La clôture d'un projet fait partie intégrante de la gestion de projet. Il s'agit de la phase finale au cours de laquelle les produits livrables sont testés par rapport aux objectifs fixés Les indicateurs clés de performance et le champ d'application une fois le projet achevé, les derniers détails sont réglés, les leçons sont tirées, le transfert est achevé et le projet est clôturé.
À bien des égards, la clôture d'un projet est aussi importante qu'une réunion de lancement et que les l'étendue du travail (SOW). C'est une tâche à laquelle les paramètres doivent consacrer du temps, afin de s'assurer que les produits livrables du projet ont été achevés comme prévu et que les le projet a été exécuté avec succès .
Dans cet article, nous allons vous présenter le processus de fermeture d'un projet étape par étape et vous fournir cinq modèles pratiques que vous pouvez utiliser pour rationaliser le processus de fermeture d'un projet pour votre équipe.
Qu'est-ce que la clôture d'un projet ?
Qu'il s'agisse d'un projet interne ou d'un projet mené en collaboration par un tiers, comme une société de développement de logiciels ou une agence de marketing, il devrait toujours se terminer par une phase de clôture de projet.
La clôture du projet est la dernière phase critique du processus de développement d'un projet gestion de projet cycle de vie. Elle marque la fin d'un projet, la dernière indicateur de performance clé avant que les produits livrables ne commencent à avoir un impact sur l'organisation.
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Par exemple, si l'objectif est de déployer un nouveau logiciel de gestion de la relation client au sein d'une entreprise, cela peut prendre du temps, surtout si des tiers vendeurs ou consultants tiers sont impliqués.
Cependant, cela vaut la peine de prendre le temps nécessaire : La plupart des projets (quelle que soit leur taille) se déroulent beaucoup mieux lorsqu'il y a des un logiciel de gestion de projet pour que tout le monde reste concentré sur la tâche à accomplir et sur la même page.
Pourquoi la clôture du projet est-elle importante ?
Une clôture de projet efficace peut contribuer à définir la culture d'une équipe. Tout ce qu'un membre de l'équipe ou un chef de projet apprend lors de la mise en œuvre et de la réalisation d'un projet⏤succès et échecs⏤peut être pris en compte dans les projets futurs.
Il est tout aussi important de veiller à ce que la documentation, les actifs et les autres produits livrables soient transmis au client et approuvés. Dans le cas contraire, le client pourrait dire qu'un projet n'a pas été achevé comme prévu, surtout si ces actifs étaient inclus dans le contrat.
La clôture d'un projet implique de répondre à une série de questions pour s'assurer que tout est terminé :
- Les objectifs ont-ils été atteints ?
- Le client est-il satisfait de la documentation du projet et des produits livrables ?
- Le projet a-t-il été achevé correctement, dans le respect des délais et du budget ?
- Les goulets d'étranglement ou les problèmes rencontrés à mi-parcours ont-ils permis de tirer des enseignements qui pourraient être utiles aux futures équipes de projet ?
- Les dirigeants, les gestionnaires et les autres parties prenantes sont-ils satisfaits des résultats du projet ?
- Quel retour sur investissement peut-on attendre, ou quel retour sur investissement le client connaîtra-t-il après avoir fermé un projet ?
- Pour référence future - le temps, les efforts et l'argent investis en valaient-ils la peine ?
- Maintenant que le produit a été livré, les parties prenantes et le personnel qui l'utiliseront (par exemple, une nouvelle application logicielle) en ont-ils connaissance et ont-ils été formés ?
La manière dont vous répondez à ces questions dépend de la nature du projet : interne ou pour le compte d'un client. Chaque partie abordera le processus de gestion de projet différemment.
Le projet Modèle de rétrospective du projet ClickUp évalue la réussite ou l'échec global du projet tout en identifiant les améliorations à apporter pour éviter de nouvelles erreurs
La clôture du projet est importante car elle permet de déterminer si le projet a été une réussite ou un échec et d'en tirer des enseignements. Trop souvent, les projets ne sont évalués qu'en fonction des normes de budget et de délai.
