Acceptez-vous plus de travail en raison de vos ressources limitées ?
Ou bien constatez-vous que vous êtes constamment confronté à des conflits de ressources en raison de l'attribution excessive de tâches à votre équipe ?
La gestion des ressources disponibles n'est pas seulement un défi, c'est aussi une partie cruciale du travail de tout manager d'équipe. Terminé, l'objectif de la technique de gestion de projet du nivellement des ressources aide les équipes à travailler plus efficacement en distribuant stratégiquement le travail de manière équitable entre les membres de l'équipe.
La plupart du temps, vous n'avez pas nécessairement besoin de ressources supplémentaires telles que du personnel ou des logiciels. Vous devez plutôt résoudre les conflits de ressources au cours de la phase de forfait afin d'éviter tout problème dès le départ.
Si vous vous interrogez sur le nivellement des ressources et que vous vous demandez comment le faire, nous sommes là pour vous aider. Nous allons voir ce qu'est exactement le nivellement des ressources, comment il fonctionne et quels sont les conseils que vous pouvez utiliser pour le maîtriser.
Plongeons dans le vif du sujet.
Qu'est-ce que le nivellement des ressources ?
Le nivellement des ressources est un technique de gestion de projet utilisée pour gérer le temps et la disponibilité des collaborateurs internes, des collaborateurs externes tels que les agences et les indépendants, ou des logiciels afin d'achever un projet dans les délais et le budget convenus.
L'objectif du nivellement des ressources est de faire plus avec moins. En règle générale, le nivellement des ressources est contrôlé par les gestionnaires de projet ou les chefs d'équipe qui ont besoin de réduire les retards causés par des priorités contradictoires ou des demandes simultanées pour les mêmes ressources.
Vous avez peut-être aussi entendu parler du nivellement des ressources sous diverses appellations telles que l'allocation des ressources la gestion de la charge de travail ou la gestion des dépendances des ressources. Dans l'ensemble, tous ces termes sont identiques et ont des objectifs similaires : gérer les ressources disponibles, prévenir les conflits de ressources et veiller à ce que les membres de l'équipe ne soient pas sous-utilisés ou surutilisés.
Comment les ressources sont-elles définies ?
Dans la gestion de projet, les ressources se répartissent généralement en deux catégories :
- Les ressources immatérielles : Propriété intellectuelle, processus, compétences, idées et temps
les ressources tangibles : Ressources humaines et financières, logiciels,matériaux, biens immobiliers Toutes les équipes ne gèrent pas exactement le même type de ressources, mais pour la plupart, il existe des points communs qui s'appliquent à l'ensemble du Tableau. Par exemple, la majorité des gestionnaires de projet gèrent en réalité des ressources disponibles telles que :
- Mon travail : Le nombre d'heures disponibles ou utilisées pour achever une tâche et l'ensemble du projet
- Les compétences et les ensembles de compétences : L'utilisation des compétences connues de l'équipe ou des individus pour achever les projets plus rapidement
- Effectifs : Le nombre de membres de l'équipe et leurs heures de travail disponibles pour achever un projet
- Budget : Budget : les fonds disponibles ou achevés pour l'achèvement du projet
- Matériel : Le nombre de matériaux disponibles ou utilisés dans le cadre d'un projet (souvent un aspect crucial de la gestion d'un projet)gestion de la construction)
Il est simple de suivre les valeurs des ressources tangibles et non tangibles dans des champs personnalisés pour toutes vos tâches
Les avantages du nivellement des ressources
Les avantages du nivellement des ressources dépendent du type de ressources et des contraintes du projet dans son ensemble. En l'absence d'une gestion des ressources vous vous retrouvez dans l'une des deux situations suivantes :
- Sur-allocation : Affecter plus de ressources à un projet que ce qui est disponible dans votre équipe
- Sous-affectation : Ne pas programmer suffisamment de ressources pour achever le projet
Si l'allocation des ressources est insuffisante ou excessive, vous n'utilisez pas vos ressources de manière optimale. Cela réduit naturellement l'efficacité de vos ressources et, par conséquent, augmente les coûts de votre projet.
