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Chaque projet a ses parties prenantes, c'est-à-dire des personnes qui ont un intérêt ou une influence dans le travail. Savoir qui est concerné par un projet est essentiel pour obtenir l'adhésion et l'assistance nécessaires à la réussite du projet. L'analyse des parties prenantes est l'un des moyens dont disposent les chefs de projet pour accomplir cette étape cruciale de la gestion de projet.
S'inscrivant dans un plan plus large d'engagement des parties prenantes, cette analyse vous permet de savoir qui sont ces personnes. Elle vous montre également comment le projet les affecte et quel rôle elles jouent dans la réalisation des objectifs.
Dans cet article, nous vous expliquerons ce qu'est l'analyse des parties prenantes et pourquoi elle est importante. Vous apprendrez également ce qu'il faut faire pour réaliser une analyse des parties prenantes et trouverez un exemple concret auquel vous référer pour créer la vôtre. 🛠️
Qu'est-ce que l'analyse des parties prenantes ?
L'analyse des parties prenantes consiste à identifier les personnes concernées par un projet et leurs besoins. Cette analyse comprend des étapes visant à organiser et à hiérarchiser les différents types de groupes de parties prenantes.
Le processus consiste à regrouper les parties prenantes similaires en fonction de leur degré de participation, de leur niveau d'intérêt et de leur niveau d'influence. Il met également l'accent sur la manière de communiquer avec chacun des différents types de parties prenantes.
L'analyse des parties prenantes a pour objectif d'identifier les groupes internes et externes susceptibles d'avoir un impact sur les initiatives du projet en termes de pouvoir ou d'intérêt. Il s'agit de la première étape de la gestion des parties prenantes et d'un élément essentiel pour obtenir l'assistance nécessaire à un projet. ✨
Pourquoi l'analyse des parties prenantes est-elle importante ?
L'analyse des parties prenantes est essentielle pour garantir la réussite d'un projet. Elle permet une harmonisation précoce, vous aide à éviter les obstacles potentiels et crée une feuille de route en matière de communication pour atteindre vos objectifs. Voici un aperçu plus détaillé de ce qui rend l'analyse des parties prenantes si importante. 👀
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Il définit clairement l'objectif et la stratégie.
Les premières étapes d'un projet sont souvent chaotiques. L'analyse des parties prenantes permet de définir clairement les objectifs et d'élaborer une stratégie pour impliquer les personnes clés dès le début. Cela facilite l'organisation des réunions de lancement et des premières étapes et les rend plus efficaces.
De plus, le suivi du projet est fluide, car vous disposez d'une vision claire.
Chaque partie prenante saura ce que l'on attend d'elle et comment elle bénéficiera des objectifs du projet. Vous disposerez également d'une feuille de route pour vous guider lorsque vous devrez fournir des mises à jour à différents groupes de parties prenantes potentielles.
Il vous aidera à obtenir l'assistance nécessaire.
Lorsque vous êtes en phase de planification de projet, il est essentiel, dès les premières étapes, de savoir qui sera concerné par votre travail et d'obtenir leur assistance. L'analyse des parties prenantes vous permet de savoir qui vous aidera et qui aura besoin d'être encouragé pour adhérer à votre vision et à vos objectifs.
En travaillant avec les personnes qui influencent votre projet, vous pouvez tirer parti de leurs connaissances et de leur expertise pour créer des livrables. Ces personnes vous apportent leur soutien en soutenant votre projet et en influençant d'autres parties prenantes pour qu'elles s'y associent.
Il permet d'éviter les conflits.
Il n'y a rien de pire que de se rendre compte, après quelques semaines de travail sur un projet, qu'un acteur clé ne soutient pas votre approche et souhaite affecter les ressources à autre chose. En identifiant dès le début les acteurs internes et externes, vous éviterez ce genre de contretemps.
