En tant que responsable de l'engagement au sein de l'équipe des services professionnels de ClickUp, j'ai aidé de nombreux clients à lancer avec succès notre plateforme dans leur organisation. Vous serez peut-être surpris d'apprendre que la configuration de ClickUp est la partie la plus facile de tout projet.
Il est important de poser des bases solides grâce à une hiérarchie bien construite et à une configuration de vues pertinentes! Mais la manière dont votre organisation vit le changement peut avoir un impact direct sur la réussite de toute transformation numérique.
La gestion du changement consiste à faciliter le changement au niveau individuel en évaluant les besoins de vos parties prenantes et en préparant l'initiative de changement en conséquence.
Pourquoi la gestion du changement est un aspect essentiel des opérations de l'entreprise
À ce stade, certains chefs d'entreprise pourraient se demander : « Pourquoi s'embêter ? » Mettons simplement en œuvre le processus de gestion du changement aussi rapidement que possible et espérons que tout se passe pour le mieux.
Je suis ici pour vous dire qu'un peu de temps aidera tout le monde à traverser les initiatives de changement et apportera d'énormes avantages.
Tout d'abord, et c'est peut-être le plus important, une mise en œuvre efficace de la gestion du changement vous aide à garantir votre retour sur investissement. Elle garantit que vos collaborateurs adoptent rapidement le produit, l'utilisent pleinement et le maîtrisent pour une réussite de la transition.
Il réduit également le besoin de retravailler ou de revoir les processus, car vos parties prenantes sont très impliquées dans le projet du début à la fin.
Enfin, votre stratégie de gestion du changement peut vous aider à atteindre vos objectifs et à mesurer votre réussite lorsque vous décidez d'adopter ClickUp comme produit. Il s'agit en réalité d'une assurance qui vous permet de profiter des avantages d'une gestion du changement réussie.
Modèle de gestion du changement de Kurt Lewin
Le modèle de gestion du changement de Kurt Lewin part du principe que chaque changement qu'une organisation traverse passe par trois cycles :
- Dégeler : votre équipe se prépare au changement et accepte que celui-ci soit imminent. Sa façon normale de faire les choses commence à fondre.
- Changement : là où les initiatives de changement sont réellement mises en œuvre.
- Refreeze : Vous consolidez le changement et passez à un fonctionnement normal, en « gelant » le changement mis en place.
L'objectif de la mise en œuvre de ce processus de gestion du changement est d'aider les personnes à franchir plus rapidement la courbe du changement. En fin de compte, les chefs d'entreprise souhaitent réduire le temps passé dans la phase de transition et l'incertitude qui règne au bas de la courbe du changement.
Chacun évolue à son rythme dans la courbe du changement. Dans le cadre de votre planification, vous devrez donc tenir compte de tous les types de parties prenantes dans votre vision stratégique. Nous vous présentons ci-dessous chacune des différentes étapes afin que vous puissiez gérer le changement et mener à bien vos processus plus efficacement.
Nous avons également créé un modèle de gestion du changement qui comprend des questions d'entretien avec les parties prenantes, un plan de gestion du changement et un plan de communication.
Phase 1 : Dégeler
Cette étape de votre processus de gestion du changement est axée sur la découverte et la planification.
Évaluez l'impact du changement
Tout d'abord, il est important d'identifier l'impact de la mise en œuvre du changement sur vos parties prenantes, qu'elles soient directement ou indirectement concernées. Dans les projets de transformation numérique, il existe trois principaux types de changement :
1. Changements au niveau du système
Dans le cas d'une mise en œuvre de ClickUp, le nouveau système est ClickUp ! Réfléchissez à la différence entre le nouveau système et le système actuel, car cela peut avoir une incidence sur le type et l'intensité de la formation dont votre équipe aura besoin.
2. Changements de processus
Lors du lancement d'un nouveau système, il est tout à fait naturel que les processus ou les flux de travail suivis par votre équipe changent en conséquence. La création d'une documentation sur les procédures opérationnelles standard (dans Docs !) peut être une excellente ressource pour votre équipe.
3. Changements au niveau du personnel
Ce type de changement est probablement celui qui préoccupe le plus les gens lors d'une transformation numérique : le nouveau système va-t-il me remplacer ? Il est important de prendre en compte l'impact sur vos collaborateurs lors de la gestion du changement organisationnel et de communiquer clairement vos attentes.
