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Vous est-il déjà arrivé de regarder votre liste de tâches et de vous demander : « Pourrions-nous passer directement à la phase de célébration sans nous attarder sur la planification du programme ? »
Nous vous comprenons et savons pourquoi la gestion de programmes peut sembler vous prendre plus de temps que elle ne vous en fait gagner. Si vous dépensez votre temps, votre argent et vos ressources de manière inappropriée, c'est tout à fait possible. Mais nous ne laisserons pas cela se produire.
Nous vous montrerons plutôt comment repenser votre approche pour adapter et gérer vos programmes.
Souvent confondue avec la gestion de projet, la gestion de programme présente une spécificité stratégique et mérite toute notre attention ! Comment distinguer un programme d'un projet ? Quels sont les programmes qu'il est judicieux de mener à bien ? Quelle est la valeur des programmes pour une organisation, ses collaborateurs et ses clients ?
Vous avez des questions, nous avons les réponses ! Découvrons ensemble en quoi les programmes diffèrent des projets, le rôle d'un gestionnaire de programme et les technologies indispensables à la réussite de la gestion de programmes !
Qu'est-ce que la gestion de programme ?
La gestion de programmes consiste à élaborer des stratégies et à coordonner des programmes afin de mener à bien des initiatives et d'apporter des changements au sein d'une organisation. Un programme est un ensemble de projets, de processus et d'activités connexes gérés en tant que groupe afin d'atteindre un objectif commun.
Vous vous demandez : « Si je remplace le mot « programme » par « projet » dans votre définition, cela signifie la même chose... À vous de jouer. »
Si nous traitons les programmes de la même manière que les projets, nous avons déjà créé notre premier obstacle. Voici pourquoi :
Vous (le chef de projet) êtes le capitaine d'un bateau (le projet) qui supervise les opérations et atteint la destination dans les délais prévus. Autour de vous se trouvent d'autres bateaux (projets) avec leurs capitaines (chefs de projet). Serait-il possible pour vous de gérer tous les navires, leurs opérations et leurs horaires ? Probablement pas.
Essayez nos modèles de gestion de programmes!
Gestion de programme vs gestion de projet
Quelle est donc la différence entre la gestion de programme et la gestion de projet ? Un projet concerne le cheminement et les ressources nécessaires pour atteindre son objectif. Un programme va au-delà des responsabilités traditionnelles d'un projet et se concentre sur ce qui se passe une fois que les projets ont atteint leur objectif. Les avantages, la transformation et le changement pour l'organisation. ✨
Le cycle de vie d'un programme
Dans cette optique, à quoi ressemble le cycle de vie d'un programme ? Pour commencer, il y a trois phases principales à prendre en compte, à savoir :
- Phase de conceptualisation du programme. Les parties prenantes et les dirigeants se réunissent pour produire un cahier des charges couvrant la vision, la portée, les objectifs minimaux, l'estimation budgétaire, la gestion des ressources et les avantages. Le cahier des charges est transmis au responsable du programme afin d'identifier les collaborateurs au programme, les dépendances du projet, les facteurs de risque, le calendrier et les exigences techniques.
- Phase de mise en œuvre du programme. Le terme « mise en œuvre » a deux significations. La première désigne les résultats obtenus par les équipes de projet. La seconde désigne la période de transition, pendant laquelle l'intégration et le changement s'opèrent au sein de l'organisation.
- Phase de clôture du programme. Les programmes durent aussi longtemps qu'une organisation tire profit de leur valeur. Mais avant de se lancer sans aide, il doit passer par plusieurs vérifications et instructions pour assurer sa pérennité. Les équipes de projet sont dissoutes, les économies réalisées sont évaluées et les informations relatives au programme sont conservées comme des atouts organisationnels pour de futures améliorations (ou d'autres programmes).
