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La clôture d'un projet fait partie intégrante de la gestion de projet. Il s'agit de la phase finale au cours de laquelle les livrables sont testés par rapport aux indicateurs clés de performance et au périmètre, les détails sont réglés, les leçons sont tirées, le transfert est achevé et le projet est validé.
À bien des égards, la clôture d'un projet est aussi importante que la réunion de lancement et le cahier des charges (SOW). Les responsables doivent y consacrer du temps afin de s'assurer que les livrables du projet ont été achevés comme prévu et que le projet a été mené à bien avec succès.
Dans cet article, nous vous guiderons à travers un processus étape par étape pour clôturer un projet et vous fournirons cinq modèles pratiques que vous pourrez utiliser pour rationaliser le processus de clôture de projet pour votre équipe.
Qu'est-ce que la clôture d'un projet ?
Qu'il s'agisse d'un projet interne ou mené en collaboration avec un tiers, tel qu'une société de développement de logiciels ou une agence de marketing, il doit toujours se terminer par une phase de clôture.
La clôture d'un projet est la dernière phase critique du cycle de vie de la gestion de projet. Elle marque la fin d'un projet, le dernier indicateur de performance clé avant que les livrables puissent commencer à avoir un impact sur une organisation.
Par exemple, si l'objectif est de déployer un nouveau logiciel de gestion de la relation client dans une entreprise, cela peut prendre du temps, surtout si des fournisseurs ou des consultants tiers sont impliqués.
Cependant, cela vaut la peine de prendre le temps nécessaire : la plupart des projets (quelle que soit leur taille) se déroulent beaucoup plus facilement lorsqu 'un logiciel de gestion de projet permet à tout le monde de rester concentré sur ses tâches et sur la même longueur d'onde.
Pourquoi la clôture d'un projet est-elle importante ?
Une clôture de projet efficace peut contribuer à définir la culture d'une équipe. Tout ce qu'un membre de l'équipe ou un chef de projet apprend de la mise en œuvre et de la réalisation d'un projet, qu'il s'agisse de réussites ou d'échecs, peut être mis à profit dans de futurs projets.
Il est tout aussi important de veiller à ce que la documentation, les actifs et autres livrables soient transmis au client et approuvés. Sinon, le client pourrait affirmer que le projet n'a pas été achevé comme prévu, en particulier si ces actifs étaient inclus dans le contrat.
La clôture d'un projet implique de répondre à une série de questions afin de s'assurer que tout est bien bouclé, notamment :
- Les objectifs et objectifs ont-ils été atteints ?
- Le client est-il satisfait de la documentation et des livrables du projet ?
- Le projet a-t-il été achevé dans les délais et dans les limites du budget ?
- Y a-t-il des leçons à tirer des goulots d'étranglement ou des problèmes rencontrés en cours de route qui pourraient être utiles aux futures équipes de projet ?
- Les cadres supérieurs, les dirigeants et les autres parties prenantes sont-ils satisfaits des résultats du projet ?
- Quel retour sur investissement peut-on espérer, ou quel retour sur investissement le client obtiendra-t-il après la clôture d'un projet ?
- Pour référence future : le temps, l'effort et l'argent investis en valaient-ils la peine ?
- Maintenant que le projet est terminé, les parties prenantes et le personnel qui utiliseront le produit livrable (par exemple, une nouvelle application logicielle) en ont-ils pris connaissance et ont-ils reçu une formation ?
La manière dont vous répondez à ces questions dépend du fait que vous livrez un projet en interne ou pour un client. Chaque partie abordera ce processus de gestion de projet différemment.
La clôture d'un projet est importante, car elle permet de déterminer si le projet a été une réussite ou un échec et ce qu'il est possible d'en retenir. Trop souvent, les projets sont uniquement évalués en fonction du budget et des délais impartis.
