Plantons le décor. 🎭
Vous êtes un gestionnaire de projet dont l'équipe est prête à passer à l'étape suivante d'un projet de.. processus de planification de projet . Vous avez travaillé ensemble à l'élaboration du concept et à la création du parfait stratégie de gestion de projet parfaite pour donner vie à votre idée.
Il est maintenant temps de passer à l'action. 🥳
Une fois que chaque étape de votre forfait du projet est mappé et devant vous, il est prêt à entrer dans la phase d'exécution du projet. Mais avant de rassembler les 200 dollars et de donner le feu vert, il est important d'être conscient des défis et des paramètres qui pourraient retarder le projet, voire l'interrompre indéfiniment.
Ce guide vous permettra de faire circuler vos flux stratégiques afin que vous puissiez conquérir l'exécution du projet comme un vrai professionnel. Suivez le guide pour tout savoir sur l'exécution réussie d'un projet, les lacunes qui peuvent entraver votre progression et 10 stratégies d'exécution de la gestion de projet pour aider les gestionnaires à rester sur la bonne voie.
Qu'est-ce que l'exécution d'un projet ?
L'exécution d'un projet intervient une fois que vous avez achevé l'étape de l'idéation en passant par votre feuille de route du projet . C'est le bon moment, celui où vous êtes prêt à mettre les choses en route et à mener le projet à son terme. Cette phase peut également être la plus décourageante, car elle est la plus longue, la plus exigeante et la plus complexe.
Les gestionnaires de projet doivent rester concentrés, prêts à pivoter et au courant de la progression et des revers du projet. Pendant que l'équipe met en œuvre les étapes que vous avez toutes créées, vous, en tant que manager du projet, supervisez et assistez la progression de l'équipe en :
- En supervisant, en encourageant et en félicitant l'équipe pendant qu'elle réalise les étapes du projetla portée du projet* Gérer la progression au fur et à mesure qu'elle se produit
- Proposer des corrections de trajectoire ou des changements de calendrier
- Gérer les relations et la correspondance avec les parties prenantes
- Documenter et enregistrer tous les problèmes, les changements et les mises à jour majeures
Plus facile à dire qu'à faire, n'est-ce pas ? 😅
Mais en règle générale, si vous vous contentez de donner la priorité aux personnes, aux processus et à la communication, vous serez en bonne forme ! Quelle que soit la type de projet grâce à une gestion efficace de ces trois domaines, le projet reste sur la bonne voie, respecte le budget et atteint ses principaux jalons.
Ce point est clé, car il incombe également au gestionnaire de projet d'aider les membres à rattraper le temps perdu, à se réorienter ou à pivoter si une partie du forfait ne fonctionne pas, ce que l'on appelle les lacunes dans l'exécution du projet.
Qu'est-ce qu'un écart dans l'exécution d'un projet ?
Également connues sous le nom de lacunes stratégiques, les lacunes dans l'exécution d'un projet surviennent lorsque le forfait que vous avez créé ne se déroule pas comme prévu.
Que votre projet ait été interrompu en raison d'un manque de clarté, d'un rétrécissement des échéanciers, d'une diminution des ressources ou d'une modification des objectifs, tous ces facteurs sont considérés comme des lacunes dans l'exécution du projet.
Si le manque de ressources est à l'origine de la plupart des lacunes - budget, matériel et bande passante compris -, il existe quelques autres obstacles clés qu'il convient de connaître avant la phase d'exécution du projet :
- Manque d'assistance ou d'adhésion de la part de la hiérarchie ou des parties prenantes
- Des échéanciers trop ambitieux ou irréalistes
- Une vision du projet non définie
- L'absence de hiérarchisation des priorités, qui entraîne des goulets d'étranglement
Et plus encore . 🫣
En tant que manager de projet, il peut être difficile de trouver l'équilibre entre la supervision de l'exécution du projet pour éviter les lacunes sans faire de microgestion de votre équipe ou de planer sur leur.. flux de travail . Cette situation est en fin de compte improductive car elle envoie le message que les membres ne sont pas dignes de confiance pour gérer leur travail et, pour dire les choses simplement, elle n'est pas bonne pour le moral des troupes.
