L'expression « gestion du temps » est quelque peu trompeuse. En réalité, vous ne pouvez pas gérer le temps, mais vous pouvez gérer vos choix en fonction de celui-ci.
Peu importe à quel point vous le souhaitez, vous ne disposez que de 24 heures, 1 440 minutes ou 86 400 secondes par jour, et ce nombre ne change jamais. Ce que vous faites de ce temps dépend de votre capacité à planifier, à évaluer, à agir de manière décisive et à rester honnête avec vous-même. Tout comme l'argent, vous devez soit passer votre temps à bon escient, soit laisser les distractions vous le voler.
Les travailleurs du savoir activent/désactivent des applications 1 200 fois par jour, ce qui représente près de 4 heures par semaine consacrées à la réinitialisation de leur attention, soit 9 % du temps de travail annuel des employés. Cependant, ils continuent de manquer des messages, des actions et des échéances en raison de ces distractions constantes.
Dans cet article, nous allons explorer comment gagner du temps, booster votre productivité et préserver votre tranquillité d'esprit. De plus, nous vous présenterons l'outil magique qui vous aidera à faire tout ce que vous avez à faire, du blocage et du suivi du temps à une planification plus intelligente : ClickUp!
Pourquoi gagner du temps est plus important que jamais
Chaque choix que vous faites concernant votre temps influence ce que vous accomplissez et votre niveau de satisfaction au quotidien. Si vous apprenez à gérer correctement votre emploi du temps quotidien ou hebdomadaire, vous pourrez regarder votre série préférée, passer du temps avec votre famille ou vous plonger dans votre travail sans rien manquer.
Maîtriser la gestion du temps vous permet d'accomplir tout ce qui est important pour vous tout en profitant d'une bonne nuit de sommeil, ce qui souligne plus que jamais l'importance de la gestion du temps.
1. Réduire votre niveau de stress
Vous arrive-t-il de paniquer à 16 heures lorsque vous réalisez que vous avez à peine entamé votre liste de choses à faire et que vous perdez la notion du temps? Ce sentiment d'angoisse grandissant est précisément ce que vous permet d'éviter une bonne gestion du temps.
Lorsque vos tâches sont clairement définies et réparties en blocs, vous donnez à votre cerveau une carte au lieu de le plonger dans un labyrinthe. Vous ne réagissez pas frénétiquement à tout, mais vous passez calmement d'une chose à l'autre.
📮 ClickUp Insight : 63 % des personnes interrogées dans le cadre de notre sondage classent leurs objectifs personnels par ordre d'urgence et d'importance, mais seulement 25 % les organisent par délai.
Ce que cela signifie ? Vous savez ce qui est important, mais pas nécessairement quand. ⏳
ClickUp Objectifs, optimisé par l'assistance IA de ClickUp Brain, vous apporte toute la clarté nécessaire. Il vous aide à décomposer vos grands objectifs en étapes réalisables et limitées dans le temps.
ClickUp Brain fournit des suggestions intelligentes pour les échéanciers et vous permet de rester sur la bonne voie grâce à des mises à jour en temps réel sur l'avancement des tâches et des changements de statut automatiques à mesure que vous les achevez.
💫 Résultats concrets : les utilisateurs rapportent une augmentation de 200 % de leur productivité après être passés à ClickUp.
2. Amélioration des capacités décisionnelles
Lorsque chaque minute semble urgente, la prise de décision devient une question de survie : rapide, désordonnée et souvent erronée. Mais que se passerait-il si vous aviez le temps de réfléchir ? Pas entre deux réunions, pas en répondant à des textes, mais un temps réel, sans interruption. C'est là que le time blocking entre en jeu.
Vous souhaitez comparer trois prestataires pour un évènement ? Réservez un bloc de 45 minutes pour prendre votre décision. Vous avez besoin de peser le pour et le contre avant de prendre une décision importante pour votre carrière ? Accordez-vous de l'espace pour respirer et réfléchir. En planifiant votre journée autour de blocs de travail intensif, vous résolvez l'un des plus grands problèmes de gestion du temps auxquels beaucoup de gens sont confrontés.
3. Productivité accrue
Être occupé ne signifie pas être productif. Une planification efficace vous aide à hiérarchiser les tâches importantes et à éviter de gaspiller votre énergie dans des tâches peu utiles. Rédiger un rapport lorsque votre esprit est frais vous permettra de réduire le nombre d'erreurs et de modifications en cours. Vous utilisez ainsi vos heures de pointe à bon escient.
Essayez de chronométrer le temps que vous passez sur des tâches régulières, telles que la création d'une présentation PowerPoint, la rédaction d'un rapport ou le suivi d'un client. Vous serez surpris de voir combien de temps vous perdez à cause des distractions ou de l'indécision.
