Chaque projet a des parties prenantes, c'est-à-dire des personnes qui ont un intérêt ou une influence sur le travail. Savoir qui est concerné par un projet est la clé pour obtenir l'adhésion et l'assistance nécessaires à la réussite du projet. L'une des façons pour les gestionnaires de projet de réaliser cette étape critique de la gestion est de faire une analyse des parties prenantes.
Cette analyse, qui fait partie d'un forfait plus large d'engagement des parties prenantes, vous permet de savoir qui sont ces personnes. Elle montre également l'impact du projet sur ces personnes et le rôle qu'elles jouent dans la réalisation des objectifs.
Dans cet article, nous vous expliquons ce qu'est l'analyse des parties prenantes et pourquoi elle est importante. Vous apprendrez également à faire une analyse des parties prenantes et trouverez un exemple concret auquel vous pourrez vous référer pour créer la vôtre. 🛠️
Qu'est-ce que l'analyse des parties prenantes ?
L'analyse des parties prenantes est le processus d'identification des personnes concernées par un projet et de leurs besoins. Cette analyse comprend des étapes d'organisation et de hiérarchisation des différents types de groupes de parties prenantes.
Le processus se concentre sur le regroupement des parties prenantes au projet en fonction de leur degré de participation, de leur niveau d'intérêt et de leur niveau d'influence. L'accent est également mis sur la manière de communiquer avec chacun des différents types de parties prenantes.
L'objectif de l'analyse des parties prenantes est d'identifier les groupes internes et externes susceptibles d'avoir un impact sur les initiatives du projet en termes de pouvoir ou d'intérêt. C'est la première étape de la gestion des parties prenantes et un élément essentiel lorsqu'il s'agit d'obtenir l'assistance pour un projet. ✨
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Pourquoi l'analyse des parties prenantes est-elle importante ?
L'analyse des parties prenantes est essentielle pour garantir la réussite d'un projet. Elle fournit un alignement précoce, vous aide à éviter les obstacles potentiels et crée une feuille de route de communication pour atteindre vos objectifs. Voici un examen plus approfondi de ce qui rend l'analyse des parties prenantes si importante. 👀
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$$$a crée un objectif et une stratégie clairs
Les premières étapes d'un projet sont souvent chaotiques. La réalisation d'une analyse des parties prenantes permet de définir un objectif clair et d'élaborer une stratégie pour obtenir l'adhésion des personnes clés dès le début du projet. Les réunions de lancement et les réunions de début d'étape sont ainsi plus faciles à organiser et plus efficaces.
De plus, les réunions de lancement et de démarrage sont plus faciles à organiser et plus efficaces, suivi du projet se fait sans heurt puisque vous avez une vision claire.
Chaque partie prenante saura ce que l'on attend d'elle et comment elle bénéficiera du projet objectifs du projet . Vous aurez également une feuille de route du processus pour vous guider tout au long du processus lorsque vous devez fournir des mises à jour à différents groupes de parties prenantes potentielles.
Elle vous aide à obtenir de l'assistance
Lorsque vous êtes en mode de planification de projet, il est essentiel de savoir sur qui votre travail aura un impact et d'obtenir de l'assistance au cours des premières étapes. L'analyse des parties prenantes vous permet de savoir qui vous prêtera main-forte et qui aura peut-être besoin d'un coup de pouce pour adhérer à votre vision et à vos objectifs.
En travaillant avec les personnes qui influencent votre projet, vous pouvez vous appuyer sur leurs connaissances et leur expertise pour créer des produits livrables. Ces personnes constituent une forme de sauvegarde en soutenant votre projet et en influençant les autres parties prenantes pour qu'elles s'y rallient.
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Il évite les conflits
Il n'y a rien de pire que de découvrir, quelques semaines après le début d'un projet, qu'une partie prenante clé n'apporte pas son assistance à votre approche et souhaite affecter des ressources ailleurs. En identifiant les parties prenantes internes et externes dès le début du projet, vous éviterez ce genre de problèmes.
Une analyse réussie des parties prenantes vous permettra d'identifier les détracteurs potentiels et leurs préoccupations. Ensuite, il est temps de formuler un forfait qui réponde à leurs objets et montre en quoi ce projet leur est bénéfique. S'ils décident toujours de ne pas se joindre au projet, vous n'avez pas fait perdre de temps à l'équipe du projet et vous pouvez chercher une nouvelle approche.
