Aujourd'hui, les réunions virtuelles sont aussi courantes et acceptables que le travail au bureau cinq jours par semaine l'était il y a dix ans.
Avec 28 % des employés travaillant à domicile au moins une partie du temps, le télétravail fait désormais partie intégrante de la vie professionnelle. Il s'accompagne de réunions en ligne et d'un curieux mélange entre formel et informel, qui pose problème à beaucoup.
Mais ce type de communication nécessite l'établissement d'un code de conduite virtuel. Comment faire en sorte que tous les participants à la conférence téléphonique se sentent écoutés, impliqués et capables de participer à des discussions constructives ?
L'étiquette des réunions virtuelles aide les équipes à stimuler leur productivité, à se présenter sous leur meilleur jour et à établir des relations professionnelles.
Poursuivez votre lecture pour découvrir les règles fondamentales des bonnes manières lors des réunions modernes, notamment ce qu'est l'étiquette des réunions virtuelles, ses avantages et les dix règles essentielles pour tout environnement professionnel en ligne.
Qu'est-ce que l'étiquette des réunions virtuelles ?
L'étiquette des réunions virtuelles définit les normes de conduite que les équipes et les dirigeants doivent respecter et la manière dont ils doivent traiter les autres lors des réunions en ligne. Considérez-la comme un ensemble de directives standardisées visant à maintenir le professionnalisme à tous les niveaux. 🫱🏼🫲🏾
Une bonne étiquette des réunions en ligne est attendue de vous lorsque vous communiquez avec d'autres services lors d'une visioconférence, que vous dirigez des réunions de lancement de projet ou que vous réfléchissez à des idées avec votre équipe. L'étiquette des réunions à distance d'une organisation est liée à ses valeurs fondamentales, à sa philosophie et à ses objectifs. 🎯
Bien que certains aspects puissent être spécifiques à certaines organisations, il existe des règles communes aux réunions virtuelles qui peuvent vous aider à faire une impression durable et positive sur vos interlocuteurs. ⬇️
N'oubliez pas que le respect mutuel et l'étiquette commerciale générale ne sont pas une nouveauté ! Mais il existe des différences majeures entre les réunions virtuelles et les réunions en personne que vous devez prendre en compte afin de rester concentré, ponctuel et informé.
10 règles d'étiquette pour les réunions virtuelles
Même si vous pensez respecter globalement les règles de conduite à adopter lors d'une réunion virtuelle, ce sont les petits détails qui font toute la différence. C'est pourquoi nous avons rassemblé ces règles de conduite à adopter lors d'une réunion virtuelle dans tout contexte d'entreprise en ligne.
Partagez-les avec votre équipe afin que vous puissiez tous ensemble améliorer la qualité de vos réunions en ligne.
De plus, vous trouverez de nombreuses ressources, modèles et conseils pour vous fournir de l’assistance pour maîtriser cette nouvelle compétence. 😎
1. Connaissez votre plateforme de réunion
Tout d'abord, il est important de bien connaître le logiciel de visioconférence que vous utilisez pour vos réunions virtuelles.
Si vous organisez la réunion, familiarisez-vous à l'avance avec votre plateforme de réunion virtuelle afin de vous sentir à l'aise avec le logiciel. Si vous utilisez un outil que les participants ne connaissent pas, soyez prêt à répondre rapidement à leurs questions et à les aider à se concentrer sur la réunion en leur évitant d'avoir à se concentrer sur l'aspect technique.
À ce propos, si vous devez choisir une plateforme de réunion, optez pour une plateforme que les participants ont déjà utilisée ou qu'ils adopteront rapidement. Il peut s'agir d'outils de visioconférence tels que Zoom, Microsoft Teams ou Google Meet, ou d'une plateforme intégrée telle que ClickUp qui combine chat, gestion du travail et gestion de projet.
💡Conseil de pro : lancez une réunion Zoom à partir d'une tâche ClickUp grâce à l'intégration Zoom de ClickUp. Animez les discussions sans avoir à quitter votre environnement de travail, tandis que ClickUp informe automatiquement toutes les personnes concernées afin qu'elles se connectent dès que possible.
Assurez-vous que la plateforme prend en charge la création de salles de discussion, le partage d'écran ou la collaboration sur une ressource partagée si votre réunion l'exige.
L'utilisation d'un logiciel de gestion de réunions dynamique tel que ClickUp est un excellent moyen de garantir une expérience fluide et de haute productivité à chaque fois.
