Vous voulez connaître la règle numéro un pour gagner du temps dans votre journée de travail ? Ne pas réinventer la roue. Traduction : Ne faites pas deux fois la même tâche, même si la deuxième est effectuée par une autre personne.
Lorsque des projets sont confiés à deux personnes ou plus (et a fortiori à deux services ou plus), il y a toujours un risque de duplication des tâches. Et les charges de travail en double n'apportent aucun avantage.
Au contraire, les deux parties sont frustrées parce que leur temps, leurs talents et leur énergie auraient pu être utilisés ailleurs. Et l'équipe ou le chef de projet se perd dans une frénésie de travail en double.
Alors, comment l'éviter ?
C'est simple : Vous créez un transfert de projet parfait entre les parties, en veillant à ce que ceux qui travailleront sur un projet à l'avenir sachent précisément ce qui a été réalisé dans le passé. Pour ce faire, vous avez besoin d'un modèle de transfert de projet.
Qu'est-ce qu'un modèle de transfert de projet ?
Un modèle de transfert de projet décrit tous les détails d'un projet ou d'un rôle afin qu'il puisse être facilement (comme son nom l'indique) transféré d'une partie à l'autre.
Un modèle de transfert de projet décrit les éléments suivants l'étendue du projet les produits à livrer, les délais, processus et procédures et d'autres instructions d'une manière facilement assimilable. L'objectif d'une liste de contrôle pour la remise d'un projet est double :
- Elle permet d'éviter les doubles emplois et de mettre en évidence tous les détails du projet qui restent à faire ou qui ont été faits pour achever le projet
- Elle permet à l'entreprise (et à votre chef de projet) de gagner du temps et d'économiser des ressources grâce à un document de transfert de projet solide. Au lieu d'organiser d'innombrables réunions pour discuter du processus de transfert du projet, les principales parties prenantes peuvent simplement se référer aux notes de transfert du projet
Détection et édition collaborative, ajout de commentaires et intégration de liens dans ClickUp Docs
Les meilleurs documents de transfert de projet sont concis, précis et collaboratifs, ce qui permet une transition en douceur. Toutes les notes de transfert doivent souligner tous les détails du projet, évitant ainsi la confusion entre les parties et la duplication des charges de travail.
D'après un réalisée par Zippia un site qui informe les demandeurs d'emploi sur la culture d'entreprise, 50 % des employés ont 1 à 3 heures de réunion par semaine, et 20 % d'entre eux estiment que ces réunions sont une perte de temps. En choisissant le bon modèle de transfert de projet, avec toutes les informations, tâches et priorités nécessaires pour un projet, vous réduisez le nombre de réunions inutiles.
Comment choisir le meilleur modèle de transfert de projet ?
Un modèle de transfert de projet réussi réduit la confusion, la frustration et le gaspillage de ressources autour d'un projet donné.
Pour choisir le meilleur modèle de transfert de projet pour votre organisation, posez-vous les questions suivantes :
- Qui utilisera le modèle ? Ce modèle sera-t-il utilisé par une seule personne, un service ou l'équipe de direction ? Il est essentiel de comprendre les parties prenantes pour choisir la bonne présentation du transfert de projet
- Quels sont les outils dont vous avez besoin ? Avez-vous besoin d'un calendrier des livrables, d'un moyen de joindre des documents importants ou d'un moyen de suivre visuellement l'avancement du projet ? Comprendre leoutils de cartographie des processus les outils de cartographie des processus dont vous disposez et la manière de les utiliser vous aideront à choisir le bon modèle
- **Avez-vous besoin d'une liste de contrôle, d'un tableau, d'un calendrier ou d'un flux de travail ? Bien que de nombreux modèles offrent des vues multiples et personnalisables, le fait de savoir quelle présentation est la plus facile à utiliser vous permettra de choisir le modèle le plus efficacel'exécution la plus efficace du projet ## 7 modèles gratuits de transfert de projet pour une transition facile
Le bon modèle de transfert de projet permet d'éviter les blocages, de définir les priorités et de faciliter la transition crée un plan d'urgence pour les membres de l'équipe, nouveaux ou existants. Vous trouverez ci-dessous sept modèles à essayer absolument pour les transferts de projets dans votre organisation.
