Le dépassement budgétaire est un problème très répandu. Et souvent, il s'accompagne d'un retard dans la livraison du projet. Ensemble, ces deux éléments sont les signes d'un projet raté.
Malheureusement, seuls 43 % des projets sont à l'abri de ce fléau. Vous vous demandez pourquoi ? C'est parce que la plupart des projets ne disposent pas de contrôles fonctionnels et bien établis.
Heureusement, le contrôle du projet n'est pas sorcier. Poursuivez donc votre lecture, car cet article vous explique en détail de quoi il s'agit et vous donne des conseils pratiques pour le mettre en œuvre !
Qu'est-ce que le contrôle du projet ?
Le contrôle de projet désigne les systèmes et processus utilisés pour gérer la portée, le coût, l'échéancier, la qualité, les ressources et les risques d'un projet. Ces outils constituent la base d'une gestion de projet efficace et facilitent l'assistance à la prise de décision tout au long du cycle de vie d'un projet.
L'utilisation de processus de contrôle de projet permet de s'assurer que les projets restent sur la bonne voie en identifiant rapidement les problèmes potentiels et en prenant les mesures correctives nécessaires. Elle permet également aux responsables de mesurer les performances par rapport aux objectifs fixés et de prendre rapidement des mesures correctives si nécessaire.
Contrôle de projet et gestion de projet : quelle est la différence ?
On pense souvent que le contrôle de projet et la gestion de projet sont synonymes et définissent des éléments similaires, ce qui n'est pas le cas. Avant toute chose, clarifions ce point.
La gestion de projet est l'ensemble des connaissances, des compétences et des techniques nécessaires pour mener à bien un projet. Elle gère six contraintes principales, comme indiqué ci-dessous.
D'autre part, le contrôle de projet est un sous-ensemble de la gestion de projet qui supervise deux de ces contraintes : les coûts et les délais du projet. En substance, le contrôle de projet fait partie de la gestion de projet et permet d'analyser et d'optimiser les données du projet afin de garantir que celui-ci soit livré dans les délais et dans les limites du budget prévu.
En termes simples, le contrôleur de projet conseille le responsable sur les problèmes liés au temps et aux calendriers. Le responsable décide ensuite s'il convient ou non de mettre en œuvre ces suggestions.
Considérez le chef de projet comme le capitaine d'un navire et le contrôleur de projet comme le navigateur qui indique la distance qui sépare le navire de sa destination finale. Ce rôle consiste également à suggérer l'itinéraire le plus rapide pour atteindre la destination, laissant au capitaine le soin de suivre ou d'ignorer cette suggestion.
L'importance du contrôle de projet dans la gestion de projet
Le contrôle de projet garantit que tout se déroule comme prévu et dans le cadre de votre projet, depuis l'étape initiale de planification jusqu'à la clôture du projet.
Élément central de la gestion de projet, le contrôle de projet aide à créer un plan de projet. Dans le plan de projet, le contrôle est chargé de proposer des calendriers optimaux, de planifier les dépenses, d'allouer les ressources, etc.
Au fur et à mesure que le projet avance vers sa phase d'exécution, le contrôle de projet informe le chef de projet de l'état d'avancement du projet en termes d'utilisation du budget et de respect des délais. Cela permet de créer et de suivre les indicateurs clés de performance (KPI) liés aux coûts et au calendrier.
Le contrôle de projet permet également de réaliser une prévision de l'évolution du projet en termes de budget et de délais. Et en cas d'écart, il identifie les problèmes et propose des solutions pratiques pour y remédier.
Grâce au contrôle de projet, vous avez également plus de chances d'éliminer les dépassements de coûts tout au long du cycle de vie de votre projet. Un rapport de PWC a révélé que l'absence de contrôle de projet adéquat est l'une des principales causes des dépassements de coûts.
Cela étant dit, examinons rapidement certains des facteurs qui influencent le contrôle du projet.
4 facteurs qui influent sur le contrôle des projets
Voici quatre facteurs qui peuvent influencer le contrôle de vos projets.