2. Préparez-vous en établissant un agenda pour la réunion
Nous ne le répéterons jamais assez : préparez-vous, préparez-vous, préparez-vous !
Préparez un plan avant le début de la réunion et établissez un agenda afin de donner une orientation claire à la discussion du début à la fin. Pour des réunions d'équipe virtuelles de haut niveau, partagez l'agenda avec les participants bien avant la réunion afin qu'ils aient le temps de le consulter, de savoir à quoi s'attendre et d'ajouter tout élément nécessaire.
Si vos participants doivent lire ou répondre à certains documents à l'avance afin de pouvoir participer à la discussion, partagez-les également. Considérez l'agenda de votre réunion en ligne comme un ensemble d'instructions et donnez aux participants le temps et les ressources nécessaires pour se préparer.
La meilleure façon de se préparer à une réunion virtuelle est d'utiliser un modèle d'agenda personnalisable qui couvre tous les aspects. La vaste bibliothèque de modèles de ClickUp regorge de ressources gratuites pour tous les cas d'utilisation, y compris celui-ci !
Utilisez ce modèle de réunion générale de ClickUp ou le modèle de rapport de comité pour communiquer des objectifs clairs.
Ces deux modèles favorisent la transparence au sein de votre équipe ou de votre organisation et permettent d'aligner les membres sur les objectifs clés de votre réunion.
3. Respectez le temps de chacun
Tout d'abord, soyez ponctuel. ⏱
En tant qu'hôte d'une réunion, il n'est jamais bon, en matière d'étiquette des réunions virtuelles, de faire attendre votre équipe ou vos clients potentiels.
Mais la même règle s'applique aux participants à la réunion : ne faites pas attendre votre hôte ! Votre hôte est très probablement l'un de vos collègues, un membre d'un autre service ou un responsable. Vous travaillez probablement avec lui au quotidien, voire entretenez une relation amicale avec lui. Traitez-le avec le respect que nous méritons tous en vous présentant prêt à commencer la réunion à l'heure prévue.
Si vous avez parfois du mal à gérer votre temps au quotidien, utilisez ClickUp pour programmer un rappel! Votre futur vous remerciera de cette attention. 🙌🏼
De plus, nous avons tous des emplois du temps chargés, mais des ressources telles que ce modèle interactif de planning d'équipe de ClickUp permettront à chaque membre de savoir quand et à quelles réunions s'attendre dans les semaines à venir.
📮ClickUp Insight : Les données de notre sondage sur l'efficacité des réunions montrent que 25 % des réunions comptent en moyenne 8 participants ou plus. Nous avons également constaté qu'une réunion dure en moyenne environ 51 minutes. Ces grandes réunions peuvent représenter au moins 6 à 8 heures de temps de réunion collectif par semaine au niveau organisationnel. Et si vous pouviez réduire ce temps ? ClickUp transforme la façon dont les équipes communiquent ! Au lieu de longues réunions, collaborez directement au sein des tâches à l'aide de commentaires, de pièces jointes, de notes vocales, de clips vidéo et plus encore, le tout au même endroit. 💫 Résultats concrets : les équipes internationales de STANLEY Security ont déjà économisé plus de 8 heures par semaine en réunions et mises à jour grâce à notre application tout-en-un pour le travail !
4. S'habiller pour la réussite
Que ce soit au bureau ou en ligne, il est très important de s'habiller de manière appropriée. Les règles de conduite suggèrent de porter pour vos vidéoconférences les mêmes vêtements que vous porteriez dans un environnement de travail en présentiel.
Mais la bonne nouvelle, c'est qu'il y a une certaine marge de manœuvre avec les réunions virtuelles, car l'écran est cadré bien au-dessus de la taille, ce qui signifie que oui, vous pouvez porter ces bottes Ugg !
Au-delà de l'aspect esthétique, votre garde-robe pour les réunions virtuelles doit être en accord avec le ton de la réunion elle-même. Évitez les bijoux qui peuvent distraire l'attention, les motifs qui ne rendent pas bien sur la vidéo ou les t-shirts à motifs que les autres pourraient ne pas comprendre.
5. Évitez les distractions
Restez concentré sur la réunion en cours et évitez de vouloir faire plusieurs choses à la fois. Avant la réunion, n'oubliez pas de :
- Rangez votre téléphone
- Éteignez la télévision ou la musique
- Désactivez toutes les notifications
- Fermez vos onglets supplémentaires
Et s'il vous plaît, pour le bien de tous et dans un souci de productivité, ne mangez pas pendant l'appel.
