Hier encore, nous plaisantions sur l'idée d'associer nos pantalons de survêtement à des boutons pour la société All Hands. Mais c'était à l'époque où réunions virtuelles étaient l'exception !
Depuis, nous avons participé à d'autres discussions en ligne, à des "happy hours", à des "baby showers" et à d'autres réunions en ligne sessions de brainstorming à tel point que les réunions virtuelles sont devenues la nouvelle norme.
Dans les paramètres professionnels en particulier, la plupart des réunions se déroulent en ligne, sauf indication contraire dans l'invitation. Cette nouvelle norme s'accompagne d'un code de conduite virtuel visant à s'assurer que tous les participants à la réunion se sentent écoutés et engagés, et qu'ils peuvent prendre part à des discussions constructives.
Même si votre équipe se sent à l'aise et décontractée lors de vos réunions régulières en ligne, il est important de respecter le code de conduite virtuel réunions de revue de sprint l'étiquette des réunions virtuelles est essentielle pour stimuler la productivité, donner le meilleur de soi-même et établir des relations professionnelles.
Lisez ce qui suit pour découvrir les règles fondamentales du savoir-vivre en réunion moderne, notamment ce qu'est l'étiquette des réunions virtuelles, ses avantages et les 10 règles essentielles à respecter dans tout paramètre professionnel en ligne.
Qu'est-ce que l'étiquette des réunions virtuelles ?
L'étiquette des réunions virtuelles paramètre la manière dont les équipes et les dirigeants doivent se comporter et traiter les autres lors des réunions en ligne. Il s'agit d'un ensemble de lignes directrices normalisées visant à garantir le professionnalisme dans tous les paramètres. 🫱🏼🫲🏾
Si une entreprise souhaite que tous ses employés suivent un protocole abonné lorsqu'ils se connectent à d'autres services, qu'ils dirigent des équipes de travail ou qu'ils participent à des réunions en ligne, l'étiquette de la réunion virtuelle peut s'avérer utile des réunions de lancement de projet ou dans des paramètres formels, nous suggérons de fournir un fournisseur prestataire qui documente exactement ce qui est attendu. Dans ce cas, vous pouvez lier l'étiquette de vos réunions en ligne à celle de votre entreprise valeurs fondamentales de votre entreprise , des philosophies ou des objectifs. 🎯
Et si les attentes de votre entreprise ne sont pas facilement accessibles, pas de problème ! Tous les conseils suivants constituent de bonnes règles de base pour faire une impression durable et positive sur les personnes que vous rencontrez. Nous y reviendrons dans un instant. ⬇️
Le respect mutuel et l'étiquette générale des entreprises n'ont rien de nouveau ! Mais il existe des différences majeures entre les réunions virtuelles et les réunions en personne dont vous devez tenir compte pour rester sur la bonne voie, à temps et informé.
Pourquoi l'étiquette des réunions virtuelles est-elle importante ?
L'étiquette des réunions virtuelles paramètre l'attitude à adopter lors d'une réunion le ton de la réunion et favorise des relations de travail solides en adoptant un degré constant de professionnalisme.
Il est facile de perdre de précieuses minutes, voire des heures de votre semaine, devant une réunion "qui aurait pu être un e-mail", où certains membres de l'équipe se projettent dans l'espace tandis que d'autres orientent la discussion hors sujet.
Le temps passé à attendre que les autres se joignent à la réunion, engagent la discussion ou rattrapent les points de discussion manqués s'accumule vraiment. Et même s'il est agréable de voir les membres de l'équipe à travers l'écran, il existe des façons plus intentionnelles de passer son temps.
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Au-delà de votre calendrier quotidien, la maintenance d'une bonne étiquette pour les réunions virtuelles présente d'autres avantages non négligeables, à commencer par le respect de vos pairs.
Presque tous les aspects de l'étiquette des réunions d'entreprise sont liés au simple fait d'être préparé.
