La gestion de programmes exige un haut niveau de compétence en matière de communication, de planification et d'exécution. Même si vous êtes un as et que vous pouvez vous débrouiller seul, disposer d'une assistance sous forme de modèles vous permettra de gagner du temps et d'économiser vos efforts, afin que vous puissiez vous concentrer sur la réussite de votre organisation plutôt que sur des tâches qui peuvent être automatisées.
Nous vous montrons ici comment les modèles de gestion de programme peuvent vous aider à gagner en efficacité et ce qu'il faut rechercher dans ces outils. Nous partageons également certains de nos modèles de plan de gestion de programme préférés pour vous aider à démarrer. ?
Commençons à faciliter vos efforts de gestion de projet, d'accord ?
Qu'est-ce qu'un modèle de gestion de programme ?
La gestion de programmes est similaire à la gestion de projet, à quelques différences près. Dans la gestion de projet, vous vous concentrez sur la production de livrables plus modestes issus d'un projet spécifique. Dans la gestion de programmes, vous gérez des dizaines de projets interconnectés et complexes qui composent un système plus vaste.
L'objectif d'un plan de gestion de programme est de fournir de l'assistance à l'organisation ou à l'entreprise de multiples façons. Ces rôles exigent un niveau élevé de leadership, de coordination et de communication.
C'est là que les outils de gestion de projet tels que les modèles entrent en jeu. Un modèle de gestion de projet est un outil qui simplifie les différentes étapes de la gestion de projets interdépendants. Il peut vous aider à créer des plans de projet individuels, à identifier les interdépendances entre les projets et à établir des feuilles de route pour la planification des projets.
Certains modèles peuvent également vous aider au suivi du processus du programme, à la rédaction de propositions de programme et à la réalisation d’audits des procédures existantes. ✅
Qu'est-ce qui caractérise un bon modèle de gestion de programme ?
Prêt à utiliser un modèle de gestion de programme pour faciliter la planification de vos processus ?
Voici ce qui caractérise un bon modèle de gestion de programme :
- Aperçu et visibilité de la portée du projet: un aspect essentiel de la gestion de projet consiste à connaître votre objectif final. Recherchez des modèles qui vous permettent de définir le plan du programme et ses principaux objectifs.
- Outils permettant d'identifier les éléments clés et les dépendances : la gestion de programme repose en grande partie sur l'identification des contraintes potentielles. Recherchez des modèles proposant des fonctionnalités pour la structure organisationnelle et des feuilles de route afin de respecter le calendrier du programme.
- Fonctionnalité d'échéancier : les programmes sont composés de divers projets avec des dates d'échéance pour les livrables. Suivez la progression à l'aide d'un modèle permettant de créer un échéancier et un calendrier pour les objectifs du programme.
- Assistance à la collaboration : pour réussir en tant que gestionnaire de programme, vous devez jongler entre plusieurs projets, parfois dans différents services. Un bon modèle facilitera la collaboration entre les membres de l'équipe et les parties prenantes, qu'il s'agisse d'outils de gestion de projet ou d'outils de planification de projet.
- Tableaux de bord personnalisables : les vues personnalisées offrent un aperçu des étapes spécifiques du programme, facilitent le suivi des processus et vous permettent de contrôler les permissions à différentes étapes du plan de gestion du programme.
10 modèles gratuits de gestion de programme à utiliser
Grâce aux modèles de gestion de projet, vous pouvez gagner du temps, que vous définissiez la portée de plusieurs projets ou que vous cherchiez des moyens de rationaliser vos processus. Vous avez le choix entre une multitude de modèles, vous pouvez donc sélectionner celui qui correspond le mieux à vos besoins.
Des modèles qui vous aident au suivi des flux de travail à ceux qui vous permettent d'analyser tous vos processus existants, il existe un moyen de rendre votre travail plus rapide et plus efficace. Et grâce aux outils d'amélioration des processus et de cartographie des processus, vous pouvez créer des feuilles de route pour les programmes et suivre la progression du début à la fin.
