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« Mieux vaut prévenir que guérir », n'est-ce pas un cliché ?
Pourtant, certains chefs de projet négligent de recueillir les données qui pourraient les aider à éviter que leurs projets ne déraillent. Mais voici le problème : même les plans de projet les plus minutieusement élaborés ne sont pas exempts de problèmes.
Et des problèmes surviennent presque inévitablement tout au long du cycle de vie du projet. Il peut s'agir d'écarts par rapport aux objectifs du projet ou d'un échec complet du projet.
Quoi qu'il en soit, éviter ces problèmes en temps opportun est le travail du chef de projet et l'objectif des indicateurs clés de performance pour la gestion de projet.
Poursuivez votre lecture et découvrez notre sélection d'indicateurs clés de gestion de projet (avec des exemples). Nous voulons vous aider à comprendre la signification de chaque indicateur et à identifier ceux qui sont les plus pertinents pour la performance de votre projet.
⏰ Résumé en 60 secondes
Suivez les bons indicateurs clés de performance pour respecter votre budget, respecter les délais et gérer efficacement vos ressources.
- Index de performance des coûts (CPI) : tirez-vous le meilleur parti de votre budget ?
- Écart de coût (CV) : de combien dépassez-vous ou êtes-vous en dessous du budget ?
- Valeur planifiée (PV) : quel travail devrait être terminé à ce stade ?
- Durée du cycle de création du budget : combien de temps faut-il pour créer un budget ?
- Nombre d'itérations budgétaires : combien de fois le budget doit-il être révisé ?
- Index de performance du calendrier (SPI) : Êtes-vous en avance ou en retard sur le calendrier ?
- Écart par rapport à l’échéancier (SV) : quel est votre retard par rapport à l’échéancier prévu ?
- Capacité en ressources (RC) : disposez-vous d'effectifs suffisants pour terminer le projet ?
- Pourcentage d'achèvement dans les délais : combien de tâches sont achevées dans les délais prévus ?
- Heures prévues vs heures réelles : les tâches prennent-elles plus ou moins de temps que prévu ?
- Taux de rotation du personnel : à quelle fréquence les membres de l'équipe quittent-ils le projet en cours de route ?
- Net Promoter Score (NPS) : quel est le niveau de satisfaction de vos clients ou parties prenantes ?
- Utilisation facturable : quel pourcentage du travail est réellement facturable ?
- Coût moyen par heure : combien coûte chaque heure de travail à votre projet ?
Le suivi de ces indicateurs clés de performance peut vous aider à détecter les problèmes à un stade précoce, à prendre des décisions plus éclairées et à assurer le bon déroulement des projets.
ClickUp vous facilite la tâche grâce à des outils tels que :
- Tableaux de bord pour un suivi en temps réel des indicateurs clés de performance
- Objectifs à définir et à surveiller pour les jalons du projet
- Suivi du temps pour comparer les heures prévues et les heures réelles
Que sont les indicateurs clés de performance (KPI) en gestion de projet ?
Les indicateurs clés de performance (KPI) de gestion de projet sont les variables pertinentes pour mesurer la performance d'un projet ou la voie à suivre pour achever un projet. Les indications que vous obtenez en évaluant et parfois en combinant ces variables ont deux objectifs :
- Les indicateurs clés de performance (KPI) en gestion de projet déterminent la progression de votre projet (ou le calendrier du projet).
- Les indicateurs clés de performance (KPI) de gestion de projet révèlent les faiblesses de votre projet et les variables potentielles qui pourraient mener à son échec.
Par exemple, vos indicateurs clés de performance peuvent révéler des points faibles dans un processus, chez un responsable ou dans une tâche. Mais c'est à vous, en tant que chef de projet ou responsable d'équipe, qu'il appartient d'apporter les corrections ou les améliorations nécessaires pour éliminer ou renforcer ces points avant qu'il ne soit trop tard.
Comment les indicateurs clés de performance sont utilisés pour déterminer la réussite d'un projet
Les indicateurs clés de performance en gestion de projet ne dépendent pas de la subjectivité. Ils s'appuient plutôt sur des données quantitatives, souvent une valeur mesurable que vous pouvez comparer aux objectifs de votre projet.
