Stratégies pour élaborer un plan de gestion des parties prenantes clair

Chaque projet a ses parties prenantes, et c'est la façon dont vous établissez des relations avec ces personnes qui peut faire ou défaire votre projet. Des relations solides contribuent à instaurer la confiance et permettent à votre équipe d'utiliser son expertise pour atteindre les objectifs du projet, tandis que de mauvaises relations peuvent entraîner des conflits et mécontenter les clients.

La gestion des relations avec les parties prenantes demande du temps, des efforts et de la volonté. Facilitez-vous la tâche en élaborant un plan de gestion des parties prenantes.

Dans ce guide, nous aborderons les principes de base de la gestion des parties prenantes, son importance et la manière de créer votre propre plan de gestion des parties prenantes.

Plongeons-nous dans le vif du sujet.

Qu'est-ce que la gestion des parties prenantes dans la gestion de projet ?

Les parties prenantes sont les personnes avec lesquelles (ou pour lesquelles) vous travaillez dans le cadre d'un projet. Elles jouent un rôle essentiel dans la réussite du projet et doivent être tenues informées de sa progression tout au long de celui-ci.

La gestion des parties prenantes est l'art et le processus qui consistent à établir et à maintenir de bonnes relations avec ces personnes tout au long du projet afin d'obtenir les meilleurs résultats possibles. 🏆

La gestion des parties prenantes d'un projet ne consiste pas seulement à dresser une liste de toutes les personnes ayant une connexion avec votre projet. Il s'agit d'un processus qui implique de classer et de hiérarchiser vos parties prenantes, ainsi que d'adapter votre mode de communication avec chacune d'entre elles.

L'objectif est de créer une expérience fluide, efficace et efficiente pour les parties prenantes du projet.

Types de parties prenantes

Qu'est-ce qu'une partie prenante dans la gestion de projet ? Lorsque nous pensons aux parties prenantes clés, nous pensons souvent au client principal et à tout autre bénéficiaire, mais en réalité, votre liste de parties prenantes du projet va bien au-delà.

Une partie prenante est toute personne directement ou indirectement concernée par votre projet et toute personne qui a un intérêt particulier à sa réussite, comme un investisseur ou un organisme gouvernemental. Cela signifie que votre plan de gestion de projet peut inclure des parties prenantes internes et externes.

Les parties prenantes sont souvent influentes, ont un pouvoir décisionnel ou un intérêt financier dans le projet, et jouent un rôle unique au sein de l'équipe du projet, comme le client principal ou un partenaire essentiel. 🤝

Les types de parties prenantes les plus courants dans un projet sont les suivants :

Cette liste n'est pas exhaustive. Vous constaterez peut-être que dans votre projet, certaines parties prenantes internes occupent d'autres rôles ou ont des responsabilités particulières. Au début d'un projet, prenez le temps d'identifier les parties prenantes sous tous les angles, en veillant à n'en oublier aucune.

Pourquoi la gestion des parties prenantes est-elle importante ?

Les projets impliquent souvent de nombreuses parties prenantes internes et externes, et il devient rapidement difficile de suivre tout le monde et tout ce qui se passe dans le cadre du projet sans disposer d'un bon moyen de gestion.

La gestion des parties prenantes est essentielle, car elle vous permet de vous organiser, de hiérarchiser vos parties prenantes et de donner à votre projet les meilleures chances de réussite. Une gestion efficace des parties prenantes vous aide à :

Pour les raisons ci-dessus et bien d'autres encore, une gestion efficace de vos parties prenantes est essentielle à la réussite d'un projet. Sans processus de gestion des parties prenantes, il est presque impossible de tenir les bonnes personnes informées, au bon moment, des détails pertinents.

Le meilleur moyen d'y parvenir est de mettre en place un plan stratégique de gestion des parties prenantes. 📄

Comment créer un plan de gestion des parties prenantes

Un bon plan stratégique de gestion des parties prenantes vous fournit le cadre nécessaire pour gérer vos parties prenantes de la manière la plus efficace possible. Voici un processus en sept étapes pour élaborer votre propre plan stratégique afin de travailler plus étroitement avec les parties prenantes et de les maintenir engagées dans vos projets.