Voici une liste de nos 10 modèles préférés que vous pouvez utiliser dès maintenant. ✨
1. Modèle de gestion de programme ClickUp
Le modèle de gestion de projet de ClickUp facilite le suivi de plusieurs projets et de leur relation avec un objectif de programme plus large. Créez rapidement des dossiers pour différents projets et attribuez des tâches, des échéances et des jalons à chacun d'entre eux dans l'échéancier du projet.
Créez des vues des problèmes et des risques afin d'identifier les obstacles potentiels et de résoudre les problèmes dès qu'ils surviennent afin d'éviter de faire dérailler le programme. Vous pourrez ainsi maîtriser les livrables de votre projet grâce à ce modèle de diagramme de Gantt et obtenir une vue d'ensemble de la progression de votre projet.
Accédez à la vue Tableau dans ce modèle de plan de projet pour avoir une vue d'ensemble de ce qui est achevé, de ce qui est en cours et de ce qui va suivre. ✍️
2. Modèle de rapport sur le statut du programme ClickUp
Grâce au modèle de rapport d'état du programme de ClickUp, il n'a jamais été aussi facile de fournir des mises à jour sur l'état d'avancement du programme et des projets individuels. Créez un aperçu du programme dans une disposition visuellement agréable avec des diagrammes, des graphiques et des tableaux qui mettent en évidence les informations les plus importantes.
Remplissez la section du modèle de diagramme de santé du programme pour identifier le statut des projets individuels qui composent le programme global. Attribuez un code couleur aux projets qui sont en bonne voie (vert), utilisez le jaune pour identifier les projets qui posent un problème et signalez en rouge les projets qui nécessitent une attention immédiate pour revenir dans les délais.
Créez un diagramme de Gantt pour visualiser l'ensemble du calendrier du programme et utilisez des graphiques pour identifier les contrôles du projet et l'allocation des ressources. Un gestionnaire de programme peut également approfondir les risques liés au projet à l'aide d'un tableau mettant en évidence les problèmes identifiés et les éléments à prendre en compte.
3. Modèle de suivi de programme ClickUp
L'un des aspects difficiles de la gestion de projet est de garder une vue d'ensemble claire de tout ce qui se passe. Avec plusieurs projets en cours et divers membres de l'équipe, il est facile de passer à côté de certains détails. Ce n'est plus le cas grâce au modèle de suivi de programme de ClickUp.
Ce modèle d’échéancier offre une visibilité sur chaque projet tout en identifiant leur priorité.
Un gestionnaire de programme peut utiliser les différentes vues pour déterminer les échéanciers des projets pour chaque service et mettre en évidence la capacité de travail de chaque membre de l'équipe. Commencez par définir le programme dans la vue Liste des projets.
Créez et attribuez des tâches aux différents membres de l'équipe de projet, puis ajoutez des dates d'échéance qui peuvent être utilisées pour créer un échéancier pour chaque projet. Dans la vue Échéancier, regroupez vos activités par service et filtrez-les en fonction de la phase du projet afin de suivre la progression du programme.
Utilisez la vue Charge de travail pour voir comment le travail est réparti entre les employés. Utilisez ces informations issues de la structure de répartition du travail pour réattribuer des tâches, réaffecter les charges de travail et ajuster l’échéancier afin de maintenir le programme sur la voie de la réussite. ?
4. Modèle de résumé de programme ClickUp
Vous avez besoin d'un moyen de fournir rapidement des mises à jour sur vos programmes et un résumé concis ? Utilisez le modèle de résumé de programme de ClickUp. Ce modèle de rapport d'avancement d'une page permet aux parties prenantes ou aux membres de l'équipe très occupés de se faire une idée de l'état d'avancement du projet sans avoir à lire des pages et des pages de rapport.
Incluez des informations telles qu'un aperçu général de la progression, une brève mention des problèmes et des solutions proposées, ainsi que les points forts des prochaines étapes.