1. Portée du projet
Le cahier des charges du projet est un document qui indique tout ce qui est nécessaire à la réussite du projet. Ce document définit les parties prenantes du projet, la répartition des ressources, les délais, les livrables et les contraintes liés au projet.
Voici un exemple.
Par exemple, si votre projet consiste à créer une carte de visite numérique, vous devez identifier les logiciels, les compétences, l’échéancier et les autres variables impliquées. Cela constituera la portée du projet.
L'absence de périmètre défini rend difficile l'alignement sur un calendrier ou une estimation des coûts. Mais lorsque vous travaillez avec un périmètre défini, il devient plus facile de suivre l'état d'avancement de votre projet. Vous pouvez ainsi facilement voir s'il sera achevé dans les délais et dans les limites du budget.
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2. Risques et défis
Le contrôle du projet est soumis à de nombreux risques et défis. En général, nous classons ces risques en deux catégories.
Le premier concerne les risques financiers, notamment une augmentation imprévue des coûts des matériaux, des besoins en main-d'œuvre plus élevés que prévu, etc. Ces risques peuvent avoir une incidence considérable sur la capacité à suivre les projets avec précision ou à établir des prévisions financières.
Les autres risques liés au projet sont ceux qui pourraient retarder la livraison du projet au-delà de la période prédéterminée. Parmi ces risques, on peut citer le vol de matériel, les bugs non détectés ou une baisse soudaine de la population de la main-d'œuvre.
En substance, les conséquences imprévues de ces risques peuvent fortement influencer la trajectoire du projet et, dans certains cas, vous empêcher de respecter l’échéancier et les cibles budgétaires du projet.
En prenant des mesures proactives pour définir ces risques dans le contrôle du projet et en mettant en place des stratégies efficaces de gestion des risques, vous pouvez les prévenir ou les gérer efficacement afin d'assurer la stabilité sur tous les fronts.
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3. Coût du projet
La compréhension des coûts associés à un projet est le fondement du contrôle de projet. En général, il existe deux types de coûts pour chaque projet : les coûts directs et les coûts indirects.
- Les coûts directs sont liés à des produits particuliers. Ils comprennent les coûts des matériaux, la main-d'œuvre fixe, etc.
- Les coûts indirects sont les coûts liés à la gestion du projet dans son ensemble. Ces coûts comprennent les coûts liés au contrôle qualité et aux services publics.
Sans comprendre ces coûts, il est impossible de définir le budget d'un projet.
De plus, vous ne serez pas en mesure de suivre la réalité financière du projet ni d'établir des prévisions précises. Le projet sera donc susceptible de dépasser le budget, ce qui indiquera un échec de votre processus de contrôle de projet.
4. Délais des projets
La date limite du projet correspond à la date et à l'heure fixées pour achever le projet. Selon le Journal of Consumer Research, cette date limite détermine la pertinence et l'urgence perçue d'un projet.
L'absence de date limite signifie qu'il n'y a pas de critères d'achèvement pour le projet. Il vous sera donc difficile d'analyser les données temporelles liées au statut de votre projet.
Sans délais fixes, vous ne pouvez pas planifier certaines tâches du projet. De plus, vous ne serez pas en mesure de définir les priorités des tâches ni de contrôler d'autres contraintes liées au temps dans votre flux de travail.
Maintenant que vous comprenez les quatre principaux facteurs qui influent sur le contrôle de projet, répondons à cette question : comment bien gérer ces facteurs et les mettre en œuvre dans votre plan de gestion de projet?
Ne vous inquiétez pas, nous sommes là pour vous aider.
Comment mettre en œuvre le contrôle du projet au sein de votre équipe
Il existe cinq façons de mettre en œuvre le contrôle du projet. Grâce à elles, vous pouvez mieux suivre votre projet et maintenir vos livrables sur la bonne voie sans dépasser votre budget prédéfini.
1. Ressources
Les ressources sont les moteurs qui mènent chaque projet vers la réussite. Elles comprennent l'argent, le temps, les membres de l'équipe et les outils de gestion de projet tels que ClickUp et Tara AI.
