Vous êtes-vous déjà demandé comment certaines personnes parviennent sans effort à venir à bout de leur liste à faire, laissant le reste d'entre nous dans l'admiration de leurs prouesses en matière de productivité ? On dirait qu'ils ont La machine à remonter le temps d'Hermione Granger pour faire tout ce qu'ils ont à faire, tandis que nous restons à nous gratter le titre et à nous interroger sur les secrets de leurs compétences en matière de maîtrise du temps.
Voici un petit rappel à la réalité : ce n'est pas de la magie, juste de la stratégie.
Chaque être humain super-productif possède une arme qui lui permet de lutter contre le chaos et la procrastination : une liste de priorités !
Découvrez le pouvoir des cinq grâce à notre guide complet sur l'élaboration d'une liste de priorités efficace. Nous vous présenterons cinq raisons impérieuses, vous guiderons à travers cinq étapes simples et dévoilerons cinq méthodes avancées - toutes conçues pour améliorer votre vie personnelle et professionnelle ! 🏋️
Qu'est-ce qu'une liste de priorités et à quoi sert-elle ?
Vous pensez peut-être savoir ce qu'est une liste de priorités - une liste permettant d'organiser les tâches en fonction de leur importance et de leur urgence (duh!). Mais il y a plus à déballer ici d'un point de vue humain.
Prenons l'exemple d'un livre poignant, _The Priority List : A Teacher's Final Quest to Discover Life's Greatest Lessons, par exemple. Il s'agit des mémoires passionnantes de David Menasche, professeur d'anglais dans un lycée, atteint d'un cancer du cerveau en phase terminale. Au cours de son courageux voyage à travers le pays, il cherche à renouer avec ses anciens élèves, poussé par une question profonde : a-t-il fait une différence dans leur vie ?
Le parcours de David montre comment les passions et les motivations d'une personne influencent souvent les priorités à n'importe quelle étape de la vie. Ce que nous voulons dire ici, c'est que si vous hiérarchisez correctement vos tâches, vous pouvez vous concentrer sur ce qui compte pour vous.
Il ne s'agit pas seulement de réduire le stress et les
d'augmenter la productivité
mais aussi de lutter contre les distractions afin de nourrir vos objectifs principaux. L'essentiel est de dire Yes aux tâches qui vous font avancer et No à celles qui ne font que vous accaparer.
(en anglais)
5 raisons de créer une liste de priorités
Dans le chaos d'un trop grand nombre de tâches, apprendre à établir des priorités n'est pas une option - c'est un besoin non négociable. Voyons donc pourquoi c'est si important et comment cela nous permet de gagner du temps au milieu d'un emploi du temps surchargé.
1. Organiser ses tâches en fonction du temps disponible
Vous arrive-t-il d'avoir l'impression qu'il y a tant à faire et si peu de temps, mais que vous ne savez pas par où commencer ? C'est là qu'il est utile d'établir des priorités.
En notant ce qui doit être fait et en attribuant à chaque tâche un niveau de priorité, vous dites essentiellement : "Voici les choses importantes, et voici les choses moins importantes".$$a Une liste soigneusement dressée vous permet de gérer votre temps comme un patron, en vous assurant que vous n'êtes pas simplement occupé, mais que vous êtes occupé par les choses qui comptent vraiment.
2. Augmenter la productivité
L'augmentation de la productivité est une autre raison impérieuse d'établir une liste de priorités, car elle vous aide à vous concentrer sur les tâches de grande valeur qui vous permettront d'atteindre vos objectifs. Vous constaterez qu'une liste bien structurée peut optimiser votre journée de travail pour vous permettre d'en faire plus en moins de temps.
Voici comment une liste de priorités augmente généralement votre productivité :
- Clarité : Une liste trie vos tâches, ce qui vous donne une idée claire de ce à quoi il faut s'attaquer. Vous ne perdez pas de temps en délibérations, mais vous prenez des mesures concrètes
- Concentration sur le laser : En isolant les tâches à fort impact, vous êtes en mesure de concentrer vos efforts là où ils comptent le plus
- Coup de pouce à la motivation : Le fait de cocher des tâches peut être profondément satisfaisant et encourager à poursuivre l'action
- Soulagement du stress : Une listeoffre une feuille de route, réduisantl'anxiété liée à l'oubli de tâches ou de ne pas respecter les délais
3. Rationaliser les objectifs
Si l'objectif est atteint c'est comme atteindre le sommet d'une montagne, votre liste de priorités est la carte qui mène au sommet. ⛰️
La liste se double d'un forfait actionnable qui transforme les aspirations en victoires en alignant les priorités de l'entreprise les tâches et les processus quotidiens avec des objectifs à grande échelle. Elle permet de s'assurer que chaque étape franchie est utile et axée sur la progression dans le contexte de vos objectifs personnels et professionnels.
