Presque 60% des gestionnaires de projet travaillent simultanément sur deux à cinq projets.
Garantir le même niveau de concentration, de productivité et de qualité des résultats entre les projets est un super pouvoir que les gestionnaires de projet doivent posséder. Une mauvaise performance des projets peut entraîner un gaspillage colossal des investissements.. 114%, pour être exact.
Heureusement, les gestionnaires de projet peuvent jongler avec les projets grâce à un système solide.
Voici dix stratégies pour vous aider à travailler plus intelligemment, à améliorer votre efficacité et à gérer plusieurs projets.
10 stratégies pour réussir la gestion de plusieurs projets
1. Un logiciel de gestion de projet est votre meilleur ami
Alors que 77% des équipes de gestion de projet qui réussissent utilisent des logiciels pour gérer les projets et les tâches. Seulement 46% des organisations donnent la priorité à une culture qui valorise la gestion de projet.
Mais tout espoir n'est pas perdu.
Vous pouvez susciter un changement au sein de la gestion de projet en investissant dans un logiciel comme ClickUp, un outil qui permet de gérer tous les aspects d'un projet :
Planifiez et organisez des projets, des idées ou des tâches existantes à l'aide des cartes mentales ClickUp
ClickUp est un système centralisé de un outil de gestion de projet centralisé qui peut héberger plusieurs projets et vous aider à passer d'une tâche à l'autre en toute transparence - un avantage certain lorsque les choses deviennent incontrôlables (comme c'est souvent le cas, plusieurs fois par jour !).
Vous pouvez également accéder à des logiciels gratuits de modèles de gestion de projet et de donner un coup de fouet à la planification de votre projet à chaque fois.
2. Une grande concentration est synonyme d'une grande productivité
En règle générale, les gestionnaires de projet gèrent trois ou quatre projets simultanément - et leur plus grand défi ? La concentration.
Apprendre comment se concentrer est plus compliqué que vous ne le pensez. Pour entraîner votre muscle mental, vous devez d'abord analyser pourquoi votre esprit dérive.
Une fois que vous avez trouvé le pourquoi, essayez ces conseils pour améliorer vos capacités de concentration :
- Dites non aux tâches qui ne figurent pas sur votre liste de priorités. Plus vous êtes multitâches, plus les risques d'accidents sont élevés
- Automatisez vos tâches d'administrateur et vos tâches répétitives avec le logiciel L'assistant ClickUp IA, qui peut créer des agendas pour vous, construire des checklists, modifier le contenu, et plus encore
- Mettre en œuvre le timeboxing - une stratégie dans laquelle vous entraînez consciemment votre esprit à achever une tâche dans un bloc de temps spécifié
- Pratiquez la pleine conscience et désactivez ces notifications gênantes qui peuvent perturber votre concentration. Vous pouvez également utiliser des applications de concentration pour guider votre esprit et vous aider à maintenir des niveaux de concentration stables
- Déléguez et faites confiance à vos pairs et à vos rapports directs au lieu de microgérer chaque petite tâche, mais ne soyez pas non plus un manager absent
3. Posez la question : Est-ce que vous hiérarchisez bien les tâches ?
Vous avez l'impression de brûler l'huile de minuit mais de ne pas accomplir grand-chose. Vous êtes coupable.
Il se peut que vous donniez la priorité à des tâches de faible valeur qui vous font perdre du temps, de l'énergie et des efforts.
La création d'une liste de choses à faire et l'établissement de priorités entre les tâches sont certes des solutions possibles, mais nous vous suggérons d'en adopter une autre qui change la donne
Modèles de hiérarchisation ClickUp :
Utilisez le modèle de matrice de priorisation ClickUp pour évaluer les tâches en fonction de leur impact et de leur niveau d'effort
Astuce: Avant d'utiliser la matrice de priorisation, classez les tâches en fonction de leur priorité à l'aide du modèle 4D : Faire, Déférer (forfait), Déléguer, et Supprimer (Éliminer).
Par instance, disons que vous voulez que votre équipe sache quoi faire et quand. Gestion des tâches ClickUp la fonctionnalité de gestion des tâches peut aider à créer une hiérarchie de ce qui est important.
