L'un des aspects les plus importants de la gestion d'un projet est la délégation du travail. Même si vous êtes une superstar, vous ne pouvez tout simplement pas effectuer toutes les tâches lourdes vous-même. Vous avez besoin que les membres de votre équipe se chargent de certaines tâches pour que vous puissiez vous concentrer sur d'autres priorités .
De plus, déléguer le travail permet à vos collègues de s'impliquer et d'exploiter leurs points forts.
Que vous dirigiez une petite équipe ou superviser plusieurs projets en déléguant des tâches à d'autres membres de l'équipe, vous atteignez vos objectifs et le processus est plus fluide. Mais il est parfois plus facile à dire qu'à faire de savoir comment déléguer le travail, surtout si vous débutez dans le management.
Nous allons ici approfondir la question de la délégation, donner des conseils sur la manière de déléguer des tâches et souligner les nombreux avantages qu'il y a à confier du travail à d'autres membres de l'équipe. Enfin, nous vous donnerons des conseils sur la manière de déléguer le travail afin que vous puissiez être un manager plus efficace. 🤩
Qu'est-ce que la délégation ?
La délégation consiste à réattribuer des tâches spécifiques à d'autres membres de l'équipe. Elle permet aux chefs d'équipe et aux managers de concentrer leurs efforts sur d'autres tâches, tandis qu'un autre membre de l'équipe s'occupe des tâches pour lesquelles vous n'avez pas le temps. Délégation de tâches intervient également lorsqu'une tâche ou une activité est mieux adaptée aux compétences d'un membre de l'équipe.
La délégation est un élément essentiel de la gestion d'équipe mais elle est également intimidante, en particulier pour les nouveaux managers.
Pour certains managers, il est difficile de lâcher prise. C'est particulièrement vrai si vous êtes un manager qui aime avoir le contrôle et contribuer à chaque tâche.
Pour d'autres, il est difficile de trouver les bonnes tâches à déléguer. Dans d'autres cas, la gestion et l'organisation des tâches peuvent être chaotiques, ce qui rend difficile la délégation, même si vous le souhaitez.
Cette activité de gestion requiert également de solides compétences en matière de leadership et de délégation. Pour être efficace, vous devez communiquer clairement, être organisé et offrir votre soutien. Vous devez également être en mesure de déterminer quand vous devez faire le travail vous-même et quand vous devez déléguer des tâches. 🛠️
Quand déléguer des tâches
Savoir quelles sont les bonnes tâches à déléguer n'est pas une science exacte ; c'est plutôt un art. Il n'existe pas de scénario spécifique dans lequel toutes les tâches doivent être déléguées. Tout dépend des besoins de votre entreprise, de la largeur de bande de votre équipe et des résultats souhaités.
Toutefois, il existe quelques lignes directrices que vous pouvez utiliser pour décider quelles tâches vous devez déléguer dans le cadre de votre processus de délégation. Commencez par vous poser les questions suivantes pour déterminer si vous devez déléguer le travail :
- **Si vous avez beaucoup de tâches à accomplir qui prennent une part importante de votre temps et de votre attention alors qu'elles pourraient être mieux utilisées ailleurs, il est peut-être temps de déléguer la responsabilité à quelqu'un d'autre qui a suffisamment de temps pour s'en charger
- **Les tâches répétitives sont souvent confiées à d'autres membres de l'équipe. C'est un moyen facile de déléguer sans avoir à consacrer constamment du temps à la formation et à la transmission de nouvelles tâches
- **Si vous n'avez pas les compétences nécessaires pour mener à bien l'activité ou si un membre de l'équipe a une connaissance plus approfondie du sujet, envisagez de lui déléguer le travail
- **Cette tâche permet-elle à un membre de l'équipe de se développer et d'acquérir des compétences ? Les bons dirigeants souhaitent que leurs équipes se développent et apprennent avec l'entreprise. L'identification des tâches déléguées qui permettent de développer les compétences existantes et d'acquérir de nouvelles connaissances contribue à la réalisation de cet objectif
- **Ai-je la capacité de former efficacement l'employé, d'examiner son travail et de lui apporter mon soutien au cours du processus de délégation ? Vous devez jouer un rôle actif en offrant un soutien, des conseils et en examinant les résultats souhaités. Assurez-vous de disposer de suffisamment de temps pour cela
Décider comment déléguer des tâches et quelles sont les bonnes candidates est un processus. En plus de vous poser ces questions, réfléchissez à la personne à qui vous délégueriez le travail. Tenez compte de la charge de travail de ces personnes liste de tâches est, comment ils se sentiraient pour accomplir ces tâches, et si vous pensez qu'ils ont des chances de réussir. 💪
10 conseils pour déléguer efficacement des tâches
Maintenant que vous savez ce qu'est une délégation de tâches, quand la mettre en œuvre et quels sont les avantages de choisir la bonne personne, il est temps de réfléchir à la manière dont vous allez la mettre en pratique. Que vous déléguiez pour la première fois ou que vous cherchiez à renforcer vos compétences, voici dix conseils utiles pour une délégation efficace. 🌻
1. Décider ce qu'il faut déléguer
Tout d'abord, vous devez déterminer les tâches que vous souhaitez déléguer. En tant qu'entrepreneur, vous pouvez ne déléguer que quelques tâches à un assistant ou à un travailleur indépendant. En tant que chef de projet ou chef d'équipe, vous pouvez déléguer des dizaines de tâches à différents services.
