Vous voulez connaître la règle numéro un pour gagner du temps dans votre journée de travail ? Ne réinventez pas la roue. Traduction : ne faites pas deux fois la même tâche, même si la deuxième fois est achevée par une autre personne.
Lorsque des projets sont transférés entre deux ou plusieurs personnes (sans parler de deux ou plusieurs services), il existe toujours un risque de duplication des tâches. Or, la duplication des tâches n'apporte aucun avantage.
Au lieu de cela, les deux parties sont frustrées car leur temps, leurs talents et leur énergie auraient pu être utilisés ailleurs. Et l'équipe ou le chef de projet se perd dans une frénésie de travail en double.
Alors, comment éviter cela ?
C'est simple : vous élaborez le transfert de projet idéal entre les parties, en veillant à ce que ceux qui travailleront sur le projet à l'avenir sachent précisément ce qui a été achevé par le passé. Pour ce faire, vous avez besoin d'un modèle de transfert de projet.
Qu'est-ce qu'un modèle de transfert de projet ?
Un modèle de transfert de projet décrit tous les détails d'un projet ou d'un rôle afin qu'il puisse être facilement (comme son nom l'indique) transféré d'une partie à une autre.
Un modèle de transfert de projet décrit la portée du projet, les livrables, les délais, les processus et procédures, ainsi que d'autres instructions, de manière claire et concise. L'objectif d'une checklist pour le transfert de projet est double :
- Ils permettent d'éviter les doublons et répertorient toutes les tâches à faire ou terminées pour achever le projet.
- Un document de transfert de projet bien conçu permet à l'entreprise (et à votre chef de projet) d'économiser du temps et des ressources. Au lieu d'organiser d'innombrables réunions pour discuter du processus de transfert de projet, les principales parties prenantes peuvent simplement se référer aux notes de transfert de projet.
Les meilleurs documents de transfert de projet sont concis, précis et collaboratifs, ce qui permet une transition en douceur. Toutes les notes de transfert doivent décrire tous les détails du projet, afin d'éviter toute confusion entre les parties et toute duplication des charges de travail.
Selon un sondage mené par Zippia, un site qui informe les demandeurs d'emploi sur la culture d'entreprise, 50 % des employés ont entre 1 et 3 heures de réunion par semaine, et 20 % d'entre eux estiment que ces réunions sont une perte de temps. En choisissant le modèle de transfert de projet approprié, contenant toutes les informations, tâches et priorités nécessaires pour un projet, vous réduisez le besoin de réunions inutiles.
Modèles gratuits de transfert de projet pour une transition facile
Un modèle de transfert de projet adapté permet d'éviter les obstacles, de définir les priorités et de créer un plan d'urgence pour les nouveaux membres ou les membres existants de l'équipe. Vous trouverez ci-dessous sept modèles incontournables pour le transfert de projets au sein de votre organisation.
1. Modèle de transfert de projet ClickUp
Vous transférez un projet d'un service à un autre ? Assurez-vous de ne manquer aucune opportunité en utilisant le modèle de transfert de projet de ClickUp.
Ce modèle de rapport de transfert de projet peut être personnalisé avec le nom, le logo, le slogan et les coordonnées de votre entreprise en haut du document. Pour commencer, inscrivez le nom du projet et le nom de l'auteur (c'est-à-dire la personne qui remplit le rapport), suivis d'une brève description du projet.
À partir de là, le modèle aborde tous les aspects du projet, évitant ainsi toute confusion entre les différents services. La section « Participants au transfert » offre un espace pour ajouter une photo, le nom et la description du rôle de chaque collaborateur du projet.
La section « Exigences » propose un échéancier particulièrement pratique, dans lequel vous pouvez répertorier chaque tâche, le service responsable de cette tâche et la date limite associée pour toutes les actions requises avant qu'une transition puisse avoir lieu. Enfin, la section « Tâches de transition » permet aux membres de l'équipe ou au chef de projet d'enregistrer toutes les activités achevées pour le projet, évitant ainsi les doublons.
2. Modèle de procédures opératoires normalisées de transfert de projet ClickUp
Soyons réalistes : les personnes affectées à un projet ne resteront pas toujours les mêmes. Le roulement du personnel fait tout simplement partie de la gestion d'une entreprise. Lorsque vous recrutez de nouveaux membres pour votre équipe, vous souhaitez qu'ils s'intègrent et soient opérationnels le plus rapidement possible.
L'utilisation d'un modèle de procédures opératoires normalisées (SOP) permet aux nouveaux employés de comprendre ce qu'ils doivent faire et comment le faire, quel que soit leur rôle. Le modèle SOP de transfert de projet de ClickUp fournit des directives claires et cohérentes afin que tous les employés suivent une approche standardisée pour accomplir leurs tâches, réduisant ainsi le risque d'erreur.