La réussite ne se résume pas à un nombre. Avons-nous atteint nos objectifs en matière de qualité ? Avons-nous dépassé nos objectifs commerciaux ? Ces facteurs sont essentiels si vous voulez que votre projet soit couronné de succès.
Types de clôture de projet
Il existe plusieurs types de clôture de projet qui peuvent être mis en œuvre en fonction des circonstances et des objectifs spécifiques du projet. Voici quelques types courants :
- Clôture normale : il s'agit du type de clôture de projet standard et le plus courant, dans lequel le projet est achevé comme prévu, tous les livrables sont produits et tous les objectifs sont atteints. L'équipe de projet termine toutes les tâches restantes, procède aux révisions et approbations finales, puis clôture officiellement le projet.
- Clôture prématurée : si vous utilisez un logiciel de gestion de projet, cela signifie que vous pouvez cocher tous les éléments comme étant achevés. Malheureusement, toutes les phases de clôture de projet ne se terminent pas ainsi. Certains projets sont clôturés avant même d'avoir démarré. Lorsqu'un projet est annulé alors qu'il est sur le point de démarrer, on parle de clôture prématurée.
- Clôture partielle : parfois, un projet peut être partiellement clôturé lorsque certaines composantes ou phases ont été achevées avec succès, mais que d'autres sont encore en cours. Ce type de clôture permet une approche par étapes, où les parties achevées sont clôturées tandis que le travail restant se poursuit. Il aide à gérer les dépendances et à hiérarchiser efficacement les ressources.
- Clôture consolidée : lorsque plusieurs projets connexes sont exécutés simultanément, une clôture consolidée peut être effectuée. Cela implique de regrouper les résultats, les enseignements et les ressources de plusieurs projets dans un processus de clôture unique. Cela permet d'assurer la cohérence, le transfert de connaissances et l'utilisation efficace des ressources entre les projets.
- Clôture pour suspension : si un projet doit être temporairement suspendu en raison de facteurs externes ou de contraintes opérationnelles, une clôture pour suspension est effectuée. Le projet est mis en attente jusqu'à ce que les circonstances permettent sa reprise. Pendant la clôture, l'équipe documente le statut du projet, les ressources et toutes les actions nécessaires à la reprise.
- Clôture infructueuse : Malheureusement, tous les projets ne sont pas couronnés de succès. Une clôture infructueuse se produit lorsqu'un projet ne parvient pas à atteindre ses objectifs ou à produire les résultats escomptés. Dans ce cas, le projet est clôturé sans avoir atteint les objectifs fixés. Il est essentiel de procéder à une analyse approfondie des raisons de l'échec, de documenter les leçons apprises et de déterminer les éléments récupérables ou les ajustements potentiels pour les projets futurs.
Passons maintenant aux étapes à suivre pour clôturer un projet.
5 étapes pour achever le processus de clôture d'un projet
Voici cinq étapes à suivre par les équipes de gestion de projet lors de la clôture d'un projet et de l'obtention de l'accord des clients et des parties prenantes.
1. Mettre en œuvre les tâches de clôture
Les détails doivent toujours être réglés lors des dernières étapes d'un projet.
Les principaux livrables du projet auront été achevés, alors assurez-vous que les actions et objectifs mineurs n'ont pas été négligés. Cela peut inclure les éléments suivants :
- Actifs accessoires et livrables
- Documentation du projet et, dans le cas de livrables logiciels, guides produit
- Toute formation devant être dispensée
- Les fichiers et la propriété intellectuelle dont le client est propriétaire à la fin du projet achevé ont été transférés.
- Factures envoyées et payées
- Toutes les autres tâches administratives à faire avant de pouvoir entamer le processus de clôture du projet.
2. Reportez-vous à la portée ou au cahier des charges du projet pour vous assurer que les objectifs sont atteints.
Maintenant que tout est réglé, il est temps de vérifier par rapport au cahier des charges ou au brief initial si les objectifs ont été atteints.