1. Identifiez les parties prenantes

Avant de pouvoir impliquer vos parties prenantes, vous devez d'abord savoir qui elles sont. La première étape de tout plan de réussite consiste à identifier vos parties prenantes externes ou internes. 🕵️

Réfléchissez à la portée et aux objectifs de votre projet, et notez toutes les personnes qui vous viennent à l'esprit en tant que parties prenantes potentielles. Les chefs de projet doivent également inclure toutes les entrées de la liste ci-dessus, ainsi que les autres membres du public, les professionnels ou organismes, ou les partenaires qui participent à la réussite globale du projet.

À l'étape de l'identification des parties prenantes, votre liste n'a pas besoin d'être très détaillée. Au fur et à mesure que vous avancerez dans le processus, vous classerez vos parties prenantes par catégorie et par ordre de priorité. Pour l'instant, l'objectif est simplement de dresser une liste initiale.

2. Créez une base de données de vos parties prenantes

Une fois que vous disposez d'une liste des parties prenantes du projet, vous pouvez commencer à vous faire une idée plus précise de qui elles sont et de leurs rôles et responsabilités. C'est le moment idéal pour commencer à établir une liste ou un registre des parties prenantes, que vous pourrez utiliser ultérieurement pour communiquer avec elles et les impliquer.

Recueillez des informations détaillées sur vos parties prenantes, notamment l'entreprise ou l'organisation pour laquelle elles travaillent, leur titre, leur rôle au sein du projet, leurs coordonnées et toute note importante, comme une relation existante ou tout problème connu. 📝

Utilisez le modèle de liste des parties prenantes de ClickUp pour organiser les informations relatives à vos parties prenantes de manière simple et visuelle. Ce modèle vous aide à différencier facilement les parties prenantes internes et externes, ou à personnaliser les libellés pour créer vos propres catégories. Vous pouvez ainsi voir d'un seul coup d'œil le nom, le rôle, les canaux de communication et les coordonnées d'une partie prenante.

Ce modèle est extrêmement utile non seulement pour organiser vos données, mais aussi pour aider les membres de votre équipe à identifier rapidement les chefs de projet ou les responsables de projet et à les contacter.

3. Classez vos parties prenantes par catégorie et hiérarchisez-les

Bien que nous devions créer la meilleure expérience possible pour chaque partie prenante, toutes les parties prenantes ne sont pas égales. Les différents groupes de parties prenantes nécessitent des styles de gestion et de communication légèrement différents, il est donc essentiel d'identifier qui est essentiel.

Utilisez un processus de cartographie des parties prenantes pour identifier vos parties prenantes les plus importantes. Le modèle d'analyse des parties prenantes de ClickUp vous aide à le faire de manière collaborative grâce à une grille de pouvoir/intérêt conviviale.

Placez toutes vos parties prenantes dans le modèle de matrice en fonction de leur niveau de pouvoir (ou d'influence) et de leur niveau d'intérêt. Cette stratégie d'analyse des parties prenantes vous permettra de comprendre quels groupes vous devez surveiller de près et lesquels peuvent simplement être tenus informés de la progression. 👀

Pour les parties prenantes influentes et très intéressées (comme les promoteurs du projet et les clients), gérez-les de près et veillez à ce qu'elles restent satisfaites et informées tout au long du processus. Mais l'analyse des parties prenantes peut également vous aider à identifier les parties prenantes peu intéressées et peu influentes (comme les groupes communautaires ou les membres du public).

Ces personnes peuvent nécessiter un niveau d'engagement réduit et peuvent être informées occasionnellement et surveillées de manière légère.

4. Élaborer un plan de communication avec les parties prenantes

Une fois vos parties prenantes classées par ordre de priorité, vous devez ensuite établir un plan pour communiquer et interagir avec elles tout au long du processus. Il est temps de créer un plan stratégique de communication avec les parties prenantes.

Prenez en compte toutes les parties prenantes de votre projet et élaborez un plan de communication personnalisé pour chacune d'entre elles. Votre plan de communication et d'engagement des parties prenantes doit couvrir les aspects suivants :

Dans votre plan d'action de communication, vous pouvez préciser que vous communiquerez chaque semaine avec votre client via Slack, par e-mail ou lors de réunions de projet régulières. Pour les membres de la communauté, vous pouvez envoyer une mise à jour mensuelle ou trimestrielle du projet par e-mail. 📧

Élaborer un plan sur mesure pour chaque groupe de parties prenantes peut sembler fastidieux au premier abord, mais consacrer du temps et des efforts dès le début permet de rester responsable et cohérent tout au long du cycle de vie du projet.