Dans le contrôle du projet, la qualité de votre gestion de ces ressources détermine votre capacité à contrôler efficacement les coûts, les matériaux et le temps consacré au projet.
Au cours de la phase de lancement du projet, l'estimation des coûts et la planification détaillée des ressources peuvent vous aider à vous lancer dans le projet sans dépasser le budget. Ces processus vous indiquent les ressources disponibles et comment les utiliser de manière optimale.
De plus, au fur et à mesure que le projet avance, vous devez avoir une idée claire de la manière dont vous allez suivre ces ressources. Réalisez une estimation des écarts de coûts afin de contrôler la manière dont vous utilisez vos ressources financières. Cette estimation vous aidera à déterminer les performances financières actuelles du projet.
Bien sûr, vous souhaitez également vous assurer que l'équipe de projet travaille efficacement. Il est donc essentiel de gérer leur charge de travail et de veiller à ce que personne ne soit débordé.
Grâce à un outil de gestion d'équipe tel que ClickUp, vous pouvez visualiser la charge de travail de votre équipe et identifier les membres qui sont surchargés ou qui ne travaillent pas à leur pleine capacité.
Grâce à ces informations, vous comprendrez mieux comment déléguer les tâches et gérer efficacement vos ressources humaines.
2. Calendrier du projet
Le suivi et l'analyse réguliers des calendriers de vos projets vous aident à déterminer si vous progressez conformément à l'échéancier préétabli. Vous pouvez obtenir ces données à partir de votre outil de gestion de projet ou de planification de sprints si vous gérez votre projet par sprints itératifs.
Voici un exemple de calendrier de projet de lancement dans la vue Calendrier de ClickUp.
Comme indiqué ci-dessus, vous aurez une vision claire de vos délais, tâches et autres domaines clés connexes. De plus, ces informations facilitent la définition d'indicateurs de performance clés et de jalons pour évaluer votre progression.
N'oubliez pas de synchroniser vos parties prenantes avec l'avancement de votre projet. Si celui-ci s'écarte du plan initial, vous pourrez facilement en identifier les causes et proposer des solutions adaptées.
Vous savez désormais comment suivre les calendriers de projet. Mais comment créer des calendriers efficaces ? C'est là que les diagrammes de Gantt entrent en jeu. Ces diagrammes vous permettent de définir des calendriers, de suivre les dépendances et de hiérarchiser les tâches, comme illustré ci-dessous.
En intégrant ces connaissances à votre flux de travail, vous pourrez bientôt dire adieu aux retards.
3. Analyse des risques
L'analyse des risques est nécessaire pour identifier les goulots d'étranglement et les risques susceptibles de compromettre les délais et le budget de votre projet.
Pour analyser correctement les risques, vous devez identifier les risques les plus courants liés à votre projet, ce que vous pouvez facilement faire à l'aide d'une analyse SWOT. Comme mentionné dans la section précédente, la plupart des risques relèvent généralement des domaines financier et de la performance du projet. Il s'agit par exemple des retards dans les calendriers, des retards de communication, des violations de données, etc.
Une fois ces risques identifiés, utilisez un outil de gestion des risques tel que ClickUp pour les classer et les hiérarchiser.
ClickUp propose des centaines de fonctionnalités pour vous aider à créer un registre des risques afin de suivre facilement les risques potentiels et de mettre en place des mesures préventives avant même qu'ils ne se produisent.
Voici un exemple pour vous :
Et si vous souhaitez voir à quoi ressemble un bon registre des risques, utilisez le modèle de dossier de registre des risques de ClickUp pour vous aider à vous lancer !
Une fois que vous avez classé ces risques par ordre de priorité dans le registre des risques, il devient plus facile de les gérer en conséquence.
4. Modifier le processus de contrôle
Parfois, les parties prenantes ont tendance à ajouter des livrables supplémentaires au projet ou à repousser les délais. Il s'agit là d'un glissement de périmètre. Le glissement de périmètre peut entraîner des retards dans les échéanciers et des dépassements de coûts.
Heureusement, il existe un moyen d'éviter les dérives de périmètre : le processus de contrôle des changements.