Une fois que vous avez identifié les domaines qui, selon vous, auront le plus d'impact sur votre équipe, il est temps de leur poser la question ! Menez des entretiens avec les parties prenantes afin de demander aux membres de votre équipe quelles sont leurs principales préoccupations et d'identifier les lacunes en matière de changement organisationnel afin de revenir au statu quo.
Par exemple, votre équipe pourrait penser que les initiatives de changement apportées à leurs processus sont relativement mineures, alors que vous estimez qu'elles sont majeures. Cela signifie que pendant le projet, vous devrez vous assurer d'inclure des sessions de formation supplémentaires afin de mettre l'équipe au courant de la manière de gérer le changement.
Il se peut également que les entretiens révèlent que vos collaborateurs craignent que le nouveau système n'entraîne des licenciements. Cela vous indiquerait que vous devez intégrer un message fort dans votre plan de communication afin de répondre à ces craintes.
Identifiez les résistants, les sceptiques et les champions.
Si vous menez des entretiens avec les parties prenantes, vous serez rapidement en mesure d'identifier les résistants, les sceptiques et les champions.
Les champions sont les personnes qui ont déjà été convaincues par le changement et qui seront vos ambassadeurs pour ClickUp. Il peut s'agir de personnes qui ont déjà utilisé ClickUp ou simplement de membres très engagés de votre équipe.
Les champions doivent être utilisés pour motiver le reste de l'équipe et être inclus dans le processus de mise en œuvre de ClickUp en tant qu'experts en la matière.
Il est probablement évident que les résistants sont des personnes très hésitantes face à une initiative de changement ou à tout type de changement. Il est important de reconnaître ces personnes, mais aussi de les empêcher de répandre des sentiments négatifs afin que le projet ne soit pas saboté. N'oubliez pas le biais de négativité : la négativité est plus forte que la positivité.
La dernière catégorie de personnes est celle des sceptiques. Ce sont en fait mes personnes favorites à impliquer dans un atelier lorsque je recueille les exigences pour la mise en œuvre de ClickUp pour la gestion de projet !
Vous trouverez ici les personnes les plus investies dans le résultat du projet, qui remettront en question les processus et apporteront les changements nécessaires. Elles penseront à des choses auxquelles la direction ne pensera pas.
Identifiez les types de personnes ci-dessus et travaillez avec elles pendant le processus de gestion de projet ou l'initiative de changement, en conséquence !
Planifiez le changement
Maintenant que vous avez rassemblé toutes ces informations, il est temps de les mettre en pratique ! Je recommande deux ressources pour mener à bien tout projet avec sa stratégie de gestion du changement.
- Plan du processus de gestion du changement
- Plan de communication
Heureusement, ClickUp est un excellent outil pour élaborer et maintenir ces plans. Notre modèle de gestion du changement contient déjà des échantillons de plans prêts à l'emploi. Dans votre stratégie de gestion du changement, vous devrez inclure toutes les activités que vous prévoyez de mener pour aider votre équipe à adopter ClickUp.
Certaines de ces activités peuvent inclure :
- Élaborer de nouvelles procédures opérationnelles standard
- Développer des ressources de formation
- Test d'acceptation par les utilisateurs
- Sessions de formation
- Célébration du lancement
Le plan de communication vous permettra de définir les tâches liées aux communications prévues pendant la transition. Il peut s'agir notamment :
- Annonce initiale
- Heures de bureau hebdomadaires
- Annonce de lancement
- Reconnaissances après la mise en service
Notre modèle contient des exemples de formulations que vous pouvez utiliser dans un nombre important de ces communications. ClickUp propose également plusieurs fonctionnalités qui peuvent vous aider à mettre cela en place !
Tâches dans plusieurs listes
J'aime ajouter toutes les tâches prévues dans mon plan de communication au plan de gestion du changement afin d'avoir une vue d'ensemble de la situation.
Tâches récurrentes
Pour les tâches telles que les mises à jour hebdomadaires et les réunions du comité de pilotage, utilisez la fonctionnalité des tâches récurrentes pour vous rappeler facilement d'achever ces tâches.
