tâches

Quelle est la meilleure application gratuite de gestion des tâches ?

Le choix de la meilleure application gratuite de gestion des tâches dépend de la taille de l'équipe. Pour une équipe, le forfait Free Forever de ClickUp inclut un nombre illimité de tâches et de membres, tandis que le forfait Free de Trello prend en charge jusqu'à 10 collaborateurs par environnement de travail. Pour une seule personne, le forfait gratuit « Beginner » de Todoist inclut cinq projets personnels avec des rappels, et le forfait gratuit de TickTick inclut neuf listes avec un Calendrier et un minuteur Pomodoro.

Office 365 dispose-t-il d'un gestionnaire de tâches ?

Oui. Microsoft Planner est inclus dans Microsoft 365 et fonctionne dans Microsoft Teams et sur le Web, avec les vues « Ma journée », « Mes tâches », « Tableau », « Grille », « Calendrier » et « Diagrammes ». La vue « Échéancier », la vue « Personnes », les objectifs et les dépendances nécessitent le forfait Planner Plan 1 à 10 $ par utilisateur et par mois, facturé annuellement, et l'agent Planner nécessite une licence Microsoft 365 Copilot.

Quels sont les meilleurs outils d'IA pour la gestion des tâches ?

La meilleure IA pour la gestion des tâches s'appuie sur vos données réelles. Sur ClickUp, vous pouvez attribuer des tâches aux « Super Agents » et les @mentionner ; Asana inclut un quota mensuel de requêtes IA dans ses forfaits payants, les requêtes supplémentaires coûtant 0,50 $ chacune ; monday.com inclut des crédits IA mensuels dans ses forfaits payants ; et Ramble, de Todoist, transforme la parole en tâches. Vérifiez comment chaque outil gère l'IA, car les crédits, les requêtes et les licences distinctes modifient le coût réel.

Quel est le meilleur logiciel de gestion des tâches pour les petites entreprises ?

Pour une petite entreprise, le meilleur logiciel de gestion des tâches est celui dont le forfait gratuit ou d'entrée de gamme couvre l'ensemble de votre équipe. ClickUp, Trello et Jira proposent des forfaits gratuits adaptés à plus de deux personnes, tandis que le forfait gratuit de Wrike n'impose aucune limite d'utilisateurs mais plafonne le nombre de tâches actives à 200. Les forfaits gratuits d'Asana et de monday.com sont limités à deux personnes.

Qu'est-ce qu'une bonne application de gestion des tâches personnelles ?

Todoist, TickTick et Things 3 sont les meilleures applications de gestion des tâches personnelles. Todoist est la plus rapide pour saisir des tâches en langage courant, TickTick intègre un calendrier, un suivi des habitudes et un chronomètre Pomodoro, tandis que Things 3 est disponible en achat unique pour les appareils Apple. Si vos tâches personnelles doivent également apparaître dans des projets d'équipe, une plateforme comme ClickUp permet de regrouper les deux sur une même tâche.