Examinons quelques exemples de programmes pertinents pour tous les secteurs d'activité :
- Programme de passerelle de processus pour fournir l'assistance nécessaire aux problèmes complexes liés à l'ingénierie logicielle
- Programme Talent et culture pour faire passer la carrière des employés au niveau supérieur
- Programme d'intégration des clients pour former les responsables de l'équipe commerciale
- Programme d'accessibilité pour guider le système de conception des produits
- Programme de croissance pour constituer et former des équipes internationales
Il n'est pas envisageable que ces initiatives d'entreprise existent dans le cadre d'un seul projet. Vous vous souvenez de notre analogie avec le bateau ?
À la base, un programme implique davantage de fonctions que celles d'un projet ponctuel, ce qui nécessite de faire appel à des personnes spécialisées pour assurer le développement et la gouvernance continue d'un programme.
Les responsables de programme ont rejoint la discussion pour discuter.
Que fait un gestionnaire de programme ?
Le gestionnaire de programme est au cœur de tout écosystème de programmes. Ses priorités quotidiennes sont les suivantes :
- Posez des questions clarifiantes pour cerner les problèmes d’entreprise et définir ce que signifie la réussite.
- Fournissez une navigation de haut niveau pour aider les équipes de projet à prendre des décisions éclairées.
- Gérez le rythme du programme afin que des résultats mesurables soient régulièrement fournis.
- Concentrez-vous sur la santé globale d'un programme
Souvent, un gestionnaire de programme n'a pas d'autorité directe sur les gestionnaires de projet et les collaborateurs au programme. Si vous y réfléchissez bien, un programme comprend tous les types d'équipes : marketing, équipe commerciale, recrutement, assistance à la clientèle, informatique, ressources humaines, etc. Ces équipes sont spécialisées dans leur domaine, et le gestionnaire de programme fournit la stratégie à long terme pour que toutes les équipes restent alignées sur les objectifs et les résultats attendus du programme.
Le fait est qu'un gestionnaire de programme n'a pas toujours toutes les réponses immédiatement. Si vous vous attaquez à quelque chose qui n'a jamais été fait auparavant dans votre secteur ou votre organisation, le niveau d'ambiguïté est extrêmement élevé. Et les programmes sont généralement vagues au début. Voici un exemple concret de programme :
Le programme SparkShorts est conçu pour découvrir de nouveaux conteurs, explorer de nouvelles techniques de narration et expérimenter de nouveaux flux de travail. Ces films ne ressemblent à rien de ce que nous avons jamais fait chez Pixar. Ils offrent l'occasion de débloquer le potentiel des artistes individuels et leurs approches cinématographiques inventives à une échelle plus petite que nos productions normales.
Le programme SparkShorts est conçu pour découvrir de nouveaux conteurs, explorer de nouvelles techniques de narration et expérimenter de nouveaux flux de travail. Ces films ne ressemblent à rien de ce que nous avons jamais fait chez Pixar. Ils offrent l'occasion de débloquer le potentiel des artistes individuels et leurs approches cinématographiques inventives à une échelle plus petite que nos productions normales.
La première phrase à elle seule soulève de nombreuses questions. Non, toutes les questions : comment découvrir des conteurs ? Quels sont nos critères pour un conteur ? Quelle est la portée de ces expériences ? Ces nouveaux flux de travail nécessiteront-ils l'aide de notre équipe principale ?
Les gestionnaires de programmes commencent par ce qu'ils savent et se font une idée du reste au fur et à mesure. Comme ils ne sont pas impliqués dans les détails de chaque projet (repensez à notre analogie avec le bateau), ils comptent sur les gestionnaires de projet pour leur fournir de l'assistance tactique. À un niveau élevé, les gestionnaires de programmes :
- Mettez en pratique des méthodologies agiles au sein de l'écosystème du programme afin d'atteindre vos objectifs commerciaux.
- Appliquez des principes, des processus et une expertise en la matière pour obtenir des résultats.
- Devenez un leader d'opinion pour résoudre des requêtes complexes et atténuer les risques.
- Définissez le budget, la portée et les normes de qualité du programme.
- Alignez ou réalignez les livrables du projet sur les résultats du programme.
- Utilisez des indicateurs pour informer et impliquer régulièrement les parties prenantes.