La réussite ne se résume pas à des nombres. ces facteurs sont très importants si vous voulez que le projet soit un succès.
Types de clôture de projet
Il existe plusieurs types de clôture de projet qui peuvent être mis en œuvre en fonction des circonstances et des objets spécifiques du projet. Voici quelques types courants :
- Clôture normale: Il s'agit du type de clôture de projet standard et le plus courant, dans lequel le projet est achevé comme prévu, tous les produits livrables sont produits et tous les objectifs et buts sont atteints. L'équipe de projet termine toutes les tâches restantes, procède aux dernières vérifications et approbations et ferme officiellement le projet.
- Clôture prématurée: Si vous utilisez un logiciel de gestion de projet, cela signifie que vous devriez être en mesure de cocher chaque élément d'action comme étant achevé. Malheureusement, toutes les phases de clôture de projet ne se terminent pas de cette manière. Certains projets sont fermés avant d'avoir pu démarrer. Lorsqu'un projet est annulé alors qu'il est sur le point de démarrer, on parle de clôture prématurée.
- Clôture partielle: Il arrive qu'un projet soit partiellement fermé lorsque certaines composantes ou phases ont été achevées avec succès, mais que d'autres sont encore en cours. Ce type de clôture permet une approche par étapes, où les parties achevées sont fermées tandis que le reste du travail se poursuit. Il permet de gérer les dépendances et de hiérarchiser les ressources de manière efficace.
- Clôture de consolidation: Dans les cas où plusieurs projets liés sont exécutés simultanément, une clôture de consolidation peut être effectuée. Il s'agit de consolider les résultats, les enseignements et les ressources de plusieurs projets en un seul processus de clôture. Cela permet d'assurer la cohérence, le transfert de connaissances et l'utilisation efficace des ressources entre les projets.
- **Si un projet doit être temporairement suspendu en raison de facteurs externes ou de contraintes opérationnelles, une clôture de suspension est effectuée. Le projet est mis en attente jusqu'à ce que les circonstances permettent sa reprise. Pendant la clôture, l'équipe documente le statut du projet, les ressources et toutes les actions nécessaires à la reprise.
- Échec de la clôture : Malheureusement, tous les projets n'aboutissent pas. Il y a échec lorsqu'un projet n'est pas en mesure d'atteindre ses objets ou de produire les résultats escomptés. Dans ce cas, le projet est Fermé sans avoir atteint les Objectifs prévus. Il est essentiel de procéder à une analyse approfondie des raisons de l'échec, de documenter les enseignements tirés et de déterminer les éléments récupérables ou les ajustements potentiels pour les projets futurs.
Voyons maintenant quelles sont les étapes à suivre pour fermer un projet.
5 étapes pour achever le processus de clôture d'un projet
Voici cinq étapes étapes de la gestion de projet que les équipes de gestion de projet doivent suivre lorsqu'elles ferment un projet et obtiennent l'approbation des clients et des parties prenantes.
1. Mettre en œuvre des tâches achevées
Il est toujours nécessaire de régler les derniers détails au cours des étapes finales d'un projet.
Les principaux éléments livrables du projet auront été achevés, il convient donc de s'assurer que les éléments d'action et les objectifs plus modestes n'ont pas été négligés. Il peut s'agir des éléments suivants :
- Biens auxiliaires et produits livrables
- Documentation du projet et, dans le cas des logiciels, des guides de produits
- Toute formation devant être dispensée
- Les fichiers et la propriété intellectuelle dont le client est propriétaire une fois le projet achevé ont été transférés
- Les factures envoyées et payées
- Toute autre tâche administrative à faire avant de pouvoir commencer le processus de clôture du projet
2. Se référer à l'étendue du projet ou à la note d'information pour s'assurer que les objectifs sont atteints
Maintenant que les derniers détails ont été réglés, il est temps de se référer au champ d'application ou au cahier des charges initial pour déterminer si les objectifs ont été atteints.
La réussite d'un projet se mesure à l'aune de nombreux critères et indicateurs clés de performance. À un niveau élevé, la plupart des projets sont évalués en fonction d'une poignée d'indicateurs de base :
- Avons-nous fait ce que le client attendait ?