Le processus de contrôle des changements est une mesure proactive qui vous prépare à d'éventuelles modifications de la portée du projet. Grâce à ce processus, vous pouvez évaluer les changements afin de déterminer s'ils sont nécessaires ou non.
Si nécessaire, vous pouvez afficher les détails en identifiant les éléments que vous pouvez autoriser sans affecter la portée de votre projet ou l’échéancier de livraison.
De plus, si ces changements n'ont pas d'incidence sur l'échéancier ou la portée, vous pouvez intégrer un modèle de plan de gestion du changement dans votre flux de travail. Vous pourrez ainsi planifier, surveiller et mettre en œuvre facilement ces changements.
Grâce à un processus de contrôle des changements, vous pouvez synchroniser les membres de votre équipe sur chaque modification. Ils se sentent ainsi impliqués et informés, ce qui leur permet de gérer efficacement les changements.
5. Surveillez les performances
Le suivi des performances vous aide à gérer la réussite de votre projet. Pour suivre les performances, vous devez mettre en place des indicateurs clés de performance (KPI) SMART. Ces KPI vont du retour sur investissement et des heures facturées à la livraison dans les délais et au suivi des dépenses par rapport à la base de référence.
Les indicateurs clés de performance SMART répondent aux critères ci-dessous.
Vous n'avez pas besoin d'attendre la fin du projet pour déterminer s'il est une réussite ou non. Ces indicateurs de projet constituent un outil de contrôle efficace qui vous aide à mesurer la progression réalisée et à vérifier si vous êtes toujours sur la bonne voie.
Gérer le contrôle des projets à l'aide d'une structure de répartition du travail ?
Pour utiliser efficacement la structure de répartition du travail (WBS), vous devez saisir l'objectif global que vous souhaitez atteindre. Supposons que vous souhaitiez créer un cours. Il s'agit là de l'objectif global. Ensuite, divisez ce projet en éléments et phases gérables, tels que la conception, la rédaction, la relecture, la publication, etc.
Tout ce qui figure dans votre WBS doit correspondre exactement à ce qui est nécessaire pour achever votre objectif. Vous n'avez pas besoin de tâches superflues ou sans rapport avec votre objectif.
Ensuite, saisissez ces tâches dans le diagramme WBS à différents niveaux, des comptes de contrôle aux lots de travaux, comme indiqué ci-dessous.
Vous pouvez créer votre propre structure de répartition du travail dans ClickUp à partir de zéro ou simplement utiliser le modèle de structure de répartition du travail ClickUp ci-dessous pour créer quelque chose de similaire.
Grâce à cette structure, vous pouvez facilement suivre vos tâches et voir dans quelle mesure vous êtes en phase avec les délais de livraison et l'utilisation optimale du budget.
Gérez le contrôle de vos projets avec ClickUp !
Le contrôle de projet est indispensable pour gérer vos projets et garantir leur livraison dans les délais. Il présente également d'autres avantages, tels que l'allocation optimale des ressources, la prévention des dépassements budgétaires, la qualité des livrables et une planification optimale.
Cependant, vous devez tenir compte de facteurs tels que les délais, les coûts, la portée et les risques du projet afin de ne pas compromettre le contrôle de vos projets.
Les bonnes pratiques en matière de contrôle de projet consistent à gérer vos ressources, à effectuer le suivi et l'analyse des calendriers des projets et à effectuer une analyse cohérente des risques. Surveillez également vos performances à l'aide d'indicateurs clés de performance (KPI) et prêtez attention à votre processus de contrôle des changements afin d'éviter tout dépassement de périmètre. Enfin, intégrez la structure de répartition du travail dans votre flux de travail.
Suivez ce guide complet sur le contrôle de projet et utilisez des outils tels que ClickUp et Tara A I pour vous aider à livrer systématiquement vos projets dans les délais et dans les limites du budget.
Auteur invité :
Tam Pham est directeur des opérations commerciales chez Tara IA. Tara est une plateforme de livraison de produits conçue pour aider les équipes d'ingénieurs à acquérir des connaissances en matière de développement, à améliorer leurs performances et à livrer leurs produits de manière prévisible.