Quelle que soit la manière dont vous choisissez de déléguer, il est important de réfléchir précisément aux tâches que vous souhaitez confier aux autres membres de l'équipe.
Ajouter des assignés multiples et déléguer des commentaires à partir de vos tâches ClickUp
En général, les types de travaux suivants sont d'excellents candidats à la délégation :
- Tâches récurrentes
- Travail correspondant à l'expertise ou aux intérêts d'un membre de l'équipe
- Les tâches liées à uned'une personne ### 2. Créer un cadre pour une communication claire
En tant que chef d'équipe, vous savez à quel point la communication est essentielle. Il en va de même pour la délégation. Vous devez mettre en place un cadre et des attentes claires en matière de communication .
Personnalisez le modèle de matrice de délégation d'autorité de ClickUp pour mettre en place une chaîne de commandement pour les décisions à tous les niveaux, à laquelle tout le monde a accès
Utiliser Modèle de matrice de délégation d'autorité de ClickUp pour rationaliser la prise de décision au sein de votre équipe. Neuf champs personnalisés vous permettent d'attribuer des pouvoirs, tandis que trois vues vous permettent de créer une base de données d'informations afin que chacun sache qui est responsable de quoi.
Des outils de suivi intégrés et dépendance à l'égard du projet les avertissements vous informent des risques potentiels et des réussites marquantes.
3. Connaître les points forts de son équipe
Lorsque vous déléguez du travail, vous voulez être sûr que la personne à qui vous le confiez a ce qu'il faut pour réussir. Cela signifie qu'il faut connaître ses compétences et lui donner l'occasion d'en acquérir de nouvelles.
Le meilleur moyen d'y parvenir est d'organiser régulièrement des des réunions en tête-à-tête . Demandez à l'employé quels sont ses objectifs de carrière, ce qu'il aime faire et s'il souhaite essayer quelque chose en dehors du cadre habituel normal du travail .
Tenez compte de leurs points forts afin de constituer des équipes performantes adaptées à votre flux de travail unique. Il est beaucoup plus facile de travailler à partir d'une vue unique pour voir les forces et les faiblesses se manifester dans l'ensemble de l'équipe.
Recueillez et organisez facilement des informations sur les compétences de vos employés grâce au modèle de cartographie des compétences ClickUp
Ont-ils compétences en matière de gestion qu'ils peuvent mettre à profit pour gérer une ou deux autres personnes de l'équipe ? Ont-ils des compétences techniques qui peuvent aider votre équipe de développement ?
C'est la raison pour laquelle le Modèle de cartographie des compétences ClickUp est très pratique pour consigner des informations détaillées sur votre équipe, les membres externes ou les indépendants, ainsi que d'autres éléments susceptibles de modifier votre flux de travail idéal. Quels que soient leurs points forts, veillez à les prendre en compte en même temps que les intérêts de l'employé lorsque vous déléguez du travail. 🏋️
Bonus: Modèles de matrice de compétences !
4. Créer des priorités
Les dirigeants efficaces savent comment hiérarchiser le travail et combien il est important de distinguer les tâches qui doivent être accomplies en premier pour éviter de retarder un projet. Pour déléguer des tâches, il est essentiel de communiquer clairement les éléments qui doivent être traités en premier.
Ainsi, le membre de l'équipe sait par où commencer et dispose d'une feuille de route pour la suite.
Utilisez ce modèle de matrice des priorités ClickUp pour identifier les tâches essentielles en fonction de leur urgence, de leur impact et de leur importance
Cette étape est très importante ; c'est l'une des principales raisons pour lesquelles les équipes utilisent le modèle Le modèle de matrice des priorités de ClickUp . Commencez par dresser la liste de toutes les tâches à accomplir. Évaluez l'importance de chacune d'entre elles et déterminez celles qui sont urgentes.
Insérez-les dans la matrice des priorités pour d'organiser visuellement ce qui est prioritaire. Les membres de l'équipe peuvent s'en servir comme référence pour savoir sur quel travail ils doivent se concentrer en premier, et ils peuvent rapidement voir ce qui va suivre.