- Le processus de fermeture du projet s'est-il déroulé dans les délais et dans le respect du budget ?
- Le client est-il satisfait de la qualité et de la signature des produits livrables ?
- Les objectifs de l'entreprise et les objectifs opérationnels ont-ils été atteints ?
Pour autant que l'équipe de gestion et l'équipe de gestion du projet concernées puissent répondre par l'affirmative à la plupart⏤ idéalement, à toutes⏤ces questions, le projet aura été une réussite. Atteindre les objectifs sur un projet pourrait être utile si vous souhaitez retravailler avec la même organisation sur un nouveau projet. 🛠️
Tirez parti de la vue Tableau dans le modèle de projet de Modèle ClickUp de leçons tirées de la gestion de projet pour examiner, documenter, suivre et organiser les enseignements tirés de votre projet précédent
C'est pourquoi une performance post-mortem et un processus de Fermé du projet est très précieuse. Vous pouvez utiliser ce temps pour examiner les résultats et les enseignements avec le client, ainsi qu'en interne.
Un gestionnaire de projet peut également utiliser ces informations pour une réunion interne d'apprentissage à 360 degrés afin que les enseignements exploitables puissent être appliqués aux futurs documents, flux de travail et processus du projet.
Les membres de l'équipe apprécieront le retour d'information et les conseils sur les performances du projet pour faire encore mieux la prochaine fois.
3. Achevé un débriefing client et une réunion interne d'apprentissage à 360°
Les comptes rendus sont parmi les éléments les plus utiles du processus de Fermé. Le gestionnaire de projet doit en prévoir deux : un compte rendu interne, également connu sous le nom de réunion d'apprentissage à 360 degrés, et une réunion de compte rendu au client et de remise des clés.
L'objectif est d'organiser la réunion interne ou la session en personne avant de parler au client. De cette manière, tous les acteurs de votre gestion de projet sont sur la même page.
Si un problème survient au cours de la phase de clôture du projet, il est utile de savoir qui en assume la propriété et comment les problèmes ont été résolus.
Les gestionnaires de projet doivent profiter de cette période pour passer en revue l'ensemble du processus avec l'équipe de projet, du début à la fin, y compris les jalons clés.
Au cours de la réunion à 360°, soyez honnête avec vous-même et avec l'équipe du projet. Posez-vous les questions suivantes :
- Qu'est-ce qui n'a pas fonctionné ?
- Qu'est-ce qui s'est bien passé ?
- Les ressources du projet ont-elles été utilisées efficacement ?
- Dans quelle mesure l'équipe a-t-elle réussi à respecter le forfait du projet ?
- Qu'avons-nous appris ?
- Que pouvons-nous faire mieux la prochaine fois ?
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Documentez les résultats de la réunion interne afin d'être mieux préparé à la phase de clôture du projet avec le client.
La plupart des clients poseront des questions similaires à celles énumérées ci-dessus. En outre, ils voudront évaluer les résultats et les produits livrables par rapport au champ d'application, au cahier des charges initial, aux objectifs et aux buts.
Les parties prenantes et les cadres supérieurs qui évaluent la réussite du projet veulent en fin de compte s'assurer qu'ils en ont eu pour leur argent. Si vous voulez être exhaustif, consignez tous ces éléments dans un rapport de clôture du projet afin qu'ils puissent les comparer au forfait du projet.
PRO TIP Que faire si un projet ne s'est pas déroulé exactement comme prévu ? Il est essentiel de documenter ce qui s'est passé et pourquoi. Pendant un projet, consignez toujours tout ce qui se passe dans votre logiciel de gestion de projet, enregistrez les réunions et les appels, et conservez également des copies des e-mails dans votre plateforme. De cette façon, les clients ne peuvent pas contester les factures pendant le processus de fermeture du projet.
4. S'assurer que la documentation est achevée et que les transferts de responsabilités sont terminés
À faites-vous un forfait pour la remise d'un projet ? Si c'est le cas, il est temps de mettre ce forfait en œuvre dans le cadre du processus de clôture. Si ce n'est pas le cas, la gestion de projet doit établir un forfait.
