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Mettons les choses en perspective. 🎭
Vous êtes chef de projet et votre équipe est prête à passer à l'étape suivante du processus de planification du projet. Vous avez travaillé ensemble pour développer le concept et élaborer la stratégie de gestion de projet idéale afin de concrétiser votre idée.
Il est maintenant temps de passer à l'action. 🥳
Une fois que chaque étape de votre plan de projet est définie et que vous l'avez sous les yeux, vous êtes prêt à passer à la phase d'exécution du projet. Mais avant de toucher 200 $ et de passer par la case « Départ », il est important d'être conscient des défis et des changements susceptibles de retarder le projet, voire de l'interrompre indéfiniment.
Laissez ce guide stimuler votre réflexion stratégique afin de mener à bien l’exécution de vos projets comme un véritable professionnel. Découvrez tout ce que vous devez savoir sur la réussite de l’exécution d’un projet, les lacunes susceptibles d’entraver votre progression, ainsi que 10 stratégies de gestion de projet pour aider les responsables à rester sur la bonne voie.
Qu'est-ce que l'exécution d'un projet ?
L'exécution du projet intervient une fois que vous avez achevé la phase de conceptualisation et suivi votre feuille de route. C'est la partie la plus agréable : celle où vous êtes prêt à passer à l'action et à mener le projet à bien. Mais cela peut aussi être la phase la plus intimidante, car c'est la plus longue, la plus exigeante et la plus complexe.
Les chefs de projet doivent rester concentrés, prêts à s'adapter et bien informés de l'avancement et des contretemps du projet. Tandis que l'équipe met en œuvre les étapes que vous avez définies ensemble, vous, en tant que chef de projet, supervisez et fournissez l'assistance à l'équipe en :
- Accompagner, encourager et féliciter l'équipe tout au long de la réalisation du projet
- Suivi de l'avancement au fur et à mesure
- Propositions de réajustements ou de modifications du calendrier
- Gestion des relations avec les parties prenantes et de la correspondance
- Documenter et consigner tous les problèmes, changements et mises à jour majeures
Plus facile à dire qu’à faire, n’est-ce pas ? 😅
Mais en règle générale, si vous vous contentez de donner la priorité à vos collaborateurs, à vos processus et à la communication, vous serez sur la bonne voie ! Quel que soit le type de projet, une gestion efficace de ces trois domaines garantit que le projet reste dans les temps, respecte le budget et franchit ses jalons clés.
C'est essentiel, car il incombe également au chef de projet d'aider les membres de l'équipe à rattraper le temps perdu, à réorienter le projet ou à changer de cap si une partie du plan déraille — ce que l'on appelle également les lacunes dans l'exécution du projet.
Qu’est-ce qu’une lacune dans l’exécution d’un projet ?
Également appelées « lacunes stratégiques », les lacunes d'exécution d'un projet surviennent lorsque le plan de projet que vous avez élaboré ne se déroule pas comme prévu.
Que votre projet ait été interrompu en raison d’un manque de clarté, d’un raccourcissement de l’échéancier, d’une diminution des ressources ou d’une évolution des objectifs, tous ces éléments sont considérés comme des lacunes dans l’exécution du projet.
Si le manque de ressources est à l’origine de la plupart de ces lacunes — budget, matériel et capacité de travail compris —, il existe quelques autres obstacles clés à prendre en compte avant la phase d’exécution du projet :
- Manque d’assistance ou d’adhésion de la part de la hiérarchie ou des parties prenantes
- Échéanciers trop ambitieux ou irréalistes
- Une vision du projet mal définie
- L'absence de hiérarchisation des priorités, qui entraîne des goulots d'étranglement
Et bien plus encore. 🫣
En tant que chef de projet, il peut être difficile de trouver le juste équilibre entre superviser l’exécution du projet pour éviter les lacunes sans pour autant microgérer votre équipe ou surveiller de trop près ses flux de travail. Cette approche s’avère en fin de compte contre-productive, car elle donne l’impression que l’on ne fait pas confiance aux membres de l’équipe pour gérer leur travail et, pour faire simple, cela nuit au moral.
Nous sommes là pour remédier à ce problème grâce à 10 stratégies destinées à aider les chefs de projet en gestion de projet à contourner les éventuelles lacunes d'exécution et à mener à bien leurs projets sans accroc.
Bonus : Planification d'urgence
Que se passe-t-il lors d'une phase d'exécution de projet de réussite ?
- Attribution des tâches : Le chef de projet attribue des tâches spécifiques aux membres de l'équipe en fonction de leurs compétences et de leur expertise.
- Mise en œuvre des travaux : les membres de l'équipe exécutent les tâches qui leur sont assignées, en respectant le plan de projet et l'échéancier.