📖 À lire également : Conseils pour améliorer vos compétences en gestion du temps au travail
4. Du temps libre gratuit supplémentaire
Le temps libre n'apparaît pas comme par magie, mais vous devez le gagner en étant clair et en gérant votre rythme. Lorsque vous savez à quoi ressemble votre journée, vous cessez de vous surcharger ou de prolonger une tâche pendant trois heures. Cela signifie que vous terminez vos tâches plus rapidement et que vous vous retrouvez avec ces rares moments de temps libre « bonus » .
💡 Conseil de pro : au lieu de prendre votre déjeuner à la va-vite pendant votre pause de travail ou de sauter carrément vos pauses, vous pouvez utiliser des techniques de gestion du temps pour finir plus tôt et aller vous promener, retrouver un ami ou simplement vous reposer sans culpabiliser. Lorsque vous planifiez vos priorités et que vous les respectez, vous vous offrez du temps. Et rien n'est plus agréable que de profiter pleinement de ce temps pour se déconnecter.
5. Amélioration de la concentration et de l'attention
👀 Le saviez-vous ? 42 % des perturbations au travail proviennent de la gestion simultanée de plusieurs plateformes, d'e-mails et de réunions.
Si vous souhaitez améliorer votre capacité de concentration, il est important de protéger activement vos périodes de travail intensif. Considérez votre cerveau comme un projecteur qui ne peut éclairer qu'une seule chose à la fois. Lorsque vous passez d'une tâche à l'autre, c'est comme si vous orientiez ce projecteur dans toutes les directions, ce qui affaiblit son intensité.
Alors, fermez les onglets, mettez votre téléphone en mode silencieux et concentrez-vous sur une seule tâche. Vous remarquerez que vous finirez plus vite et mieux. Avec une pratique régulière, votre capacité d'attention s'améliorera. Votre travail deviendra plus rigoureux, plus clair et plus réfléchi. Et oui, vous commencerez même à apprécier le processus.
6. Équilibre entre travail et vie privée
Le « équilibre entre travail et vie privée » semble idéal, mais à quoi ressemble-t-il réellement ?
Il ne s'agit pas de répartir votre journée de manière égale, mais plutôt d'organiser votre temps tant sur le plan professionnel que personnel. Peut-être s'agit-il de terminer votre journée à 18 heures afin de pouvoir préparer le dîner en toute tranquillité. Ou de renoncer aux e-mails tard le soir pour lire une histoire à votre enfant.
Quelle que soit votre conception de l'équilibre, planifier votre temps vous aide à le préserver.
📮 ClickUp Insight : Seuls 36 % des employés se déconnectent complètement à la fin de leur journée de travail, ce qui signifie que près des deux tiers d'entre eux font des heures supplémentaires ou s'inquiètent pour leur travail pendant leur temps libre. Cette culture du « toujours connecté » mène tout droit au burn-out. 🔥
Automatisez vos routines de fin de journée avec ClickUp ! Configurez des résumés de fin de journée alimentés par l'IA, des mises à jour générées par l'IA pour les fils de commentaires et un blocage automatique du temps dans le Calendrier ClickUp afin de programmer des plages horaires sans travail pour une pause bien méritée !
💫 Résultats concrets : Lulu Press gagne 1 heure par jour et par employé grâce à ClickUp Automatisations, ce qui se traduit par une augmentation de 12 % de l'efficacité au travail.
Les meilleures façons de gagner du temps au travail et dans la vie
🧠 Fait amusant : 82 % des gens n'utilisent aucun système de gestion du temps approprié. Cela signifie que moins d'une personne sur cinq suit réellement une approche structurée pour planifier sa journée.
Alors, comment la plupart des gens gèrent-ils leur temps ?
- 33 % rédigent des listes de choses à faire
- 24 % consultent leur boîte de réception pour savoir ce qui les attend
- 12 % des personnes se fient à leur calendrier pour tout
Enfin, 25 % *« occupez-vous simplement de ce qui vous semble le plus important à ce moment-là ».
frissonne
Vous pensez peut-être que tout va bien, mais ce type d'approche crée souvent des problèmes cachés de gestion du temps. Vous perdez du temps à passer d'une tâche à l'autre, à réagir au chaos et à perdre votre élan tout au long de la journée. Si vous souhaitez travailler de manière plus intelligente, des techniques personnalisées de gestion du temps vous aideront à mieux vous organiser, à vous concentrer plus rapidement et à libérer plus de temps sans vous épuiser.
Les personnes les plus performantes utilisent la gestion du temps pour prendre le contrôle de leur journée et accomplir davantage sans augmenter leur charge de travail.
Et ils ne le font pas seuls. Ils utilisent ClickUp, l'application tout-en-un pour le travail, afin de regrouper toutes leurs tâches, documents, discussions et objectifs au même endroit, pour que les priorités restent claires et que le travail reste sur la bonne voie. Voyons comment. 💪🏼
1. Utilisez le time-blocking pour planifier votre travail de manière ciblée
Votre cerveau a besoin de structure. Le time-blocking offre à votre esprit une feuille de route, vous évitant ainsi d'avoir à décider toutes les quelques minutes de la prochaine tâche à faire.