À cette étape de la clôture du projet, il s'agit souvent simplement de s'assurer que les documents, fichiers et autres actifs sont remis au client comme prévu. Pour les produits livrables plus complexes, tels que les logiciels et les applications, le cycle de vie de fin de projet peut impliquer des tests, de la formation et du débogage.
Lorsqu'il confie un projet, qu'il s'agisse d'un site web ou d'un logiciel, le client doit savoir comment il fonctionne. Sinon, c'est comme payer pour une voiture que vous ne pouvez pas conduire. Dans ce contexte, assurez-vous que vous avez fourni au client tout ce dont il a besoin :
- Un accès de niveau administrateur aux produits livrables du projet
- Documentation et manuels
- Formation ou matériel de formation
- Propriété intellectuelle et autres actifs
- Accès à l'assistance permanente si nécessaire
Les transferts sont utiles pour établir une confiance à long terme. Il sera plus facile de décrocher de nouveaux projets si vous savez que vous en avez fermé un avec succès. Un rapport de clôture de projet peut s'avérer utile pour obtenir le projet suivant auprès de la même entreprise.
Mon travail consiste à passer le relais en douceur, ce qui a pour résultat de rendre les clients plus heureux, de réduire le nombre de questions après la clôture du projet et d'offrir la possibilité d'obtenir un travail permanent. Cochez votre checklist de clôture de projet dans votre outil de documentation de projet pour savoir que c'est Terminé.
5. Remerciez toutes les personnes impliquées et dissolvez l'équipe du projet
Le client étant satisfait, le projet achevé, la remise terminée et les documents du projet acheminés, il ne reste plus qu'à remercier tout le monde et à dissoudre l'équipe du projet. 🙌
En tant que manager d'équipe de projet, assurez-vous que chaque membre de l'équipe est conscient de la qualité de sa prestation. Intégrez les leçons tirées de l'expérience. N'oubliez pas de documenter les changements de processus et de flux de travail que vous voudrez mettre en œuvre dans les projets futurs.
Il en va de même pour les gains, les raccourcis ou les nouveaux outils mis à l'essai. Si vous avez trouvé quelque chose qui vous aidera à fournir un travail plus efficace à l'avenir, vous pouvez alors intégrer tout ce que vous avez appris dans les flux de travail et les processus futurs.
Vous pouvez maintenant réaffecter les membres de l'équipe à d'autres projets, tâches et clients.
Pour faciliter la gestion de projet, nous avons dressé cette liste de cinq modèles de clôture de projet qui valent la peine d'être conservés.
5 modèles de clôture de projet utiles
Les modèles sont utiles pour de nombreux scénarios, flux de travail et processus de gestion de projet. Ils sont particulièrement utiles lorsque vous pouvez les intégrer à un logiciel de gestion de projet, tel que ClickUp .
1. ClickUp Modèle d'affichage de la liste de clôture de projet
Version en vue liste du modèle de clôture de projet ClickUp
Utilisez ce modèle simple Modèle d'affichage de la liste de clôture du projet ClickUp pour garder une trace de tout.
Avec un intervalle de champs personnalisés et de statuts, vous pouvez ajouter ce modèle à ClickUp et en faire votre approche de référence pour les clôtures de projets simples.
Il est équipé de différents types de vues, comme le diagramme Gantt, le Tableau et l'Échéancier. Ainsi, quelle que soit la façon dont votre équipe préfère afficher et travailler sur les échéanciers des projets, il peut être facilement configuré selon vos préférences.
2. ClickUp Modèle d'affichage des tâches de clôture de projet
Une tâche affichée du processus de clôture du projet avec ClickUp
Le modèle Modèle d'affichage des tâches de clôture de projet ClickUp ce modèle ressemble à une simple liste de tâches à faire dans le cadre d'un projet que vous pouvez utiliser dans ClickUp. Utilisez-le comme liste de contrôle pour la clôture du projet afin de vous assurer que vous avez pris toutes les mesures nécessaires.
