"Mieux vaut prévenir que guérir" est une phrase tellement cliché, n'est-ce pas ?
Pourtant, certains gestionnaires de projet négligent d'obtenir les données qui pourraient les aider à empêcher les projets de dérailler. Mais voilà : même les projets les plus soigneusement élaborés par les les forfaits de projet les plus soigneusement élaborés ne sont pas gratuits.
Des problèmes surviennent presque inévitablement tout au long du cycle de vie du projet. Il peut s'agir d'écarts par rapport au objectifs du projet ou l'échec achevé du projet.
Quoi qu'il en soit, c'est au gestionnaire de projet qu'il incombe d'éviter ces problèmes en temps utile, et c'est la raison d'être des indicateurs clés de performance pour la gestion de projet.
Poursuivez votre lecture et découvrez notre sélection d'indicateurs clés de performance pour la gestion de projet (avec des exemples). Nous voulons que vous appreniez ce que signifie chaque indicateur et que vous identifiiez ceux qui ont le plus de sens pour la performance de votre projet.
Que sont les indicateurs clés de performance pour la gestion de projet ?
Les ICP de gestion de projet - ou indicateurs clés de performance - sont les variables pertinentes pour mesurer la performance d'un projet ou la voie à suivre pour l'achever avec succès. Les indications que vous obtenez en mesurant et parfois en combinant ces variables ont deux objectifs :
- Les ICP en gestion de projet déterminent la progression de votre projet (ou le calendrier du projet)
- Les ICP en gestion de projet dévoilent les faiblesses de votre projet et les variables potentielles qui conduiraient à un échec
Par instance, vos indicateurs clés de performance peuvent révéler les points faibles d'un processus, d'un assigné ou d'une tâche. Mais c'est à vous, en tant que manager du projet ou chef d'équipe, d'apporter les corrections ou les améliorations nécessaires pour éliminer ou renforcer ces points avant qu'il ne soit trop tard.
Comment les KPI sont utilisés pour déterminer la réussite d'un projet
Dans la gestion de projet, les indicateurs clés de performance ne dépendent pas de la subjectivité. Ils s'appuient plutôt sur des données quantitatives - souvent une valeur mesurable que vous pouvez mettre en regard des objectifs de votre projet.
Toutefois, il ne faut pas confondre les indicateurs clés de performance dans la gestion de projet et les indicateurs de performance. En effet, les indicateurs clés de performance sont des indicateurs qui mesurent tous deux la réussite d'un projet. Mais tous les indicateurs ne sont pas suffisamment importants pour devenir des ICP.
lisez notre article sur les indicateurs de performance Indicateurs clés de performance pour en savoir plus!
Une autre distinction que vous devez connaître est la différence entre les résultats objectifs et clés et les indicateurs clés de performance. La plupart des Exemples d'OKR que vous rencontrerez fonctionnent comme un paramètre pour la définition des objectifs, tandis que les ICP mesurent les facteurs qui contribuent à l'atteinte des objectifs à la réalisation de ces objectifs et les résultats souhaités.
La vue Charge de travail de ClickUp donne un aperçu des indicateurs de votre projet afin d'avoir une étape d'avance
L'ensemble de l'équipe du projet doit se mettre d'accord sur les indicateurs de performance clés afin d'évaluer la santé du projet et de savoir à quoi ressemble la réussite. Mais vos objectifs ne sont pas seulement des réponses à vos défis de la gestion de projet ils sont ce qui déterminera l'orientation et le raisonnement d'un projet particulier.
Si vous avez besoin de plus d'informations pour mieux séparer les deux, consultez notre_ guide sur les OKRs et les KPIs* !
15 KPI de gestion de projet à connaître absolument
Nombreux exemples d'indicateurs clés de performance pour la gestion de projet sont là, attendant que vous les trouviez. Mais nous voulons que vous ne vous concentriez que sur quelques-uns d'entre eux jusqu'à ce que vous compreniez le lien entre les indicateurs clés de performance du projet et les objectifs.
En outre, l'apprentissage d'un nombre limité d'ICP pour commencer vous aide à être sélectif. Car la tentation d'utiliser tous les ICP pour la gestion de projet sur la surface de la Terre est tout simplement contre-productive.
Vous devez écarter les ICP qui n'indiquent pas réellement la réussite de votre projet. Et ce n'est qu'avec l'expérience que vous parviendrez à identifier ces indicateurs.
Vous ne pouvez pas non plus submerger vos gestionnaires de projet et vos équipes avec trop de données. Chaque indicateur clé de performance doit être significatif et présenté en quantité digeste pour que votre équipe puisse agir en conséquence. Vous devriez vous appuyer sur les indicateurs clés de performance dans la gestion de projet pour réaligner l'équipe sur vos objectifs globaux.