5. Modèle de proposition de programme ClickUp
La gestion de programme ne consiste pas seulement au suivi et à la gestion de l'avancement de projets interconnectés. Un aspect essentiel de la gestion de programme consiste à identifier les nouveaux projets et programmes susceptibles de soutenir les principaux objectifs du projet de l'organisation.
Le modèle de proposition de programme de ClickUp permet aux responsables de programme de présenter facilement leurs idées à la direction.
Commencez par remplir les informations de base de votre proposition, telles que la description du programme, les objectifs proposés, la méthodologie, la disposition et le budget.
Avec son interface agréable et ses détails concis, le bureau de gestion de projet (PMO) ne manquera pas de donner son accord ! ?
6. Modèle de charte de programme ClickUp
Le modèle de charte de programme de ClickUp est également un excellent moyen d'obtenir un aperçu rapide du programme. Utilisez ce modèle de charte de planification de projet pour définir le plan de gestion de projet tout au long de son cycle de vie.
Commencez par définir l'organisation du programme, notamment son titre, le plan de communication et le calendrier du projet, y compris les dates de début et de fin. Les chefs de projet peuvent ensuite s'en servir pour approfondir leur connaissance des membres individuels de l'équipe qui joueront un rôle dans le programme et les objectifs.
Grâce à ce modèle gratuit de gestion de projet, vous pouvez définir les indicateurs que vous utiliserez pour déterminer la réussite d'un projet, l'étendue des travaux, ainsi que les initiatives et les plans d'action.
Conservez ce dossier dans un emplacement facile d'accès dans votre environnement de travail ClickUp. Ainsi, le chef de projet , vos employés et les parties prenantes pourront s'y référer tout au long du projet, ce qui leur permettra de rester informés des objectifs et des jalons à franchir.
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7. Modèle de tableau d'incrémentation de programme ClickUp
Les incréments de programme définissent un échéancier et des objectifs pour les équipes agiles qui font partie d'un Agile Release Train plus large. Utilisez le modèle de tableau d'incréments de programme de ClickUp si vous souhaitez réaliser l'automatisation de cette étape cruciale de la planification.
La vue Tableau blanc est conçue pour faciliter la collaboration. Le chef de projet peut l'utiliser pour aider l'équipe à réfléchir et à suivre les idées de toutes les parties prenantes tout au long du processus.
Commencez par définir les phases de votre plan de programme, puis identifiez les membres de l'équipe du programme. Attribuez des capacités et des charges de travail aux différents membres de l'équipe et services en fonction de leur disponibilité afin de réaliser le suivi des flux de travail.
Ajoutez ensuite des jalons et des activités à la liste des tâches afin de visualiser les responsabilités de chacun. ?️
8. Modèle de programme d'audit ClickUp
Facilitez la vie de votre équipe d'audit grâce à un modèle de plan de gestion de programme axé sur la gestion des ressources. Avec le modèle de programme d'audit de ClickUp, suivez les immobilisations pour vous assurer que vous respectez les normes de l'entreprise.
Utilisez la vue de résumé pour présenter les principaux objectifs du programme d'audit dans le modèle de gestion de projet.
Vous pouvez ensuite utiliser la vue « Tableau par procédure » pour voir où en est chaque élément dans le processus d'audit. Passez à la vue « Tableau des résultats d'audit » pour trier les tâches en fonction de leur score d'audit.
Lorsque vous êtes prêt à créer une liste de tâches à faire pour votre plan d'action, consultez la vue « Liste des tâches à faire » pour obtenir un aperçu en temps réel de tous les éléments qui doivent être traités. La vue « Tableau » vous permet de suivre facilement tous les projets dans une seule vue afin que vous puissiez élaborer le plan de projet idéal pour votre processus d'audit.
9. Modèle ClickUp pour des processus efficaces
En tant que gestionnaire de programme, vous devez être efficace et capable de vous adapter pour répondre aux exigences d'un environnement commercial en constante évolution. Le modèle de processus efficaces de ClickUp est conçu pour stimuler la productivité et optimiser les processus de gestion de programme.