Comment faire une analyse des parties prenantes ?
L'analyse des parties prenantes est très différente selon le secteur dans lequel vous travaillez ou le type de projet sur lequel vous travaillez. En général, les étapes de base restent les mêmes, même si le processus global varie. Voici un aperçu de la manière dont la plupart des organisations procèdent à une analyse des parties prenantes. ✍️
1. Identifier les parties prenantes
La première étape consiste à épingler les parties prenantes qui ont un intérêt financier ou émotionnel dans le projet. Il est conseillé de dresser une liste aussi complète que possible. Vous pourrez toujours la réduire plus tard si nécessaire, mais il ne faut surtout pas oublier d'acteurs importants.
Pour identifier les parties prenantes, commencez par un session de brainstorming avec les membres de l'équipe. Vous souhaitez présenter rapidement les l'étendue du projet et travailler ensemble pour identifier les parties prenantes clés.
Il peut s'agir de parties prenantes au projet telles que :
- Les dirigeants
- Les équipes de développement
- Les consultants
- Les équipes financières
- Employés du marketing
- Régulateurs
- Sponsors de projets
Identifiez soigneusement les parties prenantes et veillez à documenter votre processus de gestion de projet à l'aide des éléments suivants un logiciel de gestion de projet . Utiliser des outils d'analyse des parties prenantes tels que les logiciels de cartes mentales pour rationaliser votre processus de brainstorming et garder une trace des discussions de l'équipe.
Identifiez les parties prenantes clés de votre projet dans ClickUp
Veillez à tenir compte des différents types de parties prenantes, y compris les parties prenantes internes et externes. Voici une brève présentation des trois principaux types de parties prenantes :
- Parties prenantes clés : Personnes ayant un impact direct sur votre projet
- Les parties prenantes primaires : les personnes qui sont affectées par le projet de quelque manière que ce soit, positive ou négative
- Les parties prenantes secondaires : Les personnes indirectement concernées par le projet
2. Catégoriser les parties prenantes
Une fois que vous avez déterminé les acteurs clés et créé une liste de parties prenantes, il est temps de les classer par catégories. L'objectif est de répartir les parties prenantes en groupes sur la base d'intérêts ou d'incitations communs.
Il existe plusieurs méthodes pour faire cela, mais nous nous concentrerons sur les deux plus courantes : la grille pouvoir/intérêt et le modèle de saillance. Vous pouvez également utiliser des outils tels que les modèles de cartographie des parties prenantes pour faciliter le processus. 🙌
Réseau d'électricité/d'intérêt
Cette méthodologie, également connue sous le nom de matrice d'intérêt, décompose les parties prenantes en fonction de leur niveau d'intérêt et de pouvoir. L'analyse les répartit en quatre quadrants et fournit une approche visuelle claire du niveau d'influence et du degré d'implication de chacun.
Au fur et à mesure que vous travaillez sur votre liste de parties prenantes identifiées, répartissez-les dans les quatre catégories suivantes :
- Pouvoir élevé , Intérêt élevé : Il s'agit des parties prenantes les plus puissantes - et donc les plus importantes. Vous devez consacrer une grande partie de votre temps à vous assurer qu'elles sont satisfaites de la progression du projet
- **Ces personnes ont une grande influence au sein de l'entreprise, mais ne souhaitent peut-être pas être associées à la communication quotidienne de votre projet
- Pouvoir faible , intérêt élevé: Ces personnes n'ont pas beaucoup d'autorité, mais elles s'investissent dans votre projet. Mon travail consiste à tenir les parties prenantes d'intérêt élevé au courant pour s'assurer qu'elles n'ont pas de problèmes en cours de route
- **Les membres de l'équipe qui n'ont pas beaucoup d'intérêt ou de pouvoir sur votre travail. Vous devez les tenir au courant, mais leur priorité est moindre
Classer l'importance des parties prenantes externes et internes sur un Tableau blanc ClickUp
Le modèle de saillance
La deuxième méthodologie est appelée Modèle de saillance qui utilise trois paramètres et huit classifications des parties prenantes. Mon travail est idéal si votre entreprise est plus grande ou si vous travaillez avec des groupes de parties prenantes plus complexes.