1. Modèle de transfert de projet ClickUp
Modèle de transfert de projet ClickUp
Un projet est transféré d'un service à un autre ? Veillez à ce qu'il n'y ait pas d'occasions manquées grâce à l'utilisation de Modèle de transfert de projet de ClickUp .
Ce modèle de rapport de transfert de projet peut être personnalisé en fonction de votre entreprise, en prévoyant un espace pour le nom, le logo, le slogan et les coordonnées de votre entreprise dans la partie supérieure. Pour commencer, indiquez le nom du projet et l'auteur (c'est-à-dire la personne qui remplit le rapport), suivis d'une brève description du projet.
À partir de là, le modèle aborde tous les aspects du projet, ce qui permet d'éviter toute confusion entre les différents services. La section "Participants au transfert" offre un espace pour la photo, le nom et la description du rôle de chaque collaborateur du projet.
La section "Exigences" propose un calendrier particulièrement pratique, dans lequel vous dressez la liste de chaque tâche, du service responsable de cette tâche et de la date limite associée à toutes les actions requises avant qu'une transition puisse avoir lieu. Enfin, la section "Tâches de transition" permet aux membres de l'équipe ou à un chef de projet d'enregistrer toutes les activités terminées pour le projet, évitant ainsi le travail en double. Télécharger ce modèle
2. ClickUp Modèle de SOP pour le transfert de projet
Modèle de SOP pour le transfert de projet ClickUp
Il faut se rendre à l'évidence : Les personnes affectées à un projet ne resteront pas toujours les mêmes. La rotation du personnel fait partie intégrante de la gestion d'une entreprise. Lorsque vous accueillez de nouveaux membres dans votre équipe, vous souhaitez les intégrer et les rendre opérationnels le plus rapidement possible.
L'utilisation d'un modèle de procédure opérationnelle standard (POS) permet de s'assurer que les nouveaux employés comprennent ce qu'ils doivent faire et comment le faire, dans le cadre d'un rôle donné. Modèle de PSO pour la remise de projet de ClickUp fournit des lignes directrices claires et cohérentes afin que tous les employés suivent une approche standardisée pour l'exécution des tâches, réduisant ainsi le risque d'erreur.
Pour aider les nouveaux employés à comprendre leur rôle et leurs responsabilités, remplissez la section "Champ d'application" avec les différents aspects des tâches qui leur sont assignées. Ensuite, décrivez les processus normalisés dans la section "Procédure", avec des étapes numérotées et des images (si elles sont utiles à l'équipe de projet).
Enfin, donnez à vos collègues les outils dont ils ont besoin pour réussir en créant des liens vers les ressources nécessaires (dossiers, tâches et/ou fichiers) et en remplissant une section "Foire aux questions" (FAQ). Télécharger ce modèle
3. Modèle de rapport de changement d'équipe ClickUp
Modèle de rapport de changement d'équipe ClickUp
Si vous gérez un groupe d'employés qui travaillent par équipes, un modèle de document de transfert pourrait vous faire gagner d'innombrables heures par semaine. Pour éviter un ralentissement de la productivité lorsqu'une équipe se termine et qu'une autre commence, tirez parti du modèle de document de passation des pouvoirs Modèle de rapport de changement d'équipe de ClickUp .
Un plan de transfert de projet de changement d'équipe fournit un compte rendu détaillé de ce qui s'est passé au cours de l'équipe précédente et définit les priorités pour l'équipe à venir. Ce modèle de transfert peut s'avérer précieux pour pratiquement toutes les entreprises qui travaillent à l'heure, qu'il s'agisse d'hôpitaux, de maisons de retraite, de cafés ou de services de lavage de voitures.
