Presque 60% des gestionnaires de projet travaillent simultanément sur deux à cinq projets.
Garantir le même niveau de concentration, de productivité et de qualité des résultats entre les projets est un super pouvoir que les gestionnaires de projet doivent posséder. Une mauvaise performance des projets peut entraîner un gaspillage colossal des investissements.. 114%, pour être exact.
Heureusement, les gestionnaires de projet peuvent jongler avec les projets grâce à un système solide.
Dans cet article, nous allons vous donner une idée des défis courants que vous êtes susceptible de rencontrer et des stratégies pour vous aider à travailler plus intelligemment, à améliorer l'efficacité et à gérer plusieurs projets. Mais tout d'abord, comprenons pourquoi une gestion de projet efficace pour des projets multiples est si vitale.
Risques posés par une gestion inadéquate de projets multiples
L'incapacité à bien gérer des projets multiples peut entraîner un intervalle de risques qui ont un impact sur les échéanciers, les budgets, la performance des équipes et la réussite de l'organisation. Voici les risques clés à prendre en compte :
- Délais non respectés: Une mauvaise coordination et une mauvaise définition des priorités peuvent résulter en des retards sur un ou plusieurs projets. Cela réduirait non seulement la confiance des clients, mais aurait également des implications financières potentielles
- **Dépassements de budget : une allocation inefficace des ressources et un manque de supervision peuvent entraîner des dépassements de budget. Non seulement cela fait baisser la rentabilité du projet, mais cela peut aussi rendre difficile l'obtention de financements futurs ou d'approbations de projets
- Manque de clarté: Une communication inadéquate et des priorités floues peuvent faire en sorte que les équipes ne sachent plus sur quoi se concentrer. Cela peut avoir un impact sur le moral et la productivité
- **Surcharge des équipes : un portefeuille mal géré peut surcharger les membres de l'équipe en les répartissant sur de nombreux projets. Cela augmente le risque d'erreurs et peut également provoquer l'épuisement et l'attrition de l'équipe
- **Une mauvaise gestion de l'étendue des projets dans le cadre d'initiatives multiples peut entraîner des changements et des ajouts incontrôlés, ce qui se traduit par des échéanciers prolongés, des budgets serrés et la frustration des membres de l'équipe
- **Des résultats insuffisants : un manque de concentration et des délais trop courts peuvent conduire à des compromis sur la qualité. Le fait de ne pas fournir les résultats escomptés peut entraîner des coûts de reprise, sans parler des clients mécontents et d'une réputation négative
- **Une communication inefficace et des attentes non satisfaites d'un projet à l'autre peuvent mettre à mal les relations avec les parties prenantes et conduire à la perte d'opportunités d'affaires futures
- **Faible visibilité : un mauvais suivi du projet peut rendre l'équipe aveugle aux goulets d'étranglement, aux retards, aux problèmes de conformité ou à toute pénurie potentielle de ressources. Cela peut faire déraper le projet
- Désalignement stratégique: S'ils sont mal planifiés et gérés, les projets risquent de ne pas s'aligner sur les objectifs de l'organisation, ce qui entraîne un gaspillage de ressources
- **Augmentation des risques : sans une gestion proactive des risques, les problèmes d'un projet peuvent s'aggraver et s'étendre à d'autres projets. Cela augmente les risques d'échec et les dommages potentiels en termes de finances ou de réputation
- Opportunités manquées: Une mauvaise hiérarchisation des priorités et une mauvaise affectation des ressources peuvent entraîner le blocage de certains projets ou leur inachèvement
- **Perte d'innovation : les équipes débordées par la gestion de plusieurs projets peuvent manquer de temps pour faire preuve de créativité ou d'innovation
La gestion efficace de plusieurs projets est essentielle à la maintenance de l'efficacité opérationnelle, à l'obtention de résultats de qualité et à la sauvegarde de la réputation et de la rentabilité de l'organisation.
12 stratégies pour une gestion de projets multiples réussie
1. Utiliser un logiciel de gestion de projet 77% des équipes de gestion de projet qui réussissent utilisent des logiciels pour gérer les projets et les tâches. Cependant, seulement
46% des organisations donnent la priorité à une culture qui valorise la gestion de projet.