- Suivi de l'avancement : le chef de projet surveille l'avancement de chaque tâche, en s'assurant que le travail est achevé conformément au planning.
- Communication et collaboration : Les membres de l'équipe communiquent régulièrement pour partager les dernières informations, relever les défis et coordonner leurs efforts.
- Contrôle qualité : Des processus d'assurance qualité sont mis en place pour garantir que les livrables du projet répondent aux normes souhaitées.
- Gestion des risques : L'équipe de projet identifie et traite les risques potentiels susceptibles de survenir au cours de l'exécution afin d'en minimiser l'impact.
- Gestion des ressources : Le chef de projet veille à ce que les ressources nécessaires, telles que le matériel, les matériaux et le personnel, soient disponibles et utilisées efficacement.
- Implication des parties prenantes : L'équipe du projet entretient une communication régulière avec les parties prenantes, en les tenant informées et en répondant à leurs préoccupations.
- Gestion du changement : Si des modifications sont apportées à la portée ou aux exigences du projet, celles-ci sont documentées, évaluées et gérées conformément aux procédures établies.
- Documentation et rapports : La progression, les jalons et les éventuels problèmes rencontrés sont consignés et communiqués aux parties prenantes concernées.
- Résolution des problèmes : L'équipe de projet identifie et résout tous les problèmes ou conflits qui surviennent au cours de l'exécution, garantissant ainsi la bonne progression du projet.
- Suivi et ajustements continus : Le chef de projet suit en permanence l'avancement du projet et procède aux ajustements nécessaires pour le maintenir sur la bonne voie.
10 stratégies d'exécution de projet
Il existe de nombreuses mesures proactives à prendre avant la phase d'exécution du projet afin de combler le fossé entre des objectifs, des stratégies ou des tâches mal alignés. Le secret réside dans leur mise en œuvre dans votre processus de gestion de projet bien avant qu'il ne soit temps de passer à l'action ! Voici 10 de nos stratégies préférées pour une exécution de projet réussie, afin de maintenir la motivation de votre équipe, de la garder sur la bonne voie et de lui permettre d'aller toujours de l'avant.
1. Utilisez un logiciel de gestion de projet
Si vous hésitez encore à savoir si un logiciel de gestion de projet est nécessaire pour mener à bien vos projets, la réponse est oui.
Si vous consacrez beaucoup de temps à communiquer avec les parties prenantes, à travailler avec des équipes pluridisciplinaires ou à gérer plusieurs projets à la fois, ces outils vous aideront à garantir une transparence totale sur les projets à toutes les personnes concernées, sans avoir à envoyer le moindre e-mail.
Les logiciels de gestion de projet sont indispensables, même pour les chefs de projet chevronnés, afin de gérer le temps, la charge de travail, les projets et, pour être honnête, leur santé mentale, de la manière la plus productive possible. Ces outils sont conçus pour éliminer les tâches fastidieuses et rationaliser les processus de planification de projet grâce à l'automatisation des flux de travail, aux dépendances entre tâches, aux interfaces de type « glisser-déposer », et bien plus encore. 😍
Les meilleurs outils de gestion de projet sont évolutifs, flexibles et intuitifs : ainsi, quelle que soit la taille de votre équipe ou la complexité de votre projet, le logiciel vous permettra toujours d’obtenir des résultats. Voici les fonctionnalités clés à rechercher dans un logiciel de gestion de projet de haute qualité :
- Plusieurs vues pour prendre en charge les tableaux Kanban, les diagrammes de Gantt traditionnels, votre calendrier, vos schémas, vos listes de tâches, et bien plus encore
- Fonctionnalités de collaboration intégrées à l'application, telles que les commentaires, les @mentions, le chat, les tâches attribuées et les observateurs
- Des tableaux de bord et des rapports instantanés permettant aux chefs de projet de gérer efficacement leurs projets en ayant une vue d’ensemble de l’état global de leurs projets
- Des statuts de tâches personnalisés pour présenter clairement et visuellement l'avancement de chaque élément à mener
- De nombreuses intégrations pour s'adapter à votre infrastructure technologique actuelle et enrichir votre plateforme de gestion de projet d'informations plus pertinentes
Bien que ce ne soient là que quelques-unes de nos fonctionnalités préférées en matière de gestion de projet, il en existe d’autres à prendre en compte en fonction de votre situation particulière. La facilité d’utilisation, le budget de votre équipe et les outils dans lesquels vous avez déjà investi sont des éléments essentiels à prendre en considération avant de choisir la solution qui vous convient. Mais dans ce secteur en pleine croissance, il est important de savoir que vous disposez d’un large choix !
2. Utilisez des modèles de planification et d'exécution de projet
De nos jours, on trouve des modèles pour tout.