Un rapport de changement d'équipe doit être utilisé quotidiennement - excusez-nous, plusieurs fois par jour - avec la date, les heures de début et de fin d'équipe, le lieu et le superviseur inscrits en haut de page. Si nécessaire, la section "Informations sur l'employé" peut être remplie afin que chaque membre de l'équipe fournisse son propre rapport.
Ensuite, la section "Tâches et responsabilités de l'équipe" fournit un compte rendu détaillé de toutes les tâches, sous-tâches et responsabilités de l'employé, ainsi que l'état d'avancement de chaque tâche, afin que chaque collègue connaisse ses principales priorités au moment de pointer. Enfin, la section "Défis et recommandations" permet de discuter des obstacles éventuels à la réalisation des tâches de la journée. Télécharger ce modèle
4. Modèle de plan de gestion du changement ClickUp
Modèle de plan de gestion du changement ClickUp
Un bon manager permet à l'ensemble de l'organisation de fonctionner plus efficacement, en répartissant les tâches, en déléguant les responsabilités et en fixant des priorités pour le reste de l'équipe. Les chefs d'entreprise supervisent tous les aspects de la gestion du changement -s'adapter aux changements de priorités, aux projets de transition et même à la rotation du personnel.
Préparer les managers à la réussite avec Modèle de plan de gestion du changement de ClickUp . Le modèle prêt à l'emploi divise les transitions du projet en trois phases (bien qu'il puisse être élargi pour s'adapter à votre organisation ou à votre équipe de projet).
Au cours de la phase 1, les responsables identifient les changements nécessaires pour préparer la transition du projet. Au cours de la phase 2, les responsables transfèrent le projet d'un département à un autre, en identifiant un plan de communication, des événements majeurs et un plan de gestion de la résistance. Enfin, la phase 3 permet de recueillir les réactions des parties prenantes, de célébrer les succès et d'identifier les lacunes pour les transitions futures.
Avec l'aide de plus de 100 Automations pré-construites parmi lesquelles choisir, cette modèle de gestion du changement permet d'attribuer automatiquement des tâches, de publier des commentaires et de déplacer des statuts, ce qui fait gagner un temps précieux au cours de la semaine de travail.
De plus, le modèle permet aux gestionnaires de garder chaque projet à jour grâce à un système de code couleur facile à comprendre, à un système de gestion des tâches et à un système de gestion de l'information Vue d'un tableau avec des colonnes pour toutes les informations pertinentes et des barres de progression pour les différentes étapes. Télécharger ce modèle
5. Modèle d'accueil des employés ClickUp
Modèle d'accueil des employés ClickUp
Lorsque vous embauchez un nouvel employé, vous souhaitez qu'il participe le plus rapidement possible aux projets de l'entreprise. Malheureusement, un manque de planification peut retarder le processus d'intégration de plusieurs semaines (voire de plusieurs mois).
Pour raccourcir le processus d'intégration et augmenter la productivité des nouveaux employés, tirez parti des outils suivants Le modèle d'intégration des employés de ClickUp . Ce modèle fournit un flux de travail détaillé à partir du premier jour de travail d'un employé. La liste détaillée décompose le processus d'intégration en priorités hebdomadaires, ce qui permet aux nouveaux membres de l'équipe de cocher chaque tâche au fur et à mesure.
Ce rapport de progression du nouvel employé peut facilement être personnalisé pour s'adapter aux spécificités de votre entreprise ou de votre service. Envisagez de développer chaque tâche en ajoutant des sous-tâches (par exemple : la tâche "Remplir les documents RH" comprend des sous-tâches relatives aux prestations de santé, à la contribution 401(k) et aux déductions fiscales). Vous pouvez également ajouter des pièces jointes, des signatures de superviseurs, des délais ou des notes pour que le processus d'intégration se déroule le mieux possible. Télécharger ce modèle
6. Modèle de Gantt pour l'intégration des employés ClickUp
Modèle de Gantt pour l'intégration des employés ClickUp
Un processus d'intégration réussi ne repose pas uniquement sur la mise à niveau du nouvel employé. Il repose également sur le fait que tous les membres de l'équipe - même ceux qui travaillent pour l'entreprise depuis des années - travaillent ensemble comme une seule et même unité productive.
