Chaque projet compte des parties prenantes, et c'est la manière dont vous établissez des relations avec ces personnes qui peut faire la réussite ou l'échec de votre projet. Des relations solides permettent d'instaurer la confiance et de donner à votre équipe les moyens d'utiliser son expertise pour atteindre les objectifs de votre projet, tandis que des relations médiocres peuvent être source de conflits et de mécontentement des clients.
Gérer les relations avec les parties prenantes demande du temps, des efforts et de l'intention. Un forfait de gestion des parties prenantes vous permettra de faciliter l'ensemble de l'expérience.
Dans ce guide, nous aborderons les bases de la gestion des parties prenantes, les raisons de son importance et la manière de créer votre propre forfait de gestion des parties prenantes.
Entrons dans le vif du sujet.
Qu'est-ce que la gestion des parties prenantes dans la gestion de projet ?
Utilisez les Tableaux blancs ClickUp pour assigner des tâches, étiqueter les parties prenantes en tant qu'assignés, et tout ce qui est nécessaire pour lancer votre prochaine collaboration
Les parties prenantes sont les personnes avec lesquelles (ou pour lesquelles) vous travaillez dans le cadre d'un projet. Elles font partie intégrante de la réussite du projet et doivent être tenues informées de la progression du projet tout au long de son déroulement.
La gestion des parties prenantes est l'art et la manière d'établir et de maintenir de bonnes relations avec ces personnes tout au long du projet, afin d'obtenir le meilleur résultat possible. 🏆
La gestion des parties prenantes d'un projet ne consiste pas simplement à dresser une liste de toutes les personnes ayant une connexion avec votre projet. Il s'agit d'un processus qui implique la catégorisation et la hiérarchisation des parties prenantes, ainsi que l'adaptation de la manière dont vous communiquez avec chacune d'entre elles.
L'objectif est de créer une expérience fluide, efficiente et efficace pour les parties prenantes du projet.
Types de parties prenantes
Qu'est-ce qu'une partie prenante dans la gestion de projet ? Lorsque nous pensons aux parties prenantes clés, nous pensons souvent au client principal et à tout autre bénéficiaire - mais en réalité, votre liste de parties prenantes du projet va bien au-delà.
Une partie prenante est toute personne directement ou indirectement concernée par votre projet et toute personne ayant un intérêt à ce qu'il réussisse, comme un investisseur ou un organisme gouvernemental. Cela signifie que vous pouvez avoir des parties prenantes internes et externes dans votre plan de gestion de projet.
Les parties prenantes sont souvent influentes, ont un certain pouvoir de décision ou un intérêt financier dans le projet, et jouent un rôle unique au sein de l'équipe du projet, comme le client principal ou un partenaire essentiel. 🤝
Les types les plus courants de parties prenantes d'un projet sont :
- Les clients
- Les consultants
- Les agences gouvernementales
- Les promoteurs du projet
- Investisseurs
- Représentants élus
- Membres du Tableau et dirigeants
- Propriétaires de terres ou de ressources
- Vendeurs et fournisseurs (voir cesmodèles de listes de fournisseurs)
- Entrepreneurs et sous-traitants
- Membres de l'équipe du projet
- Utilisateurs finaux
- Membres de la communauté
Cette liste n'est pas exhaustive. Vous constaterez peut-être que, dans votre projet, certaines parties prenantes internes occupent d'autres rôles ou ont des responsabilités particulières. Au début d'un projet, prenez le temps d'identifier les parties prenantes sous tous les angles, en veillant à n'oublier personne.
Pourquoi la gestion des parties prenantes est-elle importante ?
Les projets comptent souvent un grand nombre de parties prenantes internes et externes, et le suivi de chacun et de tout ce qui se passe dans le projet lui-même devient rapidement un défi sans un bon moyen de gérer tout cela.
La gestion des parties prenantes est essentielle, car elle vous permet de vous organiser, d'établir des priorités entre les parties prenantes et de donner à votre projet les meilleures chances de réussite. Une gestion efficace des parties prenantes vous aide à
- Identifier les parties prenantes clés et établir des priorités
- Établir des relations solides et de confiance pour un engagement efficace des parties prenantes
- Adapter votre approche aux besoins de chaque partie prenante
- Gérer les obstacles avec le moins d'impact possible
- Communiquer efficacement avec toutes les parties prenantes tout au long du projet
- Maintenir l'engagement des parties prenantes tout au long du cycle de vie du projet
- Fairel'exécution du projet plus facile pour tous les acteurs concernés
- Travaillez mieux ensemble pour atteindre vos objectifs stratégiques etles résultats attendus du projet Pour toutes ces raisons et bien d'autres encore, une gestion efficace des parties prenantes est essentielle à la réussite d'un projet. Sans processus de gestion des parties prenantes, il est pratiquement impossible de tenir les bonnes personnes informées, au bon moment, sur les bons détails.