Un logiciel de gestion de projet tel que ClickUp peut vous aider à surmonter de nombreux défis liés à la gestion de plusieurs projets.
ClickUp est un logiciel de gestion de projet centralisé un outil de gestion de projet centralisé qui peut héberger plusieurs projets et vous aider à passer d'une tâche à l'autre en toute transparence - un avantage certain lorsque les choses deviennent incontrôlables (comme c'est souvent le cas, plusieurs fois par jour !). Portfolios dans ClickUp sont conçus pour simplifier la gestion de projets multiples. De la stratégie à l'exécution, vous pouvez suivre votre projet en un seul endroit.
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/10/clickup-user-interface-png-1400x930.png Apprenez à gérer plusieurs projets avec ClickUp /$$img/
ClickUp pour planifier, suivre et gérer le travail dans le cadre de plusieurs projets
Une seule source de vérité signifie une visibilité ultime sur les goulots d'étranglement, les risques, les problèmes de ressources et plus encore. Avec plus de 15 façons différentes de visualiser votre travail, des diagrammes Gantt à l'Échéancier en passant par les Listes, les Tableaux et les Calendriers, vous pouvez trouver une vue qui convient à tout le monde.
En plus, Tableaux de bord ClickUp font état de la progression en temps réel pour vous permettre d'avoir toujours une étape d'avance. ClickUp pour les gestionnaires de projet offre des fonctionnalités qui peuvent vous aider à :
- Élaborer des stratégies et des forfaits
- Visualiser votre flux de travail
- Répartir les tâches
- Suivre le temps et gérer les ressources
- Collaborer avec votre équipe
- Prévoir les résultats
💡Pro Tip: Utilisez la fonction de gestion de projet de ClickUp modèles de gestion de projet gratuits de ClickUp et de donner un coup de fouet à la planification de votre projet à chaque fois.
2. Se concentrer, au lieu d'être multitâches, pour plus de productivité
En règle générale, les gestionnaires de projet gèrent trois ou quatre projets simultanément - et leur plus grand défi ? Se concentrer.
Apprendre comment se concentrer est plus compliqué qu'on ne le pense. Essayez les conseils suivants pour améliorer votre capacité de concentration :
- Dites non aux tâches qui ne figurent pas sur votre liste de priorités. Plus vous êtes multitâches, plus les risques d'accidents sont élevés
- Automatisez vos tâches d'administrateur et vos tâches répétitives grâce à la fonctionClickUp Brain, votre assistant IA toujours prêt, qui peut créer des agendas pour vous, construire des checklists, modifier le contenu, et bien plus encore
- Achevé le timeboxing - une stratégie où vous entraînez consciemment votre esprit à achever une tâche dans un bloc de temps spécifié
- Pratiquez la pleine conscience et désactivez ces notifications gênantes qui peuvent perturber votre concentration. Vous pouvez également utiliserdes applications de concentration pour guider votre esprit et vous aider à maintenir des niveaux de concentration réguliers
3. Bien hiérarchiser les tâches
Vous avez l'impression de brûler l'huile de minuit mais de ne pas accomplir grand-chose ? Il se peut que vous donniez la priorité à des tâches de faible valeur qui vous font perdre du temps, de l'énergie et des efforts. Hiérarchisation des tâches dans ClickUp vous permet de fixer des priorités avec le moins d'efforts possible. Voici comment cela fonctionne :
- Choisissez entre quatre niveaux (drapeaux) de priorité : Urgent, Élevé, Normal et Faible
- Triez vos tâches par ordre chronologique pour voir les tâches les plus critiques dans votre flux de travail
- Déposez vos éléments de priorité élevée dans votre barre des tâches, disponible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7
- Combinez vos tâches prioritaires avec des dépendances. (telles que "en attente de" ou "en bloc")
- Définissez des paramètres pour les dates d'échéance et sauvegardez-les ou partagez-les avec l'équipe
Vous pouvez également faire cela plus efficacement en utilisant modèles de hiérarchisation .
