Imaginez un monde dans lequel le temps et les ressources sont illimités. Vous pourriez poursuivre des possibilités infinies, vous attaquer à des projets ambitieux, favoriser l'innovation, et tout cela sans stress. 🙌
Malheureusement, ce n'est pas ainsi que les choses travaillent. Dans une entreprise qui évolue rapidement, vous devez toujours faire face à une certaine forme de contrainte. Vous devez apprendre à établir des priorités dans le travail pour prospérer malgré les revers et les obstacles constants.
Cet article a pour but de résumer les informations clés sur la gestion des priorités. Vous apprendrez à développer un processus de gestion des priorités efficace et à l'utiliser pour augmenter votre productivité.
Qu'est-ce que la gestion des priorités ?
La gestion des priorités ou priorisation est une méthode qui consiste à organiser le travail pour traiter en premier les tâches les plus importantes et les plus urgentes. 🥇
La pratique consiste à évaluer votre objectifs et vos buts en utilisant ces informations pour créer une hiérarchie des tâches et en décidant lesquelles doivent être achevées immédiatement. C'est une compétence qui peut être utile aussi bien dans la gestion de projet formelle que dans la vie de tous les jours.
Lorsque vous hiérarchiser les projets et les tâches, vous vous préparez à exécuter le travail qui vous attend de la manière la plus efficace. L'objectif est de respecter votre les jalons du projet et les paramètres, et vous mettre sur la voie de la réussite. 🏆
Pourquoi la gestion des priorités est-elle importante ?
La mise en place d'un processus de gestion des priorités permet aux équipes de rester concentrées sur les tâches anciennes ou nouvelles, d'ajuster les ressources et d'identifier les priorités absolues dans les projets de grande valeur. Parmi les autres avantages majeurs, citons :
- Vous tirez le meilleur parti de votre journée : Comme vous savez exactement ce que vous avez à faire chaque jour, vous pouvez vous lancer sans hésiter dans le travail et les tâches spécifiques pour tirer le meilleur parti de vos heures productives
- Améliore la qualité du travail : Au lieu d'essayer de tout achever avec une attention dispersée, votre équipe se concentre sur quelques tâches critiques à la fois, ce qui réduit les erreurs et les retards
- Assure un meilleur équilibre entre le travail et la vie privée : La hiérarchisation des tâches permet à votre équipe de consacrer plus de temps aux loisirs et à d'autres activités personnelles
- Teams aligne les objectifs personnels, ceux de l'équipe et ceux de l'entreprise : Il est facile d'oublier la situation dans son ensemble lorsque vous êtes submergé par vos propres priorités alors que vous les gérez et les alignez sur les objets de l'entreprise - un processus solide de gestion des priorités permet d'éviter ces luttes
- Réduire le stress et l'anxiété liés au travail : L'attribution d'un travail significatif permet à vos employés de s'attaquer à leurs tâches avec plus de confiance et moins de pression
- Facilite la flexibilité : Avec un système de priorisation adéquat, vous pouvez vous adapter aux changements en cours sans dérailler
- Permet une gestion efficace des ressources : Le fait de savoir ce qui est prioritaire vous permet ded'allouer des ressources limitées plus efficacement lorsque vous déléguez des tâches à votre équipe
La vue Charge de travail de ClickUp donne un aperçu des indicateurs de votre projet afin d'avoir une étape d'avance
Comment mettre en place un système de gestion des priorités pour votre équipe
Suivez ces six conseils pour créer et lancer une stratégie de gestion des priorités réussie :
- Définissez les objectifs : Ils constituent vos principaux critères d'établissement des priorités. Déterminez des objectifs à court, moyen et long terme afin de pouvoir élaborer des forfaits détaillés pour les atteindre
- Commencez par un aperçu : Créez une liste principale des tâches à faire. Au fur et à mesure que vous les évaluez et les attribuez, décomposez vos listes de tâches en priorités mensuelles, hebdomadaires et quotidiennes
- Évaluez le rapport coût/effort et la récompense : Comparez le coût ou l'effort nécessaire pour achever les tâches avec la valeur qu'elles apportent. Si possible, suivez la règle de Pareto : donnez la priorité aux 20 % du travail qui ont un impact de 80 %
- Tenir compte de la capacité et des points forts de l'équipe : Pour répartir le travail de manière réaliste, vous devez identifier la capacité de chaque membre de l'équipe, ses habitudes de productivité, la difficulté des tâches et les niveaux de risque pour gérer efficacement les objets
- Déléguez les tâches : Réservez les tâches critiques et complexes aux supérieurs, mais n'en mettez pas trop sur leurs épaules. Confiez le travail moins important aux employés moins expérimentés et permettez-leur de développer leurs compétences, d'évoluer et d'avoir une chance de réussir dans quelque chose de nouveau
- Soyez flexible : Vous ne pouvez pas créer une hiérarchie de tâches et vous en tenir là. Vous devez vous organiser, évaluer et vous préparer à vous adapter aux changements constants de votre processus
Définir des priorités dans ClickUp pour mieux distinguer ce qui doit être fait tout de suite de ce qui peut attendre
Faire tout ce travail manuellement serait atroce. Heureusement, des applications comme ClickUp vous aident à classer les tâches par ordre de priorité et à développer un système de gestion des priorités robuste et flexible.