Nous avons organisé une liste d'indicateurs clés de performance en fonction de quatre domaines communs de réussite des projets :
Indicateurs de performance du budget du projet
La gestion de l'argent et des ressources rémunérées d'un projet sans budget serait un désastre en puissance. Et franchement, ce serait financièrement irresponsable. C'est pourquoi les gestionnaires de projet paramètrent un budget réel dès le lancement du projet. Et ils surveillent en permanence l'écart entre les coûts et le budget tout au long de l'achevé du projet.
Il est facile d'ajouter des valeurs monétaires aux tâches afin de maintenir les budgets des projets sur la bonne voie
Il se peut que vous deviez augmenter ou réduire le budget de votre projet en raison de dépenses ou de projets annulés. En outre, il se peut que vous souhaitiez réaffecter tout ou partie du budget du projet à d'autres activités, à d'autres lots de travail, voire à plusieurs projets.
Examinons quelques indicateurs de performance clés de projet pour gérer votre budget plus efficacement :
1. Indice de performance des coûts (IPC)
Formule: CPI = EV / AC, où
- EV (ou valeur acquise, c'est-à-dire le coût prévu du travail réellement achevé) = % du travail effectué * budget pour faire 100 % du travail
- AC (ou coût réel) = argent dépensé pour le travail effectué
Résultat: Si CPI < 1, alors le coût du projet est actuellement supérieur aux prévisions.
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2. Écart de coût (CV)
Formule: CV = EV - AC
Résultat: Si CV < 0, le coût réel du projet est actuellement supérieur au coût prévu.
3. Valeur forfaitaire (PV)
Formule: PV = BAC * travail prévu, où
- BAC (budget à l'achèvement) = budget approuvé
- Travail prévu = travail devant être achevé à un moment donné
Exemple: La VA est de 23 000 $ si 100 % du travail doit coûter 100 000 $ et que 77 % du travail a été planifié.
COMPOSER VOTRE BUDGET PRÉVISIONNEL Astuce: Comparez le PV au CA et ajustez le budget de votre projet en conséquence pour obtenir le meilleur retour sur investissement RETOUR SUR INVESTISSEMENT . Utilisez ces informations pour de futurs projets et continuez à évaluer pour obtenir des informations plus précises.
4. Durée du cycle de création du budget
Il s'agit du temps consacré à la budgétisation du projet. Il comprend toutes les activités - en particulier le forfait - impliquées dans l'élaboration et l'approbation du budget le plus réaliste.
QUELLE EST LA VALEUR FORFAITAIRE Astuce : Corréler cet ICP avec d'autres ICP pour comprendre si le temps passé sur un budget planifié a été suffisant pour atteindre les objectifs du projet la réussite ou les objectifs du projet .
5. Nombre d'éléments du budget
Dans un budget par éléments, les dépenses sont regroupées par catégories, telles que les phases ou les lots de travail. Un faible nombre d'éléments dans ce type de budget indiquera que le suivi des dépenses budgétaires sera plus difficile.
6. Nombre d'itérations budgétaires
Il s'agit du nombre de versions du budget de votre projet avant son approbation finale. Un trop grand nombre d'itérations indique que vos gestionnaires de projet ont probablement passé suffisamment de temps à planifier le budget, comme prévu.
LE COÛT BUDGÉTÉ MÈNE-T-IL À LA RÉUSSITE Astuce: Comparez cet ICP avec d'autres indicateurs afin d'approfondir la relation entre le temps de planification du budget et la réussite du projet. Cela vous aidera à mesurer la progression du projet
La rapidité d'exécution
En termes simples, la gestion de projet concerne deux choses : l'argent et le temps. Et l'objectif est d'atteindre tous les jalons dans le respect du budget et des délais.
Mais si votre projet comporte un grand nombre de phases, de lots de travail et d'activités, il s'agit là d'un véritable défi. L'estimation du nombre de tâches, de la durée nécessaire pour achever ces tâches, des ressources disponibles et des écarts par rapport au calendrier devient complexe.
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Et comme résultat, exécution du projet peuvent prendre du retard et les entreprises perdent de l'argent. En voici quelques exemples indicateurs clés de performance de l'échéancier d'un projet pour vous aider à ne pas manquer vos jalons afin que toute votre équipe respecte le calendrier.
7. Indice de performance du calendrier (SPI)
Formule: SPI = EV / PV
Exemple: Si 53 % du travail forfaitaire a été achevé et que le budget pour faire 100 % du travail est de 100 000 $, l'IPS est de 0,53 (ou 53 %). Le calcul est le suivant : (53% * 100 000 $) / 100 000 $.
Résultat: Si SPI < 1, le projet est actuellement en retard.