Une analyse réussie des parties prenantes vous permettra d'identifier les détracteurs potentiels et leurs préoccupations. Ensuite, il sera temps de formuler un plan qui répond à leurs objections et montre en quoi ce projet leur est profitable. S'ils décident malgré tout de ne pas se joindre à vous, vous n'aurez pas fait perdre de temps à l'équipe du projet et pourrez rechercher une nouvelle approche.
Comment réaliser une analyse des parties prenantes ?
L'analyse des parties prenantes varie considérablement en fonction du secteur dans lequel vous évoluez ou du type de projet sur lequel vous travaillez. En général, les étapes de base restent les mêmes, même si le processus global varie. Voici un aperçu de la manière dont la plupart des organisations procèdent à une analyse des parties prenantes. ✍️
1. Identifiez les parties prenantes
La première étape consiste à identifier les parties prenantes qui ont un intérêt financier ou émotionnel dans le projet. Il est recommandé de dresser une liste aussi exhaustive que possible. Vous pourrez toujours la réduire ultérieurement si nécessaire, mais il est important de ne négliger aucun acteur important.
Pour identifier les parties prenantes, commencez par une session de brainstorming avec les membres de l'équipe. Vous devez rapidement définir la portée du projet et travailler ensemble pour identifier les principales parties prenantes.
Il peut s'agir de parties prenantes du projet telles que :
- Cadres supérieurs
- Équipes de développement
- Consultants
- Équipes financières
- Employés du marketing
- Organismes de réglementation
- Promoteurs du projet
Identifiez minutieusement vos parties prenantes et veillez à documenter votre processus de gestion de projet à l'aide d'un logiciel de gestion de projet. Utilisez des outils d'analyse des parties prenantes, tels que des logiciels de cartes mentales, pour rationaliser votre processus de brainstorming et suivre les discussions de l'équipe.
Veillez à prendre en compte les différents types de parties prenantes, y compris les parties prenantes internes et externes. Voici un bref aperçu des trois principaux types de parties prenantes :
- Principales parties prenantes : personnes qui ont un impact direct sur votre projet.
- Parties prenantes principales : personnes concernées par le projet de quelque manière que ce soit, de manière positive ou négative.
- Parties prenantes secondaires : personnes indirectement concernées par le projet.
2. Classez les parties prenantes par catégorie
Une fois que vous avez déterminé les acteurs clés et créé une liste des parties prenantes, il est temps de les classer par catégorie. L'objectif est de diviser les parties prenantes en groupes en fonction de leurs intérêts ou motivations communs.
Il existe plusieurs méthodologies pour cela, mais nous nous concentrerons sur les deux plus courantes : la grille pouvoir/intérêt et le modèle de saillance. Vous pouvez également utiliser des outils tels que des modèles de cartographie des parties prenantes pour faciliter le processus. 🙌
Grille de pouvoir/d'intérêt
Cette méthodologie, également connue sous le nom de matrice d'intérêts, classe les parties prenantes en fonction de leur niveau d'intérêt et de leur pouvoir. L'analyse les divise en quatre quadrants et fournit une approche visuelle claire du niveau d'influence et du niveau d'implication de chaque personne.
Au fur et à mesure que vous parcourez votre liste de parties prenantes identifiées, répartissez-les dans les quatre catégories suivantes :
- Puissance élevée, intérêt élevé : ce sont les parties prenantes les plus puissantes, et donc les plus importantes. Vous devriez consacrer une grande partie de votre temps à vous assurer qu'elles sont satisfaites de la progression du projet.
- Fort pouvoir, faible intérêt : ces personnes ont une grande influence dans l'entreprise, mais peuvent ne pas souhaiter être intégrées à la communication quotidienne de votre projet.
- Faible pouvoir, intérêt élevé : ces personnes n'ont pas beaucoup d'autorité, mais elles s'investissent dans votre projet. Faites du travail pour tenir les parties prenantes très intéressées informées afin de vous assurer qu'elles ne rencontrent pas de problèmes en cours de route.
