La gestion de projet ne se limite pas à l'attribution et à l'examen des tâches. Il faut aussi équilibrer la charge de travail des membres de l'équipe, créer des flux de travail qui anticipent et évitent les obstacles, et rédiger des procédures opératoires normalisées pour les procédures.

Avec autant d'éléments mobiles, le suivi et le contrôle des projets sont des composantes essentielles de toute activité d'entreprise réussie.

Avec un système efficace en place et les bons outils, le suivi de vos projets ne doit pas être une corvée pour votre entreprise ou votre gestionnaire de projet. Vous ne savez pas par où commencer ?

Nous allons ici approfondir ce qu'est le suivi de projet et pourquoi il est important pour votre équipe. De plus, nous vous donnerons des conseils sur les bonnes pratiques et nous vous montrerons comment créer un plan de suivi et de contrôle de projet en quelques étapes seulement. ✨

Qu'est-ce que le suivi et le contrôle de projet dans la gestion de projet ?

Le suivi et le contrôle du projet consistent à suivre la progression du projet. C'est l'une des cinq étapes clés de la gestion de projet cycle de vie du projet qui se déroule parallèlement à la phase d'exécution.

Voici une brève décomposition des étapes du cycle de vie du projet :

• Lancement du projet: Définir la portée du projet, les jalons du projet, les parties prenantes et les produits à livrer
• **Planification du projet : créer une feuille de route pour atteindre les objectifs du projet, y compris l'élaboration d'un forfait, l'établissement du calendrier du projet et l'identification des risques
• Exécution du projet : Démarrer le projet en intégrant les membres de l'équipe, en répartissant les tâches et en gérant les communications
• Suivi du projet et contrôle: Saisir les données du projet, analyser les résultats et agir rapidement pour résoudre les problèmes éventuels
• Fermé le projet: Conclure le projet en organisant une dernière réunion pour examiner les indicateurs, ce qui a bien fonctionné et ce que vous changeriez à l'avenir

Le suivi d'un projet consiste à recueillir et à évaluer les données du projet du début à la fin. Il s'agit notamment de visualiser et d'évaluer la réussite des différentes tâches et étapes du projet qui constituent le projet global portée du projet .

Utilisez l'Échéancier pour afficher les informations les plus importantes pour vous et affichez les tâches par ordre chronologique ou alphabétique ou par date d'échéance ou de début

Le processus de contrôle consiste à prendre ces informations et à les transformer en éléments d'action et d'y apporter des modifications afin d'en assurer le bon déroulement. Dans un monde de rêve, chaque projet se déroulerait selon le forfait. En réalité, la plupart des projets rencontrent des difficultés en cours de route :

• Un membre de l'équipe peut avoir une urgence familiale qui l'éloigne du travail
• Les coûts peuvent dépasser les prévisions en raison de problèmes liés à la chaîne d'approvisionnement
• La dérive de l'étendue du projet peut augmenter le nombre de produits livrables de votre projet et ralentir la mise en œuvre de celui-cil'échéancier du projet pour vos gestionnaires de projet

Lutter contre les dérives dès le départ avec L'accord sur l'étendue du travail de ClickUp Quel que soit le problème, le suivi de votre projet vous donne le temps de réagir à tout risque potentiel. Si les choses tournent mal, les données que vous avez recueillies à cette étape sont précieuses pour rationaliser les efforts futurs et améliorer vos processus. 💪

Importance du suivi de projet pour votre équipe

Le suivi de projet est essentiel à la réussite de tout projet. L'une des principales raisons de l'échec d'un projet est le manque d'évaluation ou de supervision.

Si vous ne pouvez pas anticiper les problèmes potentiels ou voir les problèmes dès qu'ils se présentent, vous ne pourrez pas prendre des mesures correctives suffisamment rapidement pour maintenir le projet sur la bonne voie. Vos gestionnaires de projet doivent être à la hauteur de la situation, faute de quoi vous risquez des échecs, des retards et des dépassements de budget.