5. Affectez des ressources à votre forfait

Avoir un plan, c'est bien, mais vous devez également disposer des ressources adéquates pour pouvoir le mettre en œuvre. Réfléchissez aux ressources dont vous avez besoin, puis affectez-les à votre plan de projet et aux membres de votre équipe en conséquence.

Certains éléments de votre plan de communication avec les parties prenantes nécessiteront plus de ressources que d'autres, mais vous aurez toujours besoin du temps et de l'énergie d'un membre de votre équipe pour le mettre en œuvre. Parmi les autres ressources potentielles, citons un budget pour les outils de communication et de conception, les supports imprimés, les évènements presse, la photographie promotionnelle, etc. 📷

Si vous utilisez déjà ClickUp ou si vous envisagez de le faire, de nombreux modèles sont disponibles pour vous aider dans la gestion des ressources. Utilisez le modèle d'allocation des ressources de ClickUp pour organiser les demandes de ressources et obtenir un aperçu clair des ressources convenues et attribuées.

6. Partagez votre plan avec les parties prenantes

Une fois que vous êtes satisfait de votre plan d'engagement et que vous êtes sûr qu'il est réaliste, il est temps de le partager avec vos parties prenantes. Cela peut ne pas sembler évident, mais cette étape peut grandement vous aider à gérer les attentes des parties prenantes.

Partagez votre plan de communication afin de mieux impliquer les parties prenantes et de les aider à comprendre le processus, votre échéancier de communication et ce à quoi elles peuvent s'attendre. Considérez votre plan comme une feuille de route indiquant comment les chefs de projet doivent rester en contact les uns avec les autres pendant le projet.

Si les deux parties sont au courant du forfait, vous pouvez gérer les attentes tout en restant motivé à rendre des comptes et à rester sur la bonne voie.

En partageant votre plan et vos documents de cartographie des parties prenantes, vous facilitez également l'établissement de relations avec elles. Il peut être difficile d'impliquer les parties prenantes, surtout si elles sont très occupées. C'est pourquoi il est important d'être ouvert et transparent avec elles dès le début afin d'instaurer un climat de confiance et de créer des liens plus solides qui faciliteront la collaboration. 🤩

7. Surveillez et adaptez votre plan

Même les meilleurs plans relatifs aux parties prenantes peuvent changer, et le vôtre devrait parfois évoluer si vous gérez correctement les parties prenantes. Au fur et à mesure que vous avancez dans le cycle de vie du projet, de nouveaux défis et opportunités peuvent apparaître. Il est donc tout à fait logique de modifier votre plan en conséquence.

Travaillez à la gestion des parties prenantes et à vos relations avec elles tout au long du projet. Vérifiez régulièrement que votre plan est efficace. Vous découvrirez peut-être que vos mises à jour prévues sont trop fréquentes et que cela décourage les parties prenantes.

Vous constaterez peut-être que les canaux de communication que vous avez choisis ne correspondent pas à votre plan de gestion des parties prenantes. Surveillez la situation de manière proactive afin de pouvoir apporter les ajustements nécessaires pour améliorer les choses. ⚒️

Conseils pour élaborer un plan de gestion des parties prenantes

Savoir que vous avez besoin d'un plan et comprendre la meilleure façon de le mettre en œuvre sont deux choses différentes. Trouvez des moyens de rendre votre plan de gestion des parties prenantes encore plus efficace et réussi grâce à ces cinq conseils utiles.

1. Rendez votre plan plus convivial pour les utilisateurs

Votre plan de gestion des parties prenantes n'est pas seulement un document interne destiné à vous guider, mais aussi un document que vous partagerez avec toute l'équipe du projet et peut-être même avec vos parties prenantes. Il doit donc être facile à comprendre, rédigé dans un langage clair et concis.

