{ « @context » : « http://schema. org », « @type » : « FAQPage », « mainEntity » : [ { « @type » : « Question », « name » : « Qu'est-ce que l'exécution d'un projet ? », "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "texte": "L'exécution d'un projet intervient après que vous ayez achevé la phase de conception à travers votre feuille de route. C'est la partie la plus agréable, celle où vous êtes prêt à passer à l'action et à mener à bien votre projet. Cela peut également être la phase la plus intimidante, car c'est la plus longue, la plus exigeante et la plus complexe. " } } ] }
Plantons le décor. 🎭
Vous êtes chef de projet et votre équipe est prête à passer à l'étape suivante du processus de planification d'un projet. Vous avez travaillé ensemble pour développer le concept et créer la stratégie de gestion de projet idéale pour donner vie à votre idée.
Il est maintenant temps de passer à l'action. 🥳
Une fois que toutes les étapes de votre plan de projet sont définies et que vous les avez sous les yeux, vous êtes prêt à passer à la phase d'exécution du projet. Mais avant d'empocher 200 dollars et de passer au « Go », il est important d'être conscient des défis et des changements qui pourraient retarder le projet, voire le bloquer indéfiniment.
Laissez ce guide stimuler votre réflexion stratégique afin que vous puissiez mener à bien vos projets comme un véritable professionnel. Découvrez tout ce que vous devez savoir sur la réussite de l'exécution d'un projet, les lacunes qui peuvent entraver votre progression et 10 stratégies de gestion de projet pour aider les responsables à rester sur la bonne voie.
Qu'est-ce que l'exécution du projet ?
L'exécution du projet intervient après que vous avez achevé l'étape de conception à l'aide de votre feuille de route. C'est la partie la plus agréable, celle où vous êtes prêt à passer à l'action et à mener à bien votre projet. Mais c'est aussi la phase la plus intimidante, car c'est la plus longue, la plus exigeante et la plus complexe.
Les chefs de projet doivent rester concentrés, prêts à s'adapter et informés de l'avancement et des revers du projet. Pendant que l'équipe met en œuvre les étapes que vous avez tous définies, vous, en tant que chef de projet, supervisez et fournissez l'assistance à l'équipe en :
- Superviser, encourager et féliciter l'équipe tout au long de la réalisation du projet.
- Gérer la progression au fur et à mesure
- Suggestions de corrections de cap ou de modifications du calendrier
- Gestion des relations avec les parties prenantes et de la correspondance
- Documenter et consigner tous les problèmes, changements et mises à jour importantes
Plus facile à dire qu'à faire, n'est-ce pas ? 😅
Mais en règle générale, si vous vous contentez de donner la priorité à vos collaborateurs, vos processus et votre communication, vous serez sur la bonne voie ! Quel que soit le type de projet, une gestion efficace de ces trois domaines garantit que le projet reste sur la bonne voie, respecte le budget et franchit ses jalons importants.
Ceci est essentiel, car il incombe également au chef de projet de aider les membres à rattraper le temps perdu, à réorienter ou à pivoter si une partie du plan tourne mal, ce que l'on appelle les lacunes dans l'exécution du projet.
Quelles sont les lacunes dans l'exécution des projets ?
Également appelées lacunes stratégiques, les lacunes dans l'exécution des projets surviennent lorsque le plan de projet que vous avez élaboré ne se déroule pas comme prévu.
Que votre projet ait été interrompu en raison d'un manque de clarté, d'un raccourcissement de l'échéancier, d'une diminution des ressources ou d'un changement d'objectifs, tous ces éléments sont considérés comme des lacunes dans l'exécution du projet.
Si le manque de ressources est responsable de la plupart des lacunes (budget, matériel et bande passante compris), il existe quelques autres obstacles clés à prendre en compte avant la phase d'exécution du projet :
- Manque d'assistance ou d'adhésion de la part des supérieurs hiérarchiques ou des parties prenantes
- Échéanciers ambitieux ou irréalistes
- Une vision du projet mal définie
- Absence de hiérarchisation des priorités, entraînant des goulots d'étranglement
Et plus encore. 🫣
En tant que chef de projet, il peut être difficile de trouver le juste équilibre entre superviser l'exécution du projet pour éviter les lacunes sans pour autant microgérer votre équipe ou surveiller de près ses flux de travail. Cela s'avère finalement contre-productif, car cela donne l'impression que les membres ne sont pas capables de gérer leur travail de manière autonome, ce qui, en termes simples, n'est pas bon pour le moral.
Nous sommes là pour remédier à ce problème grâce à 10 stratégies qui aideront les chefs de projet en gestion de projet à contourner les lacunes potentielles en matière d'exécution et à mener à bien leurs projets sans encombre.
Bonus : planification d'urgence
Que se passe-t-il pendant une phase d'exécution de projet de réussite ?