Comment ClickUp révolutionne la gestion des priorités ClickUp est un outil tout-en-un
logiciel de gestion de projet qui vous permet d'aborder tous les aspects de la hiérarchisation des tâches, du brainstorming initial à l'exécution. Avec plus de 10 affichages (Views) et des centaines de fonctionnalités et d'options de personnalisation, vous pouvez l'adapter à différents contextes.
Dans la section suivante, nous allons vous montrer ce qui fait de ClickUp un excellent travail outil de hiérarchisation et comment débloquer son potentiel étape par étape. 🔓
1. Définir et visualiser des objectifs de haut niveau
Utilisez les Tableaux blancs ClickUp avec des objets, des tâches, des relations et des stickies pour collaborer visuellement avec votre équipe
Avant de vous occuper des tâches individuelles, prenez du recul et souvenez-vous de la situation dans son ensemble. Cela vous aidera à rester sur la bonne voie pour atteindre vos objectifs les plus importants. 🛣️
En gardant à l'esprit l'objectif supérieur, réévaluez la pertinence et l'impact de chaque tâche. Vous pourrez ainsi vous assurer que vous investissez votre temps et votre énergie dans des activités qui s'inscrivent dans votre stratégie à long terme.
Utilisez ClickUp pour développer et visualiser des stratégies, des feuilles de route et des flux de travail. Les fonctionnalités de la plateforme Affichage du Tableau blanc fournit une toile vierge et divers outils pour donner vie à vos idées. Vous pouvez partir de zéro ou utiliser l'un des nombreux modèles de Tableau blanc prédéfinis.
Dans l'affichage Tableau blanc, vous pouvez :
- Créer des flux de travail pour identifier tout problème de dépendance ou goulot d'étranglement
- Écrire et modifier du texte ou assigner des commentaires ou des tâches
- Ajouter des formes, des notes autocollantes et des connecteurs entre elles
- Intégrer des images, des vidéos, des cartes de site web et des fichiers /href/Des documents
Planifiez et organisez des projets, des idées ou des tâches existantes dans ClickUp pour obtenir le meilleur aperçu visuel possible
ClickUp offre également les fonctionnalités suivantes Affiche de la carte mentale le logiciel Mind Map View vous permet de créer des diagrammes hiérarchiques attrayants. Utilisez-le pour définir différents niveaux de priorité et les relations entre les tâches.
Choisissez entre des plans basés sur les nœuds et des plans basés sur les tâches avec des tâches interactives au lieu de nœuds.
2. Créer une liste principale de toutes les tâches
Restez au fait de toutes les tâches et des informations nécessaires pour les achever grâce à ClickUp
Établissez une liste principale des tâches afin de comprendre l'ampleur du travail à accomplir. Ensuite, commencez à la diviser en sections plus faciles à gérer, chacune avec des échéances définies.
La vue Liste de ClickUp est l'outil idéal pour cela. Elle vous donne un récapitulatif de toutes les tâches, sous-tâches et de leurs dépendances. Les réorganiser est facile grâce à la fonction glisser-déposer. 👆
Les colonnes des listes affichent toutes les informations dont vous avez besoin pour décider de l'importance d'une tâche. Vous pouvez les personnaliser, en choisissant entre plus de 20 types de champs y compris :
- Menu déroulant
- Évaluation
- Case à cocher
- Libellé
- Formule
- Barre de progression
Il s'agit de l'affichage le plus flexible de ClickUp, qui vous permet de jouer avec différentes options d'organisation. Une fois que vous avez fini de trier les tâches, regroupez-les ou filtrez-les par priorité pour isoler les plus urgentes.
Vous pouvez utiliser le bouton Tableau Agile pour une présentation plus simplifiée de toutes les tâches. Cela vous aide à mettre en place votre processus de gestion des priorités en affichant clairement le Tableau.