Ajoutez le modèle et affichez l'ensemble du projet (ou une série de sous-tâches) un élément de la liste des tâches à faire à la fois. Cochez-les au fur et à mesure, c'est aussi simple que cela - à part faire le travail, bien sûr ! 👀
3. ClickUp 4Ls Retro Modèle
Adoptez l'approche rétro des rétrospectives avec ce modèle 4L
Pour ceux qui veulent être un peu plus expressifs avec les tâches de clôture de projet, voici le modèle de ClickUp 4Ls Retro Modèle .
Votre équipe peut dire ce qu'elle a aimé, désiré, détesté et appris d'un projet. Ce modèle est achevé et comporte un espace permettant d'approfondir les leçons tirées par l'équipe.
Cela vaut la peine de remplir les quatre "L", en particulier lorsque les projets sont plus difficiles, afin que l'équipe se sente comprise, que le gestionnaire de projet prenne en compte le retour d'information et que des leçons précieuses puissent être tirées pour le travail futur.
4. Modèle de formulaire de rétroaction ClickUp
Recueillir et améliorer les commentaires des clients avec notre modèle de formulaire de rétroaction personnalisé pour organiser les commentaires en un seul endroit pour de meilleures perspectives
Le Modèle de formulaire de rétroaction ClickUp est utile pour afficher l'opinion des clients lorsqu'un projet est achevé et signé. Vous pouvez l'utiliser pour les commentaires internes et même les témoignages des clients.
Les clients donnent généralement leur avis lors des réunions de débriefing. Même s'il est négatif, il vaut la peine de le consigner afin qu'il puisse être intégré dans les enseignements à tirer pour l'avenir.
Les commentaires positifs et les témoignages sont encore plus précieux. Publiez-les en ligne avec la permission de votre client. Recueillez ces commentaires à l'aide du modèle de retour d'information numérique de ClickUp et intégrez ces leçons dans votre outil de gestion de projet de confiance.
5. ClickUp Modèle de remise de projet
Un modèle de transfert de responsabilité est essentiel à la clôture de tout projet
À faire pour mettre en place une transfert de projet mais vous ne savez pas par où commencer ?
Ne vous inquiétez pas si vos procédures opérationnelles standard n'en contiennent pas. Nous avons tout prévu avec le Modèle de transfert de projet ClickUp .
Inscrivez tous les détails importants dans ce document pour une transmission réussie. Incluez les éléments essentiels tels que les identifiants et les liens vers les dossiers, la documentation, les manuels de formation et tout ce dont le client aura besoin après le transfert.
Faites avancer tous vos projets et évitez les retards coûteux ou les erreurs de communication. Avec le modèle de transfert de projet de ClickUp, vous disposez d'une solution tout-en-un pour des processus transparents pour tous les membres de l'équipe impliqués.
Rationaliser la clôture des projets avec un logiciel de gestion de projet
Les modèles et les processus permettent de gagner du temps outils organisationnels lors de l'exécution d'une checklist de clôture de projet et d'éléments checklista, tels que :
- Toutes les tâches ont-elles été achevées ?
- Tous les résultats et produits livrables ont-ils été approuvés en interne et par le client ?
- Avons-nous terminé la remise du projet et la formation du client ?
- Le projet a-t-il été Fermé ?
- Toutes les tâches liées à la clôture du projet ont-elles été faites et approuvées par la direction ?
Mais pour que ce processus soit plus fluide pour tout le monde, vous avez besoin d'un logiciel de productivité pour gérer l'ensemble du cycle de vie du projet de bout en bout. Grâce aux logiciels de productivité, toute l'équipe du projet est tenue de respecter les tâches et de rendre des comptes.
Si vous leur en donnez l'accès, les clients peuvent également apporter leur contribution, leurs idées, leurs commentaires et leurs ressources pour s'assurer que le projet est livré et fermé avec succès. Créez votre compte ClickUp gratuit dès aujourd'hui pour prendre en charge l'ensemble du cycle de vie du projet à l'aide d'une suite logicielle puissante, facilitant ainsi la clôture des projets pour tout le monde.