À FAIRE : LA VALEUR FORFAITAIRE A-T-ELLE UN SENS POUR VOTRE SPI ? Conseil de pro: Envisagez d'augmenter l'efficacité de vos ressources si l'IPS de votre projet est < 1.
8. Écart de calendrier (SV)
Formule: SV = EV - PV
Résultat: Si SV < 0, le projet est actuellement en retard sur le calendrier.
Avertissement: SV est exprimé en unités monétaires, telles que les $$$a, et non en unités de temps, telles que les jours ou les mois.
À FAIRE : LA VALEUR FORFAITAIRE A-T-ELLE UN SENS POUR VOTRE SPI ? Conseil: Envisagez d'augmenter l'efficacité de vos ressources si l'index de performance de votre projet est inférieur à 1.
9. Capacité des ressources (RC)
Formule: capacité des ressources = heures de travail disponibles par jour * nombre de jours de travail alloués au projet
RC BONNES PRATIQUES Astuce: Ajustez le calendrier du projet pour qu'il corresponde à la capacité de vos ressources ou faites appel à d'autres membres de l'équipe pour augmenter votre CR. Le temps quotidien disponible doit exclure les pauses. Étant donné que vous calculez le CR pour un projet spécifique, vous devez exclure le temps consacré à d'autres projets.
10. Pourcentage d'achèvement dans les délais
**Formule : (nombre de projets achevés dans les délais / nombre total de projets) 100 %
Définir des niveaux de performance, en particulier un niveau de sous-performance de, disons, 90%. Considérez alors tout gestionnaire de projet dont le taux d'achèvement dans les délais est inférieur à ce niveau comme une personne peu performante et signalez-le pour une forfait d'amélioration des performances .
11. Heures forfaitaires et heures réelles
Formule: durée prévue - durée réelle, où la durée prévue est le temps programmé pour exécuter le travail, et il s'agit d'une estimation
Résultat: Si < 0, vous avez sous-estimé la durée du projet.
Qualité
Les ICP suivants évaluent la qualité de l'exécution de vos projets. Mais ils déterminent également si les résultats achevés ont répondu aux attentes des parties prenantes au-delà des seules tâches achevées.
Certains ICP de qualité vous indiquent si la qualité du travail effectué dans le cadre de vos projets était positive. D'autres ICP de qualité vous indiquent si l'environnement dans lequel vos équipes ont exécuté vos projets était positif. En d'autres termes, les ICP de qualité sont des mesures du bonheur des clients ou des employés.
12. Taux d'attrition des employés
Formule: (nombre d'employés qui ont quitté votre entreprise / nombre moyen d'employés) \N 100%
Résultat: Un taux élevé de départ des employés sera probablement à l'origine d'une inefficacité du projet, telle que des jalons manqués, des dépenses imprévues et, en fin de compte, une faible satisfaction de la clientèle.
13. Net promoter score (NPS)
Cet ICP évalue la satisfaction des clients et la fidélité à la marque au moyen d'un sondage à une question. Le NPS est un nombre compris entre -100 et 100, à viser dans la partie supérieure.
Si vous possédez ou gérer des projets pour un produit unique la question du sondage serait : "Quelle est la probabilité que vous recommandiez notre produit à vos amis et collègues ?" Et si vous possédez ou gérez des projets pour une marque à produits multiples, vous adapteriez la question et mentionneriez la "marque" au lieu du "produit"
Les répondants au sondage NPS évaluent la probabilité qu'ils recommandent votre produit ou votre marque sur une échelle de 0 à 10, zéro étant très improbable et dix extrêmement probable. Ensuite, en fonction de leurs réponses, les répondants se répartissent en trois catégories.
- **Les promoteurs, avec un score de 9 ou 10, sont des clients fidèles enthousiasmés par votre produit ou votre marque et qui recommanderont très probablement votre offre à d'autres personnes.
- **Les passives, avec un score de sept ou huit, sont satisfaites de votre produit ou de votre marque. Cependant, ils ne sont pas assez satisfaits pour en parler autour d'eux, ce qui les rend vulnérables aux offres de la concurrence.
- **Avec un score de 0 à 6, les détracteurs sont insatisfaits de votre produit ou de votre marque et n'achèteront probablement plus jamais chez vous. En fait, ils pourraient même inciter d'autres personnes à ne pas acheter chez vous.
Formule: % de promoteurs - % de détracteurs
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Transformez les détracteurs en promoteurs pour augmenter le niveau de fidélité de vos clients. Vous pouvez créer des formulaires personnalisés pour obtenir un retour d'information critique de vos clients pour vous aider à augmenter votre NPS.
Efficacité
Les indicateurs clés de performance ci-dessous mesurent la rentabilité de votre projet. Celle-ci est intimement liée à la manière dont vous utilisez vos ressources.