- Faible pouvoir, faible intérêt : il s'agit des membres de l'équipe qui n'ont pas un niveau d'intérêt ou de pouvoir élevé par rapport à votre travail. Vous souhaitez les tenir informés, mais ils seront votre priorité la moins importante.
Le modèle de saillance
La deuxième méthodologie, appelée « modèle de saillance », utilise trois paramètres et huit classifications de parties prenantes. Elle est idéale si votre entreprise est de grande taille ou si vous travaillez avec des groupes de parties prenantes plus complexes.
Le modèle Salience classe les parties prenantes en fonction de trois attributs :
- Pouvoir : personnes ayant une autorité et une influence sur le projet lui-même ainsi que sur l'entreprise dans son ensemble.
- Légitimité : personnes qui doivent participer au projet (par exemple, les personnes ayant des obligations morales ou légales).
- Urgence : membres de l'équipe dont les rôles impliquent une sensibilité au facteur temps.
Ces trois attributs constituent la base d'un diagramme de Venn composé de trois grands cercles. Il existe alors huit domaines dans lesquels vous pouvez classer les parties prenantes en fonction de leurs attributs.
3. Hiérarchisez les parties prenantes
La dernière étape du processus d'analyse des parties prenantes consiste à établir des priorités. Vous savez qui est concerné par le projet, vous les avez classés par catégories, et il est maintenant temps d'attribuer une priorité plus élevée à ceux qui ont le plus d'influence et d'intérêt. ✅
Cette hiérarchisation peut évoluer au cours du projet. Au début, vous devrez peut-être répondre en priorité aux besoins des parties prenantes financières.
Plus tard, vous devrez peut-être établir un ordre de priorité parmi les parties prenantes du secteur du développement. Connaître vos parties prenantes et leurs besoins constituera la base de votre processus de hiérarchisation.
Une fois que vous avez classé vos parties prenantes par ordre de priorité, travaillez avec les autres membres de l'équipe pour élaborer des stratégies de communication adaptées à chacune d'entre elles. Certaines auront besoin d'informations régulières et détaillées, tandis que d'autres se contenteront de brefs résumés pour se tenir au courant.
Exemple d'analyse des parties prenantes
Vous recherchez un exemple d'analyse des parties prenantes à utiliser comme référence pour élaborer la vôtre ? Nous avons ce qu'il vous faut. Nous vous guidons ici à travers le processus de création d'une analyse des parties prenantes à l'aide du modèle de matrice d'analyse des parties prenantes ClickUp.
Imaginons que vous travaillez dans une agence de marketing et que vous effectuez une analyse des parties prenantes pour un projet à venir consistant à diffuser des publicités sur une plateforme majeure. Il s'agit d'un projet entièrement nouveau. Pour garantir la réussite du projet, vous devez obtenir l'adhésion des dirigeants de l'entreprise ainsi que des autres membres de l'équipe du département marketing.
Commencez par identifier vos parties prenantes. Réunissez votre équipe pour réfléchir ensemble et mettre en évidence toute personne susceptible d'avoir un intérêt pour votre projet ou d'avoir une influence sur celui-ci. Utilisez des cartes mentales pour documenter le processus, ou notez simplement les noms et les rôles sur une liste.
Voici quelques parties prenantes que vous pourriez prendre en considération :
- Le directeur financier ou le contrôleur de gestion
- Le responsable marketing
- Les spécialistes du marketing de votre équipe qui rédigeront et publieront les annonces
- Les chefs de projet qui superviseront le travail quotidien
Une fois que vous avez établi votre liste, consignez-la dans un seul et même endroit facile d'accès. Utilisez la matrice pour ajouter des informations sur chaque individu. Le modèle présente une grille colorée mettant en évidence les différents intérêts et niveaux d'influence. À droite, vous remplissez la liste des parties prenantes et les placez directement dans le modèle de matrice.