5. Offrir un contexte et une toile de fond
Votre travail est plus fructueux lorsque vous comprenez son rôle dans la réalisation des objectifs de l'entreprise. Il en va de même pour les membres de l'équipe auxquels vous déléguez des tâches.
Aidez-les à comprendre comment la tâche ou le projet sur lequel ils travaillent s'inscrit dans le contexte général et dans le résultat que vous souhaitez obtenir. S'ils comprennent comment ils contribuent à l'équipe et se sentent comme une pièce importante du puzzle, ils seront plus enclins à vouloir réussir.
Le contexte aide également les membres de l'équipe à comprendre pleinement l'objectif de la tâche. Même si vous êtes un pro de ces tâches, elles sont nouvelles pour vos collègues. Proposez-leur de les guider dans l'exécution de la tâche ou créez une vidéo montrant comment vous procédez.
Ainsi, vous pourrez confier les tâches en toute confiance, tout en sachant que votre collaborateur dispose des informations dont il a besoin pour mener à bien son travail.
Exemple de matrice RACI dans ClickUp Docs
Elle permet également de fournir des informations sur la structure organisationnelle du projet. Un outil comme la matrice Matrices RACI de ClickUp peuvent donner aux membres de l'équipe un aperçu de les rôles dans le projet , produits livrables du projet et à qui s'adresser en cas de problème. 📝
Si vous voulez cultiver des équipes performantes, vous avez besoin d'une structure pour les aider à s'attaquer aux tâches (et à traiter les tâches qui prennent du temps) afin que vous et votre équipe sachiez exactement ce que l'on attend d'eux. Déléguer efficacement permet à chacun de connaître la tâche à accomplir.
6. Apporter un soutien là où il est nécessaire
En tant que chef de projet ou chef d'équipe, vous devez soutenir votre équipe tout au long du projet, et pas seulement au début lorsque vous fournissez le contexte. Il peut s'agir de proposer une formation si les membres de l'équipe ont besoin d'acquérir des compétences pour réussir.
Il peut également s'agir d'apporter un soutien en matière de ressources, par exemple les logiciels de gestion des tâches -en leur apportant un soutien financier ou en les mettant en contact avec des experts qui peuvent les aider dans leur travail.
7. Donner la priorité aux résultats plutôt qu'au processus
Ce n'est pas parce que le membre de l'équipe accomplit la tâche différemment de ce que vous auriez fait qu'il n'a pas fait du bon travail. Concentrez-vous sur le résultat plutôt que sur la manière dont il y est parvenu. Nous apprenons et travaillons différemment. Faites preuve d'ouverture d'esprit lorsque vous examinez chaque tâche déléguée.
Ce qui compte, c'est le bon travail et les résultats. 🏆
8. Se concentrer sur l'autonomie mais vérifier
Définissez des tâches récurrentes en fonction de l'heure ou de l'événement dans ClickUp afin de ne pas micro-gérer les tâches que vous déléguez
Il est merveilleux de faire confiance aux personnes avec lesquelles vous travaillez pour qu'elles fassent leur travail et que les choses soient faites à temps. Mais cela ne signifie pas qu'il faille se désintéresser totalement de leur travail. Donnez aux membres de votre équipe l'espace et le temps nécessaires pour terminer le travail, mais prévoyez des contrôles réguliers.
Discutez de la fréquence à laquelle vous souhaitez prendre des nouvelles des membres de votre équipe. Il s'agit de trouver un équilibre entre l'absence de microgestion et les contrôles réguliers.
De nombreux managers choisissent de se réunir tous les quinze jours ou tous les mois. D'autres, qui travaillent sur des projets à plus long terme, choisissent de se rencontrer tous les trimestres. Au cours de ces réunions, soutenez les membres de l'équipe s'ils ont des questions ou des inquiétudes et donnez-leur des conseils pour mener le travail à son terme.
N'oubliez pas qu'en fin de compte, c'est vous qui êtes responsable de la réussite du projet. Une fois le projet terminé, planifiez un bilan pour examiner ce qui a bien fonctionné et ce qui peut être amélioré. Vous pouvez intégrer ces changements dans votre gestion du flux de travail pour le projet suivant.
9. Célébrer les victoires
En tant qu'êtres humains, nous aimons travailler dans un environnement positif et voir notre travail apprécié et reconnu. Célébrez les étapes importantes et les petites victoires chaque fois que c'est possible. Cela stimule le moral, crée un environnement de travail agréable et incite à faire du bon travail. 🥳
10. Examiner le travail et utiliser le retour d'information pour informer votre processus
Une délégation réussie ne consiste pas seulement à assigner des tâches et à les mener à bien. Un élément clé de la délégation est l'examen du processus pour voir ce qui a fonctionné et ce qui peut être amélioré. Demandez aux membres de votre équipe un retour d'information constructif sur le processus.