Évitez d'utiliser un vocabulaire trop technique et utilisez des diagrammes, des échéanciers, des tableaux et des images pertinentes pour aérer le texte et fournir des visuels utiles, rendant ainsi l'expérience plus conviviale. ✨

2. Préparez-vous à l'imprévu

Nous ne pouvons pas prévoir toutes les éventualités, mais nous pouvons anticiper certains des problèmes les plus probables. Assurez-vous que votre plan comporte un élément de gestion des risques qui tient compte des obstacles et des complications potentiels, ainsi que des idées sur la manière dont vous allez les gérer. ⚒️

Vous pouvez prévoir de publier des mises à jour selon un calendrier précis, mais les retards et les obstacles liés au projet peuvent entraîner des retards. Anticipez les moments où cela pourrait se produire et prévoyez une marge dans votre calendrier afin de ne pas toujours avoir une étape en retard si vous rencontrez un problème.

3. Soyez ouvert et transparent

La transparence renforce la confiance, et c'est précisément ce que vous souhaitez que vos parties prenantes aient envers vous. Faites preuve d'ouverture et de transparence tout au long du projet afin d'obtenir l'adhésion des principales parties prenantes et de gagner leur confiance pour qu'elles sachent que vous ferez le meilleur travail.

Soyez honnête au sujet des délais, des échéanciers et des jalons importants afin de pouvoir gérer les attentes. Reconnaissez vos erreurs et excusez-vous pour les répercussions qu'elles ont pu avoir sur les autres. Assumez vos responsabilités et celles des autres, et menez votre projet dans un esprit de transparence et de confiance afin de mettre en place un plan de gestion des parties prenantes véritablement réussi. 🤝

4. Soyez disponible pour vos parties prenantes

Même si vous n'avez pas besoin d'être disponible pour vos parties prenantes à chaque instant de la journée, celles-ci doivent avoir le sentiment d'entretenir de bonnes relations avec vous et de pouvoir vous contacter si elles ont des questions. Définissez dès le début qui sera disponible pour discuter du projet et à quel moment, afin de maintenir une communication ouverte et appropriée. 📞

Désignez un membre de votre équipe comme interlocuteur privilégié pour chacune de vos parties prenantes clés, ou une personne pour chaque groupe de parties prenantes si vous menez un projet à grande échelle. Fournissez aux parties prenantes les coordonnées du membre de l'équipe responsable et indiquez-leur le meilleur moyen de rester en contact entre les mises à jour officielles.

Établir une communication les rassure et vous offre un autre moyen de les fidéliser grâce à un plan de gestion efficace des parties prenantes.

5. Utilisez des outils pour faciliter la gestion des parties prenantes

Gérer vos parties prenantes et le reste de votre processus de projet sans les bons outils peut s'avérer difficile. Heureusement, nous avons développé le meilleur logiciel de gestion de projet qui soit : ClickUp.

ClickUp est le hub idéal pour tous vos besoins en matière de gestion de projet. Organisez les personnes, les ressources, les budgets et les tâches. Créez et surveillez des diagrammes de gestion de projet, des échéanciers, des listes de tâches et des dépendances.

Réunissez-vous pour réfléchir ensemble ou résoudre des problèmes à l'aide de Tableaux blancs, et collaborez sur des documents pour créer la documentation du projet pour toute l'équipe. Personnalisez votre tableau de bord et visualisez le statut de votre projet en un instant, ce qui vous permet de travailler de manière proactive et stratégique. ✨

Créer une approche gagnante pour la gestion des parties prenantes

La gestion des parties prenantes est cruciale pour le processus de planification de votre projet, en particulier si vous travaillez sur un projet important ou de grande envergure, ou sur un projet qui s'étend sur une longue période, ou encore si votre projet implique des clients ayant une grande priorité. Suivez ces conseils pour vous aider à comprendre le processus et à élaborer un plan de gestion des parties prenantes qui permette à tout le monde de rester informé du début à la fin.

Si la réussite de vos projets figure sur votre liste de tâches, pensez à utiliser ClickUp comme plateforme de gestion de projet. ClickUp propose non seulement des modèles spécifiques pour vous aider à rationaliser le processus de gestion des parties prenantes, mais aussi de nombreuses fonctionnalités et des modèles intégrés pour vous aider dans tous les domaines de la gestion de projet et de la productivité.

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