📌 Imaginons que vous réserviez la période horaire de 10 h à 11 h 30 pour rédiger un rapport, et non pas pour effectuer des tâches génériques, mais pour vous consacrer à une tâche spécifique. Pendant cette période, fermez votre boîte de réception, désactivez les notifications et concentrez-vous sur la tâche à accomplir. Vous minimiserez ainsi l'énergie mentale consacrée au changement de tâche et améliorerez la qualité de votre travail.
À faire dès maintenant, vous pouvez utiliser des modèles de blocage de temps afin de planifier votre journée en fonction de votre niveau d'énergie et rester motivé tout au long de la journée.
Le modèle ClickUp Daily Time Blocking est un excellent moyen d'organiser vos tâches clés et de structurer clairement votre emploi du temps.
Grâce au time blocking, vous pouvez :
- Concentrez-vous sur vos tâches les plus importantes pendant vos heures de plus grande productivité.
- Éliminez les distractions en rangeant les pensées moins importantes dans des cases prévues à cet effet.
- Évitez le burn-out en effectuant des estimations de durée réalistes pour achever vos tâches quotidiennes.
💡 Conseil de pro : si bloquer manuellement du temps pour chaque tâche vous semble fastidieux, essayez les suggestions basées sur l'IA de ClickUp Calendrier pour automatiser le processus. Cet outil vous permet également de planifier des tâches dans des blocs de temps en les faisant glisser depuis votre liste de priorités ou de tâches en attente vers votre calendrier.
2. Regroupez les tâches pour réduire les changements
🔑 Idée clé : Dans The 4-Hour Workweek, Tim Ferriss présente le concept de « batching » (regroupement) comme un moyen d'échapper aux habitudes qui font perdre du temps et de retrouver sa productivité. Il recommande de fixer des moments précis dans la journée pour accomplir des tâches similaires, comme répondre à des e-mails ou passer des appels, plutôt que de les laisser vous interrompre tout au long de la journée.
📌 Par exemple, Ferriss partage qu'il ne consultait ses e-mails qu'une fois par semaine. Même si cela lui faisait perdre deux ventes totalisant 80 dollars, les dix heures qu'il gagnait en valaient 200 dollars à ses yeux. Cela lui procurait un gain net de 120 dollars, ainsi qu'une clarté d'esprit lui permettant de se concentrer sur du travail plus important.
Le regroupement ne lui a pas seulement permis d'en faire plus. Il lui a également donné le contrôle sur la façon dont il passait son temps.
3. Définissez clairement vos priorités quotidiennes
Une gestion efficace du temps commence par la définition de priorités claires. Lorsque vous classez les tâches par ordre d'importance, vous pouvez vous attaquer en premier lieu aux plus urgentes, réduire votre stress et achever les tâches prioritaires sans distraction.
👀 Le saviez-vous ? Des études montrent que le fait d'embaucher quelqu'un pour s'occuper des tâches ménagères ou des courses peut améliorer votre humeur et votre satisfaction dans la vie. L'externalisation de ces tâches vous libère du temps, vous permettant de vous concentrer sur des activités plus enrichissantes et de mieux gérer votre temps.
Pour établir vos priorités, identifiez les tâches urgentes ou importantes et achevez-les avant de passer à d'autres.
ClickUp Tâches vous aide à organiser différentes tâches avec des détails clés, tels que des descriptions, des échéances et des pièces jointes, afin que vous puissiez rester maître de votre charge de travail.
Une fois organisé, utilisez ClickUp Task Priorities pour trier votre travail. Libellez chaque tâche avec une priorité « Urgent », « Élevée », « Normale » ou « Faible » afin de visualiser facilement vos domaines d'intérêt et de rester concentré sur les tâches hautement prioritaires.
Pour définir vos priorités dans votre environnement de travail ClickUp, passez d'une vue ClickUp à l'autre afin d'avoir une meilleure perspective sur vos tâches. Voici trois exemples :
- Affichage des tâches: cliquez sur l'icône en forme de drapeau dans le coin supérieur gauche de la fenêtre des tâches pour attribuer une priorité.
- Vue Liste: trouvez le drapeau de priorité dans les champs personnalisés situés à droite de chaque tâche.
- Vue Tableau: passez la souris sur le coin inférieur gauche d'une carte de tâche pour afficher les paramètres de priorité.
Après avoir défini vos priorités et vos dates d'échéance, rendez-vous dans la vue Calendrier de ClickUp pour gérer votre emploi du temps, filtrer vos tâches par priorité ou effectuer facilement des modifications groupées.
Vous avez besoin de conseils pour mieux hiérarchiser vos priorités ? Regardez cette vidéo :
📖 À lire également : Les meilleures applications de gestion du temps
4. Éliminez les distractions
Pour améliorer votre gestion du temps, vous devez vous attaquer de front aux distractions. La première étape consiste à identifier ce qui vous détourne de votre travail. Une fois que vous avez identifié vos distractions, prenez des mesures pour les limiter pendant votre journée de travail.