- Attribution des tâches : le chef de projet attribue des tâches spécifiques aux membres de l'équipe en fonction de leurs compétences et de leur expertise.
- Mise en œuvre du travail : les membres de l'équipe exécutent les tâches qui leur sont assignées, en suivant le plan et l'échéancier du projet.
- Suivi des progrès : le chef de projet surveille l'avancement de chaque tâche, s'assurant que le travail est achevé comme prévu.
- Communication et collaboration : les membres de l'équipe communiquent régulièrement pour partager les dernières informations, relever les défis et coordonner leurs efforts.
- Contrôle qualité : des processus d'assurance qualité sont mis en œuvre pour garantir que les livrables du projet répondent aux normes souhaitées.
- Gestion des risques : l'équipe de projet identifie et traite les risques potentiels pouvant survenir pendant l'exécution afin d'en minimiser l'impact.
- Gestion des ressources : le chef de projet s'assure que les ressources nécessaires, telles que l'équipement, les matériaux et le personnel, sont disponibles et utilisées efficacement.
- Engagement des parties prenantes : l'équipe du projet communique régulièrement avec les parties prenantes, les tient informées et répond à leurs préoccupations.
- Gestion du changement : si des modifications sont apportées à la portée ou aux exigences du projet, elles sont documentées, évaluées et gérées conformément aux procédures établies.
- Documentation et rapports : la progression, les jalons importants et les problèmes rencontrés sont documentés et communiqués aux parties prenantes concernées.
- Résolution des problèmes : l'équipe de projet identifie et résout tous les problèmes ou conflits qui surviennent pendant l'exécution, garantissant ainsi la progression du projet.
- Suivi et ajustements continus : le chef de projet suit en permanence l'avancement du projet et procède aux ajustements nécessaires pour le maintenir sur la bonne voie.
10 stratégies d'exécution de projet
Il existe de nombreuses étapes proactives à prendre avant la phase d'exécution du projet afin de combler le fossé entre les objectifs, les stratégies ou les tâches qui ne sont pas alignés. Le secret consiste à les mettre en œuvre dans votre processus de gestion de projet bien avant qu'il ne soit temps d'agir ! Voici 10 de nos stratégies préférées pour une exécution réussie des projets, afin de maintenir la motivation de votre équipe, de la garder sur la bonne voie et de toujours aller de l'avant.
1. Utilisez un logiciel de gestion de projet
Si vous vous demandez si un logiciel de gestion de projet est nécessaire pour exécuter efficacement vos projets, la réponse est oui.
Si vous passez beaucoup de temps à communiquer avec les parties prenantes, à travailler avec des équipes interfonctionnelles ou à gérer plusieurs projets à la fois, ces outils vous aideront à garantir une transparence totale du projet à toutes les personnes impliquées, sans avoir à envoyer le moindre e-mail.
Les logiciels de gestion de projet sont essentiels, même pour les chefs de projet chevronnés, afin de superviser le temps, les charges de travail, les projets et, pour être honnête, leur santé mentale de la manière la plus productive possible. Ces outils sont conçus pour éliminer les tâches fastidieuses et rationaliser les processus de planification de projet grâce à l'automatisation des flux de travail, aux dépendances entre les tâches, aux interfaces glisser-déposer, etc. 😍
Les meilleurs outils de gestion de projet sont évolutifs, flexibles et intuitifs. Ainsi, quelle que soit la taille de votre équipe ou la complexité de votre projet, le logiciel vous permettra toujours d'obtenir des résultats. Voici quelques-unes des fonctionnalités clés à rechercher dans un logiciel de gestion de projet de haute qualité :
- Plusieurs vues pour prendre en charge les tableaux Kanban, les diagrammes de Gantt traditionnels, votre calendrier, les diagrammes, les listes de tâches, etc.
- Fonctionnalités de collaboration intégrées à l'application, telles que les commentaires, les @mentions, le chat, les tâches assignées et les observateurs.
- Tableaux de bord et rapports instantanés pour donner aux chefs de projet une compréhension globale de la santé générale de leurs projets.
- Statuts de tâches personnalisés pour communiquer clairement et visuellement l'avancement de tout élément à mener.
- Intégrations multiples pour s'aligner sur votre pile technologique actuelle et apporter des informations plus précieuses à votre plateforme de gestion de projet.
Bien qu'il ne s'agisse là que de quelques-unes de nos fonctionnalités préférées en matière de gestion de projet, il en existe d'autres à prendre en compte en fonction de votre situation particulière. La facilité d'utilisation, le budget de votre équipe et les outils dans lesquels vous avez déjà investi sont des éléments essentiels à prendre en considération avant de choisir la solution qui vous convient. Mais dans ce secteur en pleine croissance, il est important de savoir que vous disposez de nombreuses options !