Le fait de consacrer du temps, de la réflexion et des efforts à une réunion avant qu'elle n'ait lieu montre à votre équipe, à vos dirigeants et à vos clients potentiels que vous les respectez. De plus, cela permet d'assurer le bon déroulement des réunions en paramétrant et en guidant la discussion afin d'améliorer la collaboration, la productivité et la communication au sein de l'équipe ! ✅
L'étiquette des réunions virtuelles bien pensées laisse beaucoup de temps pour écouter, réfléchir et répondre aux autres. Cela permet non seulement d'établir la confiance entre les participants, mais aussi de paramétrer la réussite de chacun en leur indiquant ce qu'ils peuvent attendre de vous et ce que vous attendez d'eux en retour.
10 règles d'étiquette pour les réunions virtuelles
Même si vous avez l'impression de respecter l'étiquette des réunions virtuelles, les petits détails font toute la différence.
En fin de compte, la personne qui applique ce 1% d'effort supplémentaire à cette réunion quotidienne de scrum sera toujours celui qui laissera un impact durable. Être à l'heure, poli et attentif ne suffit pas à montrer à vos pairs et aux organisateurs exactement la quantité de travail ou de connaissances que vous avez investie dans une réunion.
Mais ne vous inquiétez pas ! Nous vous proposons 10 règles d'étiquette pour les réunions virtuelles dans tous les paramètres des entreprises en ligne. Considérez ces règles comme votre étiquette personnelle PROCÉDURES OPÉRATOIRES NORMALISÉES vous pouvez également les partager avec l'équipe ou comparer votre comportement actuel à ces normes afin de déterminer les domaines dans lesquels vos efforts sont les plus importants et ceux qui pourraient être améliorés.
De plus, une foule de ressources, de modèles et de conseils vous attendent pour vous apporter encore plus d'assistance dans la maîtrise de cette nouvelle compétence - juste à temps pour votre prochain Réunion Agile . 😎
1. Connaître sa plateforme de réunion
De la même manière que vous visitez les salles de classe avant le premier jour d'école ou que vous recherchez l'emplacement de la salle de conférence lors de votre visite d'un nouveau bureau, il est important de connaître le logiciel de vidéoconférence que vous utilisez pour les réunions virtuelles.
Si c'est vous qui organisez la réunion, faites-vous connaître en tant qu'expert de votre plateforme de réunion virtuelle en étant sûr de votre utilisation du logiciel. Si vous utilisez un outil que les gens ne connaissent pas, soyez prêt à répondre rapidement aux questions et aidez-les à se concentrer sur la réunion en _n'ayant pas à se préoccuper de l'aspect technique.
Et tant que nous y sommes... si c'est à vous de choisir la plateforme de réunion, optez pour une plateforme que les gens ont probablement déjà utilisée ou qu'ils adopteront rapidement, comme Zoom, Microsoft Teams ou Google Meet.
Un autre aspect important de la connaissance de votre plateforme de réunion virtuelle est la connaissance de ses fonctionnalités. Si votre réunion nécessite la possibilité de créer des salles de repos, le partage d'écran ou la collaboration sur une ressource partagée, assurez-vous que la plateforme en assure l'assistance.
L'utilisation de fonctions dynamiques logiciel de gestion des réunions comme ClickUp est un excellent moyen de s'assurer que l'utilisation d'outils de vidéoconférence tels que Zoom est transparente et productive à chaque fois.
Démarrez et rejoignez des réunions directement à partir de vos tâches grâce à l'intégration de Zoom de ClickUp L'intégration de Zoom de ClickUp vous aide à mieux commander votre espace de réunion virtuel, à suivre votre agenda et à animer des discussions sans avoir à naviguer loin de votre Environnement de travail .
Lancez des réunions Zoom, regardez l'enregistrement plus tard ou consultez le résumé de la réunion, le tout à partir de votre espace de travail Tâche ClickUp ! Et si votre réunion est déjà en cours, ClickUp publiera automatiquement un commentaire avec le lien pour que toutes les personnes concernées puissent se joindre à la réunion dès que possible.
2. Préparez l'ordre du jour de la réunion
Nous l'avons déjà mentionné et nous n'insisterons jamais assez sur ce point : préparez-vous, préparez-vous, préparez-vous !