Cependant, vous ne devez pas utiliser indifféremment les indicateurs clés de performance dans la gestion de projet et les indicateurs de performance. Les indicateurs clés de performance sont des indicateurs qui évaluent toutes deux la réussite d'un projet. Mais tous les indicateurs ne sont pas suffisamment importants pour devenir des indicateurs clés de performance.
Lisez notre article sur les indicateurs clés de performance pour en savoir plus !
Une autre distinction à connaître est la différence entre les objectifs et résultats clés ( OKR ) et les indicateurs clés de performance (KPI). La plupart des exemples d'OKR que vous rencontrerez servent de cadre pour la définition d'objectifs, tandis que les KPI mesurent les facteurs qui contribuent à la réalisation de ces objectifs et des résultats souhaités.
L'équipe de projet dans son ensemble doit s'accorder sur les indicateurs clés de performance afin d'évaluer la santé du projet et de savoir à quoi ressemble la réussite. Mais vos objectifs ne sont pas seulement des réponses aux défis de la gestion de projet, ils déterminent également l'orientation et le raisonnement d'un projet particulier.
Si vous avez besoin de plus d'informations pour mieux distinguer les deux, consultez notre guide sur les OKR et les KPI!
15 indicateurs clés de performance (KPI) indispensables à connaître en matière de gestion de projet
Il existe de nombreux exemples d'indicateurs clés de performance en gestion de projet, mais nous vous recommandons de vous concentrer sur quelques-uns seulement jusqu'à ce que vous compreniez le lien entre les indicateurs clés de performance et les objectifs du projet.
De plus, apprendre à utiliser un nombre limité d'indicateurs clés de performance au début vous aide à être sélectif. En effet, la tentation d'utiliser tous les indicateurs clés de performance existants pour la gestion de projet est tout simplement contre-productive.
Vous devez écarter les indicateurs clés de performance qui ne reflètent pas réellement la réussite de votre projet. Seule l'expérience vous permettra de développer la capacité à identifier ces indicateurs.
Vous ne pouvez pas non plus submerger vos chefs de projet et vos équipes avec trop de données. Chaque indicateur de performance clé doit être significatif et présenté en quantités digestibles afin que votre équipe puisse agir en conséquence. Vous devez vous appuyer sur les indicateurs clés de performance dans la gestion de projet pour réaligner l'équipe sur vos objectifs généraux.
Nous avons organisé une liste de KPI classés selon quatre domaines courants liés à la réussite d'un projet :
Indicateurs clés de performance (KPI) relatifs au budget du projet
Gérer les fonds et les ressources rémunérées d'un projet sans budget serait une catastrophe annoncée. Et, très franchement, ce serait irresponsable sur le plan financier. C'est pourquoi les chefs de projet établissent un budget réel dès le lancement d'un projet. Ils surveillent ensuite en permanence l'écart entre les coûts réels et le budget jusqu'à l'achèvement du projet.
Vous devrez peut-être augmenter ou réduire le budget de votre projet en raison de dépenses ou de projets annulés. En outre, vous souhaiterez peut-être réaffecter tout ou partie du budget du projet à d'autres activités, lots de travaux, voire à plusieurs projets.
Examinons quelques indicateurs clés de performance (KPI) pour gérer plus efficacement votre budget:
1. Index de performance des coûts (CPI)
Formule : CPI = EV / AC, où
- EV (ou valeur acquise, qui correspond au coût prévu du travail achevé) = % du travail effectué * budget à faire 100 % du travail
- AC (ou coût réel) = argent dépensé pour le travail effectué
Résultat : si le CPI est inférieur à 1, cela signifie que le coût du projet est actuellement supérieur au coût prévu.
Créez un budget à l'aide de modèles de proposition budgétaire!
2. Écart de coût (CV)
Formule : CV = EV – AC
Résultat : si CV < 0, cela signifie que le coût réel du projet est actuellement supérieur au coût prévu.
3. Valeur planifiée (PV)
Formule : PV = BAC * travail prévu, où
- BAC (budget à l'achevement) = budget approuvé
- Travail planifié = travail qui devrait être achevé à un moment donné.
