En tant que manager d'équipe d'engagement au sein de l'équipe des services professionnels de la ClickUp avec ClickUp, j'ai aidé de nombreux clients à lancer avec succès notre plateforme au sein de leur organisation. Vous serez peut-être surpris d'apprendre que le paramètre ClickUp est la partie la plus facile de tout projet.
La mise en place d'une base solide avec une Hiérarchie bien construite et la configuration de affichages significatifs est important ! Mais la façon dont votre organisation vit le changement peut avoir un impact direct sur la réussite de toute transformation numérique.
La gestion du changement consiste à faciliter le changement au niveau individuel en évaluant les besoins de vos parties prenantes et en préparant l'initiative de changement en conséquence.
Pourquoi la gestion du changement est un aspect essentiel des activités de l'entreprise
À ce stade, certains chefs d'entreprise pourraient se demander : "À quoi bon ? Il suffit de mettre en œuvre le processus de gestion du changement aussi rapidement que possible et d'espérer que tout ira pour le mieux.
Je suis ici pour vous dire qu'un peu de temps aidera tout le monde à mener à bien les initiatives de changement et se traduira par des avantages considérables.
(en anglais)
Tout d'abord, et c'est peut-être le plus important, une mise en œuvre efficace de la gestion du changement permet de garantir votre retour sur investissement. Elle permet de s'assurer que votre personnel adopte rapidement le produit, qu'il l'utilise fortement et qu'il le maîtrise pour que le changement soit réussi.
Elle réduit également la nécessité de retravailler ou de revoir les processus, car vos parties prenantes sont très impliquées dans le projet du début à la fin.
Enfin, votre stratégie de gestion du changement peut vous aider à atteindre les objectifs et les mesures de réussite que vous vous êtes fixés lorsque vous avez opté pour ClickUp en tant que produit. Il ne s'agit en fait que d'assurance pour réaliser les avantages d'une gestion du changement réussie.
Modèle de gestion du changement de Kurt Lewin
Le modèle de changement de Kurt Lewin dans les Tableaux blancs ClickUp
Le modèle de gestion du changement de Kurt Lewin part du principe que pour chaque changement que vit une organisation, le cycle passe par trois étapes :
- Dégel : Lorsque votre équipe se prépare au changement et accepte que le changement arrive. La façon dont ils font les choses normalement commence à fondre
- Changement: Lorsque les initiatives de changement sont réellement mises en œuvre
- Le gel: Lorsque vous êtes en train deconsolidez le changement et passez à l'entreprise habituelle-geler le changement en place
L'objectif de la mise en œuvre de ce processus de gestion du changement est d'accélérer le passage de la courbe du changement. En fin de compte, les chefs d'entreprise veulent réduire le temps passé en flux et l'incertitude au bas de la courbe du changement.
Chacun traverse la courbe du changement à une vitesse différente. Dans le cadre de votre forfait, vous devrez donc prendre en compte tous les types de parties prenantes dans votre vision stratégique. Nous vous présentons ci-dessous chacune des différentes étapes afin que vous puissiez gérer le changement et mener à bien vos processus de manière plus efficace.
Nous avons également élaboré un modèle de gestion du changement qui comprend des questions pour les entretiens avec les parties prenantes, un forfait de gestion du changement et un plan de gestion du changement Forfait de communication .
Phase 1 : Dégeler
Cette étape du processus de gestion du changement est axée sur la découverte et le forfait.
Évaluer l'impact du changement
Tout d'abord, il est important d'identifier l'impact de la mise en œuvre du changement sur vos parties prenantes, qu'elles soient directement ou indirectement concernées. Dans les projets de transformation digitale, il existe trois grands types de changement :
1. Changements de système
Dans le cas d'une mise en œuvre de ClickUp, le nouveau système est ClickUp ! Réfléchissez à la différence entre le système actuel et le nouveau, car cela peut avoir une incidence sur la quantité et le type de formation dont votre équipe a besoin.
La fonctionnalité Tâches dans des listes multiples (TIML) de ClickUp permet aux développeurs de connecter des tâches avec d'autres équipes au sein de l'organisation
J'aime ajouter toutes les tâches planifiées de mon plan de communication au plan de gestion du changement afin d'afficher une vue d'ensemble de tout.
Tâches récurrentes
Paramétrer les tâches récurrentes en fonction de l'heure ou de l'évènement dans ClickUp
Pour les mises à jour hebdomadaires et les réunions du comité de pilotage, utilisez la fonctionnalité des tâches récurrentes pour vous rappeler facilement d'achever ces activités.
Phase 2 : Changement
La phase de changement intervient lorsque les changements sont réellement en cours. Ce peut être la période la plus tumultueuse pour votre équipe, mais si vous avez travaillé dur pendant l'étape de dégel, vous devriez avoir mis en place un forfait qui vous permettra de traverser cette période.