Utilisez la vue Charge de travail de ClickUp pour savoir qui est en avance ou en retard et faites facilement glisser les tâches pour réaffecter les ressources
Nous sommes ici pour remédier à ce problème avec 10 stratégies pour aider les gestionnaires de projet à contourner les lacunes d'exécution potentielles et à livrer les projets sans accroc.
Bonus: Planification d'urgence
Que se passe-t-il lors d'une phase d'exécution de projet réussie ?
- Attribution des tâches: Le gestionnaire de projet attribue des tâches spécifiques aux membres de l'équipe en fonction de leurs compétences et de leur expertise.
- **Mon travail : les membres de l'équipe exécutent les tâches qui leur ont été confiées, conformément au forfait et à l'échéancier du projet.
- Suivi de la progression: Le chef de projet surveille la progression de chaque tâche, en s'assurant que le travail est achevé comme prévu.
- Communication et collaboration: Les membres de l'équipe communiquent régulièrement pour partager les mises à jour, relever les défis et coordonner les efforts.
- Contrôle de la qualité: Des processus d'assurance qualité sont mis en œuvre pour garantir que les produits livrables du projet répondent aux normes souhaitées.
- Gestion des risques: L'équipe de projet identifie et traite les risques potentiels qui peuvent survenir au cours de l'exécution afin d'en minimiser l'impact.
- Gestion des ressources: Le gestionnaire de projet veille à ce que les ressources nécessaires, telles que l'équipement, le matériel et le personnel, soient disponibles et utilisées efficacement.
- **L'équipe de projet maintient une communication régulière avec les parties prenantes, les tient informées et répond à leurs préoccupations.
- Gestion des changements: Si des changements interviennent dans la portée ou les exigences du projet, ils sont documentés, évalués et gérés conformément aux procédures établies.
- Documentation et rapports: La progression, les jalons et les problèmes rencontrés sont documentés et communiqués aux parties prenantes concernées.
- Résolution des problèmes: L'équipe de projet identifie et résout tous les problèmes ou conflits qui surviennent au cours de l'exécution, afin d'assurer une progression harmonieuse du projet.
- Suivi et ajustement continus: Le gestionnaire de projet surveille en permanence la progression du projet et procède aux ajustements nécessaires pour le maintenir sur la bonne voie.
10 stratégies d'exécution de projet
Il existe de nombreuses étapes proactives à franchir avant la phase d'exécution du projet pour combler le fossé entre des objectifs, des stratégies ou des tâches mal alignés. Le secret consiste à les mettre en œuvre dans votre processus de gestion de projet bien avant qu'il ne soit temps d'agir ! Voici 10 de nos stratégies d'exécution de projet réussies les plus favorites pour que votre équipe reste motivée, sur la bonne voie et aille toujours de l'avant.
1. Utiliser un logiciel de gestion de projet
Si vous hésitez à utiliser un logiciel de gestion de projet un logiciel de gestion de projet est nécessaire pour exécuter efficacement les projets - c'est le cas.
Surtout si vous passez beaucoup de temps à établir des connexions avec les parties prenantes, à travailler avec des des équipes interfonctionnelles ou la gestion de plusieurs projets à la fois, ces outils vous aideront à apporter à votre équipe de travail une plus grande flexibilité et une plus grande efficacité une transparence totale du projet à toutes les personnes concernées sans avoir à envoyer un seul e-mail.