Conseil bonus: Beaucoup de gens ont du mal à rester fixés sur un objectif, ce qui dilue la qualité de leur liste de priorités. Si vous êtes l'une d'entre elles, nous vous recommandons d'utiliser l'outil Objectifs ClickUp pour visualiser vos principaux livrables et déterminer ce qui doit être priorisé.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/10/ClickUp-3.0-Dashboard-Bundle-With-Team-Objectifs.png ClickUp 3.0 Dashboard Bundle With Team Objectifs (Ensemble de tableaux de bord ClickUp 3.0 avec objectifs d'équipe) /$$img/
Décomposer les objectifs, les tâches, les points agiles et les statuts du projet dans le tableau de bord ClickUp 3.0 hautement personnalisable
4. Suivre la progression des objectifs
En mettant à jour et en marquant systématiquement les éléments achevés, vous faites de votre liste de priorités un enregistreur en temps réel de vos réalisations. Elle vous permet de savoir ce qui est terminé, ce qui est en cours et ce qu'il reste à faire, éliminant ainsi les conjectures et vous permettant de célébrer chaque jalon et d'identifier à l'avance les risques liés à l'achèvement du projet.
5. Planifier les dépendances des tâches
Vous savez qu'il arrive qu'une tâche doive attendre qu'une autre soit terminée ? Il s'agit d'une dépendance d'une tâche . Il s'agit essentiellement d'une chaîne d'évènements interconnectés qu'une liste de priorités permet de visualiser. Lorsque vous comprenez comment les tâches dépendent les unes des autres, vous pouvez savoir à quoi vous attaquer en premier. Une liste de priorités est particulièrement cruciale dans un environnement d'équipe, où le fait d'attendre pour des tâches dépendantes peut entraîner des retards inattendus (et souvent coûteux).
Vous pouvez explorer comment les dépendances de tâches ClickUp fonctionnent dans ClickUp ce qui permet un flux régulier des processus sans arrêts inutiles !
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/09/Setting-Up-Task-Dependencies-in-ClickUp.gif Paramétrage des dépendances de tâches dans ClickUp /$$img/
Établissez un ordre clair des opérations en ajoutant des dépendances de type "bloc" ou "attente sur" entre les tâches et gardez votre équipe sur la bonne voie pour savoir sur quoi travailler en premier
Comment créer une liste de priorités : 5 étapes pratiques
Les objectifs, qu'ils soient grands ou petits, sont les premiers murmures d'un rêve, mais les transformer en réalité nécessite plus que des vœux pieux. Il est temps de prendre la plume, ou mieux encore, de mettre les doigts sur le clavier, et de donner une structure à ces aspirations.
Nous aborderons les cinq étapes de la création d'une liste de priorités fonctionnelles et nous illustrerons le processus à l'aide des éléments suivants ClickUp un outil de productivité qui sert de centre de commande virtuel pour gérer les tâches et les priorités .
Mettons à jour, simplifions et conquérons ces priorités !
