L'absence de définition des rôles et des responsabilités dans le cadre d'un projet entraîne une myriade de problèmes liés à la gestion du projet : retards dans le calendrier, augmentation des coûts et baisse des performances, pour n'en citer que quelques-uns.
C'est à ce moment-là que la matrice RACI, également appelée diagramme RACI ou matrice d'attribution des responsabilités, entre en jeu. 🖼️
Le modèle RACI permet de planifier les rôles et responsabilités de toutes les parties prenantes, d'apporter structure et clarté, et d'impliquer tous les membres de l'équipe dans la réussite du projet afin d'éviter les erreurs d'appréciation.
Voici pourquoi de nombreuses personnes du monde de l'entreprise dans divers secteurs, de la santé à la construction, ne jurent que par le modèle RACI Les diagrammes RACI . 🙏
Qu'est-ce qu'un diagramme de matrice RACI?
La matrice RACI est une approche simple pour définir les rôles et les responsabilités du projet qui contribuent à produire les résultats souhaités.
Ce terme est un acronyme qui signifie Responsible, Accountable, Consulted, and Informed (responsable, responsable, consulté et informé). La matrice RACI décrit essentiellement les différents rôles attribués aux membres de l'équipe impliqués dans le projet et détaille qui fait quoi.
Responsable : Comme vous pouvez déjà le suggérer, cette personne est chargée de prendre des mesures et de veiller à ce que les tâches du projet soient travaillées.
Il s'agit généralement d'un membre de l'équipe ou d'un gestionnaire de projet qui rend compte à un A. Il peut y avoir plus de R dans un RACI, et certains d'entre eux peuvent également être impliqués dans les tâches de l'équipe processus de prise de décision .
Toutefois, il est vivement conseillé de ne pas exagérer les choses et de ne pas surestimer le nombre de responsables dans votre matrice d'attribution des responsabilités.
Responsable : Il s'agit d'une personne qui veille à ce que toutes les responsabilités soient correctement attribuées, qui approuve ou rejette le travail ou les décisions (en gros, cette personne est un décideur) et qui s'assure que tout est livré avec succès et dans les délais. Selon la matrice RACI, il ne devrait y avoir qu'un seul A.
Consulté : Il s'agit de la personne que l'équipe consulte sur divers sujets et actions, un expert. Cette personne, ou plusieurs personnes, fournit un retour d'information et évalue afin que les tâches puissent être exécutées.
Informé : Quelqu'un qui doit être mis au courant de la progression une fois que tout est terminé, mais qui n'est pas directement impliqué dans le processus. Cette personne ne contribue pas à la prise de décision ou à l'exécution des tâches et n'est pas consultée sur quelque sujet que ce soit.
Nous savons que les équipes de gestion de projet adorent les abréviations : PMP, KPI, SOW et SME. La liste est encore longue, mais le diagramme de la matrice RACI permet de schématiser facilement les décisions et les tâches clés, les jalons et les rôles.
Avantages du modèle du diagramme RACI
Dans les grandes équipes de gestion de projet, où les membres sont distribués entre plusieurs services et dépendent d'autres équipes, il est naturel de souffrir d'une confusion des rôles.
Dans une telle situation, c'est au manager d'un projet ou à l'équipe dirigeante du projet d'intervenir et de s'assurer que chaque membre de chaque équipe est bien conscient de ce que l'on attend de lui. Les choses peuvent devenir encore plus difficiles si le travail est télétravaillé et fait à distance. C'est alors que la matrice RACI vient à la rescousse ! 🚀
Le modèle de diagramme RACI offre une myriade de fournisseurs prestataires à cet égard :
- Il élimine la confusion des rôles et la confusion quant à savoir qui prend les décisions (il se peut que ce soit le compte ou le responsable qui prenne les décisions, il faut donc le préciser dès le départ)
- Elle encourage le travail d'équipe et la communication entre toutes les personnes impliquées dans le projet, ce qui permet de fixer des paramètres clairs
- Il empêche la sur- ou sous-affectation des ressources d'un membre de l'équipe et garantit une réaffectation harmonieuse des ressources en cas de besoin
- Il peut garantir que, même en cas de réaffectation des ressources, aucune tâche n'est négligée
- En l'utilisant, vous rationaliserez les communications, éliminerez la résolution des conflits, instaurerez la confiance et garantirez un niveau élevé d'engagement
- En fin de compte, il améliore l'efficacité du projet et permet de gagner du temps
Il convient de mentionner que le diagramme RACI permet de s'assurer que chaque relation est gérée de manière appropriée, que ce soit avec des clients, des sponsors, des clients VIP, des utilisateurs internes, des fournisseurs, des investisseurs, des cadres, des analystes ou des régulateurs gouvernementaux.