Représentez les différentes parties prenantes dans le diagramme en fonction de leur niveau d'intérêt et de leur pouvoir. Chaque case du diagramme est codée par couleur afin de voir facilement quels membres de l'équipe doivent être prioritaires et lesquels doivent être surveillés ou informés tout au long du processus.
Dans l'exemple de cette agence de marketing, vous placeriez le directeur marketing et le contrôleur de gestion à des niveaux de pouvoir élevés. Cependant, le niveau d'intérêt du contrôleur de gestion serait inférieur à celui du directeur marketing.
Il en va de même pour tous les autres acteurs de votre liste. Les chefs de projet seront probablement très intéressés, mais auront moins de pouvoir. Les rédacteurs qui créent vos publicités sont également des parties prenantes, même s'ils ont moins de pouvoir et sont moins intéressés.
Vous pouvez également utiliser le modèle d'analyse des parties prenantes de ClickUp pour dresser la liste de vos parties prenantes. Pour commencer, téléchargez le modèle et cliquez sur « Ajouter une tâche ». Indiquez le nom, le rôle, l'e-mail, le niveau de soutien, l'influence et l'action de la partie prenante.
Accédez à la vue « Parties prenantes par action » pour voir quelles personnes contribuent à quel aspect du projet. Utilisez les filtres pour ne voir que les personnes qui ont une incidence sur les actions financières, comme le contrôleur, ou celles qui jouent un rôle dans la gestion et la planification du projet, comme les chefs de projet.
La vue « Parties prenantes par assistance » vous permet de voir qui soutient votre projet et qui a une opinion négative sur le travail. À partir de ces informations, donnez la priorité à la communication avec les personnes qui ont besoin de plus d'accompagnement. Veillez à répondre à leurs préoccupations afin qu'elles soutiennent le projet.
De plus, tirez parti de l'assistance des principales parties prenantes pour obtenir leur appui et aider à rallier d'autres personnes à votre cause. Ces personnes ont plus d'influence sur leurs collègues et vous apporteront une assistance précieuse lorsque vous en aurez le plus besoin.
Par exemple, supposons que votre directeur marketing pense que le projet publicitaire est un excellent moyen de générer des revenus et de développer votre marque. Cependant, le contrôleur de gestion estime que vous jetez votre argent par les fenêtres. Demander au directeur marketing d'aider à expliquer les implications financières du projet au contrôleur de gestion peut contribuer à obtenir son assistance.
La vue « Parties prenantes par influence » vous permet d'identifier les parties prenantes les plus influentes. Vous pouvez ainsi concentrer vos efforts de communication sur ces personnes. Cela inclut les lancements en début d'étape du projet ainsi que les mises à jour régulières tout au long du projet.
Maintenant que vous connaissez la position de chacun, il est temps de rédiger un plan de communication pour chacun d'entre eux. Ajoutez des tâches dans ClickUp pour un suivi et une communication réguliers, en particulier pour les parties prenantes les plus importantes.
Prenez le temps de vous assurer que votre contrôleur est à jour, d'autant plus qu'il est sceptique quant au projet. Pour les personnes moins intéressées, vous pouvez prévoir des mises à jour moins fréquentes. Celles qui manifestent un grand intérêt et disposent d'un pouvoir important doivent être informées plus fréquemment.
Automatisez les réunions et les rapports de progression pour rester au fait de la réussite du projet et des livrables. Vous pouvez planifier à l'avance des réunions hebdomadaires ou bimensuelles pour tenir les parties prenantes informées. N'oubliez pas que différents groupes de parties prenantes auront besoin d'une cadence différente en matière de rapports.
Réalisez une analyse efficace des parties prenantes
Pour être un chef de projet efficace, vous devez savoir comment vos projets affectent les membres de votre équipe et de votre entreprise. Grâce à une analyse efficace des parties prenantes, vous serez en mesure d'élaborer une stratégie claire, d'éviter les conflits et d'obtenir le soutien des acteurs clés de votre organisation.
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