Avec une bonne répartition des ressources, vos projets se font non seulement plus rapidement, mais aussi plus efficacement. Et cette efficacité a ses avantages :
- Réduction du stress de l'équipe: Le nivellement des ressources évite de surcharger ou de sous-utiliser votre équipe afin d'éviter l'épuisement et de maintenir un sentiment d'équilibre et d'équité. Cela permet d'identifier où des ressources supplémentaires sont nécessaires tout en comprenant vos besoinsla capacité de votre équipe pour déléguer les tâches de manière appropriée
- Un retour sur investissement accru : une allocation efficace des ressources permet d'exploiter jusqu'à la dernière goutte les ressources disponibles, ce qui vous évite de dépenser inutilement du temps ou de l'argent pour obtenir davantage de ressources afin d'achever le projet dans les délais impartis
- Des risques et des oublis limités : Les membres d'une équipe surchargée sont beaucoup plus susceptibles de produire un travail comportant des erreurs, ce qui se traduira par des retards, des goulets d'étranglement, voire l'échec achevé du projet
- Une meilleure communication : Avec les bons outils, le nivellement des ressources permet d'établir une visibilité sur les charges de travail, ce qui améliorera la transparence,la communication au sein de l'équipeet la confiance dans le leadership
La vue Charge de travail de ClickUp donne un aperçu des indicateurs de votre projet afin d'avoir une étape d'avance
Les techniques de nivellement des ressources les plus courantes et leurs exemples
Vous savez donc ce qu'est le nivellement des ressources et pourquoi il est important. Mais comment se fait-il en réalité ?
Tout d'abord, il est préférable de comprendre chaque technique de nivellement des ressources afin de savoir ce qui conviendrait le mieux à votre flux de travail ! 💡
Le suivi rapide Le suivi rapide dans la gestion de projet consiste à achever les tâches avant la date prévue. Elle vous permet de tirer parti de tout temps libre dans le projet
échéancier du projet tout en vous permettant d'anticiper d'éventuelles contraintes en matière de ressources.
Crash
L'écrasement se produit lorsque vous réduisez l'échéancier d'une tâche en allouant davantage de ressources ou en augmentant le nombre d'heures de travail de l'équipe. C'est un excellent moyen de réduire la durée d'un projet lorsque les délais sont serrés.
Méthode du chemin critique/$$$img/
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/06/critical-path-on-the-gantt-view-in-clickup.gif vue chemin critique d'un diagramme de Gantt dans ClickUp /$$$img/
Comprenez les dépendances de votre projet grâce à la fonctionnalité de chemin critique de ClickUp La méthode du chemin critique (CPM) est une technique utilisée dans la gestion de projet qui vous permet de savoir quelles tâches doivent être achevées en premier. La connaissance du chemin critique permet d'identifier les tâches qui peuvent être retardées afin de libérer des ressources pour d'autres tâches.
En outre, le chemin critique est essentiellement le nombre minimum de tâches que vous devez achever pour achever un projet.
Lissage des ressources
Allez plus loin dans la gestion de votre temps avec la vue Charge de travail de ClickUp et voyez comment votre estimation de la durée de chaque tâche se compare à la durée totale de votre semaine
Le lissage des ressources utilise les ressources existantes pour accomplir les tâches au lieu de demander de l'aide supplémentaire. Cette technique de nivellement des ressources est un excellent moyen d'éviter de surcharger les membres de l'équipe et de s'assurer que chaque tâche est achevée de manière efficace.
Le lissage des ressources est également idéal lorsque tous les membres de votre équipe ont trop de travail.
5 conseils clés pour un nivellement des ressources efficace
À ce stade, vous êtes un pro du nivellement des ressources ! Mais il est toujours extrêmement utile pour les chefs d'équipe de savoir comment gérer au mieux la demande de ressources. Examinons les cinq bonnes pratiques en matière d'allocation des ressources !