C'est pourquoi ce modèle coche toutes les cases, tant pour les entreprises B2B que B2C. ✅
Quand utiliser le modèle du diagramme RACI
La matrice RACI peut être utilisée pour tout ce qui concerne la gestion de projet, qu'il s'agisse de clarifier les rôles et les tâches des membres de l'équipe ou d'éliminer toute sorte de confusion et de processus bloqués.
L'avantage, c'est qu'elle est incroyablement flexible et que vous pouvez l'utiliser quel que soit votre secteur d'activité. 🤩
Voici quelques exemples de cas où le diagramme RACI peut s'avérer utile :
- La confusion des rôles fait généralement obstacle à la progression et enlise le processus d'approbation ou lorsque les décisions sont prises de manière apparemment arbitraire, là encore, en raison du manque de transparence autour des rôles
- Lorsque l'autorité, les responsabilités, les rôles et les tâches ne sont pas clairement définis
- Lorsqu'il n'est pas clair qui doit exécuter les tâches, ce qui a pour résultat que plusieurs personnes travaillent sur la même tâche ou qu'aucune d'entre elles ne travaille sur les tâches du projet sur lesquelles elle devrait travailler
À titre d'exemple, tout gestionnaire de projet ou propriétaire de produit est en quelque sorte (à tort) considéré comme responsable de chaque petit détail et de la réussite d'une équipe de projet en général.
Le diagramme RACI soulage ces rôles. Il permet aux développeurs et aux concepteurs d'être responsables de leurs l'étendue de leur travail .
Notez toutefois que le RACI n'est pas une solution universelle.
Mon travail est remarquable dans le cas de projets complexes et de grande envergure impliquant de nombreuses parties prenantes. En revanche, il ne convient pas aux petites équipes de gestion de projet et aux projets à évolution rapide, car il ne peut que ralentir le processus de prise de décision et le projet dans son ensemble.
How To Create a RACI Chart Model (Comment créer un diagramme RACI)
Avant de commencer à créer un diagramme RACI, tenez compte des facteurs suivants :
- Idéalement, une personne ne devrait avoir qu'un seul type de responsabilité
- La personne responsable doit avoir l'auteur et être en mesure de fournir des conseils et de l'aide pour achever les tâches
- Attribuer un seul responsable par produit à livrer
- Chaque tâche doit être associée à des rôles de responsable et de redevable, mais il n'est pas obligatoire de demander une contribution extérieure si la tâche n'est pas trop complexe
- Les parties prenantes doivent être informées des changements mineurs et des mises à jour du projet
$$$$ Voici comment créer un diagramme RACI:
1. Définir les produits à livrer
Définissez et listez les principales tâches du projet qui doivent être achevées et inscrivez-les toutes dans la partie gauche du diagramme RACI, les unes sous les autres.
À ne pas faire figurer toutes les tâches du projet les éléments livrables du projet dans le diagramme, sous peine d'être trop granulaire et de rendre le diagramme trop complexe à utiliser et à comprendre.
2. Identifier les rôles du projet
Identifiez les membres de l'équipe de projet et leurs rôles (responsable, compte, consulté et informé) et ajoutez-les en haut du diagramme, les uns à côté des autres.
Par instance, vous pouvez opter pour quelque chose comme ceci : chef de projet, gestionnaire de projet, analyste d'entreprise, architecte technique et développeur d'applications.
Vous pouvez également spécifier les rôles par leur nom. Cette méthode est particulièrement utile car elle permet de clarifier qui fait quoi et si plusieurs intervenants se voient attribuer des rôles similaires.
3. Connecter les points
Le moment est venu de faire le lien entre les tâches et les rôles. ♻️
Il est indispensable de désigner un responsable et un compte pour chaque tâche, tout en réfléchissant soigneusement aux personnes qui doivent être consultées et à celles qui doivent être informées des résultats attendus.
4. Résoudre les conflits éventuels
Dans l'idéal, un membre de l'équipe ne devrait se voir confier que quelques responsabilités (deux à trois au maximum).
S'il y a beaucoup de cellules vides, essayez de réaffecter les ressources (remplacer Responsable par Consulté).
De même, si les rôles de responsable sont trop nombreux, le processus de prise de décision risque d'être ralenti ; il est donc préférable de n'avoir qu'un seul responsable par tâche.