Sérieusement ! Ce n’est un secret pour personne : tout outil de gestion de projet performant s’accompagne d’un ensemble complet de fonctionnalités à maîtriser. À terme, ces fonctionnalités deviendront vos meilleures alliées. Mais dans l’immédiat ? L’apprentissage d’un nouvel outil peut constituer un véritable défi en soi. Les modèles permettent de pallier ce problème grâce à une structure prédéfinie et personnalisable, qui vous permet de lancer le processus d’exécution de votre projet de la manière la plus productive possible.
De plus, les modèles constituent un excellent moyen de vous montrer à quoi servent les fonctionnalités de votre logiciel de gestion de projet. Statuts prédéfinis, tableaux presque remplis, listes de tâches de planification de projet et documents d’aide : voilà quelques-unes des nombreuses façons dont les modèles peuvent guider votre équipe vers la réussite.
Le meilleur conseil que nous puissions vous donner en matière de modèle est de commencer par celui-ci : le modèle de plan d'exécution de projet de ClickUp.
Ce document ClickUp, adapté aux débutants, comprend sept pages de sections personnalisables pour définir de manière stratégique et exhaustive la portée, les objectifs, les exigences, le calendrier, le plan de communication et bien plus encore de votre projet. C'est la ressource idéale pour aider les chefs de projet à standardiser le processus d'exécution des projets à l'aide de l'éditeur de documents collaboratif et dynamique de ClickUp. Et avons-nous précisé qu'il est gratuit ? 💸
Voici quelques-unes des fonctionnalités que nous apprécions le plus dans ClickUp Docs:
- Le texte de votre document ClickUp peut être directement transformé en tâche concrète.
- Les commentaires peuvent être délégués à d'autres membres par une simple mention ou une étiquette.
- Les membres de l'équipe peuvent afficher et effectuer des modifications en cours sur les documents simultanément sans se chevaucher grâce à la détection collaborative en temps réel.
Et comme ClickUp Docs se met automatiquement à jour et conserve l'historique de vos versions, votre modèle d'exécution de projet constituera toujours une source d'information fiable à laquelle l'équipe de projet pourra se référer à tout moment. 😍
3. S'accorder sur les objectifs d'exécution du projet
Il ne s'agit pas seulement de s'accorder sur les livrables finaux du projet, mais aussi de comprendre comment celui-ci s'inscrit dans la vision à long terme de votre organisation.
Comprendre la raison d’être de votre projet permettra à l’équipe de projet de rester alignée sur la stratégie globale et de s’assurer que les bonnes tâches sont priorisées. Une communication claire commence par une mise au point sur les enjeux avant le début de l’exécution.
Les réunions de lancement de projet, la définition d’objectifs SMART et les points d’avancement sont d’excellents moyens de favoriser la transparence et la confiance au sein de l’équipe lorsqu’il s’agit d’atteindre des objectifs à court et à long terme. De plus, cela renforce la collaboration à chaque étape de votre projet en veillant à ce que chaque membre de l’équipe ne reste pas enfermé dans son propre cloisonnement jour après jour.
4. Faites preuve d'innovation
En matière de nouvelles idées, il n'y a jamais trop de monde autour de la table : en tant que chef de projet, il est essentiel d'encourager les membres de l'équipe à partager leurs réflexions.
Ce sont les membres de votre équipe qui sont en première ligne : ils suivent la feuille de route, respectent l’échéancier et tiennent leurs engagements. Ils savent de quoi ils parlent !
À l’approche de la phase d’exécution, vous pourriez hésiter à accueillir de nouvelles idées par crainte de compromettre la stratégie que vous venez d’élaborer. Mais le changement de cap fait naturellement partie du processus de projet. Vous et votre équipe partagez les mêmes objectifs, et le fait de savoir qu’ils ont la possibilité d’exprimer leurs réflexions, leurs suggestions et leurs éventuelles préoccupations tant qu’il est encore temps d’agir les motivera grandement.
Les formulaires d’idées, les sessions de brainstorming et les canaux de communication dédiés favorisent les discussions ouvertes au sein de l’équipe et montrent à vos collaborateurs que vous accordez de l’importance à leur avis en prenant l’initiative. Au lieu de vous contenter de leur dire que vous êtes à l’écoute de leurs réflexions, donnez-leur la possibilité d’évoquer leurs idées ou les problèmes auxquels ils sont confrontés à tout moment de la phase d’exécution : à long terme, votre projet n’en sera que meilleur.
5. Encouragez le partage d'idées
C'est un cercle vertueux ! Encourager l'équipe à partager ses idées est tout aussi important que de veiller à ce qu'elle se sente écoutée. En tant que chef de projet, vous avez le pouvoir d'aider votre équipe à apporter des changements positifs grâce à ses idées. Soyez réceptif et flexible face à leurs idées, même si elles s'écartent de la stratégie initiale.