La réussite d'un projet est mesurée à l'aide de nombreux critères et indicateurs de performance clés. À un niveau élevé, la plupart des projets sont évalués à l'aide d'une poignée de mesures fondamentales :
- Avons-nous répondu aux attentes du client ?
- Le processus de clôture du projet a-t-il été respecté dans les délais et le budget impartis ?
- Le client est-il satisfait de la qualité et heureux de valider les livrables ?
- Les objectifs commerciaux et opérationnels ont-ils été atteints ?
Si l'équipe de direction et l'équipe de gestion de projet impliquées peuvent répondre oui à la plupart, voire idéalement à toutes ces questions, alors le projet est une réussite. Atteindre les objectifs d'un projet peut être utile si vous souhaitez retravailler avec la même organisation sur un nouveau projet. 🛠️
C'est pourquoi l'analyse rétrospective des performances et le processus de clôture du projet sont si précieux. Vous pouvez profiter de ce moment pour passer en revue les résultats et les enseignements tirés avec le client, mais aussi en interne.
Un chef de projet peut également utiliser ces informations pour organiser une réunion d'apprentissage interne à 360 degrés afin que les leçons tirées puissent être appliquées aux futurs documents, flux de travail et processus du projet.
Les membres de l'équipe apprécieront les commentaires et les conseils sur les performances du projet afin de faire encore mieux la prochaine fois.
3. Achevez un débriefing avec le client et organisez une réunion interne d'apprentissage à 360 degrés.
Les débriefings font partie des étapes les plus utiles du processus de clôture. Un chef de projet doit prévoir du temps pour deux types de débriefings : un débriefing interne, également appelé réunion d'apprentissage à 360 degrés, et un débriefing avec le client suivi d'une réunion de transfert.
Essayez d'organiser la réunion interne ou la session en personne avant de parler au client. De cette façon, tous les participants au processus de gestion de projet seront sur la même longueur d'onde.
Si quelque chose s'est mal passé pendant la phase de clôture du projet, il est utile de savoir qui assume la responsabilité des erreurs et comment les problèmes ont été résolus.
Les chefs de projet doivent profiter de ce moment pour passer en revue l'ensemble du processus avec l'équipe du projet, du début à la fin, y compris les jalons clés.
Au cours de la réunion à 360 degrés, soyez honnête avec vous-même et avec l'équipe du projet. Posez-vous les questions suivantes :
- Qu'est-ce qui n'a pas fonctionné ?
- Qu'est-ce qui a bien fonctionné ?
- Les ressources du projet ont-elles été utilisées efficacement ?
- Dans quelle mesure l'équipe a-t-elle réussi à respecter le plan du projet ?
- Qu'avons-nous appris ?
- Que pouvons-nous faire différemment la prochaine fois ?
Consignez les résultats de la réunion interne afin d'être mieux préparé pour le débriefing de la phase de clôture du projet avec le client.
La plupart des clients poseront des questions similaires à celles énumérées ci-dessus. De plus, ils voudront évaluer les résultats et les livrables par rapport à la portée, au cahier des charges initial, aux objectifs et aux objectifs.
Les parties prenantes et les cadres supérieurs qui évaluent la réussite d'un projet veulent avant tout s'assurer qu'ils en ont eu pour leur argent. Si vous voulez être rigoureux, consignez tout cela dans un rapport de clôture de projet afin qu'ils puissent le comparer au plan du projet.
CONSEIL DE PROQue faire si un projet ne s'est pas déroulé exactement comme prévu ? Il est essentiel de documenter ce qui s'est passé et pourquoi. Pendant un projet, consignez toujours tout ce qui se passe dans votre logiciel de gestion de projet, enregistrez les réunions et les appels, et conservez également des copies des e-mails sur votre plateforme. De cette façon, les clients ne pourront pas contester les factures lors du processus de clôture du projet.