Vous partagez votre écran ? Vérifiez ce qu'il contient avant de le partager. Avoir 1 000 onglets ouverts n'est pas très élégant. Ce ne serait pas la première fois que quelqu'un partage accidentellement des informations sensibles sur son entreprise, une discussion privée sur Slack ou sa playlist Spotify, mais vous ne voulez pas que cela vous arrive.
À lire également : Comment communiquer et partager des idées avec les membres de votre équipe
Les arrière-plans chaotiques sont un autre facteur courant qui nuit à la concentration lors des réunions virtuelles. Si vous êtes dans un café, que vous gardez les enfants pour la journée ou que vous partagez un espace de bureau avec votre partenaire, choisissez un autre arrière-plan ou utilisez un effet de flou pour que vous-même et tous les autres participants à la réunion restiez concentrés sur la session.
Recherchez quelque chose de propre, minimaliste et neutre. Vous pourrez alors vous concentrer sur la recherche de l'endroit de votre maison offrant le meilleur éclairage plutôt que le mur le plus esthétique.
Mais pas besoin de parcourir le web à la recherche d'un arrière-plan parfait !
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6. Savoir quand parler et quand écouter
L'écoute active donne à chaque individu la possibilité de s'exprimer et montre que vous vous intéressez à ce qu'il a à dire.
L'organisateur de la réunion et les participants doivent trouver le juste équilibre entre parler, écouter et poser des questions pour comprendre l'autre, sans le rabaisser. Une attitude ouverte et une communication franche aideront toutes les personnes impliquées à tirer le meilleur parti de la discussion !
Voici quelques conseils supplémentaires sur l'étiquette des réunions virtuelles concernant la prise de parole pendant les appels :
- Parlez avec assurance, mais soyez concis.
- Évitez de vous répéter ou d'insister trop lourdement sur un point.
- Gardez votre micro en mode silencieux sauf lorsque vous parlez.
- Gardez vos questions pour la fin de la discussion, sauf si l'animateur vous invite à les poser.
Un autre problème auquel nous avons tous été confrontés lors de réunions virtuelles est le redoutable décalage audio. 🙄
Quelle que soit la puissance de votre connexion Wi-Fi, celle-ci peut parfois être interrompue pendant les réunions en ligne ! Pour éviter de couper la parole à quelqu'un ou de perturber le flux de la discussion, utilisez si possible la fonctionnalité « lever la main » de votre plateforme ou exprimez votre intérêt pour prendre la parole dans le chat. 🙋🏼♀️
7. Limitez la prise de notes au minimum
Même si vos intentions sont louables, évitez de prendre des notes détaillées pendant la réunion, sauf si on vous demande de le faire. Concentrez-vous plutôt sur les points clés de la discussion et relisez le compte rendu de la réunion plus tard si vos notes présentent des lacunes flagrantes.
L'un des principaux avantages des réunions virtuelles est la possibilité d'enregistrer l'intégralité de la réunion ou d'en créer un résumé. Appuyez-vous sur ces fonctionnalités pour rendre la réunion elle-même aussi efficace que possible : les pauses fréquentes dans la discussion perturbent le flux d'informations, ralentissent votre agenda et font perdre un temps précieux.
En tant qu'organisateur de la réunion, désignez un membre de votre équipe pour assurer le suivi du compte rendu de la réunion et informez les participants qu'il leur sera distribué rapidement après la fin de la réunion. Cela vous aidera, vous et vos participants, à rester concentrés et vous évitera d'avoir à vous répéter !
💡Conseil de pro : avec ClickUp Docs, les participants peuvent prendre des notes de manière collaborative et les transformer en actions en un seul clic grâce à la création de tâches intégrée.
Les comptes rendus de réunion résument le cadre et les points clés à retenir des réunions importantes. Ils sont partagés avec toutes les personnes concernées et permettent de garder à l'esprit la progression réalisée afin d'exécuter plus rapidement les suivis et les éléments à prendre.
Des ressources telles que notre modèle de procès-verbal de réunion du conseil d'administration et le modèle de procès-verbal de réunion de ClickUp rendent ce processus plus organisé et plus efficace grâce à des pages personnalisables et pré-construites permettant de gérer les équipes, les notes et les détails dans un document ClickUp collaboratif !
Vous souhaitez en savoir plus sur la manière dont les comptes rendus peuvent améliorer votre productivité lors des réunions ? Consultez ce guide pratique pour rédiger des comptes rendus de réunion efficaces à chaque fois !