Exemple : la valeur actuelle nette (VAN) est de 23 000 $ si 100 % du travail est estimé à 100 000 $ et que 77 % du travail a été planifié.
ADAPTEZ VOTRE BUDGET PRÉVISIONNELConseil de pro : comparez la valeur actuelle (PV) à la valeur actualisée (AC) et ajustez le budget de votre projet en conséquence pour obtenir le meilleur retour sur investissement (ROI). Utilisez ces informations pour vos futurs projets et continuez à les évaluer pour obtenir des informations plus précises.
4. Durée du cycle de création du budget
Il s'agit du temps consacré à l'élaboration du budget du projet. Cela comprend toutes les activités, en particulier la planification, nécessaires pour établir et convenir du budget le plus réaliste possible.
QU'EST-CE QUE LA VALEUR PRÉVISIONNELLEConseil de pro : correlatez cet indicateur avec d'autres indicateurs pour déterminer si le temps consacré au budget prévu a été suffisant pour assurer la réussite du projet ou atteindre ses objectifs.
5. Nombre d’éléments dans le budget
Dans un budget par poste, les dépenses sont regroupées par catégories, telles que les phases ou les lots de travaux. Un faible nombre d'éléments dans ce type de budget indiquera que le suivi des dépenses budgétaires sera plus difficile.
6. Nombre d'itérations budgétaires
Il s'agit du nombre de versions du budget de votre projet avant son approbation finale. Un nombre trop élevé d'itérations indique que vos chefs de projet ont probablement consacré suffisamment de temps à la planification du budget, comme prévu.
LE COÛT BUDGÉTÉ EST-IL LA CLÉ DE LA RÉUSSITE ?Conseil de pro : Comparez cet indicateur de performance clé à d'autres indicateurs afin de mettre en évidence la relation entre le temps consacré à la planification budgétaire et la réussite du projet. Cela vous aidera à mesurer les progrès accomplis vers
Respect des délais
En termes simples, la gestion de projet repose sur deux éléments : l'argent et le temps. L'objectif est d'atteindre tous les jalons dans le respect du budget et des délais.
Mais si votre projet comporte de nombreuses phases, lots de travaux et activités, cela représente un véritable défi. Il devient alors complexe d'estimer le nombre de tâches à accomplir, la durée nécessaire à leur réalisation, les ressources disponibles et les écarts par rapport à votre calendrier.
En conséquence, l'exécution du projet peut prendre du retard et les entreprises perdre de l'argent. Voici quelques indicateurs clés de performance relatifs à l'échéancier du projet qui vous aideront à éviter de manquer vos jalons afin que toute votre équipe respecte l'échéancier.
7. Index de performance du calendrier (SPI)
Formule : SPI = EV / PV
Exemple : si 53 % du travail prévu est achevé et que le budget à faire 100 % du travail est de 100 000 dollars, alors le SPI est de 0,53 (ou 53 %). Le calcul est le suivant : (53 % * 100 000 dollars) / 100 000 dollars.
Résultat : si le SPI est inférieur à 1, cela signifie que le projet est actuellement en retard.
LA VALEUR PRÉVUE EST-ELLE PERTINENTE POUR VOTRE SPIConseil de pro : envisagez d'augmenter l'efficacité de vos ressources si le SPI de votre projet est inférieur à 1.
8. Écart par rapport au calendrier (SV)
Formule : SV = EV – PV
Résultat : si SV < 0, cela signifie que le projet est actuellement en retard sur le calendrier prévu.
Avertissement : la valeur actuelle nette (VAN) est exprimée en unités monétaires, telles que des dollars, et non en unités de temps, telles que des jours ou des mois.
LA VALEUR PRÉVUE EST-ELLE PERTINENTE POUR VOTRE SPIConseil de pro : envisagez d'augmenter l'efficacité de vos ressources si l'index de performance du calendrier de votre projet est inférieur à 1.