Le meilleur moyen d'y parvenir est de mettre en place un forfait stratégique de gestion des parties prenantes. 📄
Comment créer un forfait de gestion des parties prenantes ?
Un bon plan stratégique de gestion des parties prenantes vous donne le cadre dont vous avez besoin pour gérer vos parties prenantes de la manière la plus efficace possible. Voici un processus en sept étapes pour élaborer votre propre forfait de stratégie afin de travailler plus étroitement avec les parties prenantes et de les tenir au courant de ce sur quoi vous travaillez.
1. Identifier les parties prenantes
Avant de pouvoir impliquer vos parties prenantes, vous devez d'abord savoir qui elles sont. La première étape de tout forfait réussi consiste à identifier les parties prenantes externes ou internes. 🕵️
Réfléchissez à vos portée du projet et les objectifs du projet, et prendre note de toute personne qui leur vient à l'esprit en tant que partie prenante potentielle. Les responsables de projet doivent également inclure toute entrée de la liste ci-dessus, ainsi que d'autres membres du public, des personnes ou des organismes professionnels, ou des partenaires qui sont impliqués dans les indicateurs de réussite globale du projet.
À l'étape de l'identification des parties prenantes, votre liste n'a pas besoin d'être très détaillée. Au fur et à mesure que vous avancerez dans le processus, vous classerez vos parties prenantes par catégories et par ordre de priorité. Pour l'instant, l'objectif est simplement de dresser une première liste.
2. Créer une base de données de vos parties prenantes
Suivre les parties prenantes internes et externes sur une liste ClickUp
Une fois que vous disposez d'une liste des parties prenantes du projet, vous pouvez commencer à vous faire une idée plus détaillée de leur identité et de leurs rôles et responsabilités. C'est le moment idéal pour commencer à établir une liste ou un registre des parties prenantes, afin de pouvoir communiquer avec elles et les impliquer plus tard.
Rassemblez des informations détaillées sur vos parties prenantes, notamment l'entreprise ou l'organisation pour laquelle elles travaillent, leur titre, leur rôle dans le projet, la manière de les contacter et toute note essentielle - comme une relation existante ou tout problème connu. 📝
Utilisez le Modèle de liste des parties prenantes par ClickUp pour organiser vos informations sur les parties prenantes de manière simple et visuelle. Le modèle vous aide à différencier facilement les parties prenantes internes des parties prenantes externes, ou à personnaliser les libellés pour créer vos propres catégories. Le nom, le rôle, les canaux de communication et les coordonnées d'une partie prenante sont visibles d'un seul coup d'œil.
Ce modèle est extrêmement utile non seulement pour l'organisation de vos données, mais aussi pour les membres de votre équipe lorsqu'ils ont besoin d'identifier ou de contacter rapidement les managers d'équipe ou les chefs de projet.
3. Catégorisez et hiérarchisez vos parties prenantes
Utilisez le modèle d'analyse des parties prenantes de ClickUp pour garder une trace de toutes vos parties prenantes
Bien que nous devions créer la meilleure expérience possible pour chaque partie prenante, toutes les parties prenantes ne sont pas égales. Les différents groupes de parties prenantes requièrent des styles de gestion et de communication légèrement différents, et il est donc essentiel de les identifier.
Utilisez un processus de mappage des parties prenantes pour identifier vos parties prenantes les plus importantes. Les Modèle d'analyse des parties prenantes par ClickUp vous aide à faire cette analyse en collaboration grâce à une grille de puissance et d'intérêt conviviale.
Placez toutes vos parties prenantes sur la modèle de matrice en fonction de leur niveau de pouvoir (ou niveau d'influence) et de leur niveau d'intérêt. Cette grille analyse des parties prenantes vous permettra de comprendre quels sont les groupes auxquels vous devez accorder une attention particulière et ceux qui peuvent simplement être tenus informés de la progression. 👀
Pour les parties prenantes à fort pouvoir et à fort intérêt (comme les les promoteurs de projets et les clients), les gérer étroitement et les tenir satisfaits et informés tout au long du projet. Mais l'analyse des parties prenantes peut également vous aider à trouver les parties prenantes à faible intérêt et à faible pouvoir (comme les groupes communautaires ou les membres du public).
Ces personnes peuvent nécessiter un niveau d'engagement moindre et peuvent être tenues informées occasionnellement et faire l'objet d'un suivi léger.
4. Élaborer un forfait de communication avec les parties prenantes
Une fois vos parties prenantes classées par ordre de priorité, il vous faut un forfait pour la communication et l'engagement avec elles tout au long du processus. Il est temps d'élaborer un forfait stratégique de communication avec les parties prenantes.