💡 Conseil de pro : utilisez le mode « Ne pas déranger » de ClickUp pour désactiver les notifications et travailler sans interruption. De plus, en définissant des horaires de travail clairs dans ClickUp, vous indiquez également quand vous êtes disponible pour collaborer, ce qui vous permet de protéger votre temps précieux.
De même, ClickUp Project Time Tracking vous donne un aperçu du temps que vous consacrez à différentes tâches, ce qui facilite l'analyse de la productivité et la gestion efficace des projets. Vous pouvez démarrer et arrêter les chronomètres directement dans les tâches, enregistrer le temps manuellement ou établir une connexion avec des outils de suivi du temps populaires tels que Toggl et Harvest.
Et si vous avez besoin d'un coup de pouce pour démarrer, les modèles prêts à l'emploi de ClickUp vous feront gagner un temps considérable et vous permettront de lancer vos projets plus rapidement.
📖 À lire également : Comment résoudre les problèmes courants liés à la gestion du temps : le guide ultime
5. Créez des échéanciers
Les échéanciers aident les chefs de projet et les particuliers à visualiser les progrès et à rester en phase avec les jalons clés. Au lieu d'un suivi générique, tirez parti d'outils et de méthodologies éprouvés pour élaborer des plans structurés et réalisables.
Voici quelques cadres largement utilisés pour la création d’échéanciers :
- Méthode du chemin critique (CPM): permet d'identifier la plus longue série d'activités en état de dépendance et le temps minimum nécessaire pour achever un projet. Elle est essentielle pour optimiser la durée d'un projet et mettre en évidence les tâches qui ne peuvent être reportées.
- La matrice d'Eisenhower: bien qu'il ne s'agisse pas d'un outil d'échéancier en soi, elle permet de hiérarchiser les tâches en fonction de leur urgence et de leur importance. Vous pouvez l'utiliser en complément d'un échéancier hebdomadaire ou mensuel pour rester concentré.
- L'année en 12 semaines : un cadre de productivité personnelle qui remplace la planification annuelle par des cycles ciblés de 12 semaines, vous aidant à fixer des objectifs et à établir un échéancier pour une exécution et une révision plus rapides.
Grâce à ces cadres, vous pouvez structurer vos échéanciers professionnels et personnels en vous basant sur une stratégie, et non pas seulement sur une liste de tâches à accomplir.
💡 Conseil de pro : triez vos tâches par urgence et importance à l'aide du modèle gratuit Eisenhower Matrix Template de ClickUp.
6. Faites des pauses à intervalles réguliers
Les pauses ne sont pas une perte de temps, elles constituent une stratégie de productivité sous-estimée. Des méthodes telles que la technique Pomodoro structurent votre travail en intervalles ciblés (généralement 25 minutes de travail suivies d'une pause de 5 minutes), vous aidant ainsi à rester concentré et à éviter le surmenage. Après quatre cycles, une pause plus longue (15 à 30 minutes) vous aide à recharger vos batteries mentales.
🤝 Rappel amical : si la méthode 25/5 ne vous convient pas, d'autres alternatives telles que la méthode 52/17 (52 minutes de travail, 17 minutes de pause) ou la planification selon le rythme ultradien (blocs de travail de 90 minutes suivis de 20 minutes de repos) pourraient mieux correspondre à votre niveau d'énergie naturel.
Le meilleur dans tout ça ? Les applications Pomodoro peuvent vous aider à respecter cette routine et à suivre votre progression.
7. Préparez-vous à l'avance
Lorsque vous vous préparez à l'avance, vous n'avez pas toujours besoin de planifier chaque minute de manière rigide. Il vous suffit de réfléchir de manière stratégique à votre journée. Recherchez des occasions naturelles de combiner des tâches ou de les aligner pour plus d'efficacité.
📌 Par exemple, si vous avez un rendez-vous à l'autre bout de la ville, prévoyez de faire des courses à proximité, comme aller chercher vos vêtements au pressing ou faire vos courses, lors du même trajet. Avant de partir, notez exactement ce dont vous avez besoin pour éviter de perdre du temps. Ce type de prévoyance permet de réduire les allers-retours, d'alléger la charge mentale et de libérer plus de temps pour se reposer ou se concentrer.
8. Aménagez un environnement de travail dédié
🔑 Idée clé : James Clear, auteur de Atomic Habits, souligne l'importance de l'aménagement de l'environnement de travail, affirmant que votre environnement de travail façonne votre comportement. Un environnement de travail dédié crée un signal mental qui favorise la concentration. Tout comme une salle de sport vous incite à faire de l'exercice, un environnement de travail vous signale qu'il est temps de vous mettre au travail.
Pour booster votre productivité et réduire les changements de contexte:
- Aménagez un emplacement dédié : une pièce libre est idéale, mais un coin fixe dans une pièce fera également l'affaire. Évitez de travailler depuis votre lit ou votre canapé, car Cal Newport (Deep Work) émet un avertissement selon lequel le manque de délimitation nuit à la concentration et prolonge la durée des tâches.