Dans la plupart des vues ClickUp, vous pouvez cliquer sur une tâche pour ouvrir le Task Tray, qui affiche des informations et des options supplémentaires. Vous et votre équipe pouvez, entre autres, ajouter des commentaires, joindre des pièces jointes et afficher le journal des modifications.
Affichez plusieurs projets sur un seul diagramme Gantt dans ClickUp
L'outil Vues Gantt et Échéancier vous permettent de vous concentrer sur la gestion du temps. L'Échéancier vous donne une vue d'ensemble du calendrier sur une seule ligne, tandis que le diagramme de Gantt est bidimensionnel et vous permet d'entrer dans le vif du sujet des projets.
L'affichage du Calendrier permet de planifier des évènements tels que des sprints et des réunions individuelles un jeu d'enfant. Il vous suffit de faire glisser et de déposer les tâches dans leurs emplacements respectifs, et le tour est joué.
3. Évaluer et attribuer des tâches
Après avoir examiné l'urgence, l'impact ou tout autre facteur pertinent des tâches, vous pouvez ajouter les informations aux colonnes de la vue Liste. Classez les tâches, introduisez un système de notation avec des formules et calculez les coûts.
Pour attribuer une étiquette de priorité à une tâche, cliquez sur l'icône de drapeau et choisissez l'option appropriée dans le menu déroulant. Les libellés vont de Faible à Urgent et sont dotés d'un code couleur pour faciliter la distinction.
Affichez la quantité de travail attribuée aux individus et aux équipes grâce à la vue Charge de travail de ClickUp
Une fois que vous avez décidé des tâches à accomplir en priorité, il est temps de les déléguer. À faire avec facilité et précision grâce à la vue de la charge de travail de ClickUp Vue Charge de travail ClickUp !
Estimez le niveau d'effort nécessaire pour achever une tâche. Définissez et affichez la capacité moyenne de chaque membre de l'équipe pour vous assurer qu'ils ont toujours quelque chose à travailler sans être surchargés. En observant les couleurs, vous aurez une idée de la quantité de travail que chaque personne a dans son assiette. 🍽️
Une fois la tâche assignée, elle sera distribuée uniformément sur l'Échéancier dédié en fonction de sa date d'échéance préalablement définie.
L'affichage est hautement personnalisable. Vous pouvez tout modifier, des filtres à l'échéancier affiché (jour, semaine, mois) en passant par les éléments individuels et la couleur.
4. Suivre la progression et collaborer
Au fur et à mesure que vous achevez vos tâches, la barre de progression en vue Liste s'actualise pour vous donner un aperçu en temps réel. Vous pouvez modifier le statut de la tâche et ajouter des catégories personnalisées pour refléter votre flux de travail.
En introduisant l'automatisation, vous pouvez rationaliser l'ensemble du processus. Par exemple, vous pouvez automatiquement mettre le statut à "Terminé" après avoir achevé toutes les sous-tâches. Une autre idée consiste à modifier le libellé de la priorité lorsqu'une tâche est en retard.
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/09/Docs\_Chat-view\_List-view\_Homepage-9-1400x1055.png Collaboration dans ClickUp /$$img/
Suivez les mises à jour du projet, gérez les flux de travail et collaborez avec l'équipe, le tout à partir de votre environnement ClickUp
À ClickUp, vous pouvez faire bien plus qu'établir des priorités. Invitez votre équipe à vous rejoindre et utilisez le forfait comme votre hub de planification et de collaboration. Communiquez avec vos coéquipiers via le chat intégré, discutez de sujets spécifiques dans les commentaires des tâches et affichez l'historique des modifications pour chaque tâche. Vous et votre équipe pouvez également suivre le temps dans l'application, ce qui facilite énormément l'attribution des tâches et la facturation.
FAQ sur la gestion des priorités
Vous avez encore des questions sur la gestion des priorités ? Vous trouverez peut-être des réponses ci-dessous :
Quelle est la différence entre la gestion des priorités et la gestion du temps ? La gestion du temps et la gestion des priorités sont des concepts liés dont l'objectif est le même : rendre votre travail plus efficace. Néanmoins, alors que la gestion des priorités se concentre sur ce qui est important, la gestion du temps est un terme plus large qui fait référence à la façon dont vous utilisez votre temps disponible. ⌛
Par exemple, quelqu'un qui gère son temps attribuera des plages horaires à ses tâches. Mais quelqu'un qui hiérarchise ses priorités sélectionnera les tâches les plus importantes et leur attribuera des plages horaires plus larges.