Préparez un forfait pour la réunion avant qu'elle ne commence et créez un agenda pour donner à votre discussion une orientation claire du début à la fin. Pour des réunions d'équipe virtuelles de premier ordre, partagez vos l'agenda de la réunion avec les participants bien avant la réunion afin qu'ils aient le temps de l'examiner, de savoir à quoi s'attendre et d'y ajouter tout ce qui est nécessaire.
S'il existe des paramètres que les participants doivent lire ou auxquels ils doivent répondre à l'avance pour pouvoir participer à la discussion, traitez votre agenda comme un ensemble de paramètres et donnez aux participants le temps et les ressources nécessaires pour se préparer de leur côté.
Le meilleur moyen de vous assurer que vous êtes prêt pour n'importe quelle réunion est d'utiliser un modèle d'ordre du jour de réunion personnalisable qui couvre tous vos besoins. La vaste bibliothèque de modèles de ClickUp est pleine de ressources gratuites pour tous les cas d'utilisation - y compris celui-ci !
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Préparez un agenda spécifique à votre situation à l'aide de ce Modèle de réunion "All Hands" par ClickUp ou le Modèle de rapport de comité de communiquer des objets clairs.
Ces deux modèles favorisent la transparence au sein de votre équipe ou de votre organisation et permettent d'aligner les membres sur des objectifs clés ou des cibles grâce à des fonctionnalités telles que ClickUp Documents , statuts personnalisés et plusieurs affichages de projets afin de clarifier les choses et d'encourager la collaboration.
ClickUp Docs permet une mise en forme riche et des commandes slash dans ClickUp Docs commandes slash pour un travail plus efficace
Une autre façon de préparer la réunion ? Savoir ce qui se trouve sur votre écran avant de le partager. Avoir 1 000 onglets ouverts n'est pas très esthétique. Et même si Ce ne serait pas la première fois que quelqu'un partage accidentellement des informations sensibles de l'entreprise, une discussion privée sur Slack ou sa liste de lecture Spotify Wrapped - vous ne voulez pas que cela vous arrive.
3. Respecter le temps de chacun
Tout d'abord, soyez à l'heure. ⏱
En tant qu'hôte d'une réunion, il n'est jamais de bonne étiquette en matière de réunion virtuelle de faire attendre son équipe et surtout pas des clients potentiels.
Mais la même règle s'applique aux participants à la réunion : ne faites pas attendre votre hôte ! Votre hôte est probablement l'un de vos coéquipiers, un membre d'un autre service ou un responsable. Vous travaillez probablement avec lui tous les jours ou vous êtes même lié d'amitié avec lui. Traitez-le avec le respect que nous méritons tous en vous présentant prêt à commencer la réunion à l'heure prévue.
Si vous avez parfois du mal à gérer votre temps au quotidien, utilisez la fonction ClickUp pour fixer un paramètre de rappel ! Votre futur vous remerciera pour votre titre. 🙌🏼
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Paramétrer des rappels dans ClickUp pour ne pas perdre de vue de nouvelles habitudes positives
Business Plus, nous avons tous un emploi du temps chargé, mais des ressources telles que cet outil interactif de sensibilisation et d'éducation à l'environnement peuvent être utiles Modèle de calendrier d'équipe par ClickUp vous permettra de vous assurer que chaque membre sait quand et à quelles réunions il doit s'attendre dans les semaines à venir. En tant que leader, vous verrez également comment vos l'itinéraire de votre équipe se remplit afin que vous puissiez prendre des décisions stratégiques sur la meilleure utilisation de leur temps !
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4. S'habiller pour la réussite
Nous avons beau plaisanter sur la combinaison pantalon de survêtement et bouton, vous devriez tout de même l'abonné pour toutes les réunions virtuelles.
Que ce soit au bureau ou en ligne, il est important de s'habiller correctement. L'étiquette veut que vous portiez à votre vidéoconférence ce que vous porteriez dans un environnement de travail en personne. Mais la bonne nouvelle, c'est qu'il y a une certaine marge de manœuvre pour les réunions virtuelles puisque l'écran est recadré bien au-dessus de la taille - ce qui signifie que, oui, vous _pouvez porter ces Uggs !