- Utilisez des repères physiques : ajoutez une lampe de bureau que vous n'allumez que pendant les heures de travail, ou une tasse ou un bloc-notes spécifique. Ceux-ci deviennent des déclencheurs psychologiques pour passer en « mode travail ».
- Réduisez l'encombrement : comme l'explique Greg McKeown dans Essentialism, la clarté mentale commence par la clarté physique. Ne gardez que l'essentiel sur votre bureau : ordinateur portable, cahier, stylo et eau.
- Mettez en place des rituels de fin de journée : à la fin de votre journée de travail, rangez votre matériel ou couvrez votre environnement de travail. Cette habitude aide votre cerveau à se déconnecter et évite le surmenage, ce qui est un conseil essentiel tiré de l'ouvrage Digital Minimalism de Cal Newport.
Même dans les petits espaces, la cohérence et les repères sont plus importants que la taille. Une installation simple utilisée à bon escient peut considérablement améliorer votre capacité à vous concentrer et à gagner du temps.
📖 À lire également : Les meilleurs livres sur la productivité qui peuvent transformer votre travail
9. Utilisez l'IA pour la microproductivité
La microproductivité consiste à travailler plus intelligemment, et pas seulement plus dur. Les outils basés sur l'IA peuvent automatiser les tâches routinières, organiser votre charge de travail et résumer les mises à jour importantes afin de vous décharger des tâches fastidieuses.
ClickUp Brain
ClickUp Brain, un assistant de productivité avancé alimenté par l'IA et sensible au contexte dans ClickUp, vous aide à mieux gérer votre travail en prenant en charge les tâches répétitives :
- Il peut résumer instantanément de longs fils de commentaires, des notes de réunion ou des documents, afin que vous ne perdiez pas de temps à analyser les informations.
- Vous pouvez lui poser des questions sur n'importe quelle tâche, document ou projet pour obtenir des réponses rapides sans avoir à rechercher le contexte dans des outils et des fils de discussion dispersés.
- Il peut même générer des sous-tâches, mettre à jour les descriptions des tâches ou réécrire le contenu en fonction de vos objectifs, vous évitant ainsi la charge mentale de repartir de zéro.
ClickUp Autopilot Agents
Les agents Autopilot de ClickUp sont des assistants intelligents, basés sur l'IA, qui gèrent de manière autonome les tâches et les flux de travail au sein de votre environnement de travail.
Ils fonctionnent sur la base de déclencheurs, de conditions et d'instructions définis, ce qui leur permet d'effectuer des actions telles que la création de tâches à partir de notes de réunion, la résumation de documents complexes ou la fourniture de mises à jour de statut contextuelles.
Ces agents peuvent être déployés à différents emplacements dans ClickUp, notamment dans les espaces, les dossiers, les listes et les chats, garantissant ainsi une intégration transparente dans le flux de travail de votre équipe.
Il existe deux types d'agents Autopilot : les agents prédéfinis et les agents personnalisés.
- Les agents préconfigurés sont prêts à l'emploi et peuvent être activés d'un simple clic. Ils prennent en charge des tâches courantes telles que répondre aux questions fréquemment posées ou générer des rapports hebdomadaires.
- Les agents personnalisés, quant à eux, peuvent être adaptés à vos besoins spécifiques à l'aide d'un générateur sans code, vous permettant de définir des déclencheurs, des conditions et des actions uniques. Par exemple, un agent personnalisé peut être configuré pour répondre à des requêtes liées aux ressources humaines dans un canal de discussion, en fournissant des informations précises basées sur les connaissances auxquelles il a accès.
Les fonctionnalités interactives de ClickUp AI, telles que les questions-réponses, le chat alimenté par l'IA et la création de tâches, sont utiles aux équipes travaillant au bureau et à distance. Brain et Agents éliminent les allers-retours dans la communication et garantissent que tout le monde reste informé avec un minimum d'efforts.
📮 ClickUp Insight : 21 % des personnes interrogées déclarent consacrer plus de 80 % de leur journée de travail à des tâches répétitives. Et 20 % d'entre elles affirment que ces tâches répétitives occupent au moins 40 % de leur journée.
Près de la moitié de la semaine de travail (41 %) est consacrée à des tâches qui ne nécessitent pas beaucoup de réflexion stratégique ou de créativité (comme les e-mails de suivi 👀).
Les agents IA de ClickUp vous aident à éliminer cette corvée. Pensez à la création de tâches, aux rappels, aux mises à jour, aux notes de réunion, à la rédaction d'e-mails et même à la création de flux de travail de bout en bout ! Tout cela (et bien plus encore) peut être automatisé en un clin d'œil avec ClickUp, votre application tout-en-un pour le travail.
💫 Résultats concrets : Lulu Press gagne 1 heure par jour et par employé grâce à ClickUp Automations, ce qui se traduit par une augmentation de 12 % de l'efficacité au travail.