1. Faites des estimations réalistes des besoins en ressources de votre projet
Avant de commencer un projet, faites une estimation réaliste du nombre de ressources dont votre projet pourrait avoir besoin. Bien que vous puissiez utiliser des techniques de lissage des ressources plus tard, il est toujours préférable de surpréparer votre projet.
Affichez et suivez facilement les estimations de durée des tâches ClickUp pour une meilleure gestion des ressources
Ne vous fiez pas à la disponibilité de vos ressources et à la capacité de votre équipe. Vous devez prévoir les goulets d'étranglement soudains ou les tâches de dernière minute qui pourraient faire dérailler le calendrier de votre projet. Plus vous serez réaliste quant à la disponibilité de vos ressources, plus vous serez en mesure de terminer un projet dans les temps.
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2. Identifier toutes les lacunes potentielles dans les ressources de votre projet
Il y a déficit de ressources lorsque des problèmes inattendus surviennent après le coup d'envoi et risquent d'entraver le calendrier du projet. Par exemple, si vous êtes manager d'une équipe de rédacteurs pendant un mois de vacances très chargé, vous risquez de vous retrouver avec des ressources disponibles limitées si plusieurs membres de l'équipe prennent des jours de congé similaires.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/12/Work-Breakdown-Template-by-ClickUp.png Structure de répartition du travail dans ClickUp Tableau blanc /$$img/
Décomposer la portée d'un projet en petits projets livrables et de suivre facilement les livrables pour chaque étape et phase de l'équipe impliquée dans ClickUp Tableau blanc
C'est au manager de projet ou au chef d'équipe qu'il incombe de prévoir les éventuels déficits de ressources du projet. Le nivellement des ressources ne consiste pas seulement à répartir les charges de travail - il dépend de la prise en compte ou non des écarts de ressources lors de la planification initiale du projet.
Et pour éviter au mieux ces écarts, assurez-vous de définir les la portée du projet afin de ne pas vous retrouver avec deux membres de l'équipe alors que vous aviez prévu d'en avoir six pour achever le projet. Il est pratiquement impossible d'éviter tous les déficits de ressources, mais un peu de préparation et d'examen peut faire beaucoup.
le projet de loi sur l'égalité des chances pour les femmes et les hommes est en cours d'élaboration
le site web de l'Agence européenne pour la sécurité et la santé au travail (ESA) est un site web de l'ESAmodèles d'analyse d'écart !
3. Créer une liste de tâches prioritaires
Créez toujours une liste de tâches et de ressources classées par ordre de priorité lorsque vous traitez vos projets. C'est un moyen simple mais efficace de savoir clairement ce qui doit être priorisé en cas de conflit ou de contrainte. 📄
Par exemple, supposons que vous ayez deux projets de développement en cours qui ont besoin d'un membre supplémentaire de l'équipe - le premier a un calendrier flexible et l'autre a une échéance stricte. Le problème est que vous n'avez qu'un seul développeur disponible.
À quel projet affecteriez-vous ce développeur ?
Regrouper les tâches sur votre Tableau Kanban par statut, champs personnalisés, priorité, et plus encore dans l'affichage Tableau de ClickUp
Vous souhaiteriez les affecter au second projet avec une échéance stricte. Bien qu'il s'agisse d'un simple exemple de nivellement des ressources, la hiérarchisation des tâches vous permet de savoir ce qui nécessite le plus d'attention pour le bien du calendrier du projet !
Apprenez à gérer les ressources avec UN CALENDRIER DES RESSOURCES !
4. Mettre en œuvre un gestionnaire de ressources dédié
Si vous ne l'avez pas encore deviné, la gestion de vos ressources n'est pas une tâche facile. Elle prend énormément de temps et implique des tonnes de variables.
C'est pourquoi vous devriez toujours essayer d'avoir un gestionnaire de ressources dédié qui s'occupe de tous les besoins en matière de nivellement des ressources. Cette personne consacre son temps à la maîtrise du chemin critique et à la gestion de plusieurs projets dans les limites de leurs ressources.
