Gestion de projet et gestion des tâches .
Ces termes sont souvent utilisés à tort et à travers. Mais existe-t-il de réelles différences entre la gestion de projet et la gestion des tâches ?
Prenons l'exemple suivant.
Chez moi, je souhaite installer un nouvel allée en pierre menant à ma porte d'entrée. Pour cela, je vais devoir déblayer le sol, le niveler, ajouter les pierres et faire beaucoup d'autres choses que je n'ai pas encore à faire.
Le projet consiste à créer la passerelle. Les tâches sont ce que je dois faire pour y parvenir.
Mais d'autres tâches impliquent de rassembler des ressources: acheter des pierres, trouver ma pelle et, oh oui, demander à des amis de m'aider. Ce sont aussi des tâches.
Définir la portée du projet et évaluer les ressources nécessaires sont des étapes essentielles à la réussite d'un projet.
- Le projet est l'objectif global qui comprend de nombreuses tâches : créer une allée en pierre.
- Les tâches sont tout ce qui doit être fait pour atteindre l'objectif.
- La gestion de projet englobe généralement les tâches.
Chaque projet comporte généralement plusieurs tâches, à réaliser à différents intervalles. Souvent, elles sont en dépendance les unes par rapport aux autres et parfois, une tâche ne peut être terminée avant que la suivante ne commence.
Gestion des tâches et gestion de projet en termes simples
Plutôt que d'utiliser les termes « gestion de projet » et « gestion des tâches » de manière interchangeable, essayons de définir leurs différences.
La gestion de projet est le processus qui consiste à planifier, organiser et superviser l'ensemble d'une initiative, depuis la définition des objectifs et l'affectation des ressources jusqu'au suivi des échéanciers et à la garantie d'une réussite. Dans ce cadre plus large, la gestion des tâches se concentre sur les tâches individuelles qui composent le projet. Alors que la gestion de projet veille à ce que tout se déroule comme prévu à un niveau macro, la gestion des tâches se concentre sur l'exécution efficace du travail spécifique. En bref, la gestion des tâches est un élément central de la gestion de projet. Les deux sont essentielles, mais elles opèrent à des niveaux de détail et de contrôle différents.
Projets vs tâches
Soyons plus précis en comparant les tâches et les projets. Les projets sont des blocs de travail avec des dates de début et de fin spécifiques. Ils comportent des jalons et un résultat clair, généralement avec un livrable à la fin. Les tâches sont des unités de travail individuelles, et plusieurs tâches peuvent constituer un projet ou être indépendantes des projets.
Parfois, les tâches indépendantes d'un projet ne sont pas nécessairement très importantes.
Par exemple, si vous êtes commercial, vous devez probablement répondre à de nombreux e-mails et passer plusieurs appels téléphoniques. Votre tâche consiste à appeler la personne suivante sur votre liste.
Votre projet consisterait à assurer le suivi des 100 contacts que vous avez rencontrés lors de votre dernière réunion.
Pour certaines, vous passerez des appels (tâches), pour d'autres, vous enverrez des e-mails (encore plus de tâches) et vous voudrez rassembler vos supports de vente spécifiquement liés aux thèmes de la conférence (encore plus de tâches).
Les projets impliquent souvent plusieurs personnes, avec un chef de projet et une équipe. Chaque membre de l'équipe effectue des tâches individuelles liées aux projets. La somme des tâches gérées par chacun aboutira à la réalisation du projet. Par exemple, les lancements de nouvelles fonctionnalités comptent comme plusieurs projets.
Comme vous pouvez le constater, la gestion des tâches fait clairement partie de la gestion de projet.
Confond-tu projets et tâches ?
Cela vous causera beaucoup de frustration. Par exemple, si vous inscrivez « Créer un nouveau produit » sur votre liste de tâches... eh bien, c'est un peu trop ambitieux. Vous n'y arriverez pas en une journée. Vous devrez plutôt diviser cette tâche en plusieurs petites étapes ou sous-tâches, puis passer à l'action pour chacune d'entre elles.
Une méthode très efficace pour distinguer les projets des tâches est la méthodologie Get Things Done. Elle vous aide vraiment à distinguer ce qui prend beaucoup de temps de ce qui est plus facile à faire en quelques étapes.
Nous avons créé des ressources supplémentaires pour vous aider à acquérir les bases de la gestion de projet :
- Principales méthodologies de gestion de projet
- Principes de gestion de projet
- Compétences en gestion de projet requises pour les chefs de projet
Consultez notre glossaire de la gestion de projet pour découvrir d'autres termes liés à la gestion de projet !
Avez-vous besoin d'un logiciel de gestion de projet ou d'un logiciel de gestion des tâches ?
Quelle que soit la taille de votre projet, vous avez probablement encore quelques rappels collés sur des post-it. Il est temps de mettre à niveau votre pile technologique pour y inclure un outil de gestion des tâches ou un outil de gestion de projet.
Quels sont les problèmes résolus par les logiciels de gestion des tâches ?
Les logiciels de gestion des tâches vous permettent de conserver vos listes de tâches et autres notes au même endroit. Ce type de logiciel vous aidera à accomplir vos tâches plus rapidement lorsque vous démarrez un nouveau projet.