💡Conseil de pro : gagnez un temps précieux après votre réunion en demandant à ClickUp Brain de résumer vos notes de réunion et de créer des tâches et des sous-tâches dans ClickUp. Si vous avez enregistré la réunion, Brain peut également transcrire et traduire l'enregistrement pour vous !
8. Réunion longue ? Prévoyez des pauses
Si vous savez que la réunion sera longue, prévoyez une petite pause dans l'agenda.
Accordez-vous, ainsi qu'à vos collègues, un moment pour vous éloigner de l'écran, prendre une collation ou vous étirer. Cela n'entravera pas la discussion, mais l'améliorera considérablement ! De courtes pauses aideront tout le monde à rester de bonne humeur sans lutter contre la fatigue ou les maux de tête.
Pas besoin de vous attarder, réglez simplement votre chronomètre dans ClickUp sur cinq minutes et ouvrez cette bouteille de soda, car vous le méritez bien.
Et si la réunion à laquelle vous participez ne précise pas si des pauses seront prévues, laissez simplement un petit « brb ! » dans le chat si vous avez besoin d'une pause, c'est aussi simple que ça. 💬
9. Laissez de l’espace pour les questions
Intégrez la partie questions-réponses de votre réunion dans l'agenda afin que vos collègues aient le temps de préparer leurs questions, d'exprimer leurs opinions ou de faire des suggestions.
Si vous avez pris à cœur toutes ces règles d'étiquette pour les réunions virtuelles, vous venez probablement de terminer une discussion intense et passionnante. Attendez-vous à ce que les gens aient quelque chose à dire à ce sujet. 🙂
💡Conseil de pro : encouragez les participants à votre réunion à poser des questions, à faire part de leurs idées ou à formuler des commentaires, même après la fin de la réunion.
10. Faites une remarque de conclusion
Terminez votre réunion virtuelle en beauté en prenant quelques minutes pour la clôturer correctement.
Avant que vos collègues ne se déconnectent, passez brièvement en revue les prochaines étapes immédiates, la manière et le moment où vous assurerez le suivi, les livrables éventuels et l’échéancier à venir.
💡Conseil de pro : ClickUp peut vous aider à déléguer des actions à partir de documents, de Tableaux blancs, de commentaires et plus encore, afin que vous puissiez vous atteler à ces tâches sans perdre de temps ! Transformez du texte, des enregistrements d'écran et des objets en tâches directement liées à vos flux de travail afin d'accroître votre efficacité et de maintenir la dynamique de la réunion.
Enfin, et surtout, remerciez votre équipe pour le temps qu'elle vous a consacré ! Vous avez tous fait un excellent travail aujourd'hui. 👏
Pourquoi l'étiquette des réunions virtuelles est-elle importante ?
L'étiquette des réunions virtuelles donne un ton professionnel aux réunions à distance et favorise de solides relations de travail. Voici quelques raisons pour lesquelles il est essentiel de respecter les règles des réunions virtuelles :
- Le respect des règles de conduite témoigne de votre professionnalisme, ce qui contribue à instaurer un climat de confiance et de crédibilité auprès de vos collègues, clients ou parties prenantes.
- Consacrer du temps, de la réflexion et des efforts à une réunion avant qu'elle n'ait lieu montre à votre équipe, à vos dirigeants et à vos clients potentiels que vous les respectez. De plus, cela permet à vos réunions de se dérouler sans heurts en organisant et en guidant la discussion.
- Les réunions virtuelles impliquent souvent des participants provenant de différents emplacements et fuseaux horaires. Une étiquette appropriée, comme arriver à l'heure, couper le micro lorsque l'on ne parle pas et rester concentré sur le sujet, minimise les distractions et permet à la réunion de rester ciblée et efficace.
- Le respect des bonnes pratiques en matière de réunions virtuelles, comme laisser les autres s'exprimer, éviter les interruptions et tenir compte des sensibilités culturelles, favorise un environnement de respect mutuel et de collaboration.
- Une étiquette appropriée, telle que l'utilisation d'un son et d'une vidéo clairs, le maintien d'un contact visuel (via la caméra) et une participation active, garantit une communication efficace et permet à tout le monde de suivre sans confusion.
- Être organisé, éviter le multitâche et respecter l'agenda des réunions aide les participants à rester concentrés. Cela réduit la frustration et le stress, en particulier lors de réunions consécutives.