En confiant ce processus à une seule personne, vous centralisez les responsabilités, ce qui facilite grandement la gestion du nivellement des ressources. En outre, vous n'ajoutez pas la responsabilité de la gestion des ressources à votre équipe, ce qui la laisse libre de se concentrer sur les projets proprement dits la charge de travail du projet .
5. Gardez une trace de tout ce que vous réaffectez
Il peut sembler simple de déplacer quelques tâches, de procéder à un lissage des ressources ou de déplacer des projets vers vos ressources supplémentaires. Cependant, tout doit être suivi. Vous devez savoir où vos tâches ont été attribuées à l'origine, faute de quoi vous risquez de rencontrer des problèmes majeurs dans votre processus d'allocation des ressources.
Pourquoi ?
Sans suivi, vous risquez d'attribuer un double travail, de sauter des étapes de l'échéancier du projet ou de manquer des informations essentielles sur ce qu'il convient de faire ensuite. Si vous n'assurez pas un suivi rigoureux de toutes vos ressources et de leur réaffectation, votre projet est voué à connaître des problèmes coûteux. 📈
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2021/02/burndown-widget-in-clickup.png widget burndown dans ClickUp /$$$img/
Utilisez le widget "burndown chart" dans ClickUp pour mesurer la productivité de votre site web l'échéancier du projet pour repérer tout problème potentiel en matière de ressources Outils d'allocation des ressources peuvent assurer le suivi de toutes vos tâches et, pour les équipes agiles, vous pouvez exécuter des diagrammes d'épuisement pour mesurer votre productivité par rapport aux tâches initialement assignées. Tout cela pour dire que vous avez besoin d'un logiciel de gestion de projet qui soit personnalisable et qui centralise les efforts de vos équipes.
Modèles de nivellement des ressources pour une gestion de projet réussie de bout en bout
Vous voulez allouer vos ressources plus rapidement ? Commencez par un modèle !
Nous avons sélectionné cinq des meilleurs modèles ClickUp que vous pouvez utiliser - tout à fait gratuitement - pour commencer à gérer les charges de travail de vos équipes de manière plus efficace.
1. Modèle d'affectation des ressources ClickUp
Connaissez vos budgets, assignés, types de livrables, parties prenantes et les équipes responsables en une seule vue simple
En tant que gestionnaire de projet, vous devez savoir où vos ressources sont investies. Modèle d'allocation des ressources de ClickUp est un excellent outil pour la mise à niveau des ressources. En effet, il vous donne une vision claire de l'affectation de vos ressources et de ce qu'il convient de réorganiser.
Ce modèle est idéal pour suivre l'ensemble du matériel, de la main-d'œuvre, du budget et des heures au sein d'un même espace. La vue Liste vous permet d'avoir une vue d'ensemble des tâches assignées à votre équipe et de leur place dans le calendrier du projet. Télécharger ce modèle
2. Modèle de planification des ressources ClickUp
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/12/CleanShot-2022-12-05-at-12.41.58.png Modèle de planification des ressources par ClickUp /$$$img/
Distribuer les ressources avec facilité en utilisant le modèle de planification des ressources de ClickUp Le modèle de planification des ressources de ClickUp est un excellent outil pour niveler et lisser les ressources en utilisant un affichage Kanban avec des fonctions de glisser-déposer pour la réaffectation.
Ce modèle permet également d'identifier les ressources disponibles, les personnes qui les possèdent et le moment où elles sont disponibles. Ce modèle permet de s'assurer que les ressources sont distribuées efficacement et permet aux responsables d'identifier et de traiter les contraintes potentielles en matière de ressources avant qu'elles ne surviennent.