9. Capacité en ressources (RC)
Formule : capacité en ressources = heures de travail disponibles par jour * nombre de jours ouvrables alloués au projet
BONNES PRATIQUES EN MATIÈRE DE RCConseil de pro : Ajustez le calendrier du projet en fonction de la capacité de vos ressources ou recrutez davantage de membres pour votre équipe afin d'augmenter votre RC. Le temps quotidien disponible doit exclure les pauses. Étant donné que vous calculez la RC pour un projet spécifique, vous devez exclure le temps consacré à d'autres projets.
10. Pourcentage de projets achevés dans les délais
Formule : (nombre de projets achevés dans les délais / nombre total de projets) * 100 %
Définissez des niveaux de performance, en particulier un niveau de sous-performance, disons 90 %. Considérez ensuite tout chef de projet dont le taux d'achèvement dans les délais est inférieur à ce niveau comme sous-performant et signalez-le afin qu'un plan d'amélioration des performances soit mis en place.
11. Heures prévues vs heures réelles
Formule : durée prévue – durée réelle, où la durée prévue correspond au temps prévu pour exécuter le travail, et il s'agit d'une estimation.
Résultat : si < 0, cela signifie que vous avez sous-estimé la durée du projet.
Qualité
Les indicateurs clés de performance suivants évaluent la qualité de l'exécution de vos projets. Mais ils déterminent également si les résultats obtenus ont répondu aux attentes des parties prenantes, au-delà des tâches achevées.
Certains indicateurs clés de performance en matière de qualité vous indiquent si la qualité du travail effectué dans le cadre de vos projets était satisfaisante. D'autres indicateurs clés de performance en matière de qualité vous indiquent si l'environnement dans lequel vos équipes ont exécuté vos projets était favorable. En d'autres termes, les indicateurs clés de performance en matière de qualité mesurent la satisfaction des clients ou des employés.
12. Taux de rotation du personnel
Formule : (nombre d'employés ayant quitté votre entreprise / nombre moyen d'employés) * 100 %
Résultat : un taux de rotation élevé du personnel est susceptible d'entraîner une inefficacité du projet, telle que le non-respect des jalons, des dépenses imprévues et, à terme, une faible satisfaction des clients.
13. Net Promoter Score (NPS)
Cet indicateur évalue la satisfaction client et la fidélité à la marque à l'aide d'un sondage à une seule question. Le NPS est un nombre compris entre -100 et 100, que vous devez vous efforcer d'augmenter.
Si vous possédez ou gérez des projets pour une entreprise ou une marque proposant un seul produit, la question du sondage serait : « Dans quelle mesure êtes-vous susceptible de recommander notre produit à vos amis et collègues ? » Et si vous possédez ou gérez des projets pour une marque proposant plusieurs produits, vous modifieriez la question et mentionneriez « marque » au lieu de « produit ».
Les participants au sondage NPS effectuent l'évaluation de la probabilité de recommander votre produit ou votre marque sur une échelle de 0 à 10, où 0 correspond à une probabilité très faible et 10 à une probabilité très élevée. Ensuite, en fonction de leurs réponses, les participants sont classés dans trois catégories.
- Promoteurs. Avec une note de neuf ou dix, les promoteurs sont des clients fidèles enthousiasmés par votre produit ou votre marque et qui sont très susceptibles de recommander votre offre à d'autres personnes.
- Passifs. Avec un score de sept ou huit, les passifs sont satisfaits de votre produit ou de votre marque. Cependant, ils ne sont pas suffisamment satisfaits pour en parler autour d'eux, ce qui les rend vulnérables aux offres concurrentes.
- Détracteurs. Avec un score compris entre 0 et 6, les détracteurs ne sont pas satisfaits de votre produit ou de votre marque et ne sont pas susceptibles de racheter chez vous. En fait, ils pourraient même dissuader d'autres personnes d'acheter chez vous.
Formule : % de promoteurs – % de détracteurs
Transformez les détracteurs en promoteurs pour renforcer la fidélité de vos clients. Vous pouvez créer des formulaires personnalisés pour obtenir les commentaires critiques de vos clients afin de vous aider à améliorer votre NPS.
Efficacité
Les indicateurs clés de performance ci-dessous mesurent la rentabilité de votre projet. Et cela est étroitement lié à la manière dont vous utilisez vos ressources.