10. Apprenez à dire « non »
Lorsque le travail s'accumule, le stress augmente et la productivité diminue. Vous devez reconnaître vos limites et fixer des limites.
Il est essentiel de savoir dire non à des tâches supplémentaires lorsque vous avez déjà suffisamment à faire. La plupart des managers apprécieront votre honnêteté et votre franchise. Il fait partie de leur rôle de veiller à ce que la charge de travail soit gérable pour tout le monde.
Tant que vous communiquez clairement et respectueusement, dire non ne posera aucun problème.
11. Fixez-vous des délais plus courts
Avez-vous déjà remarqué qu'une tâche qui devrait prendre une heure peut parfois s'étirer sur tout un après-midi ? C'est la loi de Parkinson qui s'applique : Le travail prend tout le temps disponible.
📌 Par exemple, un projet qui devait initialement prendre plusieurs jours peut souvent être achevé en quelques heures seulement lorsque l'on se fixe un délai réaliste et serré. En fixant des délais plus courts et réalistes, vous créez juste assez de pression pour rester motivé et éviter de procrastiner.
🤝 Rappel amical : il est important de ne pas fixer des délais trop serrés qui pourraient être source de stress ou d'anxiété. Considérez-les comme un moyen de vous lancer des défis sans vous surmener. Vous serez surpris de voir tout ce que vous pouvez accomplir lorsque vous cessez de surestimer le temps nécessaire !
12. Automatisez les tâches répétitives
Si vous vous retrouvez à répéter les mêmes actions, un outil d'automatisation peut vous aider à vous débarrasser de la redondance. ClickUp Automations élimine le besoin de tâches répétitives. Au lieu de mettre à jour le statut des tâches ou de faire des rappels aux membres de l'équipe concernant les échéances, les flux de travail automatisés permettent de maintenir les projets sur la bonne voie sans interruption.
ClickUp favorise également la collaboration grâce à des commentaires en fil de discussion et des @mentions, garantissant un travail d'équipe fluide et permettant de relier les discussions et les commentaires à des tâches spécifiques.
Grâce à la fonctionnalité « Commentaires assignés » de ClickUp, vous pouvez transformer les commentaires en tâches exploitables et en informer instantanément les membres de l'équipe assignés. Le commentaire apparaîtra dans la section « Commentaires et mentions » de leur page d'accueil, ce qui garantit qu'il ne sera pas manqué.
Une fois la tâche terminée, ils peuvent résoudre le commentaire afin d'éviter tout suivi inutile.
Vous pouvez les utiliser pour :
- Expliquez les instructions relatives aux tâches
- Traitez les problèmes en tenant compte du contexte
- Joignez les pièces jointes ou liens pertinents pour le partage d'informations.
- Marquez les membres de votre équipe pour attirer leur attention
🧠 Fait amusant : plus de 60 % des équipes qui utilisent ClickUp déclarent gagner plus de 3 heures par semaine !
13. Utilisez un outil de gestion de projet
Passer d'une application déconnectée à une autre entraîne une « perte de temps », ce qui fait perdre du temps et ajoute une tension mentale. Passer d'un outil de gestion de projet à une application de prise de notes, puis à une plateforme de communication, fragmente les tâches, rendant le travail inefficace et lent.
ClickUp élimine ce problème en regroupant toutes vos tâches, tous vos documents, tous vos objectifs et toutes vos conversations sur une seule et même plateforme. Les fonctionnalités de gestion du temps de ClickUp combinent des capacités clés de gestion de projet avec des stratégies de planification avancées pour aider les équipes à augmenter leur productivité et à atteindre les objectifs du projet.
ClickUp Time Estimates aide les équipes à définir des attentes réalistes quant à la durée des tâches, ce qui est essentiel pour planifier et respecter les délais. Cette fonctionnalité vous permet de :
- Fixez-vous des objectifs SMART avec ClickUp Goals pour suivre votre progression et respecter vos délais.
- Équilibrez et gérez efficacement la charge de travail de votre équipe pour maintenir votre productivité.
Vous pouvez également utiliser ClickUp Objectifs pour définir différents types de cibles, notamment numériques, monétaires et vrais/faux. Cette flexibilité vous permet de contrôler entièrement la définition des objectifs en fonction des besoins de votre équipe.
Par exemple, une équipe commerciale peut fixer des cibles de chiffre d'affaires, tandis qu'une équipe de contenu peut suivre la production d'articles. Les objectifs de gestion du temps aident à rester concentré et responsable, et à instaurer une culture de la réussite.
Voici quelques autres façons dont ClickUp vous aide à gagner du temps :
1. Planification efficace des tâches
- Dates de début et d'échéance : attribuez des dates de début et de fin spécifiques aux tâches et sous-tâches, afin de garantir la clarté de l'échéancier.
- Remappage des dates d'échéance : lorsqu'une tâche voit sa date changer, ClickUp ajuste automatiquement les dates des sous-tâches associées, afin de maintenir l'alignement du projet.