Visualisez la quantité de travail attribuée aux collaborateurs individuels ainsi qu'à chacune de vos équipes grâce à l'affichage de la charge de travail dans ClickUp

Le suivi de votre équipe vous aide à respecter le budget, le calendrier et les délais. Il permet également aux gestionnaires de projet de connaître la charge de travail des différents membres de l'équipe et peut contribuer à la réussite des projets futurs et de la phase de planification initiale.

Grâce à un suivi efficace, vous voyez ce qui fonctionne bien et ce qui doit être amélioré. Vous avez alors la possibilité d'apporter des changements et des ajustements afin que le projet se poursuive le mieux possible. 🛠️

Comment créer un plan de suivi et de contrôle d'un projet

Depuis le forfait du projet à l'exécution, il est important de mettre en place un forfait de suivi et de contrôle pour garder le cap. En faisant cela dès le début, vous vous épargnerez des maux de tête et aurez plus de chances de mener à bien votre projet.

Pour commencer, il est facile d'utiliser un modèle tel que Plan de suivi et de contrôle du projet de ClickUp . Il comporte des champs personnalisés et des liens rapides vers les éléments essentiels du projet, notamment les structures de répartition du travail, le forfait du projet et les informations sur l'équipe.

/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/07/Project-Monitoring-and-Control-Plan.jpg Plan de suivi et de contrôle du projet /$$img/

Le plan de suivi et de contrôle de projet de ClickUp facilite la création de structures de répartition du travail, le lien avec le forfait du projet et le suivi de la collaboration au sein de l'équipe

Que vous choisissiez d'utiliser un modèle ou non, plusieurs étapes sont clés pour créer un plan de suivi et de contrôle réussi. Lisez la suite pour obtenir un guide étape par étape qui vous permettra de rédiger vos propres forfaits en quelques minutes. 👀

1. Créer un forfait

Pour que le processus de suivi du projet soit une réussite, vous devez disposer d'une feuille de route ou d'un forfait sur la manière de réaliser votre projet livrables du projet . Votre forfait de gestion de projet doit comprendre des étapes de suivi, d'évaluation et de contrôle du projet. Cela signifie qu'il faut avoir une vue d'ensemble du projet ainsi que des tâches individuelles et disposer d'un moyen d'identifier les problèmes potentiels.

Paramétrer les tâches récurrentes en fonction de l'heure ou de l'évènement dans ClickUp

Utiliser contrôle des projets pour créer un forfait spécifique à vos objectifs. Voici quelques points à aborder à cette étape du processus de suivi et de contrôle.

$$$a Créer un cadre pour gérer, organiser et superviser toutes vos tâches connexes

Vous avez besoin d'un hub où vous pouvez suivre toutes les tâches individuelles et les données connexes du projet. Avec outils de gestion de projet comme ClickUp, vous pouvez facilement voir qui travaille sur quoi, quand les tâches sont dues et accéder aux procédures normalisées, le tout en un seul endroit.

Au cours de cette étape, vous devez vous pencher sur la gestion des ressources, la portée du projet, les produits à livrer et les coûts du projet. Fermé, le projet doit être forfaitaire du début à la fin, en accordant une attention particulière à tous les domaines où des problèmes peuvent survenir.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/06/18721049-1000-1-1.png Modèles de plans de projet /$$img/

ClickUp's Le forfait du projet Ce modèle vous aide à démarrer votre prochain projet du bon pied

Utilisez le ClickUp Exemple de modèle de plan de projet pour simplifier la planification de votre projet grâce à un modèle complet et facile à utiliser. Gagnez en confiance et assurez-vous que votre projet reste sur la bonne voie, du début à l'achèvement.