Prenez en compte toutes les parties prenantes de votre projet et établissez un forfait de communication personnalisé pour chacune d'entre elles. Votre forfait de communication et d'engagement des parties prenantes doit couvrir les points suivants :
- Les objectifs de communication de votre projet ou d'engagement des parties prenantes
- Les méthodes ou canaux de communication
- La fréquence de la communication
- Le style et le ton
- Ressources nécessaires à l'exécution de votre forfait de communication
- Les membres de l'équipe responsables de chaque étape de votre forfait de communication
- Messages potentiels ou résultats de la communication aux différentes étapes de votre forfait
Communiquez avec votre équipe directement dans une tâche, partagez d'autres tâches et téléchargez des fichiers avec des commentaires filtrés dans ClickUp !
Dans votre forfait de communication, vous pourriez spécifier que pour votre client, vous fournirez des communications hebdomadaires par le biais de Slack ou par e-mail, ou encore dans le cadre de réunions régulières sur le projet. Pour les membres de la communauté, vous pourriez envoyer une mise à jour mensuelle ou trimestrielle du projet par e-mail. 📧
L'élaboration d'un forfait adapté à chaque groupe de parties prenantes peut sembler insurmontable au début, mais en y consacrant du temps et des efforts dès le départ, il est plus facile de rester responsable et cohérent tout au long du cycle de vie du projet.
5. Affecter des ressources à votre forfait
Utilisez le modèle d'allocation des ressources de ClickUp Allocation de ressources Modèle permettant d'assurer le suivi du matériel de l'organisation, des membres de l'équipe, etc. pour chaque projet
Avoir un forfait, c'est bien, mais vous avez aussi besoin des bonnes ressources pour vous permettre de le réaliser. Réfléchissez aux ressources dont vous avez besoin, puis affectez-les à votre projet forfait du projet et les membres de l'équipe en conséquence.
Certains éléments de votre forfait de communication avec les parties prenantes nécessiteront plus de ressources que d'autres, mais vous aurez toujours besoin du temps et de l'énergie d'un membre de l'équipe pour le réaliser. Parmi les autres ressources potentielles, citons un budget pour les outils de communication et de conception, les documents imprimés, les évènements de presse, la photographie promotionnelle, etc. 📷
Si vous utilisez déjà ClickUp ou si vous envisagez de franchir le pas, il existe de nombreux modèles pour vous aider dans la gestion des ressources. Utilisez le Modèle d'allocation des ressources par ClickUp pour organiser les demandes de ressources et obtenir un aperçu clair des ressources convenues et attribuées.
6. Partagez votre forfait avec les parties prenantes
Une fois que vous êtes satisfait de votre forfait d'engagement et que vous êtes sûr qu'il est réaliste, il est temps de le partager avec vos parties prenantes. Cette étape ne semble peut-être pas évidente, mais elle peut s'avérer extrêmement utile pour gérer les attentes des parties prenantes.
Partagez votre forfait de communication pour un meilleur engagement des parties prenantes afin de les aider à comprendre le processus, votre échéancier de communication et ce qu'elles peuvent s'attendre à voir. Considérez votre forfait comme une feuille de route indiquant comment les gestionnaires de projet restent en contact les uns avec les autres pendant le projet.
L'Échéancier de ClickUp offre une vue d'ensemble de vos ressources et de vos tâches
La gestion de vos parties prenantes et du reste du processus de votre projet sans les bons outils peut être un défi. Heureusement, nous avons construit les meilleurs logiciels de gestion de projet sur le marché-ClickUp.
ClickUp est le hub idéal pour tous vos projets gestion de projet besoins. Organiser les personnes, les ressources, les budgets et les tâches. Créer et contrôler diagrammes de gestion de projet , les échéanciers, les listes d'À faire et les dépendances.
Réunissez-vous pour un brainstorming ou la résolution de problèmes avec les Tableaux blancs, et collaborez sur les Documents pour créer des la documentation du projet pour toute l'équipe. Personnalisez votre tableau de bord et voyez le statut de votre projet en un instant, ce qui vous permet de travailler de manière proactive et stratégique. ✨
Créer une approche gagnante de la gestion des parties prenantes
La gestion des parties prenantes est cruciale pour votre processus de planification de projet - en particulier si vous travaillez sur un projet important ou qui s'étend sur une longue période, ou si votre projet implique certains clients à haute priorité. Les conseils suivants vous aideront à comprendre le processus et à élaborer un forfait de gestion des parties prenantes qui permettra à chacun de rester informé du début à la fin du projet.
Si la réussite de vos projets figure sur votre liste de choses à faire, pensez à utiliser ClickUp comme plateforme de gestion de projet. ClickUp propose non seulement des modèles spécifiques pour vous aider à rationaliser le processus de gestion des parties prenantes, mais aussi de nombreuses fonctionnalités et des modèles intégrés pour vous aider dans tous les domaines de la gestion de projet et de la productivité.
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