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Visualisez vos tâches sous tous les angles avec plus de 15 vues dans ClickUp, notamment Liste, Tableau et Calendrier
Les logiciels de gestion de projet sont essentiels, même pour les chefs de projet chevronnés, afin de superviser le temps, les charges de travail, les projets et, bien sûr, leur santé mentale de la manière la plus productive possible. Ces outils sont conçus pour éliminer le travail fastidieux et rationaliser les processus de planification de projet grâce à l'automatisation du flux de travail , dépendances des tâches des interfaces de type "glisser-déposer", et bien plus encore. 😍
Les meilleurs outil de gestion de projet sont évolutifs, flexibles et intuitifs, de sorte que, quelle que soit la taille de votre équipe ou la complexité de votre projet, le logiciel produira toujours des résultats. Les fonctionnalités clés spécifiques à rechercher dans un logiciel de gestion de projet de haute qualité sont les suivantes :
- Plusieurs affichages pour l'assistanceTableaux Kanban,diagramme de Gantt traditionnel, votre Calendrier,les diagrammesdes listes de tâches, et plus encore
- Dans l'applicationcollaboration fonctionnalités telles que les mentions, les @mentions, les discussions, les tâches assignées et les observateurs
- Tableaux de bord et des rapports instantanés qui permettent aux gestionnaires de projet d'avoir une vue d'ensemble de la santé de leurs projets
- Statuts de tâches personnalisés pour indiquer clairement et visuellement la progression de n'importe quel élément d'action
- Intégrations multiples pour s'aligner sur votre pile technologique actuelle et apporter plus d'informations précieuses dans votre plateforme de gestion de projet
Accédez rapidement à des données importantes sur un seul écran grâce aux tableaux de bord de ClickUp
Il ne s'agit là que de quelques-unes de nos fonctionnalités de gestion de projet favorites, mais il y en a d'autres à surveiller en fonction de votre situation particulière. La facilité d'utilisation, le budget de votre équipe et les outils dans lesquels vous avez déjà investi sont des éléments essentiels à prendre en compte avant de choisir la bonne solution. Mais dans ce secteur en pleine croissance, il est important de savoir que vous avez de nombreuses options !
2. Utiliser des modèles de planification et d'exécution de projet
de nos jours, il est possible de trouver un modèle pour n'importe quoi
Sérieusement ! Ce n'est un secret pour personne que chaque outil de gestion de projet puissant s'accompagne d'un solide ensemble de paramètres à adopter. En fin de compte, ces fonctionnalités seront votre meilleur ami. Mais dans l'immédiat ? L'apprentissage d'un nouvel outil peut être un processus en soi. Les modèles atténuent ce problème grâce à un cadre préconstruit et personnalisable qui vous permet de lancer votre processus d'exécution de projet de la manière la plus productive possible.
De plus, les modèles sont un excellent moyen de vous montrer pour quelles fonctionnalités votre logiciel de gestion de projet a été créé. Les statuts préétablis, les tableaux presque achevés, les listes de tâches de planification de projet et les documents d'aide ne sont que quelques-unes des nombreuses façons dont les modèles peuvent guider votre équipe vers la réussite.
Le meilleur conseil que nous puissions vous donner en matière de modèles est de commencer ici, avec la rubrique Modèle de plan d'exécution de projet par ClickUp .
Définissez la portée de votre projet, les exigences, les ressources, et plus encore en utilisant le modèle de plan d'exécution de projet de ClickUp
Ce document ClickUp facile à utiliser pour les débutants comprend sept pages de sections personnalisables permettant d'élaborer de manière stratégique et approfondie un plan d'exécution de projet définir la portée de votre projet les objectifs, les exigences, le calendrier, le forfait de communication, et plus encore. C'est la ressource idéale pour aider les gestionnaires de projet à standardiser le processus d'exécution du projet en utilisant l'éditeur de documents collaboratif et dynamique de ClickUp - et avons-nous mentionné qu'il est gratuit ? 💸
Voici quelques-unes des fonctionnalités que nous aimons le plus à propos de Documents ClickUp :
- Le texte de votre document ClickUp peut être transformé directement en tâche ClickUp
- Les commentaires peuvent être délégués à d'autres membres par une simple mention ou étiquette
- L'équipe peut afficher et modifier les documents les uns à côté des autres, sans chevauchement, grâce à la fonctiondétection collaborative en direct Et comme ClickUp Docs reste automatiquement mis à jour et enregistre l'historique de vos versions, votre modèle d'exécution de projet agira toujours comme une source de vérité fiable à laquelle l'équipe du projet pourra se référer à tout moment. 😍
3. S'aligner sur les objectifs d'exécution du projet
Il ne s'agit pas seulement de se mettre d'accord sur l'objectif final du projet les produits livrables du projet il s'agit de savoir comment le projet s'inscrit dans la vision à long terme de votre organisation.