Au-delà de l'élégance, votre garde-robe pour les réunions virtuelles doit s'aligner sur le ton de la réunion elle-même. Évitez les bijoux distrayants, les motifs qui ne se traduiront pas bien sur la vidéo ou les tee-shirts graphiques que les autres ne comprendront peut-être pas.
5. Éviter les distractions
Éviter les distractions, c'est aussi éviter l'envie de faire plusieurs choses à la fois. Restez concentré sur la réunion en cours ! Si votre hôte a préparé et partagé l'agenda à l'avance, vous pouvez supposer que chaque point de discussion est intentionnel et pertinent pour la discussion. Avant la réunion, n'oubliez pas de..
- De ranger votre téléphone
- Éteindre la télévision ou la musique
- Mettez en sourdine les notifications
- Fermer vos onglets supplémentaires
À faire, pour l'amour de tout ce qui est bon et productif, ne pas manger pendant l'appel.
Les arrière-plans chaotiques sont un autre facteur de déconcentration lors des réunions virtuelles. Si vous êtes dans un café, que vous avez les enfants pour la journée ou que vous partagez un espace de bureau avec votre partenaire, choisissez un autre arrière-plan ou utilisez un effet de flou pour que vous et tous les autres participants à la réunion restiez connectés à la session.
Recherchez quelque chose d'épuré, de minimaliste et de neutre. Vous pourrez alors vous concentrer sur l'endroit de votre maison où l'éclairage est le meilleur et non sur le mur le plus esthétique.
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6. Savoir quand parler et quand écouter
Les auditeurs actifs ne donnent pas seulement à chaque personne la possibilité de s'exprimer, mais ils montrent que vous vous intéressez à ce qu'elle a à dire.
L'hôte de la réunion et les participants doivent trouver l'équilibre entre parler, écouter et poser des questions pour comprendre quelqu'un et non pour le démolir. Cela permettra à toutes les personnes impliquées de tirer le meilleur parti de la discussion en promouvant l'ouverture d'esprit ainsi qu'une communication ouverte !
Voici quelques autres façons d'intégrer l'étiquette des réunions virtuelles dans votre style de discussion :
- Parlez avec assurance, mais restez concis
- Évitez de vous répéter ou d'insister sur un point précis
- Mettez votre micro en sourdine, sauf si l'on vous dit le contraire ou si vous prenez la parole
- Gardez les questions pour la fin de la discussion, à moins que l'animateur ne les demande
Un autre problème que nous avons tous rencontré lors de réunions virtuelles est le redoutable décalage audio. 🙄
Quelle que soit la puissance de votre wifi, il arrive que la connexion soit interrompue lors des réunions en ligne ! Pour éviter de parler par-dessus quelqu'un ou de perturber le flux de la discussion, utilisez si possible la fonctionnalité de la main levée sur votre plateforme, ou exprimez votre intérêt à parler dans le chat. 🙋🏼♀️
7. Limitez la prise de notes au minimum
Même si vos intentions sont bonnes, évitez de prendre des notes des notes de réunion détaillées à moins qu'on ne vous demande de le faire. Tenez-vous-en plutôt aux points clés de la discussion et relisez le compte rendu de la réunion plus tard si vos notes présentent des lacunes flagrantes.
L'un des principaux avantages des réunions virtuelles est la possibilité d'enregistrer l'intégralité de la réunion ou d'en créer un résumé. Tirez parti de ces fonctionnalités pour rendre la réunion elle-même aussi solide que possible : les pauses fréquentes dans la discussion perturbent le flux d'informations, ralentissent votre agenda et vous font perdre un temps précieux.
En tant qu'hôte de la réunion, désignez un membre de votre équipe pour suivre le compte-rendu de la réunion et informez vos participants qu'ils seront distribués invite, instructions après la fin de la réunion. Cela vous aidera, vous et vos participants, à rester présents et vous évitera d'avoir à vous répéter !