Phase 2 : Changement
La phase de changement intervient lorsque les changements sont effectivement mis en œuvre. Il peut s'agir de la période la plus tumultueuse pour votre équipe, mais si vous avez travaillé dur pendant l'étape de dégel, vous devriez avoir mis en place un plan pour traverser cette période.
Votre plus grand défi pendant cette période sera d'aider tout le monde à franchir la courbe du changement et d'éviter que quiconque ne reste bloqué. Soyez prêt à modifier vos plans en fonction des imprévus qui surviendront pendant le projet.
Si vous avez mis en place des processus de retour d'information, tels qu'un formulaire ClickUp ou un canal Slack, vous devriez commencer à entendre parler de certains des problèmes qui pourraient survenir. Votre équipe de direction joue également un rôle important dans le suivi du moral de votre équipe et la formulation d'observations.
Ils sont sur le terrain avec leurs équipes et ont une bonne connaissance de l'ambiance générale. Vous trouverez ci-dessous quelques raisons pour lesquelles les gens peuvent se retrouver bloqués pendant le processus de changement et comment y remédier :
Ne pas comprendre la raison
Si quelqu'un ne comprend pas l'intérêt d'introduire ClickUp ou tout autre nouveau système dans votre organisation, il risque de manquer d'engagement pendant le projet et d'être lent à l'adopter. Prenez le temps d'expliquer le « pourquoi » à votre équipe et demandez à vos champions de promouvoir la valeur d'une réussite du changement.
La peur de l'inconnu
Le changement peut être effrayant !
Pour ceux qui appréhendent le changement à venir, renforcez votre communication et veillez à ce que le processus soit très transparent. Impliquez vos parties prenantes dans le processus de gestion du changement afin de dissiper leurs doutes et, au final, de garantir un retour au statut précédent.
Préoccupations concernant l'auto-compétence
Lorsqu'ils apprennent à utiliser un nouveau système, les utilisateurs peuvent s'inquiéter de leur capacité technique à le mettre en œuvre. Veillez à prévoir des sessions de formation non seulement au moment du lancement, mais aussi pendant les semaines et les mois qui suivent. La cohérence est essentielle pour gérer le changement.
Pression des pairs (biais de négativité)
Vous vous souvenez des résistants que nous avons identifiés précédemment ? Si les voix de vos résistants deviennent trop fortes, cela peut freiner le reste de l'équipe dans la gestion du changement. Minimisez les perturbations en fournissant à ces personnes des canaux privés pour faire part de leurs commentaires à leurs responsables.
Perte d'objectif et d'autorité
Si vous êtes l'expert Jira de votre équipe et que soudainement Jira disparaît, cela pourrait rendre cette personne très nerveuse quant à son rôle et son importance au sein de l'équipe. Impliquez davantage les personnes concernées par ces préoccupations dans le déploiement de ClickUp afin d'apaiser leurs craintes.
S'inquiéter des expériences passées
Si votre équipe a déjà connu des changements au sein de votre organisation et que ceux-ci ont provoqué beaucoup de bouleversements et de difficultés, elle peut être inquiète quant à ce que ce nouveau changement peut signifier. Vous devrez reconnaître les problèmes passés et parler des mesures prises pour mettre en œuvre les leçons tirées des projets précédents.
Croire que le changement sera temporaire
Dans le même ordre d'idées, si votre organisation est en constante évolution, les gens peuvent croire que le nouveau système est une mode passagère qui finira par disparaître. Insistez sur les plans à long terme pour ClickUp afin que les gens sachent qu'il ne s'agit pas seulement d'une nouvelle tendance.
Soyez prêt à adapter votre plan en fonction des problèmes qui pourraient survenir et impliquez autant que possible vos équipes lorsque vous gérez le changement dans cette phase. Vous en sortirez avec le sourire !
Phase 3 : Recongeler
La dernière étape consiste à « figer » le changement afin que ClickUp devienne la nouvelle norme. C'est souvent l'étape la plus négligée, car une fois le lancement effectué, le projet est fermé et tout le monde passe à autre chose.
Je ne saurais trop insister sur l'importance de cette étape pour encourager l'adoption de ClickUp. Votre équipe vient de subir une transformation majeure et a fourni beaucoup d'efforts : il est temps de le reconnaître !