Un trop grand nombre de C peut également entraîner des retards pour les gestionnaires de projet, car certains sous les rôle de consultant peut souvent être remplacé par Informé. L'absence de rôles C et I indique généralement un manque de communication au sein de l'équipe.
Exemples et cas d'utilisation de la matrice RACI
Exemples de ClickUp
Pour notre premier lot d'exemples, nous allons utiliser notre outil bien-aimé, ClickUp . Vous pouvez personnaliser chaque partie de la plateforme, ce qui rend plus facile que jamais la création de votre matrice RACI idéale. Lorsque vous avez besoin d'inspiration ou de conseils, profitez de l'outil prêt à l'emploi et modifiable Modèle de planification RACI dans ClickUp pour vous aider à démarrer. Téléchargez gratuitement le modèle de planification RACI de ClickUp Voyons à quel point nous pouvons être flexibles lors de la création de diagrammes RACI dans ClickUp.
Diagramme RACI simple en vue Document
Exemple de matrice RACI dans ClickUp Docs
Voici un exemple parfait de ce que nous avons expliqué ci-dessus. La vue Document de ClickUp peut être utilisé pour réaliser un diagramme RACI sans trop compliquer les choses.
Les parties prenantes sont à gauche, les rôles en haut et à droite. Jack, Sabrina et Selena sont responsables de la gestion du programme caroll est responsable, Samatha est consultée et Ahmed est informé.
C'est une bonne chose qu'il n'y ait qu'une seule personne responsable qui tienne le rôle de responsable en matière de gestion de programme. C'est le problème avec campagne de marketing , design, marketing des produits , l'analyse des données, le marketing de la marque et la réussite des clients, aussi !
Il est également facile de constater qu'aucune ressource n'est allouée de manière excessive. Jack est la personne responsable de la gestion du programme, du marketing de la marque et de la réussite des clients, tandis qu'il est responsable de la campagne de marketing, Informé pour le marketing produit et consulté pour l'analyse des données.
Matrice RACI à code couleur en vue Liste
Matrice RACI avec code couleur dans la vue Liste de ClickUp
La vue Liste de ClickUp nous permet d'aller plus loin dans les détails du diagramme RACI. Elle permet également d'apporter une touche de couleur à l'ensemble du concept pour rendre la gestion de projet parfois terne plus rafraîchissante. 🌈
Vous pouvez en fait choisir entre différentes couleurs de rôle. Nous avons utilisé le bleu pour les responsables, le vert pour les comptes, etc. C'est à vous de personnaliser le tableau et les rôles à votre guise.
Ici, nous avons également un positionnement légèrement différent des rôles et des tâches. Les tâches du projet sont listées à gauche, l'une sous l'autre, tandis que les noms et les responsabilités sont situés en haut et à droite (si vous préférez ce type de visualisation, c'est tout à fait normal).
Vous pouvez également voir des drapeaux de priorité qui peuvent donner une direction à tout le monde et indiquer les tâches qui doivent être prises en charge au plus vite et celles qui peuvent attendre un peu. 🚩
Modèle RACI en vue Tableur
Modèle RACI dans la vue Tableur de ClickUp
La vue Tableur permet d'aller plus loin dans l'analyse de votre diagramme RACI. En plus de voir les rôles, les tâches et les priorités, vous pouvez également suivre le statut de chaque tâche à partir du diagramme. Les statuts sont entièrement personnalisables ; voici un exemple de la façon dont vous pouvez nommer et colorer chacun d'entre eux.
Exemple de diagramme RACI regroupé par statut
Exemple de diagramme RACI groupé par statut dans la vue Tableur de ClickUp
Dans la vue Tableur, ClickUp vous permet également de filtrer et de regrouper les tâches par nom, rôle, statut, priorité, etc. Cela vous permet d'entrer dans les moindres détails de votre diagramme RACI et de voir quelles sont les tâches en cours, celles sur lesquelles il reste à travailler et celles qui sont achevées.
Enfin, comme on le sait déjà, Affiché par ClickUp et le Tableau blanc est dans les favoris ! 😍
Les rôles RACI affichés dans le Tableau blanc
Rôles RACI dans l'affichage du Tableau blanc de ClickUp
Le Tableau blanc ClickUp permet de visualiser facilement les tâches, les rôles et les rôles séparément, le tout avec une touche de couleur. Il permet de s'assurer que tout le monde travaille en équipe. Cela ne laisse pratiquement aucune place aux conflits ou aux baisses de moral.