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Les comptes rendus de réunion résument le cadre et les points clés des réunions importantes. Ils sont partagés avec toutes les personnes concernées et permettent de garder la progression à l'esprit afin d'exécuter les suivis et les éléments d'action plus rapidement.
Des ressources comme celle-ci Modèle de procès-verbal de réunion du Conseil d'administration et le Modèle de procès-verbal de réunion par ClickUp rendez ce processus plus organisé et plus efficace grâce à des pages personnalisables et préconstruites pour gérer les équipes, les notes et les détails dans un document ClickUp collaboratif !
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8. Une réunion qui s'éternise ? Prévoyez des pauses
Si vous savez que la réunion va durer longtemps, prévoyez une pause dans l'agenda.
Permettez à vos collègues et à vous-même de prendre une étape pour vous éloigner de l'écran, prendre une collation ou vous étirer. Cela n'entravera pas la discussion, mais l'améliorera considérablement ! De brèves pauses aideront tout le monde à rester de bonne humeur sans avoir à lutter contre la fatigue ou les maux de tête.
Il n'est pas nécessaire qu'elles soient longues, il suffit de fixer votre chronomètre dans ClickUp pendant cinq minutes et ouvrez ce soda parce que vous le méritez.
Suivez le temps, établissez des paramètres, ajoutez des notes et affichez des rapports sur votre temps depuis n'importe où avec le chronomètre global de ClickUp
Et si la réunion à laquelle vous assistez ne précise pas si des pauses seront proposées, laissez un petit "brb !" dans la discussion si vous avez besoin de souffler, c'est aussi simple que cela. 💬
9. Laisser de l'espace pour les questions
Intégrez la partie "questions-réponses" de votre réunion dans l'agenda afin que vos pairs disposent du temps nécessaire pour préparer mentalement leurs questions, exprimer leurs opinions ou faire des suggestions.
...Si vous avez pris à cœur toutes ces règles d'étiquette pour les réunions virtuelles, vous venez probablement de terminer une discussion dense et engageante - attendez-vous à ce que les gens aient quelque chose à dire à ce sujet 🙂
Conseil fermé : encouragez les participants à votre réunion à vous contacter pour poser des questions, faire part de leurs idées ou de leurs commentaires, même après la fin de la réunion.
10. Faire une remarque de clôture
Vous connaissez ce sentiment de panique avant de prendre une photo qui vous fait lâcher "qu'est-ce que je fais de mes mains ?!" Eh bien, interrompre une réunion virtuelle sans faire de remarque de clôture est l'équivalent professionnel de ce sentiment.
Avant que vos pairs ne signent la fin de la réunion, passez brièvement en revue les étapes suivantes immédiates, comment et quand vous assurerez le suivi, les éventuels produits livrables et l'échéancier à venir.
Astuce : ClickUp peut vous aider à déléguer des éléments d'action à partir de Documents, Tableau blanc , commentaires et bien d'autres choses encore, afin que vous puissiez vous atteler à ces tâches sans perdre de temps ! Tournez le texte, des enregistrements d'écran et les objets en tâches directement connectées à vos flux de travail, afin d'accroître l'efficacité et de maintenir l'élan de la réunion.
Convertissez des formes en tâches sur votre Tableau blanc ClickUp pour mettre instantanément vos idées en action
Teams - et c'est le plus important - remerciez votre équipe pour le temps qu'elle vous a consacré ! Vous avez tous fait du bon travail aujourd'hui. 👏
FAQ et conseils sur l'étiquette des réunions virtuelles
Quelles sont les choses à faire et à ne pas faire lors des réunions virtuelles ?
Les attentes en matière de participation aux réunions virtuelles sont souvent différentes de celles des réunions en personne. Pour s'assurer que tout le monde reste sur la bonne voie et contribue à la discussion, voici quelques règles d'étiquette à respecter :
À faire
- Soyez ponctuel. La connexion à la réunion virtuelle quelques minutes à l'avance permet de procéder à toute installation technique nécessaire.
- Restez concentré. Prêtez attention à l'orateur comme si vous étiez dans une réunion en face à face.