Elle offre des visuels riches en données, tels que les Tableaux Kanban et les diagrammes de Gantt, qui donnent un aperçu de haut niveau de vos tâches en un coup d'œil :
Rassemblez vos communications sous un même toit avec ClickUp Chat
Des discussions dispersées sur plusieurs outils sont source de confusion et d'erreurs. Si l'on considère à quel point nous utilisons les applications de messagerie dans nos vies personnelles, le chat sur le lieu de travail ne serait-il pas le plus pratique ?
Vous pouvez partager des mises à jour en temps réel et obtenir une visibilité transversale sur qui travaille sur quoi.
Vous pouvez également ajouter un contexte visuel à vos interactions et en améliorer la compréhension. Ajoutez des liens, des pièces jointes, des fichiers, des GIF, des images, des vidéos et tout ce qui permet de faire passer le message.
Partage d'embeds, de liens, de pièces jointes et plus encore
Comme sur Instagram ou Facebook, vous pouvez ajouter n'importe qui à vos discussions de travail grâce aux @mentions. Plus besoin de perdre du temps à envoyer des e-mails ou à passer des appels pour alerter les membres de l'équipe.
De plus, vous pouvez attribuer des commentaires à des membres individuels et conserver les éléments d'action se déplacer. Le membre de votre équipe en sera informé instantanément et pourra commencer à travailler sur la tâche sans perdre de temps.
Oui, la communication est depuis longtemps une compétence non technique indispensable aux gestionnaires de projet. Mais il est grand temps de se pencher sur le "comment" d'une bonne communication.
5. Limiter les changements de contexte
Rebondir entre les applications et les plateformes est une perte de temps.
Dans votre quête de gestion de projets multiples et d'augmentation de la productivité, le "changement de contexte" peut vous mettre des bâtons dans les roues.
Souvent confondu avec le multitâche, changement de contexte est le moindre des deux maux. Vous passez d'une application à l'autre et démarrez de nouvelles tâches, laissant les anciennes à mi-chemin.
Malheureusement, ses effets néfastes vont au-delà de la productivité. Une étude de l'Institut de recherche sur les technologies de l'information et de la communication ( Université de Californie, Irvine, a rapporté que 20 minutes seulement d'interruptions répétées peuvent entraîner une augmentation du stress, de la pression et de la frustration au travail.
Alors, comment faire face au changement de contexte ?
Il y a deux façons d'y remédier :
1. Embarquez toutes les applications et tous les outils sur une plateforme, ce qui permet à votre équipe d'avoir accès à tout du bout des doigts.
ClickUp, par exemple, apporte son assistance à plus de 1000 intégrations d'applications tierces ce qui vous permet de mettre en œuvre une solution à l'échelle de l'entreprise qui accueille vos outils favoris. De plus, vous vous débarrassez de l'équipe de changement de contexte inconscient.
2. Utiliser Affichages ClickUp pour conserver tout votre travail au même endroit, votre Accueil sacré de la productivité personnelle.
Vous pouvez également personnaliser la visualisation de votre flux de travail, le suivi de vos projets et la gestion de vos tâches grâce à trois affichages : Liste, Calendrier et Tableau :
Affichez plus de 15 vues dans ClickUp pour personnaliser votre travail en fonction de vos besoins
Une vue d'ensemble de tous vos projets peut vous faire gagner du temps et des efforts qui seraient autrement consacrés à la gestion de plusieurs fichiers et à la fermeture d'onglets de navigateur.
6. Lorsque les priorités changent, soyez flexible
Votre équipe est-elle incapable de suivre l'évolution des priorités ? L'incapacité à pivoter en fonction de la situation est une lacune importante pour les gestionnaires de projet.
Et cela se produit surtout lorsque vous utilisez plusieurs listes de choses à faire et feuilles de calcul pour suivre l'évolution des projets.
Vous n'êtes pas en mesure de reprogrammer les ressources dans les délais impartis. Cela peut faire dérailler vos projets en cours et créer des retards.
Les deux grandes solutions ?
1. Mettre en place un processus de contrôle des changements: Cela vous permettra de gérer les demandes de modification des projets. Si une partie prenante demande une modification dans un projet, vous pouvez l'afficher instantanément dans le calendrier du projet. Vous pouvez également tirer parti de ce processus pour permettre aux parties prenantes d'approuver ou de refuser les demandes de modification comme elles l'entendent.