Sans ces règles d'engagement, il est facile de perdre de précieuses minutes, voire des heures, de votre semaine dans une réunion qui aurait pu être remplacée par un simple e-mail. Et même s'il est agréable de voir les membres de notre équipe à l'écran, il existe des façons plus judicieuses d'utiliser notre temps. ⏳
Une étiquette réfléchie pour les réunions virtuelles laisse beaucoup de temps pour écouter, réfléchir et répondre aux autres. Cela permet non seulement d'établir la confiance entre les participants, mais aussi de mettre tout le monde sur la voie de la réussite en leur faisant savoir ce qu'ils peuvent attendre de vous et ce que vous attendez d'eux en retour.
FAQ et conseils sur l'étiquette des réunions virtuelles
Que faut-il faire et ne pas faire lors d'une réunion virtuelle ?
Les réunions virtuelles suscitent souvent des attentes différentes en matière de participation par rapport aux réunions en présentiel. Pour que tout le monde reste concentré et contribue à la discussion, voici quelques règles de conduite à suivre :
À faire
- Soyez ponctuel. Connectez-vous à la réunion virtuelle quelques minutes à l'avance afin de pouvoir effectuer l'installation technique nécessaire.
- Restez concentré. Prêtez attention à l'intervenant comme si vous étiez dans une réunion en face à face.
- Coupez le son lorsque vous ne parlez pas. Cela permet de réduire les bruits de fond.
- Utilisez la vidéo lorsque cela est possible. Cela permet de créer une interaction plus personnelle.
- Présentez-vous dans une pièce calme et bien éclairée. Un environnement clair et sans distraction aide tout le monde à rester concentré.
- Préparez-vous à l'avance. Si vous faites une présentation, assurez-vous que tous vos documents sont prêts avant le début de la réunion.
À ne pas faire
- Ne faites pas plusieurs choses à la fois. C'est irrespectueux et cela peut vous faire manquer des informations importantes.
- N'interrompez pas. Laissez les autres finir leurs phrases avant de prendre la parole.
- Ne mangez pas pendant la réunion. Cela peut être source de distraction et donner une impression de manque de professionnalisme.
- N'oubliez pas de vérifier votre équipement technique. Assurez-vous au préalable que votre connexion Internet, votre microphone et votre caméra fonctionnent correctement.
- Ne partez pas brusquement. Si vous devez quitter la réunion plus tôt, informez-en l'organisateur à l'avance.
Comment organiser une réunion virtuelle pour faire connaissance ?
Une réunion virtuelle est un excellent moyen d'établir des relations avec vos collègues, même lorsque vous travaillez à distance. Voici quelques conseils pour assurer la réussite de vos réunions virtuelles :
- Saluez les gens individuellement. Commencez chaque discussion en vous présentant et en demandant à votre interlocuteur comment il va.
- Soyez concis et précis. Essayez de rester concentré sur la discussion et évitez de vous écarter du sujet.
- Soyez à l'écoute. Écoutez attentivement et soyez réceptif aux commentaires de votre interlocuteur.
- Assurez-vous de savoir comment utiliser la technologie afin que tout le monde puisse communiquer en temps réel sans interruption ni difficulté technique.
- Soyez attentif au langage corporel. Même si vous ne pouvez voir que le visage de vos interlocuteurs, le langage corporel reste important. Adoptez une bonne posture et soyez attentif à vos expressions faciales.
- Terminez la discussion poliment en remerciant votre interlocuteur pour le temps qu'il vous a consacré et en exprimant votre intention de rétablir une connexion à l'avenir.
Comment adopter une bonne étiquette lors d'une réunion virtuelle en tant que participant ?
Les participants aux réunions ont un rôle important à jouer pour garantir la réussite des réunions virtuelles. Voici quelques conseils pour adopter une bonne étiquette lors d'une vidéoconférence en tant que participant :
- Soyez prêt. Lisez tous les documents qui vous ont été envoyés avant la réunion et préparez vos questions ou commentaires.
- Participez à la discussion. N'hésitez pas à prendre la parole et à partager vos réflexions sur le sujet abordé.
- Restez concentré. Évitez le multitâche, car cela peut distraire toutes les personnes impliquées.
- Soyez respectueux. Écoutez attentivement et soyez courtois envers les autres participants à la discussion.
- Partagez votre écran. Si vous avez des documents à partager, veillez à partager votre écran avec tout le monde afin que chacun puisse suivre.
- Utilisez la technologie de manière appropriée. Assurez-vous que tous les participants savent comment utiliser la technologie avant le début de la réunion.
- Restez concentré sur votre tâche et n'hésitez pas à ramener la discussion sur le sujet si elle commence à s'éloigner trop du thème abordé.
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