La gestion des priorités s'appuie sur la gestion du temps. Elles requièrent toutes deux des compétences telles que la résolution de problèmes et la réflexion stratégique. La gestion du temps comprend d'autres sous-compétences, telles que la réduction des distractions et la catégorisation des tâches.
Ces deux compétences sont utiles et applicables à de nombreux domaines de la vie. La gestion du temps est peut-être plus courante, mais l'établissement de priorités est le meilleur choix pour un travail axé sur les résultats.
Quelles sont les techniques de hiérarchisation les plus populaires ?
Lorsque vous gérez les priorités, utilisez différents critères et techniques d'évaluation pour voir ce qui fonctionne pour votre équipe. Vous trouverez ci-dessous des informations sur les stratégies de hiérarchisation les plus courantes :
Liste principale
La liste principale n'est pas tant une technique de hiérarchisation indépendante que la base de toutes les autres. Avant d'établir des priorités, créez une méga liste à faire avec toutes les tâches que vous souhaitez accomplir. Vous pouvez ensuite la décomposer et la classer comme bon vous semble.
Une méthode courante consiste à utiliser des catégories de période. Par instance, vous pouvez regrouper les tâches en fonction du moment où vous souhaitez les achever - aujourd'hui, cette semaine, ce mois-ci, etc.
Matrice de hiérarchisation d'Eisenhower
Triez facilement de lourdes listes de tâches avec le modèle de matrice de la Eisenhow e r Modèle de matrice par ClickUp Bien qu'il ne l'ait pas inventée, cette méthode a été nommée en l'honneur de l'ancien président américain Dwight E. Eisenhower, car il devait prendre quotidiennement de nombreuses décisions à fort impact.
La matrice de hiérarchisation d'Eisenhower comparaît le coût ou les efforts consacrés à une tâche avec la valeur qu'elle apporte.
Pour appliquer cette méthode, dessinez un grand carré sur papier ou dans une application de votre choix. Divisez-le en quatre parties selon deux axes - Urgence et Importance. Vous obtiendrez ainsi quatre catégories :
- Urgent et important : À faire ❗
- Urgent et pas important : Planifiez-le 📅
- Pas urgent mais important : Délégué 👥
- Pas urgent et pas important : Supprimez-la ❌
Placez les tâches dans les catégories les plus appropriées et commencez à les achever, en commençant par celles qui sont urgentes et importantes dans le coin supérieur droit.
Vous n'avez pas envie de dessiner ? Utilisez les couleurs Modèle de matrice des priorités de ClickUp et commencez à établir des priorités en quelques minutes, gratuitement !
Liste des tâches les plus importantes (MIT)
Si vous recherchez une méthode simple, pratique et facile à mettre en œuvre, essayez la liste MIT. Elle propose de dresser une liste d'une à trois tâches essentielles chaque jour. Vous ne devriez pas vous concentrer sur d'autres tâches tant que vous n'avez pas achevé celles de la liste.
Lorsque vous vous retrouvez submergé par le travail, cette méthode vous permet de revenir à l'essentiel et de sortir de l'ornière.
Méthode ABCDE
La méthode de hiérarchisation ABCDE consiste à classer les tâches en cinq catégories :
- Tâches essentielles
- Tâches importantes
- Tâches à faire
- Tâches à déléguer
- Tâches à éliminer
Évaluez et classez les tâches en fonction de la gravité des conséquences si elles ne sont pas achevées. La liste A doit être courte et ne comporter qu'une ou deux tâches.
Introduisez un autre niveau de classement en énumérant chacune des tâches. La tâche la plus importante de la journée sera libellée A1, tandis que les tâches à faire seront notées C1, C2, C3, etc.
Mangez la grenouille
Cette méthode a été inspirée par une astucieuse citation de Mark Twain : "Si vous devez manger une grenouille vivante, il ne vaut pas la peine de rester assis à la regarder pendant très longtemps !"_ 🐸
Elle suggère qu'il faut faire les tâches les plus redoutées en premier, ce qui rend toutes les autres moins intimidantes. C'est utile dans les situations où vous avez plusieurs tâches d'urgence et d'importance similaires et que vous ne savez pas par laquelle commencer.
Règle 1-3-5
Selon cette méthode, votre liste de choses à faire au quotidien doit contenir :
- Une grande tâche 🐘
- Trois tâches moyennes 🐅
- Cinq tâches minoritaires 🐁
N'hésitez pas à modifier les nombres en fonction de votre capacité actuelle et de vos préférences.