2. Partagez une source centrale de vérité : Utilisez un outil pour suivre les demandes de modification du projet et veillez à ce que cet outil soit à la disposition des membres de l'équipe, hors ligne et en ligne.
Lorsque les membres de votre équipe ont une visibilité sur la bande passante de l'équipe et le statut des tâches en temps réel, ils peuvent passer à la vitesse supérieure et travailler efficacement. De plus, vous serez en mesure de prendre des nouvelles de l'équipe lorsque les choses se gâteront.
7. Une charge de travail équilibrée se traduit par une équipe plus heureuse (et plus productive)
Une distribution équilibrée de la charge de travail de votre équipe favorise la croissance de l'entreprise et le bien-être des employés.
Si vous surchargez un employé de tâches, vous obtiendrez au mieux un travail incomplet, au pire un travail de mauvaise qualité.
Même une sous-utilisation des employés peut les démotiver et les stresser. Il n'est donc pas surprenant que les États-Unis dépensent 300 milliards de dollars chaque année en journées de travail manquées et en problèmes de santé liés au stress professionnel.
**Dans les deux cas, l'organisation est perdante.
Trouver le juste milieu peut stimuler la le moral de l'équipe et permettent au projet de se dérouler sans heurts.
Mais comment faire ? Comprendre l'impact des la gestion de la charge de travail sur la gestion des données.
Lorsque l'on gère plusieurs projets et équipes, les données ne manquent pas de circuler par des canaux qui se croisent. Vous devez gérer correctement la charge de travail pour maintenir le suivi des données.
Voici à quoi ressemble un processus typique de gestion de la charge de travail :
- Commencez par aligner vos tâches sur les bonnes personnes, en veillant à ce que chacun ait une charge de travail égale. Vous aurez besoin d'une visibilité totale sur les personnes, les projets et les tâches concernées
- Analysez les capacités, les compétences et l'expertise de votre équipe afin de respecter les délais, le budget et la qualité attendue
- Ensuite, vous voudrez numériser le processus "intelligent" de distribution de la charge de travail. Par exemple, ClickUp Vue Charge de travail vous permet de voir la feuille de tâches et le Calendrier de chaque membre et de vérifier qui travaille sur quoi :
Triez les tâches par statut et pour vos assignés et comprenez les charges de travail hebdomadaires dans cette vue
En fonction de la progression de votre projet, vous pouvez personnaliser la vue, suivre le niveau d'effort de la tâche, réajuster la capacité de votre équipe et travailler sans interruptions ni retards.
8. Lorsque vous planifiez des projets, envisagez l'ensemble du portfolio
Les employés sont souvent surbookés ou bloqués aux mauvaises dates lorsque la planification de vos projets n'est pas coordonnée.
Pour que votre planning de projet soit infaillible, vous devez avoir une visibilité sur la charge de travail de l'équipe pendant toute l'année (et pas seulement pendant les semaines qui précèdent la date limite du projet).
Supposons que vous lanciez deux microsites. Malheureusement, le premier lancement est retardé en raison de problèmes de production et entre en conflit avec le lancement du second microsite.
Si votre calendrier de projet ne tient pas compte de ce retard, vous finirez par surbooker vos ressources et le projet sera retardé.
Voici quelques conseils que vous pouvez suivre pour planifier vos projets tout en gardant à l'esprit l'intégralité de leur portée :
- Distribuez les dates de début et de fin du projet pour les personnes qui travaillent sur plusieurs projets en même temps
- Planifiez les dépendances de vos projets : À titre d'exemple, devez-vous terminer la conception du site web avant de rédiger le contenu ?
- Regroupez les tâches en double dans les différents projets pour faire en sorte que le travail soit terminé plus rapidement. Par exemple, si vous devez acheter des images pour vos documents de marketing et d'équipe commerciale, faites-les ensemble
- Lorsque vous fixez des dates d'échéance, travaillez à rebours pour comprendre combien de temps il vous faudra pour achever chaque tâche
9. Fixez des objectifs clairs, mesurables et réalisables pour chaque projet
La définition d'objectifs et d'indicateurs de performance clés est essentielle pour mesurer la progression des employés. Mais la fixation d'objectifs a des répercussions plus profondes et plus psychologiques.