Attribuer des responsabilités pour que chacun connaisse les siennes

Que vous gériez un projet de grande envergure impliquant plusieurs services ou que vous travailliez avec une équipe plus restreinte, vous devrez répartir les responsabilités. Déterminez qui est responsable de quoi et comment on attend de lui qu'il rende compte de ses activités le statut du projet .

L'attribution des projets peut être un équilibre délicat entre la notification excessive des membres de l'équipe et le manque de communication sur leurs responsabilités. Les gestionnaires de projet peuvent tirer parti des fonctionnalités qui leur permettent d'attribuer des commentaires aux tâches afin que les membres de l'équipe sachent que quelque chose les attend.

/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/03/Assign-Comments\_Task\_2021.gif Convertir les commentaires en tâches ClickUp ou les attribuer à l'équipe /$$$img/

Convertir les commentaires en tâches ClickUp ou les assigner pour transformer instantanément les pensées en éléments d'action

Créez des critères d'évaluation pour comprendre comment votre équipe va réussir

Établissez un forfait d'évaluation pour le projet. Cette étape est essentielle pour identifier les obstacles et disposer de suffisamment de temps pour s'adapter.

Répondez à des questions telles que :

• Quelle sera la fréquence des évaluations ? Une fois par semaine ou une fois par mois ?
• Comment recueillerez-vous le retour d'information ?
• Quelle est la procédure à suivre pour les demandes de changement ?
• De quels types de rapports aurez-vous besoin pour évaluer la progression du projet ?

2. Répartir le travail

Une fois que vous avez établi un forfait pour le projet, il est temps de commencer à attribuer les tâches et sous-tâches aux membres de l'équipe de projet. Vous devrez fixer des dates d'échéance et des paramètres pour chaque étape du projet.

Restez organisé en regroupant les tâches par phase ou par département, en fonction de la façon dont vous menez le projet. Voici quelques exemples comment les équipes utilisent les tableaux de bord ClickUp pour rester organisées et assigner les tâches du projet :

Suivez et contrôlez les tâches, les ressources et la progression du projet dans l'affichage du tableau de bord de ClickUp Tableaux de bord de ClickUp offrent un moyen facile de créer un centre de contrôle avec toutes les tâches de votre projet. Créez des diagrammes personnalisés pour obtenir un aperçu visuel des tâches hebdomadaires ou des différentes phases du projet.

La fonctionnalité de suivi de la progression permet d'identifier les goulets d'étranglement, et la vue Charge de travail permet de le suivi des employés -y compris un aperçu de la bande passante des employés afin que vous puissiez l'évaluer et l'adapter si nécessaire.

Dans les tableaux de bord ClickUp, il y a Diagrammes de Gantt pour voir facilement l'échéancier du projet, ce qui est en bonne voie et ce qui est en train de passer à travers les mailles du filet. Utilisez-les pour contrôler le temps nécessaire pour achever les tâches et obtenir un aperçu rapide des dépendances entre les tâches.

Bonus: Externalisation de la gestion de projet !

3. Suivre les indicateurs clés de performance et surveiller les performances du projet

Le suivi en temps réel est la clé de la réussite d'un projet. Utiliser des outils de rapports comme les indicateurs clés de performance (ICP), les rapports d'état et les rapports de performance pour garder un œil sur la progression du projet. À faire ces rapports pour souligner la réussite, ils sont souvent le premier endroit où l'on voit apparaître des problèmes dans le travail du projet.

En surveillant le projet, vous pouvez identifier les écarts et les déviations par rapport à la base de référence et effectuer un contrôle de la qualité. Si quelque chose vous semble anormal, vous pouvez y regarder de plus près et dresser une liste d'éléments d'action pour redresser la barre.

Suivez les indicateurs de performance à l'aide du modèle KPI de ClickUp, qui met en évidence les objectifs qui sont sur la bonne voie, à risque et qui ne sont pas atteints Modèle d'ICP de ClickUp facilite l'identification et le suivi des indicateurs clés de votre projet. Avec quatre affichages différents, vous pouvez obtenir un aperçu rapide des performances ou plonger plus profondément dans les détails de ce qui fonctionne et de ce qui nécessite plus d'ajustements.