Le modèle de saillance décompose les parties prenantes en fonction de trois attributs :
- Pouvoir: Personnes ayant de l'autorité et de l'influence sur le projet lui-même ainsi que sur l'entreprise dans son ensemble
- **Légitimité : les personnes qui doivent participer au projet (par exemple, les personnes ayant des obligations morales ou légales)
- **L'urgence : les membres de l'équipe dont le rôle est sensible au facteur temps
Ces trois attributs forment la base d'un diagramme de Venn composé de trois grands cercles. Il existe ensuite huit zones dans lesquelles vous pouvez classer les parties prenantes en fonction de leurs attributs.
3. Classer les parties prenantes par ordre de priorité
La dernière étape du processus d'analyse des parties prenantes est la hiérarchisation. Vous savez qui est concerné par le projet, vous les avez répartis en catégories, et il est maintenant temps d'accorder une plus grande priorité à ceux qui ont le plus d'influence et d'intérêt. ✅
Cette hiérarchisation peut évoluer au cours du projet. Au début, il se peut que vous deviez d'abord répondre aux besoins des parties prenantes du secteur financier.
Plus tard, vous devrez peut-être donner la priorité aux parties prenantes du secteur du développement. Savoir qui sont vos parties prenantes et ce dont elles ont besoin constituera le formulaire de votre processus de hiérarchisation.
Une fois que vous avez établi vos priorités, travaillez avec les autres membres de l'équipe pour créer des stratégies de communication pour les différentes parties prenantes. Certains auront besoin de mises à jour régulières et de haut niveau, tandis que d'autres n'auront besoin que de brèves informations pour se mettre au courant.
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Définir des priorités dans ClickUp pour mieux distinguer ce qui doit être fait tout de suite et ce qui peut attendre
Exemple d'analyse des parties prenantes
Vous cherchez un exemple d'analyse des parties prenantes à utiliser comme référence lors de l'élaboration de votre propre analyse ? Nous avons ce qu'il vous faut. Nous allons vous guider dans le processus de création d'une analyse des parties prenantes à l'aide de l'outil d'analyse des parties prenantes Modèle de matrice d'analyse des parties prenantes ClickUp .
Imaginons que vous travaillez dans une société de marketing et que vous effectuez une analyse des parties prenantes pour un projet à venir portant sur la diffusion de publicités sur une grande plateforme. Il s'agit d'un projet entièrement nouveau. Pour garantir la réussite du projet, vous devez obtenir l'adhésion des dirigeants de l'entreprise ainsi que des autres membres de l'équipe du service marketing.
Commencez par déterminer qui sont les parties prenantes. Réunissez votre équipe pour faire un brainstorming et mettez en évidence toutes les personnes susceptibles d'avoir un intérêt ou une influence sur votre projet déclaré. Utilisez des cartes mentales pour documenter le processus, ou notez simplement les noms et les rôles sur une liste.
Voici quelques exemples de parties prenantes à prendre en compte
- Le directeur financier ou le contrôleur
- Le responsable marketing
- Les spécialistes du marketing de votre équipe qui rédigeront et publieront les publicités
- Les gestionnaires de projet qui superviseront le travail quotidien
Une fois que vous avez dressé votre liste, enregistrez-la dans un endroit facile d'accès. Utilisez la matrice pour ajouter des informations sur chaque personne. Le modèle présente une grille en couleurs mettant en évidence les différents intérêts et niveaux de pouvoir. Sur la droite, vous remplissez la liste des parties prenantes et vous les inscrivez directement dans la grille modèle de matrice .
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/08/Stakeholder-Analysis-Matrix.jpg Matrice d'analyse des parties prenantes /$$img/
La matrice d'analyse des parties prenantes de ClickUp facilite la représentation graphique des personnes investies en fonction de leur niveau de pouvoir et d'intérêt
Représentez les différentes parties prenantes dans le diagramme en fonction de leur niveau d'intérêt et de pouvoir. Chaque case de la grille est dotée d'un code couleur pour de voir facilement quels membres de l'équipe sont concernés doivent être prioritaires et ceux qui doivent être surveillés ou informés en cours de route.
Pour cet exemple d'entreprise de marketing, vous placeriez le directeur du marketing et le contrôleur à des niveaux de pouvoir élevés. Toutefois, le niveau d'intérêt du contrôleur serait inférieur à celui du directeur marketing.