Étape 1 : Dresser une liste de tâches principales
Avant de pouvoir établir des priorités, vous devez dresser la liste de TOUTES les tâches que vous devez achever. Vous risquez d'être submergé au début, mais voici quelques conseils pour rationaliser vos tâches :
- Notez tout : Qu'il s'agisse de tâches mineures ou de responsabilités urgentes, mettez tout sur papier
- Ne jugez pas et n'analysez pas : Ne tombez pas dans le mode analyse-paralysie
- laissez simplement vos pensées circuler librement
- Incluez des tâches personnelles : Votre liste de priorités ne doit pas se limiter aux tâches liées au travail si vous souhaitez..atteindre un équilibre entre le travail et la vie privée *Mise à jour : Au fur et à mesure que de nouveaux travaux se présentent, ajoutez-les à votre liste principale pour garder les tâches organisées
- Soyez précis : Les tâches vagues (comme "allouer des ressources") sont plus difficiles à aborder. Ajouter autant de détails que possible (comme "planifier l'allocation des ressources pour le département A pour le trimestre 3") vous aide à identifier la tâche et à l'exécuter avec précision
Nous recommandons de noter les tâches sur des plateformes numériques telles que ClickUp. Croyez-le ou non, les notes post-it ou les listes en papier froissé ne feront que désorganiser les choses au bout du compte.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/11/ClickUp-Tasks.gif ClickUp pour la gestion des tâches /$$img/
Utilisez ClickUp pour créer des listes de priorités codées par couleur, achever des tâches et des projets et collaborer efficacement avec votre équipe
La création de listes de tâches à n'importe quelle échelle est un jeu d'enfant avec La suite de gestion des tâches ClickUp . Elle est dotée d'un ensemble étendu de fonctionnalités qui vous aideront à :
- Paramétrer des tâches (ou les décomposer en sous-tâches spécifiques)
- D'ajouter des assignés de tâches pour établir une responsabilité
- Personnaliser les dates d'échéance pour une planification optimale des priorités
- Automatiser les tâches répétitives de votre liste à l'aide deAutomatisations ClickUp Étiquettez vos tâches pour faciliter leur identification (pour vous aider à les classer par ordre de priorité à l'*Étape 2)
Ajustez et personnalisez votre liste principale avec des outils de gestion des tâches très pratiques ClickApps pour des processus tels que l'ajout d'identifiants de tâches personnalisés ou de Relations au sein des flux de travail ! Si vous créez une liste de priorités pour une grande équipe, utilisez les fonctionnalités collaboratives telles que les commentaires et les mentions pour demander à vos collègues de contribuer aux types de tâches. 🧑🤝🧑
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/11/ClickUp-3.0-Task-types-simplified-1400x934.png ClickUp 3.0 Types de tâches simplifiés /$$$img/
Améliorez la clarté de vos projets grâce aux types de tâches personnalisables et améliorez l'organisation de vos efforts de gestion de tâches
Étape 2 : Déterminer les tâches les plus prioritaires
Imaginez vos tâches comme les caractères d'une pièce de théâtre, chacun ayant son rôle et son impact sur l'intrigue de votre journée. Certains sont des personnages principaux ultra-importants, tandis que d'autres sont des acteurs d'assistance qui attendent leur tour. Cette étape consiste à définir cette hiérarchie.
L'attribution de niveaux d'importance aux tâches peut être un jeu d'enfant grâce à Priorités des tâches ClickUp . Avec quatre niveaux -_Urgent, Haut, Normal et Bas_vous disposez de suffisamment de flexibilité pour définir ce que chaque statut de priorité codé en couleur signifie pour votre équipe. 🚩
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/07/priority-in-clickup.png paramètres des priorités dans ClickUp /$$$img/
Hiérarchiser les tâches dans ClickUp pour mieux distinguer ce qui doit être fait tout de suite et ce qui peut attendre
Pour établir des priorités dans l'ensemble de votre environnement de travail, vous pouvez basculer entre différentes Affichages ClickUp pour explorer différentes perspectives. Voici trois exemples :
- Affichage de la tâche: Ouvrez une tâche, et cliquez simplement sur l'icône de drapeau située dans le coin supérieur gauche du modal de la tâche pour lui attribuer une priorité
- Vue Liste: L'icône du drapeau de priorité se trouve à droite de chaque tâche
- Vue Tableau: Passez la souris sur le coin inférieur gauche d'une carte de tâche pour accéder aux options de priorité
Une fois que vous avez terminé de paramétrer les priorités et les dates d'échéance des tâches, utilisez le bouton Affichage du Calendrier pour superviser votre emploi du temps, filtrer les tâches prioritaires ou les modifier en cours.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/11/ClickUp-3.0-Setting-Task-Priority.png ClickUp 3.0 Paramétrage de la priorité des tâches /$$img/
Définir rapidement la priorité des tâches au sein d'une tâche afin de communiquer ce qui doit être traité en premier
Étape 3 : Déléguer efficacement les tâches aux différents membres de l'équipe
Les managers d'équipe se retrouvent souvent avec de lourdes listes de choses à faire qui les conduisent à l'épuisement. Au lieu d'essayer de tout faire en solo, envisagez de déléguer des tâches en fonction des compétences ou de l'expertise de chaque employé et améliorer l'efficacité des processus . 🔀
Imaginons qu'un membre de votre équipe, Teams, excelle dans la conception graphique. Or, vous avez une tâche de haute priorité qui consiste à créer une présentation persuasive pour un.. lancement d'un nouveau produit et nécessite un certain degré de conception.