Forbes affirme que les personnes qui se représentent clairement leurs objectifs sont 1.2 à 1,4x plus de chances de les réaliser.
Ainsi, lorsque vous commencez à afficher vos objectifs de manière plus structurée, vous avez plus de chances de les atteindre un forfait de projet plus structuré, vous serez mieux positionné pour les atteindre.
Dans le contexte des entreprises, les objectifs prennent le formulaire des jalons. Les gestionnaires de projet expérimentés adoptent le processus de définition des objectifs suivant :
- Mon travail consiste d'abord à paramétrer les objectifs les objets du projet* Ensuite, ils se concentrent sur la décomposition des projets en tâches plus petites et plus faciles à gérer
- Ensuite, ils attribuent les tâches aux membres de l'équipe concernés
- Enfin, ils définissent des objectifs mesurables, réalistes et clairs
Mais ne vous arrêtez pas là. Utilisez l'automatisation à votre avantage avec
Objectifs ClickUp :
Utilisez ClickUp pour suivre la progression avec des cibles numériques, monétaires, vrai/faux et des tâches
ClickUp Objectifs est idéal pour organiser tous vos objectifs (pensez aux cycles sprint, aux cartes de pointage hebdomadaires des employés, aux OKR, etc.) dans des dossiers faciles à utiliser.
) dans des dossiers faciles à utiliser. Vous pouvez créer des cibles sous différentes formes : nombre, vrai/faux, tâche, monétaire, descriptions, etc.
De plus, vous n'avez pas à vous soucier de garder l'onglet sur la progression de votre projet. L'outil s'en charge pour vous.
10. Sauvegardez vos flux de travail récurrents et gagnez un temps inestimable
Êtes-vous constamment en train de reconstruire les mêmes flux de travail à chaque fois qu'un nouveau projet commence ?
Imaginez ceci: Vous venez de travailler sur un e-mail trimestriel concernant le lancement de nouveaux produits. Au bout de quelques semaines, il est temps de passer à l'étape suivante livrables pour le nouveau trimestre.
Mais attendez.
L'outil de conception que vous utilisiez a été mis hors service. Vous devez utiliser une nouvelle version et repartir de zéro. Mais le hic, c'est que vous ne vous souvenez pas des composants de l'e-mail précédent.
Ce n'est pas une démarche intelligente, du point de vue de la productivité. Vous risquez de passer à côté d'éléments essentiels et vos abonnés risquent de recevoir un e-mail de qualité médiocre.
Que pouvez-vous faire pour éviter cela au prochain trimestre ? Pourquoi ne pas modéliser votre flux de travail et l'utiliser tel quel au cours du prochain trimestre ?
Au début du nouveau trimestre, vous pouvez commencer par utiliser le modèle personnalisé que vous avez créé.
Vous accélérerez ainsi votre travail et éviterez les ruptures de flux de travail.
Astuce: Mettez régulièrement vos modèles à jour en y intégrant des informations et des bonnes pratiques afin de garantir la qualité de votre travail.
Gestion de plusieurs projets en toute simplicité avec ClickUp
Quel est le dilemme le plus courant auquel sont confrontés les gestionnaires de projet ? Comment gérer plusieurs projets sans perdre la raison.
C'est compréhensible. Les gestionnaires de projet ont du pain sur la planche.
En tant que gestionnaire de projet, vous vous retrouvez souvent submergé par des livrables dont la date d'échéance est la veille. Vous pouvez également être confronté à des clients sous pression et à une équipe surmenée. Sans oublier la maintenance des attentes des parties prenantes et l'augmentation des budgets des projets.
À faire cela pour un seul projet, c'est déjà difficile.
Imaginez ce qui se passe lorsque vous ajoutez plusieurs projets au mélange - cela peut conduire à l'épuisement et au malheur des employés.
Un projet solide un logiciel de gestion de projet robuste comme ClickUp est l'outil idéal pour ce travail. En savoir plus sur la gestion de plusieurs projets avec cette vidéo très instructive .