Consacrent-elles leur temps au travail sur le projet de manière efficace ? Et dépensez-vous efficacement l'argent que vous consacrez à vos ressources ?
En d'autres termes, consacrez-vous plus de temps et d'argent à votre projet que ce que vous facturerez à vos clients ? Les KPI d'efficacité sont des indicateurs qui vous aident à tirer des conclusions sur l'écart de vos coûts d'un projet à l'autre.
14. Utilisation facturable
Il s'agit de l'ICP de référence pour évaluer les performances des membres de votre équipe lors de l'exécution du travail sur le projet. Il vous donne une idée du temps que votre équipe a passé à générer des revenus et des revenus que vous obtiendrez effectivement de vos clients.
Formule: (nombre d'heures facturables/nombre d'heures passées à faire du travail de projet) * 100%
ÉVITEZ D'ÉPUISER VOTRE ÉQUIPE Conseil de pro: Ne visez pas l'utilisation maximale. Cela maximiserait vos revenus, mais votre personnel risquerait de s'épuiser, ce qui aurait un prix pour vous.
15. Coût moyen par heure
Faites la somme de tous les coûts liés à la mise en place des conditions permettant à vos employés de mener à bien votre projet. Ces coûts peuvent aller des salaires et avantages sociaux aux équipements de bureau, pour n'en citer que quelques-uns.
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Comparez le coût moyen par heure avec les résultats de votre projet. Si ces derniers l'emportent sur les premiers, c'est que votre personnel a utilisé son temps de projet ou ses heures forfaitaires de manière efficace. Par conséquent, vous avez également dépensé votre argent de manière efficace !
Qui bénéficie des paramètres KPI ?
Business : Toute entreprise qui cherche à améliorer continuellement ses opérations, à contrôler ses performances et à assurer la réussite globale de ses projets bénéficiera de la mise en place d'indicateurs de performance clés. Ils ajoutent une mesure quantifiable aux objets, ce qui permet aux entreprises de suivre plus facilement la progression et de prendre des décisions fondées sur des données. Les ICP permettent aux entreprises d'avoir une vision en temps réel de leurs opérations et de corriger le tir si nécessaire.
- Indicateurs clés de performance pour les entreprises de vente au détail
- Indicateurs de performance des entreprises manufacturières
- ICP des entreprises de commerce électronique
- ICP des entreprises de services
Gestionnaires de projet: Pour les gestionnaires de projet, le paramètre KPI est crucial pour le bon déroulement des tâches et la réalisation des objets du projet. Les indicateurs de performance clés offrent une feuille de route claire des résultats attendus, diluant les projets complexes en morceaux gérables. Ils permettent aux gestionnaires de projet de déterminer si l'équipe est sur la bonne voie ou si des ajustements sont nécessaires, minimisant ainsi les risques encourus.
- Les indicateurs clés de performance de la gestion de projet de construction
- Indicateurs clés de performance des opérations informatiques
- Indicateurs de performance du marketing numérique
- Indicateurs clés de performance pour les organisateurs d'évènements
Comment suivre les indicateurs clés de performance de la gestion de projet
Après avoir choisi vos indicateurs clés de performance pour la gestion de projet, vous ou vos chefs de projet devez les suivre.
Vous pouvez commencer par créer un Tableau de bord Excel des ICP . Mais si votre projet est complexe, avec des budgets importants, nécessite plusieurs parties prenantes et ressources, et implique de nombreuses restrictions de calendrier et dépendances de tâches, alors vous avez besoin d'une approche de gestion de projet plus robuste !
C'est là que nous entrons en jeu avec ClickUp. Notre logiciel KPI vous fournit les Rapports sur les indicateurs clés de performance dont vous avez besoin, quels qu'ils soient. Et la collection de ClickUp de modèles de gestion de projet vous donne une longueur d'avance. Il simplifie le paramétrage des projets avec la configuration dont se nourrissent vos rapports d'indicateurs clés de performance.
Suivez vos objectifs jusqu'aux KPI les plus essentiels et affichez automatiquement des vues détaillées de votre progression
En outre, ClickUp vous permet d'associer des tâches de différentes équipes à une cible unique et mesurable. Associé à des échéanciers clairement définis, notre logiciel vous permet de suivre vos objectifs automatiquement. Mais ce n'est pas tout ! Utilisez ClickUp pour suivre l'achèvement des phases et même les OKR.
Liez les tâches aux objectifs. Organisez ensuite les objectifs connexes dans des dossiers pour un suivi automatique et global de la progression dans un emplacement unique. Essayez-le pour Objectifs ClickUp et découvrez à quoi ressemble un bon suivi des indicateurs clés de performance pour la gestion de projet !