Votre plus grand défi pendant cette période est de faire passer tout le monde à travers la courbe du changement et d'éviter que quelqu'un ne reste bloqué. Soyez prêt à modifier vos forfaits en fonction des événements qui surviennent au cours du projet.
Si vous souhaitez avoir un aperçu différent du modèle de formulaire de feedback des employés, utilisez cette vue Tableau pour des fonctionnalités simples de glisser-déposer
Si vous avez mis quelques processus de retour d'information en place comme un formulaire ClickUp ou un canal Slack, vous devriez commencer à entendre certains de ces problèmes qui pourraient survenir. Votre équipe de direction est également importante pour surveiller le moral de votre équipe et fournir des observations.
Ils sont sur le terrain avec leurs équipes et auront leur doigt sur le pouls de l'ambiance générale. Vous trouverez ci-dessous quelques raisons pour lesquelles les gens peuvent être bloqués pendant le processus de changement et comment les combattre :
Ne pas comprendre la raison
Si quelqu'un ne comprend pas l'objectif de l'introduction de ClickUp ou de tout autre nouveau système dans votre organisation, il manquera probablement d'engagement pendant le projet et sera lent à l'adopter. Veillez à passer du temps à expliquer le "pourquoi" à votre équipe et faites en sorte que vos champions évangélisent la valeur d'un changement réussi.
La peur de l'inconnu
Le changement peut faire peur !
Pour ceux qui ont peur de l'initiative de changement à venir, intensifiez votre communication et veillez à ce que le processus soit très transparent. Impliquez vos parties prenantes dans le processus de gestion du changement afin de dissiper les doutes et, en fin de compte, de garantir le retour au statu quo.
Inquiétudes quant à la compétence personnelle
Lors de l'apprentissage d'un nouveau système, les gens peuvent s'inquiéter de savoir s'ils auront les compétences techniques nécessaires pour commencer à l'utiliser. Veillez à ce que des sessions de formation soient prévues non seulement pour le lancement, mais aussi pour les semaines et les mois qui suivent. La cohérence est essentielle à la gestion du changement.
Pression des pairs (biais de négativité)
Vous vous souvenez des résistants que nous avons identifiés plus tôt ? Si les voix de vos résistants deviennent trop fortes, elles peuvent entraîner le reste de l'équipe dans leur chute lorsqu'il s'agit de gérer le changement. Minimisez les perturbations en fournissant à ces personnes des canaux privés de retour d'information par l'intermédiaire de leurs responsables.
Perte d'objectif et d'auteur
Si vous êtes le JIRA dans votre équipe et que soudainement Jira disparaît, cela pourrait rendre cette personne très nerveuse quant à sa propre raison d'être et à son importance au sein de l'équipe. Impliquez davantage toute personne ayant ces préoccupations dans le déploiement de ClickUp afin d'apaiser ces craintes.
S'inquiéter des expériences passées
Si votre équipe a déjà vécu des changements dans votre organisation et que ceux-ci ont causé beaucoup de bouleversements et de souffrance, elle peut être nerveuse à l'idée de ce que le prochain changement peut signifier. Vous devrez reconnaître les problèmes collés et parler des mesures prises pour mettre en œuvre les leçons tirées des projets précédents.
Croyance que le changement sera temporaire
Dans le même ordre d'idées, si votre organisation est constamment en train de changer, les gens peuvent croire que le nouveau système est une mode temporaire qui passera de mode. Insistez sur les forfaits à long terme de ClickUp pour que les gens sachent qu'il ne s'agit pas simplement d'une nouvelle mode.
Soyez prêt à faire pivoter votre forfait en fonction des problèmes qui pourraient survenir et faites participer vos équipes autant que possible lorsque vous gérez le changement au cours de cette phase. Vous sortirez de cette phase avec le sourire !
Phase 3 : Refroidir
La dernière étape consiste à "geler" le changement en place afin que ClickUp devienne la nouvelle entreprise habituelle. C'est souvent l'étape la plus négligée, car une fois le lancement effectué, le projet est Fermé et tout le monde passe à autre chose.
Je ne saurais trop insister sur l'importance de cette étape pour encourager l'adoption de ClickUp. Votre équipe vient de vivre une transformation majeure et a fourni beaucoup d'efforts - il est temps de le reconnaître !
Vous trouverez ci-dessous une liste des activités de soutien que vous devriez inclure. Le monde est vraiment à votre portée et vous seul saurez ce qui correspond le mieux à la culture de votre organisation et à la stratégie globale de votre entreprise.
Célébration de la mise en service
Pour clôturer le changement, envisagez d'organiser une célébration après le lancement. C'est un excellent moyen de signifier à votre équipe que la période de changement est terminée et de renforcer le passage à ClickUp.