- Mettez le son lorsque vous ne parlez pas. Cela permet de réduire les bruits de fond.
- Utilisez la vidéo lorsque c'est possible. Elle permet de créer une interaction plus personnelle.
- Faites votre présentation dans une pièce calme et bien éclairée. Un environnement clair et sans distraction permet à chacun de rester concentré.
- Préparez-vous à l'avance. Si vous faites une présentation, assurez-vous que tous vos documents sont prêts avant le début de la réunion.
Ce qu'il ne faut pas faire
- Ne faites pas plusieurs choses à la fois. C'est un manque de respect et cela peut vous faire manquer des informations importantes.
- Ne pas interrompre. Permettre aux autres de terminer leurs pensées avant que vous ne commenciez à parler.
- Ne mangez pas pendant la réunion. Cela peut être une source de distraction et un manque de professionnalisme.
- N'oubliez pas de vérifier votre équipement technique. Assurez-vous au préalable que votre connexion Internet, votre microphone et votre appareil photo fonctionnent correctement.
- Ne partez pas brusquement. Si vous devez quitter la réunion plus tôt que prévu, informez-en l'hôte à l'avance.
Comment faire une réunion virtuelle ?
Une réunion virtuelle est un excellent moyen d'établir une relation avec vos collègues, même lorsque vous travaillez à distance. Voici quelques conseils pour organiser des réunions virtuelles réussies :
- **Commencez chaque discussion en vous présentant et en demandant à votre interlocuteur comment il se sent.
- Les rencontres virtuelles doivent être courtes et agréables. Essayez de maintenir le cap de la conversation et évitez de vous laisser distraire.
- Soyez un auditeur actif. Écoutez attentivement et soyez attentif aux commentaires de l'autre personne.
- Assurez-vous de savoir utiliser la technologie pour que tout le monde puisse communiquer en temps réel sans interruption ou difficultés techniques.
- Faites attention au langage corporel, même si vous ne pouvez pas vous voir, le langage corporel a son importance. Veillez à maintenir une bonne posture et à être attentif aux expressions du visage.
- Terminez la discussion poliment en remerciant votre interlocuteur pour le temps qu'il vous a consacré et en exprimant votre intention de reprendre contact à l'avenir.
Comment adopter une bonne étiquette lors d'une réunion virtuelle en tant que participant ?
Les participants aux réunions ont un rôle important à jouer dans la réussite des réunions virtuelles. Voici quelques conseils pour une bonne étiquette lors d'une réunion virtuelle en tant que participant :
- **Lisez les documents envoyés avant la réunion et préparez-vous à poser des questions ou à faire des commentaires.
- Participez à la discussion. N'ayez pas peur de prendre la parole et de partager vos idées sur le sujet traité.
- Restez concentré. Évitez de faire plusieurs choses à la fois, car cela peut distraire toutes les personnes impliquées3.
- Soyez respectueux. Écoutez attentivement et soyez courtois envers les autres participants à la discussion.
- Partagez votre écran. Si vous avez des documents à partager, assurez-vous de partager votre écran avec tout le monde afin qu'ils puissent suivre.
- Utilisez la technologie de manière appropriée. Assurez-vous que tous les participants savent comment utiliser la technologie avant le début de la réunion.
- Restez dans la tâche et n'ayez pas peur de remettre la discussion sur les rails si elle commence à s'éloigner du sujet.
Les réunions virtuelles modernes commencent à ClickUp
Quel que soit le degré de formalité ou la fréquence de vos réunions, ces 10 règles d'étiquette pour les réunions virtuelles vous permettront d'envoyer le bon message. Votre effort sera perçu par toutes les personnes impliquées et, que vous soyez l'invité ou l'hôte, le temps que vous avez consacré à votre professionnalisme sera apprécié et réciproquement décuplé !
Tout cela en étant simplement respectueux de vos pairs. 💜 S'appuyer sur le ClickUp accessibles dans ce blog pour améliorer votre productivité globale et définir les paramètres de l'étiquette des réunions virtuelles que vous et l'équipe devez respecter à chaque fois.
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