Il faut vraiment un village pour préparer un nouvel employé à réussir, avec des employés des RH, du service juridique et des équipes de sécurité qui travaillent en tandem. C'est pourquoi le processus de transfert et la transmission globale des connaissances à un nouvel employé doivent être supervisés au niveau du directeur ou de l'exécutif - et c'est précisément là que se situe le rôle de l'équipe de sécurité de l'entreprise Modèle de Gantt pour l'intégration des employés de ClickUp entre en jeu.
Ce modèle permet de créer un plan de transition rationalisé pour les nouveaux employés au niveau de l'organisation. Grâce au diagramme de Gantt, chaque service (ressources humaines, service juridique, sécurité et formation) dispose de son propre dossier, dans lequel les tâches sont déléguées à chaque employé. Chaque personne se voit attribuer sa propre barre de progression, ce qui permet d'avoir une vue d'ensemble des tâches accomplies des livrables du projet. Par exemple, un responsable des ressources humaines peut être chargé de vérifier les antécédents, de remplir un formulaire I-9, de vérifier les papiers d'identité des nouveaux employés et de remplir les formulaires de prestations nécessaires. Dans le même temps, un membre du service de sécurité ou du service technique sera chargé de configurer l'identifiant du nouvel employé, son application de suivi du temps de travail et son accès par carte magnétique.
En disposant d'un modèle aussi détaillé, vous éviterez les doubles emplois tout en offrant un soutien maximal aux nouveaux membres de l'équipe. Télécharger ce modèle
7. Modèle de procédure de sortie de l'employé ClickUp
Modèle de procédure de sortie de l'employé ClickUp
Les transferts de projets ne se produisent pas seulement lorsqu'un nouvel employé rejoint votre équipe. Ils se produisent également lorsque quelqu'un quitte votre équipe.
Avec l'aide de Modèle de procédure de sortie de l'employé de ClickUp grâce à ce modèle, vous pouvez recueillir toutes les informations nécessaires sur le projet auprès d'un employé qui quitte l'entreprise, ce qui permet d'éviter toute baisse de productivité. En utilisant le Vue du calendrier vous pouvez planifier l'entretien de départ de l'employé, tandis que l'onglet ClickUp Docs vous permet de collecter, de stocker et de gérer tous les documents nécessaires.
Cette fonction modèle de planification de la succession permet un transfert de connaissances sans faille et, en fin de compte, met le nouveau membre de l'équipe sur la voie de la réussite. Vous pouvez recueillir l'état d'avancement du projet pour toutes les tâches déléguées, créer une liste de contrôle des tâches et informations clés, et attribuer des rôles et responsabilités aux autres membres de l'équipe. Grâce à ce modèle pratique, vous pouvez établir les objectifs du projet pour les nouveaux embauchés et assurer le bon fonctionnement de l'entreprise. Télécharger ce modèle
Prévenir les baisses de productivité avec un modèle de transfert de projet ClickUp
Pour qu'un projet fonctionne efficacement, il faut qu'il y ait de nombreux éléments en mouvement. Lorsque les équipes se terminent, que de nouvelles recrues arrivent, que des employés quittent l'entreprise ou que la direction change, vous devez veiller à ce que les choses se déroulent sans interruption.
Le bon modèle de transfert de projet peut aider à stimuler la productivité de l'équipe, quel que soit le service concerné. Que vous commenciez avec l'un des nombreux modèles de transfert de ClickUp ou que vous partiez de zéro, vous pouvez assigner des tâches et des sous-tâches, créer un calendrier des échéances, suivre les progrès en temps réel et transmettre des documents importants de manière transparente.
Avec ClickUp, vous pouvez facilement personnaliser les vues, les champs, les titres ou le texte pour répondre aux besoins uniques de votre entreprise. Et avec
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à votre disposition, vous pouvez gérer efficacement chaque projet.
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