4. Assurez-vous que la documentation est achevée et que les transferts sont terminés
Avez-vous un plan pour la passation d'un projet ? Si oui, c'est le moment de le mettre en œuvre dans le cadre du processus de clôture. Si non, le chef de projet doit en élaborer un.
À cette étape de la clôture du projet, il s'agit souvent simplement de s'assurer que les documents, fichiers et autres ressources sont remis au client comme prévu. Pour les livrables de projet plus complexes, tels que les logiciels et les applications, la fin du cycle de vie du projet peut impliquer des tests, des formations et du débogage.
Lorsqu'il s'agit de livrer un produit, qu'il s'agisse d'un site web ou d'un logiciel, le client a besoin de savoir comment il fonctionne. Sinon, c'est comme payer pour une voiture qu'il ne peut pas conduire. Dans ce cadre, assurez-vous d'avoir fourni au client tout ce dont il a besoin :
- Accès de niveau administrateur aux livrables du projet
- Documentation et manuels
- Formation ou matériel de formation
- Propriété intellectuelle et autres actifs
- Accès à une assistance continue selon vos besoins
Les transferts sont utiles pour établir une relation de confiance à long terme. Il sera plus facile de décrocher de futurs projets si vous savez que vous avez clôturé un projet avec succès. Un rapport de clôture de projet peut être utile pour obtenir le prochain projet de la même entreprise.
Une transition en douceur se traduit par des clients plus satisfaits, moins de questions après la clôture et la possibilité de garantir la poursuite du travail. Cochez votre checklist de clôture de projet dans votre outil de documentation de projet afin de vous assurer que tout est terminé.
5. Remerciez toutes les personnes impliquées et dissolvez l'équipe du projet
Une fois le client satisfait, le projet achevé, la transition effectuée et les documents du projet transmis, il ne reste plus qu'à remercier tout le monde et à dissoudre l'équipe de projet. 🙌
En tant que chef de projet, veillez à ce que chaque membre de l'équipe connaisse ses performances. Intégrez les leçons apprises. N'oubliez pas de documenter les changements de processus et de flux de travail que vous souhaitez mettre en œuvre dans vos futurs projets.
Il en va de même pour les réussites, les raccourcis ou les nouveaux outils testés. Si vous avez trouvé quelque chose qui vous aidera à travailler plus efficacement à l'avenir, vous pouvez intégrer tout ce que vous avez appris dans vos flux de travail et vos processus futurs.
Vous pouvez désormais réaffecter les membres de l'équipe à d'autres projets, tâches et clients.
Pour faciliter la gestion de projet, nous avons dressé cette liste de cinq modèles de clôture de projet qui méritent d'être conservés.
5 modèles utiles pour la clôture d'un projet
Les modèles sont utiles dans de nombreux scénarios, flux de travail et processus de gestion de projet. Ils sont particulièrement précieux lorsque vous pouvez les intégrer à un logiciel de gestion de projet, tel que ClickUp.
1. Modèle de vue Liste de clôture de projet ClickUp
Utilisez ce modèle simple de vue Liste de clôture de projet ClickUp pour tout suivre.
Grâce à une gamme de champs personnalisés et de statuts, vous pouvez ajouter ce modèle à ClickUp et en faire votre approche de prédilection pour clôturer facilement vos projets.
Il est équipé de différents types d'affichage, tels que diagramme de Gantt, Tableau et Échéancier. Ainsi, quelle que soit la manière dont votre équipe préfère visualiser et travailler sur les échéanciers des projets, il peut être facilement configuré selon vos préférences.
2. Modèle de vue des tâches de clôture de projet ClickUp
Le modèle de vue des tâches de clôture de projet ClickUp est similaire à une simple liste de tâches à faire que vous pouvez utiliser dans ClickUp. Utilisez-le comme checklist pour la clôture de votre projet afin de vous assurer que vous n'oubliez aucun détail.