/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2025/01/image-65.png Modèle de matrice des priorités ClickUp https://app.clickup.com/signup?template=kkmvq-14411&department=operations Télécharger ce modèle /$$cta/
💡Pro Tip: Utiliser le modèle de matrice des priorités de ClickUp Modèle de matrice des priorités ClickUp pour classer les tâches en fonction de leur impact et de l'effort fourni.
4. Communiquer avec clarté
Le maintien d'une ligne de communication constante est essentiel à la réussite d'un projet pour de nombreuses raisons :
- Les parties prenantes peuvent partager leurs attentes avec les membres de l'équipe afin de mieux aligner leur travail. Les clients peuvent partager un retour d'information instantané si les choses tournent mal
- Créez une boucle de rétroaction pour votre équipe et aidez-la à atteindre les objectifs plus rapidement sans compromettre la qualité
- Organisez des réunions d'équipe pour redéfinir les stratégies et examiner le statut du projet. Une approche proactive porte ses fruits
- Gérez les attentes et les échéanciers de vos clients et évitez les dérives redoutées
Mais comment communiquer avec clarté ? En communiquant où se déroule le travail.
Un bon point de départ serait d'investir dans un outil qui donne la priorité à la communication, semblable à ClickUp Chat :
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2025/01/image-246-1400x932.png ClickUp Chat pour la gestion de projets multiples /$$img/
Gardez tout votre travail - et vos discussions - en un seul endroit avec ClickUp Chat
Des discussions dispersées entre plusieurs outils sont source de confusion et d'erreurs. Avec Teams, vous pouvez partager des mises à jour en temps réel, là où le travail a lieu, et obtenir une visibilité transversale sur qui travaille sur quoi.
Vous pouvez également ajouter un contexte visuel à vos interactions et en améliorer la compréhension. Ajoutez des liens, des pièces jointes, des fichiers, des GIF, des images, des vidéos et tout ce qui permet de faire passer le message.
Ajoutez n'importe qui à vos discussions de travail grâce aux @mentions et attribuez des commentaires à des membres individuels, tout en conservant la éléments d'action en mouvement.
💡Pro Tip: Adopt des outils de communication et des modèles pour vous épargner du temps et des efforts
5. Limiter le changement de contexte
Dans votre quête de gestion de projets multiples et d'amélioration de la productivité, le "changement de contexte" peut vous mettre des bâtons dans les roues.
Souvent confondu avec le multitâche, le changement de contexte est le moindre des deux maux. Avec le changement de contexte, vous passez d'une application à l'autre et commencez de nouvelles tâches, en abandonnant les anciennes à mi-chemin.
Malheureusement, ses effets néfastes vont au-delà de la productivité. Une étude de l'Institut de recherche en santé publique (IRSP) de l'Université de Toronto a montré que le changement de contexte est une pratique courante dans le monde du travail Université de Californie, Irvine, a rapporté que 20 minutes seulement d'interruptions répétées peuvent entraîner une augmentation du stress, de la pression et de la frustration au travail.
Alors, comment faire face au changement de contexte ?
Remplacez toutes vos applications et outils disparates par une plateforme, permettant à votre équipe d'accéder à tout du bout des doigts.
ClickUp, par exemple, rassemble toutes vos tâches, vos discussions et vos projets en une seule plateforme conviviale. De la gestion du travail à la collaboration en passant par la communication, tout se passe dans un seul espace partagé.
De plus, ClickUp apporte l'assistance suivante plus de 1000 intégrations d'applications tierces vous permettant de mettre en œuvre une solution unique à l'échelle de l'entreprise, qui accueille vos outils favoris. Et vous débarrassez l'équipe des changements de contexte inconscients.
6. Lorsque les priorités changent, soyez flexible
Votre équipe est-elle incapable de suivre l'évolution des priorités ? L'incapacité à pivoter en fonction de la situation est une lacune importante pour les gestionnaires de projet.
Cela se produit surtout lorsque vous utilisez plusieurs listes de tâches et feuilles de calcul pour suivre la progression du projet.
Les deux grandes solutions ?