La célébration peut prendre plusieurs formulaires, comme un fournisseur, prestataire pour votre équipe ou un petit gâteau pour tout le monde. Même les victoires à court terme qui surviennent immédiatement sont excellentes à promouvoir lorsque vous gérez le changement.
Concours de points pour l'environnement de travail
ClickUp dispose également d'un widget de rapports très utile, disponible dans nos tableaux de bord, appelé Environnements de travail Points . Ce widget attribue des points aux personnes en fonction du nombre de tâches sur lesquelles elles travaillent, des tâches achevées et des modules complémentaires.
La carte de vélocité du sprint dans ClickUp vous affiche rapidement le travail achevé et les environnements de travail attribués aux tâches au sein de l'équipe
J'ai vu un certain nombre de mes clients réussis créer une compétition interne pour leur personnel, la personne ayant le plus de points d'espace de travail recevant un bon d'achat. La mise en place de ce concours au moment du lancement est un coup de maître, car il encourage les employés à s'impliquer rapidement dans ClickUp et à migrer tout leur travail actuel dans le système.
Évaluation après la mise en service
Le moyen le plus simple de savoir si vos collaborateurs adhèrent au changement est de leur poser la question ! Quelques semaines après le lancement, refaites un sondage auprès de tout le monde pour connaître leurs sentiments sur ClickUp, leurs réactions et leurs suggestions d'amélioration.
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/04/ClickUp-Project-Retrospective-Template.png Modèle de rétrospective du projet ClickUp /$$img/
Ce modèle modèle de rétrospective de projet évalue la réussite ou l'échec global du projet tout en identifiant les améliorations à apporter pour éviter de nouvelles erreurs
Il y a souvent des cas limites auxquels nous n'avons pas pensé pendant la phase de découverte qui émergent ici et qui peuvent favoriser un sentiment de d'amélioration continue avec le produit. Vous découvrirez également s'il existe des lacunes dans les connaissances qui peuvent être comblées par une formation supplémentaire.
Formation supplémentaire, heures de bureau et déjeuners-conférences
Si votre équipe vous dit qu'elle a besoin d'une formation supplémentaire, offrez-la-lui ! Même s'ils ne vous le disent pas, cela vaut la peine de leur offrir des occasions supplémentaires de poser des questions et d'en savoir plus.
Les méthodes les plus réussies que j'ai observées sont les Office Hours (heures de bureau) où les gens peuvent apporter leurs questions spécifiques sur ClickUp qui pourraient ne pas être abordées lors d'une session de formation.
En outre, si vous pouvez amener vos champions ClickUp à présenter la manière dont ils utilisent ClickUp lors de réunions et de sessions telles que les " déjeuners et apprentissages ", vous constaterez que les gens s'inspirent des conseils et des astuces que leurs pairs leur donnent.
Récompenses et remerciements
Pour que l'expérience du changement soit pleinement positive, remerciez vos champions et les experts en la matière qui ont contribué au projet. Une initiative de changement n'est pas anodine, il convient donc de récompenser tout le monde en conséquence.
Qui bénéficie d'un forfait de gestion du changement ?
Les organisations: Le changement est inévitable dans les entreprises. En fait, c'est la seule constante. Pour les organisations, un forfait de gestion du changement est clé pour traverser les transitions en douceur. Il met l'entreprise à l'abri des perturbations potentielles et minimise les pertes qui pourraient être causées par des ajustements non gérés. Ce forfait peut contribuer à l'amélioration, à l'innovation et à la croissance au sein de l'organisation.
- Forfait de gestion du changement technologique
- Plan de gestion du changement de l'équipe des opérations
- Plan de gestion du changement organisationnel
- Forfait Business pour la gestion du changement
Employés: Ce ne sont pas seulement les organisations, mais aussi les employés qui bénéficient grandement d'un forfait complet de gestion du changement. La méconnaissance et l'appréhension qui accompagnent le changement peuvent souvent entraîner une baisse du moral et de la productivité du personnel. Avec un bon forfait de gestion du changement, les employés bénéficient d'une assistance et d'une orientation essentielles pendant la transition, ce qui réduit les résistances et améliore l'acceptation du nouveau scénario.
- Plan de gestion du changement pour les relations avec les employés
- Plan de gestion du changement pour le personnel du commerce de détail
- Plan de gestion du changement pour le personnel de la paie
- Plan de gestion du changement pour les travailleurs à la chaîne
Traverser plus rapidement la courbe du changement grâce à la gestion du changement
La gestion du changement permet à votre équipe de sortir indemne de l'implémentation de ClickUp. Elle encourage également l'adoption et garantit un retour sur investissement aussi rapide que possible.
Ne négligez aucune des trois étapes - gel, changement et regel. La préparation de chaque étape vous permettra de tirer le meilleur parti de votre personnel et de ClickUp.