Certaines des activités de maintien que vous devriez inclure sont énumérées ci-dessous. Le monde vous appartient et vous seul savez ce qui correspond le mieux à la culture de votre organisation et à votre stratégie d’entreprise globale.
Célébration du lancement
Pour clôturer le changement, envisagez d'organiser une fête après le lancement. Cela peut être un excellent moyen de signifier à votre équipe que la période de changement est terminée et de renforcer le passage à ClickUp.
La célébration peut prendre plusieurs formes, comme offrir un déjeuner à votre équipe ou distribuer des cupcakes à tout le monde. Même les victoires à court terme qui surviennent immédiatement sont excellentes à promouvoir lorsque vous gérez le changement.
Compétition de points dans les environnements de travail
ClickUp propose également un widget de rapports très utile dans nos tableaux de bord, appelé « Workspace Points » (Points d'espace de travail). Ce widget attribue des points aux utilisateurs en fonction du nombre de tâches sur lesquelles ils travaillent, des tâches achevées et des commentaires ajoutés.
J'ai vu un nombre de mes clients réussis créer un concours interne pour leurs employés, dans lequel la personne ayant accumulé le plus de points dans l'environnement de travail ClickUp recevait un chèque-cadeau. Mettre cela en place dès le lancement est une idée géniale, car cela encourage les gens à se familiariser rapidement avec ClickUp et à transférer tout leur travail actuel dans le système.
Évaluation post-mise en service
Le moyen le plus simple de savoir si vos collaborateurs adhèrent au changement est de leur demander ! Quelques semaines après le lancement, effectuez un sondage à nouveau pour connaître leur avis sur ClickUp, leurs commentaires et leurs suggestions d'améliorations.
Il existe souvent des cas particuliers auxquels nous n'avons pas pensé pendant la phase de découverte et qui peuvent favoriser un sentiment d'amélioration continue du produit. Vous découvrirez également s'il existe des lacunes en matière de connaissances qui peuvent être comblées par une formation supplémentaire.
Formation supplémentaire, heures de bureau et déjeuners-conférences
Si votre équipe vous dit qu'elle a besoin d'une formation supplémentaire, offrez-la-lui ! Même si elle ne vous le dit pas, il vaut la peine de lui offrir des occasions supplémentaires de poser des questions et d'en savoir plus.
Les méthodes les plus réussies que j'ai observées sont celles telles que les « heures de bureau », pendant lesquelles les employés peuvent poser des questions spécifiques sur ClickUp qui ne seraient pas abordées dans le cadre d'une session de formation.
De plus, si vous pouvez demander à vos champions ClickUp de présenter leur utilisation de ClickUp lors de réunions et de sessions telles que Lunch and Learns, vous constaterez que les gens retiendront les conseils et astuces que leurs pairs leur donneront.
Récompenses et remerciements
Pour vous assurer que l'expérience du changement soit positive, remerciez vos champions et les experts qui ont contribué au projet. Mener à bien une initiative de changement est une tâche importante, alors récompensez tout le monde en conséquence.
À qui profite un plan de gestion du changement ?
Organisations : Le changement est inévitable dans les entreprises. En fait, c'est la seule constante. Pour les organisations, un plan de gestion du changement est essentiel pour naviguer en douceur à travers les transitions. Il protège l'entreprise contre les perturbations potentielles et minimise les pertes qui pourraient être causées par des ajustements non gérés. Ce plan peut contribuer à stimuler l'amélioration, l'innovation et la croissance au sein de l'organisation.
Employés : Ce ne sont pas seulement les organisations, mais aussi les employés qui bénéficient grandement d'un plan complet de gestion du changement. La méconnaissance et l'appréhension qui accompagnent le changement peuvent souvent entraîner une baisse du moral et de la productivité du personnel. Grâce à un plan de gestion du changement approprié, les employés bénéficient d'une assistance et de conseils essentiels tout au long de la transition, ce qui réduit la résistance et améliore l'acceptation du nouveau scénario.
Accélérez votre transition grâce à la gestion du changement
La gestion du changement garantit que votre équipe sortira indemne de la mise en œuvre de ClickUp. Elle encourage également l'adoption et vous assure un retour sur investissement le plus rapide possible.
Ne négligez aucune des trois étapes : dégeler, changer et regeler. En vous préparant à chaque étape, vous tirerez le meilleur parti de votre personnel et de ClickUp.