- Gérez les interdépendances entre les projets
- Éliminez les efforts redondants ou inutiles
- Examinez les propositions de programmes entrantes
- Maintenance de la documentation relative aux programmes
Que diriez-vous de quelques exemples supplémentaires ? ⬇️
Conseils pour une gestion de programme réussie
Que ce soit pour les start-ups ou les entreprises chevronnées, les étapes nécessaires pour transformer des idées en résultats concrets pour l'organisation peuvent sembler insurmontables. Combien, dans quels délais et comment mettre en place un programme efficace ? Voici trois conseils à appliquer dès aujourd'hui pour mettre en place des programmes efficaces et percutants.
Conseil n° 1 : encouragez les équipes à s'exprimer dès le début et régulièrement
La qualité de nos compétences humaines fait de nous de meilleurs exécutants et leaders.
Relisez cette phrase.
Nous avons établi précédemment que certains gestionnaires de programmes n'ont pas d'autorité directe sur les équipes. Mais ils sont responsables de l'avancement et des résultats du programme. Il y a tant d'avantages à encourager les équipes à s'exprimer tôt et souvent :
- Les goulots d'étranglement imminents sont signalés et résolus efficacement.
- La diversité des points de vue suscite des solutions créatives à des problèmes complexes.
- Les membres reçoivent des commentaires exploitables pour s'améliorer.
- La confiance s'établit naturellement
La réussite d'un programme dépend du travail d'équipe. Il est essentiel de communiquer cela dès le premier jour du cycle de vie du programme, mais il n'est jamais trop tard pour commencer. Si vous recherchez des conseils pratiques pour mettre en place un travail d'équipe efficace, nous avons ce qu'il vous faut !
Conseil n° 2 : évaluez minutieusement l'idée du programme
Ne considérez pas quelques mots échangés au sujet d'une idée de programme comme un feu vert ! La définition du programme est l'étape la plus critique du cycle de vie du programme, car l'énergie, l'argent et les ressources de votre organisation seront consacrés à cette grande entreprise. Avant de rédiger un e-mail en mettant votre équipe de rêve en copie, prenez le temps de réfléchir à ce que ce programme va apporter.
- Quels domaines d'activité le programme affectera-t-il ? ( Ressources humaines, excellence qualité, marketing, etc.)
- Quelles sont les menaces et les conséquences potentielles ? (Perturbation des services organisationnels, dérive des objectifs, désinformation, etc. )
- Quels sont les facteurs qui auront un impact sur nos systèmes, nos services, nos outils et notre technologie ?
- Quel est le public cible ?
Conseil n° 3 : utilisez le meilleur logiciel de gestion de programmes
À quoi ressemble le meilleur logiciel de sa catégorie ? Des forfaits compétitifs et une plateforme fiable ? Bien sûr, mais pour une gestion de programme réussie, vous aurez également besoin :
- Intégration puissante avec d'autres outils pour regrouper les données sous un même toit
- Fonctionnalité solide de dépendance entre les tâches et les projets
- Vue à 360° de tout le travail effectué dans l'entreprise
Examinons le point n° 3 : une vue à 360° de tout le travail effectué dans l'entreprise. Savez-vous combien d'heures nous perdons chaque semaine à passer d'un contexte à l'autre et à jongler entre plusieurs outils? Qatalog et les chercheurs de l'Ellis Idea Lab de l'université Cornell ont fait le calcul, et voici ce qu'ils ont découvert dans le monde du travail moderne :
Le nombre d'heures que nous perdons chaque semaine à essayer de trouver des informations cachées dans des applications.
Proportion de personnes qui déclarent trouver fastidieux de rechercher les informations nécessaires à leur travail.
⅔
Le nombre de personnes qui déclarent ne pas être certaines que tous les services utilisent les mêmes applications en ligne.
Vous vous reconnaissez dans cette description ?
Si vous vous sentez un peu dépassé, changeons la donne !
Je comprends que vous soyez lassé des logiciels après avoir essayé Monday, Asana, Jira et autres. Les premières semaines sont géniales, puis soudainement, les équipes sont confrontées à des priorités concurrentes et les projets s'enlisent.