La vue Liste récapitulative permet de regrouper les tâches par statut. Cela vous permet de savoir ce qui n'est pas en bonne voie, ce qui est à risque, ce qui est achevé et ce qui est en progression. Passez à l'affichage par département pour répartir les tâches par département.

Passez au Tableau de progression pour afficher une vue d'ensemble des problèmes potentiels et des tâches à risque. À partir de là, vous pouvez dresser une liste des points à vérifier et procéder à des ajustements pour remettre les choses sur la bonne voie.

Enfin, l'Échéancier affiche toutes les tâches sur un calendrier en fonction de leur date début et de leur date d'échéance, ce qui en fait une option idéale pour surveiller l'échéancier du projet. 🗓️

Bonus: Logiciel de surveillance des employés pour les utilisateurs de Mac !

4. Améliorer les flux de travail

Au cours de la phase de suivi, il est probable que vous trouviez des problèmes. C'est la nature même de la gestion de projet. C'est au cours de la phase de contrôle que vous pouvez tirer les enseignements des évaluations et apporter des changements afin que le reste du projet se poursuive sans heurts ou que les projets futurs soient plus fructueux.

Votre projet a-t-il été retardé ? Utilisez les données analytiques que vous avez recueillies pour en déterminer les raisons. Peut-être auriez-vous pu gérer les charges de travail mieux. Il y avait peut-être une meilleure façon de résoudre un problème de ressources sur des tâches chronophages ou répétitives.

/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/04/ClickUp-Automatisation--1400x865.gif Automatisation des flux de travail /$$img/

Utilisez des recettes d'automatisation préconstruites dans ClickUp ou personnalisez-les en fonction de vos besoins, afin que votre équipe puisse se concentrer là où c'est le plus important

C'est pourquoi Automatisations ClickUp dans votre outil de gestion de projet est essentiel pour améliorer les flux de travail - vous réduisez le travail manuel inutile pour consacrer du temps à ce qui est le plus important. Les gestionnaires de projet jonglent souvent avec une tonne de flux de travail et les automatisations leur permettent de se concentrer sur le processus de suivi et de contrôle pour travailler avec succès à chaque phase du cycle de vie du projet.

Quel que soit le problème, prenez le temps de déterminer ce qui n'a pas fonctionné, comment il a été résolu et quelles autres actions vous auriez pu mettre en œuvre. En suivant ce processus, vous deviendrez un gestionnaire de projet plus performant et plus réussi et vous pourrez ainsi construire de meilleurs flux de travail pour le travail futur. 🌻

Bonnes pratiques en matière de suivi de projet

Maintenant que vous connaissez les étapes de la mise en œuvre des forfaits de suivi et de contrôle des projets, il est temps de se concentrer sur les bonnes pratiques. En fin de compte, faire quelque chose n'est pas la même chose que le faire bien. 🤩

Voici quelques bonnes pratiques de suivi de projet à prendre en compte pour vous ou votre chef de projet :