De l'analyse à la création d'éléments pour la gestion du changement, ce modèle vous aidera à devenir un leader plus efficace.
Pour commencer, décrivez toutes les activités de votre processus qui doivent être optimisées. Utilisez la vue Liste pour créer des tâches pour chacune d'entre elles. Remplissez les champs personnalisés du modèle de gestion de projet, notamment la description du processus, le niveau d'effort, le rôle et les échéances.
Pour les processus qui nécessitent un travail supplémentaire, créez des sous-tâches afin de les décomposer en tâches plus faciles à gérer dans le modèle de gestion de projet.
La vue « Diagramme de Gantt » affiche rapidement toutes vos entrées dans un diagramme afin de visualiser le calendrier du projet. Cette vue met également en évidence les dépendances afin que vous puissiez identifier les obstacles potentiels ou les domaines dans lesquels le programme risque de bloquer au cours des différentes phases du projet.
Vous cherchez un moyen de collaborer lors des processus de planification et de brainstorming ? Passez à la vue Tableau blanc du diagramme SIPOC. Si vous êtes plutôt visuel, utilisez la vue Tableau blanc de la cartographie des processus pour obtenir une vue illustrée de votre cartographie des processus. ?️
10. Modèle d'audit de processus ClickUp
Analysez et améliorez vos processus à l'aide du modèle d'audit de processus de ClickUp. Basé sur la méthodologie Soft Software, ce modèle met l'accent sur les systèmes et la réflexion concrète lors de la réalisation d'un audit. Un champ personnalisé pour les fichiers vous permet de télécharger des documents et des feuilles de calcul relatifs au projet afin d'étayer vos recherches et vos conclusions.
Utilisez ce modèle pour réviser entièrement vos processus ou intégrez-le à votre système d'audit afin de procéder à des mises à jour et des révisions régulières des procédures afin de vous assurer qu'elles sont optimisées. Le modèle de gestion de projet comporte cinq onglets, chacun étant conçu pour vous donner un aperçu de vos processus, de la manière dont ils peuvent être améliorés et des éléments à faire pour apporter ces changements.
Dans l'onglet « Conception du modèle », créez un cadre pour le processus d'audit. Vous pouvez y ajouter des tâches, notamment pour décrire le processus existant, identifier les lacunes, créer une proposition de changements et comparer les modèles avec les situations réelles dans votre plan de projet.
Dans l'onglet Analyse des processus, examinez en détail les aspects pratiques de vos processus existants. Cela peut inclure la visibilité de vos processus pour les membres de l'équipe, les ressources nécessaires et les procédures de suivi.
Accédez à l'onglet Analyse CATWOE pour utiliser le cadre de résolution de problèmes afin d'identifier les domaines à améliorer dans vos processus. CATWOE signifie Clients, Acteurs, Vision du monde, Propriétaires et Environnement.
En évaluant chacun d'entre eux, vous pouvez définir des objectifs et des processus de programme qui répondent mieux aux besoins de votre organisation et de vos clients.
Enfin, l'onglet « Gestion du changement » est idéal pour mettre en évidence les informations découvertes lors de l'audit du processus et définir les prochaines étapes. En fonction de l'ampleur des changements nécessaires, vous pouvez diviser ces tâches en différentes phases ou simplement créer une ou deux tâches pour résoudre les problèmes.
Améliorez votre gestion de programme grâce aux modèles Program Tracker
La gestion de programmes est une carrière stimulante et enrichissante. Vous devrez mettre à profit vos compétences en communication et faire preuve de perspicacité en matière de planification pour développer des programmes qui soutiennent les objectifs de votre organisation.
Du brainstorming au suivi du temps jusqu'à l'achevement du projet, vous devez être au top de votre forme pour mener à bien votre projet.
Bénéficiez de l'assistance d'outils tels que les modèles de gestion de programme de cette liste, qui peuvent vous aider dans toutes les tâches, de la création de calendriers à l'audit de la progression.
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