Pour aider les nouveaux employés à comprendre leur rôle et leurs responsabilités, remplissez la section « Portée » en indiquant les différents aspects des tâches qui leur sont assignées. Ensuite, décrivez les processus standardisés dans la section « Procédure », en ajoutant des étapes numérotées et des images (si cela peut aider l'équipe du projet).
Enfin, donnez à vos collègues les outils dont ils ont besoin pour réussir en liant des ressources nécessaires (telles que des dossiers, des tâches et/ou des fichiers) et en remplissant une section « Foire aux questions » (FAQ).
Bonus Watch : découvrez comment ClickUp peut vous aider à gérer les documents et fichiers importants liés à vos projets grâce à ses fonctionnalités de gestion des connaissances.
3. Modèle de rapport de changement d'équipe ClickUp
Si vous gérez un groupe d'employés qui travaillent par roulement, un modèle de document de transfert pourrait vous faire gagner un nombre incalculable d'heures par semaine. Pour éviter une baisse de productivité entre la fin d'un quart de travail et le début d'un autre, utilisez le modèle de rapport de changement de quart de travail de ClickUp.
Un plan de transfert de projet lors d'un changement d'équipe fournit un compte rendu détaillé de ce qui s'est passé au cours de l'équipe précédente et décrit les priorités pour l'équipe suivante. Ce modèle de transfert peut s'avérer précieux pour pratiquement toutes les entreprises fonctionnant à l'heure, des hôpitaux et maisons de retraite aux cafés et services de lavage de voitures.
Un rapport de changement d'équipe doit être utilisé quotidiennement (ou plusieurs fois par jour) et comporter en haut la date, les heures de début et de fin du quart de travail, l'emplacement et le nom du superviseur. Si nécessaire, la section « Informations sur l'employé » peut être remplie afin que chaque membre de l'équipe fournisse son propre rapport.
À partir de là, la section « Changements dans les tâches et les responsabilités » fournit un compte rendu détaillé de toutes les tâches, sous-tâches, responsabilités des employés et du statut de chaque tâche, afin que chaque collègue connaisse ses priorités dès son arrivée. Enfin, utilisez la section « Défis et recommandations » pour discuter des obstacles éventuels aux tâches de la journée.
4. Modèle de plan de gestion du changement ClickUp
Un bon manager rend l'ensemble de l'organisation plus efficace : il attribue les tâches, délègue les responsabilités et définit les priorités pour le reste de l'équipe. Les superviseurs de l'entreprise supervisent tous les aspects de la gestion du changement: adaptation aux priorités changeantes, transition des projets et même rotation du personnel.
Préparez vos responsables à la réussite grâce au modèle de plan de gestion du changement de ClickUp. Ce modèle prêt à l'emploi divise les transitions de projet en trois phases (mais vous pouvez l'adapter à votre organisation ou à votre équipe de projet).
Au cours de la phase 1, les responsables identifient les changements nécessaires pour préparer la transition du projet. Au cours de la phase 2, les responsables transfèrent le projet d'un service à un autre, en identifiant un plan de communication, les évènements majeurs et un plan de gestion de la résistance. Enfin, la phase 3 consiste à recueillir les commentaires des parties prenantes, à célébrer les succès et à identifier les lacunes pour les transitions futures.
Avec plus de 100 automatisations prédéfinies parmi lesquelles choisir, ce modèle de gestion du changement permet d'attribuer automatiquement des tâches, de publier des commentaires et de modifier les statuts, ce qui vous fait gagner un temps précieux pendant la semaine de travail.
De plus, le modèle permet aux responsables de maintenir chaque projet sur la bonne voie grâce à un système de codes couleurs facile à comprendre, une vue Tableur avec des colonnes pour toutes les informations pertinentes et des barres de progression pour les différentes étapes.
5. Modèle ClickUp pour l'intégration des nouveaux employés
Lorsque vous embauchez un nouvel employé, vous souhaitez qu'il contribue aux projets de l'entreprise dès que possible. Malheureusement, un manque de planification peut retarder le processus d'intégration de plusieurs semaines, voire plusieurs mois.
Pour raccourcir le processus d'intégration et augmenter la productivité des nouveaux employés, utilisez le modèle d'intégration des employés de ClickUp. Ce modèle fournit un flux de travail détaillé à partir du premier jour de travail d'un employé. La liste détaillée décompose le processus d'intégration en priorités hebdomadaires, permettant aux nouveaux membres de l'équipe de cocher chaque tâche au fur et à mesure.