Ce logiciel vous permet de créer des listes de tâches, de regrouper des tâches et de planifier leur réalisation. Il vous aide à terminer une tâche avant d'en commencer une autre. La plupart du temps, il n'y a pas de dépendances spécifiques entre les tâches.
Parmi les applications de gestion des tâches les plus populaires, on trouve Todoist ou Any.do. Il s'agit d'applications simples, axées sur les tâches. Elles classent souvent les tâches par ordre d'urgence et permettent de définir des rappels fréquents.
Quels sont les problèmes résolus par les logiciels de gestion de projet ?
Les logiciels de gestion de projet, quant à eux, sont destinés à coordonner des projets et offrent généralement toutes les fonctionnalités d'un logiciel de gestion des tâches.
Ces outils de gestion de projet sont axés sur la collaboration, la coordination et la planification de projet. Les logiciels de gestion de projet comprennent des sous-tâches, des commentaires, des pièces jointes et des descriptions de tâches qui fournissent des détails sur le moment où un projet doit être terminé.
Il faut souvent un calendrier précis ou un diagramme de Gantt pour voir comment tous les projets s'articulent les uns par rapport aux autres.
Les logiciels de gestion de projet aident les chefs de projet à établir des estimations de durée, à suivre le travail des membres de l'équipe et à créer des rapports de projet. La plupart des logiciels de gestion des tâches n'offrent tout simplement pas ces fonctionnalités. Les tâches ne sont généralement pas assez urgentes ou complexes pour inclure des estimations de durée.
Bonus : alternatives à Taskade!
Le meilleur logiciel de gestion de projet est également un logiciel de gestion des tâches
Il n'y a pas nécessairement de frontière nette entre votre travail et votre vie privée.
Oui, il y a un équilibre, mais le récital de danse de vos enfants pourrait coïncider avec votre prochain appel client. Ou vous devrez peut-être passer cette commande Amazon tout en rédigeant votre prochaine proposition de projet.
Vous voyez ce que je veux dire ?
Le meilleur logiciel combine à la fois la gestion des tâches et la gestion de projet. Vous disposez des outils nécessaires pour faire les deux avec une simplicité qui ne vous submerge pas. Vous devriez trouver un logiciel agréable à utiliser, qu'il s'agisse de tâches ou de projets, personnels ou professionnels.
Pour info, c'est pourquoi nous avons créé ClickUp
Oui, ClickUp est vraiment une plateforme de productivité que vous pouvez utiliser aussi bien pour vos tâches personnelles que pour vos projets professionnels. C'est une question qui anime notre PDG, Zeb Evans, depuis le début. Il pose la question suivante :
- « Pourquoi mon travail et ma vie privée ne peuvent-ils pas cohabiter au même endroit, tout en étant suffisamment séparés pour ne pas se mélanger ?
- Pourquoi ne puis-je pas tout avoir sur une seule plateforme simple et élégante ?
- Ce sont les questions que je me suis posées. Et c'est là le cœur de la mission de ClickUp.
- Nous ne sommes pas là uniquement pour résoudre le problème de la gestion de projet. Nous nous sommes réunis pour résoudre des problèmes plus importants. »
Résoudre le problème complexe de la séparation des tâches et des projets est un objectif ambitieux. C'est pourquoi nous avons rendu ClickUp gratuit et facile à utiliser.
ClickUp dispose de toutes les fonctionnalités de gestion des tâches pour vous aider à mener à bien vos projets, telles que :
- Listes de tâches à faire
- Statuts simples
- ... et un bloc-notes pour noter vos idées.
Mais il dispose également des puissantes fonctionnalités de gestion de projet dont vous avez besoin pour accomplir vos tâches au travail, telles que :
- Plusieurs responsables – Collaborez ensemble sur une seule tâche, si votre espace le permet.
- Commentaires assignés – Créez et assignez instantanément des éléments à vous-même ou à d'autres personnes.
- Priorités – Créez des niveaux de priorité personnalisés et organisez les tâches en fonction de leur importance pour un projet.
- Favoris – Créez votre propre barre latérale personnalisée pour inclure le tri, le filtrage et même votre affichage préféré.
- Extension Chrome – Offre des fonctionnalités complètes pour augmenter la productivité, notamment le suivi du temps, l'annotation d'images et la création de tâches.
- Plusieurs vues – La vue Liste, la vue Tableau, la vue Équipe, les diagrammes de Gantt, le Calendrier et bien d'autres encore offrent une vue parfaite pour les développeurs, les gestionnaires et tous les autres intervenants.
- Dépendances – Reliez les tâches entre elles en fonction de leurs exigences afin de vous assurer que les bonnes tâches sont achevées dans le bon ordre.
- Affichage temporel / Calendrier – Glissez-déposez facilement les tâches pour faciliter la planification. Vous verrez également les tâches qui ne sont pas encore planifiées.
- Intégrations – Effectuez la connexion à Google Drive, Dropbox, Harvest, Toggl et à de nombreuses autres intégrations pour simplifier votre flux de travail.
Chez ClickUp, nous avons développé le logiciel de gestion de projet idéal pour résoudre les problèmes personnels et professionnels. Vous souhaitez vous joindre à nous pour y parvenir ? Le plus simple est de l'essayer. Inscrivez-vous dès aujourd'hui !