Donner la priorité au travail signifie que chaque membre de votre équipe consacre son temps et son énergie à des projets très performants.
Il est tentant de se lancer dans les tâches et d'en achever le plus possible. Mais plus vous évaluez les projets du point de vue de la valeur de l'entreprise, meilleures sont les décisions que vous prenez pour instaurer une culture du travail inspirée
Et dans le monde en constante évolution de la gestion de projet, le travail inspiré conduit à une résolution créative des problèmes et à des résultats fructueux. D'ici à 2027, les employeurs auront du mal à trouver des personnes capables de gérer des projets 87.7 millions d'employés spécialisés dans des rôles de gestion de projet ! 🌐
Dans l'esprit de transparence totale du projet terminé, classer les projets par ordre de priorité est plus facile à dire qu'à faire. Les chefs de projet, et en particulier les équipes dépourvues de chefs de projet, ne disposent pas de blocs de temps ininterrompus dans leur emploi du temps pour examiner les nouvelles demandes de projet par rapport au travail en cours.
Alors, comment concentrer le temps et l'énergie de notre équipe sur les bonnes tâches ?
Nous examinerons les meilleures astuces telles que le regroupement de projets similaires pour maximiser le temps, les discussions difficiles avec les parties prenantes clés et le rééquilibrage du processus de délégation
Utilisez ce guide comme source d'inspiration pour trouver des ressources et des modèles. Ou comme amorce de discussion avec votre équipe afin d'effectuer des mouvements stratégiques dans le processus de priorisation des projets de votre équipe !
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Qu'est-ce que la priorisation des projets ?
La hiérarchisation des projets est le processus de sélection des projets les plus importants sur lesquels une organisation doit se concentrer, compte tenu des ressources et du temps disponibles. Ce processus implique l'évaluation de chaque projet potentiel sur la base de critères tels que la réunion des objectifs de l'organisation, les avantages escomptés, le coût et le risque.
Après chaque le forfait du projet est évalué, les décideurs classent les projets par ordre de priorité et les comparent aux ressources disponibles. Cette comparaison permet de mettre en évidence les éventuels compromis entre les projets et de hiérarchiser les tâches les plus susceptibles de répondre à la vision stratégique de l'entreprise. Elle permet également de filtrer les tâches non pertinentes afin de protéger la bande passante de votre équipe. 👥
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/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/07/priority-in-clickup.png classer les projets par ordre de priorité dans les tâches ClickUp /$$$img/
Priorité les projets et les tâches en utilisant les quatre niveaux de priorité dans ClickUp
Les systèmes de classement des projets offrent une structure prévisible pour analyser et comparer la priorité, l'importance et l'impact potentiel de chaque projet. Cela permet de s'assurer que les ressources sont acheminées vers les tâches qui présentent le plus d'avantages pour l'entreprise.
Le classement des projets aide également les équipes à fixer des objectifs réalistes pour chacun d'entre eux, à suivre la progression de chaque projet et à s'assurer que chaque membre de l'équipe travaille sur quelque chose d'important.
Pourquoi la hiérarchisation des projets est-elle importante ?
Il est essentiel de disposer d'un forfait et de définir des priorités pour assurer la réussite globale de l'entreprise. En hiérarchisant nos projets, nous pouvons nous concentrer sur les tâches les plus importantes et nous assurer que rien ne nous échappe.
Cela nous aide également à rester organisés et efficaces ! Nous évitons la procrastination, les distractions et le multitâche, ce qui nous permet de travailler plus intelligemment et de faire plus en moins de temps.
Il n'est pas toujours facile d'établir des priorités entre les projets. Mais grâce à un effort de collaboration et à un forfait stratégique, nous pouvons nous assurer que nos projets sont achevés à temps et avec d'excellents résultats. 📈
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/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/12/ClickUp-Roadmap-template-1400x934.png visualiser et hiérarchiser les projets à partir d'une vue ClickUp Liste /$$$img/
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5 conseils pratiques pour la priorisation des projets
En utilisant des stratégies pour hiérarchiser les projets est une partie importante de la gestion de projet et peut nous aider à être plus productifs de diverses manières, tant au niveau individuel qu'au niveau de l'équipe. La hiérarchisation des tâches en fonction de leur importance, de leur urgence et de leur impact aidera toutes les personnes concernées à se concentrer d'abord sur les tâches les plus critiques. ⚡️
En outre, les équipes peuvent utiliser la hiérarchisation pour identifier les goulets d'étranglement potentiels et forfaiter pour y remédier. Cela aidera les équipes à établir des forfaits appropriés et à éviter les bousculades de dernière minute et le chaos.