Comprendre le "pourquoi" de votre projet permettra à l'équipe de projet de rester alignée sur la stratégie globale et de s'assurer que les bonnes tâches sont classées par ordre de priorité. Une communication effacée commence par la mise en place d'une page commune avant le début de l'exécution du projet. Réunions de lancement du projet , Fixation d'objectifs SMART et les mises à jour de la progression sont très utiles pour promouvoir la transparence et la confiance au sein de l'équipe lorsqu'il s'agit d'atteindre les objectifs de l'UE des objectifs à court et à long terme . En outre, elle renforce la collaboration à chaque étape du projet en veillant à ce que chaque membre de l'équipe ne soit pas enfermé dans son propre silo jour après jour.
4. Être innovant
Lorsqu'il s'agit de nouvelles idées, il n'y a jamais trop de cuisiniers dans la cuisine. En tant que gestionnaire de projet, il est essentiel de permettre aux membres de partager leurs idées.
Les membres de votre équipe sont ceux qui sont au cœur de l'action : ils suivent la feuille de route, respectent l'échéancier et tiennent leurs promesses. Ils savent de quoi ils parlent !
En entrant dans la phase d'exécution, vous pouvez hésiter à accueillir de nouvelles idées de peur de mettre en péril la stratégie que vous venez de créer. mais le pivotement fait naturellement partie du processus de projet. Vous et votre équipe partagez les mêmes objectifs, et il leur sera très utile de savoir qu'ils ont le pouvoir d'exprimer leurs pensées, leurs suggestions et leurs préoccupations potentielles pendant qu'il est encore temps de faire quelque chose.
Brainstorming, forfait, stratégie et rationalisation de la communication en temps réel pour accélérer les projets avec ClickUp Tableaux blancs
Formulaires d'idées, sessions de brainstorming et les canaux de communication désignés encouragent une discussion ouverte au sein de l'équipe et leur montrent que vous vous intéressez à ce qu'ils ont à dire en faisant le premier pas. Au lieu de leur dire simplement que vous êtes à l'écoute de leurs idées, donnez-leur la possibilité d'évoquer des idées ou des problèmes auxquels ils sont confrontés à tout moment de la phase d'exécution - votre projet s'en portera toujours mieux à long terme.
5. Encourager le partage des idées
Cela va dans les deux sens ! Encourager l'équipe à partager ses idées est tout aussi important que de s'assurer qu'elle se sent écoutée. En tant que manager de projet, vous avez le pouvoir d'aider votre équipe à apporter des changements positifs grâce à ses idées. Soyez réceptif et flexible face à leurs idées, même si elles diffèrent de la stratégie initiale.
De plus, l'équipe se sentira plus compte de son travail si elle sait que ses idées sont sérieusement prises en considération tout au long du processus.
6. Déléguer des tâches pour l'exécution du projet
Contrairement à la croyance populaire, les gestionnaires de projet ne devraient pas porter le poids du monde sur leurs épaules. Ils ont déjà suffisamment de soucis à se faire et, en tant que chef de file du projet, le fait de déléguer des tâches à d'autres membres favorisera la croissance et la confiance en partageant la propriété au sein de l'équipe.
En répartissant les responsabilités, même les plus modestes, les gestionnaires de projet ont plus de temps pour comprendre la situation dans son ensemble, y compris la progression du projet, les charges de travail des équipes et le statut.