2. Utilisez des modèles de planification et d'exécution de projet
De nos jours, on trouve des modèles pour tout.
Sérieusement ! Ce n'est un secret pour personne que chaque outil de gestion de projet performant est doté d'un ensemble complet de fonctionnalités à adopter. Au final, ces fonctionnalités deviendront vos meilleures alliées. Mais dans l'immédiat ? L'apprentissage d'un nouvel outil peut être un processus en soi. Les modèles permettent de contourner ce problème grâce à une structure prédéfinie et personnalisable qui vous permet de démarrer votre processus d'exécution de projet de la manière la plus productive possible.
De plus, les modèles sont un excellent moyen de vous montrer à quoi servent les fonctionnalités de votre logiciel de gestion de projet. Les statuts prédéfinis, les tableaux presque achevés, les listes de tâches de planification de projet et les documents d'aide sont quelques-unes des nombreuses façons dont les modèles peuvent guider votre équipe vers la réussite.
Le meilleur conseil que nous pouvons vous donner en matière de modèle est de commencer ici, avec le modèle de plan d'exécution du projet de ClickUp.
Ce document ClickUp Doc, adapté aux débutants, comprend sept pages de sections personnalisables pour définir de manière stratégique et approfondie la portée, les objectifs, les exigences, le calendrier, le plan de communication de votre projet, et bien plus encore. C'est la ressource idéale pour aider les chefs de projet à standardiser le processus d'exécution des projets à l'aide de l'éditeur de documents collaboratif et dynamique de ClickUp. Et avons-nous mentionné qu'il est gratuit ? 💸
Voici quelques-unes des fonctionnalités que nous apprécions le plus dans ClickUp Docs:
- Le texte de votre document ClickUp peut être directement transformé en tâche réalisable.
- Les commentaires peuvent être délégués à d'autres membres par une simple mention ou une étiquette.
- L'équipe peut afficher et effectuer des modifications en cours sur les documents simultanément sans chevauchement grâce à la détection collaborative en temps réel.
Et comme ClickUp Docs se met automatiquement à jour et enregistre l'historique des versions, votre modèle d'exécution de projet constituera toujours une source fiable d'informations à laquelle l'équipe de projet pourra se référer à tout moment. 😍
3. Harmonisez les objectifs d'exécution du projet
Il ne s'agit pas seulement de s'accorder sur les livrables finaux du projet, mais aussi de comprendre comment le projet s'inscrit dans la vision à long terme de votre organisation.
Comprendre le « pourquoi » de votre projet permettra à l'équipe de projet de rester alignée sur la stratégie globale et de s'assurer que les bonnes tâches sont prioritaires. Une communication claire commence par une mise au point avant le début de l'exécution.
Les réunions de lancement de projet, la définition d'objectifs SMART et les mises à jour sur la progression des travaux sont excellentes pour promouvoir la transparence et la confiance au sein de l'équipe lorsqu'il s'agit d'atteindre des objectifs à court et à long terme. De plus, cela renforce la collaboration à chaque étape de votre projet en garantissant que chaque membre de l'équipe ne reste pas cloisonné dans son propre silo jour après jour.
4. Soyez innovant
En matière de nouvelles idées, il n'y a jamais trop de cuisiniers dans la cuisine : en tant que chef de projet, il est essentiel de donner aux membres les moyens de partager leurs réflexions.
Les membres de votre équipe sont ceux qui sont au cœur de l'action : ils suivent la feuille de route, respectent l'échéancier et tiennent leurs promesses. Ils savent de quoi ils parlent !
Lorsque vous entrez dans la phase d'exécution, vous pouvez hésiter à accueillir de nouvelles idées par crainte de compromettre la stratégie que vous venez d'élaborer. Mais le pivotement fait naturellement partie du processus du projet. Vous et votre équipe partagez les mêmes objectifs, et il est important pour eux de savoir qu'ils ont le pouvoir d'exprimer leurs pensées, leurs suggestions et leurs préoccupations potentielles tant qu'il est encore temps d'agir.
Les formulaires d'idées, les sessions de brainstorming et les canaux de communication désignés encouragent les discussions ouvertes au sein de l'équipe et leur montrent que vous vous souciez de ce qu'ils ont à dire en faisant le premier pas. Au lieu de simplement leur dire que vous êtes réceptif à leurs réflexions, donnez-leur l'occasion de soulever des idées ou des problèmes auxquels ils sont confrontés à tout moment de la phase d'exécution : votre projet n'en sera que meilleur à long terme.
5. Encouragez le partage d'idées
Cela fonctionne dans les deux sens ! Encourager l'équipe à partager ses idées est tout aussi important que de s'assurer qu'elle se sente écoutée. En tant que gestionnaire de projet, vous avez le pouvoir d'aider votre équipe à apporter des changements positifs grâce à ses idées. Soyez réceptif et flexible face à leurs idées, même si elles diffèrent de la stratégie initiale.
