Qu'est-ce que l'exécution d'un projet ? 10 stratégies pour la phase d'exécution du projet

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Mettons les choses en place. 🎭

Vous êtes chef de projet et votre équipe est prête à passer à l'étape suivante du processus de planification d'un projet. Vous avez travaillé ensemble pour développer le concept et créer la stratégie de gestion de projet idéale pour donner vie à votre idée.

Il est maintenant temps de passer à l'action. 🥳

Une fois que toutes les étapes de votre plan de projet sont mappées et devant vous, vous êtes prêt à passer à la phase d'exécution du projet. Mais avant de toucher 200 $ et de passer au « Départ », il est important d'être conscient des défis et des changements qui pourraient retarder le projet, voire le bloquer indéfiniment.

Laissez ce guide stimuler votre réflexion stratégique afin de mener à bien vos projets comme un véritable professionnel. Découvrez tout ce que vous devez savoir sur la réussite des projets, les lacunes qui peuvent entraver votre progression et 10 stratégies de gestion de projet pour aider les responsables à rester sur la bonne voie.

Qu'est-ce que l'exécution de projet ?

L'exécution du projet intervient une fois que vous avez achevé l'étape de conceptualisation à l'aide de votre feuille de route. C'est la partie la plus agréable, celle où vous êtes prêt à passer à l'action et à mener à bien votre projet. Mais c'est aussi la phase la plus intimidante, car elle est la plus longue, la plus exigeante et la plus complexe.

Les chefs de projet doivent rester concentrés, prêts à s'adapter et informés de la progression et des revers du projet. Pendant que l'équipe met en œuvre les étapes que vous avez toutes définies, vous, en tant que chef de projet, supervisez et soutenez la progression de l'équipe en :

Plus facile à dire qu'à faire, n'est-ce pas ? 😅

Mais en règle générale, si vous vous contentez de donner la priorité à vos collaborateurs, vos processus et votre communication, vous serez sur la bonne voie ! Quel que soit le type de projet, une gestion efficace de ces trois domaines garantit que le projet reste sur la bonne voie, respecte le budget et franchit ses principaux jalons.

Ceci est clé, car il incombe également au chef de projet d'aider les membres à rattraper le temps perdu, à réorienter ou à pivoter si une partie du forfait ne se déroule pas comme prévu, ce que l'on appelle les lacunes dans l'exécution du projet.

Quelles sont les lacunes dans l'exécution des projets ?

Également appelées lacunes stratégiques, les lacunes dans l'exécution des projets surviennent lorsque le forfait que vous avez créé ne se déroule pas comme prévu.

Que votre projet ait été suspendu en raison d'un manque de clarté, d'un raccourcissement des échéanciers, d'une diminution des ressources ou d'une modification des objectifs, il s'agit dans tous les cas de lacunes dans l'exécution du projet.

Si le manque de ressources est responsable de la plupart des lacunes (budget, matériel et bande passante, notamment), il existe quelques autres obstacles clés à prendre en compte avant la phase d'exécution du projet :

Et plus encore. 🫣

En tant que chef de projet, il peut être difficile de trouver le juste équilibre entre superviser l'exécution du projet pour éviter les lacunes sans microgérer votre équipe ou surveiller de près ses flux de travail. Cela s'avère finalement contre-productif, car cela donne l'impression que les membres ne sont pas capables de gérer leur travail, ce qui, en termes simples, n'est pas bon pour le moral.

Nous sommes là pour remédier à ce problème grâce à 10 stratégies qui aideront les chefs de projet à contourner les lacunes potentielles en matière d'exécution et à mener à bien leurs projets sans encombre.

Bonus : planification d'urgence

Que se passe-t-il pendant la phase d'exécution d'un projet réussi ?

10 stratégies d'exécution de projet

Il existe de nombreuses étapes proactives à prendre avant la phase d'exécution du projet afin de combler l'écart entre les objectifs, les stratégies ou les tâches qui ne sont pas alignés. Le secret réside dans leur mise en œuvre dans votre processus de gestion de projet bien avant qu'il ne soit temps d'agir ! Voici 10 de nos stratégies préférées pour une exécution réussie des projets, afin que votre équipe reste motivée, sur la bonne voie et toujours en mouvement.

1. Utilisez un logiciel de gestion de projet

Si vous vous demandez si un logiciel de gestion de projet est nécessaire pour mener à bien vos projets, la réponse est oui.

Si vous passez beaucoup de temps à communiquer avec les parties prenantes, à travailler avec des équipes interfonctionnelles ou à gérer plusieurs projets à la fois, ces outils vous aideront à garantir une transparence totale du projet à toutes les personnes impliquées sans avoir à envoyer un seul e-mail.