- Mettre en place un processus de contrôle du changement: Cela vous permettra de gérer les demandes de modification du projet. Si une partie prenante demande une modification dans un projet, vous pouvez l'afficher instantanément dans le calendrier du projet. Vous pouvez également tirer parti de ce processus pour permettre aux parties prenantes d'approuver ou de refuser les demandes de modification comme elles l'entendent.
- Partagez une source centrale de vérité : Utilisez un outil pour suivre les demandes de modification du projet et veillez à ce que cet outil soit à la disposition des membres de l'équipe, qu'ils l'utilisent hors ligne ou en ligne.
Lorsque les membres de votre équipe ont une visibilité en temps réel sur la bande passante de l'équipe et le statut des tâches, ils peuvent passer à la vitesse supérieure et travailler efficacement. De plus, vous serez en mesure de prendre des nouvelles de l'équipe lorsque les choses se gâteront.
7. Équilibrez la charge de travail de votre équipe
Une distribution équilibrée de la charge de travail de votre équipe favorise la croissance de l'entreprise et le bien-être des employés.
Si vous surchargez un employé de tâches, vous obtiendrez au mieux un travail incomplet, au pire un travail de mauvaise qualité. Même une sous-utilisation des employés peut les démotiver et les stresser.
Il n'est donc pas surprenant que les États-Unis dépensent 300 milliards de dollars chaque année en journées de travail manquées et en problèmes de santé liés au stress professionnel.
**Dans les deux cas, l'organisation est perdante.
Trouver le juste milieu peut stimuler la le moral de l'équipe et de veiller à ce que le projet se déroule sans heurts.
Les plateformes de gestion de projet telles que ClickUp comprennent l'importance d'une bonne gestion de projet la gestion de la charge de travail est celle des projets.
Pour que la charge de travail de chacun soit équilibrée, vous devez disposer d'une visibilité totale sur les personnes, les projets et les tâches concernés. Vue Charge de travail de ClickUp de ClickUp rend cela possible. Consultez la feuille de tâches et le Calendrier de chaque membre et vérifiez qui travaille sur quoi.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/07/ClickUp-Charge de travail-view-1400x583.png ClickUp Vue Charge de travail comment gérer plusieurs projets /$$img/
Triez les tâches par statut et pour vos assignés et comprenez les charges de travail hebdomadaires avec ClickUp
En fonction de la progression de votre projet, vous pouvez personnaliser l'affichage, suivre le niveau d'effort de la tâche, réajuster la capacité de votre équipe et travailler sans interruptions ni retards.
8. Fixez des objectifs clairs, mesurables et réalisables pour chaque projet
La définition d'objectifs et d'indicateurs de performance clés est essentielle pour mesurer la progression des employés. Mais la fixation d'objectifs a des répercussions plus profondes et plus psychologiques.
Forbes affirme que les personnes qui se représentent clairement leurs objectifs sont 1.2 à 1,4x plus de chances de les réaliser.
Ainsi, lorsque vous commencez à afficher des objectifs dans le cadre de la création de votre plan d'action structuré, vous avez plus de chances de les atteindre plan de projet structuré, vous serez mieux positionné pour les atteindre.
Dans le contexte des entreprises, les objectifs prennent le formulaire des jalons. Les gestionnaires de projet expérimentés adoptent le processus de définition des objectifs suivant :
- Mon travail consiste d'abord à paramétrer les objectifsles objets du projet
- Ensuite, ils se concentrent sur la décomposition des projets en tâches plus petites et plus faciles à gérer
- Ensuite, ils attribuent les tâches aux membres de l'équipe concernés
- Enfin, ils définissent des objectifs mesurables, réalistes et clairs
💡Pro Tip: Objectifs ClickUp est idéal pour organiser tous vos objectifs (cycles de sprints, tableaux de bord hebdomadaires des employés, OKR, etc.) dans des dossiers faciles à utiliser. Vous pouvez créer des cibles sous différentes formes : nombre, vrai/faux, tâche, monétaire, description, etc. De plus, vous n'avez pas à vous soucier de garder l'onglet sur la progression de votre projet. L'outil s'en charge pour vous.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/12/image-751.png Objectifs de ClickUp : comment gérer plusieurs projets /$$img/
Définissez et suivez des objectifs clairs sans effort avec ClickUp Objectifs pour favoriser la réussite de votre équipe
9. Déléguez efficacement
Vous ne pouvez pas gérer toutes les tâches vous-même, et une bonne délégation permet de responsabiliser les membres de l'équipe. Si vous ne savez pas comment déléguer les responsabilités de votre projet, voici quelques étapes à suivre :
- Évaluer les forces et les capacités de chaque membre de l'équipe
- Attribuer les tâches en fonction de l'expertise, de la capacité et de la charge de travail de chaque membre de l'équipe
- Faites confiance à votre équipe et concentrez-vous sur le fournisseur, prestataire, plutôt que sur la microgestion
- Adoptez des systèmes et des processus solides qui favorisent la responsabilisation
💡Pro Tip: Logiciel de gestion des tâches facilite l'attribution des tâches et le suivi de la progression pendant toute la durée du projet
10. Modélisez les flux de travail récurrents et gagnez un temps précieux
Êtes-vous constamment en train de reconstruire les mêmes flux de travail à chaque fois qu'un nouveau projet commence ?