- Planification par glisser-déposer : reprogrammez facilement vos tâches en les faisant glisser sur le Calendrier, ce qui facilite les ajustements rapides.
- Reprogrammez les dépendances des tâches dans ClickUp : la modification de la date d'échéance d'une tâche met automatiquement à jour les tâches dépendantes, préservant ainsi la continuité du flux de travail.
2. Suivi complet du temps passé
- Rapports sur le temps passé : générez des rapports détaillés sur les entrées de temps pour analyser et optimiser le temps passé.
- Relevés de temps : créez des relevés de temps personnalisés pour n'importe quel intervalle, en regroupant les entrées de temps par tâches ou par utilisateurs.
- Temps facturable : marquez les entrées de temps comme facturables, ce qui simplifie la facturation et le suivi financier.
Nous avons examiné plusieurs options et avons estimé que ClickUp nous offrait la combinaison idéale entre puissance et flexibilité. Nous devions également résoudre le problème du suivi du temps afin de pouvoir mesurer et suivre les temps de travail des prestataires externes sans avoir recours à des applications et services externes supplémentaires. Le suivi du temps natif de ClickUp fonctionne de manière transparente sur mobile, tablette et ordinateur de bureau.
Nous avons examiné plusieurs options et avons estimé que ClickUp nous offrait la combinaison idéale entre puissance et flexibilité. Nous devions également résoudre le problème du suivi du temps afin de pouvoir mesurer et suivre les temps de travail des prestataires externes sans avoir recours à des applications et services externes supplémentaires. Le suivi du temps natif de ClickUp fonctionne de manière transparente sur mobile, tablette et ordinateur de bureau.
📖 À lire également : Modèles gratuits de feuilles de suivi du temps dans Excel, Word et ClickUp
3. Gestion des ressources
- Vue Charge de travail : surveillez les tâches, les points ou les heures attribués aux membres de votre équipe, afin de garantir une charge de travail équilibrée et d'éviter le surmenage.
- Diagrammes de Gantt dans ClickUp: visualisez l’échéancier complet du projet avec toutes les tâches, sous-tâches, dépendances et jalons dans un seul diagramme interactif. La vue Gantt comprend des indicateurs de progression, la mise en évidence des chemins critiques et un filtrage dynamique par responsable, priorité ou champs personnalisés, afin que vous puissiez comprendre instantanément où en sont les choses et où concentrer votre temps.
📮ClickUp Insight : Les équipes peu performantes sont 4 fois plus susceptibles d'utiliser plus de 15 outils, tandis que les équipes très performantes maintiennent leur efficacité en limitant leur boîte à outils à 9 plateformes ou moins. Mais pourquoi ne pas utiliser une seule plateforme ?
Application tout-en-un pour le travail, ClickUp rassemble vos tâches, projets, documents, wikis, chats et appels sur une seule plateforme, avec des flux de travail optimisés par l'IA. Prêt à travailler plus intelligemment ? ClickUp convient à toutes les équipes, apporte de la visibilité au travail et vous permet de vous concentrer sur l'essentiel pendant que l'IA s'occupe du reste.
4. Rapports sur le temps et l'avancement
Si vous utilisez des rapports obsolètes pour suivre la progression, ceux-ci perdront toute pertinence dès leur création. Les tableaux de bord ClickUp se mettent à jour automatiquement au fur et à mesure que le travail avance, vous permettant ainsi d'avoir toujours les informations les plus récentes à portée de main.
Par exemple, imaginons que vous gériez le lancement d'un produit. Vos tableaux de bord ClickUp peuvent afficher :
- Accélérez la progression au sein de plusieurs équipes
- Allocation des ressources et capacité de l'équipe
- Suivi budgétaire avec heures brûlées vs heures restantes
- Indicateurs de risque basés sur les retards ou les obstacles liés aux tâches
💡Conseil de pro : grâce aux tableaux de bord ClickUp, vous pouvez approfondir chaque indicateur à l'aide de différentes cartes et diagrammes de mesure afin de découvrir les données qui se cachent derrière les chiffres. Si vous constatez une baisse de la vitesse de votre équipe, vous pouvez cliquer sur le graphique linéaire pour identifier les tâches qui prennent plus de temps que prévu et pourquoi. Ces informations vous permettent d'ajuster les ressources ou l'échéancier en conséquence et de maintenir votre projet sur la bonne voie.
ClickUp fournit également plusieurs modèles prêts à l'emploi pour fixer des délais, attribuer des tâches et suivre la progression. Ces modèles vous aident à respecter le calendrier et le budget de votre projet.
Par exemple, le modèle de planning de gestion du temps ClickUp transforme la façon dont vous et votre équipe gérez les tâches quotidiennes. Il aide votre équipe à utiliser son temps de manière efficace et à respecter les délais.
Grâce à ce modèle, vous pouvez :
- Visualisez rapidement vos tâches quotidiennes ou hebdomadaires, ce qui facilite l'organisation et la planification des activités liées à vos projets.