Ce rapport d'évolution des nouveaux employés peut facilement être personnalisé pour s'adapter à votre entreprise ou à votre service. Envisagez d'étoffer chaque tâche en ajoutant des sous-tâches (par exemple : la tâche « Remplir les documents RH » comprend des sous-tâches pour les prestations de santé, la cotisation 401(k) et les déductions fiscales). Vous pouvez également ajouter des pièces jointes, des signatures de superviseurs, des dates limites ou des notes afin de faciliter au maximum le processus d'intégration.
6. Modèle de diagramme de Gantt pour l'intégration des employés ClickUp
La réussite d'un processus d'intégration ne dépend pas uniquement de la mise à niveau du nouvel employé. Elle dépend également de la capacité de tous les membres de l'équipe, même ceux qui travaillent pour l'entreprise depuis des années, à travailler ensemble comme une seule et même unité de productivité.
Il faut vraiment tout un village pour mettre un nouvel employé sur la voie de la réussite, avec la collaboration des équipes des ressources humaines, des services juridiques et de la sécurité. Par conséquent, le processus de transfert et le transfert global des connaissances à un nouvel employé doivent être supervisés au niveau de la direction ou de la direction générale, et c'est précisément là que le modèle de diagramme de Gantt d'intégration des employés de ClickUp entre en jeu.
Ce modèle permet de créer un plan de transition simplifié pour les nouveaux employés au niveau organisationnel. Grâce au diagramme de Gantt, chaque service (ressources humaines, juridique, sécurité et formation) dispose de son propre dossier, avec des tâches déléguées à chaque employé. Chaque individu dispose de sa propre barre de progression, offrant un aperçu des livrables du projet achevés .
Par exemple, un responsable des ressources humaines peut être chargé d'achever la vérification des antécédents, de remplir un formulaire I-9, de vérifier l'identifiant officiel des nouveaux employés et de remplir les formulaires nécessaires pour les avantages sociaux. Parallèlement, un membre du service de sécurité ou du service technique sera chargé de configurer le compte de connexion du nouvel employé, son application de suivi du temps de travail et sa carte d'accès.
Grâce à ce modèle détaillé, vous évitez les doublons tout en offrant une assistance maximale aux nouveaux membres de l'équipe.
Bonus : modèles de transfert de projet de construction!
Comment choisir le meilleur modèle de transfert de projet
Un modèle de transfert de projet réussi réduit la confusion, la frustration et le gaspillage de ressources liés à un projet donné.
Pour choisir le modèle de transfert de projet le mieux adapté à votre organisation, posez-vous les questions suivantes :
- Qui utilisera le modèle ? Ce modèle sera-t-il utilisé par une seule personne, un service ou l'équipe de direction ? Il est essentiel de bien comprendre les parties prenantes pour choisir la disposition adaptée au transfert du projet.
- De quels outils avez-vous besoin ? Avez-vous besoin d'un calendrier des livrables, d'un moyen de joindre des pièces jointes importantes ou d'un moyen de suivre visuellement le suivi des progrès ? Comprendre les outils de cartographie des processus à votre disposition et savoir comment les utiliser vous aidera à choisir le modèle approprié.
- Quelle disposition est la plus facile à comprendre ? Avez-vous besoin d'une checklist, d'un tableau, d'un Calendrier ou d'un flux de travail ? Bien que de nombreux modèles offrent plusieurs vues personnalisables, savoir quelle disposition serait la plus utile vous garantira une exécution optimale du projet.
Évitez les baisses de productivité grâce aux modèles de transfert de projet
Pour qu'un projet fonctionne efficacement, plusieurs éléments doivent être pris en compte. À la fin d'un cycle, lors de l'arrivée de nouveaux employés, du départ d'autres ou d'un changement de direction, vous souhaitez que tout continue de fonctionner sans interruption.
Le bon modèle de transfert de projet peut contribuer à stimuler la productivité de l'équipe dans tous les services. Que vous commenciez avec l'un des nombreux modèles de transfert de ClickUp ou que vous créiez le vôtre à partir de zéro, vous pouvez attribuer des tâches et des sous-tâches, créer un calendrier des échéances, suivre la progression en temps réel et transférer de manière transparente les documents importants.
Avec ClickUp, vous pouvez facilement personnaliser les vues, les champs, les titres ou le texte afin de répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise. Et avec plus de 1 000 intégrations à votre disposition, vous pouvez gérer efficacement chaque projet.
Prêt à découvrir comment ClickUp peut améliorer l'efficacité de votre organisation ? Essayez-le gratuitement dès aujourd'hui.