Ce n'est pas l'utilisation la plus productive de votre temps. Si vos paramètres sont souvent les mêmes pour tous vos projets, vous pouvez les modéliser et gagner un temps précieux livrables du projet ou des processus, créez vos propres modèles pour vos flux de travail et processus couramment utilisés.
Vous accélérerez ainsi votre travail et éviterez les lacunes en matière de flux de travail.
💡Pro Tip: Mettez régulièrement vos modèles à jour en y intégrant des informations et des bonnes pratiques pour garantir la qualité de vos prestations.
11. Rester organisé grâce à la documentation
La gestion de plusieurs projets peut demander beaucoup. Beaucoup de processus, de flux de travail, d'équipes et de calendriers. Restez au courant de tout cela grâce à une documentation structurée documentation du projet .
Une documentation précise et actualisée permet d'éviter toute confusion et de maintenir les projets sur la bonne voie.
Maintenez une documentation séparée mais standardisée pour chaque projet (par exemple, les exigences, les échéanciers, les registres des risques) et utilisez des outils de gestion de projet pour garantir l'accessibilité à toutes les parties prenantes.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/06/image-28.gif ClickUp Brain /$$img/
Générez des idées, des feuilles de route de produits, des briefs de produits, automatisez la documentation, les procédures opératoires normalisées, et plus encore avec ClickUp Brain
💡Pro Tip: Générez de la documentation de projet avec ClickUp Brain et partagez-la en toute sécurité grâce à ClickUp Documents
12. Anticiper et gérer les risques
La meilleure façon de gérer efficacement plusieurs projets est de bien se préparer. L'un des aspects essentiels de cette préparation est de prévoir les risques. Logiciel de gestion des risques comme ClickUp peut vous aider.
Les projets qui se chevauchent multiplient les risques potentiels et les perturbations. De plus, les retards dans un projet peuvent avoir un effet d'entraînement sur les autres. C'est pourquoi :
- Procéder à une évaluation des risques pour chaque projet et documenter les forfaits d'urgence
- Identifier les interdépendances entre les projets et aligner les calendriers en conséquence
- Examiner régulièrement les risques lors des mises à jour du projet et traiter rapidement les problèmes potentiels
💡Pro Tip: Modèles d'évaluation des risques permettent d'estimer les risques au jugé
Gestion de plusieurs projets en toute simplicité avec ClickUp
Quel est le dilemme le plus fréquent auquel sont confrontés les gestionnaires de projet ? Comment gérer plusieurs projets sans perdre la raison.
C'est compréhensible. Les gestionnaires de projet ont du pain sur la planche.
En tant que gestionnaire de projet, vous vous retrouvez souvent submergé par des livrables dont la date d'échéance est la veille. Vous pouvez également être confronté à des clients sous pression et à une équipe surmenée. Sans oublier la maintenance des attentes des parties prenantes dans un contexte de budgets de projet serrés.
Un solide un logiciel de gestion de projet robuste comme ClickUp est l'outil idéal pour ce travail. Inscrivez-vous gratuitement dès aujourd'hui et simplifiez la gestion de plusieurs projets.