Exemples de Miro
Vient ensuite le tristement célèbre outil de carte mentale, Miro . Voyons quel genre de magie RACI nous pouvons trouver.
Plan des parties prenantes RACI
Exemple de plan des parties prenantes RACI dans Miro /%img/ Miro Miro est un autre excellent outil que vous pouvez utiliser pour attribuer des rôles, des responsabilités et des tâches. Dans cet exemple particulier, Miro montre que vous pouvez facilement créer une matrice RACI des parties prenantes pour les équipes de conception de services.
Pouvez-vous dire qu'il y a quelque chose de différent ici ? 🤔
Tout à fait ! Au lieu de s'en tenir au diagramme RACI habituel, Miro a décidé d'adopter une nouvelle approche et de tout organiser proprement, des rôles et responsabilités aux tâches, à l'aide de la vue Plan. 🗺️
Vous pouvez voir les parties prenantes et les tâches sur la gauche, leurs rôles (décideur, influenceurs importants, gérer de près) visualisés en dessous, et le tout regroupé dans une carte de forme circulaire.
Vous pouvez voir que les rôles sont superposés dans des cercles, allant de ceux qui ont, disons, moins de responsabilités (par exemple, Informé) à Responsable.
Je ne sais pas ce qu'il en est pour vous, mais nous adorons les notes autocollantes numériques ! Les noms de tous les membres de l'équipe sont inscrits sur ces notes, tandis que leurs rôles sont indiqués à l'aide d'émojis.
Bonus: Modèles de cartographie des parties prenantes
Modèle RACI de l'équipe marketing
Modèle RACI de l'équipe de marketing en Miro Ce diagramme RACI est spécialement conçu pour les besoins des équipes de marketing. La gestion de projet, le marketing de campagne, de produit et de marque, ainsi que la réussite du client, c'est-à-dire les produits à livrer, sont positionnés à gauche.
Les responsabilités et les rôles sont clairement définis pour chaque tâche, tandis que les membres de l'équipe sont regroupés et disposés en conséquence, afin que chacun sache ce qu'il fait et ce que font les autres.
Il y a une seule personne responsable pour chaque tâche, tandis que le nombre de personnes responsables est relativement équilibré.
Exemple de codas
Le dernier, mais non le moindre, des outils proposés est le nouveau venu dans le bloc de la gestion de projet, Coda . Voyons ce qu'il en est par rapport à nos modèles RACI précédents.
Bonus: Modèles de cartes perceptuelles !
Exemple de matrice RACI par répartition des tâches
Exemple de matrice RACI par répartition des tâches en CodaCoda donne un exemple pratique de ce à quoi ressemble la création et l'utilisation d'un diagramme RACI, même si vous ne travaillez pas nécessairement sur un projet excessivement complexe.
Toutes les tâches sont clairement définies, ainsi que tous les rôles (PDG, directeur technique, vice-président du produit, chef de produit, concepteur d'interface utilisateur, rédacteur de contenu et analyste financier) et toutes les productivités qui sont affichés dans des couleurs vives. Cela permet une meilleure visibilité et différenciation, et nous pouvons également l'intégrer avec des tiers logiciel tiers pour planifier les consultations ou encore de suivre la progression de chaque projet.
Exemple de diagramme RACI par statut de la tâche
Exemple de diagramme RACI par statut de tâche dans Coda Coda Coda vous permet également de suivre le statut de chaque tâche (non commencée, en progression, terminée) sur le diagramme RACI, d'utiliser un code couleur pour chaque statut et d'ajouter des notes pour préciser qui travaille sur quelle tâche et combien de ressources sont disponibles.
Au lieu de partir de zéro, vous pouvez choisir parmi plusieurs autres modèles de diagrammes RACI absolument géniaux qui vous feront gagner un temps précieux et permettront à votre équipe d'être opérationnelle dès la première seconde !
Bonus: Matrix Templates & Matrix Organizational Structure Examples_* (Exemples de structures organisationnelles matricielles)
Qui bénéficie de l'utilisation d'un diagramme RACI ?
Les gestionnaires de projet: Un diagramme RACI est un outil utile pour les gestionnaires de projet qui ont besoin de suivre les différentes tâches et les différents rôles associés à un projet. Le suivi de ces rôles permet de s'assurer que toutes les personnes impliquées dans le projet sont tenues responsables de leurs tâches individuelles. Diagramme RACI de la gestion de projet est un spécialiste du marketing numérique et le fondateur de HustlerEthos.com .