Les logiciels de gestion de projet sont essentiels, même pour les chefs de projet chevronnés, afin de superviser le temps, les charges de travail, les projets et, pour être honnête, leur santé mentale, de la manière la plus productive possible. Ces outils sont conçus pour éliminer les tâches fastidieuses et rationaliser les processus de planification de projet grâce à l'automatisation des flux de travail, la gestion des dépendances entre les tâches, les interfaces glisser-déposer, et bien plus encore. 😍

Les meilleurs outils de gestion de projet sont évolutifs, flexibles et intuitifs. Ainsi, quelle que soit la taille de votre équipe ou la complexité de votre projet, le logiciel vous permettra toujours d'obtenir des résultats. Les fonctionnalités clés spécifiques à rechercher dans un logiciel de gestion de projet de haute qualité sont les suivantes :

Bien que ce ne soient là que quelques-unes de nos fonctionnalités préférées en matière de gestion de projet, il en existe d'autres à prendre en compte en fonction de votre situation particulière. La facilité d'utilisation, le budget de votre équipe et les outils dans lesquels vous avez déjà investi sont des éléments essentiels à prendre en considération avant de choisir la solution qui vous convient. Mais dans ce secteur en pleine croissance, il est important de savoir que vous disposez de nombreuses options !

2. Utilisez des modèles de planification et d'exécution de projets

De nos jours, il existe des modèles pour tout.

Sérieusement ! Ce n'est un secret pour personne que chaque outil de gestion de projet performant est doté d'un ensemble robuste de fonctionnalités à adopter. Au final, ces fonctionnalités deviendront vos meilleures alliées. Mais dans l'immédiat ? L'apprentissage d'un nouvel outil peut être un processus en soi. Les modèles permettent de contourner ce problème grâce à un cadre prédéfini et personnalisable qui vous permet de démarrer votre processus d'exécution de projet de la manière la plus productive possible.

De plus, les modèles sont un excellent moyen de vous montrer à quoi servent les fonctionnalités de votre logiciel de gestion de projet. Des statuts prédéfinis, des tableaux presque complets, des listes de tâches de planification de projet et des documents d'aide sont quelques-unes des nombreuses façons dont les modèles peuvent guider votre équipe vers la réussite.

Le meilleur conseil que nous pouvons vous donner en matière de modèle est de commencer ici, avec le modèle de plan d'exécution de projet de ClickUp.

Ce document ClickUp, adapté aux débutants, comprend sept pages de sections personnalisables pour définir de manière stratégique et approfondie la portée, les objectifs, les exigences, le calendrier, le plan de communication de votre projet, et bien plus encore. C'est la ressource idéale pour aider les chefs de projet à standardiser le processus d'exécution des projets à l'aide de l'éditeur de documents collaboratif et dynamique de ClickUp. Et avons-nous mentionné qu'il est gratuit ? 💸

Voici quelques-unes des fonctionnalités que nous apprécions le plus dans ClickUp Docs:

Et comme les documents ClickUp sont automatiquement mis à jour et enregistrent l'historique des versions, votre modèle d'exécution de projet constituera toujours une source fiable à laquelle l'équipe de projet pourra se référer à tout moment. 😍

3. Aligner les objectifs d'exécution du projet

Il ne s'agit pas seulement de s'entendre sur les livrables finaux du projet, mais aussi de savoir comment le projet s'inscrit dans la vision à long terme de votre organisation.

Comprendre le « pourquoi » de votre projet permettra à l'équipe de projet de rester alignée sur la stratégie globale et de s'assurer que les bonnes tâches sont priorisées. Une communication claire commence par une mise au point sur les choses avant le début de l'exécution.

Les réunions de lancement de projet, la définition d'objectifs SMART et les mises à jour sur la progression sont excellentes pour promouvoir la transparence et la confiance au sein de l'équipe lorsqu'il s'agit d'atteindre des objectifs à court et à long terme. De plus, cela renforce la collaboration à chaque étape de votre projet en garantissant que chaque membre de l'équipe ne reste pas isolé dans son coin jour après jour.

4. Soyez innovant

Quand il s'agit de nouvelles idées, il n'y a jamais trop de cuisiniers dans la cuisine : en tant que chef de projet, il est essentiel de donner aux membres les moyens de partager leurs réflexions.

Les membres de votre équipe sont ceux qui sont au cœur de l'action : ils suivent la feuille de route, respectent l'échéancier et tiennent leurs promesses. Ils savent de quoi ils parlent !

Lorsque vous entrez dans la phase d'exécution, vous pouvez hésiter à accueillir de nouvelles idées par crainte de compromettre la stratégie que vous venez d'élaborer. Mais le pivotement fait naturellement partie du processus de projet. Vous et votre équipe partagez les mêmes objectifs, et cela vous aidera beaucoup à savoir que vous avez le pouvoir d'exprimer vos pensées, vos suggestions et vos préoccupations potentielles tant qu'il est encore temps d'agir.

Les formulaires d'idées, les sessions de brainstorming et les canaux de communication désignés encouragent les discussions ouvertes au sein de l'équipe et montrent que vous vous souciez de ce qu'ils ont à dire en faisant le premier pas. Au lieu de simplement leur dire que vous êtes réceptif à leurs idées, donnez-leur l'occasion de soulever des idées ou des problèmes auxquels ils sont confrontés à tout moment de la phase d'exécution : votre projet n'en sera que meilleur à long terme.