Consacrent-ils efficacement leur temps au travail sur le projet ? Et dépensez-vous efficacement votre argent pour vos ressources ?
En d'autres termes, consacrez-vous plus de temps et d'argent à votre projet que ce que vous facturez à vos clients ? Les indicateurs clés de performance en matière d'efficacité vous aident à tirer des conclusions sur les écarts de coûts entre vos différents projets.
14. Utilisation facturable
Il s'agit de l'indicateur clé de performance incontournable pour évaluer les performances des membres de votre équipe lors de l'exécution d'un projet. Il vous donne un aperçu du temps que votre équipe a consacré à générer des revenus et des revenus que vous obtiendrez réellement de vos clients.
Formule : (nombre d'heures facturables/nombre d'heures consacrées au travail sur le projet) * 100 %
ÉVITEZ DE SURMENER VOTRE ÉQUIPEConseil de pro : Évitez de viser une utilisation maximale. Cela maximiserait vos revenus, mais votre personnel risquerait le surmenage, ce qui vous coûterait cher.
15. Coût moyen par heure
Additionnez tous les coûts liés à la mise en place des conditions nécessaires à la réussite de votre projet pour vos employés. Ceux-ci peuvent se situer entre les salaires et avantages sociaux et les équipements de bureau, pour n'en citer que quelques-uns.
Comparez le coût moyen par heure avec les résultats de votre projet. Si ces derniers l'emportent sur le premier, cela signifie que votre personnel a utilisé efficacement le temps alloué au projet ou les heures prévues. Vous avez donc également dépensé votre argent de manière efficace !
À qui profite la définition des paramètres clés de performance ?
Entreprises : toute entreprise qui cherche à améliorer continuellement ses opérations, à surveiller ses performances et à garantir la réussite globale de ses projets tirera profit de la mise en place de paramètres clés de performance. Ceux-ci ajoutent une mesure quantifiable aux objectifs, ce qui permet aux entreprises de suivre plus facilement les progrès réalisés et de prendre des décisions fondées sur des données. Les paramètres clés de performance offrent aux entreprises la possibilité d'avoir un aperçu en temps réel de leurs opérations et de corriger le tir si nécessaire.
Chefs de projet : pour les chefs de projet, la définition d'indicateurs clés de performance est essentielle au bon déroulement des tâches et à la réalisation des objectifs du projet. Les indicateurs clés de performance offrent une feuille de route claire des résultats attendus, en décomposant les projets complexes en éléments gérables. Ils permettent aux chefs de projet de déterminer si l'équipe est sur la bonne voie ou si des ajustements sont nécessaires, minimisant ainsi les risques encourus.
Comment suivre le suivi des indicateurs clés de performance (KPI) de gestion de projet
Après avoir choisi vos indicateurs clés de performance pour la gestion de projet, vous ou vos chefs de projet devez les surveiller.
Vous pouvez commencer par créer un tableau de bord Excel avec les indicateurs clés de performance. Mais si votre projet est complexe, implique des budgets importants, nécessite plusieurs parties prenantes et ressources, et comporte de nombreuses contraintes de calendrier et dépendances entre les tâches, vous avez besoin d'une approche de gestion de projet plus robuste !
C'est là que ClickUp entre en jeu. Notre logiciel KPI vous fournit les rapports KPI dont vous avez besoin, quels qu'ils soient. Et la collection de modèles de gestion de projet de ClickUp vous donne une longueur d'avance. Elle rationalise la mise en place de projets grâce à la configuration sur laquelle s'appuient vos rapports KPI.
De plus, ClickUp vous permet d'associer les tâches de différentes équipes à une cible unique et mesurable. Associé à un échéancier clairement défini, notre logiciel vous permet de suivre automatiquement vos objectifs. Mais ce n'est pas tout ! Utilisez ClickUp pour suivre l'achèvement des phases et même les OKR.
Associez les tâches aux objectifs. Ensuite, organisez les objectifs connexes dans des dossiers afin de suivre automatiquement l'avancement global en un seul emplacement. Essayez ClickUp Objectifs et découvrez à quoi ressemble un suivi adéquat des indicateurs clés de performance pour la gestion de projet !