3 fonctionnalités ClickUp indispensables à la gestion de programmes
ClickUp est le logiciel de gestion de programmes que vos équipes voudront utiliser tous les jours. Avec ClickUp, elles ont le contrôle sur l'optimisation de leur productivité tout en travaillant en collaboration pour réaliser les initiatives du programme. Voici trois fonctionnalités indispensables de ClickUp pour gérer votre programme :
1. Objectifs ClickUp pour lier chaque tâche aux livrables du programme
« Les objectifs ClickUp permettent à chaque membre du département de rester concentré sur ce qui est vraiment important, ce qui est essentiel lors du lancement d'un nouveau produit. »
Darya HYPERVSN
2. Tableaux de bord ClickUp pour présenter les données
« L'utilisation de ClickUp nous a beaucoup aidés, notamment en nous faisant gagner du temps. Auparavant, nous utilisions un système dans lequel, à la fin de la semaine, chaque membre de l'équipe envoyait ses rapports hebdomadaires par e-mail, qui étaient ensuite analysés pendant le week-end. Mais avec ClickUp, nous supprimons progressivement les rapports redondants, ce qui nous fait gagner du temps, que nous consacrons désormais à des activités plus productives. »
3. Plus de 15 vues personnalisables pour afficher les tâches et les flux de travail
« Même si ces fonctionnalités semblent insignifiantes à première vue, elles jouent un rôle essentiel pour combler nos lacunes, étant donné que nos équipes travaillent à distance. Grâce aux trois vues différentes de ClickUp, nos clients et nos responsables ont une vision à 360 degrés de ce qui se passe sur le terrain, ce qui leur permet de se concentrer davantage sur la stratégie et la réflexion créative plutôt que sur la gestion fastidieuse des tâches et des équipes. »
Joshua Rozario Mindshare Digital
Exemples d'exemples de gestion de programmes chez ClickUp
On nous demande souvent si, chez ClickUp, nous utilisons ClickUp pour gérer nos programmes. Franchement, c'est une question que nous apprécions particulièrement, car elle nous rappelle à quel point la plateforme est performante pour gérer à la fois les tâches quotidiennes et les complexités, ce qui nous permet d'évoluer.
Tout notre travail est interconnecté. Nous travaillons à partir des mêmes listes de projets et prenons des décisions éclairées en équipe. Tout le monde a accès à des informations centralisées pour accomplir son travail.
Voici quelques programmes ClickUp qui ont été lancés et qui ont nécessité l'intervention de nombreux gestionnaires de programmes et toute la bière pression disponible pour en faire une réussite. Équipe, pouvez-vous m'aider ?
ClickUp élargit son équipe senior EMEA alors que la demande européenne augmente de 233 %.
Nous n'avons pas perdu de temps pour mettre en place notre équipe de direction EMEA, en recrutant des talents exceptionnels qui obtiennent des résultats tout en restant fidèles à notre valeur fondamentale : « s'amuser, trouver de la joie et être soi-même ».
Nous disposons déjà d'une base solide d'employés dans la région, avec des membres de l'équipe répartis dans toute l'Europe. Nous employons les meilleures personnes pour ce travail et tirons parti de ClickUp pour garantir que nos équipes soient hyperproductives même lorsqu'elles ne sont pas réunies au même endroit. Nous sommes profondément engagés à développer notre entreprise en plaçant la collaboration, la culture et la communauté au cœur de nos activités. »
Nous n'avons pas perdu de temps pour mettre en place notre équipe de direction EMEA, en recrutant des talents exceptionnels qui obtiennent des résultats tout en restant fidèles à notre valeur fondamentale : « s'amuser, trouver la joie et être soi-même ».