De plus, l'équipe se sentira davantage responsable de son travail si elle sait que ses réflexions sont prises au sérieux tout au long du processus.
6. Déléguer les tâches pour l'exécution du projet
Contrairement à une idée reçue, les chefs de projet ne devraient pas porter le poids du monde sur leurs épaules. Ils ont déjà suffisamment de soucis comme ça, et en tant que responsable du projet, déléguer des tâches aux autres membres favorisera la croissance et la confiance en partageant la responsabilité au sein de l'équipe.
En répartissant même les petites responsabilités, les chefs de projet disposent de plus de temps pour avoir une vue d'ensemble de la situation, notamment de l'avancement du projet, de la charge de travail de l'équipe et du statut.
7. Encourager la collaboration au sein de l'équipe
Il incombe au chef de projet de tenir tout le monde informé, qu'il s'agisse des autres membres de l'équipe ou des parties prenantes.
Un dialogue constructif et ouvert est un autre moyen par lequel les logiciels de gestion de projet peuvent aider les responsables à gagner du temps et à optimiser leur efficacité au quotidien, mais cela ne doit pas nécessairement se limiter aux réunions et aux e-mails. Assurez une transparence totale sur l'état d'avancement de votre projet en permettant à vos principaux intervenants de consulter, de commenter, voire de modifier des rapports de synthèse ou des documents de suivi, selon ce que vous jugez opportun.
8. Identifier les dépendances entre les tâches
Savoir quelles tâches doivent être achevées dans un ordre précis permet de maintenir les projets sur la bonne voie et d’allouer correctement les ressources. Étant donné que la plupart des lacunes stratégiques se résument, à un certain niveau, à un manque de gestion des ressources, le fait de maîtriser les dépendances entre les tâches, les jalons et le chemin critique peut parfois faire toute la différence quant à la capacité d’un projet à franchir la phase d’exécution.
9. Suivre l'avancement de l'exécution du projet
En matière de tableaux de bord, de rapports et d’analyses, mieux vaut privilégier des solutions de gestion de projet plus visuelles. Il existe une multitude de façons de déterminer le statut global de votre projet, même au niveau le plus détaillé, lorsque vous utilisez le logiciel adapté.
Des fonctionnalités telles que les statuts de tâches personnalisés sont idéales pour saisir rapidement d’un seul coup d’œil les mises à jour de chaque tâche, mais pour avoir une vue d’ensemble de l’état d’avancement du projet, les tableaux de bord, les diagrammes et les Tableaux blancs numériques sont les outils incontournables de tout chef de projet. Un autre avantage des rapports très visuels est qu’ils sont plus faciles à lire et plus accessibles aux parties prenantes, aux dirigeants et aux autres responsables de service, qui peuvent ainsi les comprendre en un clin d’œil.
10. Passer en revue les livrables avec les parties prenantes
L'application de l'une de ces stratégies permet une meilleure gestion du temps et une productivité accrue, tout en évitant les lacunes d'exécution dans la gestion de projet. Alors, que faire du temps ainsi gagné ? Utilisez-le pour vous assurer que les principales parties prenantes sont satisfaites à chaque étape du processus !
Même si cela n’est pas toujours nécessaire ou possible, passer en revue les livrables du projet avec les parties prenantes tout au long de la phase d’exécution garantit leur satisfaction une fois le projet terminé. De plus, cela vous met en valeur !
Ce geste, en particulier si vous travaillez avec de nouveaux clients, permet de renforcer les relations avec les parties prenantes et rassure votre équipe sur le fait qu'elle va dans la bonne direction.
Comment les logiciels de gestion de projet facilitent l'exécution des projets
Si vous ne devez retenir qu'une seule chose de ce guide, que ce soit l'importance d'un logiciel de gestion de projet dynamique pour rationaliser et automatiser votre processus d'exécution de projet.
En investissant votre temps et vos ressources dans le logiciel adapté, vous pourrez mettre en œuvre ces 10 stratégies d’exécution avec facilité et efficacité, quels que soient le type ou la complexité de votre projet.
Grâce à une vaste bibliothèque de modèles venant compléter son ensemble complet de fonctionnalités, ClickUp est le logiciel idéal pour aider les responsables et les équipes à mener à bien leurs projets, à rationaliser leurs processus et à s'aligner sur les objectifs clés. C'est la seule plateforme de productivité suffisamment puissante pour centraliser votre travail, toutes applications confondues, au sein d'un unique hub collaboratif.
Et grâce à des fonctionnalités telles que ClickUp Docs, les Tableaux blancs ClickUp, les vues multiples et les statuts personnalisés, disponibles dans tous les forfaits, ClickUp propose des solutions adaptées aux équipes, quel que soit leur budget. Inscrivez-vous dès aujourd’hui sur ClickUp et commencez à l’utiliser avec votre équipe sans aucun frais.