• Établir des attentes: La définition d'objectifs et d'attentes clairs dès le départ facilite le suivi de la progression. Effacées, les attentes à l'égard de chaque membre de l'équipe, du gestionnaire du projet ou du service sont clairement communiquées
• Faites vos devoirs: Effectuez des recherches et rencontrez les parties prenantes et les membres de l'équipe pour vous faire une idée du projet. Ce processus devrait vous permettre de connaître les limites du projet, notamment les budgets, les charges de travail et les risques liés aux ressources
• Soyez clair et cohérent dans vos communications: Rien n'est plus déroutant que de donner des informations contradictoires ou des instructions inopportunes. Fixez un paramètre pour fournir des mises à jour sur le projet et des informations en retour. Indiquez aux membres de l'équipe comment vous comptez prendre de leurs nouvelles et à quelle fréquence. Ensuite, vous et votre gestionnaire de projet devez respecter ce calendrier
• Obtenir un retour d'information régulier: Les bons gestionnaires de projet s'inspirent de l'avis des membres de leur équipe. Après tout, ce sont eux qui sont sur le terrain et qui peuvent fournir les informations les plus récentes. En outre, ils sont susceptibles d'être les premiers à identifier les problèmes potentiels. Mettez en place un système permettant aux membres de l'équipe de prendre des nouvelles, de vous faire part de leurs commentaires et de vous informer des paramètres
• Identifier un contact principal: En cas de problème, les employés doivent savoir à qui s'adresser pour faire remonter le problème. Commencez le projet en désignant une personne responsable du suivi, de la documentation et des rapports sur les problèmes
• Déterminer la fréquence des rapports: Établir la fréquence des rapports de progression. En fonction de votre projet, vous pouvez prévoir des contrôles hebdomadaires, mensuels ou bimensuels. Pour certaines phases du projet, des contrôles quotidiens peuvent s'avérer nécessaires. Déterminez le calendrier et communiquez-le clairement à tous les membres de l'équipe et aux gestionnaires du projet
• Créez uncadre du processus de prise de décision: Dès le début, établissez un processus pour déterminer qui prendra les décisions. Il peut s'agir de vous ou d'un autre membre de l'équipe, et il peut y avoir plus d'un décideur pour différents aspects du projet (par exemple, le budget, les ressources, etc.)

Techniques de suivi et de contrôle des projets

Outre les bonnes pratiques pour votre phase de suivi et de contrôle, il existe également des techniques utiles qui facilitent le suivi du projet. Il s'agit de méthodes éprouvées qui éclairent votre processus de prise de décision lors de la création d'un forfait de suivi. ✍️

Voici quelques méthodes de suivi et d'évaluation que vous pouvez envisager :

La méthode du chemin critique (CPM)

Affichez votre charge de travail en fonction des tâches restantes sur votre chemin critique en un seul geste dans ClickUp !

Cette méthode consiste à décomposer le projet en différentes phases de progression à l'aide de diagrammes. Le chemin critique est la plus longue séquence de tâches qui doivent être achevées avant que le projet ne s'achève.

Il s'agit essentiellement de la feuille de route la plus longue pour achever un projet. Il s'agit d'identifier les activités, les dépendances entre les tâches et la durée des tâches, puis d'insérer le tout dans un diagramme.

Gestion de la valeur acquise

Cette technique de suivi compare le travail achevé à ce jour et le coût par rapport aux prévisions de base. Lors de l'étape de planification, vous attribuez une valeur en dollars - également appelée coût budgété pour le travail prévu (BCWS).

Pendant l'exécution, vous comparez les coûts réels à la quantité de travail achevé afin de contrôler la progression financière et matérielle.

$$a Suivre et contrôler vos projets comme un pro

Le suivi de la gestion de projet est complexe. Outre la planification, l'atténuation et la gestion, vous devez suivre et contrôler les projets du début à la fin. De plus, le suivi de la gestion de projet exige que vous preniez des décisions éclairées sur les les objets du projet tout en maintenant votre équipe sur la même page (et le leadership sur la performance globale du projet et les indicateurs de performance clés).

Grâce à ce guide pratique, vous maîtriserez le suivi de projet en un rien de temps. De l'élaboration d'un forfait au suivi des performances et à l'apport de modifications, vous pourrez prendre en main la réussite de vos projets en quelques étapes seulement. Essayez ClickUp dès aujourd'hui pour commencer à rationaliser votre réussite en matière de gestion de projet. Des tableaux de bord conviviaux aux affichages de diagrammes détaillés, il existe un outil pour vous aider à gérer un projet du début à la fin. 🙌