La méthode Warren Buffet
la différence entre les gens qui réussissent et ceux qui réussissent vraiment, c'est que les gens qui réussissent vraiment disent non à presque tout
Tels sont les mots de Warren Buffett, un homme à succès qui a mis au point un modèle de hiérarchisation des priorités appelé "les deux listes".
Cette méthode consiste à écrire votre liste des 25 tâches les plus importantes et à entourer les 5 plus importantes. Vous devez achever les 5 premières en premier et, surtout, ignorer les 20 autres tâches pour préserver votre concentration.
Quels sont les défis les plus courants en matière de gestion des priorités et comment puis-je les surmonter ?
Malgré tous vos efforts, la exécution du projet ne se déroulera probablement pas aussi bien que vous l'auriez souhaité. Pourtant, tout n'est pas perdu. Avec la bonne approche et les bons outils, vous pouvez relever la plupart des défis et vous remettre rapidement sur les rails.
Ci-dessous, vous pourrez vous familiariser avec certains problèmes courants liés à la hiérarchisation des priorités et avec les méthodes permettant de les résoudre :
Situations sans précédent et changements de priorités
Tout d'abord, vous devez accepter que les forfaits changent inévitablement et vous préparer à vous adapter lorsque cela se produira.
Au lieu de ne prévoir que le meilleur scénario possible, vous devez considérer tous les résultats possibles. Évitez de fixer des paramètres stricts et fournissez plutôt des estimations de durée, en laissant une certaine marge de manœuvre.
Ressources limitées et concurrentes
À la lumière des changements de priorités, vous devrez peut-être revoir vos gestion des ressources les choix. Si vous rencontrez des conflits, réévaluez les critères de priorisation. Analysez les tâches en profondeur et introduisez des facteurs supplémentaires pour différencier davantage les tâches ayant le même niveau d'importance.
Il se peut même que vous deviez repenser l'ensemble de votre système de priorisation pour le rendre plus flexible. L'idéal est d'utiliser une application comme ClickUp, qui met à jour les autres tâches et échéances lorsque vous effectuez un changement.
Des coéquipiers qui perdent du temps sur des tâches non essentielles
De nombreux problèmes peuvent être résolus grâce à une communication régulière et honnête. Définissez des attentes et des objectifs clairs dès le départ et assurez-vous que tout le monde est sur la même page.
Assistez vos coéquipiers et employés lorsqu'ils rencontrent un problème, en particulier lorsqu'il ne relève pas de leur champ d'expertise ou de leur responsabilité.
Distraction, procrastination et retards
Soyons honnêtes : personne n'est productif à 100 % en permanence. Néanmoins, si vous remarquez que l'un des employés a constamment du mal à suivre, il est peut-être temps d'agir.
Au lieu de le pousser ou de le punir, offrez-lui de l'aide. Fournissez-leur des ressources et des formations pour encourager le développement de leurs compétences individuelles en matière de gestion du temps.
Passer d'une tâche à l'autre
Travailler simultanément sur plusieurs tâches aux exigences différentes peut s'avérer problématique. C'est stressant, épuisant et souvent le résultat d'erreurs et d'un travail de qualité médiocre.
Au lieu de bombarder les employés de tâches diverses, limitez leur travail à un seul projet à la fois. Définissez les dépendances entre les tâches et les paramètres critiques pour garantir un travail ciblé et une navigation sans heurts. ⛵
Surmenage et épuisement professionnel
Si vous êtes un employé et que vous vous sentez submergé par le travail, n'hésitez pas à dire non. Ignorer les signes avant-coureurs de l'épuisement professionnel peut avoir de graves conséquences. Avant que la situation ne devienne incontrôlable, communiquez votre disponibilité et votre charge de travail quotidienne maximale à vos supérieurs afin qu'ils puissent établir un forfait en conséquence.
Avec une charge de travail plus réaliste, vous pourrez vous concentrer sur la qualité plutôt que sur la quantité. Vous pourrez également bénéficier d'un horaire de travail plus durable , de protéger votre bien-être et de contribuer à une culture du travail plus saine. 💪
Libérez votre potentiel avec la gestion des priorités et ClickUp
La gestion des priorités est loin d'être facile, mais c'est le secret de la réussite, que vous organisiez votre travail personnel ou celui de votre équipe. Elle peut vous donner une direction lorsque vous vous sentez perdu parmi les routes sinueuses des tâches.
Avec un outil pratique comme ClickUp, vous pouvez $$$a vous frayer un chemin vers la productivité en un rien de temps ! ⏩