Voici cinq conseils pour classer les projets par ordre de priorité et en tirer la plus grande valeur possible l'échéancier du projet !
Conseil n°1 : Utiliser une matrice de priorisation
Une matrice de priorisation est un diagramme ou un schéma utilisé pour aider à ordonner les tâches ou à comparer les facteurs afin de les classer par ordre de priorité. Elle se compose généralement de deux axes : un axe vertical y et un axe horizontal x.
L'axe des y représente généralement les facteurs ou les tâches à classer par ordre de priorité, tandis que l'axe des x représente généralement un échelle d'importance ou d'urgence .
Par exemple, l'axe des y pourrait énumérer des tâches telles que Mettre à jour la page d'inscription, Réactualiser le logo, et Créer des modèles sociaux de marque, tandis que l'axe des x pourrait représenter une échelle de 1 (faible priorité) à 5 (haute priorité).
Si vous n'avez jamais utilisé de système de hiérarchisation des projets, essayez les outils suivants Le modèle de matrice de priorisation de ClickUp ! Ce modèle de Tableau blanc vous guidera à travers des idées de conception et de fonction pour tracer vos projets à venir. 🎨
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/02/image1-3-1400x651.png Le modèle de matrice de priorisation ClickUp aide l'équipe à gérer les projets et les portefeuilles /$$img/
Organiser les projets à priorité élevée sur un Tableau blanc ClickUp
Découvrir plus modèles de matrice de ClickUp et PowerPoint !
Conseil #2 : Filtrer toutes les demandes de projet dans un outil de gestion de projet
Pouvez-vous compter le nombre d'outils dans votre pile technologique ?
Question abrégée : tous ces outils sont-ils des portes d'entrée pour submerger votre équipe de demandes ?
Les distractions mises à part, l'utilisation de plusieurs canaux pour saisir les mises à jour du projet est le moyen le plus rapide de provoquer des doublons dans le travail. 🔂
Avec les formulaires ClickUp, vous créez des garde-fous numériques pour protéger votre équipe d'une implication trop précoce dans la "phase de découverte" d'un projet. La phase de découverte, c'est lorsque le demandeur n'a pas donné de stratégie, d'objectif et de résultat solides pour commencer le travail.
le travail de l'équipe est un travail de longue haleine
le projet de loi sur l'égalité des chances pour les femmes et les hommes est en cours d'élaboration https://clickup.com/fr-FR/blog/58315/outils-de-hierarchisation/ les outils de priorisation /%href/
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/02/image3-1.png évaluer les projets importants à l'aide d'un envoi de formulaire ClickUp /$$img/
Filtrer les demandes de projets au gestionnaire de projet à l'aide d'un formulaire ClickUp
Utilisez ces invitations pour concevoir un formulaire qui réponde aux besoins spécifiques de votre équipe pour évaluer un projet :
- Y a-t-il des visuels existants (photos, infographies, logos,etc.) qui doivent être utilisés dans le projet ?
- Existe-t-il des éléments de contenu existants (rédactions, rapports, sondages, résultats d'études, etc.) qui doivent être utilisés dans le cadre du projet ?
- Comment la réussite sera-t-elle mesurée ? Dressez la liste de tous les OKR et KPI pertinents de l'entreprise.
- Faites-vous une liste des messages ou des points clés à inclure dans le projet ?
- Y a-t-il des contraintes ou des considérations techniques à prendre en compte ?
- Y a-t-il des lignes directrices en matière d'image de marque ou d'esthétique à prendre en considération ?
- Y a-t-il des réglementations légales ou des normes de conformité à respecter ?
- Y a-t-il du contenu ou des éléments visuels à exclure du projet ?
- Quels sont les objectifs stratégiques de ce projet ?
- Quels sont l'échéancier et le budget du projet ?
- Quel est le public visé par ce projet ?
- Qui sont les parties prenantes du projet ?
- À faire, quand le projet doit-il être réalisé ?
- S'agit-il d'un nouveau projet ou d'une mise à jour ?
