Hiérarchiser le travail de manière optimale signifie que chaque membre de votre équipe consacre son temps et son énergie à des projets très performants.
Il est tentant de se lancer dans les tâches et d'en achever autant que possible. Mais plus vous évaluez les projets du point de vue de la valeur de l'entreprise, meilleures seront vos décisions pour instaurer une culture de travail inspirée.
Dans le monde en constante évolution de la gestion de projet, un travail inspiré mène à des solutions créatives et à des résultats de réussite. D'ici 2027, les employeurs auront du mal à trouver 87,7 millions d'employés spécialisés dans les rôles de gestion de projet ! 🌐
Dans un souci de transparence totale, hiérarchiser les projets est plus facile à dire qu'à faire. Les chefs de projet, et en particulier les équipes sans manager d'équipe, ne disposent pas de plages horaires ininterrompues dans leur emploi du temps pour examiner les nouvelles demandes de projet par rapport au travail en cours.
Comment pouvons-nous concentrer le temps et l'énergie de notre équipe sur les bonnes tâches ?
Nous examinerons les meilleurs conseils, tels que le regroupement de projets similaires pour optimiser le temps, la gestion des discussions difficiles avec les principales parties prenantes et le rééquilibrage du processus de délégation.
Utilisez ce guide comme source d'inspiration pour trouver des ressources et des modèles. Ou comme point de départ pour commencer une discussion avec votre équipe afin de prendre des mesures stratégiques dans le processus de hiérarchisation des projets de votre équipe !
Qu'est-ce que la hiérarchisation des projets ?
La hiérarchisation des projets consiste à sélectionner les projets les plus importants sur lesquels une organisation doit se concentrer, compte tenu des ressources et du temps disponibles. Ce processus implique d'évaluer chaque projet potentiel en fonction de critères tels que la réalisation des objectifs organisationnels, les avantages escomptés, le coût et les risques.
Une fois chaque plan de projet évalué, les décideurs classent les projets par ordre de priorité et les comparent aux ressources disponibles. Cette comparaison permet de mettre en évidence les compromis potentiels entre les projets et de hiérarchiser les tâches les plus susceptibles de répondre à la vision stratégique de l'entreprise. Elle permet également de filtrer les tâches non pertinentes afin de préserver la bande passante de votre équipe. 👥
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Les systèmes de classement des projets offrent une structure prévisible pour analyser et comparer la priorité, l'importance et l'impact potentiel de chaque projet. Cela garantit que les ressources sont affectées à l'achevement des tâches qui présentent le plus grand intérêt pour l'entreprise.
Le classement des projets aide également les équipes à fixer des objectifs réalistes pour chacun d'entre eux, à suivre leur avancement et à s'assurer que chaque membre de l'équipe travaille sur quelque chose d'important.
Pourquoi la hiérarchisation des projets est-elle importante dans la gestion de projet ?
Il est essentiel d'avoir un plan et de définir des priorités pour assurer la réussite globale de l'entreprise. Lorsque nous hiérarchisons nos projets, nous pouvons nous concentrer en premier lieu sur les tâches les plus importantes et nous assurer que rien ne passe entre les mailles du filet.
Cela nous aide également à rester organisés et efficaces ! Nous évitons la procrastination, les distractions et le multitâche, ce qui nous permet de travailler plus intelligemment et de faire plus en moins de temps.
Hiérarchiser les projets peut s'avérer difficile. Mais grâce à un effort collaboratif et à une planification stratégique, nous pouvons nous assurer que nos projets sont achevés dans les délais impartis et avec d'excellents résultats. 📈
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Comment hiérarchiser stratégiquement les projets en 5 étapes
L'utilisation de stratégies pour hiérarchiser les projets est un élément important de la gestion de projet et peut nous aider à être plus productifs à plusieurs niveaux, tant individuellement qu'en équipe. Hiérarchiser les tâches en fonction de leur importance, de leur urgence et de leur impact aidera toutes les personnes impliquées à se concentrer en priorité sur les tâches les plus critiques. ⚡️
De plus, les équipes peuvent utiliser la hiérarchisation des priorités pour identifier les goulots d'étranglement potentiels et planifier à l'avance pour y remédier. Cela permettra de mettre en évidence les situations et les flux de travail qui nuisent à la productivité. Les équipes pourront ainsi planifier de manière appropriée et éviter les rushs de dernière minute et le chaos.
Voici cinq conseils pour hiérarchiser les projets et tirer le meilleur parti de l’échéancier des projets!
1. Utilisez une matrice de hiérarchisation
Une matrice de hiérarchisation est un diagramme ou un tableau utilisé pour classer les tâches ou comparer des facteurs afin de les hiérarchiser. Elle se compose généralement de deux axes : un axe vertical y et un axe horizontal x.
L'axe des y représente généralement les facteurs ou les tâches qui doivent être hiérarchisés, tandis que l'axe des x représente généralement une échelle d'importance ou d'urgence.
Par exemple, l'axe des y pourrait présenter une liste de tâches telles que Mettre à jour la page de connexion, Actualiser le logo et Créer des modèles sociaux pour la marque, tandis que l'axe des x pourrait représenter une échelle de 1 (faible priorité) à 5 (haute priorité).