Ajoutez le modèle et affichez l'ensemble du projet (ou une série de sous-tâches) sous forme de liste d'éléments à faire. Cochez-les au fur et à mesure, c'est aussi simple que cela, à part faire le travail, bien sûr ! 👀
3. Modèle ClickUp 4Ls Retro
Pour ceux qui souhaitent être un peu plus expressifs dans leurs tâches de clôture de projet, voici le modèle ClickUp 4Ls Retro.
Votre équipe peut indiquer ce qu'elle a aimé, ce qu'elle a souhaité, ce qu'elle a détesté et ce qu'elle a appris dans le cadre d'un projet. Ce modèle comprend un espace permettant d'approfondir les enseignements tirés par l'équipe.
Il est utile de remplir les quatre « L », en particulier lorsque les projets sont plus difficiles, afin que l'équipe se sente comprise, que le chef de projet prenne en compte les commentaires et que des enseignements précieux puissent être mis en œuvre pour le travail futur.
4. Modèle de formulaire de commentaires ClickUp
Le modèle de formulaire de commentaires ClickUp est utile pour recueillir les avis des clients lorsqu'un projet est achevé et approuvé. Vous pouvez l'utiliser pour recueillir des commentaires internes et même des témoignages de clients.
Les clients donnent généralement leur avis lors d'entretiens téléphoniques. Même si ces commentaires sont négatifs, il est utile de les consigner afin de pouvoir en tirer des enseignements pour l'avenir.
Les commentaires positifs et les témoignages sont encore plus précieux. Publiez-les en ligne avec la permission de votre client. Recueillez ces commentaires à l'aide du modèle de commentaires numériques de ClickUp et intégrez ces enseignements dans votre outil de gestion de projet de confiance.
5. Modèle de transfert de projet ClickUp
Vous devez mettre en œuvre un transfert de projet, mais vous ne savez pas par où commencer ?
Ne vous inquiétez pas si vous n'en avez pas dans vos procédures opérationnelles standard. Nous avons ce qu'il vous faut avec le modèle de transfert de projet ClickUp.
Consignez tous les détails importants dans ce document pour assurer une transition réussie. Incluez les éléments essentiels tels que les identifiants de connexion et les liens vers les dossiers, la documentation, les manuels de formation et tout autre élément dont le client aura besoin après la transition.
Assurez le bon déroulement de tous vos projets et évitez les retards coûteux ou les malentendus. Avec le modèle de transfert de projet de ClickUp, vous disposez d'une solution tout-en-un pour des processus fluides pour tous les membres de l'équipe impliqués.
Rationalisez la clôture des projets grâce à un logiciel de gestion de projet
Les modèles et les processus sont des outils organisationnels précieux qui permettent de gagner du temps lors de la vérification de la checklist de clôture d'un projet et des mesures à prendre, telles que :
- Toutes les tâches ont-elles été achevées ?
- Tous les résultats et livrables ont-ils été approuvés en interne et par le client ?
- Avons-nous terminé le transfert et dispensé la formation associée au client ?
- Le projet a-t-il été fermé ?
- Toutes les tâches de clôture du projet ont-elles été terminées et approuvées par la direction ?
Mais pour que ce processus se déroule sans heurts pour tout le monde, vous avez besoin d'un logiciel de productivité pour gérer l'ensemble du cycle de vie du projet, du début à la fin. Grâce à ce logiciel, toute l'équipe du projet reste concentrée sur ses tâches et responsable.
Si vous leur en donnez l'accès, les clients peuvent également apporter leur contribution, leurs idées, leurs commentaires et leurs ressources afin de garantir la bonne exécution et la réussite de la clôture d'un projet.
Inscrivez-vous dès aujourd'hui pour obtenir un compte ClickUp gratuit et gérer l'ensemble du cycle de vie de vos projets à l'aide d'une suite logicielle puissante, qui facilitera la clôture des projets pour tout le monde.