- Fixez des objectifs précis, mesurables et réalisables afin que chaque membre de l'équipe sache ce qu'il doit accomplir et dans quels délais.
- Clarifiez les priorités et les échéances des tâches, en effectuant le suivi de la charge de travail de chaque membre de l'équipe dans une vue unique afin d'éviter toute confusion.
Ce modèle simplifie la planification de projets et permet à votre équipe de rester concentrée et efficace sur les tâches.
Voici ce que Ma hinur K., spécialiste CRO chez Unbounce, avait à dire sur le gain de temps que ClickUp a permis à son équipe de réaliser.
ClickUp rassemble toutes nos tâches, tous nos documents, tous nos objectifs et tous nos suivis de temps dans un environnement de travail unifié. Nous l'utilisons depuis 2018 et il est incroyablement flexible pour gérer à la fois les flux de travail internes et les projets clients. Les vues personnalisables (liste, Tableau, Calendrier, etc.) et les options d'automatisation détaillées nous font gagner des heures chaque semaine.
ClickUp rassemble toutes nos tâches, tous nos documents, tous nos objectifs et tous nos suivis de temps dans un espace de travail unifié. Nous l'utilisons depuis 2018 et il est incroyablement flexible pour gérer à la fois les flux de travail internes et les projets clients. Les vues personnalisables (liste, Tableau, Calendrier, etc.) et les options d'automatisation détaillées nous font gagner des heures chaque semaine.
Habitudes à adopter au quotidien pour gagner du temps
Une gestion efficace du temps repose sur les habitudes que vous prenez chaque jour. Les petits gestes que vous répétez peuvent soit vous freiner, soit vous libérer.
Voici quelques habitudes qui vous permettront de gagner du temps et que vous pouvez intégrer à votre routine pour booster votre productivité et tirer le meilleur parti de votre temps :
- Commencez par la tâche la plus difficile, c'est-à-dire mangez la grenouille: lorsque vous terminez les tâches difficiles tôt dans la journée, vous ressentez un sentiment d'accomplissement et vous pouvez passer le reste de la journée plus sereinement.
- Utilisez la « règle des deux minutes »: si une tâche prend moins de deux minutes à faire, faites-la immédiatement. Cela fonctionne pour les petites tâches rapides comme répondre à un e-mail ou passer un coup de fil.
- Concentrez-vous sur une seule chose à la fois : le multitâche peut sembler être un gain de temps, mais il finit généralement par être contre-productif. Engagez-vous à ne faire qu'une seule chose à la fois, en vous concentrant sur une tâche jusqu'à ce qu'elle soit achevée. Vous finirez plus vite et obtiendrez de meilleurs résultats.
- Créez des routines quotidiennes et respectez-les : avoir des routines fixes pour vos matinées, vos soirées et les moments entre les deux peut vous faire gagner du temps que vous auriez autrement passé à décider quoi faire ensuite. Faites une checklist de vos tâches quotidiennes et suivez-la systématiquement pour réduire le temps passé à réfléchir à ce que vous allez faire ensuite.
- Utilisez les raccourcis clavier : au lieu de cliquer dans les menus, apprenez les raccourcis pour les tâches que vous faites fréquemment. Cela réduit le nombre de clics et rationalise votre flux de travail.
- Limitez le temps consacré à la prise de décision : chaque décision demande du temps et de l'énergie mentale. Entraînez-vous à limiter le temps que vous passez à prendre des décisions. Moins vous prenez de décisions, plus vous avez d'énergie pour vous consacrer au travail important. Par exemple, planifiez vos repas pour la semaine, préparez vos vêtements la veille au soir et limitez vos options pour les tâches quotidiennes.
- Fixez des limites aux interruptions : prenez l'habitude de fixer des limites avec les gens et la technologie. Faites savoir aux autres quand vous n'êtes pas disponible pour discuter ou participer à des réunions inutiles. Désactivez les notifications pendant les heures de travail et fixez des périodes spécifiques pour traiter vos e-mails et vos messages.
Gagnez 52 jours par an grâce à la gestion du temps intelligente de ClickUp.
Une gestion efficace du temps ne consiste pas seulement à respecter les délais, mais aussi à reprendre le contrôle de votre journée et à booster votre productivité. En fait, en adoptant un outil de gestion de projet tout-en-un comme ClickUp, vous pouvez gagner jusqu'à une journée entière par semaine, soit 52 jours par an.
93 % des entreprises estiment que leur productivité n'est pas suffisante.
ClickUp regroupe l'automatisation, les échéanciers et la communication, aidant ainsi les équipes à rester coordonnées et efficaces. Grâce à des outils tels que le suivi du temps et la gestion intégrée des tâches, vous pouvez hiérarchiser les tâches et mieux vous organiser.
Vous voulez savoir comment gagner du temps tout en étant plus productif ? Commencez à utiliser ClickUp gratuitement dès aujourd'hui!