Si vous n'avez jamais utilisé de système de hiérarchisation des projets, essayez le modèle de matrice de hiérarchisation de ClickUp! Ce modèle de Tableau blanc vous guidera à travers des idées de conception et de fonctions pour planifier vos prochains projets. 🎨
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2. Filtrez toutes les demandes de projet dans un outil de gestion de projet
Pouvez-vous compter le nombre d'outils dans votre pile technologique ?
Question complémentaire : Tous ces outils risquent-ils de submerger votre équipe de demandes ?
Mis à part les distractions, l'utilisation de plusieurs canaux pour saisir les mises à jour des projets est le moyen le plus rapide de provoquer une duplication du travail. 🔂
Avec ClickUp Forms, vous créez des garde-fous numériques pour éviter que votre équipe ne s'implique trop tôt dans la « phase de découverte » d'un projet. La phase de découverte correspond au moment où le demandeur n'a pas encore défini de stratégie, d'objectif et de résultat concrets pour commencer le travail.
Bonus : Outils de hiérarchisation
Utilisez ces invitations et instructions pour concevoir un formulaire qui répond aux besoins spécifiques de votre équipe pour évaluer un projet :
- Existe-t-il des éléments visuels (photos, infographies, logos, etc.) qui doivent être utilisés dans le projet ?
- Existe-t-il des contenus (articles, rapports, sondages, résultats d'études, etc.) qui doivent être utilisés dans le cadre du projet ?
- Comment la réussite sera-t-elle mesurée ? Énumérez la liste des OKR et KPI pertinents de l'entreprise.
- Avez-vous une liste de messages ou de points clés à inclure dans le projet ?
- Y a-t-il des contraintes techniques ou des considérations particulières à prendre en compte ?
- Y a-t-il des directives en matière de marque ou d'esthétique à prendre en compte ?
- Existe-t-il des réglementations légales ou des normes de conformité à respecter ?
- Y a-t-il du contenu ou des éléments visuels à exclure du projet ?
- Quels sont les objectifs stratégiques de ce projet ?
- Quel est l’échéancier et le budget du projet ?
- À qui s'adresse ce projet ?
- Qui sont les parties prenantes du projet ?
- Quand avez-vous besoin que cela soit livré ?
- S'agit-il d'un nouveau projet ou d'une mise à jour ?
CONSEIL DE PRODonnez à votre équipe les moyens de rediriger les demandes ponctuelles vers un formulaire ClickUp. Toute personne disposant d'un lien vers le formulaire peut soumettre des réponses qui sont automatiquement acheminées vers l'environnement de travail de votre équipe pour être examinées comme il se doit !
3. Regroupez les projets similaires dans un seul sprint
Regrouper des projets similaires est un moyen efficace d'améliorer l'efficacité des processus. L'idée est de créer des groupes de projets au sein desquels les tâches et les idées peuvent être facilement partagées entre les membres de l'équipe, tout comme les ressources et l'expertise. 🧑💻
Un sprint est l'un des évènements Agile utilisés pour définir une période pendant laquelle un ensemble spécifique de travaux doit être achevé.
La durée d'un sprint est généralement de deux semaines pour les équipes de développement logiciel, mais elle peut varier en fonction des besoins de l'équipe et du projet. Au cours d'un sprint, les équipes décomposent les tâches individuelles et les attribuent à des personnes spécifiques qui les acheveront. À la fin du sprint, les équipes examinent leur progression et passent au sprint suivant.
Un autre avantage est de s'attaquer aux projets les plus faciles à réaliser, ceux qui permettent à l'entreprise de fonctionner, afin d'optimiser le temps disponible !
4. Dites non aux projets extérieurs à votre entreprise
Organiser les demandes de projet en fonction de leur valeur commerciale signifie les hiérarchiser en fonction du retour sur investissement potentiel du projet et de son impact sur les activités de l'entreprise.
La valeur commerciale est déterminée en analysant les coûts et les avantages du projet en termes de temps, de ressources et de bénéfices. Un projet dont le rendement attendu est élevé sera placé en tête de liste. Par exemple, résoudre des problèmes de production majeurs ou traiter les plaintes des clients.
En tenant compte de facteurs tels que la satisfaction client, les impacts à court et à long terme et les avantages concurrentiels, les entreprises peuvent déterminer quels projets sont les plus utiles à la réalisation de leurs objectifs commerciaux.
5. Déléguez le bon travail aux bonnes personnes
Parfois, nous attribuons inconsciemment toutes les tâches à un développeur, un concepteur ou un coordinateur spécifique, simplement parce qu'il est extrêmement compétent. La qualité de son travail et son attitude positive font de lui un aimant pour les tâches à accomplir les unes après les autres.
Mais notre priorité est de hiérarchiser les projets, ce qui implique également de planifier en tenant compte de la capacité de notre équipe à gérer la charge de travail et de sa croissance. 🌱
Ce designer, développeur ou coordinateur n'est peut-être pas la personne la plus appropriée pour cette tâche. Il est probable qu'il pourrait consacrer son temps et son énergie à d'autres projets afin de développer sa créativité, d'éviter le surmenage et d'acquérir plus d'expérience en achevant du travail de haut niveau.
Ainsi, lorsque vous déléguez des tâches, utilisez les talents de chacun des membres de votre équipe pour créer un sentiment d'appartenance et renforcer l'esprit d'équipe. Vous bénéficierez ainsi d'un meilleur processus de gestion des charges de travail !
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Bonne planification ! 💜