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Identifiez les domaines dans lesquels vous avez tous deux réussi et examinez s'il y a lieu d'apporter des améliorations.
Avantages de la délégation des responsabilités professionnelles
A bon chef de projet sait à quel point il est important de déléguer efficacement. Cela vous permet de concentrer vos efforts ailleurs, et les compétences de délégation aident à construire votre équipe afin que chacun donne le meilleur de lui-même et atteigne le résultat souhaité. ✨
Voici quelques-uns des principaux avantages de la délégation :
- **La délégation permet aux membres de l'équipe d'adopter une approche pratique. En s'engageant activement, en acquérant de nouvelles compétences et en jouant un rôle dans des projets importants, les membres de l'équipe se sentiront plus étroitement liés à l'entreprise et auront l'impression que leur travail fait la différence
- Elle réduit l'épuisement professionnel: Lorsque vous déléguez des tâches de manière efficace, vous répartissez la charge de travail. Ainsi, chaque membre de l'équipe sera occupé, mais ne sera pas débordé ou épuisé. Le fait de visualiser la charge de travail de chaque membre de l'équipe permet de mettre davantage l'accent sur le bien-être de l'équipe et d'instaurer une culture d'entreprise positive
Comprenez d'un coup d'œil qui, dans votre équipe, est sous ou surchargé de travail afin de pouvoir facilement réaffecter vos ressources
- Elle favorise le développement professionnel et l'innovation: En permettant à votre équipe de travailler sur des tâches de manière autonome, vous leur donnez une licence créative pour trouver des solutions innovantes et de nouvelles approches
- Elle renforce la confiance et la communication: La délégation exige que les personnes communiquent efficacement. Elle favorise également la responsabilisation, car les managers font confiance aux membres de l'équipe pour prendre en charge le travail sans microgérer le processus
- Elle peut vous faire gagner du temps et vous aider à atteindre de nouvelles étapes : En répartissant efficacement le travail, il vous faudra moins de temps pour achever un projet et atteindre vos objectifs
- **La répartition des projets en petites tâches pour chaque membre de l'équipe facilite la budgétisation, car vous disposez d'une feuille de route claire de toutes les ressources et de tous les individus impliqués
Les défis de la délégation de tâches
Déléguer des tâches avec succès est une compétence essentielle pour tout manager, mais c'est un défi. Voici quelques obstacles courants que les managers peuvent rencontrer dans le processus de délégation :
- Manque de confiance: Certains managers ont du mal à faire confiance aux autres pour accomplir les tâches selon leurs critères, ce qui les conduit à hésiter à déléguer des responsabilités
- Peur de perdre le contrôle: Déléguer signifie abandonner un certain niveau de contrôle sur la façon dont les tâches sont exécutées, ce qui peut être inconfortable pour les managers habitués à superviser chaque détail
- Formation insuffisante: Les membres de l'équipe peuvent ne pas avoir les compétences ou les connaissances nécessaires pour prendre en charge certaines tâches, ce qui nécessite du temps et des ressources pour la formation
- Difficulté à assigner les bonnes tâches aux bonnes personnes: Il peut être complexe de faire correspondre les tâches avec le membre de l'équipe approprié en fonction de ses compétences, de ses intérêts et de sa charge de travail
- Résistance des membres de l'équipe: Tous les employés ne sont pas désireux d'assumer des responsabilités supplémentaires, en particulier s'ils se sentent surchargés de travail ou si la tâche semble ne pas relever de leur domaine d'expertise
- **Une communication inefficace : les malentendus concernant les attentes, les délais ou les objectifs peuvent entraîner de mauvais résultats dans le processus de délégation
- Contraintes de temps : Une bonne délégation nécessite du temps pour la formation, le suivi et le retour d'information, ce qui peut s'avérer difficile dans le cadre d'une délégation de tâchesenvironnements à rythme rapide ## Exploiter la puissance de la délégation de tâches
Maîtriser l'art de la délégation, c'est savoir quelles tâches déléguer, à qui les confier et comment le faire efficacement. Ces dix conseils vous permettront de mettre en œuvre une délégation réussie à tous les niveaux de votre organisation. Essayez ClickUp dès aujourd'hui pour gérer tous vos processus de gestion de projet. De l'organisation et de l'attribution des tâches à la création d'une matrice de priorités et à l'utilisation d'outils de suivi pour contrôler les progrès, vous trouverez ce dont vous avez besoin pour être un leader efficace. 👩🏽💼