Il en va de même pour tous les autres acteurs de votre liste. Les gestionnaires de projet auraient probablement un intérêt élevé, mais moins de pouvoir. Les rédacteurs qui créent vos publicités sont toujours des acteurs, même s'ils auront à la fois moins de pouvoir et moins d'intérêt.
Vous pouvez également utiliser Le modèle d'analyse des parties prenantes de ClickUp pour dresser une liste de vos parties prenantes. Pour commencer, téléchargez le modèle et cliquez sur "Ajouter une tâche" Remplissez le nom, le rôle, l'e-mail, le niveau d'assistance, l'influence et l'action de la partie prenante.
Le modèle d'analyse des parties prenantes de ClickUp vous permet de créer une liste codée par couleur de toutes les personnes impliquées dans un projet
Affichez les parties prenantes par action pour voir quelles personnes contribuent à tel ou tel aspect du projet. Utilisez les filtres pour ne voir que les personnes qui ont un impact sur les actions financières, comme le contrôleur, ou celles qui jouent un rôle dans la gestion des projets les contrôles du projet et le forfait, comme les gestionnaires de projet.
L'affichage des parties prenantes par assistance vous permet de voir qui soutient votre projet et qui a une opinion négative du travail. À l'aide de ces informations, donnez la priorité à la communication avec les personnes qui ont besoin de plus de conseils. Veillez à répondre à leurs préoccupations afin qu'elles apportent leur assistance au projet.
L'affichage des parties prenantes par action permet de voir facilement quelles parties prenantes jouent un rôle en termes d'action, d'investissement et d'effet de levier
En outre, tirez parti de l'assistance des parties prenantes clés pour fournir une sauvegarde et aider à obtenir l'adhésion d'autres personnes. Ces personnes ont plus d'influence sur leurs collègues et apportent une assistance précieuse au moment où vous en avez le plus besoin.
Par exemple, supposons que votre responsable du marketing pense que le projet publicitaire est un excellent moyen de générer des revenus et de développer votre marque. En revanche, le contrôleur de gestion pense que vous jetez de l'argent par les fenêtres. En demandant au responsable du marketing d'expliquer au contrôleur les implications financières du projet, vous pouvez obtenir son assistance.
Utilisez l'affichage des parties prenantes par influence pour savoir qui a le plus de pouvoir sur la réussite de votre projet
L'affichage des parties prenantes par influence vous permet de voir qui sont les parties prenantes les plus puissantes. Vous pouvez ainsi concentrer vos efforts de communication sur ces personnes. Cela inclut les lancements d'étape ainsi que les mises à jour régulières tout au long du projet.
Affichez les parties prenantes par assistance pour connaître vos principaux soutiens et identifier les détracteurs que vous devez convaincre
Maintenant que vous connaissez la position de chacun, il est temps d'élaborer un forfait de communication pour chacun. Ajoutez des tâches dans ClickUp pour un suivi et une communication réguliers, en particulier pour les parties prenantes les plus importantes.
Vous devrez prendre le temps de vous assurer que votre contrôleur est mis à jour, d'autant plus qu'il est sceptique à l'égard du projet. Pour les personnes dont l'intérêt est moindre, vous pouvez prévoir des mises à jour moins fréquentes. Les personnes qui ont un intérêt et un pouvoir élevés doivent être informées le plus fréquemment.
Automatisez les réunions et les rapports de progression pour rester au fait de la réussite du projet et des résultats attendus. Vous pouvez forfaiter des réunions hebdomadaires ou bimensuelles pour tenir les parties prenantes informées. Gardez à l'esprit que les différents groupes de parties prenantes auront besoin d'une cadence différente en matière de rapports.
Effectuer une analyse efficace des parties prenantes
Pour être un gestionnaire de projet efficace, vous devez savoir comment vos projets affectent les membres de votre équipe et de l'entreprise. Une analyse efficace des parties prenantes vous permettra d'élaborer une stratégie claire, d'éviter les conflits et d'obtenir l'assistance des acteurs clés de votre organisation. Essayez ClickUp dès aujourd'hui et commencez à élaborer une analyse informative des parties prenantes pour tous vos projets clés. Grâce aux outils ClickUp, vous pourrez gagner du temps rédiger des listes de parties prenantes et élaborer les meilleures approches pour chacune d'entre elles !