Vous pouvez également classer les tâches par ordre de priorité et s'assurer que les bonnes ressources sont en place lorsqu'elles sont nécessaires. Télécharger ce modèle
3. ClickUp Modèle de diagramme de Gantt simple
Utilisez les fonctionnalités de glisser-déposer du modèle de diagramme de Gantt simple de ClickUp pour réaffecter les tâches et comprendre leurs dépendances Les diagrammes de Gantt sont une représentation visuelle des tâches, des ressources et des échéanciers d'un projet. Modèles de diagramme de Gantt aident les gestionnaires de projet à déterminer l'affectation des ressources, à suivre la progression et à identifier les goulets d'étranglement potentiels.
De plus, les modèles de diagramme de Gantt Le modèle de diagramme de Gantt simple de ClickUp grâce à ce modèle, vous pouvez optimiser l'utilisation des ressources et vous assurer que les tâches sont achevées dans les délais et dans le respect du budget, au moyen d'un échéancier visuel. Avec ce modèle, vous pouvez :
- Visualiser la progression des tâches de vos équipes dansVue Gantt de ClickUp et sachez en un coup d'œil qui travaille sur quoi
- Décomposez et apprenez comment les tâches sont connectées aux objectifs généraux et aux dépendances pour achever le projet Télécharger ce modèle ### 4. Modèle de matrice des ressources du projet ClickUp
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/11/ClickUp-Project-Resource-Matrix-Template.png Modèle de matrice des ressources du projet ClickUp /$$$img/
Affichez le statut de vos ressources pour connaître l'étape, le département, le type, le budget, la date d'échéance, etc
Quel est le coût total prévu des ressources ? Modèle de matrice de ressources de projet de ClickUp de ClickUp est un excellent outil pour le découvrir.
Il permet également de s'assurer que les ressources sont distribuées efficacement, ce qui permet aux équipes de projet de se concentrer sur les tâches qui doivent être achevées à temps et dans le respect du calendrier budget proposé. Le modèle est achevé avec cinq statuts, six champs personnalisés et sept types d'affichage. Télécharger ce modèle
5. Modèle ClickUp de charge de travail pour les employés
Visualisez la quantité de travail attribuée aux collaborateurs individuels ainsi qu'à chacune de vos équipes grâce à l'affichage de la charge de travail dans ClickUp
Pour une répartition plus détaillée et visuelle de la charge de travail de chacun des membres de votre équipe, l'outil Modèle de charge de travail de l'employé ClickUp est essentiel. Ce modèle peut également prendre en compte la charge de travail globale de l'équipe, ce qui est idéal pour les responsables qui gèrent des groupes ou des équipes multiples.
Utilisez ce modèle pour savoir qui peut assumer plus de travail ou de nouveaux projets. Voyez visuellement la quantité de travail actuellement attribuée à chaque personne ou à l'équipe dans son ensemble. Et que vous ayez besoin d'utiliser des estimations de durée, des volumes de tâches, des points sprint ou des champs personnalisés pour surveiller les charges de travail, ce modèle peut tout faire. Télécharger ce modèle
Démarrez votre processus de nivellement des ressources avec ClickUp
La mise à niveau des ressources n'est pas nécessairement une tâche redoutable en soi. Vous avez simplement besoin du bon outil pour suivre, mesurer, comparer et organiser votre travail dans un tableau de bord visuel.
Heureusement, vous pouvez organiser votre processus de nivellement des ressources de bout en bout grâce aux outils de gestion de projet personnalisables de ClickUp. ClickUp est l'outil de gestion de projet le plus complet au monde premier logiciel de gestion de projet au monde .
Que vous ayez besoin d'aide pour l'affectation des ressources, la planification des projets, le nivellement automatique ou la planification des ressources limitées, ClickUp est là pour vous aider ! Et contrairement à d'autres outils de gestion de projet avec Teams, ClickUp s'adapte aux besoins de votre équipe en termes de ressources, et non l'inverse.
Il est très flexible, de sorte que vous n'êtes pas Boxé dans des champs prédéterminés et des tableaux de bord contraignants. Utilisez l'un des modèles gratuits de ClickUp pour mettre en œuvre votre propre stratégie de nivellement des ressources !