5. Encouragez le partage d'idées

Cela fonctionne dans les deux sens ! Encourager l'équipe à partager ses idées est tout aussi important que de s'assurer qu'elle se sent écoutée. En tant que chef de projet, vous avez le pouvoir d'aider votre équipe à apporter des changements positifs grâce à ses idées. Soyez réceptif et flexible à leurs idées, même si elles diffèrent de la stratégie initiale.

De plus, les membres de l'équipe se sentiront davantage responsables de leur travail s'ils savent que leurs idées sont prises au sérieux tout au long du processus.

6. Déléguez les tâches pour l'exécution du projet

Contrairement à la croyance populaire, les chefs de projet ne devraient pas porter le poids du monde sur leurs épaules. Ils ont déjà suffisamment de soucis comme ça, et en tant que leaders du projet, déléguer des tâches à d'autres membres favorisera la croissance et la confiance en partageant la propriété au sein de l'équipe.

En répartissant même les petites responsabilités, les chefs de projet ont plus de temps pour comprendre la situation dans son ensemble, notamment la progression du projet, la charge de travail de l'équipe et son statut.

7. Encouragez la collaboration au sein de l'équipe

Il incombe au chef de projet de tenir tout le monde informé, des autres membres de l'équipe aux parties prenantes.

Un discours constructif et ouvert est un autre moyen par lequel les logiciels de gestion de projet peuvent aider les responsables à gagner du temps et à être plus efficaces dans leur travail quotidien, mais cela ne doit pas toujours se limiter aux réunions et aux e-mails. Assurez la transparence totale du statut de votre projet en donnant à vos acteurs clés la possibilité d'afficher, de commenter ou même de modifier des rapports de haut niveau ou des documents sur l'avancement du projet, selon vos besoins.

8. Identifiez les dépendances entre les tâches

Savoir quelles tâches doivent être achevées dans un ordre précis permet de maintenir les projets sur la bonne voie et d'allouer correctement les ressources. Étant donné que la plupart des lacunes stratégiques sont dues à un manque de gestion des ressources à un certain niveau, le fait de garder le contrôle sur les dépendances entre les tâches, les jalons et le chemin critique peut parfois faire la différence entre la réussite et l'échec d'un projet.

9. Suivez la progression de l'exécution des projets

En matière de tableaux de bord, de rapports et d'informations, mieux vaut privilégier les solutions de gestion de projet plus visuelles. Il existe une multitude de façons de déterminer le statut global de votre projet, même au niveau le plus détaillé, lorsque vous utilisez le bon logiciel.

Des fonctionnalités telles que les statuts de tâches personnalisés sont excellentes pour saisir rapidement les mises à jour de tâches individuelles en un coup d'œil, mais pour une progression de haut niveau, les tableaux de bord, les diagrammes et les tableaux blancs numériques sont les outils incontournables de tout chef de projet. Un autre avantage des formulaires de rapports très visuels est qu'ils sont plus faciles à lire et plus accessibles pour les parties prenantes, les supérieurs hiérarchiques et les autres chefs de service, qui peuvent ainsi les comprendre rapidement.

10. Passez en revue les livrables avec les parties prenantes

Suivre l'une de ces stratégies permet d'améliorer la gestion du temps et d'augmenter la productivité tout en évitant les lacunes dans l'exécution de la gestion de projet. Alors, que faire du temps que vous avez gagné ? Utilisez-le pour vous assurer que les parties prenantes clés sont satisfaites à chaque étape du processus !

Même si cela n'est pas toujours nécessaire ou possible, passer en revue les livrables du projet avec les parties prenantes tout au long de la phase d'exécution garantit leur satisfaction une fois le projet terminé. De plus, cela vous donne une bonne image !

Ce geste favorise notamment le renforcement des relations avec les parties prenantes lorsque vous travaillez avec de nouveaux clients et rassure votre équipe quant au fait qu'elle avance dans la bonne direction.

Comment les logiciels de gestion de projet facilitent l'exécution des projets

Si vous retenez une chose de ce guide, retenez l'importance d'un logiciel de gestion de projet dynamique pour rationaliser et automatiser votre processus d'exécution de projet.

Investir votre temps et vos ressources dans le bon logiciel vous aidera à mettre en œuvre ces 10 stratégies d'exécution avec facilité et efficacité, quel que soit le type ou la complexité de votre projet.

Avec une vaste bibliothèque de modèles qui complète son ensemble de fonctionnalités, ClickUp est le logiciel idéal pour aider les managers et les équipes à exécuter des projets, rationaliser les processus et s'aligner sur des objectifs clés. C'est la seule plateforme de productivité suffisamment puissante pour centraliser votre travail dans différentes applications au sein d'un hub collaboratif.

Et grâce à des fonctionnalités telles que ClickUp Docs, ClickUp Whiteboards, plusieurs vues et des statuts personnalisés disponibles dans tous les forfaits, ClickUp crée des solutions pour les équipes de tous budgets. Inscrivez-vous dès aujourd'hui à ClickUp et commencez à l'utiliser avec votre équipe sans aucun frais.