PRO TIP Donnez à votre équipe les moyens de rediriger les demandes ad hoc vers un service d'assistance technique
Formulaire ClickUp
. Toute personne ayant un lien vers le formulaire peut soumettre des réponses qui sont automatiquement acheminées vers l'environnement de travail de votre équipe pour être examinées comme il se doit !
Conseil #3 : Regrouper les projets similaires en un seul sprint
Le regroupement de projets similaires est un moyen efficace de d'accroître l'efficacité des processus . L'idée est de créer des groupes de projets où les tâches et les idées peuvent être facilement partagées entre les membres de l'équipe, ainsi que les ressources et l'expertise. 🧑💻
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/12/ClickUp-Project-Coordinator-Resource-Planning-Template-in-Tableau-view-1400x753.png visualiser la progression du projet en temps réel sur un Tableau ClickUp affiché /$$img/
Classer les projets par ordre de priorité sur un tableau ClickUp affiché par glisser-déposer
Un Sprint est l'un des évènements Agile utilisés pour définir une période de temps pendant laquelle un ensemble spécifique de travail doit être achevé.
La durée des sprints est traditionnellement de deux semaines pour les équipes de développement de logiciels, mais elle peut être de n'importe quel paramètre, en fonction des besoins de l'équipe et du projet. Au cours d'un Sprint, les équipes décomposent les tâches individuelles et les confient à des personnes spécifiques qui les achèveront. À la fin du sprint, les équipes examinent leur progression et passent au sprint suivant.
**Un autre avantage est de s'attaquer aux projets les plus simples, ceux qui permettent à l'entreprise de continuer à fonctionner, afin de maximiser le temps disponible !
Conseil n° 4 : Dites non aux projets extérieurs à votre entreprise joue
Organiser les demandes de projet en fonction de leur valeur pour l'entreprise signifie les classer par ordre de priorité en fonction de leur potentiel
ROI (retour sur investissement)
du projet et de son effet sur les activités de l'entreprise.
La valeur de l'entreprise est déterminée en analysant les coûts et les avantages du projet en termes de temps, de ressources et de bénéfices. Un projet dont le rendement escompté est élevé sera placé plus haut dans la liste. Par exemple, la résolution de problèmes majeurs de productivité ou le traitement des réclamations des clients.
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https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/02/Project-Management-Review-Template-by-ClickUp.png
Le modèle de revue de gestion de projet de ClickUp permet aux entreprises d'évaluer l'état actuel du projet et d'aider les équipes à déterminer s'il vaut la peine de poursuivre le projet.
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Comparer une demande de projet au portefeuille de projets de l'entreprise pour en déterminer la priorité
En tenant compte de facteurs tels que la satisfaction des clients, les répercussions à court et à long terme et les avantages concurrentiels, les entreprises peuvent décider quels sont les projets les plus utiles à la réalisation de leurs objectifs.
Conseil n° 5 : Déléguez le bon travail aux bonnes personnes
Parfois, nous confions inconsciemment toutes les tâches à un développeur, un concepteur ou un coordinateur spécifique parce qu'ils sont tout simplement très bons. La qualité de leur travail et leur attitude positive font d'eux un pôle d'attraction pour l'accomplissement des tâches qui se succèdent.
Mais nous avons à cœur d'établir des priorités entre les projets, ce qui signifie également que le forfait doit tenir compte de la charge de travail et de la croissance de l'équipe. 🌱
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/11/image-1400x971.png hiérarchiser les projets et les tâches à l'aide de la vue Charge de travail de ClickUp /$$img/
Assigner les projets et les tâches futurs en utilisant la vue Charge de travail de ClickUp
Le concepteur, le développeur ou le coordinateur n'est peut-être pas la personne la mieux placée pour cette tâche. Il y a de fortes chances qu'il consacre son temps et son énergie à d'autres projets afin de développer sa créativité, d'éviter l'épuisement professionnel et d'acquérir plus d'expérience dans l'achevé d'un travail de haut niveau.
Lorsque vous déléguez des tâches, faites appel aux talents de tous les membres de votre équipe afin de créer un sentiment de propriété et de renforcer l'esprit d'équipe. Le résultat sera une meilleure gestion de la charge de travail !
Faites de la productivité la priorité absolue avec ClickUp
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Bon forfait ! 💜