Nous disposons déjà d'une base solide d'employés dans la région, avec des membres de l'équipe répartis dans toute l'Europe. Nous employons les meilleures personnes pour ce travail et tirons parti de ClickUp pour garantir que nos équipes soient hyperproductives même lorsqu'elles ne sont pas réunies au même endroit. Nous sommes profondément engagés à développer notre entreprise en plaçant la collaboration, la culture et la communauté au cœur de nos activités. »
ClickUp University, une plateforme d'apprentissage en ligne gratuite
Notre objectif avec ClickUp University (CUU) est simple : aider notre communauté à atteindre ses objectifs plus rapidement, à gagner du temps, à continuer à progresser de 1 % chaque jour dans son champ et à éliminer les frustrations inutiles causées par l'inefficacité au travail.
Que vous soyez nouveau chez ClickUp ou que vous nous suiviez depuis des années, CUU vous aidera à acquérir les connaissances et l'expérience pratique dont vous aurez besoin pour créer votre flux de travail idéal et booster votre productivité.
Vous apprendrez à utiliser ClickUp, à le personnaliser en fonction des besoins de vos projets et de vos préférences en matière de flux de travail, et deviendrez un expert ClickUp ultra-productif qui gagnera un temps précieux.
Notre objectif avec ClickUp University (CUU) est simple : aider notre communauté à atteindre ses objectifs plus rapidement, à gagner du temps, à continuer à progresser de 1 % chaque jour dans son champ et à éliminer les frustrations inutiles causées par l'inefficacité au travail.
Que vous soyez nouveau chez ClickUp ou que vous nous suiviez depuis des années, CUU vous aidera à acquérir les connaissances et l'expérience pratique dont vous aurez besoin pour créer votre flux de travail idéal et booster votre productivité.
Vous apprendrez à utiliser ClickUp, à le personnaliser en fonction des besoins de vos projets et de vos préférences en matière de flux de travail, et deviendrez un expert ClickUp ultra-productif qui gagnera un temps précieux.
LevelUp par ClickUp (édition 2021)
Pour LevelUp, même si tout a été terminé en interne, nous avons dû intégrer le processus d'utilisation de tiers externes, tels que des sociétés de production et des services de diffusion en direct. Nous avons donc créé des listes dédiées, qui ont joué un rôle clé dans l'organisation de cet évènement.
Nous avons créé une liste principale et rendu certaines tâches publiques pour nos partenaires. Nous avons invité des invités et permis à nos partenaires locaux de coordonner les tâches. Cela nous a permis d'avancer plus rapidement qu'en utilisant plusieurs outils, y compris les e-mails. Pouvez-vous imaginer passer en revue des milliers d'e-mails ? ClickUp a résolu tous ces problèmes pour nous.
Pour LevelUp, même si tout a été terminé en interne, nous avons dû intégrer le processus d'utilisation de tiers externes, tels que des sociétés de production et des services de diffusion en direct. Nous avons donc créé des listes dédiées, qui ont joué un rôle clé dans l'organisation de cet évènement.
Nous avons créé une liste principale et rendu certaines tâches publiques pour nos partenaires. Nous avons invité des invités et permis à nos partenaires locaux de coordonner les tâches. Cela nous a permis d'avancer plus rapidement qu'en utilisant plusieurs outils, notamment les e-mails. Pouvez-vous imaginer passer en revue des milliers d'e-mails ? ClickUp a résolu tous ces problèmes pour nous.
Le succès de nos programmes n'aurait pas été possible sans la diversité des chefs de programme et des équipes qui ont communiqué les demandes et partagé leurs commentaires de manière rapide et efficace. Et nous voulons la même chose pour vous. 🤝
Atteignez vos objectifs organisationnels les plus ambitieux avec ClickUp.
ClickUp est un logiciel tout-puissant qui vous permet de coordonner vos grandes idées, de suivre la progression en temps réel et de gérer vos projets avec une visibilité totale. Grâce à ClickUp et à la gestion de projet, vous pourrez constituer une équipe saine et hautement performante dès le premier jour !
Notre équipe est là pour vous aider si vous avez un cas d'utilisation spécifique et avez besoin d'assistance. Honnêtement, nous pouvons parler de programmes toute la journée et nous adorons rencontrer d'autres personnes qui partagent notre passion ! 👋