De plus, les membres de l'équipe se sentiront davantage responsables de leur travail s'ils savent que leurs idées sont prises au sérieux tout au long du processus.
6. Déléguer les tâches pour l'exécution du projet
Contrairement à la croyance populaire, les chefs de projet ne devraient pas porter le poids du monde sur leurs épaules. Ils ont déjà suffisamment de soucis comme ça, et en tant que leaders du projet, déléguer des tâches à d'autres membres favorisera la croissance et la confiance en partageant la propriété au sein de l'équipe.
En répartissant même les petites responsabilités, les chefs de projet ont plus de temps pour comprendre la situation dans son ensemble, notamment l'avancement du projet, la charge de travail de l'équipe et son statut.
7. Encouragez la collaboration au sein de l'équipe
Il incombe au chef de projet de tenir tout le monde informé, des autres membres de l'équipe aux parties prenantes.
Un dialogue constructif et ouvert est un autre moyen par lequel les logiciels de gestion de projet peuvent aider les responsables à gagner du temps et à être plus efficaces au quotidien, mais cela ne doit pas toujours se limiter aux réunions et aux e-mails. Assurez la transparence totale du statut de votre projet en donnant à vos principaux collaborateurs la possibilité d'afficher, de commenter ou même de modifier des rapports de haut niveau ou des documents sur l'avancement du projet, selon ce que vous jugez opportun.
8. Identifiez les dépendances entre les tâches
Savoir quelles tâches doivent être achevées dans un ordre précis permet de maintenir les projets sur la bonne voie et d'allouer correctement les ressources. Étant donné que la plupart des lacunes stratégiques sont dues à un manque de gestion des ressources à un certain niveau, le fait de maîtriser les dépendances entre les tâches, les jalons et le chemin critique peut parfois faire la différence entre la réussite ou l'échec d'un projet lors de la phase d'exécution.
9. Suivre la progression de l'exécution du projet
En matière de tableaux de bord, de rapports et d'informations, il vaut mieux privilégier les solutions de gestion de projet plus visuelles. Il existe une multitude de façons de déterminer le statut général de votre projet, même au niveau le plus détaillé, lorsque vous utilisez le bon logiciel.
Des fonctionnalités telles que les statuts de tâches personnalisés sont excellentes pour saisir rapidement les mises à jour de chaque tâche en un coup d'œil, mais pour suivre la progression globale, les tableaux de bord, les diagrammes et les Tableaux blancs numériques sont les outils incontournables de toute gestion de projet. Un autre avantage des rapports très visuels est qu'ils sont plus faciles à lire et plus accessibles pour les parties prenantes, les supérieurs hiérarchiques et les autres chefs de service, qui peuvent ainsi les comprendre en un clin d'œil.
10. Examiner les livrables avec les parties prenantes
Le respect de l'une de ces stratégies permet une meilleure gestion du temps et une productivité accrue, tout en évitant les lacunes dans l'exécution de la gestion de projet. Que faire alors du temps que vous avez gagné ? Utilisez-le pour vous assurer que les principales parties prenantes sont satisfaites à chaque étape du processus !
Même si cela n'est pas toujours nécessaire ou possible, le fait de passer en revue les livrables du projet avec les parties prenantes tout au long de la phase d'exécution garantit leur satisfaction une fois le projet terminé. De plus, cela vous donne bonne figure !
En particulier si vous travaillez avec de nouveaux clients, cette démarche favorise le renforcement des relations avec les parties prenantes et rassure votre équipe sur le fait qu'elle avance dans la bonne direction.
Comment les logiciels de gestion de projet facilitent l'exécution des projets
Si vous devez retenir une chose de ce guide, que ce soit l'importance d'un logiciel de gestion de projet dynamique pour rationaliser et réaliser l'automatisation de votre processus d'exécution de projet.
Investir votre temps et vos ressources dans le bon logiciel vous aidera à mettre en œuvre ces 10 stratégies d'exécution avec facilité et efficacité, quel que soit le type ou la complexité de votre projet.
Avec une vaste bibliothèque de modèles qui complète son ensemble de fonctionnalités riches, ClickUp est le logiciel idéal pour aider les responsables et les équipes à exécuter des projets, rationaliser les processus et s'aligner sur les objectifs clés. C'est la seule plateforme de productivité suffisamment puissante pour centraliser votre travail dans différentes applications au sein d'un hub collaboratif unique.
Avec des fonctionnalités telles que ClickUp Docs, ClickUp Tableaux blancs, plusieurs vues et des statuts personnalisés disponibles dans tous les forfaits, ClickUp crée des solutions pour les équipes, quel que soit leur budget. Inscrivez-vous dès aujourd'hui à ClickUp et commencez à l'utiliser avec votre équipe sans aucun frais.