7. Encourager la collaboration au sein de l'équipe
Il incombe au manager de projet de tenir tout le monde au courant, qu'il s'agisse des membres de l'équipe ou des parties prenantes.
Personnalisation des paramètres de confidentialité et de partage dans ClickUp Permissions
Un discours constructif et ouvert est un autre moyen par lequel les logiciels de gestion de projet peuvent aider les gestionnaires à gagner du temps et d'être plus efficaces dans leurs journées, mais cela ne doit pas toujours être réservé aux réunions et aux e-mails. Assurez la transparence de l'état d'avancement de votre projet en donnant à vos acteurs clés la possibilité d'afficher, de commenter, voire d'éditer des rapports d'ensemble ou des documents de progression à votre convenance.
8. Identifier les dépendances des tâches
Savoir quelles tâches doivent être achevées dans une commande spécifique permet aux projets de rester sur la bonne voie et aux ressources d'être correctement allouées. Si l'on considère que la plupart des lacunes en matière de stratégie se résument à un manque de gestion des ressources à un certain niveau, en restant à l'affût des dépendances de vos tâches, les jalons et les chemin critique peut parfois faire la différence entre un projet et sa phase d'exécution.
Affichez votre charge de travail en fonction des tâches restantes sur votre chemin critique en un seul geste dans ClickUp !
9. Suivre la progression de l'exécution du projet
Il est préférable de se tromper sur la quantité des solutions de gestion de projet visuelles lorsqu'il s'agit de tableaux de bord, de rapports et d'informations. Il y a une tonne de façons de déterminer le statut global de votre projet, même jusqu'au niveau granulaire, lorsque vous utilisez le bon logiciel.
Les fonctionnalités telles que les statuts de tâches personnalisés sont excellentes pour saisir rapidement les mises à jour des tâches individuelles en un coup d'œil, mais pour une progression de haut niveau, les tableaux de bord, diagrammes, et les tableaux blancs numériques sont l'outil indispensable de tout gestionnaire de projet. L'utilisation de formulaires de rapports très visuels présente un autre avantage : ils sont plus faciles à lire et plus accessibles pour les parties prenantes, les titres et les autres chefs de service.
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10. Examiner les produits livrables avec les parties prenantes
À la suite de l'un de ces permet de mieux gérer son temps et d'augmenter sa productivité tout en évitant les lacunes d'exécution dans la gestion de projet. Alors, que faire du temps que vous avez gagné ? Utilisez-le pour vous assurer que les parties prenantes clés sont satisfaites à chaque étape du projet !
Même si cela n'est pas toujours nécessaire ou possible, le fait de passer en revue les produits livrables du projet avec les parties prenantes tout au long de la phase d'exécution permet de s'assurer qu'elles seront satisfaites une fois le projet terminé. De plus, cela vous donne une bonne image !
En particulier si vous travaillez avec de nouveaux clients, ce geste favorise le renforcement de la confiance relations avec les parties prenantes et rassure votre équipe sur le fait qu'elle avance dans la bonne direction.
Comment les logiciels de gestion de projet aident à l'exécution du projet
Si vous retenez quelque chose de ce guide, que ce soit l'importance d'un logiciel de gestion de projet dynamique pour rationaliser et automatiser le processus d'exécution de votre projet.
Investir votre temps et vos ressources dans le bon logiciel vous aidera à suivre les 10 stratégies d'exécution avec facilité et efficacité, quel que soit le type ou la complexité de votre projet.
Grâce à une vaste gamme de logiciels de Bibliothèque de modèles pour compléter sa riche bibliothèque de modèles de fonctionnalités , ClickUp est le logiciel idéal pour aider les managers et les équipes à exécuter des projets, à rationaliser les processus et à s'aligner sur les objectifs clés. C'est la seule plateforme de productivité suffisamment puissante pour centraliser vos votre travail dans toutes les applications en un hub collaboratif.
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