C'est ici que vous pouvez mieux hiérarchiser vos priorités en déléguant : au lieu de vous occuper seul de toute la présentation, vous pouvez faire appel à l'expertise de Nick en matière de conception graphique. Vous allégerez ainsi votre tâche et vous vous assurerez qu'elle est entre de bonnes mains.
Déléguer des tâches prioritaires dans ClickUp est un jeu d'enfant grâce à l'option Fonctionnalité des rappels . Si vous souhaitez partager la charge de travail, créez une tâche, utilisez l'option Délégué pour désigner un coéquipier, par exemple Nick, et configurez le rappel avec une date d'échéance et une pièce jointe ou un commentaire contenant les paramètres de la tâche.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/08/image5-3.png Rappels dans ClickUp /$$$img/
Créez facilement des paramètres de rappel avec la commande "R" de ClickUp
Étape 4 : Supprimer les tâches inutiles
Oui, vous avez bien lu. Supprimer des tâches de votre liste principale peut être un acte libérateur dans la recherche de la productivité. Cette affirmation est assistée par un rapport sur les tendances de l'apprentissage sur le lieu de travail 2021 suggérant que les tâches non essentielles peuvent être des facteurs de stress légitimes pour l'équipe.
Pour réévaluer les priorités dans votre liste de tâches, demandez-vous : si ce n'est pas le cas, effacez-la sans hésiter. 🗑️
Cette méthode ne consiste pas à éviter les responsabilités, mais à faire de la curation stratégique. En éliminant les tâches insignifiantes (réunions, ateliers, etc.), vous désencombrez votre liste et faites de la place pour les opérations qui comptent.
Vous souhaitez discuter avec votre équipe des tâches qui devraient être abandonnées ? Le Modèle de plan d'action SMART de ClickUp peut aider les employés à étiqueter les tâches comme étant Sspécifiques, Measurables, Achievables, Rpertinentes et Tponctuelles, ce qui permet d'éliminer le travail de faible valeur.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/04/ClickUp-Smart-Goal-Action-Plan-Template.png Modèle de plan d'action pour les objectifs ClickUp Smart /$$img/
Avec le modèle de plan d'action pour les objectifs SMART, vous vous assurez que vos objectifs sont bien abonnés grâce à une vue Liste qui vous permet de tout organiser et de rester sur la bonne voie
Étape 5 : Contrôle, suivi et révision
Lorsque vous avez terminé une tâche, cochez-la. Plus il y a de coches, plus vous êtes motivé pour conquérir le reste de votre journée. Par ailleurs, le suivi permet également d'ajuster les listes de priorités en fonction des besoins. ✅
Si vous souhaitez identifier vos habitudes de travail pour optimiser les flux de tâches , utiliser des suivi du temps dans ClickUp . Supposons qu'un consomme systématiquement plus de temps que ce à quoi vous vous attendez. Grâce aux données de suivi du temps, vous pouvez détecter à l'avance les délais irréalistes et ajuster votre liste de priorités de manière proactive.
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/01/ClickUp-Time-tracking-time-tracked-remaining.png ClickUp Suivi du temps /$$img/
Créer des Relevés de temps et contrôler le suivi du temps dans ClickUp
5 méthodes de priorisation que vous devriez essayer
Pour améliorer vos prouesses en matière de gestion des tâches, nous allons nous pencher sur cinq méthodes de priorisation avancées et astucieuses.
1. Catégorisation temporelle
Une fois que vous avez dressé une méga liste de choses à faire, décomposez-la et classez-la selon vos besoins. Une stratégie très répandue consiste à classer les tâches en fonction du moment où elles doivent être accomplies. Il suffit de regrouper les tâches en fonction du moment où vous avez prévu de vous y atteler - aujourd'hui, cette semaine, ce mois-ci ou plus tard - pour évaluer les paramètres de priorité. 🗓️
2. Méthode des tâches les plus importantes (MIT)
La méthode Méthode des tâches les plus importantes change la donne et permet de reprendre le contrôle lorsque l'on est submergé par une liste de choses à faire décourageante. Au lieu de vous attaquer à une liste exhaustive, vous choisissez stratégiquement les deux ou trois tâches les plus cruciales - vos TIM - pour la journée. 📑
Ces tâches de haute priorité deviennent l'épicentre de votre concentration, ce qui vous permet d'écarter les distractions potentielles. Vous vous assurez d'achever la tâche et vous créez une approche ciblée qui peut se répercuter sur l'accomplissement d'autres éléments de votre liste. Utiliser **Barre des tâches ClickUp pour que vos MIT quotidiens soient facilement accessibles.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2020/11/task-tray-1400x182.png Barre des tâches de ClickUp /$$img/
Simplifiez votre journée en ajoutant des tâches prioritaires au plateau des tâches de ClickUp
3. Méthode de focalisation unique
Lorsque les tâches les plus importantes sont trop nombreuses, cette méthode permet d'aller encore plus loin. C'est la simplification ultime - choisissez une tâche, la priorité absolue, et laissez tout le reste passer à l'arrière-plan. 🧘
Imaginez un lundi matin mouvementé, avec une liste à faire qui s'étire à l'infini. Sentant le poids des nombreuses tâches, vous déployez la méthode de la focalisation unique. En jetant un coup d'œil à votre liste, vous identifiez un projet important - peut-être une présentation à un client - qui requiert toute votre attention.
Pendant toute la matinée, vous vous validez uniquement pour peaufiner cette présentation, en faisant abstraction des autres tâches qui sollicitent votre attention. À la mi-journée, vous avez terminé avec succès l'ensemble de la présentation.
Résultat ? Cette méthode a transformé ce qui aurait pu être une journée dispersée et stressante en une journée de réalisations ciblées.
4. Matrice de priorisation d'Eisenhower
Si vous êtes confronté au dilemme "sur quoi se concentrer en premier", la matrice de priorisation d'Eisenhower est un outil efficace pour vous aider à atteindre vos objectifs Matrice d'Eisenhower est votre alliée. Cette technique est une catégorisation simple mais efficace des tâches en fonction de leur urgence et de leur importance, en les répartissant dans quatre quadrants. 🪟
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/11/Clickup-Eisenhower-Matrix-Template.png Modèle de matrice d'Eisenhower par ClickUp /$$img/
Triez facilement des listes de tâches volumineuses avec le modèle de matrice des priorités d'Eisenhower de ClickUp
Tout ce que vous avez à faire, c'est de tracer les axes Urgence et Importance. Maintenant, placez les tâches dans les catégories suivantes :
- Urgent et important : À faire
- Urgent et pas important : Planifiez-la
- Pas urgent mais important : Déléguez-la
- Pas urgent et pas important : Supprimez-la
Bonus : Essayez la version gratuite de l'outil de gestion de l'information Modèle de matrice des priorités de ClickUp pour établir rapidement un rapport de hiérarchisation basé sur une grille ! La plateforme propose également des dizaines d'autres modèles de hiérarchisation que vous pouvez explorer.
5. Manger la méthode de la grenouille
Imaginez que votre liste de choses à faire est un étang rempli de tâches et qu'il s'y trouve une grenouille géante et intimidante, la tâche que vous préféreriez éviter. Maintenant, la méthode Eat That Frog! (Mangez cette grenouille !) de Brian Tracy vous suggère de vous lancer et de vous attaquer à cette grosse grenouille dès le matin pour vous donner de l'élan.
En faisant cela, vous ne vous contentez pas d'accomplir une tâche difficile, mais vous créez le paramètre d'une journée pleine de victoires. Alors, prenez votre café, respirez profondément et croquez cette grenouille ! 🐸
Devenez le maître de la priorisation avec ClickUp
Votre liste de priorités n'est pas qu'une simple liste, c'est votre forfait de réussite. En forfaitant votre journée de manière stratégique, vous éviterez les bousculades de dernière minute et les échéances manquées.
Faites-le, et faites-le bien avec ClickUp ! Faites confiance à ce tout-en-un outil de priorisation du travail pour vous aider à catégoriser, déléguer et prioriser sans effort. S'inscrire pour explorer ses raccourcis pour gagner ! 🏆